eBook

Office 365 ”É o Office que já conhece com ferramentas que o

ajudam a trabalhar melhor em equipa, para que
possa ser mais produtivo – a qualquer altura, em
qualquer lugar.”
Concebido a pensar na sua empresa.
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Introdução.
A tualmente, as ferramentas de produ vidade transformaram-se num elemento crí co para o
sucesso de qualquer negócio. A tecnologia está cada vez mais amigável e acessível a nível de
custos e rapidez de implementação, sendo capaz de encurtar distâncias e fornecer respostas
imediatas para necessidades que evoluem permanentemente.

Não rar par do da democra zação da inovação, potenciada sobretudo pela cloud, pode
representar um desperdício de oportunidades. Mas será que as PMEs sabem o quão se
tornou fácil apostar em tudo isto?

No que respeita ao Office 365 esta questão é ainda mais premente. São milhares as que já
u lizam diariamente, no entanto muitas ficam-se pelas ferramentas mais conhecidas e não
aproveitam tudo o que ele disponibiliza e faz parte integrante dos pacotes contratados.

É esse o obje vo deste ebook: agregar num único documento e par lhar um conjunto de
funcionalidades que poderão estar a passar despercebidas e que fazem toda a diferença na
produ vidade, o mização e automa zação de processos com vista a uma empresa mais
eficiente e compe va.
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Digital Workplace.
O que é e porque deve ser adotado por
todas as PMEs
De acordo com a Gartner, o Digital Workplace (ou ambiente de trabalho digital) é uma
estratégia que permite novas e mais eficazes formas de trabalhar, que melhora o
envolvimento e a agilidade dos colaboradores e que explora es los e tecnologias
totalmente orientados para o cliente.

Na sociedade em que vivemos, par lhar, colaborar, capacitar e envolver são os novos
fatores de sucesso e nunca foi tão fácil consegui-los. De facto, a cloud veio facilitar todo o
processo e alargar o acesso às ferramentas que anteriormente apenas estavam ao alcance
das grandes empresas, face à complexidade e aos custos associados.
Com um ambiente de trabalho digital é possível fazer tudo em todo o lado a par r de
qualquer disposi vo, dando uma autonomia, eficiência e mobilidade sem precedentes
às empresas e às suas equipas, especialmente ú l para as PMEs dada a maior pressão
para o mização de recursos materiais, humanos e financeiros.

A proposta de valor é ainda mais apela va se equacionarmos o custo da mudança. Trata-

se de uma evolução com um inves mento inicial mínimo (paga uma fee mensal do que
efe vamente u liza) e que não exige configurações ou suporte complexos. Além disso,
como está tudo na cloud, não tem de se preocupar com atualizações nem problemas de
segurança ou compa bilidades. Estas tarefas são realizadas de forma automá ca para os
disposi vos existentes e tem a garan a de estar sempre a aproveitar o que de mais
recente existe. Só com isto já imaginou o que ganha em termos de produ vidade?
Mas o Digital Workplace traz muitas outras vantagens...
Vantagens do
Digital Workplace
Capacitar os colaboradores
Um ambiente de trabalho digital disponibiliza as
ferramentas necessárias para que todos possam
dar o melhor de si, aproveitando a inteligência
digital para facilitar e melhorar a experiência de
cada um, dando autonomia de organização de
tempo e tarefas e permi ndo a flexibilidade da
mobilidade ao mesmo tempo que mantém a
sua organização, pessoas e informações seguras.
Otimizar os processos de negócio
Um ambiente de trabalho digital agiliza e
automa za uma série de tarefas, com reflexos
claros na sa sfação dos colaboradores e dos
clientes, na produ vidade e na rentabilidade do
negócio.
Prestar um melhor serviço aos
clientes
Um ambiente de trabalho digital torna os
colaboradores mais responsivos às
necessidades dos clientes e mais eficientes na
resposta, dado que têm acesso a tudo o que
precisam em qualquer altura e lugar.
Melhorar o trabalho em equipa
Um ambiente de trabalho digital promove a
colaboração e a par lha de informação entre
todos, quer estejam a trabalhar no escritório
ou remotamente.
Transformar os produtos
Um ambiente de trabalho digital torna
mais fácil e rápido chegar ao mercado e
adotar novos modelos de negócio que
endereçam a sua evolução e a da empresa.
Trabalhar com dados em tempo
real
Um ambiente de trabalho digital possibilita
o acesso à informação mais atual para
poder agir e tomar decisões onde quer
que esteja.
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O Office 365 descomplicado

O Office 365 é a resposta da Microso para a construção de um
eficiente ambiente de trabalho digital. Trata-se de um serviço de
subscrição baseado na cloud que inclui um completo conjunto de
ferramentas de produ vidade e que permite a qualquer pessoa ser
produ va e colaborar com outras em qualquer lugar, altura e
disposi vo.

