PROJE YÖNETİM SÜRECİ

Bu süreç ile sisteme yeni proje ve proje adımları tanımlayıp raporlar ile takibinin
yapılabilmesi amaçlanıyor.

SÜREÇ ADIMLARI
1-Süreç, proje yönetim birimi tarafından başlatılacaktır.(Organizasyon yönetiminde proje
yönetimi adında bir user group oluşturulmalıdır. Gruba eklenecek kullanıcılarla ilgili bir
kısıtlama bulunmamaktadır. Uygulama menüde sadece bu gruptaki kullanıcıların göreceği
şekilde yetkilendirilmelidir).
2-Form A4 ekranına uygun olarak tasarlanmalıdır. Herhangi bir arka plan rengi/resmi
kısıtlaması bulunmamaktadır.
3-Form tasarımında aşağıdaki bilgi ve resim nesneleri ekli olmalıdır;

 Formun sol üstünde şirketin logosunu barındırabilecek nesne(herhangi resim

olabilir, sadece canlı arayüzde workflow studioda sectıgınız resmi
görebilmemiz yeterli)
 Sağ üstte Formun yaratılış tarihi nesnesi ve formun Custom idisini barındıran
nesne(Custom Id formatı : PROJ ile başlamalı ve her yıl sayı yenilenmelidir..
Örnek : PROJ4-2017). Form ilk açıldığı gibi otomatik olarak dolu gelmelidir.
 Formu oluşturan kişinin adı ve soyadı, formu oluşturanın departman bilgisi de
otomatik olarak dolu gelmelidir. Bu kişi bu projenin yöneticisi olarak kabul
edilecektir.
 Projenin isminin olacağı bir tane metin kutusu ( zorunlu)
 Projenin açıklamasının olacağı çoklu satır metin kutusu (zorunlu , 250 karakter
max)
 Proje kapsamını anlatan dokümanı upload edip direk doküman yönetiminde
geçici bir klasöre yükleyebilecekleri nesne olmalı. (zorunlu en fazla 1)
 Projenin adımlarını gireceğimiz bir tane detaylar nesnesi olacak. Burada her
adım için bir tane form oluşturulacak ve her adımın bir görevlisi olacak.Bağlı
olacağı formda aşağıdaki alanlar olmalıdır(detaylarda en az bir satır olmalı)
o Proje görevlisinin seçileceği bir tane combobox. (Sistemdeki
kullanıcıları çeken sorgu yeterli olacaktır)
o Proje adımının yazılacağı bir tane metin kutusu (zorunlu)
o Proje de çalışacak kişilerinin seçileceği bir tane detaylar grid olacaktır.
Detaylar gridde yukarıda ki kişilerin seçileceği 1 tane combobox
nesnesi olması yeterli olacaktır. (Sistemdeki kullanıcıları çeken sorgu
yeterli olacaktır). Burada istenen yukarıda seçilen proje görevlisinin bu
detaylar gridde tekrar seçilememesi ve seçim ekranına hiç
gelmemesi)
o Detaylar nesnesinin kolonlarında Proje Admı ve Proje Görevlisi
kolonlarının bulunması yeterlidir.
4- Akış butonlarından Gönder tuşuna basıldığında projeyi oluşturan kişinin amirine onaya
gitmesi gerekiyor. Bu amir reddederse tekrar akış başlatana dönmeli. Amir formdaki bütün
alanları görmeli ama değiştirememelidir. Akış durumu da “devam ediyor”a set edilmelidir.
5-Amir onayladıktan sonra akış, eğer departman amiri ile amir ile aynı kişi değil ise o zaman
departman amirine , aynı kişi ise direk bir aşağıdaki adıma gitmelidir.
6-Amir onayladıktan sonra formdaki detaylar nesnesinin her satırı için bir alt akış
başlamalıdır. Bu alt akışların tarihçesi ana akış tarihçesinde görülmelidir.(Bknz
FLOWSUBFLOWS tablosu) Alt akışlar başladıktan sonra akış durabileceği bir nesnede
beklemesi gerekmektedir. Alt akışta, ana formun detaylar nesnesindeki ilgili satırın formu, o
formdaki seçililerin(detaylar grid kişileri) onayına düşmesi gerekmektedir. Bu esnadan hemen
önce proje görevlisinide bildirim gönderilmesi yeterli olacaktır. Onay ve bilgilendirme
mailinde ana formdaki proje ismi ve proje açıklaması alanlarının bilgisi bulunmalıdır. Alt
akışın geldiği grupta “İşi Tamamladım” adlı event ekli olmalıdır. Akışın pozisyon grubundan
çıkabilmesi için o grup nesnesindeki herkesin “İşi Tamamladım” butonuna basması
gerekmektedir. Alt akış bu grup nesnesinden çıktıktan sonra üst akışa bittiğini haber
vermelidir ve üst akışı devam ettirmeye çalışmalıdır. Eğer diğer alt akışlar(proje adımları)
daha bitmediyse o zaman üst akış tekrardan durabileceği nesneye dönmelidir. Son bitmeyen
alt akış bittiğinde üst akışta akış durdurucu nesnesinden çıkıp akış devam etmelidir.
7-Akış devam ettikten sonra bir fonksiyon nesnesi ile ana formda doküman yönetiminde
geçici bir klasöre kaydedilen doküman(Yukarıdaki Madde 3 – 6 da bahsedilen) başka bir
klasöre taşınmalıdır. Taşınacağı klasörün ismi formdaki Custom İd alanı ile aynı
olmalıdır(Kütüphane ismi önemli değil, Bir tane kütüphane açıp o kütüphanede geçici
dosyaların bulunacağı geçici bir klasör olması yeterlidir).
8-Doküman taşındıktan sonra, ana form pdf’e dönüştürülüp yukarıda taşınan doküman ile
aynı klasöre kaydedilmelidir. Bu kaydedilen pdfin profil formuda ana formun kendisi
olmalıdır. Ana formun pdfi bir önceki adımda taşınan doküman ile ilişkilendirilmelidir.
9-Oluşturduğunuz kütüphanedeki geçici klasorü sadece proje yönetim birimi grubundakiler
görebilmelidir. Ama hiç bir değişiklik yapmamaları gerekmektedir. Diğer klasörler için ise
“Ekli Dosyalar” bölümü hariç hiç bir değişiklik yapılamaması gerekmektedir. Bu
yetkilendirmeleri göstermek için ekran görüntülerini kullanabilirsiniz.

