Professional Documents
Culture Documents
MM Ri 7 C 7 M 8 JLEBpfn 8 YEa
MM Ri 7 C 7 M 8 JLEBpfn 8 YEa
ﻣﻔﻬﻮم اﻟﺴﻜﺮﺎﺗرﻳﺔ
ﺗُﻌﺮف ﺄﺑ�ﺎ :ذﻟﻚ اﳉﻬﺎز ﻣﻦ اﻟﻌﺎﻣﻠﲔ اﻟ ُـﻤﻨَ ِﻈّﻢ ﳌﻜﺘﺒﺎت اﻹدارة اﻟﺼﺎدر ﻣﻨﻬﺎ واﻟﻮارد إﻟﻴﻬﺎ.
1
وﺗُـ َﻌﺪ ﲟﺜﺎﺑﺔ اﻟﺴﺎﻋﺪ اﻷﳝﻦ ﻟﻠﻤﺪﻳﺮ واﳌﺴﺆوﻟﲔ ﰲ إﳒﺎز أﻋﻤﺎﳍﻢ وأداﺋﻬﺎ.
ﺗﻌﺮﻳﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ
ﻛﻠﻤﺔ ﺳﻜﺮﺗﲑ ﻣﺸﺘﻘﺔ ﻣﻦ اﻟﻜﻠﻤﺔ اﻹﳒﻠﻴﺰﻳﺔ Secretaryواﳌﺸﺘﻘﺔ ﻣﻦ ﻛﻠﻤﺔ Secretأي ِ :ﺳﺮ.
وﻟﺬﻟﻚ ﺷﺎع اﺳﺘﺨﺪام ﻟﻔﻆ" ﻛﺎﰎ اﻟﺴﺮ" أو " أﻣﲔ اﻟﺴﺮ " ﻟﻠﺪﻻﻟﺔ ﻋﻠﻰ اﳌﻮﻇﻒ اﻟﻘﺎﺋﻢ ﲟﻌﺎوﻧﺔ اﻟﺮﺋﻴﺲ،
وﻳﻜﻮن ﻣﻮﺿﻊ ﺛﻘﺔ ﰲ إﳒﺎز أﻏﻠﺐ أﻋﻤﺎﻟﻪ اﻟﺴﺮﻳﺔ واﳍﺎﻣﺔ.
وﳑﺎ ﺗﻘﺪم ،ﳝﻜﻦ ﺗﻌﺮﻳﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ ﺄﺑﻧﻪ:
ﻛﺒﲑا ﻋﻠﻰ ﺗﻨﻈﻴﻢ وﻗﺘﻪ وﻋﻤﻠﻪ
ﻣﺪﻳﺮا أو ﻣﻮﻇ ًﻔﺎ ً
-اﻟﺸﺨﺺ اﻟﺬي ﻳﻘﻮم ﲟﻌﺎوﻧﺔ اﻟﺮﺋﻴﺲ؛ وز ًﻳﺮا أو ً
وﻣﺴﺘﻨﺪاﺗﻪ ﺑﻄﺮﻳﻘﺔ ﺳﻬﻠﺔ ﻣﺒﺴﻄﺔ.
-أو :ﻫﻮ اﳌﻮﻇﻒ اﻟﺬي ﻳﻘﻮم ﲟﺴﺎﻋﺪة رﺋﻴﺴﻪ ﰲ إﳒﺎز أﻋﻤﺎﻟﻪ وﺣﻔﻆ أﺳﺮارﻩ وﺗﺮﺗﻴﺐ وﻗﺘﻪ وﺗﻨﻈﻴﻤﻪ
وﺗﺴﺠﻴﻞ ﻣﻌﺎﻣﻼﺗﻪ ﺑﺸﻜﻞ دﻗﻴﻖ؛ وذﻟﻚ ﻟﺘﻨﻔﻴﺬ ﺧﻄﺔ اﻟﻌﻤﻞ ﰲ ﺳﺒﻴﻞ ﲢﻘﻴﻖ اﻷﻫﺪاف اﳌﻨﺸﻮدة.2
أﳘﻴﺔ وﻇﻴﻔﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ
ﺗﺮﺟﻊ ﻫﺬﻩ اﻷﳘﻴﺔ إﱃ أﻣﻮر ﻋﺪة ،ﻣﻨﻬﺎ:3
-ﺿﺨﺎﻣﺔ اﳌﺸﺮوﻋﺎت وﺗﻮﺳﻌﻬﺎ؛ ﳑﺎ أدت إﱃ ﺗﻌﺪد اﳌﺴﺘﻮ�ت اﻹدارﻳﺔ ﻬﺑﺎ ،وإﱃ ازد�د اﳊﺎﺟﺔ
إﱃ اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ اﻷﻋﻤﺎل وﺗﻨﻈﻴﻤﻬﺎ واﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﻰ اﻟﺴﺠﻼت واﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ.
-ازد�د اﳊﺎﺟﺔ إﱃ اﻟﺘﺨﺼﺺ اﻟﻮﻇﻴﻔﻲ ،ﻓﻮﺟﻮد اﻟﺘﺨﺼﺺ ﰲ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺎﺗرﻳﺔ ﻳﺮﻓﻊ ﻛﻔﺎءة
اﻷداء ﰲ ﻫﺬﻩ اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ.
-ازد�د اﳊﺎﺟﺔ إﱃ اﻹﺣﺼﺎءات اﻟﺪﻗﻴﻘﺔ اﳌﺘﻌﻠﻘﺔ ﺎﺑﳌﺸﺮوﻋﺎت؛ ﳌﺴﺎﻋﺪة ﻣﺘﺨﺬي اﻟﻘﺮارات ﻋﻠﻰ
اﲣﺎذ اﻟﻘﺮار اﻟﺼﺤﻴﺢ.
-ﻣﺴﺆوﻟﻴﺔ اﻹدارة أﻣﺎم ﺟﻬﺎت ﻣﺘﻌﺪدة ﻛﺎﳊﻜﻮﻣﺔ ﻣﺜﻼً ،زادت ﻣﻦ أﳘﻴﺔ وﻇﻴﻔﺔ اﻟﺴﻜﺮﺎﺗرﻳﺔ
ﳌﺴﺎﻋﺪة اﻹدارة ﰲ رﺳﻢ اﻟﺴﻴﺎﺳﺎت اﳌﺨﺘﻠﻔﺔ ﺗﺴﺎﻋﺪ ﻋﻠﻰ اﲣﺎذ اﻟﻘﺮارات اﻟﺼﺤﻴﺤﺔ.
1
اﳌﺘﻄﻠﺒﺎت اﻟﻮﻇﻴﻔﻴﺔ اﻷﺳﺎﺳﻴﺔ اﻟﻮاﺟﺒﺔ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ) أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ ﺑﺼﻔﺔ ﻋﺎﻣﺔ(
ﻣﺘﻄﻠﺒﺎﻬﺗﺎ اﳉﻬ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــﺔ
.1ﺣﻔﻆ اﻟﺒﻴﺎ�ت .1ﻣﺘﻄﻠﺒﺎت ﺧﺎﺻﺔ ﺎﺑﻹدارة
.2ﲢﺮﻳﺮ اﳌﺮاﺳﻼت واﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ
.3ﻣﻌﺎﳉﺔ اﻟﱪﻳﺪ اﻟﺼﺎدر واﻟﻮارد.
.4ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻮاﻋﻴﺪ اﳌﺪﻳﺮ.
.5اﻟﺘﺤﻀﲑ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎﻋﺎت.
.6اﻟﻘﻴﺎم ﺎﺑﻻﺗﺼﺎﻻت اﳍﺎﺗﻔﻴﺔ
.1إﳒﺎز اﻷﻋﻤﺎل اﳋﺎﺻﺔ ﺎﺑﻟﺮﺋﻴﺲ. .2ﻣﺘﻄﻠﺒﺎت ﺧﺎﺻﺔ ﺎﺑﻟﺮﺋﻴﺲ
.2ﺗﻘﺪﱘ ﺗﺴﻬﻴﻼت ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ وﻣﺘﺎﺑﻌﺔ اﻷﻋﻤﺎل
اﳋﺎﺻﺔ ﺑﻪ.
.3إﺟﺮاء اﻻﺗﺼﺎﻻت اﳋﺎﺻﺔ.
.1ﲨﻊ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت. .3ﻣﺘﻄﻠﺒﺎت ﻓﻨﻴﺔ ﻣﺮﺗﺒﻄﺔ
.2ﺗﺴﺠﻴﻞ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت. ﲟﺤﺘﻮى اﻟﻌﻤﻞ
.3ﲢﻠﻴﻞ.
.4ﺣﻔﻆ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت واﺳﱰﺟﺎﻋﻬﺎ
.1ﻗﺎﻧﻮﻧﻴﺔ. .4أدوار ﻣﺘﺨﺼﺼﺔ
.2ﺻﺤﻔﻴﺔ.
.3إﺣﺼﺎﺋﻴﺔ
اﻟﻤﻬﺎرات اﻟﺴﻜﺮﺗﻴﺮة
ﻣﻘﺪﻣﺔ
ﺗﺘﺤﺪد ﻛﻔﺎءة أي ﻓﺮد ﺑﺘﻮﻓﺮ ﻋﻨﺼﺮﻳﻦ رﺋﻴﺴﻴﲔ ،ﳘﺎ:
.1اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﻌﻤﻞ.2 .اﻟﺮﻏﺒﺔ ﰲ اﻟﻌﻤﻞ.
وﺗﻜﺘﺴﺐ اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﻌﻤﻞ ﺎﺑﻟﺘﻌﻠﻴﻢ واﻟﺘﺪرﻳﺐ واﳋﱪة اﻟﻌﻤﻠﻴﺔ ،إﺿﺎﻓﺔ ﻟﻼﺳﺘﻌﺪاد اﻟﺸﺨﺼﻲ
واﻟﻘﺪرات اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ ،وﺗﺘﺨﺬ ﻣﻈﻬﺮﻳﻦ ،ﳘﺎ:
أ .اﳌﻌﺮﻓﺔ وﺗﻌﲏ :أن ﳛﻴﻂ اﻟﻔﺮد ﺎﺑﻷﺻﻮل واﳌﺒﺎدئ اﻟﱵ ﲢﻜﻢ ﻋﻤﻠﻪ.
ب .اﳌﻬﺎرة وﺗﻌﲏ :اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﺳﺘﺨﺪام ﺗﻠﻚ اﻷﺻﻮل وﻣﺒﺎدﺋﻬﺎ.
ﻣﺜﺎل :ﻓﺎﻟﻜﺘﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ اﻵﻟﺔ اﻟﻜﺎﺗﺒﺔ ﻟﻪ أﺻﻮل وأﺳﺲ ﻋﻠﻤﻴﺔ ،ﻟﻜﻦ ﻣﻌﺮﻓﺔ ﻫﺬﻩ اﻷﺻﻮل واﻷﺳﺲ ﻓﻘﻂ
�ﺟﺤﺎ ﰲ ﻋﻤﻠﻪ ،إذ ﻻﺑﺪ ﻣﻦ اﺳﺘﺨﺪام ﻫﺬﻩ اﻷﺳﺲ واﳌﺒﺎدئ ﻋﻤﻠﻴًﺎ ﻟﻜﻲ
ﻟﺒﻴﺲ ﻛﺎﻓﻴًﺎ ﻟﻜﻲ ﻳﻜﻮن ً
�ﺟﺤﺎ.
ﻳﻜﻮن اﻟﻔﺮد ً
أﻣﺎ اﻟﺮﻏﺒﺔ ﰲ اﻟﻌﻤﻞ ﻓﺘﺤﺪد ﺎﺑﻟﻈﺮوف اﳌﺎدﻳﺔ واﻻﺟﺘﻤﺎﻋﻴﺔ اﶈﻴﻄﺔ ﺎﺑﻟﻌﻤﻞ ،وﻛﺬﻟﻚ ﺎﺑﺣﺘﻴﺎﺟﺎت
اﻟﻔﺮد ورﻏﺒﺎﺗﻪ وﻣﺪى ﻣﻼءﻣﺔ ﻧﻮع اﻟﻌﻤﻞ ﳌﻴﻮﻟﻪ واﲡﺎﻫﺎﺗﻪ.
