01/06/2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN CHUYÊN CÁC CÔNG CỤ

VIỆN KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN ĐỀ 2
MÔ TẢ HỆ THỐNG
BÀI GIẢNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CHUYÊN ĐỀ NỘI DUNG CƠ BẢN

• Hiểu được ý nghĩa của việc mô tả hệ thống thông

tin kế toán bằng các công cụ 1.
Các công cụ mô tả AIS và ý nghĩa
• Nắm được những kỹ thuật mô tả hệ thống thông
tin kế toán bằng các công cụ sơ đồ dòng dữ liệu
và lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống để đọc, hiểu 2. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow
và mô tả hệ thống. Diagrams - DFD)
• Phân tích ưu nhược điểm của các công cụ mô tả
3.
Lưu đồ (Flowcharts)
3 4

1
 01/06/2022

1.CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ AIS VÀ Ý NGHĨA CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ AIS

Ø Mô tả hệ thống thông tin kế toán (AIS): Việc sử

Ø Các công cụ mô tả AIS
dụng các công cụ phù hợp (lưu đồ, sơ đồ...) để giải
Ø Ý nghĩa các công cụ mô tả AIS thích lại cấu trúc và cách thức hoạt động của AIS.
Ø Các công cụ mô tả gồm: lời văn, các sơ đồ, lưu đồ,
bảng biểu và các cách biểu diễn thông tin bằng đồ
họa.
Ø Các công cụ giúp trả lời các câu hỏi: who, what,
where, why, how về các bước công việc: nhập dữ
liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, thông tin đầu ra
và kiểm soát AIS.
5 6

Ý NGHĨA CỦA CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ AIS 2. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU -DFD

• Giúp hướng dẫn sử dụng AIS • Khái niệm DFD

• Mô tả quá trình hoạt động hiện tại và phát triển
của AIS. • Vai trò DFD
• Giúp đánh giá AIS hiện tại và thiết kế AIS mới • Các yếu tố của DFD
phù hợp hơn • Phân cấp sơ đồ DFD
• Hỗ trợ kế toán viên, kiểm toán viên trong đánh
• Phương pháp vẽ DFD
giá hệ thống kiểm soát nội bộ

7 8

2
 01/06/2022

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
DATA FLOW DIAGRAMS - DFD VAI TRÒ CỦA DFD

• Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD): Công cụ mô tả bằng hình • Mô tả hệ thống đang tồn tại hoặc lập kế hoạch,
vẽ các thành phần của hệ thống, gồm: thiết kế hệ thống mới
– Điểm khởi đầu, • Mô tả nội dung hoạt động, trình tự tiến hành
– Điểm đến, các hoạt động trong hệ thống
– Hoạt động xử lý, • Đánh giá các nội dung hoạt động có đáp ứng
– Dòng lưu chuyển dữ liệu, được các chức năng cần thiết không?
– Nơi lưu trữ dữ liệu • Có nhận diện được các hạn chế, rủi ro trong
• Sơ đồ dòng dữ liệu: Mô tả nội dung, chức năng, trình quá trình thực hiện các hoạt động không?
tự thực hiện của các hoạt động, nội dung dòng dữ liệu
trong AIS 9 10

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA DFD CÁC BIỂU TƯỢNG SỬ DỤNG TRONG
DFD
• Nguồn dữ liệu (Điểm khởi đầu) và điểm đến Biểu tượng Ý nghĩa của biểu tượng
(Data sources and destinations)
• Dòng dữ liệu (Data flows)
Nguồn dữ liệu hoặc điểm đến
• Hoạt động xử lý (Transformation processes)
• Lưu trữ dữ liệu (Data stores) Dòng dữ liệu

Hoạt động xử lý

Lưu trữ dữ liệu

11 12

3
 01/06/2022

VÍ DỤ NGUỒN DỮ LIỆU VÀ ĐIỂM ĐẾN

• Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources and

destinations): Các đối tượng chuyển dữ liệu cho
hệ thống xử lý hoặc nhận dữ liệu do hệ thống
tạo ra.
• Được ký hiệu bằng hình chữ nhật (hình vuông)
thể hiện DN, Bộ phận, cá nhân chuyển hoặc
nhận dữ liệu.
• Một đối tượng cũng có thể đồng thời chuyển
hoặc nhận dữ liệu.