O pacote junta às soluções que dão resposta às necessidades mais

elementares do dia-a-dia de uma PME – como enviar e receber e-
mails, ou produzir documentos, apresentações e relatórios – vários
serviços adicionais de alto valor acrescentado a um preço bastante
compe vo (fee mensal por u lizador). Seja na área do marke ng
e vendas, comunicação, gestão de projetos e tarefas ou outras, são
aplicações que contribuem determinantemente para aumentar a
agilidade das organizações e para a o mização dos seus recursos.
Benefícios do Office 365
Acesso em qualquer lugar
Com o Office 365, aplicações como o Word, o Excel, o PowerPoint e o Outlook,
estão disponíveis sempre que precisar, podendo criar, editar e par lhar em
tempo real a par r de um PC/Mac ou de um disposi vo iOS, Android™ ou
Windows.
Ferramentas para gerir a empresa
O Office 365 também disponibiliza ferramentas para gerir relações e
compromissos e o mizar as tarefas da equipa.
Ficheiros e aplicações sempre atualizados
O OneDrive para Empresas armazena os ficheiros online, pelo que estão sempre
sincronizados, atualizados e disponíveis para toda a equipa. Por outro lado, as
aplicações do Office são sempre a versão mais recente, não sendo necessário
pagar qualquer extra e são regularmente implementadas novas funcionalidades
e melhorias.
Informações e análise
A monitorização e análise de dados em tempo real permitem descobrir
insights importantes com relatórios intera vos e dashboards simples e
apela vos.
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Colaboração simplificada
Com o vídeo em HD para vários intervenientes, chat de equipa, reuniões
online, e-mail de grupo, rede social para ambiente de trabalho e calendários
par lhados estará sempre em sincronia com a sua equipa.
Fiabilidade
Fique tranquilo ao saber que os seus serviços estão disponíveis com tempo
de a vidade garan do de 99,9%, apoiado através de um contrato de nível
de serviço (SLA).
Segurança
As prá cas de segurança inovadoras com cinco camadas de segurança e
monitorização proa va ajudam a manter os seus dados e o dos clientes em
segurança.
Privacidade
Quando confia os seus dados ao Office 365, con nua a ser o único
proprietário dos mesmos: detém os direitos, tulo e interesse. Os controlos
de privacidade permitem-lhe configurar quem tem acesso na sua
organização e a que conteúdos podem aceder.
Fácil administração
Implemente e faça a gestão do Office 365 sem precisar de conhecimentos
técnicos, adicione e remova u lizadores/subscrições em minutos.
Vamos de seguida olhar para cada uma das aplicações que fazem
parte integrante do Office 365 e como podem acelerar a criação
de um ambiente de trabalho digital eficiente e produ vo.
Verifique se já está a u lizar todas elas e por que o deve fazer!
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Aplicações do Office 365:
O que permitem fazer e com que vantagens?
A abordagem cloud do Office 365 dá a garan a de atualização permanente de todas as
ferramentas integradas no pacote, algo fundamental não apenas em termos de
inovação e capacidade para trabalhar em tempo real, mas também para a segurança e
conformidade. O modelo abre ainda caminho à colaboração que é hoje uma tónica
chave em empresas modernas e preparadas para rar o melhor par do das
oportunidades de negócio.

O facto de serem ferramentas muito fáceis de u lizar, que não implicam uma longa
curva de aprendizagem e que estão disponíveis a um custo que cabe no bolso das
PMEs, é a cereja no topo do bolo.

Em concreto, estas são algumas das áreas onde o Office 365 pode dar um suporte
digital mais ágil ao seu negócio.

Como? Veja por si.


Exchange e Outlook
O Outlook é a aplicação de calendário e e-mail profissional
do Office 365 que o ajuda a manter-se a par do mais
importante através de uma caixa de entrada avançada com
foco nos e-mails mais importantes e através de uma gestão
simples e partilhada do calendário.
Como o Outlook potencia a criação de um
ambiente de trabalho digital mais produtivo ? Par lhe ficheiros da nuvem
Aplicações
Office 365
Descubra os Grupos
Crie Grupos para debater, colaborar e par lhar ficheiros e notas com
outras pessoas. Efetue chamadas de voz e vídeo do Skype para
Empresas em tempo real para tomar decisões urgentes.
Encontre rapidamente aquilo de que precisa
O Outlook fornece sugestões de palavras-chave e pessoas ao escrever e
mostra consultas de pesquisa recentes para poupar tempo quando
realiza pesquisas frequentes.
Carregue e par lhe anexos do OneDrive sem sair do Outlook. Os
des natários terão automa camente acesso à versão mais recente.
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 Aplicações
Office 365
Para exigências de e-mail e calendário de nível profissional,
o Exchange continua a ser a melhor resposta:

Segurança e fiabilidade Fácil de u lizar e manter

O Exchange Online ajuda a proteger as suas informações com
funcionalidades avançadas. A filtragem an malware e an -spam
protege as caixas de correio. As funcionalidades de prevenção de
perda de dados impedem os u lizadores de enviar informações
confidenciais inadver damente a pessoas não autorizadas. Servidores
redundantes globalmente, ó mas funcionalidades de recuperação
após desastres e uma equipa de especialistas de segurança que
monitorizam o Exchange Online con nuamente de modo a
salvaguardar os seus dados.
É mais fácil do que nunca disponibilizar aos seus u lizadores o e-mail
empresarial de que precisam para se manterem produ vos. As
correções automá cas de erros eliminam o tempo e o esforço de
manter o seu sistema. Forneça aos seus u lizadores o Arquivo no Local
para que possam manter todos os dados importantes num único local.
Disponibilize-lhes também o acesso ao e-mail, calendário e contactos a
par r de qualquer local em todos os disposi vos e principais browsers.
A integração com o Outlook significa que terão uma experiência
melhor e familiar com o acesso offline.

Total controlo

Mantenha o controlo sobre o seu ambiente enquanto ra par do da

vantagem de alojar o seu e-mail em servidores da Microso . Faça a
gestão da sua organização com eficiência com o centro de
administração do Exchange, uma interface baseada na Web de fácil
u lização. Execute a Deteção de Dados Eletrónicos no Local em dados
do Exchange, SharePoint e Skype para Empresas a par r de uma única
interface no Centro de Deteção de Dados Eletrónicos. Com polí cas
para disposi vos móveis, pode criar listas de disposi vos móveis
aprovados, impor o bloqueio por PIN e remover dados de empresa
confidenciais de telemóveis perdidos.

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Word, Excel, PowerPoint,
OneNote e Access
As tradicionais ferramentas do Office da Microsoft estão
cada vez mais fáceis de utilizar e colaborar e com crescentes
funcionalidades que tornam o dia muito mais produtivo.
Como o Microsoft Word ajuda a trabalhar de forma mais
eficiente:
Escreva da melhor forma possível
Escreva com confiança, sabendo que a tecnologia inteligente pode ajudá-lo
com sugestões de ortografia, gramá ca e até de es lo de escrita. Com as
ferramentas necessárias sempre à mão, pode passar facilmente do papel
para a nta digital e editar de forma intui va.
Aplicações
Office 365
Tenha as informações centralizadas
Obtenha todas as informações de que precisa enquanto escreve sem sair do
Word, quer seja um diaposi vo do PowerPoint de um colega ou uma pesquisa
com citações ou informações do LinkedIn.
Trabalhe melhor em conjunto
Colabore em tempo real, esteja onde es ver. Basta clicar num botão para
par lhar os seus documentos e convidar outras pessoas para editarem em
tempo real ou adicionarem comentários. Além disso, independentemente do
idioma preferencial ou das opções de acessibilidade, todos podem trabalhar em
conjunto para serem mais produ vos.
Crie os seus próprios documentos num abrir e fechar de olhos
Pode mostrar o seu profissionalismo com modelos do Word em mais de 40
categorias e poupar tempo.
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Como o Microsoft Excel ajuda a trabalhar de forma mais
eficiente:

Transforme dados em informações

Graças à análise de informações, o Excel aprende os seus padrões e
organiza os dados para poupar tempo. Crie facilmente folhas de cálculo a
par r de modelos ou por si próprio e faça cálculos com fórmulas modernas.