وﳝﻜﻦ ﺗﻮﺿﻴﺢ اﻟﻌﻼﻗﺎت ﺑﲔ اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﻌﻤﻞ وﺑﲔ اﻟﺮﻏﺒﺔ ﻓﻴﻪ ﺎﺑﻟﺸﻜﻞ اﻵﰐ:
ﻗﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﻌﻤﻞ × رﻏﺒﺔ ﰲ اﻟﻌﻤﻞ = ﻣﺴﺘﻮى اﻷداء
ﻣﻌﺮﻓﺔ × ﻣﻬﺎرة = ﻗﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﻌﻤﻞ
اﲡﺎﻫﺎت × ﻣﻮاﻗﻒ = اﻟﺮﻏﺒﺔ ﰲ اﻟﻌﻤﻞ
4
واﻟﻘﺪرات اﳌﺨﺘﻠﻔﺔ واﻟﺼﻔﺎت اﳌﻄﻠﻮﺑﺔ ﺗﻮاﻓﺮﻫﺎ ﰲ ﺷﺎﻏﻠﻲ وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺎﺗر�:
أوﻻً :اﻟﻘﺪرات اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ ،وأﳘﻬﺎ:
ﻣﻈﺎﻫﺮﻫﺎ اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ
.1اﻟﻠﻴﺎﻗﺔ ﰲ اﻟﺘﻌﺎﻣﻞ
.2ﺗﻘﺒﻞ اﻻﻧﺘﻘﺎدات واﻻﻗﱰاﺣﺎت ﺑﺼﺪر رﺣﺐ
.3اﻟﺘﺤﺪث ﺑﺪﻗﺔ ووﺿﻮح اﻟﻘﺪرات اﻟﻌﻘﻠﻴﺔ
.4اﻹﺧﻼص واﻟﻮﻻء
.1اﺳﺘﺨﺪام اﳊﺲ اﻟﻌﺎم ﰲ ﺣﻞ اﳌﺸﻜﻼت
.2اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ ﲢﺪﻳﺪ اﻟﻌﻨﺎﺻﺮ اﻟﺮﺋﻴﺴﻴﺔ ﻟﻠﻤﺸﻜﻠﺔ اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻹﳒﺎز
.3ﺳﺮﻋﺔ ﻓﻬﻢ اﻟﺘﻌﻠﻴﻤﺎت واﻹرﺷﺎدات
5
ﺎﺛﻧﻴًﺎ :اﻟﻘﺪرات اﻟﻔﻨﻴﺔ ،وأﳘﻬﺎ :1
.1اﳌﻌﺮﻓﺔ اﻟﺘﺎﻣﺔ ﺑﺪﻗﺎﺋﻖ اﻟﻌﻤﻞ وﳎﺮ�ﺗﻪ.
.2ﺗﻨﻈﻴﻢ وﻗﺖ اﳌﺪﻳﺮ وإدارﺗﻪ واﶈﺎﻓﻈﺔ ﻋﻠﻴﻪ.
.3اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ إدارة اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﺸﻔﻮﻳﺔ ،ﻣﺜﻞ ) :ﻫﻮاﺗﻒ ،ﳏﺎدﺎﺛت ،ﻣﻘﺎﺑﻼت( ﺑﻜﻔﺎءة.
.4اﺳﺘﺨﺪام اﻵﻻت اﳌﻜﺘﺒﻴﺔ اﳊﺪﻳﺜﺔ ،ﻣﺜﻞ ):ﺣﺎﺳﺐ ﺷﺨﺼﻲ ،ﻓﺎﻛﺲ ،آﻻت ﺗﺼﻮﻳﺮ وﻏﲑ ذﻟﻚ(.
.5اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ ﲨﻊ اﻟﺒﻴﺎ�ت واﻹﺣﺼﺎﺋﻴﺎت واﳌﻌﻠﻮﻣﺎت ﰲ اﻟﻮﻗﺖ اﳌﻨﺎﺳﺐ وﺗﺴﺠﻴﻠﻬﺎ وﲢﻠﻴﻠﻬﺎ
وﺣﻔﻈﻬﺎ واﺳﱰﺟﺎﻋﻬﺎ.
.6اﻹﻋﺪاد اﳉﻴﺪ ﻻﺟﺘﻤﺎﻋﺎت اﻟﻌﻤﻞ وﺣﻔﻼت اﻻﺳﺘﻘﺒﺎل.
.7اﻹﳌﺎم اﻟﻜﺎﻣﻞ ﺑﻘﻮاﻧﲔ اﳌﻨﻈﻤﺔ وﻧﻈﻤﻬﺎ واﻟﻠﻮاﺋﺢ اﻟﱵ ﺗﻨﻈﻢ اﻟﻌﻤﻞ داﺧﻠﻴًﺎ وﺧﺎرﺟﻴًﺎ.
.8اﻹﳌﺎم اﻟﻜﺎﻣﻞ ﺑﻜﺎﻓﺔ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت اﻷﺳﺎﺳﻴﺔ ﻋﻦ اﳌﻨﻈﻤﺔ ) ﻧﺸﺄﻬﺗﺎ ،ﺗﻄﻮرﻫﺎ ،ﻣﻌﺎﻣﻼﻬﺗﺎ ،ﻧﺸﺎﻃﺎﻬﺗﺎ،
ﻫﻴﻜﻠﻬﺎ اﻟﺘﻨﻈﻴﻤﻲ ...إﱁ(.
ﺎﺛﻟﺜًﺎ :اﻟﻘﺪرات اﻹدارﻳﺔ :2
ﺗُﻌﺮف اﻹدارة ﺄﺑ�ﺎ ":ﻋﻤﻠﻴﺔ إﻧﺴﺎﻧﻴﺔ ﻣﺴﺘﻤﺮة ﺗﻌﻤﻞ ﻋﻠﻰ ﲢﻘﻴﻖ أﻫﺪاف ﳏﺪدة ﺎﺑﺳﺘﺨﺪام اﳉﻬﺪ
اﻟﺒﺸﺮي وﺎﺑﻻﺳﺘﻌﺎﻧﺔ ﺎﺑﳌﻮارد اﳌﺎدﻳﺔ اﳌﺘﺎﺣﺔ" .وﻣﻦ َﰒّ ،ﻓﻌﻠﻰ ﺷﺎﻏﻠﻲ وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺎﺗرﻳﺔ أن ﻳﺘﻮاﻓﺮ ﻓﻴﻬﻢ
اﻟﻘﺪرات اﻹدارﻳﺔ اﻟﱵ ﲤﻜﻨﻬﻢ ﻣﻦ إﳒﺎز اﳌﻬﺎم اﳌﻄﻠﻮﺑﺔ ﻣﻨﻬﻢ ﺑﻔﻌﺎﻟﻴﺔ.
وﺗﺘﻀﺢ أﳘﻴﺔ اﻹدارة ﻟﺸﺎﻏﻠﻲ وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ ﻣﻦ ﺧﻼل اﳌﺒﺎدئ اﻹدارﻳﺔ اﻟﺮﺋﻴﺴﻴﺔ اﻵﺗﻴﺔ:
.1ﲣﻄﻴﻂ أﻋﻤﺎل وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺎﺗر�:
ﻳُﻌﺮف اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ ﺄﺑﻧﻪ ":اﻟﻔﺮق ﺑﲔ ﻣﺎ ﻫﻮ ﻛﺎﺋﻦ وﺑﲔ ﻣﺎ ﳚﺐ أن ﻳﻜﻮن أو ﺄﺑﻧﻪ
اﻻﺧﺘﻴﺎر ﻣﻦ ﺑﲔ اﻟﺒﺪاﺋﻞ".
6
وﻳﻌﺪ اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ اﳌﺮﺣﻠﺔ اﻷوﱃ ﻣﻦ اﳌﺮاﺣﻞ اﻹدارﻳﺔ ،ﻓﻬﻮ ﲨﻊ ﻟﻠﺤﻘﺎﺋﻖ واﳌﻌﻠﻮﻣﺎت
اﻟﱵ ﺗﺴﺎﻋﺪ ﻋﻠﻰ ﲢﺪﻳﺪ اﻷﻋﻤﺎل اﻟﻀﺮورﻳﺔ واﲣﺎذ اﻹﺟﺮاءات اﳌﻨﻔﺬة ﳍﺎ .وﺗﻘﻮم ﻋﻠﻰ
اﻵﰐ:
ﲢﺪﻳﺪ اﻷﻫﺪاف. -
ﺣﺼﺮ اﳌﻮارد اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﻜﻞ ﻧﺸﺎط. -
ﺣﺼﺮ اﳌﻮارد اﳌﺘﺎﺣﺔ ﻟﻠﺘﻨﻈﻴﻢ. -
رﺳﻢ ﺑﺮاﻣﺞ اﻟﻌﻤﻞ ﻻﺳﺘﻐﻼل اﳌﻮارد اﳌﺘﺎﺣﺔ. -
اﲣﺎذ اﻟﻘﺮارات اﻟﱵ ﲢﺎول اﺧﺘﻴﺎر اﻟﺒﺪﻳﻞ اﻷﻣﺜﻞ ﻟﻠﻌﻤﻞ اﻹداري. -
.2ﺗﻨﻈﻴﻢ أﻋﻤﺎل وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺎﺗر�:
إن ﻋﻤﻠﻴﺔ اﻟﺘﻨﻈﻴﻢ ﺗﻌﲏ اﻟﺘﻮزﻳﻊ واﻟﱰﺗﻴﺐ اﳌﻨﻈﻢ ﻟﻸﻓﺮاد اﻟﺬﻳﻦ ﻳﻌﻤﻠﻮن ﻟﺘﺤﻘﻴﻖ ﻫﺪف
ﳏﺪد وﲢﺪﻳﺪ اﺧﺘﺼﺎص ﻛﻞ ﻣﻨﻬﻢ وﻣﺴﺆوﻟﻴﺘﻪ .ﻓﻬﻮ ﻳﺘﻌﻠﻖ ﺈﺑﻧﺸﺎء اﳍﻴﻜﻞ اﳌﺘﻜﺎﻣﻞ
ﻟﻠﻮﻇﺎﺋﻒ اﻹدارﻳﺔ اﳌﺴﺎﻧﺪة ﻋﻠﻰ ﻣﺴﺘﻮى اﳌﻨﻈﻤﺔ.
.3اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ ﻋﻠﻰ أﻋﻤﺎل وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺎﺗر�:
ﺗﻨﺘﻬﻲ اﻟﻌﻤﻠﻴﺔ اﻹدارﻳﺔ ﺑﺮﻗﺎﺑﺔ أو ﻣﺘﺎﺑﻌﺔ ﻣﺎ ﳚﺮي ﺗﻨﻔﻴﺬﻩ وﺗﻘﻴﻴﻢ اﻟﻨﺘﺎﺋﺞ .واﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ
أن اﻟﺘﻨﻔﻴﺬ ﻣﻄﺎﺑﻖ ﳌﺎ وﺿﻊ ﻟﻪ ﰲ اﳋﻄﺔ ،واﻛﺘﺸﺎف أي ﺧﻄﺄ وﺗﺼﺤﻴﺤﻪ.
ﺗﻄﺒﻴﻘﺎت
ﻋﺮف ﻣﺎ �ﰐ:
ّ -1
7
اﳋﺎﺻﺔ ﺎﺑﻹدارة.
اذﻛﺮ ﺛﻼ ًﺎﺛ ﻣﻦ اﳌﺘﻄﻠﺒﺎت اﻟﻮﻇﻴﻔﻴّﺔ اﻷﺳﺎﺳﻴّﺔ اﻟﻮاﺟﺒﺔ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ و ّ -4
ﻣﺎﻫﻲ اﳌﺘﻄﻠﺒﺎت اﻟﻔﻨﻴﺔ اﳌﺮﺗﺒﻄﺔ ﲟﺤﺘﻮى اﻟﻌﻤﻞ اﻟﱵ ﳚﺐ ﺗﻮاﻓﺮﻫﺎ ﰲ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ؟ -5
ﺎﺛﻧﻴًﺎ| ﺿﻊ ﻋﻼﻣﺔ)|( أﻣﺎم اﻟﻌﺒﺎرة اﻟﺼﺤﻴﺤﺔ ،وﻋﻼﻣﺔ )×( أﻣﺎم اﻟﻌﺒﺎرة اﳋﺎﻃﺌﺔ ﻓﻴﻤﺎ �ﰐ:
8
.5اﻹﺧﻼص واﻟﻮﻻء ﻳـُ َﻌ ّﺪان ﻣﻦ اﻟﻘﺪرات .-----
----- .6ﻫﻮ ﻣﻦ اﻟﺼﻔﺎت اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ اﳌﻬﻤﺔ ﻟﻠﺴﻜﺮﺗﲑ.
.7ﻣﻦ اﻟﻘﺪرات -----ﺗﻨﻈﻴﻢ وﻗﺖ اﳌﺪﻳﺮ وإدارﺗﻪ واﶈﺎﻓﻈﺔ ﻋﻠﻴﻪ.
.8ﺗُﻜﺘﺴﺐ اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ اﻟﻌﻤﻞ ﺎﺑﻟﺘﻌﻠﻴﻢ واﻟﺘﺪرﻳﺐ -----اﻟﻌﻤﻠﻴﺔ.
