HƯỚNG DẪN VẼ LƯU ĐỒ

CHỨNG TỪ

GV: HỒ THỊ LINH

 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ
• Mô tả các chứng từ và thông tin trong một
doanh nghiệp.
• Thể hiện nguồn gốc của mỗi chứng từ, số
liên chứng từ, quá trình luân chuyển, trình tự
xử lý cũng như bộ phận tham gia vào quá
trình xử lý, phương thức thực hiện các hoạt
động xử lý, tính chất lưu trữ trong môi
trường thủ công của hệ thống.
Hệ thống ký hiệu
 Ví dụ minh họa tại công ty Tiến Đạt

Bước 1: Mô tả hệ thống
• Sau khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho
chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói
hàng và lập “phiếu gửi hàng” ba liên: liên 1
gửi cho khách hàng (KH) cùng hàng hóa;
liên 2 gửi cho bộ phận lập hóa đơn; liên 3
gửi cho kế toán, lưu phiếu xuất kho (PXK)
theo số thứ tự.
• Sau khi nhận được phiếu gửi hàng (PGH),
bộ phận lập hóa đơn căn cứ vào các thông
tin này lập “Hóa đơn” hai liên và lưu PGH
theo số thứ tự tại bộ phận lập hóa đơn. Liên
1 hóa đơn (HĐ) gửi cho khách hàng, liên 2
gửi cho kế toán.
• Định kỳ, kế toán đối chiếu PGH và HĐ, ghi
sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các
chứng từ trên theo tên khách hàng.
Bước 2: Lập bảng đối tượng, các hoạt động
liên quan đến đối tượng

• Sau khi nhận phiếu xuất kho do thủ kho

chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói
hàng và lập “phiếu gửi hàng” ba liên: liên 1
gửi cho khách hàng (KH) cùng hàng hóa;
liên 2 gửi cho bộ phận lập hóa đơn; liên 3
gửi cho kế toán, lưu phiếu xuất kho (PXK)
theo số thứ tự.
• Sau khi nhận được phiếu gửi hàng (PGH),
bộ phận lập hóa đơn căn cứ vào các thông
tin này lập “Hóa đơn” hai liên và lưu PGH
theo số thứ tự tại bộ phận lập hóa đơn.
Liên 1 hóa đơn (HĐ) gửi cho khách hàng,
liên 2 gửi cho kế toán.
• Định kỳ, kế toán đối chiếu PGH và HĐ, ghi
sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu các
chứng từ trên theo tên khách hàng.
Bước 2: Lập bảng đối tượng, các hoạt động liên quan đến đối tượng

Đối tượng Hoạt động

Thủ kho Chuyển phiếu xuất kho

Bộ phận gửi hàng Đóng gói hàng và lập PGH ba liên,

Lưu PXK theo số thứ tự.
Khách hàng Nhận PGH (liên 1) hàng và hàng hóa
Nhận HĐ (liên 1)
Bộ phận lập hóa Nhận PGH (liên 2)
đơn Lập hóa đơn hai liên
Lưu PGH theo số thứ tự
Kế toán Nhận PGH (liên 3), nhận HĐ (liên 2)
Đối chiếu, ghi sổ chi tiết phải thu KH, lưu các chứng từ theo
tên KH
Bước 2: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu

Hoạt động Đánh dấu

Chuyển phiếu xuất kho (-)
Đóng gói hàng và lập PGH ba liên, (+)
Lưu PXK theo số thứ tự. (+)
Nhận PGH (liên 1) hàng và hàng hóa (-)
Nhận HĐ (liên 1) (-)
Nhận PGH (liên 2) (-)
Lập hóa đơn hai liên (+)
Lưu PGH theo số thứ tự (+)
Nhận PGH (liên 3), nhận HĐ (liên 2) (-)
Đối chiếu, ghi sổ chi tiết phải thu KH, (+)
lưu các chứng từ theo tên KH (+)
• Bước 2: Phân loại các đối tượng của hệ thống
• Các đối tượng bên ngoài hệ thống:
• Khách hàng
• Thủ kho
• Các đối tượng bên trong hệ thống:
• Bộ phận gửi hàng
• Bộ phận lập hóa đơn
• Kế toán
• Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột:
• Có ba đối tượng bên trong nên chia lưu đồ
thành ba cột.
• Trên đầu mỗi cột lần lượt ghi tên của các đối
tượng bên trong theo hướng từ trái sang phải
là: Bộ phận gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn
và kế toán.
• Bước 4: Mô tả các thành phần cho từng cột và
hoàn thành
• Xác định các thành phần đi vào của hoạt động xử lý
• Xác định các hoạt động xử lý
• Xác định các thành phần đi ra của hoạt động xử lý
• Xác định phương thức lưu trữ và tính chất lưu trữ
Một số điểm lưu ý khi vẽ lưu đồ chứng từ:
• Sử dụng các ký hiệu phù hợp với nội dung mô tả.
• Vẽ theo từng cột hướng từ trên xuống dưới, từ
trái sang phải.
• Nối các ký hiệu trong cột lưu đồ bằng đường nối
mũi tên.
• Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ để tránh sai sót.
Bộ phận gửi hàng Bộ phận lập hóa Kế toán
đơn
Thủ kho B C
A

2 3 2
PXK PGH Hóa đơn
PGH

Lập Hóa Đối chiếu

đơn Ghi sổ chi
Đóng tiết
gói, Lập
PGH 2
PXK 2
1
PXK 2
Hóa đơn Hóa đơn
3 B
2 N 3
1 C PGH
N A
PGH

A Sổ chi
tiết KH
KH
Lưu đồ chứng từ tại công ty Tiến Đạt