Professional Documents
Culture Documents
السلف في نظام الأجور والمرتبات
السلف في نظام الأجور والمرتبات
1
السلف يف نظام األجور واملرتبات (أألونكس برو) ERP
مقدمة
يعالج نظام األونكس برو ERPإجراءات السلف التي تمنح للموظفين ضمن دورة مستندية واضحة وسلسة تلبي جميع االحتماالت المتوقعة للتعامل مع
السلف في المنشأة ،ومن األساسيات التي يجب على مسؤول الموارد البشرية اإللمام بها للعمل على أنظمة رأس المال البشري هو اإللمام بالدورة المستندية
لسلف الموظفين كونها من العمليات األكثر تك ار ار في النظام ،وفي هذا الدليل سيتم تناول مختلف الحاالت المتاحة في النظام للتعامل مع السلف ،فمن
ناحية يمكن منح سلف مؤقتة تستقطع على الموظف خالل نفس الفترة وفي نفس الوقت يمكن منح سلف تقسط على أكثر من شهر مع إمكانية تداخل تلك
األقساط بين السنوات ،مع إمكانية تأجيل تسديد األقساط وإعادة جدولتها.
ومن الحاالت المتاحة في النظام تنوع صرف وسداد السلف حيث يمكن صرف السلف للموظف مع الراتب أو صرفها خارج الراتب ،وفي نفس الوقت يمكن
خصم السلفة على الموظف إما من الراتب أو من مستحقات نهاية الخدمة أو من أي مستحقات أخرى ،كما يتيح النظام التسديد النقدي للسلف.
يستوعب النظام أيضا عكس بعض العمليات المالية في النظام كسلف على الموظف ،كعكس العهد التي منحت للموظف ولم يقم بتسديدها ،أو المشتريات
التي يشتريها الموظف من المنشأة أو صرف نصيب الموظف من التطبيب أو سداد التزام الموظف للغير ،جميع هذه الحاالت يمكن عكسها كسلف على
الموظف.
وسيتم شرح إجراءات السلف في النظام ابتداء من تهيئتها ومرو ار بمنحها وانتهاء بسدادها مع استيعاب مختلف الحاالت واالحتماالت التي سيتم التطرق
لها بشيء من التفصيل في هذا الدليل.
2
السلف يف نظام األجور واملرتبات (أألونكس برو) ERP
-إنزال السلف والعهد مع مستحق نهاية اخلدمة -الغير مسددة عند منح الموظف سلفة في شاشة منح دليل احلسابات
السلف كنوع من االسترشاد بتلك المعلومات قبل إجباري :يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل يتم في دليل الحسابات إضافة الحسابات الخاصة بسلف
إصدار السلفة الجديدة. مع سلف وعهد الموظف عند نهاية الخدمة ،فإذا كانت الموظفين ،ويتم إضافة حساب خاص بالسلف المؤقتة
المنشأة ترغب بأن يتم تصفية تلك السلف والعهد -جتاوز قسط السلفة لصايف الراتب :يستخدم هذا وحساب خاص بالسلف المستديمة وحساب آخر خاص
المتغير لتحديد طريقة التعامل مع قسط السلفة في حالة بصورة إجبارية عند صرف مستحق الخدمة يقوم بالمبالغ الزائدة والمستردة ،على أن يكون نوع الحساب
تجاوزه لصافي الراتب ،فإما أن يتم اختيار عدم خصم المستخدم بتحديد هذا الخيار بإشارة (✓). التحليلي للحسابات السابقة (ذمم موظفين).