اﺑﻌﺎ| ﻓﻴﻤﺎ ﻳﻠﻲ ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺑﻌﺪد ﻣﻦ اﻟﻘﺪرات) ﻣﻌﺎرف وﻣﻬﺎرات ( واﻟﺼﻔﺎت اﳌﺘﻌﻠﻘﺔ ﺎﺑﻟﺴﻜﺮﺗﲑ ،واﳌﻄﻠﻮب
رً
ﺗﻘﺴﻴﻤﻬﺎ إﱃ اﻷﻗﺴﺎم اﻵﺗﻴﺔ:
ج -اﻟﻘﺪرات اﻹدارﻳﺔ ب .اﻟﻘﺪرات اﻟﻔﻨﻴﺔ أ .اﻟﺼﻔﺎت اﻟﺸﺨﺼﻴﺔ
ﻳﺴﺘﻘﺒﻞ اﻟﺰاﺋﺮﻳﻦ
ﳛﺪد اﳌﻮاﻋﻴﺪ أو ﻳﻠﻐﻴﻬﺎ
ﻳﺴﺘﺨﺪم اﻷﺟﻬﺰة اﳌﻜﺘﺒﻴﺔ
ﻳﺴﺘﺨﺪم ﻣﺼﺎدر اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت
ﻳﺮاﻗﺐ دﻓﱰ اﳊﻀﻮر
ﻳﻌﺘﲏ ﲝﺴﻦ ﻣﻈﻬﺮﻩ
ﻳﻨﻈﻢ وﻗﺖ اﳌﺪﻳﺮ وﻳﺮﺗﺐ ﻣﻮاﻋﻴﺪﻩ
ﻳﺘﺎﺑﻊ ﺗﻨﻔﻴﺬ اﻟﻌﻤﻞ
اﻟﺘﺤﺪث ﺑﻠﺒﺎﻗﺔ ووﺿﻮح
ﲡﻬﻴﺰ اﻟﻘﺎﻋﺔ ﻟﻼﺟﺘﻤﺎﻋﺎت
اﻟﻘﺪرة ﻋﻠﻰ إدارة اﻻﺗﺼﺎﻻت
9
1:
اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ اﳋﺎص) رﺋﻴﺲ ﻣﻜﺘﺐ اﻟﺴﻜﺮﺎﺗر�(
ﺗﻌﺮﻳﻔﻪ
ﻣﻮﻇﻒ ﻛﻒء ﻳﻘﻮم ﺄﺑﻫﻢ اﻷﻋﻤﺎل ﰲ ﺳﺮﻳﺔ ﺎﺗﻣﺔ ،وﻫﻮ ﳑﻦ ﻳﺘﻤﺘﻌﻮن ﺎﺑﻟﺜﻘﺔ اﻟﻜﺎﻣﻠﺔ ﻣﻦ ﺟﺎﻧﺐ اﳌﺪﻳﺮﻳﻦ
ورﺟﺎل اﻷﻋﻤﺎل .وﻣﻦ أﻫﻢ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ اﳋﺎص:
.1ﺗﺬﻛﲑ اﳌﺪﻳﺮ ﺄﺑﻫﻢ اﳌﻮاﻋﻴﺪ.
.2اﺣﺘﻔﺎﻇﻪ ﺎﺑﳌﺴﺘﻨﺪات واﻷوراق اﳋﺎﺻﺔ ﺎﺑﳌﺪﻳﺮ ﰲ ﻧﻈﺎم ﺳﻬﻞ اﻟﻮﺻﻮل إﻟﻴﻬﺎ.
.3اﻟﻘﻴﺎم ﺑﺘﻨﻈﻴﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﺰوار ﻟﻠﻤﺪﻳﺮ،
.4ﻛﻤﺎ ﻳﻘﻮم ﺎﺑﻻﻃﻼع ﻋﻠﻰ اﻟﺼﺤﻒ واﺠﻤﻟﻼت ﻣﻊ ﻋﺮض ﻣﺎ ﻳﺘﺼﻞ ﻣﻨﻬﺎ ﺎﺑﻟﻌﻤﻞ ﻋﻠﻰ اﳌﺪﻳﺮ.
وﻓﻴﻤﺎ ﳜﺺ اﻟﱪﻳﺪ واﻟﺮﺳﺎﺋﻞ واﳋﻄﺎﺎﺑت واﻟﻜﺘﺎﺎﺑت ،ﻓﻤﻦ واﺟﺒﺎﺗﻪ:
.1اﺳﺘﻼم اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻴﻮﻣﻲ اﻟﻮارد ﺑﻌﺪ ﻣﺮاﺟﻌﺘﻪ .
.2ﻓﺮز اﻟﱪﻳﺪ وﺗﻘﺴﻴﻤﻪ إﱃ:
أ .اﻟﱪﻳﺪ اﳋﺎص واﻟﺴﺮي واﻟﻌﺎﺟﻞ ،وﻳﻘﺪم ﻟﻠﻤﺪﻳﺮ وﻗﺖ ورودﻩ ﻣﺒﺎﺷﺮة دون ﻓﺘﺢ
ﻣﻈﺎرﻳﻔﻬﺎ إﻻ ﺑﻌﺪ إذن اﳌﺪﻳﺮ.
ب .اﻟﱪﻳﺪ اﳌﻮﺿﻮﻋﻲ اﳌﺘﺨﺼﺺ واﻟﺬي ﻳﻌﺮض ﻋﻠﻰ اﳌﺪﻳﺮ ﻟﻴﻀﻊ ﺑﻨﻔﺴﻪ اﻟﺮد ﻋﻠﻴﻪ أو
ﺗﻮﺟﻴﻬﻪ ﻟﻸﻗﺴﺎم اﳌﺨﺘﻠﻔﺔ.
ت .اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻌﺎدي واﻟﺬي ﳝﻜﻦ اﻟﺮد ﻋﻠﻴﻪ دون ﻋﺮﺿﻪ ﻋﻠﻰ اﳌﺪﻳﺮ ،وﻳﻘﻮم اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ
ﺎﺑﻟﺮد ﻓﻮرا ﺑﻌﺪ ﺗﻮﻗﻴﻊ اﳌﺪﻳﺮ ﻋﻠﻴﻪ ﻣﺒﺎﺷﺮة.
ﺗﺒﻌﺎ ﻷﳘﻴﺘﻬﺎ وﻓ ًﻘﺎ ﳌﺎ ﻳﻠﻲ:
.3ﺗﺮﺗﻴﺐ اﳌﻜﺎﺗﺒﺎت اﳌﻌﺪة ﻟﻠﻌﺮض ﻋﻠﻰ اﳌﺪﻳﺮ ً
أ .اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻌﺎﺟﻞ ﺟﺪا واﻟﱪﻗﻴﺎت اﳌﻬﻤﺔ.
ب .ﻣﺎ ﻳﺬﻛﺮ اﳌﺪﻳﺮ ﲟﻮاﻋﻴﺪ ارﺗﺒﻂ ﻬﺑﺎ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ.
اﻟﺴﺮي واﻟﺸﺨﺼﻲ. ِ
ت .اﻟﱪﻳﺪ ّ
ث .اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻌﺎدي.
10
ج .اﻟﻨّﺸﺮات وﻗﺼﺎﺻﺎت اﺠﻤﻟﻼت واﳉﺮاﺋﺪ.
.4ﺣﻔﻆ اﳌﻜﺎﺗﺒﺎت اﻟﱵ ﻳﺆﺷﺮ ﻋﻠﻴﻬﺎ اﳌﺪﻳﺮ ﲟﺎ ﻳﻔﻴﺪ ﻋﺮﺿﻬﺎ ﰲ ﺎﺗرﻳﺦ ﻻﺣﻖ ﻓﻘﻲ ﻣﻠﻒ
ﻣﻊ ﺗﺴﺠﻴﻞ ذﻟﻚ ﰲ ﻣﺬﻛﺮة.
.5إﻧﺸﺎء ﻣﻠﻒ ﻟﺼﻮر اﳌﻜﺎﺗﺒﺎت اﻟﺼﺎدرة أﺛﻨﺎء ﻏﻴﺎب اﳌﺪﻳﺮ وﻋﺮﺿﻬﺎ ﻋﻠﻴﻪ ﻋﻨﺪ ﻋﻮدﺗﻪ ﺣﱴ
ﻳﻜﻮن ﻋﻠﻰ ﻋﻠﻢ ﲜﻤﻴﻊ ﳎﺮ�ت اﻷﻣﻮر.
.6ﺣﻔﻆ اﳌﻜﺎﺗﺒﺎت اﻟﻮاردة واﻟﺼﺎدرة وﻏﲑﻫﺎ ﻣﻦ اﳌﺴﺘﻨﺪات اﳌﻌﺪة ﻟﻠﺤﻔﻆ ﰲ ﻣﻠﻔﺎﻬﺗﺎ ﺑﻌﺪ
ﻓﻬﺮﺳﺘﻬﺎ وﺗﺼﻨﻴﻔﻬﺎ.
.7ﲢﺮﻳﺮ اﳌﻜﺎﺗﺒﺎت وإﻋﺪاد اﻟﱪﻳﺪ اﻟﺼﺎدر ﻟﻠﺘﺼﺪﻳﺮ.
اﻻﺗﺼﺎﻻت اﳍﺎﺗﻔﻴﺔ
أﳘﻴﺔ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﳍﺎﺗﻔﻴﺔ:
اﻟﺴﺮﻋﺔ ﰲ ﻧﻘﻞ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت. -1
اﻟﺴﺮﻋﺔ ﰲ إﳒﺎز اﻟﻌﻤﻞ. -2
إﻋﻄﺎء اﳌﺘﻜﻠﻢ اﻟﻔﺮﺻﺔ ﻟﺸﺮح وﺟﻬﺔ ﻧﻈﺮﻩ. -3
ﻗﻮاﻋﺪ اﻻﺳﺘﺨﺪام اﻷﻣﺜﻞ ﻷﺟﻬﺰة اﻻﺗﺼﺎل اﳍﺎﺗﻔﻲ
.1ﻣﻜﺎن اﳍﺎﺗﻒ ﻋﻠﻰ اﻟﻨﺎﺣﻴﺔ اﻟﻴﺴﺮى ﻣﻦ اﳌﻜﺘﺐ.
.2ﲰﺎﻋﺔ اﳍﺎﺗﻒ ﰲ ﻣﻜﺎ�ﺎ اﻟﺼﺤﻴﺢ ﻋﻠﻰ اﳉﻬﺎز.
.3اﻻﺣﺘﻔﺎظ ﺄﺑﺣﺪث اﻷدﻟﺔ واﻟﻨﻤﺎذج اﳍﺎﺗﻔﻴﺔ.
.4اﳌﻌﺮﻓﺔ ﺑﻜﻴﻔﻴﺔ إﺟﺮاء اﳌﻜﺎﳌﺎت اﻟﺪاﺧﻠﻴﺔ واﳋﺎرﺟﻴﺔ.
.5اﳌﻌﺮﻓﺔ ﺑﻜﻴﻔﻴﺔ ﺗﺪوﻳﻦ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﳍﺎﺗﻔﻴﺔ.
.6ﻋﺪم ﺗﺸﺠﻴﻊ اﻷﺻﺪﻗﺎء ﻋﻠﻰ اﻻﺗﺼﺎل أﺛﻨﺎء اﻟﻌﻤﻞ.
.7ﻣﻌﺮﻓﺔ أﻣﺎﻛﻦ ﺗﻮاﺟﺪ اﳌﺪﻳﺮ.
آداب اﺳﺘﺨﺪام اﳍﺎﺗﻒ ﻋﻨﺪ ﻃﻠﺐ اﻻﺗﺼﺎل ﺎﺑﻟﻐﲑ
11
.1اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ ﺻﺤﺔ اﻟﺮﻗﻢ اﳌﻄﻠﻮب.
.2اﻹﳚﺎز ﰲ اﳊﺪﻳﺚ.
.3إ�ﺎء اﳌﻜﺎﳌﺔ ﺑﻄﺮﻳﻘﺔ ﻃﺒﻴﻌﻴﺔ.
.4ﺗﻌﺰﻳﺰ اﻻﺗﺼﺎل اﳍﺎﺗﻔﻲ ﺑﺮﺳﺎﻟﺔ.
آداب اﺳﺘﺨﺪام اﳍﺎﺗﻒ أﺛﻨﺎء اﳊﺪﻳﺚ
.1اﻟﺘﺤﺪث ﺑﺼﻮرة ﻣﻬﺬﺑﺔ.
.2اﻟﺘﺤﺪث ﰲ اﻟﺴﻤﺎﻋﺔ ﻬﺑﺪوء.
.3اﻻﺑﺘﻌﺎد ﻋﻦ اﻟﻜﻼم اﳌﺒﺎﻟﻎ ﻓﻴﻪ.
.4ﻋﺪم اﻟﻐﻀﺐ أﺛﻨﺎء اﳊﺪﻳﺚ.
ﺟﻴﺪا.
.5اﻻﺻﻐﺎء إﱃ اﳌﺘﻜﻠﻢ ً
.6ﻋﺪم ﺗﻨﺎول اﻟﻄﻌﺎم واﻟﺸﺮاب أﺛﻨﺎء اﳊﺪﻳﺚ اﻻﻋﺘﺬار ﻋﻦ أي ﺄﺗﺧﲑ.
.7إﻋﺎدة اﻟﺴﻤﺎﻋﺔ ﻬﺑﺪوء إﱃ ﻣﻜﺎ�ﺎ اﻟﺼﺤﻴﺢ.
1
ﻗﻞ وﻻ ﺗﻘﻞ
اﻧظر :اﻟﺑﺑﻼوي ،ﺗﻌﻠم ﻓﻧون اﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺗﻧﻔﯾذﯾﺔ وإدارة اﻟﻣﻛﺎﺗب ،ص19 :
1
12
1
أدوار اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ ﰲ أﺣﻮال ﺳﻔﺮ اﻟﺮﺋﻴﺲ
دور اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ ﰲ إﻋﺪاد اﻟﺮﺣﻠﺔ ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ
.1اﻻﺳﺘﻌﻼم ﻋﻦ وﺳﻴﻠﺔ اﻟﺴﻔﺮ اﳌﻔﻀﻠﺔ.
.2اﻻﺳﺘﻔﺴﺎر ﻋﻦ ﻣﻮﻋﺪ اﻟﺴﻔﺮ واﻟﻌﻮدة وإﺟﺮاء اﳊﺠﺰ.
ِ
ﻌﲏ ﺎﺑﻟﺴﻔﺮ إﻟﻴﻬﺎ.
.3ﺣﺠﺰ اﻟﻔﻨﺪق ﰲ اﻟﺒﻠﺪ اﻟ َـﻤ ّ
.4إﻋﺪاد ﺟﺪول ﳋﻂ ﺳﲑ اﻟﺮﺣﻠﺔ.
.5إﻋﺪاد اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت واﻟﺒﻴﺎ�ت اﻟﻼزﻣﺔ ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ.