13 14

DÒNG DỮ LIỆU DÒNG DỮ LIỆU

• Dòng dữ liệu (Data flows): Sự vận động của dữ

liệu vào hoặc ra một quá trình xử lý, một kho dữ
liệu, một nguồn dữ liệu hoặc điểm đến.
• Dòng dữ liệu cho biết dữ liệu đã vận động như
thế nào.
• Dòng dữ liệu được ký hiệu bằng mũi tên diễn tả • Dòng dữ liệu phản ảnh dòng luân chuyển giữa
việc chuyển dữ liệu và tên của dòng. nguồn dữ liệu, điểm đến, quá trình xử lý và lưu
trữ dữ liệu
• Các dòng dữ liệu khác nhau mang tên khác
• Dòng dữ liệu luôn được đặt tên trên đó (trừ biểu
nhau.
tượng mũi tên lưu trữ)
15 16
• Dòng dữ liệu có thể có mũi tên 2 chiều

4
 01/06/2022

DÒNG DỮ LIỆU HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ

• Nếu 2 dòng dữ liệu đi cùng nhau thì đặt tên trên
cùng một mũi tên
• Nếu dòng dữ liệu không đi cùng nhau
thì vẽ 2 mũi tên tách biệt
• Hoạt động xử lý (Transformation processes):
Quá trình biến đổi từ dữ liệu đầu vào qua quá
trình xử lý được biến đổi thành thông tin đầu
ra hoặc lưu trữ.
• Được ký hiệu bằng hình tròn thể hiện nội dung
xử lý của một hoặc một nhóm các hoạt động
• Một hoạt động xử lý phải có ít nhất một dòng
dữ liệu vào và một dòng dữ liệu ra.

17 18

LƯU TRỮ DỮ LIỆU PHƯƠNG PHÁP VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

• Lưu trữ dữ liệu:Dữ liệu được lưu trữ như các tệp tài liệu,
tệp thông tin …KHÔNG thể hiện phương thức lưu trữ, ký Bước 2 Bước 3 Bước 4
Bước 1
hiệu bằng 2 đường song song
• Có thể đặt kho dữ liệu ở nhiều chỗ nhằm giúp việc thể
hiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Lập bảng
Mô tả hệ liệt kê Vẽ biểu
• Mục tiêu truy cập kho dữ liệu: để cập nhật (lưu trữ dữ thống
liệu) hoặc để khai sử dụng dữ liệu các đối tượng, Đánh
hiện hành ượng và đặt tên,
• Khi khai thác sử dụng dữ liệu, dùng mũi tên hướng ra bằng các số và
các hoạt nối dữ hoàn tất
phía ngoài, khi lưu trữ cập nhật dùng mũi tên hướng vào đoạn văn động của liệu
phía trong. mô tả từng đối
• Trường hợp việc truy cập chứa 2 mục đích thì có thể dùng tượng
19
mũi tên 2 chiều.

5
 01/06/2022

BƯỚC 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG BƯỚC 2: LẬP BẢNG LIỆT KÊ

Ø Mô tả hệ thống bằng đoạn văn mô tả khái quát quá
trình hoạt động của hệ thống từ hoạt động đầu tiên đến
hoạt động cuối cùng theo trình tự phát sinh
Ø Phản ánh chi tiết các đối tượng tham gia vào các
hoạt động theo 1 trình tự
Ø Phản ánh chứng từ, sổ sách được sử dụng
Ø Phản ánh Công cụ thu thập TT: Quan sát, phỏng
vấn, tra cứu… để viết mô tả.
• Phân loại các đối tượng
– Đối tượng bên ngoài: Đối tượng không tham
gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu
trong hệ thống.
– Đối tượng bên trong: Đối tượng tham gia
thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong
hệ thống

21 22

BƯỚC 2: LẬP BẢNG LIỆT KÊ ĐỐI TƯỢNG

BƯỚC 2: LẬP BẢNG LIỆT KÊ VÀ HOẠT ĐỘNG

• Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu: STT Đối tượng Hoạt động Bên trong- Hoạt động
– Hoạt động xử lý dữ liệu: lập chứng từ, nhập Ngoài xử lý
dữ liệu, sắp xếp, tính toán, tổng hợp, xác
nhận, lưu trữ dữ liệu... 1 +
– Các hoạt động KHÔNG là Hoạt động xử lý dữ 2 -
liệu: Hoạt động chuyển nhận dữ liệu đơn 3
thuần giữa các đối tượng …..

