Aplikacija „Писарница“

Упутство за доставу
 Упутство за доставу

Апликација „Писарница“
Верзија: 3.0
Датум: Јануар 2023.

Садржај
1 Покретање доставе.......................................................................................................................................................... 3
Увод ........................................................................................................................................................................................ 3
Документи који се достављају ........................................................................................................................................... 3
Начин доставе...................................................................................................................................................................... 3
Странке/заступници којима се врши достава................................................................................................................... 3
Начини на које се врши достава ........................................................................................................................................ 3
Слање докумената на доставу ........................................................................................................................................ 4
Дефинисање примаоца ...................................................................................................................................................... 6
Додавање начина на који ће се вршити достава ............................................................................................................. 7
Слање на доставу ................................................................................................................................................................ 8
2 Извршење доставе ........................................................................................................................................................10
Увод ......................................................................................................................................................................................10
Промена статуса пошиљки које су послате у доставу.................................................................................................... 11
Промена статуса пошиљки које су достављене ............................................................................................................. 14
Преглед података о достави ............................................................................................................................................ 16

Страна 2 од 18
 Упутство за доставу

Увод
Овим упутством описане су активности за доставу аката укључујући и личну доставу. . Уз ово упутство
неопходно је користи и Упутство за корисничке интерфејсе и претраге у коме су дати додатни детаљи како
да претражите предмете, извршите акције, како изгледају форме. Упутство је намењено првенствено
обрађивачима и експедиторима.

1 Покретање доставе
Увод
Покретање доставе могу да изврше обрађивачи предмета, расподељивачи у одговорној организационој
јединици за решавање предмета и писари.
Покретање доставе обухвата дефинисање:
• Докумената који се достављају
• Података доставе (рок доставе, број покушаја доставе, да ли се врши лична достава или не)
• Странака/заступника којима се врши достава
• Начина на који се врши достава ка странкама/заступницима
Документи који се достављају
Нема ограничења који документарни материјал може да се достави. То може бити документ који је
евидентиран у писарници примљен од странке, или документ (акт) настао у раду органа. Поднесак мора
бити расподељен да би могао да се достави. У једној достави се достављају документи, који припадају
само једном предмету, као целина свим примаоцима, тј. странкама/заступницима.

Начин доставе
На основу изабраних докумената, према подацима из Каталога поступака, аутоматизовано се израчунава
да ли се врши лична достава или не. Ако се бар један документарни материјал у поступку доставља личном
доставом и његов статус доставе документарног материјала није да је у достави или достављен, цела
достава ће се вршити личном доставом. У супротном, цела достава се неће вршити личном доставом.
Начин доставе одрађује начин доставе пошиљки свим изабраним странкама и/или заступницима.

Странке/заступници којима се врши достава

На форми за дефинисање доставе се приказују изабрани документи, све странке и њихови заступници на
том предмету. У примаоце су аутоматизовано постављени:
• Заступници странака и/или
• Странке, које немају заступнике.
Странке које имају заступнике су приказане у листи странака/заступника којима се не врши достава у
доњој левој страни форме, испод листе докумената.
Омогућено је да можете уклонити заступника/странку из листе примаоца, чиме им се неће вршити
достава. Такође, могуће је да странку/заступника којима се не врши достава унети у листу примаоца.

Начини на које се врши достава

У листи примаоца, за сваког примаоца, се дефинише на који начин се врши достава. Примарни начин на
који се врши достава је у еСандуче, независно ли је достава лична или не. Овај начин доставе је
аутоматизовано избран, без могућности да га промените или обришете. Поред овај начина доставе, за
сваког примаоца, можете одредити један други начин доставе, на адресу која је на предмету, без
могућности ажурирања адресе на самој форми.
Избор начина на који се врши достава
Додавање начина на који се врши достава, осим у еСандуче, је одређено податком да ли се врши лична
достава или не.
Ако се врши лична достава, користе се следећи начини доставе пошиљки:

Страна 3 од 18
 Упутство за доставу

• На веб презентацији органа (електронски)

• Поштанским оператером – препоручено са повратницом (папирно)
• Курирском службом (папирно)
Ако се не врши лична достава, користе се горе наведени начини доставе као и следећи начини доставе:
• Поштанским оператером – обична пошиљка (папирно)
• Јавно обавештавање
Податак о року за доставу се израчунава аутоматизовано на основу вредности у Каталогу поступака.
Омогућена је ручна измена овог податка. Ако у Каталогу поступака нема потребних вредности, рок доставе
морате унети ручно. Вредности податка о рока доставе су 1 до 90 и представљају број дана после кога ће
се достава сматрати извршеном без преузимања.
Податак о броју покушаја доставе се израчунава аутоматизовано на основу вредности у Каталогу
поступака. Омогућена је ручна измена овог податка. Ако у Каталогу поступака нема потребних вредности,
рок доставе морате унети ручно. Вредности података о броју покушаја доставе су 1 или 2.

