POZICIJA: Community&Event Manager

PROJEKTNI ZADATAK

Pozicija Community&Event menadžera/ke u ICT Cortex-u obuhvata organizaciju

brojnih događaja, komunikaciju sa članicama, partnerima i slično i ogleda se u
sljedećem:
● Organizovanje događaja: konferencija, panela, teambuildinga, neformalnih
druženja zaposlenih u IT zajednici, donatorskih večeri i svih ostalih događaja u
skladu sa poslovanjem organizacije i kompanija članica
● Pronalazak učesnika na konferenciji/panelu i komunikacija sa njima
● Kontinuirana komunikacija sa zaposlenima u kompanijama članicama po pitanju
organizacije događaja
● Korišćenje softverskih alata organizacije
● Upravljanje administrativnim poslovima
● Praćenje prijava
● Saradnju sa svim timovima unutar organizacije
● Dobre organizacione i performans vještine

Iako može da zvuči kao uobičajeni oglas za posao, ove aktivnosti u praksi izgledaju
značajno drugačije nego kod većine poslodavaca u Crnoj Gori. Nestandardni izazovi se
pojavljuju na dnevnom nivou i za kvalitetan odgovor na njih potrebni su kreativnost,
brzina, kritičko razmišljanje a vrlo često pametno suočavanje sa izazovima tj.
sposobnost da se u stresnim situacijama razmišlja hladnom glavom!
Značajan dio radnog dana Community&Event manadžera obuhvata i upravljanje
administrativnim obavezama zbog čega je neophodno da kandidati budu temeljni i
analitični u obavljanju svog posla, da dobro poznaju i vode računa o pravilima i
procedurama organizacije i da su istrajni u postizanju svojih ciljeva. Iznad svega
potrebno je da kandidat ima visok stepen fokusa na rezultate i visok nivo postizanja
uspješne organizacije događaja.

Kako bismo provjerili ove sposobnosti kandidata prije intervjua, pripremili smo nekoliko
testnih zadataka za prijavljene kandidate. Dodatno, vjerujemo da će ovaj zadatak
približiti kandidatima sami posao i izazove koji ih očekuju.

Zadatak 1: It spot Innovation Summit

● Zadatak: Organizovati najveći IT događaj do sada u Crnoj Gori, pod

nazivom “It Spot Inovation Summit”
● Lokacija: Podgorica, Crna Gora
● Cilj: Realizacija najvećeg IT događaja u Crnoj Gori internacionalnog
karaktera sa ukljucenim predstavnicima kompanija. Potrebno je da učesnici na
panelima sa tema koje su trend u IT industiji, dovesti ljude iz regiona i svijeta koju
se predavači na teme koje su trenutni trend u IT-ju i imaju bogato iskustvo, sve u
cilju da posjetioci steknu nova znanja i prošire mrežu poslovnih kontakata.
● Budžet: 100.000€‎
● Period održavanja: 5 dana u aprilu 2024.
● Opis: Pripremite detaljan plan organizacije konferencije (narativni i finansijski
plan u word-u i excel-u). Potrebno je da dostavite što više informacija, materijala i
predloge akcija koje biste preduzeli prilikom organizacije, koje teme biste obradili,
koje uticajne predavače biste kontaktirali. Potrebno je da definišete broj osoba iz
kompanija članica koje bi učestvovale, da pripremite predlog budžeta sa
projekcijom troškova za smještaj ljudi koji dolaze iz inostranstva, putne troškove,
hranu, sastanke i bilo šta drugo za šta mislite da je neophodno izdvojiti novac.
Definišite period potreban za pripremu projekta, trajanja summita, agendu po
danima, ko bi bile osobe sa kojima biste organizovali sastanke i kako biste
dolazili do njih? Kako biste organizovali proces pripreme konferencije i vodili
računa da ne izmakne kontroli? Na koji način biste mjerili uspješnost vaše
konferencije i koje sve rizike biste mogli da predvidite? Budite kretivni i u plan
unesite sve što smatrate da bi ste uradili kada bi dobili ovaj zadataki!

Smjernice koje mogu pomoći da dostavite što potpuniji zadatak:

● napravite matricu odgovornosti i obaveza osoba koje su uključene u
sprovođenje aktivnosti;
● napravite plan implementacije/akcioni plan i definišite vremenske rokove, sa
očekivanim rezultatima, za svaku od aktivnosti (poželjno korišćenje nekog project
management alata);
○ navedite koje su vam aktivnosti ključne kako bi projekat bio uspješan;
● napravite budžet za realizaciju projekta (troškovi organizacije, lokacije, večere,
marketinga i promocije, ostali troškovi), koji prati akcioni plan;
● definišite potencijalne partnere i sponzore, kao i kako ćete i gdje da tražite
sredstva.
● pobrojte sve rizike na projektu i objasnite kako i na koji način ćete ih
kontrolisati, kako bi ostvarili zacrtane ciljeve;
● Projektni zadatak pripremate u slobodnoj formi, sve što Vam može pomoći da
bolje i jasnije prikažete tražene cjeline implementirajte (screenshot-ove, tabele...)
kroz dokumentaciju. Cilj je da dokumentacija pokaže razumjevanje zadatka,
jasnoću rizika i upravljanje istim, predviđanje što većeg opsega projektnih
aktivnosti koje treba da preduzmete, kao i plan resursa koje će koristiti u toku
planiranja i realizacije.

