SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI

MS ISO 9001:2015
SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

PROSEDUR KUALITI

PK 13
PENGURUSAN KAWALAN
DOKUMEN & REKOD KUALITI

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

KELUARAN 6
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 1/9
PK13 SPSK JPNSEL

1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen dan rekod
kualiti bagi memastikan semua dokumen dan rekod yang digunakan dalam sistem
pengurusan dokumen dan rekod kualiti dilaksana mengikut kaedah yang ditetapkan di
bawah prosedur ini. Prosedur ini juga bertujuan supaya rekod kualiti dikendalikan
dengan baik, dapat dibaca, mudah dikenal dan mudah diperolehi semula. Prosedur
yang diwujudkan bertujuan untuk mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga,
mendapatkan semula dan melupuskan rekod kualiti.

2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurus Kualiti Negeri, Pengurus Kualiti Daerah dan
semua sekolah dalam program MS ISO 9001:2015 bermula dari proses penyediaan
hingga pelupusan Dokumen dan Rekod Kualiti berkenaan. Rekod Kualiti merangkumi
proses mengenal pasti, mendapatkan semula dan pelupusan rekod-rekod kualiti
berikut :
2.1 Kawalan Dokumen (Seksyen 4.2.3);
2.2 Pengurusan Rekod Kualiti (Seksyen 4.2.4);
2.3 Kajian Semula Pengurusan (Seksyen 5.6.3);
2.4 Latihan Staf (Seksyen 6.2.2);
2.5 Prosedur Kualiti Proses (Seksyen 7.1);
2.6 Aduan Pelanggan (Seksyen 7.2.3);
2.7 Pengurusan Perolehan, Pembayaran dan Pengurusan Stor (Seksyen 7.4.1);
2.8 Penilaian Pembekal (Seksyen 7.4.1);
2.9 Identifikasi dan Kemudahkesanan (Seksyen 7.5.3);
2.10 Hasil Audit Dalaman (Seksyen 8.2.2);
2.11 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur (Seksyen 8.3);
2.12 Penyediaan Jadual Waktu;
2.13 Pelaksanaan Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc);
2.14 Pencerapan Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc);
2.15 Pengurusan Bimbingan;
2.16 Pengendalian Peperiksaan;
2.17 Pengurusan Penggunaan Pusat Sumber;
2.18 Tindakan Pembetulan (Seksyen 8.5.2); dan
2.19 Tindakan Pencegahan (Seksyen 8.5.3).

3. RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti.
3.2 Prosedur Kualiti.
3.3 Lampiran Kualiti.

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
06 02 DISEMBER 2017 00 00 02 JANUARI 2018

Hak Cipta Terpelihara @ JPNSel 2017

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 2/9
PK13 SPSK JPNSEL

3.4 Dokumen Sokongan.

3.5 Arahan Perbendaharaan.
3.6 Arahan Perkhidmatan.
3.7 Arahan Keselamatan 1972.
3.8 Akta Arkib Negara 2003.
3.9 Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-agensi Kerajaan.

4. DEFINISI
4.1 Dokumen Kualiti :
Dokumen yang menjadi rujukan semasa melaksanakan aktiviti, didokumenkan
dalam sistem pengurusan kualiti. Dokumen itu adalah :
a. Dokumen Kualiti yang terdiri daripada:
i) Manual Kualiti; dan
ii) Prosedur Kualiti.
b. Lampiran Kualiti yang terdiri daripada:
i) Borang Kualiti; dan
ii) Carta Alir.
c. Dokumen Sokongan yang terdiri daripada:
i) Akta-akta berkaitan;
ii) Pekeliling-pekeliling yang sedang berkuatkuasa; dan
iii) Surat-surat siaran.

4.2 Dokumen Tidak Terkawal :

Semua dokumen kualiti yang dimuat turun dari laman web adalah “SALINAN
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL‟.
4.3 Wakil Pengurusan :
Pengawal dokumen yang akan mendaftarkan dokumen yang telah dicetak dalam
Senarai Edaran. Wakil Pengurusan (WP) akan mengemaskinikan Daftar Dokumen
Induk serta memastikan dokumen yang telah dibatalkan tidak digunakan sebagai
rujukan oleh semua sekolah di Negeri Selangor.
4.4 Pengurus Kualiti dan Ketua Juruaudit
Pegawai Sektor Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Selangor yang dilantik untuk
mengurus, mengawal dan mengedar dokumen-dokumen yang digunakan dalam
sistem pengurusan kualiti. Pengurus Kualiti Negeri (PQN) dan Ketua Juruaudit
Negeri (KJN) adalah pegawai yang dilantik oleh Pengarah Pendidikan Negeri
Selangor. Manakala Pengurus Kualiti Daerah (PQD) dan Ketua Juruaudit Daerah
(KJD) dilantik oleh Pegawai Pendidikan Daerah. Pengurus Kualiti Sekolah (PQS)
dan Ketua Juruaudit Sekolah (KJS) dilantik oleh Pengetua/Guru Besar Sekolah.