24
23

6
 01/06/2022

BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

TỔNG QUÁT
Ø Vẽ các hình chữ nhật (hình vuông): Mô tả đối
tượng bên ngoài. Đặt tên các hình chữ nhật là tên
các đối tượng bên ngoài
Ø Vẽ một hình tròn ở giữa các hình chữ nhật. Đặt
tên hình tròn theo chức năng hệ thống đang mô tả
(hệ thống làm gì, là gì) phản ánh quá trình xử lý dữ
liệu
Ø Vẽ dòng dữ liệu nối các hình chữ nhật và hình
tròn. Đặt tên cho các dòng dữ liệu
Ø Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dung lưu trữ
bên trong ký hiệu.
25
- DFD
• Sơ đồ dòng dữ liệu Tổng quát (Context Diagrams):
là sơ đồ cấp cao nhất mô tả khái quát nội dung của
hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi
vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các
đối tượng bên ngoài hệ thống. DFD tổng quát cho
biết:
– Hệ thống này là gì?
– Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu?
• Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết (cấp 0, 1,2 ,3...): chi tiết
theo mức độ thấp hơn nhằm cung cấp thông tin cụ
thể hơn cho người sử dụng.
26

PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

DFD DFD
• Phân cấp DFD

Điểm đầu Điểm đầu Lưu trữ

D I
1.2 D
2.0 E
C A 3.1.1
A A
1.1 3.1
1.0 Lưu trữ G
J
Hệ thống H I
F
D 1.3
3.0 3.1.2
B 3.2
1.4
Điểm cuối B C
Điểm cuối H
DFD Tổng quát D B
DFD Cấp 0 Cấp 1 Cấp 2
27 28

7
 01/06/2022

DFD TỔNG QUÁT (CONTEXT DIAGRAMS) Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0

Nộp tiền NH
Thanh toán
Khách hàng
Hệ thống
thu tiền bán
chịu
Ngân hàng

Tổng hợp thanh

toán
Kế toán tổng
hợp
DFD Tổng quát cho biết
– Hệ thống này là gì
– Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu
29
30

BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CHI TIẾT BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CHI TIẾT

Ø Vẽ các hình chữ nhật (hình vuông): Nguồn dữ liệu

ØVẽ dòng dữ liệu: nối các hình chữ nhật và hình
và đích đến. Đặt tên các hình chữ nhật là tên các
đối tượng bên ngoài tròn. Đặt tên dòng dữ liệu
Ø Vẽ các hình tròn mô tả HĐ xử lý/các nhóm HĐXL. ØVẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu: gần hình tròn của
Phân nhóm các hoạt động trên cơ sở: nhóm HĐ xử lý và ghi nội dung lưu trữ bên
• Nhóm các hoạt động xảy ra cùng một thời điểm, trong ký hiệu (lưu chứng từ, Sổ sách..)
cùng một nơi
• Nhóm các hoạt động xảy ra cùng một thời điểm,
khác nơi
• Nhóm các hoạt động xảy ra có liên quan đến
cùng một nội dung.
31 32

