1.

Khái niệm và vai trò của hoạch định:

Khái niệm:

- Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định
biện pháp tốt nhất cùng những phương tiện để thực hiện những
mục tiêu đã đề ra.

- Hoạch định là chức năng đầu tiên trong hệ thống các chức năng
quản trị, là cơ sở cho các chức năng quản trị khác.

- Tất cả nhà quản trị đều thực hiện chức năng hoạch định, khi thực
hiện chức năng hoạch định nhà quản trị phải nghiên cứu quá khứ
để ra quyết định trong hiện tại về việc trong tương lai, đó là lựa
chọn sứ mạng và mục tiêu của tổ chức và những chiến lược nhằm
thực hiện mục tiêu đã đề ra cùng với việc xác định những mục tiêu
của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trên cơ sở mục tiêu chung của
doanh nghiệp với sự thay đổi của môi trường.

- Thuật ngữ hoạch định ở đây chỉ hoạch định chính thức mà trong
đó các nhà quản trị sử dụng những kỹ thuật rõ ràng và những thủ
tục chính xác để xây dựng nên những kế hoạch có văn bản để các
thành viên trong tổ chức thực hiện trong vài năm. Sau cùng, hoạch
định của quản trị vạch rõ con đường để đi tới mục tiêu đã đặt.

Hoạch định triển khai có thể chia làm hai giai đoạn: hoạch định phương
án và giai đoạn lập kế hoạch. Nếu như hoạch định phương án chỉ dừng
lại ở việc xác định phương án thực hiện mục tiêu, thì hoạch định triển
khai phải được tiếp nối thêm việc lập các kế hoạch giúp bảo đảm quá
trình thực hiện các phương án khả thi.

2. Vai trò của hoạch định:

Trong điều kiện môi trường kinh doanh ngày nay thay đổi rất nhanh
chóng, một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi đồng thời thích
nghi với sự thay đổi, duy trì được mức độ ổn định cần thiết, tối thiểu hóa
rủi ro, bất trắc và xây dựng được một ý thức về kỷ cương nội bộ. Tất cả
đều phụ thuộc vào hoạch định bởi vì hoạch định là quá trình chuẩn
bị cho tương lai lâu dài của tổ chức. Do đó, quá trình hoạch định có vai
trò quan trọng sau:
- Nhận diện các thời cơ kinh doanh trong tương lai. Hoạch định nhằm
xác định mục tiêu và phương hướng lâu dài của tổ chức nhờ đó mà tổ
chức biết rõ sẽ đi tới đâu và phải làm thế nào để đi tới đích đã xác định.
- Dự kiến trước và tránh khỏi những nguy cơ, khó khăn. Khi hoạch định
nhà quản trị tư duy có hệ thống từ đó dự đoán các tình huống có thể xảy
ra và các biện pháp ứng phó nhờ đó giúp cho tổ chức tận dụng được các
cơ hội và chủ động phòng ngừa rủi ro.
- Triển khai kịp thời các chương trình hành động. Hoạch định đảm bảo
thứ thự ưu tiên hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu nên giúp nhà
quản trị phân bổ các nguồn lực hợp lý nhất và sử dụng có hiệu quả các
nguồn lực.
- Đảm bảo cho tổ chức luôn đi đúng hướng mục tiêu đã định. Hoạch
định vạch rõ các tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động,
hoạch định đảm bảo cho các chức năng khác có tính hướng đích cụ thể.

Khi những lợi ích cơ bản này được tận dụng, tổ chức sẽ có cơ hội tốt
hơn để đạt được các mục tiêu đã định.

3. Phân loại hoạch định:

Có nhiều tiêu thức phân loại hoạch định như: dựa trên cấp bậc quản trị
tiến hành hoạch định, đối tượng tham gia công tác hoạch định, phạm vi
hoạch định, mục tiêu và thời gian hoạch định. Với mỗi cách tiếp
cận phân loại hoạch định theo từng tiêu thức riêng lẻ hoạch định sẽ có
nhiều tên gọi khác nhau. Nhưng có những trường hợp tên gọi hoạch định
là khác nhau nhưng bản chất công việc hoạch định là khá tương đồng.
Tiêu thức phân loại Phân loại hoạch định Mô tả nội dung từng
hoạch định loại hoạch định, mức
độ và phạm vi ảnh
hưởng

Cấp độ quản trị Hoạch định chiến - Hoạch định

lược chiến lược nhằm
đạt mục tiêu cấp
công ty (mục
tiêu doanh số,
lợi nhuận, hình
ảnh, thương
hiệu, vị trí chiến
lược của công ty
trên thị
trường,..).
- Hoạch định
chiến lược thể
hiện phương án
mang tính tổng
quát giúp đạt
mục tiêu tổ
chức/ công ty.
Trong bản hoạch
định chiến lược
thể hiện khái
quát phương
thức phối hợp
của các đơn vị,
các bộ phận
trong tổ giúp tổ
chức đạt mục
tiêu.
 - Thành viên chủ
lực trong việc
xây dựng, tổ
chức triển khai
và triển khai
đánh giá quá
trình hoạt động
là nhà quản trị
cấp cao: giám
đốc điều
hành/phó giám
đốc điều hành;
giám đốc chi
nhánh/ phó giám
đốc chi nhánh;
trưởng các đơn
vị kinh doanh,..