القسط وتأجيله إلى الشهر التالي ،أو خصم القسط -إظهار الراتب بالسالب :يستخدم هذا المتغير
كامال وترحيل الفارق إلى حساب المبالغ الزائدة ،أو لتحديد طريقة معالجة استقطاعات الموظف إذا كانت
خصم بما يساوي صافي الراتب وترحيل المتبقي إلى أكبر من االستحقاقات ،ففي حالة السلف يرتبط
الشهر /األشهر التالية. استخدام هذا المتغير بمتغير (عند تجاوز قسط السلفة
لصافي الراتب) فإذا تم اختيار (خصم القسط كامال) - ،حد السلفة :يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة
التعامل مع حدود السلف الممنوحة للموظفين (غير ففي حالة تحديد هذا المتغير بإشارة (✓) تظهر
مستخدم /حسب البند /حسب الموظف /حسب القسيمة بشكلها األولي مع وجود تقرير تنبيهات بوجود متغريات املرتبات واألجور
قسيمة بالسالب ،وفي هذه الحالة يقوم المستخدم
الموظف والبند). -إيقاف خصم أقساط السلف للموظفي املوقفي:
بمعالجة االستقطاعات يدويا كأن يؤجل أو يقسط قيمة
-التوزيع ألقساط السلف عند توزيع الراتب على يستخدم هذا المتغير لتحديد طريقة التعامل مع سلف
السلفة التي بسببها يظهر الراتب بالسالب ،علما بأنه ال
األدلة الفرعية :يتم تحديد طريقة توزيع أقساط السلف الموظفين الذين تم إيقاف رواتبهم ،فاالفتراضي أن النظام
يمكن في أي حال من األحوال ترحيل قيد الراتب
في قيد المرتبات على مراكز التكلفة وبقية األدلة يقوم بعملية احتساب راتب الموقف رواتبهم مع خصم
بالسالب.
الفرعية ،فإما أن يتم التوزيع وفقا لما تم في شاشة قسط السلفة ،أما إذا كانت المنشأة ترغب بإيقاف خصم
-إظهار تنبيه باألقساط على السلف للموظف آليا
توزيع البنود على األدلة الفرعية ،أو وفقا للمحدد في أقساط سلف الموظف الموقف يقوم المستخدم بتحديد هذا
يف شاشة منح السلف :يستخدم هذا المتغير إذا
شاشة منح السلف. المتغير بإشارة.
كانت المنشأة ترغب إظهار تفاصيل سلف الموظف
3
السلف يف نظام األجور واملرتبات (أألونكس برو) ERP
مالحظة: تسلسل أرقام الوثائق :تستخدم هذه الحقول لتحديد طريقة -بند سلف مستدمية :يتم إضافة بند للسلف
المستديمة (استقطاع) وربطه بحساب مستقل به في -يتم التأكد من ترميز بند المبالغ الزائدة الذي يمثل المتمم التعامل مع تسلسل ترقيم الوثائق في شاشات الطلبات
الحسابي عند زيادة استقطاعات الموظف عن دليل الحسابات من نوع (ذمم موظفين) يتم فيه إدخال النوع. وعمليات النظام (تراكمي /حسب
استحقاقاته ،وبند المبالغ المستردة المسؤول عن استرداد سلف الموظفين التي يتم استقطاعها على أكثر من
المبالغ الزائدة في أشهر سابقة بحدود إمكانيات صافي قسط شهري.
الراتب. -بند سلف استحقاق :يتم إضافة بند سلف
(استحقاق) خاص بالسلف التي تصرف مع الراتب -يستوعب النظام كثير من الشروط التي يمكن فرضها
على السلف يمكن م ارجعتها في دليل المستخدم شاشة ليكون في الجانب المدين من القيد الناتج عن احتساب
ترميز بنود الراتب. صافي الراتب ،وربطه بنفس الحساب الذي تم ربطه
ببند السلف المستديمة أو بحساب السلف المؤقتة ترميز أنواع وثائق املرتبات
(حسب عدد أقساط السلفة) ،أي أنه يفضل إضافة ترميز بنود السلف
يضاف في هذه الشاشة أنواع طلبات وأنواع منح السلف،
بندي سلف استحقاق ،البند األول للسلفة التي تستقطع يتم ترميز بنود السلف المختلفة في شاشة ترميز بنود الراتب
مع تحديد ما إذا كان الطلب إجباري أم ال وهل يمكن
من راتب الشهر التالي فقط ،والبند اآلخر للسلف التي في تهيئة النظام ،حيث تنقسم البنود التي يمكن إضافتها إلى
تعديله عند اإلنزال أم ال.
