PERATURAN DAN TATA TERTIB UNTUK KONTRAKTOR/VENDOR

ENTERING/ LEAVING THE BUILDING – PREMISES

1. Menunjukkan surat pengantar dari bagian Sales & Marketing, dan membawa kartu tanda
pengenal (KTP) yang masih berlaku seperti KTP/ SIM/ kartu tanda karyawan perusahaan
yang asli.
All contractors/ vendor must present their permit letter issued by Sales &Marketing also
must bring a valid original ID card.

2. Harus lapor ke bagian Keamanan untuk mendapatkan tanda pengenal untuk masuk ke
gedung dan dapat menggunakan fasilitas servise lift barang. Tanpa ada tanda pengenal,
management berhak untuk mempersilahkan orang tersebut meninggalkan tempat. Satu
kartu tanda masuk hanya berlaku untuk satu orang dan tidak bisa di pindah tangankan.
Dan apabila menghilangkan / merusakkan kartu tanda masuk maka akan di kenakan biaya
penggantian sebesar Rp 20,000
All contractors/ vendors must get visitor card from Security and without ID card they
cannot enter the venue. One entry pass is only for one person and it is not transferable.
Entry pass missing / broken will be charge IDR 20,000

3. Memberikan uang jaminan dan harus di bayarkan secara H-7 sebelum event oleh
vendor/kontraktor. Uang jaminan akan di kembalikan 14 (empat belas) hari kerja sesudah
acara melalui transfer bank, jika memang tidak ditemukan kerusakan/ meninggalkan bekas
dekorasi berupa apapun di area acara dan daerah sekitarnya.
Adapun uang jaminan adalah sebesar :
- Dekorasi ruangan & panggung Rp 4,000,000
- Stage Production Rp 4,000,000
(Sound,Lighting,Multi Media)
- Special effect Rp 1,000,000
* Untuk Kontraktor dan Vendor Pameran (atau booth special design)
# Official Contractor Rp 5,000,000
# 100 sqm < Rp 10,000,000
# 51-100 sqm Rp 5,000,000
# 4-50 sqm Rp 3,000,000
Note: Surat Ijin Loading diberikan setelah pihak Keuangan mengkonfirmasi penerimaan deposit.

A refundable Vendor deposit must be paid by the Vendor/Contractor latest by 7 days prior.
Deposit will be refunded 14 (fourteen) days after the venue checklist after event once it
has been ascertained that no damage occurred nor trash left.
The amount of Deposit as bellows:
- Decoration to include stage Rp 4,000,000
- Stage Production Rp 4,000,000
(Sound, Lighting, Multimedia)
- Special effect Rp 1,000,000
* For Contractor and Vendor with special design
# Official Contractor Rp 5,000,000
# 100 sqm < Rp 10,000,000
# 51-100 sqm Rp 5,000,000
# 4-50 sqm Rp 3,000,000
Note: Loading Permit will be issued after our finance received deposit payment.

Page 1 of 6
4. Selama bekerja di area gedung, di haruskan berpakaian yang pantas/ sopan dan
mengenakan sepatu. Di larang mengenakan kaos singlet, topi, baju loreng mirip seragam
TNI
Proper dress and shoes should be worn. Wearing undershirt, hat, army look dress is
prohibited

5. Pengiriman peralatan dekorasi harus melewati pintu belakang (loading dock).

Pintu Loading dock C di gunakan untuk pemasukan barang di Convention dan Ballroom.
Pintu Loading dock A dan B di gunakan untuk pemasukan barang di Exhibition Hall
All decoration, equipment etc. must be delivered through the back entrance(loading dock
C for ballroom and convention, while loading dock A&B for Exhibition Hall )

6. Pengangkutan barang dari / ke tempat acara harus menggunakan trolly (disediakan sendiri
oleh pihak kontraktor). Semua tenaga pengangkutan di sediakan oleh pihak
kontraktor/vendor
It is recommended to use trolleys (provided by contractor) to carry equipment to and from
event venue. All vendors/ contractors use their own staff