8

BƯỚC 4: KẾT THÚC VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
vĐánh số các hoạt động xử lý
– Kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác
• Các đối tượng tham gia
• Dòng dữ liệu vào
• Dòng thông tin ra
• Quá trình xử lý
• Lưu trữ
33
LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
ü Vẽ sơ đồ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải
ü Đặt tên tất cả các nguồn dữ liệu và điểm đến. Tránh
sử dụng nhiều đường hoặc các đường cắt nhau
ü Xác định Đặt tên cho tất cả các dòng dữ liệu, không
đặt tên cho dòng vào/ ra dữ liệu lưu trữ
ü Một hoạt động xử lý cần có ít nhất một dòng dữ liệu
vào và một dòng dữ liệu ra.
ü Những hoạt động có liên quan với nhau hoặc đã xảy
ra đồng thời có thể nhóm lại cùng nhau
ü Tên của các hoạt động xử lý phải bao gồm các động
từ chỉ hành động như: Cập nhật, chuẩn bị...
35
01/06/2022
LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
ü Hiểu rõ về hệ thống
ü Bỏ qua quá trình kiểm soát và hoạt động kiểm
soát (ví dụ như: sửa lỗi...). Chỉ những phần kiểm
soát lỗi nghiêm trọng thì nên đưa vào sơ đồ
ü Xác định đúng giới hạn của hệ thống, nơi hệ
thống bắt đầu và kết thúc
ü Vẽ sơ đồ tổng quát trước, sơ đồ chi tiết sau
ü Xác định và đặt tên cho tất cả nơi lưu dữ liệu
34
VÍ DỤ: HỆ THỐNG XỬ LÝ BÁN HÀNG
CTY NGÂN HÀ
Ø Sau khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho chuyển sang, bộ phận
gửi hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng’ ba liên. Liên 1
gửi cho khách hàng cùng hàng hóa; liên 2 gửi cho bộ phận lập
hóa đơn; liên 3 gửi cho kế toán, lưu phiếu xuất kho theo số thứ
tự
Ø Sau khi nhận được phiếu gửi hàng (PGH), bộ phận lập hóa
đơn căn cứ vào các thông tin này lập “Hóa đơn” 2 liên và lưu
PGH theo số thứ tự tại bộ phận lập hóa đơn. Liên 1 gửi cho kế
toán, Liên 2 hóa đơn (HĐ) gửi cho khách hàng,
Ø Định kỳ, kế toán đối chiếu PGH và HĐ, ghi sổ chi tiết phải
thu khách hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng.
36
9
 01/06/2022

BƯỚC 2: LẬP BẢNG LIỆT KÊ ĐỐI TƯỢNG

HỆ THỐNG XỬ LÝ BÁN HÀNG CTY NGÂN HÀ
VÀ HOẠT ĐỘNG
• Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng STT Đối tượng Hoạt động Bên trong- Hoạt động
đoạn văn mô tả (bằng việc quan sát , phỏng Ngoài xử lý
vấn…)
• Bước 2: Lập bảng đối tượng hệ thống 1 +
– Lập bảng đối tượng và các hoạt động 2 -
– Đánh dấu Hoạt động xử lý 3
– Phân loại đối tượng bên trong và bên ngoài …..

38
37

Phân loại các đối tượng của hệ thống BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU TỔNG QUÁT

Ø Các đối tượng bên ngoài hệ thống: Khách Người lao động
hàng, thủ kho Dữ liệu
chấm công Bảng
Ø Các đối tượng bên trong: Bộ phận gửi hàng, Các bộ phận sử
dụng lao động
lương

Bộ phận lập hóa đơn, kế toán

Hệ thống xử lý
Các Nhà quản lý
lương
báo cáo
nội bộ

Bộ phận nhân sự
Dữ liệu về
nhân viên Các cơ quan
Các báo cáo Nhà nước
liên quan

39 40

10
 01/06/2022

BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CẤP 0

3.LƯU ĐỒ (FLOWCHARTS)
Dữ liệu

• Lưu đồ
Các bộ phận sử
chấm Bộ phận nhân sự
dụng lao động
công

Những thay đổi

nhân sự • Các loại lưu đồ
• Các biểu tượng sử dụng trong lưu đồ
1.0 Xử lý bảng
chấm công 2.0 Cập nhật tệp
dữ liệu lương

• Phương pháp vẽ lưu đồ

Tệp bảng lương
• Sự khác nhau giữa DFD và flowcharts

3.0 Lập séc trả 4.0 Lập báo cáo

lương lương

Các báo Các báo cáo liên

cáo nội quan
bộ

Trả
lương
Người lao động
Các cơ quan Nhà
Nhà quản lý
nước

41 42

LƯU ĐỒ (FLOWCHARTS) CÁC LOẠI LƯU ĐỒ

• Lưu đồ tài liệu mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ,
• Lưu đồ: Một phương thức mô tả hệ thống
tài liệu, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu
bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các trữ, tính chất lưu trữ…trong các hoạt động chức năng
hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) (bán, mua, nhập xuất…)->Dùng cho xử lý thủ công
• Lưu đồ còn để mô tả các hoạt động chức • Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử
năng như bán, mua, nhập xuất…(người thực lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý có máy tính-
>Dùng cho hoạt động xử lý bằng máy tính
hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển
• Lưu đồ chương trình: Mô tả trình tự xử lý logic của
chứng từ). chương trình máy tính
• Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích hệ • Có thể Kết hợp lưu đồ tài liệu và lưu đồ hệ thống trong mô
thống kiểm soát tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu hình và vô
43 hình trong hệ thống -> Lưu đồ kết hợp 44

