SP Eğitim Danışmanlık

Şirket Kültüründe Çalışan Bağlılığı Nasıl Oluşturulur?

Yeryüzünde Her Gün Yaklaşık 11 Milyon Toplantı Yapıldığını Biliyor muydunuz?

2021 de yapılan bilimsel bir araştırma bize göstermektedir ki; siz bu yazıyı okurken yeryüzünde bir
yerlerde tam 11 milyon toplantı gerçekleşmekte. Yine aynı araştırmaya göre; üst düzey yöneticiler
çalışma zamanının % 50’sini, orta düzey yöneticiler ise çalışma zamanının en az % 35’ini toplantılarda
geçirmekteler. Yöneticilerin harcadıkları zamana ilaveten işyeri çalışanları da toplantılara hazırlanmak
için haftada en az 4 saatlerini harcıyor.

Acımasız Gerçek; 11 milyon toplantının yaklaşık 7 milyonu amacına hizmet etmiyor.

Toplantı sonlarında çalışanlara yapılan isimsiz anketlere göre, katılımcıların %67’si toplantıları ‘vakit
kaybı’ olarak nitelendirmekte. Kalan %33’ü ise; günde 2 ila 5 saat harcadıkları bu toplantıların, onlara
elle tutulur hiçbir katkısı olmadığını düşünmekte.

Peki, Biz Neden ve Ne Zaman Toplanmaya Başladık?

İnsan sosyal bir varlıktır. Toplantılar bilinen her insan kültüründe çok derin insani ihtiyaçlara cevap
verir. Neden ve ne zaman sorularına geçmişe dönerek cevap verebiliriz. Bundan 30-40 bin yıl kadar
önce insanlar; dini ritüeller, avlanma, eğlenme, savaş hazırlığı gibi sebeplerle kabilelerde toplanmaya
başladı. Örneğin, Mayalar döneminde avlanma rastgele yapılmazdı. Kabile reisi ve kabilenin erkekleri;
akşam ateşin etrafında toplanır, ertesi gün avlamaları gereken büyük av hayvanlarını nasıl
avlayacaklarını, kimin hangi mevkide konumlanacağını kabile reisinin tecrübesine dayanarak
planlarlardı. Kabile reisi, eline aldığı bir dal parçası ile izleyecekleri stratejiyi toprağın üstüne
resmederdi. Avlanma esnasında; kimin hangi kuşatma pozisyonunda yer alacağı, hangisinin son
vuruşu yapacağı, aceleci davranan gençler olursa sabırlı olmaları gerektiği, kabile reisi tarafından
geçmiş av tecrübelerinden edindiği öğretilerini, kabilenin erkeklerine hikayelerle anlatarak onları
ertesi günkü mücadeleye hazırlardı.

Ailece, akrabalarla veya dostlarla yenilen yemekler de geçmişten günümüze süregelen toplantı
geleneğinin bir yansıması değil midir?

Örneğin, İsa Mesih’in Romalı askerler tarafından tutuklanmasından bir gün önce havarileriyle
toplandığı sırlarla dolu ‘Son Akşam Yemeği’ isimli meşhur tablosunu hatırlayalım. Tabloda, Hz. İsa’nın
güneş doğmadan bir havarisi tarafından ihanete uğrayacağını açıklaması ve diğer havarilerin bu
habere verdikleri tepkiler resmedilmiştir.

Yukarıdaki örnekler doğrultusunda, toplantı gerekliliğini doğuran sebepleri sıralayacak olursak; iletişim
ihtiyacı, iş birliği ve ekip ruhu yaratma, çatışma, tecrübe paylaşımı, motivasyon, karar alma, performans değerlendirmesi,
strateji belirleme gibi nedenleri sıralayabiliriz.

Bugünün dünyasında bize toplanmamız gerektiğini hissettiren sebepler hala aynı mı?

1
SP Eğitim Danışmanlık

Bugünün iş dünyasında etkili ve verimli toplantılar için her gün yeni teknolojik yöntemler geliştirilmiş
olmakla beraber toplantı gereksinimleri geçmişten çok farklı değil. Ayrıca belirtmekte fayda var ki
gerçek iş dünyasında yaşayanlar, bu dünyanın yüz yüze yapılan toplantılarla ayakta durduğunu
bilirler.

Peki sizce, Mayalarda da toplantıları vakit kaybı olarak görenler var mıydı?

Çok eski kabilelerde toplantıya katılmazsanız hayati kayıplar söz konusu olabileceği için aidiyet ve
sorumluluk hissiyatı işin doğasından kaynaklanmaktaydı. Avı kaçırdığınızda siz ve kabileniz aç kalır,
savaşı kaybettiğinizde ise ya esir olur ya yaralanır ya da ölürdünüz. Bugünün yönetim dünyasında ise
aidiyet ve sorumluluk hissiyatı, ne yazık ki her işin doğasında bulunmayabilir.

İşte bu durumda görev, toplantı liderlerine düşmektedir. Bir ekibin ya da grubun; şeflerini,
yöneticilerini ya da müdürlerini sadece rapor verdikleri bir üstleri olarak değil de gerçekten ekibin
lideri olarak görmeleri, samimiyetle aidiyet hissettikleri toplantılar sayesinde mümkün olabilir. Lider,
toplantılarda, ‘sosyal zihin’ anlayışı çerçevesinde şeffaf bir şekilde kişilerin değil, konuların kritik
edilerek tartışılmasına, fikirlerin özgürce konuşulmasına önem vermelidir. Lider tarafından
benimsenen tutum ve davranış şekli, şirket kültürünün de temellerini oluşturur.

Toplantının en az konuşanı, toplantı lideri olmalıdır.