Слање докумената на доставу

Када желите да доставите одређене документе потребно је да буду испуњени следећи предуслови:
• предмет је у статусу у обради
• предмет није сторниран
• на предмету постоје дефинисане странке и заступници – минимално 1 странка
Слање докумената на доставу покрећете са картице прегледа предмета.

Илустрација 1- Преглед документарног материјала предмета

Прегледу предмета означите један или више докумената који се достављају и покрените акцију "За
доставу".

Илустрација 2-Приказ акције за припрему доставе

На форми за дефинисање доставе се приказују:

• подаци изабраних докумената (деловодни број, назив, врста документарног материјала)
• све странке, без заступника, и заступници у листи примаоца са доставом у еСандуче, као
предефинисаним начином на који се врши достава. Станке које имају заступнике ће бити
приказане у листу странка/заступника којима се не врши достава.
• подаци о року за доставу, броју покушаја доставе и да ли је достава лична или не

Страна 4 од 18
 Упутство за доставу

Илустрација 3- Форма за доставу документарног материјала

Подаци о документима се не могу мењати. Не могу додавати нови документи, нити се могу уклонити
постојећи. Да би урадили ову измену затворите форму за доставу, изаберите друге документе и поново
покрените акцију за дефинисање доставе.
Подаци о странкама/заступницима у листи прималаца се не могу мењати. Да би урадили ову измену
затворите форму за доставу, измените станке на предмету и поново покрените акцију за дефинисање
доставе.
На форми је приказано да ли се врши лична достава и подаци о року доставе и броју покушаја доставе
аутоматским прерачунавањем према подацима из Каталога поступака за изабрани документарни
материјал. Податке о року доставе и броју покушаја доставе можете изменити ручним уносом. Податак о
року за доставу узима вредност из опсега између 1 и 90, док податак о броју покушаја доставе имати
вредност 1 или 2.

Илустрација 4- Подаци да ли се врши лична достава, о року доставе и броју покушаја доставе

Илустрација 5- Подаци да ли се врши лична достава, рок доставе и број покушаја дост аве прерачунати из
Каталога поступака

Страна 5 од 18
 Упутство за доставу

Дефинисање примаоца
Странка без заступника се аутоматизовано исписује у листи примаоца.
Ако странка на предмету има свог заступника, он ће бити исписан у листи примаоца, док се та странка
исписује у листи странака/заступника којима се не врши достава у доњој левој страни форме, испод листе
докумената. Ако је листа странака/заступника којима се не врши достава празна, неће се приказати.

Илустрација 5- Приказ странака/заступника на форми

Уколико желите да уклоните странку или заступника из листе примаоца, то је омогућено избором акције
. Након извршења акције, листа примаоца је ажурирана, а странку или заступника кога смо уклонили из
листе видимо у листи странака/заступника којима се не врши достава у доњој левој страни форме, испод
листе докумената.

Илустрација 6- Избацивање странака/заступника са форме

Страна 6 од 18
 Упутство за доставу

Странке или заступнике у листи странака/заступника којима се не врши достава, можете вратити у исту
примаоца тако што ћете покренути акцију која се налази у колони акција у листи странака/заступника
којима се не врши достава.
По завршетку акције, странка/заступник је поново приказана у листи примаоца са предефинисаним
начином доставе у еСандуче. Ако нема странака којима се не врши достава, та листа се више неће
приказивати испод листе докумената на форми.

Додавање начина на који ће се вршити достава

За странку, поред доставе у еСандуче, можете додати још један начин доставе на који ће достава бити
извршена тако што у листи примаоца покренете акцију . Достава ће се вршити и на овај
начин једино уколико није могуће доставу вршити у еСандуче. Ако не дефинишете додатни начин доставе,
у случају да није могуће доставу вршити у еСандуче, аутоматизовао ће се достава вршити на следећи
предефинисани додатни начин доставе:
• за личну доставу – поштанским оператером (препоручена пошиљка)
• за доставу која није лична – поштанским оператером (обична пошиљка)

Илустрација 7- Додавање начина доставе

У новом реду се отварају поља за дефинисање новог начина на који ће се вршити достава.