SELAMA BERADA DI AREA CONVEX / BEKERJA DI DALAM GEDUNG

CONVEX
WHILE THE WORKERS ARE IN THE CONVEX OR WORKING WITHIN
THE CONVEX PREMISES
1. Di larang merokok dan makan / membawa makanan dan minuman dari luar di waktu
bekerja baik di dalam atau diluar area convex selain di tempat yang telah disediakan. Di
larang tidur dan bermalas-malasan diarea kerja. EO ikut bertanggung jawab sepenuhnya
untuk menjaga kebersihan. (Jika kedapatan merokok maka dikenakan denda sebesar
Rp 100,ooo)
Smoking and consuming food strictly prohibited at the working site, public area or at the
back corridor. Sleeping, loafing, laziness is strictly prohibitedin all working area. Event
Organizer are responsible for area cleanliness. IDR 100,000 fund for every smoker

2. Selama acara berlangsung, para karyawan dari pihak vendor / kontraktor, pagar ayu atau
staf event organizer diharuskan makan dan minum pada tempat yang ditentukan oleh
management, tidak di daerah yang terlihat tamu (public area), serta bertanggung jawab
terhadap kebersihan lingkungan area Convex
Vendors / contractors, event organizer staff are not allowed to have their meal in a public
area.

3. Tidak di perkenankan meminjam peralatan dari Convex tanpa persetujuan pihak

Management. Tidak di perkenankan menggunakan fasilitas Convex yang disediakan buat
tamu misalnya kamarkecil (toilet), lift tamu, kursi banquet, sofa dan lain sebagainya. Para
pekerja hanya di ijinkan untuk menggunakan kamar kecil (toilet) di area LG
It is forbidden to use convex equipment, without authorization from the management of
Convex.It is not allowed using guest facilities such as guest toilet, guest lift, banquet
chairs, sofa, etc. Theworker(s) is only permitted to use toilet at LG level

Page 2 of 6
4. Tidak diperkenankan merubah pengaturan ruangan, interior dan tatanan dekorasi convex
kecuali ada persetujuan sebelumnya antara kedua belah pihak.
It is not allowed to change venue decoration and room set-up without having any
agreement from both sides.

5. Tidak diperkenankan memaku, memotong, menempel tembok/kayu, panggung, meja di

area function room Convex dan apabila terdapat kerusakan maka akan dibebankan kepihak
vendor/kontraktor dengan mengambil dari deposit yang telah diserahkan.
Under no conditions are nails, cuts, tacks, tape or other items which may damage the
equipment of to be used on any walls or equipment. Any damage will be charge taken
from deposit paid

6. Semua dekorasi tanaman ataupun taman yang berkolam diharuskan menggunakan alas.
Semua pekerjaan stan/dekorasi harus di beri alas multiplek min. 5 mm atau alas plastic atau
karet sebelum pekerjaan di lakukan.
All plants and mini garden decoration must have protective under liner / plastic sheet.
fittings also should be covered with plywoodmin. 5 mm or plastic/ rubber/ based before
the work is started.

7. Tidak diperkenankan meninggalkan peralatan dekorasi di area convex, kecuali ada

persetujuan dari kedua belah pihak. Management tidak bertanggung jawab terhadap
barang barang hilang milik vendor/kontraktor.
Decoration/equipment left in convex area will be disposed of if not collected and
management is notresponsible for contractor/ vendor equipment

PERATURAN KESELAMATAN KERJA

SAFETY REGULATION
1. Tinggi susunan dekorasi tidak di perbolehkan mencapai lampu ruangan (chandelier) atau
plafon ruangan.
Height of decoration should not reach the chandeliers nor the function room’s ceiling.

2. Penataan semua dekorasi harus di letakkan minimal 60cm dari dinding ruangan. Semua
tanda EXIT / Hydrant didalam ruangan tidak boleh tertutup oleh apapun, tanda EXIT /
Hydrant harus tetap dapat di lihat dari semua arah.
All decoration should be placed minimum 60cm from the function rooms’ wall. All EXIT /
Hydrant signsmust not be covered, must remain visible from any direction.

3. Tabung pemadam api yang tersedia di dalam ruangan/ tergantung di dinding tidak boleh di
pindahkan, diturunkan atau di tutupi.
Under no circumstances should fire extinguisher be removed, taken down or covered.