Gündem için konuşacak kişiler belirlenip bu konuda -planlama yapılarak- toplantıda kime kaç dakika
söz verileceği önceden belirlenir. Lider, bireylerin sözlerini bölmeden, göz teması kurarak anlayışını
göstermek için kafasını yavaşça sallayarak karşısındakine değerli olduğunu hissettirir. İnsanlar,
kendilerini değerli hissettikleri ortamlarda yaratıcı fikirlerini rahatça ifade edebilirler.

Toplantıya katılan üyeler, alınan kararlarda söz sahibi olabildikleri ölçüde bağlılık ve aidiyet
hissederler. Şirketlerde alınan kararlara itiraz edenlerin 9/10’unda, karar alınmadan önce üyenin
fikrine başvurulmamasından kaynaklanan “dışlanma hissiyatı” söz konusudur. Sürece dahil olanlar
ise bağlılık ve aidiyet hissederler. Bu aidiyet ve bağlılık hissini yakalayan çalışanlar, sorunlara çözüm
bulmaya çalışır. Bu da şirketin her geçen gün ilerlemesine katkı sağlar.

Buna kısa bir örnek verecek olursak, Amerikalı süpermarket devi Walmart çalışanları ile yaptığı bir
toplantıda bir çalışan, alışveriş sepetlerinin ufak olmasından şikâyet eden bir müşteriden bahseder.
Müşteri, büyük bir televizyon almak istemiş ancak sepete sığdıramadığı için almaktan vazgeçmiştir.
Bu sorunu çözebilmek için alışveriş sepetlerinin büyütülmesi üzerine öneriler sunulur. Bu öneriyi
dikkate alan Wallmart yetkilileri, alışveriş sepetlerini büyütme kararı alır. O yıl Wallmart, satışlarında
büyük artış görür, hem de bu artış, dışarıdan pahalı bir danışmanlık alınmadan sağlanmıştır.

Toplantıları diğer iletişim yollarından ayıran ve gerekli kılan ana sebebin “insan faktörü” olduğunu
söylesem, ne düşünürsünüz?

Organizasyonlarınızda “İnsan Faktörü” önemsendikçe; yaratıcı, sahiplenici, motive edici, etki sahibi,
başkalarının fikirlerine kulak veren ve yeni fikirler üreten girişimci bireyler kazandırmış ve bireylerin
var olan bu niteliklerini daha da parlatmış olursunuz.

2
SP Eğitim Danışmanlık

Toplantıların; telefon, bilgisayar, ses kayıt cihazı, tv ekranı veya enformasyon devrimine özgü diğer
teknoloji araçlarının asla yerine getiremeyeceği işlevleri vardır.

Toplantılar insanların doğrudan veya dolaylı yoldan Maslow’un insanın temel ihtiyaçlar
şemasındaki; kendini gerçekleştirme ihtiyacı, saygınlık ihtiyacı, ait olma ihtiyacı, güvenlik ihtiyacı
gibi gözle görülemeyen, gizli ihtiyaçlarını karşılar.

Çalıştıkları yerlerde hiç toplantı yapılmayan çalışanlar bu gizli ihtiyaçları doğrultusunda daha küçük
gruplar halinde düzenli ve sık aralıklarla bir araya gelmeye başlarlar. Mesai bitiminde; dernek, birlik,
takım, kulüp veya kafelerde resmi veya gayrı resmi, düzenli olarak buluşurlar. Zamanla çalıştıkları
kuruluşla olan bağları zayıflar ve sonuç olarak daha güçlü bağlar kurabilmek için farklı kurumlara
geçme/iş değiştirme çabası içine girerler.

Açıkça görülüyor ki, ilkel avcılık geçmişimizden gelen toplantı ihtiyacının önemi günümüz iş
dünyasında da hayati bir önem taşımaktadır.

Peki, hangi durumlarda toplantı yapılmamalı?

 Hazırlık yapmaya vaktiniz yoksa,

 Toplantıdan ne beklediğiniz konusunda net değilseniz,

 Başka bir iletişim yöntemi, telefon görüşmesi, e-posta ve bir not daha iyi sonuç verecekse,

 Grubun, söz konusu problemi hep birlikte ele almadan önce bir miktar zamana ihtiyaç duyacak
kadar kafası karışıksa TOPLANTI YAPMAYIN!

Unutmayalım, eğer beş kişiyle organize ettiğiniz bir saatlik toplantının hedeflerine, yüz yüze kısa
görüşmelerle ulaşılabileceğinize inanıyorsanız fakat buna rağmen yine de toplantıyı
gerçekleştiriyorsanız, toplantının size maliyeti 1 saat değil, 5 iş saatidir!

Sonuç olarak; verimli toplantılar gerçekleştirmek, toplantıların amacını net bir şekilde belirlemek,
katılacak bireyleri dikkatlice seçmek, zamanı etkili kullanmak, bireylere kendilerini yeterince ve
rahatça ifade edebilecekleri alan ve atmosfer yaratmak ve sonuç odaklı olmak bir kurumun başarısı
için büyük önem taşımaktadır.

Sizi, düşünmeniz için, bu yaklaşım biçimlerini aktardığımız eğitimlerimizden seçtiğim birkaç soruyla
baş başa bırakıyorum:

Verimli toplantı için en az/en çok kaç kişiyle toplantı yapılmalı?

Planlanan dakikadan daha uzun konuşan birinden söz alınarak nasıl başka birinin konuşması için alan
oluşturulur?

Size muhalif olanları veya destekçilerinizi toplantıda nasıl konumlandırmalısınız?

Sevgi Perek - SP Eğitim Danışmalık