VASEAN, 24.1.

2024 (DỰ THẢO)

KẾ HOẠCH CHI TIẾT TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH GALA DINNER
CHÀO XUÂN GIÁP THÌN 2024
Gặp mặt đại diện Đại sứ quán các nước ASEAN tại Việt Nam
của Hội phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam – ASEAN (VASEAN)

Trong 2 ngày (19 & 24/1/2024), Ban Tổ chức Chương trình Gala Dinner (theo Quyết định số
03/QĐ-VASEAN ngày 16/1/2024 của Chủ tịch Hội phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam – ASEAN) đã
họp bàn và nhất trí Kế hoạch chi tiết tổ chức Gala Dinner “Chào Xuân Giáp Thìn – 2024” gặp gỡ đại
diện Đại sứ quán các nước ASEAN tại Việt Nam như sau.
1. Thời gian: Dự kiến từ 20-25 tháng 1 âm lịch
2. Địa điểm: Hà Nội
3. Quy mô: khoảng100 người tham dự.
4. Thành phần:
- Đại diện LĐ Bộ KH&ĐT
- Cán bộ các Sứ quán ASEAN+3
- Khách mời của Hội: Ban đối ngoại, Bộ NV, Bộ NG; các đ/c nguyên LĐ Hội, đại diện các
đơn vị tại Tầng 7, 65 Văn Miếu.
- Cán bộ Hội VASEAN: TV + BCH + các đơn vị trực thuộc ở Hà Nội
- Đại diện doanh nghiệp tham gia tài trợ Gala và một số doanh nghiệp khác
5. Chương trình
- Giới thiệu đại biểu (MC)
- Giới thiệu BCH mới: Mời các đ/c Thường vụ lên đại diện để chào đại biểu khách mời. (MC
mời, các đ/c TV lên chào Đại biểu và phát biểu cảm ơn)
- Báo cáo của LĐ Hội: về hoạt động của Hội năm qua và gợi ý nội dung hợp tác sắp tới: tập
trung vào lĩnh vực thương mại & giao lưu văn hóa; Chúc Tết nhân dịp năm mới. (MC mời Chủ tịch
hội đọc báo cáo)
- Giao lưu liên hoan VH văn nghệ. Chị Tịnh điều hành. Chương trình gọn nhẹ, theo kịch bản
được LĐ Hội thống nhất.
6. Kinh phí dự kiến: Tham khảo mức năm 2023: (100 khách; tiền ăn: 30 tr; Hội trường: A
Hiển tài trợ; Tổng kinh phí: dự kiến khoảng 100 triệu đồng.
7. Công tác tổ chức & phân công công việc:
a) VP Hội (a Dũng và c Lệ): Thiết kế & Làm giấy mời (2 thứ tiếng) + làm phông trang trí, in
tên đại biểu để đặt lên bàn & theo dõi, đôn đốc; lập danh sách & địa chỉ khách mời, chuyển cho anh
Thắng (TC Mekong) tổ chức việc mời đại biểu. Phối hợp với chị Tịnh soạn Thư mời vận động tài trợ
& mẫu Hợp đồng tài trợ.
b) A Thắng (Tạp chí Mêkong): Tổ chức việc mời SQ và khách tham dự GALA + truyền thông.
Riêng các SQ, thường phải đến nhiều lần nên A Thắng (TC) phải đích thân đến trao đổi chứ ko phải
chỉ cử phóng viên đến mời. Phân công các đ/c Thường vụ tham gia đến các SQ khi cần thiết.

1
 c) A Thắng CT: Chủ trì và chuẩn bị bài phát biểu tại Gala.
d) Chị Tịnh: Lên Chương trình, MC, Văn nghệ.
đ) A. Mạnh chủ trì, chị Thủy, chị Tình (Lệ giúp việc): Phụ trách bữa tiệc (lên thực đơn, đặt
tiệc) & phát quà (2 loại). Tinh thần là mời tất cả mọi người tham gia GALA cùng dự.
e) A Hiển, A Hải: Tổ chức mời khách, sắp xếp chỗ ngồi tại hội trường.
g) Chị Thủy: Lễ tân, tổ chức đón khách vào Hội trường & Phiên dịch.
h) A Quý Hiển (TV): Công tác an ninh buổi GALA
8. Sắp xếp chỗ ngồi
10 bàn tròn, có ghi biển tên hoặc đại diện cơ quan. Bố trí những bàn đầu mỗi bàn 3 SQ +
nguyên LĐ Bộ + Thường vụ + Nhà tài trợ lớn.
9. Vận động tài trợ
a) Hội trường: A Thắng CT liên hệ với anh Hiển xin tài trợ.
b) Vận động tài trợ tiền ăn + quà: Tất cả các đ/c trong Ban Thường vụ, Bác Lân, chị Thủy,
(Dự kiến tổ chức ăn buffe)
c) Vận động tài trợ Văn nghệ: chị Tịnh
d) Vận động tài trợ truyền thông: a Thắng Tạp chí.
10. Cơ chế tài trợ: 8% thuế; 2% cho đơn vị giúp nhờ Tài khoản; 40% cho người vận động;
còn lại 50% chuyển cho Hội. (Tài khoản được nhờ giúp phải là đơn vị thuộc Hội, dự kiến nhờ Tài
khoản của Tạp chí Mekong).
Các đơn vị tài trợ có thể bằng hình thức: chuyển khoản (Số TK:….), tiền mặt và hiện vật.
Trường hợp tài trợ bằng hiện vật có thể quy ra tiền (theo giá thị trường ở thời điểm hiện tại) để Hội
ghi nhận sự đóng góp hỗ trợ.
11. Quyền lợi của nhà tài trợ: tính phần thu về Hội:
- Từ 5 đến dưới 10 triệu đồng: nhà tài trợ Bạc;
- Từ 10 đến dưới 15 triệu đồng: nhà tài trợ Vàng;
- Trên 15 triệu đồng: nhà tài trợ Kim cương.
Các nhà tài trợ Vàng & Kim cương: được Hội tặng Bằng khen & được công nhận là Hội viên
của Hội (nếu có nguyện vọng); Kim cương đc mời ngồi bàn VIP.
Các nhà tài trợ Bạc: được Hội ghi nhận bằng Giấy chứng nhận.
Việc trao Bằng khen sẽ được tổ chức sau buổi GALA tại Văn phòng Hội (65 Văn Miếu, Hà
Nội).
*
* *
Trong quá trình triển khai thực hiện, đề nghị các thành viên thường xuyên trao đổi thông tin
trong Ban Tổ chức. Trước lúc nghỉ Tết Nguyên đán, hội ý trong Ban xem kết quả đến đâu và những
công việc cần làm tiếp theo.
---------------------------------------------------