KANCELARIA TAJNA

ZASADY FUNKCJONOWANIA
I ORGANIZACJA
KANCELARIA TAJNA - CO TO JEST?
Zgodnie z treścią art. 42 ust. 4 Ustawy z dnia 5 VIII 2010 o ochronie danych niejawnych
“Kancelaria tajna stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną, w zakresie ochrony
informacji niejawnych podległą pełnomocnikowi ochrony, obsługiwaną przez
pracowników pionu ochrony, odpowiedzialną za właściwe rejestrowanie,
przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów uprawnionym osobom”.

Działalność kancelarii tajnych odnosi się do przetwarzania informacji objętych klauzulą

“tajne” lub “ściśle tajne”. Aby informacje te były przetwarzane prawidłowo stosuje się
środki bezpieczeństwa fizycznego w postaci stref ochronnych. Celem jest głównie
uniemożliwienie osobom nieuprawnionym dostępu do tych informacji lub ich utraty.
KANCELARIA TAJNA - NAJWAŻNIEJSZE
INFORMACJE
Zgodnie z art. 43 ust. 1 Ustawy o ochronie danych niejawnych
“organizacja pracy kancelarii tajnej zapewnia możliwość ustalenia w każdych
okolicznościach, gdzie znajduje się materiał o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”
pozostający w dyspozycji jednostki organizacyjnej oraz kto z tym materiałem się
zapoznał”.

Kierownik jednostki organizacyjnej może ponadto wyrazić zgodę na przetwarzanie w

kancelarii tajnej informacji niejawnych opatrzonych klauzulą “poufne” lub
“zastrzeżone” (art. 42 ust. 5 ww ustawy).
KANCELARIA TAJNA - STRUKTURA
Na strukturę kancelarii tajnej składają się 4 moduły, które występują względem siebie
równolegle i współzależnie. Są to:

KANCELARIA
TAJNA

ORGANIZACJA OBSZAR LUDZIE DOKUMENTACJA

KANCELARIA TAJNA - STRUKTURA cd.
wyodrębniony twór organizacyjny podstawowego szczebla
ORGANIZACJA wykonawczego, powołany do realizacji określonych zadań w
zakresie ochrony informacji niejawnych

wyodrębnione pomieszczenie lub zespół pomieszczeń,

OBSZAR wyróżniający się specyficznym systemem zabezpieczeń, w
obrębie którego są realizowane zadania kancelarii

pracownika lub zespół pracowników o określonych

LUDZIE uprawnieniach i kwalifikacjach, umożliwiających wykonywanie
zadań kancelarii

DOKUMENTACJA
termin dokumentacja pracy kancelaryjnej stosowany jest
zamiennie z określeniem urządzenia ewidencyjne
KANCELARIA TAJNA - BŁĘDNE
DEFINICJE
Najczęstszy błąd w definiowaniu pojęcia kancelaria tajna wiąże
się z przekonaniem, że jest to jedynie odpowiednio
zabezpieczone pomieszczenie lub głównie takie pomieszczenie.

Należy podkreślić, że aby można było użyć określenia

kancelaria tajna, każdy z 4 przedstawionych wcześniej
modułów powinien występować równolegle i współzależnie.

W praktyce możliwe jest tworzenie pomieszczeń, w których

będą wykonywane zadania kancelarii tajnej. Jednak gdy za
wyjątkiem obszaru nie występują pozostałe elementy
(organizacja, ludzie, dokumentacja), nie można mówić o
występowaniu kancelarii tajnej w ścisłym tego określenia
znaczeniu.
KANCELARIA TAJNA - STRUKTURA cd.
Kancelaria tajna jest wewnętrzną komórką organizacyjną pionu ochrony informacji
niejawnych. Pion ochrony jest natomiast wyodrębnioną komórką organizacyjną,
wyspecjalizowaną w sprawach ochrony informacji niejawnych. Pion ochrony tworzy się
w jednostkach organizacyjnych, w których informacje niejawne są wytwarzane,
przetwarzane, przekazywane bądź przechowywane.