تستقطع على أكثر من شهر تالي. ما يلي:
-بند سلف مؤقتة :يتم إضافة بند للسلف المؤقتة -بنود سلف مشرتيات العاملي من مؤسسات
أخرى :يتم إضافة بنود سلف (استقطاع) لسداد (استقطاع) وربطه بحساب مستقل به في دليل الحسابات
الموظف التزاماته للغير (مشتريات العاملين من من نوع (ذمم موظفين) يتم فيه إدخال سلف الموظفين
مؤسسات أخرى /نفقة شرعية /أقساط مدارس ./الخ) التي تستقطع في نفس الفترة اإلدارية التي تم فيه منح
ويتم ربط كل بند بالحساب الخاص به. السلفة.
4
السلف يف نظام األجور واملرتبات (أألونكس برو) ERP
يتم من خالل هذه الشاشة وضع حدود لحسابات السلف ترميز الئحة أقساط السلف
تستخدم الشاشة لغرض ترميز اللوائح التي ستنظم استقطاع بحيث تتوقف صالحية تجاوزها (يسمح للمستخدم أو ال
سلف الموظفين إذا كان استقطاع نوع من أنواع السلف أو يسمح أو يسمح مع التنبيه) بموجب ما تم منحه من
أكثر في المنشأة يخضع للوائح منظمة لذلك ،ويتم ترميز صالحية للمستخدم في شاشة صالحيات العمليات ،ويمكن
تلك اللوائح مع بنود السلف التي تم فيها تفعيل خيار عمل حدود يومية أو شهرية بحيث يشيك النظام عليها سواء
مالحظة (تطبيق الئحة التقسيط للسلف) في شاشة ترميز بنود الراتب عند اعتماد طلبات الصرف أو إضافة سندات الصرف.
هناك حاالت يتم فيها صرف السلف والصرفيات مع تحديد الشروط التي بموجبها سيتم استقطاع السلف،
اليومية للموظفين بسندات صرف مباشرة دون مرورها وفي هذه الحالة سيتم تطبيق تلك الشروط ولن يتم التعامل
مسبقا في نظام األجور والمرتبات مما يعني عدم تأثر مع عدد األقساط.
5
السلف يف نظام األجور واملرتبات (أألونكس برو) ERP
بشكل جماعي في شاشة منح السلف الجماعي ،علما بأن -منح السلف بعد صرفها :في حالة استالم الموظف
لسلفته مسبقا بسند صرف نقدي ،أو في حالة وجود الشاشة األساسية إلضافة السلف هي شاشة منح السلف؛
صرفيات يومية للعمال يتم صرفها بسندات صرف أي أنه عند استخدام شاشة منح السلف الجماعي يقوم
يومية ،ففي هذه الحالة يتم عمل منح سلفة افتتاحية بكل النظام بإضافة سجالت فردية للسجالت المدرجة في شاشة
سلفة أو سلفة جماعية افتتاحية برصيد حساب السلف منح السلف الفردي والتي يمكن منها التعديل أو الحذف
نهاية الشهر ،علما بأن التأشير على خيار سلفة افتتاحية بشكل فردي ،وبشكل عام يمكن إدخال السلف على
ضروريا كي ال تظهر السلفة عند أمين الصندوق في منح سلفة تصرف مع الراتب :يستخدم هذا الخيار الموظفين في نظام األجور والمرتبات بالعديد من الطرق
إذا كانت السلفة ستصرف مع راتب الشهر الحالي وسيتم سند الصرف مرة أخرى. نوجزها بما يلي:
استقطاعها من راتب الشهر التالي لشهر الصرف؛ أو أوال :اإلضافة اليدوية
على أقساط تشمل الشهر الحالي ،ففي هذه الحالة يتم -منح السلف قبل صرفها :يتم ذلك من خالل إدخال
منح الموظف سلفة طريقة صرفها (تصرف مع الراتب)، السلفة في شاشة منح السلف؛ أو كطلب سلفة يخضع
مع ضرورة ترميز بند البدل (بند تصنيفه سلف نوعها لالعتماد ،وعند صرف السلفة بسند صرف يتم إنزالها من
استحقاق) يتم ربطه بنفس الحساب الذي تم ربطه منح سلفة أو منح السلف الجماعي كما هو ظاه ار
-سداد التزام املوظف للغري استقطاعا من الراتب:
بحساب بند السلف استقطاع. بالصورة.