.6اﻻﺗﺼﺎل ﺎﺑﻷﺷﺨﺎص واﻟﻔﺌﺎت اﻟﺬﻳﻦ ﺳﻴﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻌﻬﻢ اﻟﺮﺋﻴﺲ.
.7إﻋﺪاد ﻣﻴﺰاﻧﻴﺔ اﻟﺮﺣﻠﺔ وﺗﻜﺎﻟﻴﻔﻬﺎ.
.8ﺄﺗﺟﻴﻞ أو إﻟﻐﺎء اﳌﻮاﻋﻴﺪ اﻟﺴﺎﺑﻘﺔ ﻟﻈﺮوف اﻟﺴﻔﺮ.
.9إﻋﺪاد ﻣﻠﻒ ﻛﺎﻣﻞ ﻟﻠﺮﺣﻠﺔ.
دور اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ أﺛﻨﺎء ﻏﻴﺎب ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ
.1اﻟﺘﺼﺮف ﰲ اﳌﺴﺎﺋﻞ اﻟﺮوﺗﻴﻨﻴﺔ.
اﻟﺰوار واﳌﺮاﺟﻌﲔ. .2إﻋﺪاد ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺄﺑﲰﺎء ّ
.3إﻋﺪاد ﺑﻴﺎن ﺎﺑﳌﻜﺎﳌﺎت اﳍﺎﺗﻔﻴﺔ اﻟﻮاردة أﺛﻨﺎء ﻏﻴﺎب اﻟﺮﺋﻴﺲ.
.4اﻻﺗﺼﺎل ﺎﺑﻟﺮﺋﻴﺲ ﻣﻦ وﻗﺖ ﻵﺧﺮ ﻹﻋﻼﻣﻪ ﺎﺑﻷﺣﺪاث اﳍﺎﻣﺔ.
.5إﻋﺪاد ﻣﻠﻔﲔ ﻹﻃﻼع اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻋﻠﻴﻬﻤﺎ ﻓﻮر ﻋﻮدﺗﻪ ﻣﻦ اﻟﺴﻔﺮ ،وﻫﺬان اﳌﻠﻔﺎن ﳘﺎ:
اﻟﺒﺖ ﻓﻴﻬﺎ.
أ .ﻣﻠﻒ ﻟﻠﻤﻮاﺿﻴﻊ اﻟﱵ ﰎ ّ
ب .ﻣﻠﻒ اﳌﻮاﺿﻴﻊ اﳌﺆﺟﻠﺔ.
دور اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ ﺑﻌﺪ ﻋﻮدة اﻟﺮﺋﻴﺲ
13
ﻋﺮض اﳌﻠﻔﲔ اﻟﺴﺎﺑﻘﲔ -1
ﻣﺴﺎﻋﺪة اﻟﺮﺋﻴﺲ ﰲ إﻋﺪاد ﺗﻘﺮﻳﺮ اﻟﺮﺣﻠﺔ. -2
إﻋﺪاد رﺳﺎﺋﻞ ﺷﻜﺮ ﳌﻦ ﺳﺎﻫﻢ ﰲ إﳒﺎح اﻟﺮﺣﻠﺔ. -3
ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﺰوار
اﻟﺴﻤﺎح ﻟﻠﻤﻘﺎﺑﻼت اﻟﻀﺮورﻳﺔّ .1
.2اﳌﻘﺎﺑﻠﺔ ﲟﻮاﻋﻴﺪ ﳏﺪدة ﻣﺴﺒﻘﺎ.
.3ﻋﻨﺎﻳﺔ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ ﲟﻜﺘﺒﻪ وﲡﻬﻴﺰﻩ ﻟﺮاﺣﺔ اﻟﺰوار.
.4ﻋﺪم اﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﻰ اﻟﺬاﻛﺮة ﰲ ﲢﺪﻳﺪ اﳌﻮاﻋﻴﺪ .
.5اﺳﺘﻘﺒﺎل اﻟﺰاﺋﺮ ﻗﺒﻞ اﻟﺴﻤﺎح ﻟﻪ ﲟﻘﺎﺑﻠﺔ اﻟﺮﺋﻴﺲ.
.6ﻣﺮاﺟﻌﺔ ﻣﺬﻛﺮة) ﻣﻔﻜﺮة ( اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻳﻮﻣﻴًّﺎ.
ﺳﺠﻞ ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ ﲟﻮاﻋﻴﺪﻩ وﻣﻘﺎﺑﻼﺗﻪ. .7إﻋﺪاد ّ
.8ﺿﺮورة إﺑﻼغ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﻗﺒﻞ دﺧﻮل اﻟﺰاﺋﺮ.
.9ﻣﻌﺮﻓﺔ أﻣﺎﻛﻦ ﺗﻮاﺟﺪ اﻟﺮﺋﻴﺲ ﺎﺑﺳﺘﻤﺮار ﻟﺘﺬﻛﲑﻩ ﺎﺑﳌﻮاﻋﻴﺪ.
14
1
ﺼﺎدر
اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻮارد واﻟﱪﻳﺪ اﻟ ﱠ
أوﻻ| اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻮارد:
ً
ﻫﻲ اﳋﻄﺎﺎﺑت واﳌﺮاﺳﻼت اﻟﱵ ﺗَ ِﺮد إﱃ اﳌﺆﺳﺴﺔ وﲢﺘﺎج إﱃ اﻟﺮد.
.1ﺧﻄﻮات ﻣﻌﺎﳉﺔ اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻮارد:
أ -وﺻﻮل اﻟﱪﻳﺪ ،وذﻟﻚ ﺈﺑﺣﺪى اﻟﻄﺮق اﻵﺗﻴﺔ:
-اﻹﳝﻴﻞ.
-ﺳﺎﻋﻲ اﻟﱪﻳﺪ.
-اﻟﻔﺎﻛﺲ.
-ﺑﺸﻜﻞ ﺷﺨﺼﻲ.
ب -ﻓﺘﺢ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ.
ت -ﺗﺴﺠﻴﻞ اﻟﱪﻳﺪ ،وذﻟﻚ ﺑﺘﺪوﻳﻦ :ﺎﺗرﻳﺦ اﻟﻮﺻﻮل ،وﻗﺖ اﻟﻮﺻﻮل ،رﻗﻢ اﻟﻮارد ،رﻗﻢ اﳌﻠﻔﺎت،
ﺟﻬﺎت اﻻﺧﺘﺼﺎص.
ث -ﺗﻮزﻳﻊ اﻟﱪﻳﺪ ﻋﻠﻰ ﺟﻬﺎت اﻻﺧﺘﺼﺎص:
ﻓﻬﻨﺎك ﺑﻌﺾ اﳌﺆﺳﺴﺎت اﻟﱵ ﺗﺮﺳﻞ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ واﳋﻄﺎﺎﺑت اﻟﱵ ﺗﺮد إﻟﻴﻬﻢ إﱃ اﳌﺪﻳﺮ وﻣﻦ ﰒَﱠ
ﻳﻮﺟﻪ اﳌﺪﻳﺮ ﻫﺬﻩ اﳋﻄﺎﺎﺑت إﱃ اﻹدارات اﳌﺨﺘﻠﻔﺔ ﻟﻠﺮد ﻋﻠﻴﻬﺎ.
ﰲ إﻃﺎر اﳋﻄﻮات اﻟﺴﺎﺑﻘﺔ ،ﻧﻼﺣﻆ اﻵﰐ:
-ﺗﻘﻮم ﺑﻌﺾ اﳌﺆﺳﺴﺎت ﺈﺑرﺳﺎل اﻷﺻﻞ ﻋﻠﻰ اﳉﻬﺔ اﳌﺨﺘﺼﺔ ،وﻣﻦ َﰒّ ﻳﺘﻢ ﺗﺼﻮﻳﺮﻩ واﻻﺣﺘﻔﺎظ ﺑﻪ
ﰲ ﻣﻠﻒ اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻮارد.
-ﲢﺘﻔﻆ ﺑﻌﺾ اﳌﺆﺳﺴﺎت ﺎﺑﻷﺻﻞ وﺗﺮﺳﻞ اﻟﺼﻮرة .اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﱵ ﺗﻮﺟﻪ ﻣﻦ ﻗﺴﻢ ﻵﺧﺮ أو ﻣﻦ إدارة
إﱃ إدارة أﺧﺮى داﺧﻞ اﳌﺆﺳﺴﺔ اﻟﻮاﺣﺪة ﺄﺗﺧﺬ ﺷﻜﻞ اﳌﺬﻛﺮة .
اﻧظر :اﻟﺑﺑﻼوي ،ﺗﻌﻠم ﻓﻧون اﻟﺳﻛرﺗﺎرﯾﺔ اﻟﺗﻧﻔﯾذﯾﺔ وإدارة اﻟﻣﻛﺎﺗب ،ص.20 :
1
15
ﻣﻠﺤﻮﻇﺔ
ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ ﻣﺘﺎﺑﻌﺔ اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻮارد .ﻓﻜﻞ وارد أو اﶈ ّﺪد إﱃ اﳌﺆﺳﺴﺔ ﲢﺘﺎج إﱃ ردود ،وﳚﺐ
اﻟﺘﺄﻛﺪ ﻣﻦ أن اﳉﻬﺎت اﳌﺨﺘﺼﺔ ﻗﺪ ﻗﺎﻣﺖ ﺎﺑﻟﺮد ﰲ اﻟﻮﻗﺖ اﳌﻨﺎﺳﺐ .وﻛﻞ رد ﻳـُ َﻌ ﱡﺪ ﺎﺑﻟﻨﺴﺒﺔ إﱃ اﻟﺸﺮﻛﺔ
رﺳﺎﻟﺔ ﺻﺎدرة.
اﻟﺼﺎدر
ﺎﺛﻧﻴًﺎ| اﻟﱪﻳﺪ ّ
ﻫﻮ ﻛﻞ ﻣﺎ ﻳﺼﺪر ﻋﻦ اﳌﺆﺳﺴﺔ ﻣﻦ ﻣﻠﻔﺎت ورﺳﺎﺋﻞ وﺧﻄﺎﺎﺑت ،أو ﻫﻮ اﻟﱪﻳﺪ اﻟﺬي ﺗﻘﻮم اﳌﺆﺳﺴﺔ
ﺈﺑرﺳﺎﻟﻪ ﻣﺒﺘﺪﺋﺔ ﺑﺬﻟﻚ ﺧﻄﻮات اﻟﺮد ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ وﻣﻦ ﰒَﱠ إرﺳﺎﳍﺎ.
ﻣﻠﺤﻮﻇﺎت
-ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ ﺗﻜﻮن ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﳉﻬﺔ اﳌﺨﺘﺼﺔ أو اﳌﻮﻇﻒ اﳌﺨﺘﺺ ،أﻣﺎ اﻟﺘﻮﻗﻴﻊ ﻓﻴﻜﻮن ﻣﻦ ﻗﺒﻞ
اﳌﺪﻳﺮ.
-اﳌﺮﻓﻘﺎت :ﻫﻲ اﳌﺴﺘﻨﺪات واﻷوراق واﻟﻮﺎﺛﺋﻖ اﻟﱵ ﺗﺮﻓﻊ ﻣﻊ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ إﱃ اﳉﻬﺎت اﳋﺎرﺟﻴﺔ اﳌﻌﻨِﻴﱠﺔ.
وﳚﺐ اﻹﺷﺎرة إﱃ ﻋﺪد اﳌﺮﻓﻘﺎت وﻧﻮﻋﻬﺎ ﰲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ.
-ﻳﺘﻢ إرﺳﺎل اﳌﻜﺎﺗﺒﺎت إﱃ وﺣﺪة اﻟﱪﻳﺪ ﺑﻌﺪ أن ﻳﺘﻢ ﺗﻮﻗﻴﻌﻬﺎ ﻣﻦ ﻗِﺒَ ِﻞ اﳌﺪﻳﺮ.
اﻟﺼﺎدر
ﺧﻄﻮات ﻣﻌﺎﳉﺔ اﻟﱪﻳﺪ ّ
-1ﲨﻊ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت اﳌﺘﻌﻠﻘﺔ ﲟﻮﺿﻮع اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ وﻃﺒﺎﻋﺘﻬﺎ.
-2ﻛﺘﺎﺑﺔ اﳋﻄﺎب.
-3ﺗﻮﻗﻴﻊ اﳋﻄﺎب.
-4ﺗﺴﺠﻴﻞ ﳏﺘﻮى اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﰲ ﺳﺠﻞ اﻟﺼﺎدرات ،وﻳﺘﻀﻤﻦ اﻵﰐ:
-رﻗﻢ اﳋﻄﺎب| ﺎﺗرﻳﺦ اﻹرﺳﺎل| اﺳﻢ اﳌﺮﺳﻞ إﻟﻴﻪ وﻋﻨﻮاﻧﻪ| ﻣﻮﺿﻮع اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ| اﳌﺮﻓﻘﺎت وﻋﺪدﻫﺎ
وﻧﻮﻋﻬﺎ) إن ُوِﺟﺪت(| ﻃﺮﻳﻘﺔ اﻹرﺳﺎل.
-ﻃﻲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ووﺿﻌﻬﺎ ﰲ اﻟﻐﻼف اﳌﻨﺎﺳﺐ.
16
-ﻃﺒﺎﻋﺔ اﻟﻌﻨﻮان اﳌﺮﺳﻞ إﻟﻴﻪ ﻋﻠﻰ اﻟﻐﻼف.
