5.

0 Effective Business Communication Skills

5.1 Display the characteristics for effective business communication
5.1.1 explain the characteristics for effective business communication
a. clarity of purpose
b. feedback
c. empathy
d. modify the message according to the audience
e. multiple channels of communication
f. make effective use of grapevine
5.2 Demonstrate the effective business communication skills
5.2.1 recognize the effective business communication skills
a. interpersonal
b. presentation skills
c. public speaking skills
d. feedback skills
e. listening skills
f. information management skills
5.3 Describe the principles of effective business communication
5.3.1 Discuss the principles of effective business communication
a. completeness
b. conciseness
c. consideration
d. clarity
e. concreteness
f. courtesy
g. correctness

Completeness
Effective communication requires the whole picture. Leaving information out can lead
to unnecessary guesswork for readers. Comprehensive yet concise messages
reduce follow-up questions and prevent delays.

Completeness:
The first criteria of an effective communication are its completeness. The message or
the context of the communication should contain all facts required for proper reaction
by the recipient. A complete communication clarifies all possible questions and helps
to take proper decision.

Example
Before
“When are we meeting?”
There’s no substantial information in this message. It isn’t clear what meeting the
sender is referring to or why they’re asking.
After
“When are we meeting with Angie and Ibou to review their marketing campaign?”
This version is direct and expresses intent efficiently.

Conciseness
As George Orwell wrote in his essay “Politics and the English Language,” if it is
possible to cut a word out, always cut it out. Your goal is to communicate your
message as quickly and directly as possible. By doing this, you’ll save your reader
time and trouble.

Conciseness:
The subject-matter of the communication should be brief and short in nature. No
unnecessary elaboration is to be made in a communication. Words used in a
communication should be appropriate and expression should be precise. Repetition
should be avoided. Concise message saves time of both the sender and the receiver.

Example
Before
“We are endeavoring to construct a meticulous proposal to amplify sales.”
This statement is clouded with complex words that add nothing except bloat.
After
“We’re creating a plan to increase sales.”
This version is direct and efficient.
Being concise helps the receiver focus on what’s essential, speeds up information
processing, and ensures improved understanding. Get straight to the point: Avoid
wordiness, empty phrases, and redundancies.

Consideration
Empathy is a critical pillar of good workplace communication. Before you speak,
consider your words and their potential effects on your listener.

Consideration
While making communication the sender should consider the social and cultural
background, education, age, emotions, etc. of the recipient and modify language,
change attitude and approach accordingly.

Example
Before
“You did this wrong, and it looks awful. Why can’t you try harder?”
This message is too blunt and implies that the recipient is lazy or careless. The
sender doesn’t take into account any other reasons for the perceived
underperformance.
After
“I noticed a few mistakes in that last presentation. Let’s talk about how we can help
you work on this.”
This message focuses on solving the problem without blame. It is much more likely to
be received positively.
Being considerate of others is important to good relationships and good
communication. Even if a conversation is not directly business related, its
consequences can generate an uncomfortable work environment and reduce
productivity. Keeping a polite and professional tone of voice is just as important as
the accuracy of the content.

Clarity
If your writing is clear, your reader is much more likely to understand and act on your
message. Consider this the ultimate characteristic of effective communication.
If, on the other hand, your reader has to wade through irrelevant information or
unnecessary jargon, they’re probably going to struggle to get through your message.
Start with a clear communication goal and use concrete, precise language to get your
point across.

Clarity:
Clarity must be maintained in communication. The idea contained in the message
should be expressed clearly. There will remain no confusion in respect of the
meaning of the message. The sender and the receiver of the message will
understand it identically.

Examples
Before
“It was agreed upon that company policy be changed to allow employee selection of
personal leave days.”
This sentence makes the reader work to understand its intent. Instead of using easy-
to-read language, the message is diluted with jargon.
After
“The company decided to change policy and allow employees to choose their
personal leave days.”
There’s no extra padding in this statement for the sake of sounding more
professional. The language is clear and direct, making it easy for the reader to
interpret.
Before
“The amalgamation of the accounts will provide more time for the team to focus on
other tasks.”
Don’t assume the receiver will understand an extended vocabulary. Using words like
“amalgamation” can be distracting and leave gaps in their interpretations.
After
“Joining these accounts will give the team more time for other tasks.”
Comprehensive words increase the likelihood that this message will be interpreted
correctly. Always use common language.
Implementing a communication assistant (like Grammarly Business) can help your
team communicate clearly across all platforms.

BM

kesempurnaan
Komunikasi yang berkesan memerlukan gambaran keseluruhan. Meninggalkan
maklumat boleh membawa kepada tekaan yang tidak perlu untuk pembaca. Mesej
yang komprehensif lagi padat mengurangkan soalan susulan dan mengelakkan
kelewatan.

kesempurnaan:
Kriteria pertama komunikasi yang berkesan ialah kesempurnaannya. Mesej atau
konteks komunikasi harus mengandungi semua fakta yang diperlukan untuk reaksi
yang betul oleh penerima. Komunikasi yang lengkap menjelaskan semua soalan
yang mungkin dan membantu untuk membuat keputusan yang betul.

Contoh
Sebelum ini
“Bila kita berjumpa?”
Tiada maklumat penting dalam mesej ini. Tidak jelas apakah pertemuan yang
dimaksudkan oleh pengirim atau sebab mereka bertanya.
Selepas
“Bilakah kita akan bertemu dengan Angie dan Ibou untuk menyemak kempen
pemasaran mereka?”
Versi ini adalah langsung dan menyatakan niat dengan cekap.