عند تعامل المنشأة مع مورد معين يشتري منه الموظفون
حاجيات معينة أو غيرها من الحاالت كالنفقة الشرعية
وأقساط الجامعات وغيرها من الحاالت ،ويراد خصمها
وتقسيطها في نظام األجور والمرتبات ،حيث يمكن
ترميز بند سلفة وربطه بالحساب المختص ثم إدخال
المبلغ في شاشة منح السلف بحيث تكون طريقة الصرف
(سداد التزام للغير) كما هو ظاهر بالصورة أدناه.
6
السلف يف نظام األجور واملرتبات (أألونكس برو) ERP
ثانيا :إنزال السلف من عمليات متت يف شاشات -منح عهدة :عند إصدار عهد من شاشة منح عهدة أنواع السلف من حيث مدتها
مالية ألحد الموظفين وقررت إدارة المنشأة تحويلها إلى تنقسم السلف من حيث مدتها إلى سلف مؤقتة (تستقطع أخرى
سلفة فإنه من خالل شاشة منح السلف تحويلها إلى سلفة بنفس الشهر) أو سلف مستديمة (قروض) يتم تقسيطها اإلنزال اليدوي
على نفس الموظف أو على موظف آخر ،وكما هو على الموظف: -قيد اليومية :عند قيد مبالغ على موظف بقيد يومية
-السلف املؤقتة :هي سلف يتم خصمها بالكامل من موضح في الصورة. يمكن عكس هذه المبالغ كسلفة على الموظف من خالل
راتب الشهر التي تصرف فيه السلفة (قسط واحد استخدام خيار (سداد إشعارات)؛ وبتحديد الفترة الزمنية
فقط) ،وفي هذه الحالة يجب إضافة بند مستقل في بين تاريخين يقوم النظام بإنزال المبالغ المقيدة على
شاشة ترميز بنود الراتب للسلف المؤقتة وربطها الموظف بقيود يومية خالل تلك الفترة.
بحساب مستقل عن الحساب الذي سيتم ربطه ببند
السلف المستديمة. -نصيب املوظف من التطبيب :يمكن إن ازل نصيب
الموظف من الرعاية الصحية وتحويلها إلى سلفة من
خالل تحديد طريقة الصرف (حصة الموظف من الرعاية
الصحية). -صايف املبيعات :عند شراء الموظفين أصناف معينة
من المنشأة وإصدار فاتورة مبيعات على أحد الحسابات
المرتبطة ببنود السلف في نظام األجور والمرتبات ،فإنه
-السلف املستدمية :هي سلف يتم خصمها على
يمكن إنزالها في شاشة منح السلف من صافي المبيعات.
أكثر من قسط شهري ،وفي هذه الحالة يجب إضافة
بند مستقل في شاشة ترميز بنود الراتب وربطه
اإلنزال اآلل
بحساب السلف المستديمة (حساب مستقل عن حساب
-تسوية السلفة :سيتم التطرق لهذا الموضوع عند شرح
السلف المؤقتة).
شاشة تسوية سلفة.
7
السلف يف نظام األجور واملرتبات (أألونكس برو) ERP
الحركات في شاشة منح السلف آليا ،حيث يوجد فيها سلفة) فيتم ذلك باستخدام شاشة تأجيل أقساط السلف.
ثالثة أنواع للتسوية يستخدم كل نوع لتحقيق العديد من من الراتب :يتم تحديد هذا الخيار -وهو الخيار -
8
السلف يف نظام األجور واملرتبات (أألونكس برو) ERP
• تقديم بعض الموظفين بطلب إلى اإلدارة لتقسيط ▪ إجراء قيد مالي آلي يجعل فيه حساب السلفة
المبالغ الزائدة على أشهر تالية نتيجة لكبر مبلغها، الجديدة مدينا بمبلغ التسوية وحساب السلفة
وفي هذه الحالة يتم عمل تسوية سلفة (تسوية سلفة القديمة دائنا بنفس المبلغ.