-ﺗﺸﻤﻴﻊ اﻟﻐﻼف ووﺿﻊ اﻟﻄﻮاﺑﻊ اﻟﱪﻳﺪﻳﺔ ﻋﻠﻴﻪ.
-إرﺳﺎل اﳌﻜﺎﺗﺒﺎت ﻣﻊ ﲢﺪﻳﺪ :اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﳌﺴﺘﻌﺠﻠﺔ ،واﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻌﺎدﻳﺔ ،أو اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﺴﺮﻳﺔ .ﻓﺎﻟﺮﺳﺎﺋﻞ
ﻣﺜﻼ – ﺗﺮﺳﻞ ﻗﺒﻞ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻌﺎدﻳﺔ.
اﳌﺴﺘﻌﺠﻠﺔ – ً
ﺗﻄﺒﻴﻘﺎت
أوﻻ| أﺟﺐ ﻋﻦ اﻷﺳﺌﻠﺔ اﻵﺗﻴﺔ:
ً
ﻋﺮف اﻵﰐ :اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ اﳋﺎص ،اﻟﱪﻳﺪ اﻟﻮارد ،اﻟﱪﻳﺪ اﻟﺼﺎّدر ،اﳌﺮﻓﻘﺎت؟ّ .1
ﺗﻜﻠﻢ ﻋﻦ أﻫﻢ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ اﳋﺎص؟ .2
ﲬﺴﺎ ﻓﻘﻂ ﻣﻦ واﺟﺒﺎﺗﻪ.ﻣﺎﻫﻲ أﻫﻢ واﺟﺒﺎت اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ اﳋﺎص؟ اذﻛﺮ ً .3
ﺗﻜﻠﻢ ﻋﻦ أﳘﻴﺔ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﳍﺎﺗﻔﻴﺔ؟ .4
اُذﻛﺮ ﺳﺘًﺔ إﺟﺮاءات ﻣﻦ إﺟﺮاءات ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻘﺎﺑﻼت اﻟﺰوار. .5
ﺎﺛﻧﻴًﺎ| ﺿﻊ ﻋﻼﻣﺔ)|( أﻣﺎم اﻟﻌﺒﺎرة اﻟﺼﺤﻴﺤﺔ ،وﻋﻼﻣﺔ )×( أﻣﺎم اﻟﻌﺒﺎرة اﳋﺎﻃﺌﺔ ﻓﻴﻤﺎ �ﰐ:
18
ﺧﺎﻣﺴﺎ| ﺿﻊ ﻛﻠﻤﺔ )ﻣﻨﺎﺳﺐ( أﻣﺎم اﻟﻌﺒﺎرات اﻟﱵ ﺗﺮاﻫﺎ ﻣﻨﺎﺳﺒﺔ ،و)ﻏﲑ ﻣﻨﺎﺳﺐ( أﻣﺎم اﻟﻌﺒﺎرات اﻟﱵ
ً
ﻻ ﺗﺮاﻫﺎ ﻣﻨﺎﺳﺒﺔ ﻋﻨﺪ اﳌﻜﺎﳌﺎت اﳍﺎﺗﻔﻴﺔ اﻵﺗﻴﺔ:
.1أﻟﻮ ...ﻣﻦ أﻧﺖ ؟ )(------
.2ﳌﺎذا ﺻﻮﺗﻚ ﺿﻌﻴﻒ؟ ارﻓﻊ ﺻﻮﺗﻚ ،ﻻ أﲰﻌﻚ ﺟﻴﺪا(------).
ت ﻣﺎ ذَﻛﺮﺗَﻪ(------).أﻋ ْﺪ َ
ﻋﻔﻮا ﺳﻴّﺪي ،ﻫﻼ َ
ً .3
ﻣﺴﺎﻋﺪﺗُﻚ؟
َ .4أﻟﻮ ،اﻟﺴﻼم ﻋﻠﻴﻜﻢ ،ﺻﺒﺎح اﳋﲑ ﺳﻴﺪي .ﻛﻴﻒ ﳝﻜﻨﲏ
.5ﻗﻞ ﳌﺪﻳﺮك أن ﻳﺘﺼﻞ ﰊ ﻋﻠﻰ ﻫﺬا اﻟﺮﻗﻢ(------)...
.6أﳝﻜﻨﻚ ﻣﻦ ﻓﻀﻠﻚ أن ﲣﱪ ﺳﻌﺎدﺗﻪ ﺄﺑن ﻳﺘﻮاﺻﻞ ﻣﻌﻲ ﻋﻠﻰ ﻫﺬا اﻟﺮﻗﻢ(------)...
19
1
ﺧﺼﺎﺋﺺ اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻹدارﻳﺔ
ﺗـُ َﻌﺪ اﻻﺗﺼﺎﻻت اﻟﻜﺘﺎﺑﻴﺔ ﺑﻜﺎﻓﺔ أﺷﻜﺎﳍﺎ) رﺳﺎﺋﻞ -ﻣﺬﻛﺮات -ﺗﻘﺎرﻳﺮ...إﱁ( ﻣﺮآة ﻟ ُﻜﺘّ ِﺎﻬﺑﺎ ،ﻛﻤﺎ
أ�ﺎ ﺗُـ َﻌِّﱪ ﻋﻦ وﺟﻬﺔ ﻧﻈﺮﻩ ووﺟﻬﺔ ﻧﻈﺮ ﻋﻤﻞ؛ وﻟﺬا ﺗﺴﻌﻰ اﳌﻨﻈﻤﺎت ﻟﺘﻨﻤﻴﺔ ﻣﻬﺎرات اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻹدارﻳﺔ
ﻟﺪى اﻟﻌﺎﻣﻠﲔ ﻟﻀﻤﺎن اﺳﺘﻴﻔﺎﺋﻬﻢ ﻟﻠﺸﺮوط اﻟﻔﻨﻴﺔ ،واﺳﺘﻜﻤﺎﻻ ﻟﻠﻤﻘﻮﻣﺎت اﻟﻌﻠﻤﻴﺔ واﻹدارﻳﺔ ﻋﻨﺪ ﻗﻴﺎﻣﻬﻢ
ﺎﺑﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻹدارﻳﺔ ﻋﻠﻰ اﺧﺘﻼف أﻧﻮاﻋﻬﺎ ﺎﺑﻟﺸﻜﻞ اﳌﻨﺴﻖ واﻷﺳﻠﻮب اﻟﻮاﺿﺢ اﳌﻬ ّﺬب واﻻﻋﺪاد اﳉﻴّﺪ،
واﻹﺧﺮاج اﳌﻤﺘﺎز ،واﺧﺘﻴﺎر ﻧﻮع اﻟﻮرق اﳌﻨﺎﺳﺐ ﻳﺆﺛﺮ ﰲ ﻧﺴﺒﺔ اﻟﻌﺎﻣﻠﲔ ﺑﻨﺴﺒﺔ ﻋﺎﻟﻴﺔ ﻻ ﺗﻘﻞ ﻋﻦ أﺛﺮ
اﻹﻋﻼن واﻟﺼﺤﺎﻓﺔ.
اﻟﻔﺮق ﺑﲔ اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻹدارﻳﺔ واﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻷدﺑﻴﺔ
ﻣﻦ اﳋﻄﺄ اﻟﺘﻔﻜﲑ ﰲ أن اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻹدارﻳﺔ ُﲤﺜِّﻞ اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻷدﺑﻴﺔ أو ﻫﻲ ﻣﻮﺿﻮع إﻧﺸﺎء؛ ﻷن ﻣﻮﺿﻮع
ﻌﱪ ﻋﻨﻬﺎ ﰲ ﻟﻐﺔ ﺻﺤﻴﺤﺔ ،وﺗﺘﺤﻜﻢ ﻓﻴﻬﺎ وﺟﻬﺔ ﻧﻈﺮﻩ إﱃ اﳌﻮﺿﻮع اﻹﻧﺸﺎء ﻫﻮ ﻓﻜﺮة ﻳﻨﻈﻤﻬﺎ ﻛﺎﺗﺒﻬﺎ وﻳُ ّْ
وﻋﻮاﻃﻔﻪ اﳋﺎﺻﺔ؛ ﻛﺼﻴﺎﻏﺔ ﻃﻠﺐ رد ﻋﻠﻰ ﺧﻄﺎب ﺑﻌﺒﺎرة:
"ﻧﺮﺟﻮ اﻟﺮد ﻋﻠﻰ ﺟﻨﺎح اﻟﺴﺮﻋﺔ"
ﻃﺎﺋﺮا ﻟﻪ ﺟﻨﺎح وﻃﻠﺐ اﻟﺮد ﻋﻠﻰ ﺟﻨﺎﺣﻬﺎ ﺣﱴ �ﺗﻴﻪ ﺳﺮ ًﻳﻌﺎ ﻛﺎﻟﻄﺎﺋﺮة،
ﲣﻴﱠﻞ اﻟﻜﺎﺗﺐ ﻫﻨﺎ اﻟﺴﺮﻋﺔ ً
وﻫﺬﻩ اﻟﻌﺒﺎرة ﻻ ﺗﻘﺒﻞ ،وﻻ ﳝﻜﻦ أن ﺗُﺴﺘﺨﺪم ﰲ ﻛﺘﺎب رﲰﻲ ﺄﺑي ﺣﺎل ﻣﻦ اﻷﺣﻮال.
أﻣﺎ اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻹدارﻳﺔ ﻓﺘﺘﻨﺎول ﻓﻜﺮة ﺗُﺼﺎغ ﺑﺸﻜﻞ ﻣﻨﻄﻘﻲ ﰲ ﻟﻐﺔ ﺳﻬﻠﺔ وﻋﺒﺎرة ﺻﺤﻴﺤﺔ ﻻ ﺣﺸﻮ
ﻓﻴﻬﺎ ،وﻳﺴﻤﻰ ﻫﺬا اﻟﻨﻮع ﻣﻦ اﻷﺳﻠﻮب ﻋﻠﻤﻴﺎ .ﻓﻬﻲ ﻓﻦ ﻟﻪ ﻗﻮاﻋﺪ وأﺻﻮل ،وﳛﺘﺎج إﱃ اﻟﺪﻗﺔ وﺳﻌﺔ اﻷﻓﻖ،
واﻟﻠﺒﺎﻗﺔ واﳍﺪوء واﻻﺗﺰان وﻛﺜﺮة اﳌﺮان ،واﻟﺜﺮوة اﻟﻠﻐﻮﻳﺔ اﻟﱵ ﺗﻌﲔ اﻟﻜﺎﺗﺐ ﻋﻠﻰ ﺗﻮﺿﻴﺢ أﻓﻜﺎرﻩ ﰲ ﻋﺒﺎرات
دﻗﻴﻘﺔ ﺧﺎﻟﻴﺔ ﻣﻦ اﻟﺘﻜﺮار وﺿﻌﻒ اﻟﻌﺒﺎرة واﻷﺧﻄﺎء اﻟﻨﺤﻮﻳﺔ واﻟﻠﻐﻮﻳﺔ.
وأﺳﻠﻮب اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻹدارﻳﺔ أﺳﻠﻮب ﺗﻘﺮﻳﺮي ﻳﺴﻴﻄﺮ ﻋﻠﻴﻪ اﳌﻨﻄﻖ وﺗﻔﺼﻴﻼت اﻷﺣﺪاث اﻟﻮاﻗﻌﻴﺔ ﰲ
وﺑﻌﻴﺪا ﻋﻦ اﳊﺸﻮ.
ﻟﻐﺔ دﻗﻴﻘﺔ ﺑﻌﻴﺪة ﻋﻦ اﺣﺘﻤﺎﻻت اﻟﺘﺄوﻳﻞ ً
20
أﻧﻮاع اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻹدارﻳﺔ
ﺟﺮى اﻟﻌﺮف ﻋﻠﻰ ﺗﻘﺴﻴﻢ اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ اﻹدارﻳﺔ اﳌﺴﺘﺨﺪﻣﺔ ﰲ ﳎﺎﻻت اﻟﻌﻤﻞ اﳌﺨﺘﻠﻔﺔ ﺎﺑﳌﻨﻈﻤﺎت
واﳌﻨﺸﺂت اﳌﺨﺘﻠﻔﺔ واﳌﺼﺎﱀ اﳊﻜﻮﻣﻴﺔ إﱃ ﺛﻼﺛﺔ أﻧﻮاع ،ﻫﻲ:
.1اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ )اﳋﻄﺎب(:
وﻫﻲ ﻣﻦ أﻫﻢ وﺳﺎﺋﻞ اﻻﺗﺼﺎل اﻟﻜﺘﺎﰊ اﻟﱵ ﺗﻠﺠﺄ إﻟﻴﻬﺎ اﳌﻨﻈﻤﺎت ﻟﻼﺗﺼﺎل ﺎﺑﻟﻐﲑ ،وﻫﻲ
أﻳﻀﺎ ﻧﻔﺲ اﻟﻮﺳﻴﻠﺔ اﻟﱵ ﻳﻠﺠﺄ إﻟﻴﻬﺎ اﳌﺘﻌﺎﻣﻠﻮن ﻣﻊ اﳌﻨﻈﻤﺎت ﻟﻼﺗﺼﺎل ﻬﺑﺎ .وﻫﻨﺎك أﺻﻮل وﻗﻮاﻋﺪ ً
وأﺳﺲ ﻋﻠﻤﻴﺔ ﳚﺐ ﻣﺮاﻋﺎﻬﺗﺎ ﻋﻨﺪ ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ.
