應用類文案-書信與知照功能

01 目的與類型

02 發布渠道與格式

03 工作思維下的溝通原則
應用文︰訊息傳遞的工具

完成一篇應用文並非完
成一件工作。相反，應
應用文只是訊息傳遞的
用文發送出去之後，才
工具。
是訊息傳遞的起點。
 工具價值

受文方認識的內容 發文方的訊息資料

文字轉化
應用文︰
訊息傳遞的工具
發文目的
1

5 2

4 3
 應用文︰訊息傳遞的工具
1 發文目的︰解決甚麼工作上的事情。

2 工作決策︰用甚麼立場、手段等來解決事情。

3 內容篩選︰根據決策選取有用的訊息內容。

4 溝通習慣︰使用習慣且行之有效的方式傳遞訊息內容。

5 運用有效得體的文字來傳遞訊息。
知照︰向特定或不特定對象傳達訊息
目的
符合法例要求
回覆結果
法例要求需要
通知對方跟進 知照公眾或受
回覆特定人士 影響人士。例
知會受影響人士 有關事情的決 如上市公司公
使讀者周知事
宣揚事情 定、解決方案。 告，通知大眾
讓讀者知悉人 件後，能作出
例如回覆投訴 某人獲委任為
事刻下或未來 適當的回應。
信、取錄通知。 行政總裁；或
讓借助向大眾 出現的狀況。 例如收到會議
管理處發出通 通知書、催款 股價變動的情
宣告事情，起
告，告知住戶 信等。 況。又如申請
宣傳企業的作
明天將暫停食 酒片通知；警
用。例如
水供應。 方發出的不反
在推銷信、宣
對通知書等。
傳單張等。
類型

書信/電郵 啟事
通知書、通知信 3 1 喬遷、開業、徵婚、
等 招聘、尋人等

通告
新聞稿 2
4 開會通告、結業
通知、緊急維修
通告等
由來已久︰晚清啟事一例

1902年6月26日，天津《大公報》上刊登了我
國歷史上第一則徵婚啟事：
「今有南清志士某君，北來遊學。此君尚未娶
婦，意欲訪求天下有志女子，聘定為室。其主
義如下：一要天足。二要通曉中西學術門徑。
三聘娶儀節悉照文明通例，盡除中國舊有之陋
俗。如有能合以上諸格及自願出嫁又有完全自
主權者，勿論滿漢新舊、貧富貴賤、長幼妍媸，
均可。請即郵寄親筆復函，若在外埠能附寄大
著或玉照，更妙。信面寫AAA，托天津《大公
報》館或青年會二處代收。」
發布渠道

發送 刊登 張貼

派送/郵寄/傳真/ 報張/雜誌/ 廣告燈箱/通告欄/告示板/

電郵/短訊 網站/社交媒體 燈柱/牆
以傳統書信知會客戶冷
靜期的安排
以電郵知會客戶服務
變更事宜
以通告形式通
知會員出席會
議
以短訊方式知會收
訊人有關產品或活
動事宜
於指定地點發布︰

上市公司公告
上市公司公告
上市公司公告
 上司公司公告
XXX有限公司（「本公司」）董事會 董事會欣然宣布以下變更，由二零零五
（「董事會」）欣然宣布以下事項由由 年十一月一日起生效：
二零零七年十二月十八日起生效： 1.馮XX先生獲委任為非執行董事；
1.謝XX先生（「謝先生」）辭任本公司 2.王XX先生獲委任為非執行董事；
之主席，首席行政總裁，授權代表，行
政委員會主席及成員； 3.秦XX先生辭任執行董事及公司秘書；及
2.謝先生由執行董事調任為非執行董事； 4.朱XX先生獲委任為公司秘書。
及
3.XXX先生（「X先生」），本公司之執
XX投資有限公司（「本公司」）董事會
行董事，被本公司之主席，首席行政總 （「董事會」）欣然宣布以下變更，由二零
裁，授權代表，行政委員會主。 零五年十一月一日起生效：
…………
…………
信封面