Keringkasan
Seperti yang ditulis oleh George Orwell dalam eseinya "Politik dan Bahasa Inggeris,"
jika boleh memotong perkataan, sentiasa potong. Matlamat anda adalah untuk
menyampaikan mesej anda secepat dan terus yang mungkin. Dengan melakukan ini,
anda akan menjimatkan masa dan masalah pembaca anda.

Keringkasan:
Subjek komunikasi hendaklah ringkas dan pendek sifatnya. Tiada perincian yang
tidak perlu dibuat dalam komunikasi. Perkataan yang digunakan dalam komunikasi
haruslah sesuai dan ungkapan harus tepat. Pengulangan harus dielakkan. Mesej
ringkas menjimatkan masa pengirim dan penerima.

Contoh
Sebelum ini
"Kami sedang berusaha untuk membina cadangan yang teliti untuk meningkatkan
jualan."
Kenyataan ini dikaburkan dengan kata-kata kompleks yang tidak menambah apa-apa
kecuali kembung.
Selepas
"Kami sedang mencipta rancangan untuk meningkatkan jualan."
Versi ini adalah langsung dan cekap.
Ringkas membantu penerima memfokuskan pada perkara yang penting,
mempercepatkan pemprosesan maklumat dan memastikan pemahaman yang lebih
baik. Terus kepada intipati: Elakkan perkataan, frasa kosong dan lebihan.

Pertimbangan
Empati ialah tonggak penting komunikasi di tempat kerja yang baik. Sebelum anda
bercakap, pertimbangkan perkataan anda dan potensi kesannya kepada pendengar
anda.

Pertimbangan
Semasa membuat komunikasi, pengirim harus mempertimbangkan latar belakang
sosial dan budaya, pendidikan, umur, emosi, dll. penerima dan mengubah suai
bahasa, mengubah sikap dan pendekatan dengan sewajarnya.

Contoh
Sebelum ini
"Anda melakukan ini salah, dan ia kelihatan mengerikan. Mengapa kamu tidak boleh
berusaha lebih keras?”
Mesej ini terlalu tumpul dan membayangkan bahawa penerima malas atau cuai.
Pengirim tidak mengambil kira sebarang sebab lain untuk prestasi yang kurang baik
itu.
Selepas
“Saya perhatikan beberapa kesilapan dalam pembentangan terakhir itu. Mari kita
bincangkan tentang cara kami boleh membantu anda menangani perkara ini."
Mesej ini memberi tumpuan kepada menyelesaikan masalah tanpa menyalahkan. Ia
lebih berkemungkinan diterima secara positif.
Bertimbang rasa terhadap orang lain adalah penting untuk perhubungan yang baik
dan komunikasi yang baik. Walaupun perbualan tidak berkaitan perniagaan secara
langsung, akibatnya boleh menjana persekitaran kerja yang tidak selesa dan
mengurangkan produktiviti. Mengekalkan nada suara yang sopan dan profesional
adalah sama pentingnya dengan ketepatan kandungan.

Kejelasan
Jika tulisan anda jelas, pembaca anda lebih berkemungkinan memahami dan
bertindak mengikut mesej anda. Anggap ini ciri utama komunikasi berkesan.
Jika, sebaliknya, pembaca anda perlu mengharungi maklumat yang tidak relevan
atau jargon yang tidak perlu, mereka mungkin akan bergelut untuk menyampaikan
mesej anda. Mulakan dengan matlamat komunikasi yang jelas dan gunakan bahasa
yang konkrit dan tepat untuk menyampaikan maksud anda.

Kejelasan:
Kejelasan mesti dikekalkan dalam komunikasi. Idea yang terkandung dalam mesej
hendaklah dinyatakan dengan jelas. Tidak akan ada kekeliruan berhubung dengan
maksud mesej. Pengirim dan penerima mesej akan memahaminya secara sama.

Contoh
Sebelum ini
"Adalah dipersetujui bahawa dasar syarikat diubah untuk membolehkan pekerja
memilih hari cuti peribadi."
Ayat ini membuatkan pembaca berusaha untuk memahami maksudnya. Daripada
menggunakan bahasa yang mudah dibaca, mesej itu dicairkan dengan jargon.
Selepas
"Syarikat memutuskan untuk menukar dasar dan membenarkan pekerja memilih hari
cuti peribadi mereka."
Tiada padding tambahan dalam kenyataan ini demi untuk kelihatan lebih profesional.
Bahasanya jelas dan langsung, memudahkan pembaca untuk mentafsir.
Sebelum ini
"Penggabungan akaun akan memberikan lebih banyak masa untuk pasukan
memberi tumpuan kepada tugas lain."
Jangan menganggap penerima akan memahami perbendaharaan kata yang
diperluaskan. Menggunakan perkataan seperti "penggabungan" boleh mengganggu
dan meninggalkan jurang dalam tafsiran mereka.
Selepas
"Menyertai akaun ini akan memberi lebih banyak masa kepada pasukan untuk
tugasan lain."
Perkataan yang komprehensif meningkatkan kemungkinan bahawa mesej ini akan
ditafsirkan dengan betul. Sentiasa gunakan bahasa biasa.
Melaksanakan pembantu komunikasi (seperti Perniagaan Grammarly) boleh
membantu pasukan anda berkomunikasi dengan jelas merentas semua platform.