وﻳَﻄﻠﻖ اﻟﺒﻌﺾ ﻋﻠﻰ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﻣﺴﻤﻰ )ﺧﻄﺎب( .وﻣﻦ اﻷﻣﻮر اﳍﺎﻣﺔ اﻟﱵ ﳚﺐ أن ﺗﺘﻮاﻓﺮ ﰲ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ
أو اﳋﻄﺎب اﳉﻴّﺪ ،ﻫﻲ ):اﻻﺧﺘﺼﺎر ،اﻟﻮﺿﻮح ،اﻟﺴﻬﻮﻟﺔ ،اﻟﺬوق ،اﻟﻠﺒﺎﻗﺔ ،وﺗﺼﻨﻴﻒ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ أو
اﳋﻄﺎﺎﺑت ﺣﺴﺐ اﳌﻮﺿﻮع اﻟﺬي ﺗﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻌﻪ(.
.2اﻟﺘﻘﺮﻳﺮ:
ﲢﻠﻴﻼ ﺑﻄﺮﻳﻘﺔ ﻣﺴﻠﺴﻠﺔﻋﺮﺿﺎ ً
ﻣﻌﲔ أو ﻣﺸﻜﻠﺔ ً وﻫﻮ ﻋﺮض ﻟﻠﺤﻘﺎﺋﻖ اﳋﺎﺻﺔ ﲟﻮﺿﻮع ّ
وﻣﺒﺴﻄﺔ ﻣﻊ ذﻛﺮ اﻻﻗﱰاﺣﺎت اﻟﱵ ﺗﺘﻤﺎﺷﻰ ﻣﻊ اﻟﻨﺘﺎﺋﺞ اﻟﱵ ﰎ اﻟﺘﻮﺻﻞ إﻟﻴﻬﺎ ﺎﺑﻟﺒﺤﺚ واﻟﺘﺤﻠﻴﻞ.
أي أﻧﻪ أﺣﺪ أﺳﺎﻟﻴﺐ اﻻﺗﺼﺎل ﰲ ﻣﻨﺸﺂت اﻷﻋﻤﺎل ،واﳍﺪف اﻷﺳﺎﺳﻲ ﻣﻨﻪ :ﻧﻘﻞ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت،
ﻛﺎﻣﻼ ودﻗﻴ ًﻘﺎ.
وﻣﻮﺟﺰا و ً
ً اﺿﺤﺎ
وﻣﻦ اﻟﻮاﺟﺐ أن ﻳﻜﻮن اﻟﺘﻘﺮﻳﺮ و ً
وﻳﺼﻨﻒ إﱃ ﻋﺪة أﻧﻮاع ﲝﺴﺐ اﳌﻮﺿﻮع ،ودرﺟﺔ اﻟﺸﻜﻞ ،درﺟﺔ اﻟﺼﻮرة ،اﻟﺰﻣﻦ ،اﻻﲡﺎﻩ،
اﳊﺠﻢ درﺟﺔ اﻟﺴﺮﻳﺔ ،اﻟﺮﲰﻴﺔ ،اﻟﺘﻔﺼﻴﻞ ،اﳍﺪف ،اﳌﺴﺘﻮ�ت ،ﺣﺴﺐ اﻟﻮﻇﺎﺋﻒ ،وﺣﺴﺐ
اﺠﻤﻟﺎﻻت.
.3اﻟ ُـﻤﺬ ّﻛِﺮات:
ﻧﻮﻋﺎ ﻣﻦ اﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ ﺻﻐﲑة اﳊﺠﻢ ،وﻋﺎدة ﻻ ﺗﺘﻌﺪى ﺻﻔﺤﺔ أو ﺻﻔﺤﺘﲔ ،وﻫﻲ اﳌـﺬﻛﺮات ﲤﺜﻞ ً
ﺷﺎﺋﻌﺔ اﻻﺳﺘﺨﺪام ﰲ ﳐﺘﻠﻒ اﳌﻨﺸﺂت واﳌﻨﻈﻤﺎت.
واﳌﺬﻛﺮات ﺗﺘﻌﺎﻣﻞ ﻣﻊ ﻋﺪد ﻛﺒﲑ ﻣﻦ اﳌﻮﺿﻮﻋﺎت ﻣﺜﻞ :ﺗﻮﺻﻴﻞ ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت إﱃ ﻣﻦ ﻳﺸﻐﻠﻮن
ﺣﻼ ﳍﺎ .ﻛﻤﺎ ﻗﺪ ﻳﺘﻌﺮض ﳌﻮﻗﻒ اﳌﻨﺎﺻﺐ اﻹدارﻳﺔ اﻷﻋﻠﻰ .وﻗﺪ ﺗﻌﺮض ﻣﺸﻜﻠﺔ ﻳﻘﱰح ﻛﺎﺗﺒﻬﺎ ً
ﻣﻌﲔ وﻳﺮﻓﻊ ﻛﺎﺗﺒﻬﺎ ﻟﻠﺮﺋﻴﺲ ﻃﺎﻟﺒًﺎ ﻣﻨﻪ اﻟﺘﻮﺟﻴﻪ.
21
1
اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻹدارﻳﺔ اﳌﻜﺘﻮﺑﺔ
ﺗُـ َﻌ ﱡﺪ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﻣﻦ أﻫﻢ وﺳﺎﺋﻞ اﻻﺗﺼﺎل اﻟﱵ ﺗﻠﺠﺄ إﻟﻴﻬﺎ اﳌﺆﺳﺴﺔ ﻟﻼﺗﺼﺎل ﺎﺑﻟﻐﲑ وﲢﻘﻴﻖ أﻫﺪاﻓﻬﺎ.
ﻛﻤﺎ ﺗُـ َﻌﺪ ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻟﻌﺎدﻳﺔ )اﻟﺮوﺗﻴﻨﻴﺔ( إﺣﺪى واﺟﺒﺎت ﺷﺎﻏﻠﻲ وﻇﺎﺋﻒ اﻟﺴﻜﺮﺎﺗرﻳﺔ.
وﻬﺗﺪف اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ ﺑﻮﺟﻪ ﻋﺎم إﱃ ﲢﻘﻴﻖ ﺛﻼﺛﺔ أﻫﺪاف رﺋﻴﺴﻴﺔ ،ﻫﻲ:
.1إﻋﻼم اﻟﻘﺎرئ ﺑﺸﺊ ﻣﻬﻢ.
.2ﺣﺜﻪ ﻋﻠﻰ اﲣﺎذ إﺟﺮاء ﻣﻌﲔ.
.3إﺿﻔﺎء ﲰﻌﺔ ﻃﻴﺒﺔ ﻋﻦ ﺟﻬﺔ اﻟﻌﻤﻞ.
وﺑﻌﺾ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ ﺗﺴﻌﻰ ﻟﺘﺤﻘﻴﻖ واﺣﺪ ﻣﻦ ﻫﺬﻩ اﻷﻫﺪاف اﳌﺬﻛﻮرة ،واﻟﺒﻌﺾ اﻵﺧﺮ ﻳﺮﻣﻲ إﱃ ﲢﻘﻴﻘﻬﺎ
ﲨﻴﻌﺎ.
أﻧﻮاع اﳌﺮاﺳﻼت
.1اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﳋﺎرﺟﻴﺔ ،ﻫﻲ :وﺳﻴﻠﺔ اﺗﺼﺎل ﻣﻜﺘﻮﺑﺔ ﻳﺘﻢ ﺗﺒﺎدﳍﺎ ﺑﲔ ﺟﻬﺎز ﺣﻜﻮﻣﻲ وآﺧﺮ ،أو ﺑﲔ
ﺟﻬﺎز ﺣﻜﻮﻣﻲ وﺟﻬﺔ أﺧﺮى ﻣﻦ اﻟﻘﻄﺎع اﳋﺎص ،أو ﺑﲔ ﻣﺆﺳﺴﺔ ﺧﺎﺻﺔ وأﺧﺮى.
.2اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻟﺪاﺧﻠﻴﺔ ،ﻫﻲ :وﺳﻴﻠﺔ اﺗﺼﺎل ﻣﻜﺘﻮﺑﺔ ﻳﺘﻢ ﺗﺒﺎدﳍﺎ ﰲ داﺧﻞ اﳉﻬﺎز اﻟﻮاﺣﺪ ،أو ﺑﲔ
إدارات وأﻗﺴﺎم اﳉﻬﺎز اﻟﻮاﺣﺪ.
.3ﻣﺬﻛﺮة داﺧﻠﻴﺔ ) ﻣﺬﻛﺮة إﺣﺎﻟﺔ ﻣﻌﺎﻣﻠﺔ( ،ﻫﻲ :وﺳﻴﻠﺔ اﺗﺼﺎل ﻣﻜﺘﻮﺑﺔ ﻳﺘﻢ إرﻓﺎﻗﻬﺎ ﻣﻊ اﳌﻌﺎﻣﻠﺔ ﻣﻊ
اﻟﺘﻮﺟﻴﻪ ﻟﻠﺠﻬﺔ ،واﻟﺸﺮح ﺎﺑﳌﻄﻠﻮب.
.4اﻟﺘﻌﻤﻴﻢ ،ﻫﻮ :وﺳﻴﻠﺔ اﺗﺼﺎل ﻣﻜﺘﻮﺑﺔ ﺗﻮﺟﻪ ﻟﻠﻤﺴﺘﻮ�ت اﻹدارﻳﺔ اﳌﺨﺘﻠﻔﺔ ،وﺗﺘﻀﻤﻦ ﺗﻌﻠﻴﻤﺎت
ﺗﻔﺴﲑا ﺑﺸﺄن اﻟﻌﻤﻞ.
إدارﻳﺔ وﻣﺎﻟﻴﺔ أو ً
.5اﻟﻘﺮار ،ﻫﻮ :إﺻﺪار إدارة ﲟﺎ ﲤﻠﻜﻪ ﻣﻦ ﺳﻠﻄﺔ ﲟﻘﺘﻀﻰ اﻟﻠﻮاﺋﺢ ﰲ ﺗﻌﻴﲔ أو إﻧﺸﺎء وﻏﲑ ذﻟﻚ.
22
.6اﻷﻣﺮ اﳌﻠﻜﻲ ،ﻫﻮ :اﻟﻘﺮار اﳌﻜﺘﻮب واﳋﺎص ﲟﻤﺎرﺳﺔ اﳌﻠﻚ ﻟﺼﻼﺣﻴﺎﺗﻪ دون ﻋﺮﺿﻪ ﻋﻠﻰ ﳎﻠﺲ
اﻟﻮزراء ﻣﺜﻞ اﻟﺘﻌﻴﻴﻨﺎت.
.7اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻻﻟﻜﱰوﻧﻴﺔ ،ﻫﻲ :رﺳﺎﻟﺔ ﻳﺘﻢ ﺗﻠﻘﻴﻬﺎ ﻣﻦ ﺧﻼل اﻟﱪﻳﺪ اﻻﻟﻜﱰوﱐ ،ﺗﺘﻀﻤﻦ ً
أﻋﻤﺎﻻ رﲰﻴﺔ
أو إﺧﺒﺎرﻳﺔ أو ﻣﻌﻠﻮﻣﺎﺗﻴﺔ ﺧﺎﺻﺔ ﺎﺑﻟﻌﻤﻞ.
.8اﻟﻨﻤﻮذج :ﻫﻮ ﻋﺒﺎرة ﻋﻦ ﺑﻴﺎن ﳛﺘﻮي ﻋﻠﻰ ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت ﺎﺛﺑﺘﺔ ،وأﻣﺎﻣﻬﺎ ﻓﺮاﻏﺎت ﺗُﻌﺒﺄ ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت
ﻣﺘﻔﺮﻗﺔ ...ﻣﺜﻞ :ﻓﻮاﺗﲑ اﻻﺗﺼﺎﻻتِ -ﺳ ِﺠﻼت -ﺗﺬاﻛﺮ.
أﺟﺰاء اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ وﻛﻴﻔﻴّﺔ ﺗﻨﺴﻴﻘﻬﺎ
ﲨﻴﻌﺎ ﺗﺘﻔﻖ ﻋﻠﻰ أن ﻳﻜﻮن ﰲ أﻋﻼﻫﺎ
ﳜﺘﻠﻒ اﻟﺘﺼﻤﻴﻢ اﻟﻌﺎم ﻟﻠﺮﺳﺎﻟﺔ ﻣﻦ ﻣﺆﺳﺴﺔ ﻷﺧﺮى إﻻ أ�ﺎ ً
اﻟﺒﻴﺎ�ت اﻷﺳﺎﺳﻴﺔ ﻋﻦ اﳌﺆﺳﺴﺔ اﳌﺼﺪرة ،وأﺣﻴﺎ ً� ﻋﻨﻮا�ﺎ وﻳﻠﺠﺄ اﻟﺒﻌﺾ ﺧﺎﺻﺔ اﳌﺆﺳﺴﺎت اﻟﱵ ﺗﻌﻤﻞ
ﻣﺮﺟﻌﺎ ﻋﻦ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﻋﻨﺪ ﳏﺎوﻟﺔ اﻻﺗﺼﺎل
ﰲ ﻧﺸﺎط ﲡﺎري إﱃ ذﻛﺮ أرﻗﺎم اﻟﺘﻠﻔﻮ�ت واﻟﻔﺎﻛﺲ ﺣﱴ ﺗﻜﻮن ً
اﳍﺎﺗﻔﻲ.1
أﻋﻠﻰ
2
اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ
وﳛﺘﻮي أﻋﻠﻰ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻹدارﻳﺔ ﻋﻠﻰ اﻷﺟﺰاء اﻵﺗﻴﺔ:
رﻗﻢ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ -
ﺎﺗرﻳﺦ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ -
اﺳﻢ اﳉﻬﺔ اﳌﺮﺳﻠﺔ وﻋﻨﻮا�ﺎ -
اﳌﻮﺿﻮع -
اﳌﺮﻓﻘﺎت -
اﺳﻢ اﳌﺮﺳﻞ إﻟﻴﻬﺎ وﻋﻨﻮا�ﺎ -
اﻧظر/https://khitasabdelkarim.wordpress.com/2016/01/08 :
2
23
-ﲢﻴﺔ اﻻﻓﺘﺘﺎح.