香港皇后大道中88號XX集團黃小華
香港薄扶林道78號包兆龍樓205室
陳小明先生收
香港皇后大道中88號XX集團黃小華

香港郵政：寄件人宜在信封背面寫上姓名及地址，
以便退回無法派遞的郵件。
信封面
香港薄扶林道香港大學
中文學院黃小華寄

香港薄扶林道78號
包兆龍樓205室

陳小明先生收
信封面
香港薄扶林道香港大學
中文學院黃小華寄

香港薄扶林道78號
包兆龍樓205室

陳小明先生敬啟
信封面
香港薄扶林道香港大學
中文學院黃小華寄

香港薄扶林道78號
包兆龍樓205室

陳小明先生鈞啟
陳小明先生收啟/啟（較隨意）
陳小明先生台啟/大啟（較有禮） 陳小明先生敬啟
陳小明先生鈞啟（較有禮） LOREM IPSUM 陳小明先生恭啟
DOLOR SIT AMET 陳小明老師收啟
LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET,
CU USU AGAM INTEGRE IMPEDIT.
• 親族長輩︰福啟、安啟
• 普通長輩︰賜啟
• 從尊長、長官或公務︰鈞啟
• 師長/宗教界長輩︰道啟、鈞啟、賜啟
• 一般平輩︰大啟、台啟、惠啟
• 從事軍公職的平輩︰勛啟、鈞啟
• 晚輩︰收啟、啟、收
• 特殊情況︰
• 用於女性︰懿啟（年長/地位高者）、玉展（一般女性）
• 居喪者︰禮啟
• 密件︰親啟、密啟

• 啟封詞絕對不能用敬啟
 電郵禮儀
http://sjj.jiyuan.gov.cn/yuandi/shzs/201507/t20150714_263005.html

https://topick.hket.com/article/639330/10 個電郵禮儀潛規則

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/email-etiquette

https://www.flowrite.com/blog/email-etiquette-rules-tips
• 更有效溝通
• 保持專業形象 1.清晰的主旨行 16.包括發文人簽名
2. 專業的問候語 17. 仔細檢查收件人的姓名
• 避免代價高昂的錯誤 3. 自我介紹 18. 校對清楚才發送
4. 保持簡短 19.注意附件
5. 避免幽默 20. 適當使用密件抄送
6. 正確組織電子郵件 21.及時回覆
7. 使用句子大小寫 22. 僅在必要時使用「全部回覆」
8. 注意語氣 23. 回覆所有的電子郵件
9. 公開而不保密 24.轉發前請三思
10. 慎用感嘆號 25.記得設置外出回覆
11. 注意文化差異
12. 不要使用表情符號
13. 縮短網址
14.使用標準字體
15.使用專業的簽收人‍
學習思維
工作思維
二者之別

應付作業 解決事情

內容是否足夠 選擇得體的溝通方式

寫作格式、字數 學習 工作 怎樣恰當傳遞訊息

繳交限期 對方如預期的回應
學習思維

起點

瞭解題目 思考內容 格式和字數 繳交限期

需要寫甚麼 有甚麼內容 採用甚麼格 能否準時繳
或完成甚麼 可以寫 式能得高分； 交；逾期會
工作 字數上限能 否影響分
否超過…… 數。.

終點
工作思維

準備

掌握溝通目的 整理核心內容 選擇傳訊渠道 運用有效策略

需要對方做 對方必須知 採用最有效 使用不同的
甚麼. 悉的資訊 率的傳遞方 鋪排技巧以
式 達到目的.

起點
只以成敗論英雄
◼ 在工作過程中，沒有合格不合格的應
用文，只有成功與不成功的任務。

◼ 成功與否，可分兩層面說︰
對工作而言，是否完成工作，得
到滿意的成果。
對個人而言，是否表現出個人的
工作能力。
溝通過程中的訊息
務必知道的
核心訊息，整個工作的關鍵。

最好知道的 可知可不知的
能幫助完成工作的訊息。 沒有特殊恴義，可談
可不談的訊息。

決不可知的
對工作有負面影響的訊息。
傳訊溝通

• 只傳遞應該知道的訊息和對事情有幫助的訊息。
• 保障自己，免因誤傳或誤會而招惹麻煩。
• 怎樣利用文案來幫助自己的工作。
謝謝！