إلى سلفة جديدة -قيد مالي آلي) يتم فيه تحويل ▪ يتم تسديد السلفة القديمة وإضافة سلفة جديدة
جزء من السلف المؤقتة للموظف خالل الشهر إلى
بشكل آلي إنزاال من تسوية سلفة ،ونالحظ ذلك
سلفة مستديمة وتقسيطها ،وينتج عن تسوية السلفة
عند استعراض السلف في شاشة منح السلف.
تخفيض المبالغ الزائدة للموظف في كشف الراتب
تسوية السلف واملبالغ الزائدة • تسوية سلفة إىل حساب مال -قيد مال آل:
أو تصفيرها وظهور مبلغ في عمود صافي الراتب
تظهر المبالغ الزائدة إذا كانت أقساط السلف أكبر من يستخدم هذا النوع إلقفال سلفة معينة أو جزء منها
للموظف.
صافي الراتب وكان المتغير الخاص بذلك في متغيرات في حساب غير حسابات السلف ،مثل تحويلها إلى
• المبالغ الزائدة التي على الموظف قليلة مما يعني
إمكانية استردادها خالل الشهر التالي ،وفي هذه نظام األجور والمرتبات (خصم القسط كامال) ،ففي نهاية حساب عهد الموظفين ،أو إعفاء الموظف منها
الحالة ال يتم عمل تسوية سلفة ،على اعتبار أنها الشهر وعند طباعة كشف الراتب قد تظهر مبالغ زائدة المساعدات مصروف حساب في وإقفالها
ستظهر في كشف الراتب للشهر التالي آليا تحت على بعض الموظفين مما يعني أنه ليس للموظف صافي والصدقات ،وعند إجراء عملية من هذا النوع يقوم
بند المبالغ المستردة (االستقطاعات). راتب ليستلمه في ذلك الشهر ،وبشكل عام فإننا أمام واحد النظام بما يلي:
-النظام يخصم المبالغ ال ازئدة من راتب الشهر التالي االحتماالت التالية: ▪ إجراء قيد مالي آلي يجعل فيه حساب السلف
(مبالغ مستردة) ،فإذا وجدت مبالغ زائدة على موظف تم -عدم ظهور مبالغ زائدة على الموظفين في كشف دائنا بمبلغ التسوية ،والحساب الذي تم إقفالها
إنهاء خدمته قبل أكثر من شهر وأعيد للخدمة في
الراتب ،مما يعني أن إجمالي االستقطاعات التي على فيه مدينا بنفس المبلغ.
الشهر الحالي ،فإن النظام ال يقوم باسترداد المبالغ
الموظف أقل أو يساوي إجمالي استحقاقاته. ▪ يتم تسديد السلفة السابقة أو جزء منها بمقدار
الزائدة في كشف الراتب بافتارض أنه قد تم تصفية
-ظهور مبالغ زائدة على بعض الموظفين في كشف مبلغ التسوية.
حساب الموظف عند إنهاء خدمته ،فيجب في هذه
الحالة عمل قيد مالي يدوي بالمبالغ الزائدة السابقة الراتب ،مما يعني أن إجمالي االستقطاعات التي على • تسوية سلفة سداد مباشر -بدون قيد مال:
يجعل فيه حساب السلف مدينا وحساب المبالغ الزائدة الموظف أكبر من إجمالي استحقاقاته ،مما يجعل يستخدم هذا النوع لتسديد سلفة أو جزء منها لمعالجة
دائنا ،ثم يتم عمل سلفة افتتاحية بالمبلغ أو إنزال السلفة مسؤول الموارد البشرية في المنشأة أمام أحد االحتماالت خطأ معين عند إدخال السلفة ،أو لتسديد سلف
من (سداد إشعارات). التالية: معينة الستبدالها بسلفة أو سلف أخرى.
9