4. Setiap pekerjaan sambungan kabel/ pemasangan alat yang menggunakan arus listrik atau
berpotensi menimbulkan resiko bahaya kebakaran harus di isolasi menggunakan isolasi 3M
atau sejenisnya dan harus diketahui, disetujui dan di awasi oleh petugas engineering.
Semua kabel yang melintas wajib tertutup penuh menggunakan cable cover, karpet dan
atau sejenisnya dan di lakban atau sejenisnya. Setiap sambungan listrik yang akan
digunakan pada terminal stop kontak wajib dilengkapi dengan steker.
Any works, installation, cabling connection, etc. using current of possible for having fire
risks must be isolated with 3M and acknowledged, approved and supervised by the
engineering staff. All crossing cable must be covered by cable cover, carpet or black

Page 3 of 6
 tape/similar. Every electrical connection in the socket outlet must be equipped with a
plug.

5. Beban tenaga listrik maksimum per function hall,

> Ballroom 82,000 watt
> Convention 100,000 watt
> Exhibition 630,000 watt
Maximum electricity power consumption per function hall,
 Ballroom 82,000 watt
 Convention 100,000 watt
 Exhibition 630,000 watt

6. Dilarang keras menggunakan double tape maupun stapler tembak pada dinding, pilar,
karpet maupun panggung
It is strictly prohibited to use double tape and stapler/ gun stapler on the wall, pillar,
carpet nor stage

7. Dilarang keras untuk memamerkan / mendisplay kendaraan bermotor dengan tanki bensin
yang terisi penuh (di perbolehkan hanya sebatas memasukkan & mengeluarkan mobil) dan
wajib memakai alas +carpet yang sepadan dengan berat kendaraan
It is strictly prohibited to display vehicle(s) (car, motorcycle, etc) with fuel in tanks and
without proper baseand carpet as under liner

8. Dilarang keras menggunakan api, kembang api dan sejenisnya. Dilarang keras untuk
memasang lilin di atas karpet / lantai, meja, dekat Styrofoam, kain, kertas atau bahan lain
yang mudah terbakar.Lilin hanya di perbolehkan menggunakan lilin electric.
Dilarang keras melakukan pengelasan di dalam area Convex
It is strictly prohibited to have any naked flames or fireworks. It is prohibited to light up
the candle on thecarpet/ floor, tables, close to the Styrofoam, material/ curtain or other
flammable material under no circumstances. Only electric candle are allowed.
Welding inside the room is strictly prohibited.

9. Dilarang keras untuk menempatkan tiner, cat, dan cairan yang mudah terbakar di area yang
dekat dengan sumber api / listrik. Kaleng tiner, cat, dll harus selalu dalam kondisi tertutup rapat
dan diberi label.
It is strictly forbidden to place thinner, paint, and flammable liquids close to any fire/electric
sources. Thinner/paint cans etc must be placed in sealed or covered properly and labeled.

10. Untuk pekerjaan yang berisiko tinggi, vendor/kontraktor wajib menggunakan Alat Pengaman
Diri (APD) seperti body harness, helm, sepatu safety, kacatama las, sarung tangan las,
menyediakan APAR, dll sesuai dengan jenis pekerjaan. Pekerjaan berisiko tinggi disini yang
dimaksud seperti pekerjaan ketinggian, pekerjaan panas (las, gerinda, dsb), listrik tegangan tinggi,
pengangkatan kritis & alat berat, dll. Penggunaan APD tersebut wajib di taati oleh vendor selama
bekerja.
For high risk activities, all vendors/contractors are required to use Personal Safety Equipment
(PPE) such as body harness, helmets, safety shoes, welding goggles, welding gloves, fire
extinguishers, etc according to the type of activities. The high risk activities include height
activities, heat activities (welding/grinding), high voltage electricity, critical lifting and heavy
equipment/machineries. The use of PPE is mandatory for all vendors/contractors while
working in the building areas.

Page 4 of 6
 PERTANGGUNGAN JAWAB PEKERJA/ KONTRAKTOR
THE RESPONSIBILITY OF CONTRACTOR WORKERS
1. Petugas Convex (Security, Banquet operation &Hall Officer) bersama sama dengan
Petugas yang berwenang dari kontraktor akan mengecek kondisi ruangan sebelum
pekerjaan kontraktor di mulai dan sesudah pembongkaran pekerjaan
Convex staff (Security, Banquet operation, Engineering) will do a walk thru together
before and after thework