Obtenha uma perspe va melhorada dos seus dados

Os novos gráficos e tabelas ajudam-no a apresentar os seus dados de
formas apela vas, com formatação, gráficos Sparkline e tabelas para
compreender melhor a informação. Crie facilmente previsões com apenas
um clique para prever tendências.

Trabalhe melhor em conjunto

Par lhe o seu ficheiro com outras pessoas para que também possam editá-
lo e trabalhe sempre na versão mais recente para colaborar em tempo real
e trabalhar mais rapidamente.

Crie as suas folhas de cálculo num abrir e fechar de olhos

Pode mostrar o seu profissionalismo com modelos do Excel em mais de 40
categorias e poupar tempo.

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 Como o Microsoft One Note ajuda a trabalhar de
forma mais eficiente:

m organizado
O seu mundo, be
Como o Microsoft Power Point ajuda a trabalhar de d e notas
b lo c o s
forma mais eficiente: Organize-s e c o m
e d iv id ir em secções
digita is q u e p o d
p á g in a s . C o m a navegação e
e n c o n trará sempre
pesqu is a fá c e is , e
Crie apresentações que se destacam o ta ç õ e s e x a ta m ente onde
as suas an se
Mostre as suas ideias com estruturas apela vas, animações avançadas, as deixou. Reúna as suas ideia
movimento cinematográfico, ícones e modelos 3D. Permita que a melhore-as
tecnologia inteligente o ajude a dar vida à sua apresentação com apenas s n o ta s ao escrever,
R e v e ja a s su a
alguns cliques. tações em
realçar ou fazer anoOneNote
nta digital. Com o posi vos,
is
Apresente como um profissional em todos os seus dmomento de
Conte a sua história com confiança, com notas em cada diaposi vo que só nunca perderá um
podem ser vistas por si. Traduza facilmente os seus diaposi vos para o inspiração.
idioma preferencial e u lize o verificador de acessibilidade integrado para
garan r que o seu público não perde nada.
Par lhe e colabore
Trabalhe melhor em conjunto As grandes mentes nem sempre
Com o Office 365, pode colaborar com a cocriação em tempo real e os pensam da mesma forma, mas
comentários para saber o que os seus colegas acham da sua apresentação. podem par lhar ideias e criar
Além disso, guarde-a na nuvem para par lhar facilmente com outras em conjunto no OneNote.
pessoas e aceder à mesma em qualquer lugar, altura e disposi vo.

Crie o seu próprio design num abrir e fechar de olhos

Mostre o seu es lo e profissionalismo com modelos e poupe tempo.
Procure modelos do PowerPoint em mais de 40 categorias.
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Como o Microsoft Access ajuda a trabalhar
de forma mais eficiente:

Crie e par lhe aplicações sem ser um programador

O Access é muito mais do que uma forma de criar bases de dados de ambiente de trabalho. É uma
ferramenta simples de u lizar para criar aplicações que ajudam a gerir a sua empresa. Os dados
do Access podem ser armazenados em várias bases de dados na nuvem, pelo que estão mais
seguros do que nunca. Além disso, poderá par lhar as suas aplicações do Access com colegas.
Pode também criar rapidamente uma aplicação personalizada ou inspirar-se na coleção
disponibilizada de modelos de aplicações de qualidade profissional, criar os seus próprios
modelos para reu lizar ou par lhar com outras pessoas.

Personalize aplicações conforme as necessidades da sua empresa

Crie aplicações concebidas a pensar na forma como interage. Altere as suas aplicações consoante
a evolução da sua empresa de forma fácil e rápida. U lize as funcionalidades do Visual Basic for
Applica ons (VBA) para automa zar processos empresariais, criar e melhorar a estrutura e a
u lização de formulários e relatórios.

Integre várias origens de dados

A biblioteca de conectores do Access oferece muitas formas de integrar dados a par r de
aplicações e origens de dados u lizadas no seu negócio. Os cenários integrados abrangem várias
origens de dados modernas e geram informações e visuais agregados na interface familiar do
Access. Armazene os seus dados no SQL Server e no SQL do Microso Azure para aumentar a
fiabilidade, a escalabilidade, a segurança e a gestão a longo prazo. As aplicações do Access ram
par do da sintaxe SQL padrão e de um back-end essencial, quer sejam implementadas no local ou
na nuvem.