Raporlar(Arşivler)
Proje yöneticilerinin sadece kendi yarattığı proje akışlarını görebileceği bir process arşiv
oluşturulmalıdır. Bu arşivde ana formdaki alanları getirmeniz yeterli olacaktır. Ekstra bilgi
olarak proje durumunu gösteren bir kolon olmalı. Bu kolonda akışın bitip bitmediğini
gösteren kendi açıklamalarınızı yazdırabilirsiniz.

Projenin Paylaşılması
Süreçler tamamlandıktan sonra eba deploy manager uygulaması kullanılarak projeler,
projelerde, archivelerde(raporlarda) kullanılan queryler ve archiveler paket haline
getirilmelidir(Deploy manager uygulamasının kullanımını anlatan doküman daha önce
paylaşılmıştı). Paket içine eklenemeyen kısımların(hr transfer sonrası system managerda
bulunan organizasyon birimleri, menü manager profile tanımları, authorization manager
kısmındaki yetki tanımlamaları, web arayüz dm yetkilendirmesi) ekran görüntüleri
alınmalıdır.
Sınav süresi tamamlandığında paket ve ekran görüntüleri mserimer@bimser.com.tr adresine
gönderilmelidir.

NOT: Değişken isimleri ve akış tasarımının puanlamaya katkısı olacaktır.

Başarılar...