Csir Case Management Notes Compilation Nishant Eacademy

Management principles and practices
1. Principles of management
7. Recruitment
1.1 Planning 19. inventory management
8. Communication 20. facilities and infrastructure
1.2 Organizing 9. leadership
1.3 Directing management
10. motivation
1.4 Controlling 11. Negotiations
12. financial management
2. Job analysis 13. Delegation
3. Job description 14. working and networking
4. Job specification 15. project appraisal
5. Job design 16. career advancement
6. job change 17. procurement
18. stores
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Management principles and practices

Management principles are fundamental guidelines that help managers effectively to plan, organize,
lead and control individuals and resources to achieve organizational goals.
These principles act as a roadmap for creating efficient and productive work environments,
motivating employees and navigating challenges.
Management principles
मौिलक िदशािनदश ह जो बंधकों को संगठना क ल ों को ा करने के िलए यों और संसाधनों की योजना

बनाने, व त करने, नेतृ करने और िनयंि त करने म भावी ढं ग से मदद करते ह।
ये िस ांत कुशल और उ ादक काय वातावरण बनाने, कमचा रयों को े रत करने और चुनौितयों से िनपटने के िलए
एक रोडमैप के प म काय करते ह।

4 key-principles of management :-
1. Planning
2. Organizing
3. Directing or Leading
4. Controlling
बंधन के 4 मुख िस ांत :-
1. योजना
2. आयोजन करना
3. िनदशन या नेतृ करना
4. िनयं ण करना

Nature of these principles
1. Universality
2. Human Behaviour
3. Created by practice and experimentation
4. Flexible
1. सावभौिमकता
2. मानव वहार
3. अ ास और योग ारा िनिमत
4. लचीला
Students organization preparing for CSIR CASE Exam
Goal for Selection
work management (study)
Planning organizing leading or controlling

directing

1. Henri Fayol
2. Frederick Taylor
3. Peter Drucker

Fayol's 14 Principles of Management
1. Division of Work
means division of total task into smaller jobs and allocating it to employees.
1. काय िवभाजन
इसका अथ है कुल काय को छोटे-छोटे काय म िवभािजत करना और इसे कमचा रयों को
आवंिटत करना।

2. Authority and Responsibility
- These two always go hand-in-hand.
- Authority refers to the power or right to take decisions and get the work done.
- whereas responsibility refers to the obligation to complete the job assigned
on time.
- More responsibility without authority makes an executive less interested in
discharging duties, similarly, giving authority without assigning responsibility
may lead to misuse of power.
2. ािधकरण और उ रदािय
- ये दोनों हमेशा साथ-साथ चलते ह।
- ािधकरण का ता य िनणय लेने और काय करवाने की श या अिधकार से है।
- जबिक उ रदािय का ता य सौंपे गए काय को समय पर पूरा करने के दािय से है।
- अिधकार के िबना अिधक िज द े ारी एक कायकारी को कत ों के िनवहन म कम िच दे ती
है, उसी कार, िज द े ारी बताए िबना अिधकार दे ने से श का दु पयोग हो सकता है।

3. Discipline
It means obedience, respect of authority and following the rules-regulations.
- Good supervision at all levels and an established system of penaltis will help
to maintain discipline in the organisation.
3. अनुशासन
इसका अथ है आ ाका रता, अिधकार का स ान और िनयमों और िविनयमों का पालन करना।
- सभी रों पर अ ी िनगरानी और दं ड की एक ािपत णाली संगठन म अनुशासन बनाए
रखने म मदद करे गी।

4. Unity of command
It says - for every individual employee there should be only one superior who
can assign him responsibilities and to whom he is accountable. This will avoid
confusion, conflict and duplication of work.
4. आदे श की एकता
इसम कहा गया है - क
े गत कमचारी के िलए केवल एक सीिनयर होना चािहए जो उसे
िज दे ा रयाँ सौंप सके और िजसके ित वह जवाबदे ह हो। इससे म, संघष और काम के
दोहराव से बचा जा सकेगा।

5. Unity of Direction
All the units of an organization should move towards the same objectives
through coordinated and focused efforts.
- There should be only one head and one plan for a group of individuals having
the same objective. Hence, Unity of action is ensured through this principle.
5. िदशा की एकता
िकसी संगठन की सभी इकाइयों को सम त और कि त यासों के मा म से समान उ े ों
की ओर बढ़ना चािहए।
- समान उ े वाले यों के समूह के िलए केवल एक मु खया और एक योजना होनी
चािहए। इसिलए, इस िस ांत के मा म से कारवाई की एकता सुिनि त की जाती है।

6. Subordination of individual interest to general Interest
The interest of an organisation should take priority over the interest of any
individual employee. In simple words, the organisation interest needs to be
prioritized over individual interest.
6. गत िहत को सामा िहत के अधीन करना

िकसी संगठन के िहत को िकसी गत कमचारी के िहत से अिधक ाथिमकता दी जानी
चािहए। सरल श ों म, गत िहत पर संगठन िहत को ाथिमकता दे ने की आव कता है।

