KOMUNIKASI

PERUNDINGAN
UUMPACE, KELANA JAYA
Lecturer’s Name: Muhammad Syirazie Hafiez bin Abdul Aziz
Objektif Bab 3

 1. Mengenalpasti elemen-elemen penting dalam perancangan perundingan

 2. Mengaplikasi perancangan strategi perundingan

 3. Mengenalpasti kelemahan dan kelebihan mengadakan perundingan di tempat

sendiri, tempat lawan dan tempat berkecuali
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.1- PENGENALAN
 Pemilihan pendekatan perundingan dipengaruhi oleh tiga faktor penting iaitu;
 Perancangan
 Penyediaan isi; dan
 Perancangan tempat.
 Ketiga-tiga faktor ini secara langsung akan menentukan pendekatan yang
akan diambil oleh perunding dalam sesuatu proses perundingan.
 Bab ini akan membincangkan secara terperinci tentang konsep perancangan,
penyediaan isi perundingan dan perancangan tempat
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.2- PERANCANGAN
 Asas kejayaan sesuatu perundingan terletak kepada kepada perancangan awal
yg dilakukan oleh perunding. Langkah-langkah awal yg diambil oleh perunding
sebelum mereka memulakan rundingan melibatkan perkara-perkara berikut:
 a) Mendefinisikan isu yang hendak dirundingkan
 b) Mengenalpasti isu utama dan perkara yang akan dirundingkan
 c) Mengenalpasti hasrat yang ingin dicapai
 d) Mengenalpasti kekangan dan alternatif
 e) Mengenalpasti matlamat dan perkara yang boleh dirundingkan
 f) Mengenalpasti implikasi undang-undang dan konteks sosial dalam perundingan
 g) Menganalisa pihak lawan
 h) Perancangan pembentangan isu dan strategi mempertahankan matlamat
 Bagi memastikan langkah-langkah tersebut berjaya, penyelidikan yang menyeluruh perlu
dilakukan oleh perunding melalui perancangan rapi untuk mengenengahkan hujah
mereka sewaktu berunding.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.3- PENYEDIAAN ISI
 Dalam membuat perancangan penyediaan isi, perkara utama yang perlu dilakukan
oleh perunding adalah membentuk kerangka permasalahan.
 satu proses bagi perunding mengenalpasti apa yg mustahak dlm sesuatu rundingan.
 satu konsep tindakan, hasil dari sesuatu perundingan dan alternatif yg dikenalpasti
berkaitan dgn sesuatu pilihan yg dibuat dalam sesuatu perundingan.
 3 pendekatan utama dalam membentuk sesuatu kerangka perundingan:
 3.3.1 Kerangka Berdasarkan Penerokaan Kognitif
 Satu mekanisma yg membolehkan setiap individu yg terlibat dlm proses perundingan
itu memikirkan risiko yg akan dihadapi berdasarkan sesuatu perkara yg dirundingkan
dan mengambil sesuatu tindakan berdasarkan kepada apa yg difikirkannya.
 Cth: sekiranya individu itu mewakili kesatuan sekerja yang menuntut kenaikan gaji
maka sekiranya permintaan kesatuan sekerja tidak dipenuhi maka pendekatan
berpiket akan diambil. Kerangka penerokaan kognitif ini bukanlah sesuatu