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OneDrive
O serviço de armazenamento e partilha de
ficheiros OneDrive está integrado com todas as
aplicações do Office 365. É um serviço cloud e de
sincronização automática com o PC, o que significa
que pode aceder a todos os ficheiros lá guardados
a partir de qualquer local e dispositivo, sem
preocupações relativas a formatos, já que garante
suporte a mais de 270 tipos de ficheiros.
Nota importante: tudo o que é guardado na cloud,
via OneDrive, também permanece no PC para que
seja sempre possível trabalhar offline. Na ligação
seguinte à internet, as alterações são sincronizadas
para a nuvem.
Aplicações
Office 365
Como o One Drive potencia a criação de um
ambiente de trabalho digital ágil e seguro
?
Par lha e armazenamento simples - Armazene e par lhe ficheiros de forma segura em
qualquer lugar. O OneDrive oferece uma experiência na va no seu ambiente de trabalho,
browser e disposi vos móveis. Aceda aos ficheiros e faça alterações que serão
sincronizadas automa camente na nuvem ou sincronize cópias locais dos ficheiros para
visualização e edição offline no seu PC ou Mac. Par lhe os seus ficheiros com confiança
para que outras pessoas possam aceder-lhes de forma fácil e segura.
Colaboração integrada - Trabalhe de forma mais rápida e inteligente com qualquer
pessoa dentro ou fora da sua organização. O OneDrive permite a cocriação em tempo real
nas aplicações de ambiente de trabalho que já conhece, como o Word e o PowerPoint, e
pode até poupar tempo ao anexar ficheiros a e-mails no Outlook com um simples clique.
U lize as ferramentas de pesquisa e deteção incorporadas para localizar os ficheiros mais
relevantes e permi r que outras pessoas encontrem o seu trabalho.
Mobilidade sem limites - Mantenha-se ligado aos seus ficheiros e pastas, esteja onde
es ver. A aplicação OneDrive para Android™, iOS®e Windows oferece a melhor experiência
do Office com uma apresentação apela va nos seus disposi vos favoritos. Aceda a
ficheiros e pastas no OneDrive ou em sites de equipa do SharePoint em qualquer lugar.
Controlos de segurança - Defina as regras de acesso a disposi vos, veja relatórios de
disposi vos e elimine remotamente os dados de disposi vos perdidos ou roubados a par r
do centro de administração. Poderá ver os ficheiros e as pessoas com quem são
par lhados. A par lha na aplicação permite que cada funcionário par lhe e defina
facilmente permissões de acesso específicas aos seus ficheiros com base nas definições da
organização.
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Skype para Empresas
O Skype para Empresas é a ferramenta de
videoconferência do Office 365 que esbate qualquer
distância física. Trata-se de uma forma simples de
“sentar à mesma mesa” equipas com membros
dispersos e um apoio para diminuir o esforço de
comunicação na organização, criando uma via aberta
para o contacto direto, por voz e/ou vídeo entre
colaboradores. Traz para o ambiente empresarial a
simplicidade do Skype, aliada à robustez do Lync, a
solução empresarial que a Microsoft já tinha para
este fim, e que agora fundiu numa ferramenta mais
intuitiva, que não perdeu fiabilidade. Contribui
significativamente para reduzir custos de
comunicações e deslocações e para poupar tempo
Aplicações
Office 365
Reuniões online - Trabalhe como se es vessem todos na mesma sala, mesmo
que não estejam. Desde reuniões de equipa a transmi r uma reunião em direto
ou par cipar numa conferência por telefone. Estas funcionalidades também
estão disponíveis no Microso Teams.
Comunicação entre disposi vos - Para poder comunicar com êxito, é preciso
que tenha os disposi vos de áudio adequados. O nosso ecossistema de
parceiros oferece disposi vos cer ficados de confiança que melhoram a sua
experiência.
Sistema telefónico e planos de chamadas - Efetue, receba e transfira chamadas
através do telefone, PC, Mac e telemóvel. Deixe de u lizar hardware de telefonia
proprietário e caro e simplifique a gestão do seu sistema telefónico.
Segurança, controlo e conformidade - Obtenha segurança de ponta a ponta,
controlo e conformidade que abrangem o u lizador e a empresa. Tudo
fornecido pela escala e capacidade de gestão do Office 365 a pedido.
Server - Melhore a implementação do Server com o Microso Cloud para
expandir as suas opções de TI sem complexidade. A implementação do Hybrid
fornece à sua empresa um conjunto de funcionalidades completo que é
escalável, versá l e económico..
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 Aplicações
Office 365

Teams
O Teams foi desenhado para ser um centro de
trabalho em equipa. As transmissões em direto e
conferências por telefone, que podem ser feitas no
Skype, também estão disponíveis por esta via, mas
aqui há opções de colaboração reforçadas com
ferramentas de chat mais apuradas e não só. O
Teams está profundamente integrado com as
várias aplicações do Office para permitir que as
equipas acedam facilmente a diferentes recursos
sem terem de sair do mesmo ambiente. Pode
ainda ser personalizado, com Tabs que garantem
o acesso rápido aos recursos mais usados, como
documentos e serviços cloud, por exemplo.

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Como o Teams potencia a criação de um
ambiente de trabalho digital em que todos
trabalham em equipa ?
Comunicação através de chat, reuniões e chamadas
O Teams é uma solução completa de chat e reuniões online. Organize
conferências de áudio, vídeo e conferências Web e converse por chat
com qualquer pessoa dentro ou fora da sua organização.
Colaboração e integração das aplicações do Office 365
O Teams facilita o trabalho em equipa. Cocrie e par lhe ficheiros com
aplicações populares do Office 365 como o Word, Excel, PowerPoint,
OneNote, SharePoint e Power BI.
Personalização do ambiente de trabalho
Integre aplicações da Microso e serviços de terceiros para personalizar o
seu processo e fomentar o trabalho em equipa e a produ vidade.
Chamadas no Office 365 e no Teams
Quando u lizado em conjunto com o Sistema Telefónico, o Plano de
Chamadas e o Encaminhamento Direto, o Office 365 fornece uma
experiência de chamadas empresariais completa a uma escala global no
Teams.
Segurança, conformidade e gestão de nível empresarial
Tire par do de funcionalidades que garantem a proteção das
informações, o acesso seguro de convidados, a auten cação mul fator e
outras.
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 Aplicações
Office 365

Yammer
As redes sociais assumiram-se como um dos grandes espaços de
convívio na nossa vida pessoal. O Yammer transpõe o conceito
para o ambiente empresarial e facilita as dinâmicas de interação,
replicando um modelo já familiar para os colaboradores. Esta
rede social corporativa pode ser uma peça importante para
ajudar a afirmar uma cultura de transparência, fomentar uma
identidade de grupo, ou dar espaço para o surgimento de
comunidades, interajudas e novas ideias. É também um meio
privilegiado para divulgar informação e recolher feedback, como
qualquer rede social, mas com a segurança de estar estritamente
focada no contexto da empresa.

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Como o Yammer potencia a criação de um ambiente
de trabalho digital com uma interação e
comunicação mais fluida ?
Comunicação aberta e dinâmica na sua organização

O Yammer ajuda-o a melhorar a interação com todas as pessoas na sua

organização. Melhore a comunicação para estabelecer uma cultura de
transparência ao manter todas as pessoas informadas, atualizadas e com o mesmo
obje vo, desde os líderes aos Firstline Workers. Junte as pessoas ao criar
comunidades sobre áreas de a vidade, interesses ou tópicos par lhados. Reúna
ideias e feedback da sua rede de colegas para rar par do do trabalho de outras
pessoas e a ngir melhores resultados.

Integração total para obter melhores resultados

Como parte do Office 365, o Yammer facilita a par lha, criação e edição de
conteúdos diretamente na aplicação. Todos os grupos obtêm um conjunto
par lhado de recursos para gerir documentos, apresentar conteúdos, par lhar notas
e organizar responsabilidades. As informações do Microso Graph melhoram a sua
capacidade de procurar pessoas, ficheiros, grupos e conversações. Integre
facilmente o Yammer nos seus sites e transmissões de vídeo para poder comunicar
com mais pessoas em diferentes experiências.