Илустрација 8-Приказ могућих начина доставе

У пољу Начин доставе изаберите нови начин на који ће се вршити достава из понуђене листе. Листа начина
доставе има различите вредности ако се врши лична достава или не.

Страна 7 од 18
 Упутство за доставу

Илустрација 9 - Избор начина на који ће се вршити достава

Илустрација 10- Приказ начина на који ће се вршити достава странци

Слање на доставу
Када сте дефинисали све потребне податке за доставу, слање у доставу се врши п окретањем акције
Сачувај.

Илустрација 11- Промена статуса предмета након покретања доставе

Страна 8 од 18
 Упутство за доставу

Креирају само пошиљке за доставу у еСандуче и покушава се достава прво на тај начин. Уколико није
могуће извршити доставу у еСандуче, онда врши достава другим начином доставе који је изабран. Уколико
није могуће извршити доставу у еСандуче и није дефинисан други начин доставе, вршиће се достава
предефинисаним начином доставе.
По слању документа на доставу, документима је промењен статус доставе документарног материјала на
вредност „За доставу“, ако раније није покренута достава тих докумената.

Илустрација 12- Промена статуса предмета након покретања доставе

У историји рада над документом можете видети записе о покренутој достави и пошиљкама те доставе.
Покретањем акције Историја отварају се записи о историји рада над документом.

Илустрација 13- Историја рада над документом

Страна 9 од 18
 Упутство за доставу

2 Извршење доставе
Увод
Достава у еСандуче се ради аутоматизовано и статуси пошиљки доставе у еСандуче се мењају
аутоматизовано.
Извршење доставе на друге начине доставе раде експедитори у писарници која ради доставу.
По слању докумената на доставу у претрази доставе се могу прегледати подаци за дату доставу, док се на
претрази „Одлазне пошиљке“ могу претражити пошиљке којима се извршава дата достава. Прво се
креирају само пошиљке доставе у еСандуче и покушава се достава на тај начин. Уколико није могуће
извршити доставу у еСандуче, онда се пошиљка шаље другим начином доставе који је изабран или ако
није изабран други начин доставе, предефинисаним начином. Пошиљке садрже све документе над којима
је покренута дата достава.
Предуслов да би достава у еСандуче била могућа је да орган из ког се покреће достава мора бити
регистрован у систему за еДоставу . Уколико орган из ког се покреће достава није регистрован у систему
за еДоставу пошиљка доставе у еСандуче добија статус „Достављање није могуће“ и аутоматски се креира
пошиљка за други начин доставе. Администратори органа добијају нотификацију да орган из ког се
покреће достава није регистрован да може да врши еДоставу.
Пошиљке које се достављају у еСандуче аутоматизовано мењају статус доставе у складу са информацијама
које се добијају из система еДоставе. Када се изврши достава у еСандуче примаоца, у предмету, из ког је
покренута достава, се аутоматизовано преузима Потврда о пријему у еСандуче из система еДоставе.
У случају личне доставе у еСандуче, када прималац потврди пријем доставе, достава у еСандуче добија
статус „Достављено“ и у предмету, из ког је покренута достава, се аутоматизовано преузима Потврда о
пријему у еСандуче из система еДоставе.
У случају личне доставе у еСандуче, када прималац одбије пријем доставе, достава у еСандуче добија
статус „Достављено без преузимања“ и у предмету, из ког је покренута достава, се аутоматизовано
преузима Потврда о пријему у еСандуче из система еДоставе.
Када истекне рок доставу у еСандуче, достава у еСандуче добија статус „Достављено без преузимања“ и у
предмету, из ког је покренута достава, се аутоматизовано преузима Потврда о пријему у еСандуче из
система еДоставе.
У случају недоступности сервиса еДоставе, достава у еСандуче се понавља више пута у року од 3 дана.
Након првих 5 покушаја администратор добија нотификацију о недоступности сервиса, док се покушаји
доставе у еСандуче настављају.
У случају техничких грешака када се пошиљка не може испоручити и систем еДоставе враћа грешке, не
покушава се поновно слање, већ достава у еСандуче добија статус „Достављање није могуће“ и аутоматски
се креира пошиљка за други начин доставе, који је изабран на форми за покретање доставе или
предефинисани начин доставе, у зависности да ли се врши лична достава или не. Администратор добија
нотификацију са описом техничке грешке.
Уколико прималац није регистрован на порталу еУправе, достава у еСандуче добија статус „Достављање
није могуће“ и аутоматски се креира пошиљка за други начин доставе, који је изабран на форми за
покретање доставе или предефинисани начин доставе, у зависности да ли се врши лична достава или не.
Корисник који је иницирао доставу добија нотификацију да није могућа достава примаоцу у еСандуче и да
је за примаоца креирана пошиљка на други начин доставе.