11
 01/06/2022

LƯU ĐỒ TÀI LIỆU (Document Flowchart) LƯU ĐỒ TÀI LIỆU

Kế toán tiền Thủ quỹ

A • Lưu đồ tài liệu mô tả các chứng từ, sổ sách và

KH
thông tin trong một doanh nghiệp trong môi
trường thủ công. Nhấn mạnh đến khía cạnh vật
Phiếu thu Phiếu thu lý của hệ thống, thể hiện:
Lập phiếu • Nguồn gốc của mỗi chứng từ
thu
Ghi nhật Xác nhận
Sổ
• Số liên chứng từ
kí ghi sổ
quỹ • Quá trình luân chuyển
• Trình tự xử lý
Phiếu Phiếu NK Thu
thu thu tiền Phiếu thu Kế toán công • Bộ phận tham gia
nợ
• Phương thức thực hiện hoạt động xử lý
A
N
Quá trình thu tiền 45 • Tính chất lưu trữ 46
KH

LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart)

VAI TRÒ CỦA LƯU ĐỒ TÀI LIỆU
Đơn đặt hàng
Nhập đơn đặt hàng
• Dùng để mô tả, đánh giá, phân tích AIS: ai của khách hàng
làm, làm cái gì, làm như thế nào, làm ở đâu
Nhập vào
• Lưu đồ tài liệu dùng để phân tích các điểm PM
Hiện thị khi
mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội Tập tin
nhập

bộ như kiểm tra việc phân chia trách nhiệm, HTKho

Cập nhật
đơn hàng
tính đầy đủ, phù hợp của chứng từ….-> đưa
ra các yêu cầu thay đổi, đề xuất hoàn thiện hệ Tập tin
thống KH
Tập tin Đơn đặt hàng đã N
đơn hàng xử lý
47 48

12
 01/06/2022

LƯU ĐỒ CHƯƠNG TRÌNH LƯU ĐỒ KẾT HỢP

(Program flowchart)

• Note that the program flowchart details

the logic of processes performed by
the computer.

CÁC BIỂU TƯỢNG SỬ DỤNG

NHÓM BIỂU TƯỢNG ĐẦU VÀO – ĐẦU RA
TRONG LƯU ĐỒ
• Nhóm biểu tượng đầu vào, đầu ra Chứng từ đầu vào 1
Phiếu thu
liên hoặc nhiều liên
(Input/Output symbols) Hóa đơn BH
bằng giấy
• Nhóm biểu tượng xử lý (Processing
symbols) Nhập chứng từ vào
Nhập liệu
• Nhóm biểu tượng lưu trữ (Storage máy tính
symbols)
• Các biểu tượng khác Sổ, báo
cáo
Sổ sách/ Báo cáo
đầu ra

Báo cáo BH Hiển thị trên màn hình

51
52

13
 01/06/2022

NHÓM BIỂU TƯỢNG XỬ LÝ NHÓM BIỂU TƯỢNG LƯU TRỮ

Lưu trực
Xử lý bằng máy tính tiếp trên
Tính giá HTK
Lưu trữ trong máy tính máy tính

Lưu trên
Lập
Lập phiếu
phiếu Lưu
thu
thu
Xử lý thủ công băng từ
trên đĩa
Lưu trữ thủ công từ

N: Lưu trữ theo số thứ tự

A: Lưu trữ theo Alphabet N

D: Lưu trữ theo ngày

54
53

CÁC BIỂU TƯỢNG KHÁC PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ TÀI LIỆU