Concebido com segurança, conformidade e controlo de confiança

O Yammer oferece funcionalidades de gestão, conformidade e segurança de nível

empresarial. Obtenha tecnologia de segurança avançada para proteger os dados da
sua rede. As informações disponíveis no centro de administração do Office e as
informações dos grupos do Yammer facilitam a compreensão da a vidade na sua
rede.

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Flow
O Flow é uma aplicação que permite criar fluxos de
trabalho automatizados para obter notificações,
sincronizar ficheiros, recolher dados e muito mais
tarefas rotineiras. Para facilitar todo o processo,
existem vários modelos pré-definidos que é só
necessário adaptar à sua realidade. Imagine que quer
encaminhar para outra conta de correio os e-mails que
recebe de uma determinada empresa. É possível criar
um fluxo para isso e não voltar a fazê-lo mensagem a
mensagem. Os e-mails são reencaminhados, marcados
como lidos e arrumados na pasta de destino
especificada. Também serve para agilizar processos de
autorização ou revisão de documentos, envio de
relatórios para determinado destino ou recolha de
dados em redes sociais para identificar oportunidades
de vendas, por exemplo.
Como o Flow potencia a criação de um ambiente de
?
trabalho digital mais produtivo
Aplicações
Office 365
Fluxo de vários passos - Transforme tarefas repe vas em fluxos de trabalho
de vários passos. Por exemplo, com alguns cliques recolha tweets e adicione-
os como oportunidades potenciais no Dynamics 365, subscritores no
Mailchimp e muito mais.
Aprovar pedidos - Crie, u lize e par lhe fluxos de trabalho de aprovação
automá ca para responder e processar rapidamente os pedidos, a par r de
planos de licença e viagem para documentos e oportunidades de vendas.
Adicionar condições - Tome decisões no fluxo de trabalho, como executar
uma ação apenas quando forem cumpridas determinadas condições.
U lizar dados no local - O fluxo permite-lhe ligar a dados no local de forma
segura e serviços com base na cloud, para que possa rar melhor par do dos
dados que já tem.
Trabalhar com segurança - Impeça que os dados confidenciais saiam da sua
empresa ao u lizar polí cas de prevenção de perda de dados incorporadas ou
personalizadas.
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Planner
Como o Planner potencia a criação de um ambiente
de trabalho digital onde todos podem ser mais
eficientes e organizados, com muito menos esforço
Fácil de u lizar
Inicie o Planner com um único clique a par r do iniciador de aplicações
do Office 365. Em seguida, pode criar um novo plano, criar uma equipa,
atribuir tarefas e atualizar estados, em alguns passos simples.
Organização visual do trabalho
Cada plano tem o seu próprio quadro, onde pode organizar tarefas em
grupos. Pode categorizar tarefas com base no seu estado ou a quem
foram atribuídas. Para atualizar o estado ou alterar atribuições, basta
arrastar e largar tarefas entre colunas.
Aplicações
Office 365
Visibilidade e transparência
A vista “As Minhas Tarefas” fornece uma lista abrangente de todas as
suas tarefas e dos respe vos estados em todos os seus planos. Ao
trabalhar em conjunto num plano, os membros da equipa sabem
sempre quem está a trabalhar no quê.
Colaboração em tarefas
Concebido para o Office 365, o Planner permite-lhe anexar ficheiros a
tarefas, trabalhar em conjunto nesses ficheiros e até mesmo ter
conversações em tarefas sem alternar entre aplicações. Com o Planner,
todos os debates de equipa e os materiais a entregar permanecem no
plano e não são bloqueados em aplicações diferentes.
Funcionamento em todos os disposi vos
Com o Planner, todos permanecem em sintonia, só precisa de olhar de
relance para os gráficos para saber o estado do projeto e se a equipa
está a fazer progresso suficiente rela vamente ao obje vo.
No ficações de e-mail
Com o Planner, pode receber no ficações de e-mail sempre que lhe for
atribuída uma nova tarefa ou quando for adicionado a uma conversação.
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 Aplicações
Office 365

SharePoint
O Sharepoint é uma ferramenta clássica no portefólio de soluções empresariais
da Microsoft, usado sobretudo para criar portais empresariais e para partilhar e
arquivar recursos num repositório de acesso comum. Facilita a criação de
intranets, como sites de projeto, a partilha de agendas e tarefas entre membros
de uma equipa ou de bancos de dados e documentos. No Office 365 é
disponibilizado através da cloud, o que simplifica a utilização e elimina qualquer
preocupação relativamente à instalação ou manutenção do software.

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Como o SharePoint potencia a criação de um ambiente
de trabalho digital colaborativo e transparente
?
Par lha simples e colaboração integrada

O SharePoint fomenta e simplifica o trabalho em equipa com sites dinâmicos e personalizados para
todas as equipas de projetos, departamentos e divisões. Par lhe ficheiros, dados, no cias e
recursos. Colabore sem esforço e de forma segura com membros da equipa dentro e fora da
organização, em PCs, Macs e disposi vos móveis.

Envolvimento de toda a organização

Contribua para a coesão e informe os seus colaboradores através da intranet. Fomente a eficiência
organizacional ao par lhar recursos e aplicações comuns em portais. Conte a sua história com sites
de comunicação apela vos e mantenha-se informado com no cias personalizadas na home page do
SharePoint e nas aplicações SharePoint para disposi vos móveis.

Conhecimento cole vo

Está a um clique de distância do que procura, com pesquisa avançada e formas inteligentes de
descobrir informações, experiência e informações para ajudá-lo a tomar decisões informadas, assim
como medidas. A gestão de conteúdos avançada do SharePoint, juntamente com ligações e
conversações do Yammer, permite à sua organização aumentar a velocidade de aquisição de
conhecimentos.

Transforme processos empresariais

Aumente a produ vidade ao transformar processos, desde tarefas simples como no ficações e
aprovações a fluxos de trabalho operacionais complexos. Com as listas e bibliotecas do SharePoint e
o Microso Flow pode criar experiências digitais avançadas com fluxos de trabalho personalizadas
para todos os disposi vos.

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 Aplicações
Office 365

Publisher
Se a sua empresa cria com alguma frequência publicações profissionais, para
imprimir ou distribuir de forma digital, vale a pena conhecer o Publisher.
Com este recurso do Office 365 (disponível apenas para PC) é possível criar
catálogos, brochuras, panfletos publicitários e outros formatos em poucos
passos. Disponibiliza um conjunto de ferramentas, que ajudam a combinar
diferentes tipos de elementos e a integrá-los nos modelos pré-preparados
para encaixar as suas ideias.