keputusan yang baik tetapi ianya mudah diterima dan munasabah.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.3- PENYEDIAAN ISI -sambungan
 3.3.2 Kerangka Berdasarkan Kategori Pengalaman
 Berdasarkan kepada situasi yg melangkaui risiko pembuatan keputusan.
 Ia mengambilkira pelbagai faktor peribadi dan situasi yg akan mempengaruhi cara
individu mendefinisikan permasalahan & perkara yg hendak dirundingkan.
 Berdasarkan kepada contoh pendekatan berpiket tadi, apakah kesannya
kepada pekerja yang menyertai piket dan adakah suasana ekonomi negara
membenarkan mereka menuntut kenaikan gaji.
 3.3.3 Kerangka Berdasarkan Pengembangan Isu
 Pendekatan yang diambil adalah berdasarkan kepada pihak yang mempunyai
pelbagai pandangan terhadap sesuatu isu, membincangkan isu tersebut dan
seterusnya mencapai suatu persetujuaan.
 Dalam keadaan ini perunding bukannya mengalah terhadap isu yang diperjuangkan
tetapi mengenengahkan apa yang mereka ingini dari perundingan tersebut supaya
ia menjadi satu visi bersama.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.3- PENYEDIAAN ISI -sambungan
 Selepas kerangka dibentuk langkah seterusnya adalah menentukan matlamat dalam
sesuatu perundingan. Lewicki et al. (2003) meletakkan empat ciri penting tentang
pembentukan matlamat dalam perundingan:
 a) Keinginan atau hajat yang ingin dicapai dalam perundingan adalah berbeza
dengan matlamat perundingan.
 Ini adalah kerana keinginan adalah berkaitan dengan minat atau keperluan yang
akan memotivasikan matlamat.
 Keinginan dilihat sbg sesuatu yg kita harap akan terjadi. Matlamat pula adalah
sesuatu yg khusus, berfokus dan boleh dicapai oleh seseorang secara realistik.
 b) Matlamat perunding dalam perundingan lazimnya berkait rapat. Hubungan antara
pihak yang terlibat dalam sesuatu proses perundingan itu adalah mendefinisikan isu
yang hendak dirundingkan dan seterusnya mencapai satu tujuan bersama.
 Cth: matlamat anda adalah utk membeli kereta dengan harga yang rendah
tetapi matlamat penjual kereta adalah untuk menjual kereta dgn harga yg tinggi.
Isu yg berbangkit dlm perundingan ini adalah tentang harga kereta. Perundingan
dijalankan agar kedua-dua pihak berpuas hati dengan harga yg ditetapkan.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.3- PENYEDIAAN ISI -sambungan
 c) Terdapat batasan kepada matlamat kerana keupayaan kita untuk mencapai
sesuatu matlamat banyak bergantung kepada kesudian pihak lain untuk menerima
apa yang ingin kita perolehi.
 d) Matlamat yang efektif mestilah sesuatu yang konkrit atau khusus.
 Matlamat yang khusus memudahkan kita untuk berkomunikasi dengan pihak lain
tentang apa yang kita ingini dalam sesuatu perundingan, mengetahui apa yang
dihajati seseorang dan membantu kita untuk menentukan samada apa sahaja
hasil daripada perundingan itu memenuhi matlamat perundingan kita.