Bắt đầu
Bắt đầu/kết thúc Gồm 5 bước
(Terminal)
••Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả
1
Điểm nối trong cùng 1
trang (A, B, C…) ••Lập bảng liệt kê các đối tượng và các hoạt động của
A
2 từng đối tượng
On -page connector
••Chia lưu đồ thành các cột
Điểm nối sang trang 3
2 sau (Số trang: 1,2,3…)
Off-page connector ••Mô tả các thành phần của từng cột
4

Điểm quyết định (Decision ••Kết thúc vẽ lưu đồ

5
point)- 1 bước55ra QĐ (lưu
56
đồ chương trình)

14

BƯỚC 1 & BƯỚC 2
• Bước 1: Mô tả hệ thống
üMô tả hệ thống bằng các đoạn văn mô tả
• Bước 2: Lập bảng
üLập bảng đối tượng và các hoạt động liên
quan đến đối tượng
üĐánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
üPhân loại các đối tượng bên trong và bên
ngoài hệ thống
57
BƯỚC 4: MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN
CỦA TỪNG CỘT
• Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo
hướng từ trên xuống dưới
• Xác định các thành phần đi vào của hoạt
động xử lý: đối tượng bên ngoài, Chứng từ,
dữ liệu chuyển đến thông qua gọi điện,
fax...hoặc bắt đầu
59
01/06/2022
BƯỚC 3: CHIA LƯU ĐỒ THÀNH CÁC CỘT
ØMỗi đối tượng bên trong là một cột trong lưu
đồ
ØĐặt tên của mỗi cột là tên của đối tượng bên
trong
ØCác cột được sắp xếp theo trình tự tham gia
của các đối tượng bên trong hệ thống, hướng
từ trái sang phải
58
BƯỚC 4: MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN
CỦA TỪNG CỘT
• Xác định các hoạt động xử lý:
– Xác định phương thức xử lý: thủ công hay bằng
máy, có diễn ra đồng thời hay không...
– Nếu Các hoạt động xử lý diễn ra đồng thời trong
cùng một đối tượng có thể mô tả chung bằng một
biểu tượng xử lý
60
15

BƯỚC 4: MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN
CỦA TỪNG CỘT
• Xác định các thành phần đi ra của hoạt động
xử lý:
– Các dòng thông tin mới tạo ra từ hoạt động
xử lý như: Các chứng từ mới lập thêm, sổ,
báo cáo được lập ra
– Các chứng từ đi vào biểu tượng xử lý sẽ đi ra
biểu tượng xử lý đó
61
BƯỚC 5: KẾT THÚC VẼ LƯU ĐỒ
• Nối các ký hiệu trong cột lưu đồ bằng đường
nối mũi tên
• Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ tránh sai sót
• Sử dụng các ký hiệu phù hợp với nội dung mô
tả
• Vẽ theo từng cột từ trên xuống dưới, từ trái
qua phải
63
01/06/2022
BƯỚC 4: MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN
CỦA TỪNG CỘT
• Xác định phương thức lưu trữ và tính chất lưu
trữ:
– Xác định phương thức lưu trữ: thủ công hay
bằng máy.
– Tính chất lưu trữ tùy theo nội dung mô tả: theo
thứ tự, theo ngày, theo tên hay kết hợp
62
Ý NGHĨA CỦA DFD VÀ FLOWCHARTS
• Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:
– Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự của
chúng trong hoạt động của hệ thống
– Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức độ ý
niệm (các hoạt động xử lý dự kiến)
• Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:
– Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng
và xử lý theo các đối tượng, bộ phận liên quan
– Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh doanh
64
16
 01/06/2022

SỰ KHÁC NHAU GIỮA DFD VÀ

FLOWCHARTS
Lưu đồ
• Nhấn mạnh khiá cạnh
vật lý của dữ liệu luân
chuyển cũng như xử lý
• Trình bày người tham
gia trong quá trình luân
chuyển và xử lý dữ liệu
• Được dùng nhiều hơn
khi mô tả hệ thống hiện
hành
•Sử dụng nhiều ký hiệu
hơn
Sơ đồ dòng dữ liệu
• Nhấn mạnh sự luân chuyển
logic của dữ liệu
• Không trình bày phương tiện
lưu trữ, xử lý, luân chuyển dữ
liệu
• Thường không trình bày
người tham gia trong hệ thống
• Được dùng nhiều hơn khi
thiết kế hệ thống mới
•Sử dụng ít ký hiệu hơn
65
BÀI TẬP 1
• Công ty Thiên Anh sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng
của khách hàng:
• Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển
sang phòng kế toán.
• Tại phòng kế toán, hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên)
được lập thủ công trên cơ sở lệnh bán hàng. Một liên của lệnh bán
hàng, hóa đơn và phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận bán
hàng. Một liên của lệnh bán hàng được đính kèm với 2 liên của
phiếu xuất kho và sau đó được chuyển đến bộ phận giao hàng.
Một liên của hóa đơn được giao cho khách hàng. Các chứng từ
còn lại được đính kèm với nhau và lưu tại phòng kế toán theo số
đơn đặt hàng
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ tài liệu cho các thủ tục trên 66