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 Como o Publisher potencia a criação de um ambiente
de trabalho digital criativo?
?
Ÿ Trocar imagens - Importe todas as suas imagens para uma única tela do Publisher e troque-as de
lugar na sua criação com um simples arrastar e largar. Experimente para encontrar a imagem
certa sem perder tempo.

Ÿ Efeitos - U lize efeitos de aspeto profissional para texto, formas e imagens, incluindo sombras
suavizadas, reflexos e funcionalidades OpenType, como ligações e alterna vas de es lo, de
u lização conhecida, pois funcionam como os efeitos de outras aplicações do Office.

Ÿ Imagens online - U lize o Publisher para procurar os seus álbuns online no Facebook, Flickr e
outros serviços e adicione imagens diretamente ao documento sem ter de as guardar no
computador, portá l ou tablet.

Ÿ Fundo da imagem - U lize as suas fotografias como fundos de páginas de alta resolução e deixe
as suas publicações com um aspeto profissional e requintado.

Ÿ Impressão em série - Inclua fotografias e ligações nas ferramentas comuns de impressão em

série e aumente a personalização dos seus badges, cartões e e-mails.

Ÿ Separador de Mailings - Todas as suas necessidades de personalização estão reunidas num

único local: o friso.

Ÿ Par lha simplificada - Os seus documentos são guardados na nuvem por predefinição. Pode
par lhar e colaborar ao enviar uma ligação.

Ÿ E-mail - Par lhe uma página como um e-mail ou envie a publicação completa na mensagem de
e-mail (como HTML). Todas as páginas serão reunidas numa só mensagem para si.

25
 Aplicações
Office 365

Sway
O Sway é outra ferramenta do Office virada para a criatividade
(neste caso, mais digital) e que facilita a criação e partilha de
newsletters, apresentações, formações ou relatórios interativos.
Permite juntar fotografias, vídeos e outros conteúdos multimédia,
organizando cada elemento adicionado para ter um aspeto
apelativo. Não requer conhecimentos técnicos, porque é de
utilização simples e intuitiva e garante resultados de qualidade,
sem investimentos adicionais em aplicações específicas para este
fim. É uma ferramenta web e como tal pode ser coeditada ou
partilhada através do um URL.

26
To-Do Aplicações
Office 365
A aplicação To-Do é uma espécie de bloco de notas digital que ajuda a gerir, atribuir
prioridades e concluir as tarefas mais importantes que precisa de fazer todos os dias.
A cada nota é possível juntar lembretes para não deixar passar prazos ou garantir que
a tarefa é realizada tendo em conta algum detalhe importante. Todas as listas de
tarefas podem ser partilhadas com outros utilizadores, maximizando as garantias de
que nada fica por fazer.

Como o To-Do potencia a criação de um ambiente de trabalho

digital onde nada falha
?
Planeamento e gestão do dia
Comece a sua manhã do zero com a opção “O Meu Dia” e adicione o que pretende fazer
ao longo do dia.

Foco no mais importante

As Sugestões do To-Do facilitam a atribuição de prioridades às suas tarefas diárias. As
Sugestões analisam as tarefas nas suas listas e recomendam as mais importantes para
cada dia.

Não perca nada

Controle prazos ao adicionar lembretes, datas para conclusão e notas às suas tarefas.
Quer seja para tarefas profissionais ou pessoais, o To-Do ajuda-o a ser mais produ vo.

Seja mais produ vo em conjunto

Par lhe listas com colegas, amigos e familiares. Colabore em projetos para realizar as suas
tarefas mais rapidamente.

27
 Aplicações
Office 365

StaffHub
Este recurso do Office 365 está direcionado para a
gestão de equipas na linha da frente do negócio,
em espaços como lojas, restaurantes ou hotéis e
reúne recursos que facilitam a organização do
trabalho diário e a comunicação. Pode ser usado
para criar cronogramas com horários e turnos,
para enviar mensagens ou partilhar documentos
com informação relevante. Os dados ficam
disponíveis para todos os colaboradores e podem
ser acedidos nos seus telemóveis, evitando a
consulta permanente de uma escala em papel.
Também permite recolher pedidos de alteração
de turnos, encaminhando-os para o gerente, que
pode responder pela mesma via.

28
Como o StaffHub potencia a criação de um ambiente de
trabalho digital bem organizado ?
Gestão da agenda e tarefas
Crie e faça a gestão de agendas facilmente em qualquer lugar e mantenha-se a par das
alterações feitas. Atribua e conclua tarefas rapidamente para atender às necessidades dos
clientes e das empresas no momento.

Comunicação e comunidade
Crie espaços para conversações importantes onde os funcionários podem par lhar ideias,
aprender uns com os outros e obter informações sobre inicia vas organizacionais de
maiores proporções.

Formação e integração
Disponibilize os recursos e conteúdos de formação de que os funcionários precisam para
adquirir a confiança e as capacidades necessárias para fazerem o seu melhor trabalho.

Gestão de iden dades e acesso

Crie e atribua uma iden dade digital rapidamente com apenas um número de telemóvel.
Adicione e remova facilmente membros da equipa na aplicação e mantenha o controlo da
gestão de TI e da segurança da empresa que espera com o Office 365.

29

Outlook Customer Manager
O Outlook Customer Manager proporciona uma
solução de gestão de clientes simples e inteligente
para as PMEs, diretamente a partir do Outlook. A
ferramenta permite obter uma perspetiva completa
sobre as interações com cada cliente individual,
controlar tarefas e negócios em curso e ver lembretes,
tudo a partir da caixa de entrada.
?
Como o Outlook Customer Manager potencia a
criação de um ambiente de trabalho digital também
na gestão dos clientes
Uma vista para todas as informações dos clientes
Despenda menos tempo a gerir dados e invista mais tempo nos clientes. O
Outlook Customer Manager organiza automa camente as informações,
incluindo e-mails, reuniões, telefonemas, notas, tarefas, negócios e prazos,
tudo num único lugar.
Aplicações
Office 365
Foco no que é mais importante
Deixe de perder os e-mails dos clientes e as tarefas na sua caixa de entrada.
Com os lembretes atempados e a lista unificada dos seus contactos e
negócios mais importantes, poderá garan r que nunca esquecerá aquilo que
mais importa.
Sempre em sintonia
Par lhe as informações dos clientes com toda a sua equipa para lhes
garan r uma experiência consistente, independentemente de com quem
falarem.
Começar rapidamente
Com o Outlook Customer Manager, não tem de instalar novos so wares
nem perder dias a fornecer formação à sua equipa. Além disso, como os
seus dados ficam no Office 365, não tem de desperdiçar tempo precioso a
configurar conectores para outros so wares ou serviços nem a gerir
produtos separados.
Acesso em qualquer lugar
Nem todo o trabalho é feito atrás de uma secretária. A aplicação Outlook
Customer Manager para iOS dá-lhe acesso rápido às informações dos
clientes em qualquer lugar ou quando quer captar novas informações
rapidamente.
30
 Flow Aplicações
Office 365