Hoạch định chiến - Mục tiêu cấp

lược/chính sách công ty sẽ
được phân tầng
xuống mục tiêu
cấp đơn vị và
hoạch định
chiến
thuật/chính sách
nhằm đạt mục
tiêu cấp đơn vị,
chi nhánh, bộ
phận (mục tiêu
doanh số, chi
phí, hình ảnh
của đơn vị,…).
- Từ hoạch định
chiến lược, các
đơn vị, bộ phận
tiến hành xây
dựng các hoạch
định chiến
thuật/chính sách.
Hoạch định
chiến
thuật/chínhsách
là chương trình
hành động giúp
đạt những mục
tiêu cụ thể của
đơn vị, bộ phận
của đơn vị, chi
nhánh, bộ phận
dựa trên nền
chiến lược tổng
thể của tổ chức.
Ví dụ: chính
sách mở rộng
và phát triển
chi nhánh.

- Thành viên chủ

lực trong việc
xây dựng, tổ
chức triển khai
và triển khai
đánh giá quá
trình hoạt động
là nhà quản trị
cấp đơn vị, nhà
 quản trị chức
năng: giám đốc
chi nhánh/ phó
giám đốc chi
nhánh; trưởng
các đơn vị kinh
doanh,..

- Bản chất của

Hoạch định tác nghiệp hoạch định tác
(vận hành) nghiệp (vận
hành) chính là
kế hoạch tác
nghiệp nhằm
thực hiện công
việc đạt: hiệu
quả, hiệu suất,
năng suất, thời
gian,..
- Dựa trên hoạch
định cấp đơn vị
sẽ triển khai
hoạch định tác
nghiệp (vận
hành). Hoạch
định tác nghiệp
là bản mô tả kế
hoạch thực hiện,
kế hoạch phối
hợp các hoạt
động trong
tổ/nhóm/đội. Từ
tiến độ thực
hiện, cách thực
hiện, người thực
 hiện, thời gian
thực hiện, chi
phí thực hiện
từng hoạt động.
- Thành viên chủ
lực trong việc
xây dựng kế
hoạch và tổ chức
triển khai và
triển khai đánh
giá quá trình
thực hiện các
hoạt động là
nhà quản trị
cấp cơ sở:
tổ/nhóm/ đội
trưởng; các
trưởng chuyên
môn: trưởng
chăm sóc
khách hàng tổ
chức, trưởng tổ
chức dự kiện,..

Thời gian Hoạch định dài hạn 2 - Hoạch định

-10 năm chiến lược nhằm
đạt mục tiêu cấp
công ty (mục
tiêu doanh số,
lợi nhuận, hình
ảnh, thương
hiệu, vị trí chiến
lược của công ty
trên thị
 trường,..).
- Hoạch định
chiến lược là
bản mô tả
chương trình
phối hợp các
hoạt động
trong tổ chức/
công ty; thể hiện
phương thức
hoạt động mang
tính tổng thể của
tổ chức giúp đạt
mục tiêu cấp
công ty.
- Thành viên chủ
lực trong việc
xây dựng, tổ
chức triển khai
và triển khai
đánh giá quá
trình hoạt động
là nhà quản trị
cấp cao: giám
đốc điều
hành/phó giám
đốc điều hành;
giám đốc chi
nhánh/ phó giám
đốc chi nhánh;
trưởng các đơn
vị kinh doanh,..

Hoạch định trung hạn

1-2 năm - Bản chất của
 hoạch định
trung hạn là
hoạch định
chính sách thực
hiện các mục
tiêu trung hạn.
Mục tiêu trung
hạn được phân
tầng từ mục tiêu
dài hạn.
- Thành viên chủ
lực trong việc
xây dựng, tổ
chức xây dựng
hoạch định
trung hạn là
nhà quản trị
cấp đơn vị,
nhà quản trị
chức năng:
giám đốc chi
nhánh/ phó giám
đốc chi nhánh;
trưởng các đơn
vị kinh doanh,..