Страна 10 од 18
 Упутство за доставу

Илустрација 14- Прималац није регистрован на порталу еУправе па се достава врши на предефинисани начин у
папирном облику

По креирању доставе, све пошиљке добијају статус „За доставу“, осим доставе примаоцима које се врши
другим начином доставе „Јавно обавештење“. Пошиљке ове доставе се креирају заједно са пошиљкама
доставе у еСандуче, аутоматизовано добијају статус „Објављено“ и сматрају се достављеним.
Пошиљкама, које се врше врши другим начином доставе, статус мења експедитор, на основу сазнања о
току тих достава, покретањем акције „Промени статус“ на претрази „Одлазне пошиљке“.
Експедитори, за пошиљке које се врше врши другим начином доставе, раде манипулацију са одлазном
поштом у папирном облику ван апликације. Након што одређену пошиљку пошаљу у доставу потребно је
да је пронађу на претрази „Одлазне пошиљке“ и да јој акцијом „Промени статус“ промене статус у „У
достави“.
По добијању информације о извршеној достави пошиљке, која се врше врши другим начином доставе,
експедитор проналази пошиљку на претрази „Одлазне пошиљке“ и акцијом „Промени статус“ мења статус
у „Достављено“ или „Достављено без преузимања“ уз унос датума када је достава изврш ена.
Истеком рока за доставу статуси доставе се аутоматски мењају у „Достављено без преузимања“, иако
корисник у еСандучету није потврдио или је одбио пошиљку и независно да ли је за друге начине доставе
експедитор променио статус доставе у статус који није коначан. Рок за доставу се поставља приликом
слања документарног материјала на доставу.
Промене статуса пошиљки се приказују на историји пошиљке и историји доставе.
Достава је извршена када је свакој странци, којој се доставља, достављена бар једна пошиљка упућена
ка странци или њеном заступнику.
Када је достава извршена, мења се статус доставе документарног материјала свих документа који се први
пут достављају у „Достављено“ или „Достављено без преузимања“.
Обрађивачи прате извршење доставе преко извештаја Историје доставе документа и Историје рада над
документом за дати документ.
Експедитори прате извршење доставе преко извештаја Историје доставе и Прегледа података дос таве на
претрази „Достава“. У подацима о достави се налазе сви подаци о достави, записи о сваком документу у
тој достави и свим пошиљкама којима ће се реализовати та достава са њиховим статусима. У историји
доставе су записи о евиденцији доставе и пошиљки те доставе.

Промена статуса пошиљки које су послате у доставу

Пошиљка доставе у еСандуче ће аутоматизовано добити статус „У достави“ када еСандуче прими податке
и документе за доставу.
Достава у еСандуче ће аутоматизовано добити статус „Достављање није могуће“ и креираће се пошиљк а
на други начин доставе у следећим случајевима:

Страна 11 од 18
 Упутство за доставу

• да постоје технички проблеми у комуникацији са еСандучетом. Достава у еСандуче ће се

покушавати више пута, након чега ће администратор органа добити нотификацију са описом
грешке која је враћена.
• истека рока доставе
• орган из ког се покреће достава није регистрован на порталу еУправе . Администратор органа
добити нотификацију о томе.
• прималац није регистрован на порталу еУправе. Иницијатор доставе ће добити нотификацију о
томе.
Свакој пошиљци на други начин доставе послатој у доставу ван апликације, потребно је да промените
статус на вредност „У достави“.
На прегледу одлазне пошиљке пошиљку можете претражити по броју предмета и/или примаоцу, с тим
што критеријум претраге „Стање“ има вредност у „За доставу“. У резултатима претраге означити пошиљку
и покренути акцију „Промени статус“.

Илустрација 14- Акција за промену статуса пошиљке

По покретању акције „Промени статус“, приказаће вам се форма за измену статуса пошиљке.