 Setelah kita memahami tentang pembentukan matlamat sesuatu perundingan, kita perlu
mengetahui strategi yg boleh digunakan oleh perunding utk mencapai matlamat mereka.
Lewicki et al. menggariskan empat strategi yg boleh digunakan oleh perunding iaitu:
 a) Strategi mengelak, iaitu perunding berusaha untuk mengelak dari melakukan
sesuatu perundingan sekiranya pihak yang lain tidak bersetuju dengan isu yang
hendak dirundingkan.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.3- PENYEDIAAN ISI -sambungan

 b) Strategi bertanding yg lebih menekankan kepada kaedah kalah-menang, yg mana

perunding meletakkan matlamat mereka tanpa mahu berkompromi dengan pihak
lain.
 c) Strategi penyesuaian yg berlawanan dengan strategi bertanding. Dalam keadaan
ini perunding tidak mempertahankan matlamat mereka tetapi sebaliknya mengikut
apa yang diingini oleh sebelah pihak lagi.
 d) Strategi bekerjasama juga dikenali sebagai menang-menang. Dalam keadaan ini
kedua-dua pihak cuba memenuhi matlamat dan bersetuju dengan isu yang hendak
dirundingkan.

 Setelah kita memahami perancangan isi perundingan, seterusnya perunding perlu

memikirkan tempat yang sesuai untuk mengadakan sesuatu perundingan.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.4- PERANCANGAN TEMPAT
 Dalam rundingan, pemilihan tempat merupakan faktor yang amat kritikal kerana ia
memainkan peranan yang besar dalam menentukan hasil yang akan diperolehi.
 Perunding mempunyai tiga pilihan apabila mengambilkira tempat untuk diadakan
sesuatu rundingan seperti yang dibincangkan oleh Salacuse dan Rubin (1990) iaitu:
 (a) mengadakan perundingan di tempat sendiri;
 (b) mengadakan perundingan di tempat lawan atau;
 (c) mengadakan perundingan disatu tempat yang berkecuali.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.4- PERANCANGAN TEMPAT -sambungan
 3.4.1 Perundingan di Tempat Sendiri
 Kelebihan di tempat sendiri, kelebihan yang ada adalah seperti berikut:
 a) Mudah utk kita membuat rujukan kerana kita lebih dekat dgn kepakaran kita,
sokongan personel, ketua dan sebagainya. Selain itu, mudah bagi kita utk
mendapat nasihat & kelulusan tentang sesuatu perkara atau maklumat.
 b) Boleh memanipulasi masa. Kita boleh melakukan kerja-kerja lain apabila tidak
berunding atau kita boleh membuatkan mereka menunggu kita.
 c) Boleh memanipulasi persekitaran krn kita lebih mengetahui tempat sendiri dgn
memilih lokasi, susun atur perabot, waktu rehat, akses kpd media serta
keselamatan.
 d) Mudah mengakses kepada sumber-sumber. Contohnya, apabila kita hendak
menyediakan perjanjian perundingan.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.4- PERANCANGAN TEMPAT -sambungan
 3.4.1 Perundingan di Tempat Sendiri -sambungan
 Sementara itu, kelemahan-kelemahan mengadakan perundingan di tempat sendiri
adalah seperti berikut:
 a) Kecenderungan utk merasa selesa dgn keadaan persekitaran adalah tinggi.
 b) Kecenderungan utk mendapatkan kepakaran bagi membantu akan
menyebabkan perunding itu sendiri hilang kredibiliti.
 c) Melambatkan proses rundingan kerana terikat dgn tugas seharian. Dalam
keadaan tertentu adalah sukar untuk kita melengahkan masa kerana kita berada
dekat dengan mereka yang mempunyai kepentingan.
 d) Mendpt tekanan daripada kumpulan sokongan (constituents), musuh dalaman
dan media tempatan.
 e) Sukar untuk meninggalkan rundingan (to walk out) samada untuk sementara
waktu atau meninggalkan terus proses rundingan tersebut; yg mana ini merupakan
salah satu taktik dalam perundingan.
 f) Sebelah pihak lagi mungkin mengetahui lebih dari yg sepatutnya kerana mereka
berada di tempat kita dan ini akan memberikan kelebihan.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.4- PERANCANGAN TEMPAT -sambungan
 3.4.2 Perundingan Di Tempat Lawan
 Kelebihan-kelebihan mengadakan perundingan di tempat lawan adalah spt berikut:
 a) Berupaya menganalisa kelemahan yang ada di tempat lawan dan seterusnya