PION OCHRONY
INFORMACJI KANCELARIA TAJNA
NIEJAWNYCH
KANCELARIA TAJNA -
ISTOTA FUNKCJONOWANIA
Wytwarzanie, przetwarzanie, przekazywanie i przechowywanie informacji niejawnych
stanowi pełny cykl obsługi dokumentów tajnych, a kancelaria tajna odgrywa w tym cyklu
kluczową rolę.
PRZYJMOWANIE UDOSTĘPNIANIE

WYSYŁANIE
(PRZEWÓZ) PRZETWARZANIE

WYTWARZANIE
KANCELARIA TAJNA -
ISTOTA FUNKCJONOWANIA cd.
PRZYJMOWANIE przyjmowane są dokumenty niejawne spoza danej jednostki

UDOSTĘPNIANIE udostępniane są dokumenty niejawne w ramach danej jednostki

wytwarzane są nowe dokumenty niejawne, również takie, które

WYTWARZANIE wykorzystują dane z dokumentów niejawnych już istniejących, własnych
lub takich, które wpłynęły spoza jednostki
dokumenty niejawne są wysyłane bądź przewożone do innych
WYSYŁANIE
(PRZEWÓZ) jednostek

dokumenty niejawne są przechowywane z zachowaniem zasad

PRZETWARZANIE
bezpieczeństwa
RODZAJE JEDNOSTEK
ORGANIZACYJNYCH, W KTÓRYCH
WYSTĘPUJE PION OCHRONY
wyodrębnione przez ustawodawcę
- mają obowiązek stworzenia
systemu ochrony informacji
niejawnych
- są to: organy władzy publicznej,
administracji, samorządu
terytorialnego, kontroli i
sądownictwa, Sił Zbrojnych RP
samodzielne podmioty
- mogą tworzyć w toku określonej
procedury systemy ochrony
informacji niejawnych, o ile
zadeklarują taką potrzebę, lub gdy
zmuszają je do tego inne przepisy
prawa
- są to: przedsiębiorcy prywatni,
prywatne jednostki naukowe lub
badawczo-rozwojowe
Pion ochrony powinien istnieć w każdej jednostce organizacyjnej, w której są
już obsługiwane informacje niejawne, jak również w takiej, która dopiero
będzie, w dającej się przewidzieć perspektywie, obsługiwać takie informacje.
Zasada ta dotyczy również kancelarii tajnych.

Zgodnie z przepisami obowiązującymi w RP wyróżnia się 4 klauzule tajności:

1. ściśle tajne
2. tajne
3. poufne
4. zastrzeżone
Trzy pierwsze muszą być obsługiwane przez kancelarie tajne, natomiast
dokumenty oznaczone jako “zastrzeżone”, mogą być obsługiwane przez
kancelarie jawne.
KANCELARIA TAJNA - ORGANIZACJA
● Kancelarię tajną tworzy kierownik jednostki organizacyjnej
● W przypadku uzasadnionym względami organizacyjnymi, kierownik jednostki
organizacyjnej może utworzyć więcej niż jedną kancelarię tajną
● Kierownik jednostki organizacyjnej informuje odpowiednio ABW lub SKW o
utworzeniu kancelarii tajnej, z określeniem klauzuli tajności przetwarzanych w niej
informacji niejawnych lub o jej likwidacji
● W uzasadnionych przypadkach, za zgodą odpowiednio ABW lub SKW, można
utworzyć kancelarię tajną obsługującą dwie lub więcej jednostek organizacyjnych
● Kancelaria tajna podlega bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony i jest
obsługiwana przez pracowników pionu ochrony
● W wybranych jednostkach organizacyjnych (MSWiA, MON, NBP, ABW, AW,
BOR, IPN, Kancelaria Prezydenta RP oraz innych wymienionych w art. 47 ust. 3
Ustawy o ochronie danych niejawnych) dopuszcza się organizowanie innych niż
kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie
materiałów niejawnych
KANCELARIA TAJNA - ORGANIZACJA cd.
● Kancelarią kieruje kierownik kancelarii zatrudniony przez kierownika jednostki
organizacyjnej w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony
● Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony pracownik
pionu ochrony
● W pomieszczeniach kancelarii można wydzielić czytelnię, gdzie osoby
upoważnione mogą zapoznawać się z dokumentami
● Czytelnia powinna być zorganizowana w sposób umożliwiający stały nadzór nad
dokumentami ze strony pracowników kancelarii
● W czytelni zabrania się instalowania systemu nadzoru wizyjnego
● Rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów niejawnych
oznaczonych klauzulami “poufne” i “zastrzeżone” może odbywać się poza
kancelarią tajną w innych komórkach organizacyjnych
● Pracownicy wykonujący czynności kancelaryjne związane z obsługą tych
dokumentów podlegają pełnomocnikowi ochrony
KANCELARIA TAJNA - ORGANIZACJA cd.
KANCELARIA TAJNA - ORGANIZACJA cd.
Dokumenty i materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności mogą być przechowywane
w jednej szafie metalowej. W takim przypadku szafa musi spełniać wymagania
odpowiednie dla najwyższej klauzuli tajności przechowywanych w niej dokumentów lub
materiałów.
KANCELARIA TAJNA - ORGANIZACJA cd.
● Kancelarią tajną kieruje kierownik kancelarii tajnej. Do jego zadań należy:
- bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów
- udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom do tego uprawnionym
- egzekwowanie zwrotu dokumentów
- kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów w
kancelarii oraz jednostce organizacyjnej
- prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami
- wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony
- nadzór nad pracą oddziałów kancelarii
KANCELARIA TAJNA - ORGANIZACJA cd.
● W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii, zastępcy kierownika lub
innej osoby kierującej oddziałem kancelarii tajnej sporządza się protokół
zdawczo-odbiorczy.
● Protokół sporządza się w obecności osoby zdającej obowiązki, osoby przejmującej
obowiązki oraz pełnomocnika ochrony w dwóch egzemplarzach. Pierwszy
egzemplarz przechowywany jest w kancelarii, drugi zaś u pełnomocnika ochrony.
● W sytuacji czasowej nieobecności osób kierujących kancelarią tajną ich obowiązki
przejmuje upoważniony pracownik kancelarii lub inny pracownik pionu ochrony.
KANCELARIA TAJNA - ORGANIZACJA cd.
● Organizacja pracy kancelarii tajnej zapewnia możliwość ustalenia w każdych
okolicznościach:
- gdzie znajduje się materiał o klauzuli “tajne” lub “ściśle tajne” pozostający w
dyspozycji jednostki organizacyjnej
- kto z tym materiałem się zapoznał
 OCHRONA FIZYCZNA
W KANCELARII TAJNEJ