O Flow é uma aplicação que permite criar fluxos de trabalho automatizados para obter notificações, sincronizar
ficheiros, recolher dados e muito mais tarefas rotineiras. Para facilitar todo o processo, existem vários modelos
pré-definidos que é só necessário adaptar à sua realidade. Imagine que quer encaminhar para outra conta de
correio os e-mails que recebe de uma determinada empresa. É possível criar um fluxo para isso e não voltar a
fazê-lo mensagem a mensagem. Os e-mails são reencaminhados, marcados como lidos e arrumados na pasta
de destino especificada. Também serve para agilizar processos de autorização ou revisão de documentos, envio
de relatórios para determinado destino ou recolha de dados em redes sociais para identificar oportunidades de
vendas, por exemplo.

Como o Flow potencia a criação de um ambiente de trabalho digital mais produtivo

?
Fluxo de vários passos - Transforme tarefas repe vas em fluxos de trabalho de vários passos. Por exemplo, com
alguns cliques recolha tweets e adicione-os como oportunidades potenciais no Dynamics 365, subscritores no
Mailchimp e muito mais.

Aprovar pedidos - Crie, u lize e par lhe fluxos de trabalho de aprovação automá ca para responder e processar
rapidamente os pedidos, a par r de planos de licença e viagem para documentos e oportunidades de vendas.

Adicionar condições - Tome decisões no fluxo de trabalho, como executar uma ação apenas quando forem
cumpridas determinadas condições.

U lizar dados no local - O fluxo permite-lhe ligar a dados no local de forma segura e serviços com base na cloud,
para que possa rar melhor par do dos dados que já tem.

Trabalhar com segurança - Impeça que os dados confidenciais saiam da sua empresa ao u lizar polí cas de
prevenção de perda de dados incorporadas ou personalizadas.

31
A importância
da conformidade 32
e da segurança
A legislação cada vez mais apertada para o tratamento de dados pessoais e a segurança da
informação são dois aspetos que não podem mesmo ficar fora da equação na hora de
escolher uma solução tecnológica. O Office 365 deixa-o descansado nesta área ao estar
munido das ferramentas necessárias para garantir que a circulação de dados facilitada
pelos recursos (nomeadamente por estarem na cloud), não põe em risco a privacidade da
informação nem é vulnerável a ataques.

Proteção de dados Soluções de conformidade

Mais do que nunca as pessoas precisam de colaborar e
par lhar informações dentro e fora das suas
organizações. A prevenção de perda de dados do Office
365 impede que as informações confidenciais cheguem
às mãos erradas, sem prejudicar a produ vidade do
u lizador final. As funcionalidades de gestão de direitos
incorporadas diretamente no serviço e nas aplicações
do Office permitem que os u lizadores par lhem
documentos e enviem e-mails de forma segura de modo
a que apenas as pessoas com as permissões certas
possam aceder às informações.
Para ajudar a cumprir as obrigações de conformidade e
reduzir os custos e riscos, o Office 365 oferece soluções
como o Sistema de Proteção de Dados do Cliente,
Deteção de Dados Eletrónicos Avançada e Gestão de
Dados Avançada. As funcionalidades de Gestão de
Dados Avançada e Deteção de Dados Eletrónicos
Avançada ram par do da aprendizagem automá ca
para ajudá-lo a manter os dados relevantes e reduzir os
custos de deteção, enquanto o Sistema de Proteção de
Dados do Cliente permite controlar o acesso aos seus
dados durante operações de serviço.

Proteção contra ameaças Centro de Confiança do Office 365

O Office 365 está protegido por predefinição em todos
os aspetos. O Exchange Server bloqueia 100% do
so ware maligno conhecido e reduz significa vamente
o spam. As funcionalidades de proteção contra ameaças
do Office 365 ajudam a proteger contra anexos de risco,
ligações maliciosas e novo so ware maligno. As suas
funcionalidades de informações sobre ameaças e gestão
de segurança alertam-no para comportamentos
suspeitos e fornecem informações úteis sobre os
padrões de ataque globais.
O Office 365 cumpre termos e padrões internacionais,
regionais e específicos do setor, com mais de 1000
controlos de privacidade e segurança que representam
mais de 25 cer ficações de conformidade. Para ajudar
os clientes a cumprirem as suas próprias obrigações de
conformidade, o Office 365 par lha relatórios de
auditoria de terceiros, documentação técnica e
oportunidades de interação direta através do Programa
de Conformidade Para Serviços Financeiros.
E pronto, chegámos ao fim!

Já imaginou o tempo que pode ganhar se

automatizar, acelerar e organizar tantas
tarefas com o apoio destas ferramentas
da Microsoft? As sinergias que pode
obter ao estarem conectadas entre si e
com a equipa? A eficiência que o seu
negócio pode conquistar? Se já é cliente,
quantas delas tem no seu pacote e nem
sabia?

Está na hora de começar a aproveitar todo

o potencial do Office 365 e aumentar
drasticamente a produtividade! Veja bem
qual(is) ainda não usa e que pode fazer
todo o sentido explorar.

Mais à frente vamos partilhar consigo os

planos disponíveis para aferir qual o que
melhor se adequa ao seu caso.