menjadikannya sebagai isu.
 b) Kecenderungan perunding untuk bersiap sedia terhadap isu yang hendak
dirundingkan adalah tinggi.
 c) Kita boleh menjadi lebih fleksibel—tidak begitu tertekan untuk mengikut arahan
atau peraturan dan kita boleh memberikan alasan “kesukaran untuk berhubung
dengan pejabat”.
 d) Boleh menggunakan strategi-strategi seperti tarikh akhir (deadline tactic), keluar
rundingan (walk out) ataupun melambatkan rundingan dgn memberikan alasan
bahawa kita perlu mendapatkan nasihat kepakaran, maklumat atau sebagainya.
 e) Mudah untuk memberikan alasan “kuasa yang terhad”.
 f) Boleh memberikan tumpuan sepenuhnya kepada rundingan kerana kita tidak
terikat dengan tugas-tugas lain atau masalah-masalah lain yang remeh.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.4- PERANCANGAN TEMPAT -sambungan
 3.4.2 Perundingan Di Tempat Lawan -sambungan
 Kelemahan-kelemahan mengadakan perundingan di tempat lawan pula adalah:
 a) Kita tidak begitu arif ttg tempat mereka dan ini kadangkala boleh membuatkan kita
tertekan. Ini boleh memberikan kesan kpd prestasi kita dlm perundingan.
 b) Sukar utk membuat rujukan dgn pakar & ketua krn jarak yg jauh daripada mereka.
 c) Sukar mendapatkan sumber untuk mengukuhkan hujah dalam perundingan.
 d) Kos yang agak tinggi—perjalanan, tempat tinggal dan sebagainya, terutama
apabila melibatkan rundingan kumpulan.
 e) Sebelah pihak lagi mampu melakukan tugas-tugas mereka yang lain kerana
mereka adalah tuan rumah.
 f) Kebergantungan kita kepada tuan rumah akan membuatkan kita merasa terhutang
budi dan ini mungkin memberikan kesan kepada hasil rundingan.
 g) Tuan rumah juga boleh menggunakan strategi melambatkan rundingan ataupun
tarikh akhir. Ini akan membuatkan sebelah kita menjadi tertekan untuk menyetujui apa
yang dibincangkan.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.4- PERANCANGAN TEMPAT -sambungan
 3.4.3 Perundingan Di Tempat Berkecuali
 Salah satu daripada cara untuk mengelakkan masalah atau kekurangan perundingan
di tempat kita dan di tempat lawan ialah di tempat berkecuali.
 Setiap pihak tidak mempunyai kelebihan istimewa. Pemilihan tempat yang berkecuali
adalah lebih baik jika kedua-dua pihak tidak mahu mengalah dalam pemilihan
tempat
 Antara kelebihan-kelebihan mengadakan perundingan di tempat berkecuali ialah:
 a) Kos ditanggung secara bersama oleh perunding.
 b) Tiada halangan beban tugas.
 c) Penggunaan orang tengah atau pihak ketiga untuk membincangkan isu-isu
yang akan dirundingkan yg boleh dianggap sebagai pengimbang rundingan.
 d) Lebih kondusif untuk mencapai kata sepakat dan perjanjian.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.4- PERANCANGAN TEMPAT -sambungan
 3.4.3 Perundingan Di Tempat Berkecuali -sambungan
 Namun demikian, terdapat juga kelemahan berunding di tempat berkecuali:
 a) Kemungkinan jalan penyelesaian menjadi buntu adalah tinggi.
 b) Pandangan orang tengah mungkin berlawanan dari isu yang dibincangkan
dan ini mungkin mendatangkan lebih komplikasi.
 c) Isu siapa yang akan dilantik sebagai orang tengah mungkin berbangkit.
 d) Kesukaran untuk mendapatkan bantuan kepakaran serta kekurangan sumber.
 e) Orang tengah / tuan rumah mungkin mempunyai motif tersendiri seperti berat
sebelah.
Bab 3 – ELEMEN-ELEMEN DALAM PERANCANGAN
PERUNDINGAN
3.4- KESIMPULAN

 Bab ini mengemukakan beberapa pendekatan yang boleh diambil untuk merancang
sesuatu perundingan. Secara umumnya perunding perlu membentuk kerangka tertentu
dalam menyatakan hujah mereka. Tiga aspek pembentukan kerangka telah
dibincangkan dalam bahagian ini.
 Menerusi perancangan isi, juga telah dibincangkan bagaimana sesuatu perancangan itu
mempengaruhi strategi yang digunakan oleh perunding dalam proses rundingan.
 Selain daripada itu, bab ini juga telah membincangkan kelebihan dan kelemahan dalam
memilih tempat perundingan.