2. Apabila terjadi / terdapat kerusakan barang/ alat/ fasilitas milik Convex dan kerugian yang di
akibatkan oleh kesengajaan atau ketidak sengajaan / kecerobohan pekerja kontraktor,
maka biaya penggantian / perbaikannya akan di bebankan kepada pekerja yang
bersangkutan atau kepada perusahaan kontraktor dimana yang bersangkutan bekerja
The respective worker or the main contractor/ company will be responsible for any
damage or loss of theconvex equipment’s or facilities as the results of their carelessness
or ignorance

3. Management convex berhak untuk melarang / memberhentikan pekerjaan yang tidak di

beritahukan dan di setujui oleh Events sales / Banquet Operation
Convex management has a full right to stop all the works if it is not acknowledged and
approval by Events sales/ BanquetOperations

4. Penyelia/ Supervisor/ Pimpinan dari pihak kontraktor harus bertanggung jawab penuh dan
melakukan control dan pengawasan sesuai tugasnya terhadap para pekerjanya selama
berada didalam area convex.
Memperhatikan safety prosedur untuk setiap pekerjaan yang di lakukan, dan apabila terjadi
kecelakaan kerja yang di akibatkan karena kelalaian pekerja atau kurangnya alat pengaman
dari masing-masing pekerja / kontraktor / vendor, maka sepenuhnya menjadi tanggung
jawab dari masing –masing pekerja / kontraktor / vendor itu sendiri.
The supervisor will take the full responsibility for controlling and monitoring their workers
properly duringpresence anywhere within the convex area. Any accidents due to
negligence or lack of worker safety devices of each worker / contractor / vendor, it is
entirely responsibility of each worker / contractor / vendor

5. Penyelia/ Supervisor/ Pimpinan dari pihak kontraktor bertanggung jawab penuh terhadap
kebersihan lokasi acara khususnya setelah pembongkaran alat-alat, materi dekorasi /
pameran, panggung dan lain sebagainya.
The supervisor will take the full responsibility for the cleanliness of the function room
especially after thedismantling of all their equipment’s decoration, exhibition booth,
stage, etc.

6. Pihak kontraktor berkewajiban menjaga kebersihan dan membersihkan sampah, kotoran

dan sisa-sisa pekerjaan baik itu yang terjadi pada saat persiapan atau pun yang berlangsung
pada saat acara berupa sampah (contoh : Kayu, Confetti, Styrofoam, etc).
The contractor must clean up all the rubbish from the booth/the area at all time and
before leaving the building.

Page 5 of 6
7. Pihak Venue menetapkan biaya pembuangan Sampah berlaku untuk seluruh
kontraktor/vendor sesuai luasan stan pameran Rp. 10.000,- per m2 atau sesuai
ruangan/area penyewaan (untuk non-pameran) :
# Exhibition Hall Rp 8,000,000
# Convention Hall Rp 6,000,000
Note: The Garbage Disposal fees will be deducted from received deposit.
Convex Management determines the garbage disposal fee applies to all
contractors/vendors according to the stand area of Rp. 10.000,- per m2 OR according to
the rental area (for events non-expo).

PEMERIKSAAN
BODY CHECKING
1. Pihak keamanan convex berhak untuk melakukan pemeriksaan badan terhadap pekerja dan
pemeriksaan terhadap segala barang bawaan apapun yang di bawa masuk/ keluar oleh
setiap pekerja yang melewati/ akan meninggalkan convex melalui pos keamanan/ pintu
karyawan
The convex’s security staff has the full authority to conduct body checking/ search to any
worker to checkfor anything that brought in/out by the worker who passing the Security
post/ staff entrance

2. Peraturan di atas berlaku pula untuk pekerjaan yang dilakukan di ruangan pertemuan,
outlet, maupun area convex lainnya.
All regulations are applicable in all areas of Convex

Saya yang bertanda tangan dibawah ini telah menerima dokumen mengenai “PERATURAN DAN
TATA TERTIB UNTUK VENDOR / KONTRAKTOR” dari Grand city Surabaya, dan saya bersedia
untuk mentaati aturan–aturan tersebut diatas, begitu juga dengan pekerja / karyawan pihak kami
selama berada di Grand city Surabaya.

I herewith signed the “Rules & Regulations for Vendors/Contractors” of Grand City Surabaya and
also the team and I are willing to obey the rules & regulations above during the process in the
venue.

Company / Booth / Event : _______________________________________

PIC & phone no. : _______________________________________

Bank Account (for refund) : _______________________________________

_______________________________________

Signature + Stamp : _______________________________________

Page 6 of 6