ﺟﺴﻢ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ
وﻫﻲ ﻋﺒﺎرة ﲣﺘﻠﻒ اﻻﺧﺘﻴﺎرات ﻋﻠﻰ ﺻﻴﻐﺘﻬﺎ ،ﺣﻴﺚ ﺟﺮت اﻟﻌﺎدة ﰲ اﳌﺮاﺳﻼت اﳊﻜﻮﻣﻴﺔ
اﺳﺘﺨﺪام ﻋﺒﺎرات) ﺗﻘﺒﻠﻮا ﻓﺎﺋﻖ اﻟﺘﺤﻴﺔ ،ﻣﻊ أﻃﻴﺐ اﻟﺘﺤﻴﺎت .(...
اﻟﺘﻮﻗﻴﻊ
وﻳﻜﻮن أﺳﻔﻞ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﻋﻠﻰ اﳉﻬﺔ اﻟﻴﺴﺮى ،وﻳﺘﻜﻮن ﻣﻦ وﻇﻴﻔﺔ اﳌﻮﻗﻊ ،ورﺳﻢ اﻟﺘﻮﻗﻴﻊ،
واﺳﻢ اﳌﻮﻗﻊ.
24
رﻣﺰا ﻳﺴﺘﺪل ﺑﻪ ﳌﻌﺮﻓﺔ اﺳﻢ اﻟﻨﺎﺳﺦ ،وﻳﺘﻢ ﺄﺗﺷﲑ ﳏﺮر اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ أﺳﻔﻞ اﳋﻄﺎب
ﻳﻀﻊ اﻟﻨﺎﺳﺦ ً
ﺨﺪم ﻹﻋﻔﺎء اﳌﺴﺆوﻟﻴﺔ .أﻣﺎ اﻟﻨﺴﺦ ﻣﻦ ﰲ اﻟﺮﻛﻦ اﻷﳝﻦ؛ ﻟﻠﺪﻻﻟﺔ ﻋﻠﻰ أ�ﺎ ِ
روﺟ َﻌﺖ ،إﺿﺎﻓﺔً إﱃ أ�ﺎ ﺗُﺴﺘَ َ
ﺻﻮر اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ،ﻓﻴﺘﻢ ﺗﻮزﻳﻌﻬﺎ ﻹﺑﻼغ اﻟﻮزارات واﳉﻬﺎت ذات اﻟﺼﻠﺔ ﲟﻀﻤﻮن اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﻏﲑ اﳉﻬﺔ اﻟﺮﺋﻴﺴﻴﺔ
) اﳌﺮﺳﻞ إﻟﻴﻪ اﻟﺮﺋﻴﺴﻲ(.
1
ﳕﺎذج ﻟﺮﺳﺎﺋﻞ إدارﻳﺔ
ﳕﻮذج )(1
ﺑﺴﻢ ﷲ ارﲪﻦ اﻟﺮﺣﻴﻢ
إﱃ :ﲨﻴﻊ رؤﺳﺎء اﻷﻗﺴﺎم
ﻣﻦ :ﻣﺴﺎﻋﺪ اﳌﺪﻳﺮ اﻟﻌﺎم ﺎﺑﻟﺸﺮﻛﺔ
اﻟﺘﺎرﻳﺦ|02 :ﺻﻔﺮ|1415ﻫـ اﳌﻮاﻓﻖ |10أﻛﺘﻮﺑﺮ|1994م
اﻟﺮﻗﻢ|170|588 :ث ن| 15|33
اﳌﻮﺿﻮع :اﺳﺘﻌﻤﺎل اﻟﻨﻤﻮذج اﳉﺪﻳﺪ ﻣﻦ اﳌﺮاﺳﻼت اﻹدارﻳﺔ اﳋﺎرﺟﻴﺔ
اﻟﺴﻼم ﻋﻠﻴﻜﻢ ورﲪﺔ ﷲ وﺑﺮﻛﻠﺘﻪ
ﻋﻠﻰ ﲨﻴﻊ رؤﺳﺎء اﻷﻗﺴﺎم ﺎﺑﻟﺸﺮﻛﺔ وﻣﻮﻇﻔﻴﻬﻢ اﺗﺒﺎع اﻟﺘﻌﻠﻴﻤﺎت اﻹدارﻳﺔ اﻟﺘﺎﻟﻴﺔ ﻣﻦ أﺟﻞ ﺗﻨﻈﻴﻢ وﺗﻨﺴﻴﻖ
وﺗﻮﺣﻴﺪ اﺳﺘﻌﻤﺎل اﻟﻨﻤﺎذج اﳌﻌﺪ ة ﻟﻠﻤﺮاﺳﻼت اﳋﺎرﺟﻴﺔ:
.1اﺳﺘﻌﻤﺎل ﳕﻮذج اﳌﺮاﺳﻼت رﻗﻢ ) (987-0098ﻟﻠﻤﺮاﺳﻼت اﳋﺎرﺟﻴﺔ داﺧﻞ إﻃﺎر اﻟﺪوﻟﺔ
ﻓﻘﻂ ،.ﻣﻘﻞ :اﻟﺪواﺋﺮ اﳊﻜﻮﻣﻴﺔ واﻟﺸﺮﻛﺎت واﳌﺆﺳﺴﺎت ﰲ داﺧﻞ اﻟﺪوﻟﺔ.
.2اﺳﺘﻌﻤﺎل ﳕﻮذج اﳌﺮاﺳﻼت رﻗﻢ ) (639-7650ﻟﻠﻤﺮﺳﻼت اﳋﺎرﺟﻴﺔ ﺧﺎرج إﻃﺎر اﻟﺪوﻟﺔ ،ﻣﺜﻞ:
اﻟﺴﻔﺎرات ،واﻟﺸﺮﻛﺎت واﳌﺆﺳﺴﺎت ﺧﺎرج إﻃﺎر اﻟﺪوﻟﺔ.
25
إن اﺗﺒﺎع اﻟﺘﻌﻠﻴﻤﺎت اﳌﻮﺿﺤﺔ ﺑﻌﺎﻟﻴﻪ ﺳﻴﺆدي إﱃ ﺗﻮﺣﻴﺪ اﻟﺸﻜﻞ اﻟﻌﺎم ﻟﻠﻤﺮاﺳﻼت ،وﻳﺴﺎﻋﺪ ﰲ ﺗﺮﺷﻴﺪ
اﳌﺼﺮوﻓﺎت اﻹدارﻳﺔ.
آﻣﻠﲔ ﺗﻌﺎوﻧﻜﻢ ﻟﻠﻌﻤﻞ ﲟﺎ ﻓﻴﻪ ﻣﺼﻠﺤﺔ اﻟﺸﺮﻛﺔ .ﻣﻊ أﻃﻴﺐ ﲢﻴﺎﺗﻨﺎ.
ﻣﺴﺎﻋﺪ اﳌﺪﻳﺮ اﻟﻌﺎم ﺻﻮرة ﻣﻊ اﻟﺘﺤﻴﺔ؛
--------------- -رﺋﻴﺲ ﻗﺴﻢ اﳌﻮﻇﻔﲔ
أ .ﻋﺰﻣﻲ ﺑﻦ ﻋﺒﺪﷲ اﻟﻨﻴﺘﻴﻤﻮﻫﻲ -رﺋﻴﺲ ﻗﺴﻢ اﳌﻮارد
---------------------------------------------------
ﳕﻮذج) (2ﺧﻄﺎب ﺷﻜﺮ
اﻟﺘﺎرﻳﺦ 2018|09|12 :م
اﻟﺮﻗﻢ |9|876 :أت7
اﳌﻮﺿﻮع :ﺧﻄﺎب ﺷﻜﺮ
ﺑﺴﻢ ﷲ ارﲪﻦ اﻟﺮﺣﻴﻢ
ﺳﻌﺎدة اﻷﺳﺘﺎذ :رﻣﺰي ﺑﻦ إﺑﺮاﻫﻴﻢ اﳌﻮﻫﻲ
اﳌﻮﻗﺮ )رﺋﻴﺲ ﻗﺴﻢ اﻟﻠﻐﺔ ﲜﺎﻣﻌﺔ راﺟﺎﺑﺖ ﺟﺎﻻ(
اﻟﺴﻼم ﻋﻠﻴﻜﻢ ورﲪﺔ ﷲ وﺑﺮﻛﺎﺗﻪ
ﲢﻴﺔ ﻃﻴﺒﺔ...وﺑﻌﺪ:
ﻣﺆﺧﺮا
ﻓﺒﻤﻨﺎﺳﺒﺔ اﻧﺘﻬﺎء أﻋﻤﺎل اﳌﺆﲤﺮ اﻟﺴﻨﻮي اﻟﺜﺎﱐ ﳌﻬﺮﺟﺎن ﻳﻮم اﻟﻠﻐﺔ اﻟﻌﺮﺑﻴﺔ اﻟﺬي اﻧﻌﻘﺪ ً
ﺎﺑﻟﻘﺎﻫﺮة ،ﺧﻼل اﻟﻔﱰة ﻣﻦ 2016 |9|20-19م ،ﲢﺖ ﻋﻨﻮان) اﻟﻠﻐﺔ اﻟﻌﺮﺑﻴﺔ وﺻﻨﺎﻋﺔ اﻟﺴﻴﺎﺣﺔ ﰲ
اﻟﺪول ﻏﲑ اﻟﻨﺎﻃﻘﺔ ﺎﺑﻟﻌﺮﺑﻴﺔ( ،ﻳﻄﻴﺐ ﻟﻨﺎ أن ﻧﺘﻘﺪم إﻟﻴﻜﻢ ﲞﺎﻟﺺ ﺷﻜﺮ� وﺗﻘﺪﻳﺮ� ﳌﺸﺎرﻛﺘﻜﻢ اﻟﻔﺎﻋﻠﺔ
ﺎﺑﳌﺆﲤﺮ ،وﻛﺎﻧﺖ ﻣﻦ ﻋﻮاﻣﻞ ﳒﺎﺣﻪ.
26
ﻛﻤﺎ ﻻ ﻳﻔﻮﺗﲏ أن أﻧﻮﻩ ﺎﺑﻟﻨﻤﻮذج اﳌﺒﺘﻜﺮ اﻟﺬي ﻗﺪﻣﺘﻤﻮﻩ ﰲ ﻛﻴﻔﻴﺔ اﺳﺘﺜﻤﺎر اﻟﻠﻐﺔ اﻟﻌﺮﺑﻴﺔ ﰲ
أﳕﻮذﺟﺎ .وﺗﻘﺒﻠﻮا ﺧﺎﻟﺺ ﲢﻴﺎﺗﻨﺎ
ً اﺟﺘﺬاب اﻟﺴﻴﺎح اﻟﻌﺮب ﰲ اﻟﺒﻼد ﻏﲑ اﻟﻌﺮﺑﻴﺔ ،ﻣﺘﺨﺬﻳﻦ ﻣﻦ ﲡﺮﺑﺔ ﺑﻠﺪﻛﻢ
واﺣﱰاﻣﻨﺎ.
رﺋﻴﺲ اﳌﺆﲤﺮ
--------------
أ.د .أﺷﺮف ﻋﺒﺪ اﳌﻮﺟﻮد ﺟﺎﺑﺮ
1
أﻫﻢ اﻟﺸﺮوط اﳌﻮﺿﻮﻋﻴّﺔ ﻟﻠﻤﺮاﺳﻼت
ﻫﻨﺎك ﳎﻤﻮﻋﺔ ﺷﺮوط وﻗﻮاﻋﺪ ﻳﻨﺒﻐﻲ اﻟﺘﻘﻴﺪ ﻬﺑﺎ ﻋﻨﺪ ﻛﺘﺎﺑﺔ اﻟﺮﺳﺎﺋﻞ اﻹدارﻳﺔ وﻫﻲ ﻛﻤﺎ ﻳﻠﻲ:
.1وﺿﻮح ﻣﻌﺎﱐ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ.
.2إﳚﺎز اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ واﺧﺘﺼﺎرﻫﺎ.
.3اﻟﻠﻄﺎﻓﺔ ﰲ اﻟﺘﻌﺒﲑ.
اﻟﺸﺮح:
وﺿﻮح ﻣﻌﺎﱐ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ: .1
أ -أن ﺗﺘﻀﺢ ﻓﻜﺮة اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﰲ ذﻫﻦ ﻛﺎﺗﺒﻬﺎ؛ إذ ﻻ ﻳﺴﺘﻄﻴﻊ ٌ
ﻛﺎﺗﺐ أن ﻳﻨﺸﺊ رﺳﺎﻟﺔ إﻻ إذا
ﺟﻴﺪا.
