SKM 3

PENYELIAAN PENGURUSAN PEJABAT

SOALAN LATIHAN
1. Apakah yang dimaksudkan dengan Purchase Order (PO) yang dikeluarkan oleh

pembeli?

2. Senaraikan dua orang individu yang biasanya terlibat dalam proses pembelian

sebutharga dalam sesebuah jabatan atau syarikat serta tugasnya.

3. Nyatakan maklumat-maklumat penting yang terdapat pada surat sebutharga.

PENERANGAN

Proses pembelian adalah satu prose sang dilakukan bertujuan untuk

mendapatkan sesuatu barangan / peralatan dari pihak lain (pembekal).

Terdapat beberapa cara atau proses pembelian ini dilakukan seperti pembelian

teru, pembelian secara sebutharga, pembelian secara tender dan sebagainya.

Walaubagaimana proses pembelian ini bergantung kepada presedur sesebuah

jabatan. Kesemua proses ini tidak tertakluk kepada prosedur yang sama, tetapi

ia boleh berubah mengikut syarikat, keadaan dan sebagaunya.

Proses pembelian terutamanya sebutharga biasanya melibatkan jumlah atau

nilai yang tinggi / banyak bergantung kepada keewangan sesebuah jabatan /

syarikat. Antara prosedur-prosedur lain yang terlibat di dalam proses ini

 antaranya ialah kelulusan borang permohonan, mendapatkan pemplate

barangan yang hendak dibeli, menyediakan surat sebutharga dan sebagainya.

1.0 MENGENALPASTI DOKUMEN PEMBELIAN SEBUTHARGA

1.1 JENIS-JENIS DOKUMEN SEBUTHARGA

Keseluruhan dokumen-dokumen di atas yang terlibat dengan proses

pembelian sebutharga mempunyai format yang berbagai mengikut jabatan /

syarikat. Biasanya proses pembelian sebutharga ini mestilah

melalui proses yang betul mengikut susunan.

2.0 MENGURUS DOKUMEN PEMBELIAN SEBUTHARGA

Biasanya pengguna akan menggunakan berbagai-bagai jenis

perisian yang terdapat di dalam sesebuah komputer untuk

membangunkan dokumen yang diperlukan. Kebiasaanya

perisian yang sangat sinonim

dengan dokumen ialah Microsoft Word iaitu sejenis perisian

pemprosesan kata yang mudah digunakan

untuk membuat dokumen-dokumen pejabat seperti minit

mesyuarat, surat rasmi, surat sebutharga

dan sebagainya. Selain itu terdapat juga perisian yang

digunakan untuk membuat kiraan atau penjumlahan

seperti Microsoft Excel.Kedua-dua jenis perisian ini sangat

sinonim dengan tugasan seharian dipejabat.

 Hampir keseluruhan jabatan / syarikat menggunakan perisian

untuk tugasan seharian dijabatan masing-masing.

Di dalam menguruskan atau membangunkan dokumen-

dokumen yang terlibat dengan proses pembelian ini,

format atau standard dokumen mestilah dipatuhi dengan betul

seperti mempunyai kepala surat, kedudukan

nama, alamat dan tarikh, pemilihan jenis tulisan, maklumat

yang lengkap dan sebagainya. Kesemua perkara

ini perlu diambil kira bagi melancarkan sesebuah proses

pembelian terutamanya pembelian sebutharga

yang mempunyai dokumen yang banyak dan peraturan

tertentu.

3.0 CARA-CARA MENGURUS PENERIMAAN BARANG

Apabila pembekal / penjual telah menghantar barangan yang

dipesan melalui (pesanan pembelian) pihak

pembekal akan mengeluarkan dokumen (penghantaraan

pesanan / delivery order) kepada penerima / pembeli

 untuk membuat semakan terhadap barangan yang diterima

samada betul atau tidak sebagaimana yang dipesan /

dibeli.Biasanya apabila proses penerimaan barang ini berlaku,

pihak syarikat tidak terus membuat bayaran

kepada pembekal sebaliknya menerima dokumen (tuntutan /

invois) sebagai bukti barang telah diterima dan

barangan masih belum dijelaskan sebagaimana yang telah

dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak.

4.0 CARA-CARA MEREKOD PENERIMAAN BARANG

Bagi sesebuah syarikat yang memetingkan sistem simpanan

aset / barang yang sistematik, proses merekod

dan membuat kod barangan adalah sangat penting bagi

memastikan barangan tersebut dapat dipantau penggunaanya

dengan baik sekiranya berlaku masalah hilang atau rosak

apabila melakukan proses penyelenggaraan.Keseluruhan

dokumen yang terlibat didalam proses pembelian sebutharga

ini akan disimpan didalam satu fail yang khusus yang

berkaitan dengan pembelian sebagai simpanan dan rujukan

pada masa akan datang. Antara lain tujuan dokumen ini

disimpan ialah untuk mendapatkan perkhidmatan yang

disediakan selama berada didalam tempoh jaminan dan

sebagainya.Tujuan ialah untuk membuat semakan tarikh

pembelian barangan tersebut dan seterusnya tarikh tamat

jaminan. Biasanya tempoh jaminan ini melibatkan pertukaran

barang atau penyelenggaran secara percuma dan sebagainya.