Prezentacija može biti dobar način da sumirate urađeno, uz pomoćnu

dokumentaciju, kojom argumentujete predstavljeno.
 ● Korisni linkovi:
○ IT Spot - Prva konferencija koju je organizovao ICT Cortex a po čijem
uzoru treba sa se proširi na ICT WEEK i traje duže uz tri kljucne segmete
kao što su: Konferencije, paneli, večernji program (networking),
masterclass i slično.

Zadatak 2: Organizacija donatorske večeri

U okviru ICT Cortexa trudimo se da damo svoj doprinos zajednici i budemo društveno
odgovorni kroz fondaciju “Čini dobro”. Jedan od događaja koji planiramo da
organizujemo, a koji će biti u direktnoj nadležnosti Event managera jeste
donatorsko veče, a više o samom projektu i zadatku u nastavku:
● Budžet: 10.000€‎
● Period održavanja: jednodnevni događaj mart 2024.
● Mjesto održavanja: Podgorica, Crna Gora
● Potrebno je u saradnji sa operativnim i marketing timom Fondacije pripremiti:
plan organizacije dobrotvorne večeri kojoj će prisustvovati renomirane kompanije
i pojedinci iz zemlje i inostranstva, plan komunikacije, kao i slogan večeri.
● Cilj je prikupiti preko 20 hiljada eura sredstava za pokretanje fonda za nadarene
đake i studente, sa fokusom na deficitarna zanimanja u IT sektoru.
● Uključeni u rad: Upravni odbor Fondacije, operativni i marketing tim Fondacije;
● Zadatak podrazumjeva sljedeće aktivnosti:
● napravite matricu odgovornosti i obaveza osoba koje su uključene u
sprovođenje aktivnosti;
● napravite plan implementacije/akcioni plan i definišite vremenske rokove, sa
očekivanim rezultatima,
za svaku od aktivnosti (poželjno korišćenje nekog project management alata);
 ○ navedite koje su vam aktivnosti ključne kako bi projekat bio uspješan;
● napravite budžet za realizaciju projekta (troškovi organizacije, lokacije, večere,
marketinga i promocije, ostali troškovi), koji prati akcioni plan;
● definišite potencijalne donatore, kao i kako ćete i gdje da tražite sredstva.
● pobrojte sve rizike na projektu i objasnite kako i na koji način ćete ih
kontrolisati, kako bi ostvarili zacrtane ciljeve;
● Projektni zadatak pripremate u slobodnoj formi, sve što Vam može pomoći da
bolje i jasnije prikažete tražene cjeline implementirajte (screenshot-ove, tabele...)
kroz dokumentaciju. Cilj je da dokumentacija pokaže razumjevanje zadatka,
jasnoću rizika i upravljanje istim, predviđanje što većeg opsega projektnih
aktivnosti koje treba da preduzmete, kao i plan resursa koje će korisititi u toku
planiranja i realizacije.
● Prezentacija može biti dobar način da sumirate urađeno, uz pomoćnu
dokumentaciju, kojom argumentujete predstavljeno.

Zadatak 3: Događaj za zajednicu* (optional)

● Opis: naš Community&Event Manager treba da bude u stalnoj komunikaciji sa

kompanijama članicama kako bi razumio njihove želje, potrebe, planove i
kapacitete. IT zajednica voli neformalna druženja, fudbalski turniri, žurke,
planinarenje. Kako biste organizovali jedan ‘HR’ događaj koji okupio
zaposlene (200-300 osoba) u našim kompanijama članicama i na koji
način?

Na koji način biste održavali kontakt sa kompanijama članicama ICT Cortex-a?

Kanali komunikacije mogu biti različiti ali nije svaki od njih jednako efikasan.
Kako biste vi organizovali ovu vrstu komunikacija? Putem e-maila, mjesečnih ili
nedjeljnih izvještaja, putem viber grupe ili neke druge platforme, jutarnja kafa,
ručkovi ili nešto treće? Razmislite :)
 ● Cilj: razumjeti potrebe zaposlenih u našim kompanijama članicama i jačati IT
zajednicu neformalnim putem
● Za ovaj zadatak imate slobodu da u skladu sa navedenim na što bolji način
predstavite vaše ideje.
● Budžet: 5.000€‎
● Period održavanja: septembar 2023.
● Mjesto održavanja: Podgorica, Crna Gora

Odaberite prvi ili drugi zadatak kao obavezan, treći je opcioni.

Rok za dostavljanje projektnih zadataka je: 7 dana ( 03.07.)

Nakon toga ćemo kandidate sa najboljim predlozima i ocenjenim zadacima da

pozovemo na intervju. Poželjno je da dostavite isti i ranije kako bi vas ranije i pozvali na
intervju.

Za sva dodatna pitanja možete pisati na mejl: marketing@ictcortex.me