Bài tập 2 Bài tập về sơ đồ dòng dữ liệu

• Công ty sản xuất ABC có nhiều phân xưởng. Phân xưởng lập các
phiếu yêu cầu nguyên vật liệu (4 liên) và chuyển sang bộ phận quản
lý phân xưởng để phê duyệt.
• Sau khi được phê duyệt, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được
chuyển đến bộ phận kho. Tại kho, các phiếu yêu cầu nguyên vật
liệu được ký bởi thủ kho. Nhân viên này gởi liên thứ 1 của phiếu
yêu cầu nguyên vật liệu cùng với nguyên vật liệu đến các phân
xưởng. Liên thứ 2 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển
đến quản lý phân xưởng. Liên thứ 4 được chuyển đến bộ phận kế
toán chi phí. Liên thứ 3 được sử dụng để ghi nhận lượng nguyên
vật liệu xuất dùng vào các thẻ kho, sau đó chúng được lưu lại tại
kho theo số thứ tự
67
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ tài liệu cho các thủ tục trên
• Công ty X sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng
của khách hàng.
• Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và
chuyển sang bộ phận quản lý khách hàng để xét duyệt.
• Lệnh bán hàng sau khi xét duyệt được chuyển cho phòng
kế toán để lập hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên).
Một liên của lệnh bán hang, sau khi xét duyệt được gửi cho
khách hàng để hồi báo.
• Kế toán ghi nhận doanh thu và số phải thu chi tiết cho
khách hàng. Bộ phận ghi sổ cái cập nhật số tổng hợp trên
các sổ nhật ký lên sổ tổng hợp
Yêu cầu: Lập sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) cho hệ thống trên
68

17
 01/06/2022

Câu hỏi
• Hãy nêu ưu, nhược điểm về cách thức mô tả các quy
trình kế toán truyền thống như mô tả tường thuật,
mô tả dạng bảng, mô tả bằng mối quan hệ giữa các
thực thể?
69
Bài tập
• Mô tả thủ tục mua vật tư tại Công ty Thiên Sơn như sau:
• Bộ phận kho hàng dựa vào định mức dự trữ xác định lượng hàng cần mua và lập
Giấy đề nghị mua vật tư. Giấy này được lập thành 2 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận lập
phiếu. Liên 2 chuyển đến Phòng vật tư. Phòng vật tư tìm kiếm nhà cung cấp, đặt
hàng và ký kết hợp đồng.
• Khi người bán chuyển giao hàng và hóa đơn, Phòng vật tư kiểm nhận hàng và lập
Biên bản kiểm nhận hàng nhập kho. Biên bản này được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu
tại Phòng vật tư, liên 2 chuyển cho Kế toán vật tư, liên 3 đưa cho người giao hàng.
• Kế toán vật tư sau khi nhận được Biên bản kiểm nghiệm sẽ lập Phiếu nhập kho.
Phiếu này được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 và 3 được chuyển cho
thủ kho.
• Thủ kho thực hiện việc kiểm hàng và xác nhận số hàng thực nhập vào phiếu, ký
phiếu và chuyển 1 liên cho người giao hàng. Liên còn lại lưu tại kho hàng.
• Các chứng từ được lưu tại các bộ phận theo số hiệu và ngày tháng
• Yêu cầu: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0, lưu đồ tài liệu cho thủ tục mua vật tư tại
Công ty Thiên Sơn. 70

XIN CẢM ƠN !

Website : www.neu.edu.vn

VIỆN KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN, ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN71

18