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
06 02 DISEMBER 2017 00 00 02 JANUARI 2018

Hak Cipta Terpelihara @ JPNSel 2017

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 3/9
PK13 SPSK JPNSEL
4.5 Pemegang Dokumen
Merujuk kepada nama pemegang dokumen seperti yang ada dalam Rekod
Kawalan Dokumen:
4.5.1 WP : Wakil Pengurusan.
4.5.2 PQN : Pengurus Kualiti Negeri.
4.5.3 KJN : Ketua Juruaudit Negeri.
4.5.4 PQD : Pengurus Kualiti Daerah.
4.5.5 KJD : Ketua Juruaudit Daerah.
4.5.6 PGB : Pengetua/ Guru Besar.
4.5.7 GPK : Guru Penolong Kanan.
4.5.8 PQS : Pengurus Kualiti Sekolah.
4.5.9 KJS : Ketua Juruaudit Sekolah.

4.6 Jawatankuasa Pengurusan Dokumen Kualiti

Pengurus Kualiti Sekolah, Ketua Juruaudit Sekolah dan Penyelaras-Penyelaras
Prosedur yang menyelaras Dokumen Kualiti dan dilantik oleh Pengetua/Guru
Besar.
4.7 Definisi Rekod Kualiti
4.1.1 Rekod Kualiti merupakan bukti sesuatu aktiviti yang telah dilaksanakan.
4.1.2 Mewujud rekod kualiti bermaksud proses menyediakan rekod berkaitan
sesuatu aktiviti.
4.1.3 Mengurus rekod kualiti bermaksud aktiviti mengklasifikasi, mengindeks,
memfail dan mengemas kini sesuatu rekod.
4.1.4 Melupuskan rekod bermaksud mengambil tindakan mengeluarkan rekod
dari simpanan dan dihapuskan. Proses ini dilakukan di akhir sesuatu
tempoh simpanan.
4.1.5 Wakil Pengurusan adalah pegawai yang dilantik secara rasmi oleh
Pengetua/Guru Besar untuk memantau pengurusan rekod-rekod kualiti.
4.8 Singkatan
4.8.1 KS : Ketua Sektor.
4.8.2 KPP : Ketua Penolong Pengarah.
4.8.3 PQN : Pengurus Kualiti Negeri.
4.8.4 KJN : Ketua Juruaudit Negeri.
4.8.5 PQD : Pengurus Kualiti Daerah.
4.8.6 KJD : Ketua Juruaudit Daerah.
4.8.7 PP : Penolong Pangarah.

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
06 02 DISEMBER 2017 00 00 02 JANUARI 2018

Hak Cipta Terpelihara @ JPNSel 2017

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 4/9
PK13 SPSK JPNSEL
4.8.8 PGB : Pengetua / Guru Besar.
4.8.9 GPK : Guru Penolong Kanan.
4.8.10 WP : Wakil Pengurusan.
4.8.11 PQS : Pegawai Kualiti Sekolah.
4.8.12 KJS : Ketua Juruaudit Sekolah.

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

5.1 PENGELASAN DOKUMEN

WP/ PQN/ KJN/ 5.1.1 Dokumen di Sektor Jaminan Kualiti, Senarai Induk
PQD /KJD/ PGB/ Unit Pengurusan Kualiti Daerah dan Dokumen
PQS/ KJS semua sekolah Negeri Selangor Kualiti.
adalah seperti berikut:-
a) Manual Kualiti; Akuan Penerimaan
b) Prosedur Kualiti; Dokumen Kualiti.
c) Lampiran Kualiti; dan
d) Dokumen Sokongan.
Dokumen Kualiti terdiri daripada
Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti.

5.1.2 Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan

Lampiran akan diberi Nombor
Keluaran dan Tarikh Keluaran.

5.1.3 Nombor Keluaran adalah nombor

yang digunakan untuk menentukan
status penerbitan bagi keseluruhan
dokumen tidak terkawal.

5.1.4 Nombor Keluaran dokumen tidak

terkawal akan berubah sekiranya:
a) Berlaku perubahan pada versi MS
ISO yang sedang digunakan;
b) Berlaku perubahan dalam fungsi
utama organisasi; dan
c) Berlaku perubahan bagi
sebahagian besar isi kandungan
yang hanya diluluskan oleh pihak
pengurusan atasan.