وﻓﻬﻤﺎ ً
اﺳﺘﻴﻌﺎﺎﺑ ً
ً ﻛﺎن ﻣﺴﺘﻮﻋﺒًﺎ وﻓﺎﳘًﺎ ﳌﻮﺿﻮﻋﻬﺎ
ب -أن ﻳﻔﻬﻢ اﻟﻜﺎﺗﺐ ﻣﻌﺎﱐ وﻣﺪﻟﻮﻻت اﻟﻜﻠﻤﺎت واﻟﻌﺒﺎرات اﻟﱵ ﻳﻜﺘﺒﻬﺎ.
ج -أن ﻳﺴﺘﺨﺪم اﻟﻜﻠﻤﺎت واﳌﻔﺮدات ذات اﳌﻌﺎﱐ اﶈﺪدة اﻟﱵ ﻻ ﲢﻤﻞ اﻟﺘﺄوﻳﻞ أو اﻟﺘﻔﺴﲑ
أو اﻟﺮﻣﺰ.
د -ﻋﺪم اﺳﺘﺨﺪام ﻛﻠﻤﺎت اﻟﺘﺴﻮﻳﻒ واﻟﱵ ﺗﻌﻄﻲ ﻣﻌﺎﱐ ﻋﺪم اﳊﺴﻢ ،ﻣﺜﻞ ) :ﻳﺒﺪو ،أﻇﻦ،
ﻣﻦ اﳌﻤﻜﻦ ،أﻋﺘﻘﺪ ،رﲟﺎ.(...
اﻧظرhttps://www.tanqeeb.com/career/tag/ :
1
27
ﻫـ -اﻟﺘﻌﺒﲑ ﻋﻦ ﻣﻀﻤﻮن اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ ﺄﺑﻗﻞ ﻋﺪد ﻣﻦ اﻟﻜﻠﻤﺎت دون اﻻﺧﻼل ﺎﺑﳌﻌﲎ ،وﻻ ﳚﻮز
اﻻﺧﺘﺼﺎر ﻋﻠﻰ ﺣﺴﺎب اﻛﺘﻤﺎل اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ واﺣﺘﻮاﺋﻬﺎ ﻋﻠﻰ اﻟﺒﻴﺎ�ت اﻟﻼزﻣﺔ أو ﻋﻠﻰ ﺣﺴﺎب
وﺿﻮﺣﻬﺎ وﻓﻌﺎﻟﻴﺘﻬﺎ ،وﳚﺐ ﻋﺪم اﳋﻠﻂ ﺑﲔ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﳌﺨﺘﺼﺮة وﺑﲔ اﻟﺮﺳﺎﻟﺔ اﻟﻘﺼﲑة ﺟﺪًّا
)اﻟﱪﻗﻴﺔ( ).ﰲ اﻹﳚﺎز(
ﻣﺜﺎل ذﻟﻚ:
"ﰲ اﳌﺴﺘﻘﺒﻞ اﻟﻘﺮﻳﺐ" ،ﻗﺪ ﺗﻌﲏ ﺑﻌﺪ ﻳﻮم أو أﺳﺒﻮع أو ﺷﻬﺮ أو ﺳﻨﺔ".
ﻣﻦ اﶈﺘﻤﻞ" ﻗﺪ ﺗﻌﲏ ﻧﺴﺒﺔ اﺣﺘﻤﺎل ...%80 ،%0 ،%20 ،%10
28
اﻟﻌﺒﺎرات اﳌﻄﻮﻟﺔ
اﻟﺒﺪﻳﻞ اﳊﺸﻮ
وﻫﻨﺎك اﻟﻌﺪﻳﺪ ﻣﻦ اﻟﺒﺪاﺋﻞ اﻟﱵ ﳝﻜﻨﻜﻢ ان ﺗﻔﺎﺿﻠﻮا ﳝﻜﻨﻜﻢ اﳌﻔﺎﺿﻠﺔ ﺑﲔ ﻋ ّﺪة ﺑﺪاﺋﻞ
ﺑﻴﻨﻬﺎ.
وﻣﻦ اﳌﻌﺘﻘﺪ اﻧﻨﺎ ﺳﻮف ﳓﻘﻖ ﰲ اﳌﺴﺘﻘﺒﻞ أﻫﺪاﻓﻨﺎ أﻋﺘﻘﺪ أن اﻫﺪاﻓﻨﺎ ﺳﺘﺘﺤﻘﻖ
اﳌﺮﺟﻮة
ﻫﻨﺎك ز�دات ﻗﺪ ﲢﻘﻘﺖ ﰲ ﻣﻌﺪﻻت اﻟﻨﻤﻮ ﻗﺪ أﺛّﺮت اﻟﺰ�دة ﰲ ﻣﻌ ّﺪل اﻟﻨﻤﻮ ﻋﻠﻰ ﺗﻘﺪم اﻟﻌﻤﻞ
ﺑﺸﻜﻞ أﺛّﺮ إﳚﺎﺑﻴًﺎ ﻋﻠﻰ ﺗﻘﺪم اﻟﻌﻤﻞ
ﻫﻨﺎك اﻟﻜﺜﲑ ﻣﻦ اﻷﺳﺎﻟﻴﺐ اﻟﱵ ﳝﻜﻨﻜﻢ اﻻﺧﺘﻴﺎر وﳝﻜﻦ اﻻﺧﺘﻴﺎر ﻣﻦ ﺑﲔ ﻋﺪة أﺳﺎﻟﻴﺐ
ﻣﻦ ﺑﻴﻨﻬﺎ
29
اﻟﻠﻄﺎﻓﺔ: .3
-ﻋﺪم اﺳﺘﺨﺪام أﺳﻠﻮب اﻟﺘﻬﺠﻢ ﻋﺪم اﺳﺘﺨﺪام أو اﻟﺘﻌﻨﻴﻒ ﻟﻠﺮد ﻋﻠﻰ اﻟﻨﻘﺪ أو اﳌﻼﺣﻈﺎت وﻋﺪم
اﺳﺘﺨﺪام اﻟﻌﺒﺎرات اﻟﺴﻠﺒﻴﺔ.
-اﺳﺘﺨﺪام اﻟﻌﺒﺎرات اﳍﺎدﺋﺔ واﳌﻬﺪﺋﺔ ﻟﻠﻤﻮاﻗﻒ واﻟﱵ ﺗﻮﺻﻞ اﳌﻌﺎﱐ واﻟﻔﻜﺮة.
اﻵﺧﺮ ،واﺳﺘﺨﺪام ﻋﺒﺎرات
-اﺳﺘﺨﺪام اﻟﻌﺒﺎرات اﻟﱵ ﺗﺪل ﻋﻠﻰ اﻻﺣﱰام واﻟﱰﺣﻴﺐ ﲞﻄﺎب اﻟﻄﺮف َ
ﻳﺴﺮ� ،ﻳﺴﻌﺪ� ،ﻧﺸﻜﺮ ﻟﻜﻢ ،ﻧﺘﻔﻬﻢ ﻣﻮﻗﻔﻜﻢ ،ﻧﻘﺪر ﻣﻼﺣﻈﺎﺗﻜﻢ(.
اﻟﺘّﻠﻄّﻒ واﺠﻤﻟﺎﻣﻠﺔ ،ﻣﺜﻞ�):ﻣﻞ ،ﻧﺮﺟﻮّ ،
-اﻻﺑﺘﻌﺎد ﻋﻦ أﺳﻠﻮب اﻟﺘﻌﺎﱄ واﻟﺘﻜﱪ ﰲ اﳌﺨﺎﻃﺒﺔ ،واﻹﺷﺎرة إﱃ ﺣﺠﻢ اﻹﳒﺎزات واﻟﺘﻔﺎﺧﺮ ﻬﺑﺎ.
-اﻟﺒﻌﺪ ﻋﻦ اﺳﺘﺨﺪام اﻟﻌﺒﺎرات اﻟﺘﻘﻠﻴﺪﻳﺔ وﻋﺒﺎرات اﻟﺘﻀﺨﻴﻢ ،واﻟﱵ ﺗﺆدي ﰲ ﺑﻌﺾ اﻷﺣﻴﺎن ﻟﻌﺪم وﺿﻮح
اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ واﻟﻈﻬﻮر ﲟﻈﻬﺮ اﻟﺘﺤﻴّﺰ واﻟﻼﻣﻮﺿﻮﻋﻴﺔ .وﻣﺜﺎل ذﻟﻚ:
30
وﻓﻴﻤﺎ ﻳﻠﻲ ﺑﻌﺾ اﻷﻣﺜﻠﺔ ﻟﺘﻮﺿﻴﺢ ﻛﻴﻒ ﻳﺘﻢ ﲢﻮﻳﻞ اﻟﻜﺘﺎﺑﺔ ﻣﻦ ﺻﻴﻐﺔ اﳌﺒﲏ ﻟﻠﻤﺠﻬﻮل إﱃ اﳌﺒﲏ
ﻟﻠﻤﻌﻠﻮم:
31
ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺑﺒﻌﺾ اﻟﻌﺒﺎرات اﻟﺴﻠﺒﻴﺔ وﻛﻴﻔﻴﺔ ﲢﻮﻳﻠﻬﺎ إﱃ ﻋﺒﺎرات إﳚﺎﺑﻴﺔ
1
ﲢﺮﻳﺮ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﺴﺮﻳﺔ
ﳚﺐ ﻋﻠﻰ اﻟﺴﻜﺮﺗﲑ أﺧﺬ اﳊﺬر ﻋﻨﺪ إﻓﺸﺎء اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﺴﺮﻳﺔ اﳌﺘﻌﻠﻘﺔ ﺎﺑﻟﻌﻤﻞ ،ﺧﺎﺻﺔ ﺗﻠﻚ اﻟﱵ
ﲣﺺ اﻟﺮﺋﻴﺲ واﳌﺆﺳﺴﺔ اﻟﱵ ﻳﻌﻤﻞ ﻬﺑﺎ .وﻻ ﳚﺐ أن ﻳﻌﺮف ﻫﺬﻩ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت إﻻ اﻷﺷﺨﺎص اﻟﺬﻳﻦ ﳍﻢ
اﳊﻖ ﻓﺤﺴﺐ .ﻛﺎﻟﺸﺨﺺ اﻟﺬي ﻟﻪ ﺳﻠﻄﺔ ﻣﺒﺎﺷﺮة ﻋﻠﻰ رﺋﻴﺴﻪ ،ﻓﻴﺤﻖ ﻟﻪ أن ﻳﻌﺮف ﻣﻜﺎن ﺗﻮاﺟﺪﻩ ،ﻟﻜﻦ
ﻻ ﳛﻖ ﻋﻠﻰ اﳌﻮﻇﻒ اﻟﻌﺎدي ﻣﻌﺮﻓﺔ ذﻟﻚ ،أو ﻣﻌﺮﻓﺔ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت ﻏﲑ اﳌﺘﻌﻠﻘﺔ ﺎﺑﻟﻌﻤﻞ؛ ﻣﺜﻞ :اﻷﻣﻮر اﻟﻌﺎﺋﻠﻴﺔ
أو اﳌﺎﻟﻴﺔ اﻟﱵ أﻃﻠﻌﻪ ﻋﻠﻴﻬﺎ رﺋﻴﺴﻪ ﻟﺜﻘﺘﻪ ﺑﻪ ،أو اﻟﱵ ﻋﺮﻓﻬﺎ ﻋﻦ ﻃﺮﻳﻖ اﳌﺮاﺳﻼت أو اﶈﺎدﺎﺛت اﻟﱵ ﻣﻦ
اﳌﻤﻜﻦ أﻧﻪ اﺳﺘﻤﻊ إﻟﻴﻬﺎ دون ﻗﺼﺪ.
32
وﻋﻠﻴﻪ اﻟﺘﻤﻴﻴﺰ ﺑﲔ اﻷﺳﻠﻮب اﳌﻨﺎﺳﺐ وﻏﲑ اﳌﻨﺎﺳﺐ ﻟﻨﺸﺮ اﳌﻌﻠﻮﻣﺎت
33
اﻛﺘﺐ اﻷﺳﻠﻮب اﳌﻨﺎﺳﺐ ﻟﻠﺼﻴﺎﻏﺎت اﻻﺗﻴﺔ
34
اﳌﺮاﺟﻊ
ﻣﺮﻛﺰ اﻟﺘﻌﺮﻳﺐ واﻟﱪﳎﺔ ،أﺳﺎﺳﻴﺎت اﻟﺴﻜﺮﺎﺗر� وإﻋﺪاد اﳌﺮاﺳﻼت واﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ ،ط ،1اﻟﺪار اﻟﻌﺮﺑﻴﺔ -
ﻟﻠﻌﻠﻮم -ﺑﲑوت1427 ،ﻫـ2006 -م
ﻋﺒﻮي ،زﻳﺪ ﻣﻨﲑ ،إدارة اﻟﺴﻜﺮﺎﺗرﻳﺔ اﻟﺘﻨﻔﻴﺬﻳﺔ واﳌﻜﺎﺗﺐ ،ط ،1دار اﳌﻌﻨﺰ ﻟﻠﻨﺸﺮ واﻟﺘﻮزﻳﻊ -اﻷردن، -
2015م.
اﻟﺒﺒﻼوي ،ﳏﻤﺪ ﺳﻠﻴﻢ ،ﺗﻌﻠﻢ ﻓﻨﻮن إدارة اﻟﺴﻜﺮﺎﺗرﻳﺔ اﻟﺘﻨﻔﻴﺬﻳﺔ وإدارة اﳌﻜﺎﺗﺐ ،ﺷﺮﻛﺎت اﳌﺒﻄﻲ- -
اﻟﺮ�ض
https://khitasabdelkarim.wordpress.com/2016/01/08/ -
/https://www.tanqeeb.com/career/tag -
35