Илустрација 15- Форма за промену статуса пошиљке

Страна 12 од 18
 Упутство за доставу

У пољу стање изаберите вредност „У достави“.

Илустрација 16- Избор стања пошиљке

Потврдите измену стања на акцију „Сачувај“.

Илустрација 17- Чување статуса пошиљке

Када поново претражите пошиљку по броју предмета, у колони статус ће се приказати вредност
новоизабраног стања.

Илустрација 18- Преглед статуса пошиљке

Активност Промене статуса можете прегледати у историји пошиљке и историји рада над документом.

Илустрација 19- Преглед историје пошиљке

Страна 13 од 18
 Упутство за доставу

Промена статуса пошиљки које су достављене

Уколико пошиљалац у електронском поштанском сандучету није потврдио по шиљку или је одбио, статус
доставе се аутоматски поставља да је уручено после истека рока за доставу.
Истеком рока за доставу статуси се аутоматски мењају у „Достављено без преузимања“, иако корисник у
еСандучету није потврдио или је одбио пошиљку и независно да ли је за друге начине доставе експедитор
променио статус.
Пошиљке које се достављају у еСандуче аутоматизовано мењају статус доставе у складу са информацијама
које се добијају из система еДоставе. Када се изврши достава у еСандуче примаоца, у предмету, из ког је
покренута достава, се аутоматизовано преузима Потврда о пријему у еСандуче из система еДоставе.
У случају личне доставе у еСандуче, када прималац потврди пријем доставе, достава у еСандуче добија
статус „Достављено“ и у предмету, из ког је покренута достава, се аутоматизовано преузима Потврда о
пријему у еСандуче из система еДоставе.
У случају личне доставе у еСандуче, када прималац одбије пријем доставе, достава у еСандуче добија
статус „Достављено без преузимања“ и у предмету, из ког је покренута достава, се аутоматизовано
преузима Потврда о пријему у еСандуче из система еДоставе.
Када истекне рок доставу у еСандуче, достава у еСандуче добија статус „Достављено без преузимања“ и у
предмету, из ког је покренута достава, се аутоматизовано преузима Потврда о пријему у еСандуче из
система еДоставе.

За сваку пошиљку на други начин доставе, послатој у доставу ван апликације, за коју се добије
информација да је пошиљка достављена, означите ту пошиљку и покрените акцију „Промени статус“.

Илустрација 20- Акција за промену статуса пошиљке

По покретању акције „Промени статус“, приказаће вам се форма за измену статуса пошиљке.

Илустрација 21- Форма за промену статуса пошиљке

У пољу стање изаберите вредност „Достављено“ или „Достављено без преузимања“ у зависности од
добијене информације о пошиљки.

Страна 14 од 18
 Упутство за доставу

Илустрација 22- Избор стања пошиљке

Након промене стања у „Достављено“ или „Достављено без преузимања“, потребно је да поставите датум
доставе када је достава добила тај статус.

Илустрација 23- Постављање датума доставе

Потврдите измену стања на акцију „Сачувај“.

Илустрација 24- Чување статуса пошиљке

Када поново претражите пошиљку по броју предмета, у колони статус ће се приказати вредност
новоизабраног стања.

Страна 15 од 18
 Упутство за доставу

Илустрација 25- Преглед статуса пошиљке

Активност Промене статуса можете прегледати у историји пошиљке и историји рада над документом.

Илустрација 26- Преглед историје пошиљке

Преглед података о достави

Преглед података о достави се врши на прегледу „Достава“ означавањем дате доставе и покретањем
акције „Преглед података доставе“.

Илустрација 27- Покретање акције за преглед података о достави

Страна 16 од 18
 Упутство за доставу

Покретањем акције „Преглед података доставе“ отвара се извештај на којем је приказано:

• датум и време креирања извештаја
• јединствена идентификациона ознака предмета
• корисник које је покренуо акцију доставе
• писарница за експедицију
• статус доставе
• табеларни приказ странака са статусом доставе
• табеларни приказ документа
• табеларни приказ пошиљке

Илустрација 28- Приказ података о достави

Илустрација 29- Приказ података о достави

Страна 17 од 18
 Упутство за доставу

На претрази пошиљки можете пронаћи дефинисане одлазне пошиљке по броју предмета.

Илустрација 30- Претрага пошиљки по броју предмета

Страна 18 од 18