SYSTEMY ALARMOWE SEJFY

DRZWI OKNA
 SYSTEMY ALARMOWE

Pomieszczenia kancelarii, w których są

przechowywane dokumenty lub materiały
stanowiące tajemnicę państwową powinny
być chronione za pomocą systemu:
A. sygnalizacji pożarowej
B. sygnalizacji włamania i napadu
C. nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją
obrazu, wyłącznie do obserwacji
wejścia do kancelarii

Instalowane systemy i urządzenia alarmowe

powinny odpowiadać minimum 2-mu stopniu
Polskiej Normy PN-EN 50131-1.
 SEJFY

W zależności od nadanej klauzuli tajności,

dokumenty lub materiały są
przechowywane w szafach stalowych:

- poufne - klasy A
- tajne - klasy B
- ściśle tajne - klasy C
 WYJĄTEK

Dokumenty lub materiały mogą być przechowywane

poza szafami stalowymi w pomieszczeniach kancelarii
spełniających następujące wymagania, w zależności od
nadanej tym dokumentom i materiałom klauzuli
tajności:

- poufne - odpowiadające co najmniej klasie 0

odporności na włamanie wg Polskiej Normy
PN-EN 1143-1
- tajne i ściśle tajne - odpowiadające co najmniej
klasie 1 odporności na włamanie wg Polskiej
Normy PN-EN 1143-1.
 DRZWI

Drzwi do kancelarii powinny

spełniać co najmniej wymagania, o
których mowa w Polskiej Normie
PN-90/B-92270.

W przypadku przechowywania
informacji niejawnych o klauzulach
“tajne” i “ściśle tajne”, drzwi należy
wyposażyć w zamek drzwiowy
wielopunktowy.
 OKNA

Okna kancelarii powinny być

zabezpieczone zakotwiczonymi
stalowymi kratami zewnętrznymi lub
wewnętrznymi z prętów o średnicy
minimum 16 mm, o oczkach nie
większych niż 150 mm x 150 mm.
Ponadto dopuszcza się inne
zabezpieczenia posiadające
odporność na włamanie nie mniejszą
niż krata.

Wnętrze kancelarii powinno być

zabezpieczone przed podglądem z
zewnątrz.