5.1.5 Lampiran Kualiti terdiri daripada

Borang Kualiti dan Carta Alir.
Penggunaan Borang Lampiran Kualiti
mengikut keperluan dan kesesuaian
pelaksanaan prosedur kerja di lokasi.

5.1.6 Dokumen Sokongan terdiri daripada

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
06 02 DISEMBER 2017 00 00 02 JANUARI 2018

Hak Cipta Terpelihara @ JPNSel 2017

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 5/9
PK13 SPSK JPNSEL

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

Surat Siaran, Pekeliling, Akta
Pendidikan dan Falsafah Pendidikan
Kebangsaan.

5.1.7 Dokumen Tidak Terkawal dalam

simpanan Pengarah Pendidikan
Selangor, Timbalan Pengarah
Pendidikan, Ketua Sektor Jaminan
Kualiti, Semua Pegawai Pendidikan
Daerah, Pengurus Kualiti Negeri,
Ketua Juruaudit
Negeri,Pengetua/Guru Besar,
Pengurus Kualiti Daerah, Ketua
Juruaudit Daerah, Pengurus Kualiti
Sekolah dan Ketua Juruaudit
Sekolah.

5.2 PENYEDIAAN DAN KELULUSAN

DOKUMEN

WP/ PQN/ KJN/ 5.2.1 Penyediaan dan kelulusan dokumen Tandatangan

PQD/ KJD/ PGB/ kualiti adalah seperti berikut: Penyediaan dan
PQS/ KJS Kelulusan
Dokumen Disediakan Diluluskan
Manual
Kualiti
PQN Pengarah
Prosedur
Kualiti
Lampiran
PQN Pengarah
Kualiti
Dokumen
PQN Pengarah
Sokongan

5.3 TIDAKTERKAWAL
5.3.1 Semua dokumen tidak terkawal yang Senarai Induk
WP/ PQN/ KJN/
disediakan hendaklah didaftarkan Dokumen
PQD/ KJD/ PGB/
dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti Kualiti
PQS/ KJS
dan Senarai Induk Dokumen Senarai Induk
Sokongan. Dokumen yang dimuat Dokumen Sokongan.
turun dari laman web JPN Selangor
dikenali sebagai
“Salinan Dokumen Tidak Terkawal”

5.3.2 Semua dokumen tidak terkawal akan Cap

ditandakan sebagai “Dokumen Tidak “SALINAN DOKUMEN
Terkawal” pada muka depan TIDAK TERKAWAL‟.
dokumen tersebut.

5.3.3 PQS dan GPK bertanggungjawab

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
06 02 DISEMBER 2017 00 00 02 JANUARI 2018

Hak Cipta Terpelihara @ JPNSel 2017

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 6/9
PK13 SPSK JPNSEL

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

terhadap penyenggaraan Senarai
Induk Dokumen Kualiti dan Senarai
Induk Dokumen Sokongan untuk
memastikan hanya dokumen terkini
sahaja digunakan.

5.4 PENGENDALIAN EDARAN

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
KEPADA PIHAK KETIGA.
WP/ P/GB/ PQS
5.4.1 Pemegang-pemegang dokumen tidak
terkawal yang membuat salinan Cap “SALINAN”.
kepada pihak ketiga hendaklah
dicatat perkataan “SALINAN”.

5.5 PENGENDALIAN PINDAAN

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL.
5.5.1 Sebarang cadangan pindaan terhadap Borang Permohonan
WP/ PQN/ KJN/ dokumen tidak terkawal hendaklah Pindaan.
PQD/ KJD/ PGB/ dipohon dengan menggunakan Borang
PQS/ KJS Permohonan Pindaan.

5.5.2 Permohonan pindaan ini hendaklah Minit Mesyuarat

dibentangkan dalam MKSP untuk Kajian Semula
dikemukakan kepada PQD. Pengurusan.

5.5.3 Nombor Pindaan akan berubah secara No. Pindaan,Tarikh

0+n bagi mana-mana muka surat Pindaan, Borang
yang dipinda. Tarikh pindaan bagi Rekod Pindaan.
muka surat berkenaan juga akan
berubah mengikut tarikh kelulusan
pindaan.

5.5.4 Nombor Keluaran adalah nombor

yang digunakan untuk menentukan
status penerbitan bagi keseluruhan
dokumen tidak terkawal. Nombor
Keluaran dokumen tidak terkawal
akan berubah sekiranya:-
a) Berlaku pindaan yang melibatkan
tambahan atau pengurangan
muka surat
b) Berlaku perubahan pada versi MS
ISO yang sedang digunakan
c) Berlaku perubahan dalam fungsi
utama
d) organisasi.

e) Berlaku perubahan bagi

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
06 02 DISEMBER 2017 00 00 02 JANUARI 2018

Hak Cipta Terpelihara @ JPNSel 2017

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 7/9
PK13 SPSK JPNSEL

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

sebahagian besar isi kandungan
yang hanya diluluskan oleh pihak
pengurusan atasan.