33
 34
Principais
Planos e Preços
para PMEs

O Office 365 está disponível para PMEs através de diferentes planos e

pacotes, desenhados a pensar em perfis distintos de utilização. Os
preços começam nos 4,20€ mensais por utilizador, para subscrições
anuais. O e-mail, as aplicações de produtividade e vários serviços, de
armazenamento e outros, compõem os grandes blocos do Office 365 e
podem ser configurados ao sabor das necessidades de cada PME.
 Principais
Planos e Preços
para PMEs
3,40€ Exchange Online
por utilizador/mês (Não incluídos)
(fidelização anual)
E-mail de nível empresarial
IVA não incluído seguro e fiável com uma
caixa de correio de 50 GB
por u lizador

4,20€ Office 365 Empresas

por utilizador/mês Versão Essentials
(fidelização anual) A melhor opção para as empresas que
IVA não incluído
precisam de e-mail empresarial e de
outros serviços para empresas.
Aplicações do Office não incluídas.

Alojamento de Versões Web Armazenamento Intranet em Organize Hub para Potencie a Crie e par lhe Automa ze Faça a gestão de
e-mail com do Word, Excel e par lha de toda a empresa reuniões online trabalho de comunicação histórias digitais fluxos de tarefas e do
caixa de correio e PowerPoint ficheiros com e sites de equipa e vídeo equipa, para o interna com a com o Sway trabalho com o trabalho de
de 50 GB e 1 TB de no SharePoint conferências ligar às suas rede social Flow) equipa com o
endereço de armazenamento com até 250 equipas com o empresarial Planner
domínio de e- do OneDrive pessoas Microso Yammer
mail Teams
personalizado

35
 Principais
Planos e Preços
para PMEs
8,80€ Office 365 Empresas
por utilizador/mês A melhor opção para as empresas que
(fidelização anual) precisam de aplicações do Office e de
par lha e armazenamento de ficheiros na
IVA não incluído
nuvem. E-mail empresarial não incluído.

Versões de Versões Web Uma licença Armazenamento Crie e par lhe

ambiente de do Word, Excel abrange 5 e par lha de histórias digitais
trabalho das e PowerPoint telemóveis, 5 ficheiros com 1 com o Sway
aplicações do tablets e 5 PCs TB de
Office 2016: ou Macs por armazenamento
Outlook, Word, Excel, u lizador do OneDrive
PowerPoint, OneNote
(+ Access + Publisher
apenas para PC)

10,50€ Office 365 Empresas

por utilizador/mês Versão Premium
(fidelização anual) A melhor opção para as empresas que
precisam de e-mail empresarial,
IVA não incluído aplicações do Office e outros serviços
para empresas.

Alojamento de Versões de Versões Web Uma licença Armazenamento Intranet em Organize Hub para Seja descoberto Potencie a Crie e par lhe Automa ze Faça a gestão de Faça a gestão de
e-mail com ambiente de do Word, Excel abrange 5 e par lha de toda a empresa reuniões online trabalho de e crie relações comunicação histórias digitais fluxos de tarefas e do agendas e de
caixa de correio trabalho das e PowerPoint telemóveis, 5 ficheiros com e sites de equipa e vídeo equipa, para o com os clientes interna com a com o Sway trabalho com o trabalho de tarefas de
de 50 GB e aplicações do tablets e 5 PCs 1 TB de no SharePoint conferências ligar às suas com o Outlook rede social Flow) equipa com o trabalho diárias
endereço de Office 2016: ou Macs por armazenamento com até 250 equipas com o Customer empresarial Planner da equipa com o
domínio de e- Outlook, Word, Excel, u lizador do OneDrive pessoas Microso Teams Manager Yammer StaffHub
mail PowerPoint,
OneNote (+ Access +
personalizado Publisher apenas
para PC)

36
Precisa de ajuda a decidir qual o plano
que melhor se adequa à sua empresa?

Siga para a próxima página e conte connosco.

37
Por onde começar
38
e próximos passos
Em primeiro lugar, reflita e avalie as necessidades da sua empresa. Depois, com
base no que leu ao longo do eBook veja quais as ferramentas que as endereçam e
identifique o plano do Office 365 que vai ajudá-lo a aumentar a produtividade,
automatizar e otimizar processos, potenciar a mobilidade e garantir uma
comunicação fluida entre todos os membros da equipa. Se já é utilizador,
confirme quais as aplicações que estão incluídas na sua subscrição (basta ir à
área de Administração) e explore as que fazem sentido para agilizar o seu
negócio.

O apoio de um parceiro facilita tudo isto ao analisar consigo a situação atual da

empresa e os desafios com que lida no dia-a-dia, o que está contratado, o que faz
sentido contratar e acompanhar e apoiar no que for preciso para a
implementação e posterior suporte.

Pelo caminho lembre-se que o sucesso não depende apenas das funcionalidades
da solução, mas também da forma como se gere a mudança, como se consegue
integrar novas ferramentas com os sistemas existentes para ganhar sinergias e
não criar mais silos, e como se tem capacidade para uma implementação à
escala empresarial face às especificidades de cada negócio.

A INOVFLOW tem uma estreita parceria com a Microsoft e um vasto histórico

de projetos bem-sucedidos nos mais variados setores de atividade com o
Office 365. Conte com a nossa equipa experiente e certificada para abraçar a
inovação, tirar o máximo partido deste produto estrela da Microsoft e começar
a trabalhar de forma mais eficiente no seu novo Digital Workplace!
Vamos falar sobre o seu caso concreto?
39 Porquê a INOVFLOW?

Equipa sénior com competências técnicas, funcionais e setoriais

(profissionais com vasta experiência)

Soluções que se complementam e enriquecem (software de gestão +

Sobre a
A INOVFLOW é uma tecnológica portuguesa focada na
disponibilização de soluções que otimizam, automatizam e
melhoram os processos de negócio das empresas. Soluções que
respondem às necessidades de hoje e que estão aptas a evoluir
ao ritmo do seu crescimento e das mudanças no mercado.
Contamos com uma equipa qualificada e certificada, com a
experiência e o conhecimento como fatores chave para a
identificação de necessidades e a criação de soluções de uma
forma personalizada, muito próxima das empresas, com base nas
especificidades do setor em que se inserem.
soluções departamentais/verticais)
Personalização do serviço (grande proximidade em que cada cliente
tem um consultor alocado)
Personalização do projeto (total alinhamento entre os seus desafios e
os entregáveis - flexibilidade, agilidade e adaptação a cada negócio)
Consultoria especializada e garantia de integração dos processos e
sistemas existentes
Parcerias com os players mais reconhecidos do mercado (como a
PRIMAVERA, Microsoft, Sophos, Dell, StorageCraft e Grenke)
Disponibilidade, rapidez e transparência na relação com as empresas

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