Hoạch định ngắn hạn - Bản chất của

hàng tuần, hàng hoạch định ngắn
tháng, hàng quý, hàng hạn chính là kế
năm hoạch thực hiện
các tác nghiệp
nhằm thực hiện
công việc đạt:
hiệu quả, hiệu
 suất, năng suất,
thời gian,..
- Hoạch định
ngắn hạn là bản
mô tả kế hoạch
thực hiện, kế
hoạch phối hợp
các hoạt động
trong
tổ/nhóm/đội. Từ
tiến độ thực
hiện, cách thực
hiện, người thực
hiện, thời gian
thực hiện, chi
phí thực hiện
từng hoạt động.
- Thành viên chủ
lực trong việc
xây dựng kế
hoạch và tổ chức
triển khai và
triển khai đánh
giá quá trình
thực hiện các
hoạt động là
nhà quản trị cấp
cơ sở: tổ/nhóm/
đội trưởng

Hoạch định chiến - Các đơn vị chức

Lĩnh vực hoạch định lược/chính sách năng sẽ xây
Marketing dựng mục tiêu
chức năng và
xây dựng các
 chính sách để
thực hiện mục
tiêu chức năng.
- Thành viên chủ
lực trong việc
xây dựng chính
sách là nhà quản
trị chức năng.

Hoạch định chiến

lược/chính sách chăm
sóc khách hàng
Hoạch định chính
sách chất lượng

4. Nội dung công tác hoạch định (Tiến hành hoạch định)
a. Mô hình hoạch định (sách)
b. Tiến trình hoạch định (sách)

Phân tích các bước trong tiến trình:

B1: Xác định mục tiêu:

Bắt đầu quy trình, bạn cần xác định được rõ ràng tầm nhìn và sứ mệnh
của chính doanh nghiệp mình. Để xác định được, bạn cần trả lời các
câu hỏi như điều mà doanh nghiệp hướng đến là gì? Mục tiêu và hướng
đi mà nhà quản lý muốn đạt được nếu không hình dung được tương lai
của doanh nghiệp? Tầm nhìn được xác định tốt được hướng đi cho nhân
viên.
- Khi xây dựng mục tiêu phải bảo đảm mục tiêu S.MA.R.T:
• Cụ thể Specific: Xác định những gì cần đạt tới trong tương lai
với kết quả cụ thể: Xác định những gì cần đạt tới trong tương lai với
kết quả cụ thể,
• Đo lường được (measurable),
• Mang tính thách thức (achieved),
• Phù hợp (reasonable)
• Thời gian xác định (time bound): hoạch định cho giai đoạn
nào và để thực hiện mục tiêu trong giai đoạn nào phỉ được xác định
rõ ràng.

B2: Phân tích môi trường: (cả bên trong và bên ngoài)

Để đạt được hiệu quả cao hơn trong việc hoạch định chiến lược thì
doanh nghiệp cần thiết phải nghiên cứu môi trường bên trong (nội bộ
doanh nghiệp) và môi trường bên ngoài (thị trường).

 Nội bộ doanh nghiệp: Phân tích nội bộ doanh nghiệp chính là cách
xác định khả năng tồn tại và phát triển hiệu quả của doanh nghiệp
dưới những tác động của điều kiện bên ngoài. Xác định điểm mạnh
yếu của tổ chức, xây dựng năng lực lõi và tạo nên những lợi thế
cho tổ chức.
 Phân tích thị trường: Việc xác định được cụ thể vị trí của doanh
nghiệp mình đang ở ngành và phân khúc nào sẽ giúp doanh
nghiệp dễ dàng phân tích đối thủ trực tiếp. Đồng thời hiểu rõ hơn
và nhận diện được những cơ hội và thách thức từ môi trường, xác
định cách thức vượt qua các rào cản và phương thức nắm bắt cơ
hội.

B3: Xem xét lại mục tiêu:

Rà soá và điều chỉnh lại những mục tiêu đã xây dựng trong trường hợp
cần thiết.

B4: Xác định các phương án khả thi

Đề xuất và chắt lọc nhiều phương án, xác định các khả năng khác nhau
cho việc thực hiện mục tiêu.

B5: Đánh giá và so sánh các phương án

 - Định tính (xác định ưu nhược điểm của mỗi phương án);
- Định lượng (so sánh giữa các lợi ích và chi phí của mỗi phương
án);
- So sánh nhiều phương án khác nhau và dựa trên cơ sở tiêu chuẩn
(giá thành, vốn đầu tư, thời gian thu hồi vốn, tính an toàn, sự tiện
nghi…) để đánh giá.

B6: Lựa chọn phương án tối ưu

- Chọn phương án có lợi thế về tiêu chuẩn, có tính khả thi cao,
không có hậu quả gián tiếp, có nhiều lợi thế cạnh tranh và có khả
năng phát triển.

B7: Lập kế hoạch hỗ trợ:

- Xác định các hoạt động phụ để đảm bảo cho việc
thực hiện kế hoạch chính;
- Thiết lập chương trình hành động hỗ trợ;
- Chỉ rõ các công việc cần làm, thời điểm bắt đầu,
thời gian kết thúc với kết quả mong đợi cụ thể

B8: Lập ngân quỹ, các chi phí thực hiện

- Lượng hóa các mục tiêu, các khoản thu nhập, chi phí, lợi nhuận…
làm tiêu chuẩn để tổ chức thực hiện và đánh giá.

5. Các công cụ hoạch định: (sách)