5.5.5 Nombor Keluaran akan berubah

secara 01+n, sementara Nombor
Pindaan kembali menjadi 0.

5.5.6 Pindaan dokumen yang telah

diluluskan hendaklah diserahkan
kepada Sektor Jaminan Kualiti
Jabatan Pendidikan Selangor untuk
direkodkan dan disenggarakan.

5.5.7 Pindaan yang diluluskan ke atas

dokumen tidak terkawal hendak-lah
direkodkan dalam Borang Rekod
Pindaan dan disimpan di Sektor
Jaminan Kualiti Jabatan Pendidikan
Selangor sahaja.

5.5.8 PQN/PQD/PQS bertanggung jawab

memasukkan halaman terbaru dan
mengeluarkan halaman lama pada
salinan asal dan salinan-salinan
edaran.

5.5.9 Satu salinan asal halaman lama yang Cap Batal

terdapat pada pemegang-pemegang
dokumen akan dicap BATAL dan
disimpan dalam fail berkaitan di
Sektor Jaminan Kualiti Jabatan
Pendidikan Selangor sahaja.

5.6 PELUPUSAN DOKUMEN TIDAK

TERKAWAL.
5.6.1 Pelupusan dokumen tidak terkawal
hendaklah merujuk pekeliling
prosedur pelupusan rekod.

5.7 PENGENDALIAN DOKUMEN

SOKONGAN.
5.7.1 Akta, Pekeliling, Arahan Senarai Pelupusan
Perkhidmatan, Perbendaharaan dan Dokumen/Rekod.
Keselamatan.

WP/ KS/ KPP/

PQN/ KJN/ PQD/
KJD/ PGB/ PQS/
5.7.2 Semua dokumen sokongan ini Kelulusan Pengarah
KJS
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
06 02 DISEMBER 2017 00 00 02 JANUARI 2018

Hak Cipta Terpelihara @ JPNSel 2017

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL 8/9
PK13 SPSK JPNSEL

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

hendaklah disahkan oleh
Pengarah/Pegawai Pendidikan
Daerah/Pengetua/Guru Besar
WP/ KS/ KPP/ sebelum diguna pakai dalam Sistem
PQN/ KJN/ PQD/ Pengurusan Sekolah Kualiti.
KJD/ PGB/ PQS/
KJS 5.7.3 Dokumen-dokumen yang tidak diguna Pelupusan
pakai akan dilupuskan mengikut Dokumen/Rekod
pekeliling yang sedang berkuat
kuasa.

5.7.4 Sekiranya terdapat langkah-langkah

yang tidak mematuhi spesifikasi,
ambil tindakan pembetulan merujuk
PK 15 Pengurusan Kawalan
Perkhidmatan Yang Tidak Akur.

6. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI

Sektor Jaminan Kualiti, Unit
Akuan Penerimaan Dokumen
1. 2 tahun Pengurusan Kualiti Daerah
Kualiti
dan Sekolah
Sektor Jaminan Kualiti, Unit
2. Borang Cadangan Pindaan 2 tahun Pengurusan Kualiti Daerah
dan Sekolah
Sektor Jaminan Kualiti, Unit
3. Borang Rekod Pindaan 2 tahun Pengurusan Kualiti Daerah
dan Sekolah
Sektor Jaminan Kualiti, Unit
Senarai Induk Dokumen
4. 2 tahun Pengurusan Kualiti Daerah
Kualiti terkini
dan Sekolah
Sektor Jaminan Kualiti, Unit
Senarai Induk Dokumen
5. 2 tahun Pengurusan Kualiti Daerah
Sokongan/lampiran
dan Sekolah
Sektor Jaminan Kualiti, Unit
6. Akuan Penerimaan Dokumen 2 tahun Pengurusan Kualiti Daerah
dan Sekolah
Sektor Jaminan Kualiti, Unit
Senarai fail yang tidak aktif
7. 5 tahun Pengurusan Kualiti Daerah
dan ditutup.
dan Sekolah
Sektor Jaminan Kualiti, Unit
8. Senarai fail yang dilupuskan. 5 tahun Pengurusan Kualiti Daerah
dan Sekolah
Sektor Jaminan Kualiti, Unit
9. Daftar Fail 5 tahun Pengurusan Kualiti Daerah
dan Sekolah

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
06 02 DISEMBER 2017 00 00 02 JANUARI 2018

Hak Cipta Terpelihara @ JPNSel 2017