7. Remuneration of employees
All the employees working in the organisation should have fair pay and
compensation. To establish a reasonable standard of living, the employees
should be given fair wages. The remuneration should be according to the
paying capacity of the organisation.
7. कमचा रयों का पा र िमक

संगठन म काम करने वाले सभी कमचा रयों को उिचत वेतन और मुआवजा िमलना चािहए।
जीवन का उिचत मानक ािपत करने के िलए कमचा रयों को उिचत वेतन िदया जाना चािहए।
पा र िमक संगठन की भुगतान मता के अनुसार होना चािहए।

8. Centralization and Decentralization
concentration of decision making authority with centre, whereas its dispersal
among more than one person is decentralization. No organisation can be
completely centralized or completely decentralized, so a balance of both must
be created.
8. क ीकरण और िवक ीकरण

िनणय लेने के अिधकार का क के पास संक ण, जबिक एक से अिधक यों के बीच
इसका फैलाव िवक ीकरण है। कोई भी संगठन पूरी तरह से क ीकृत या पूरी तरह से
िवक ीकृत नही ं हो सकता, इसिलए दोनों का संतुलन बनाना होगा।

9. Scalar Chain
The formal lines of authority and flow of communication between superiors
and subordinates from highest to the lowest ranks is known as Scalar Chain.
9. अिदश ृंखला
उ तम से िन तम रक के व र ों और अधीन ों के बीच अिधकार की औपचा रक रे खाओं और
संचार के वाह को े लर चेन के प म जाना जाता है।

Exception to Scalar Chain: Gang Plank
Normally, there is a certain route followed like by
superior A to employee B, C, D or to employee G, H
and I for communication but in case of emergency,
an employee C can communicate with employee H
(because of same level), this is an exception to
Scalar chain, called Gang Plank.
अिदश ृंखला का अपवाद: गग क

आम तौर पर, संचार के िलए व र ए ारा कमचारी बी, सी, डी
या कमचारी जी, एच और आई से संचार के िलए एक िनि त माग
अपनाया जाता है, लेिकन आपातकालीन ित म, कमचारी सी
कमचारी एच के साथ संचार कर सकता है (समान र के
कारण), यह े लर ृंखला का अपवाद है, िजसे गग क कहा
जाता है।
10. Order
In an organisation there are two types of order: Material order and social order.
- Material order means a place for everything and everything in the right place.
- Social order means a place for everyone. Everyone should be at their
designated place.
10. आदे श
िकसी संगठन म दो कार की व ा होती है: साम ी व ा और सामािजक व ा।
- साम ी व ा का अथ है हर चीज़ के िलए जगह और हर चीज़ सही जगह पर।
- सामािजक व ा का अथ है सभी के िलए जगह। सभी को अपने िनधा रत ान पर रहना
चािहए।

11. Equity
Management should treat employees with Justice and equality.
11. समता
बंधन को कमचा रयों के साथ ायपूण और समानता का वहार करना चािहए।
12. Stability of personnel

To preserve organisational efficiency, employee turnover should be kept to a
minimum.
12. कािमकों की रता

संगठना क द ता को बनाए रखने के िलए, कमचारी टनओवर को न
ू तम रखा जाना चािहए।

13. Initiative :-
Workers should be motivated to develop and implement improvement plans.
13. पहल :-
कायकताओं को सुधार योजनाएं िवकिसत करने और लागू करने के िलए े रत िकया जाना
चािहए।
14. esprit De Corps:-

Management should foster team spirit, unity and harmony among employees.
14. ए ट डी कॉ :-
बंधन को कमचा रयों के बीच टीम भावना, एकता और स ाव को बढ़ावा दे ना चािहए।

"Scientific Management is the art of knowing exactly what you want your men to do
and then seeing that they do it in the best and cheapest way" __ Frederick Taylor
Principles of Scientific Management
1. Science, not rule of thumb

Every task performed in an organization should be based on a scientific study
and analysis instead of hit & trial method.
कसी संगठन म कया जाने वाला येक काय हट एंड ायल प ध त के बजाय वै ा नक
अ ययन और व लेषण पर आधा रत होना चा हए।

2. Harmony, not discord
There should be complete harmony between management
and workers on order to achieve the goals. It implies a
healthy working environment with no conflict.
ल य को ा त करने के लए बंधन और मक के बीच पूण

सामंज य होना चा हए। इसका ता पय बना कसी संघष के व थ काय
वातावरण से है ।

3. Co-operation, not individualism
Complete co-operation and co-ordination between the labour
and management instead of individualism.
यि तवाद के थान पर म एवं बंधन के बीच पण

ू सहयोग एवं सम वय था पत करना।

4. Development of each and every person to his/her greatest efficiency and
prosperity.
Workers should focus on performance of quality work. The principle suggests
taking action for the development of competencies of all people working on the
organization. They should be selected through a proper scientific process and
should be given rigours training and thereafter as per the ability of the person,
work should be assigned.
क मय को गुणव ापण
ू काय न पादन पर यान दे ना चा हए. स धांत संगठन म काम करने
वाले सभी लोग क द ताओं के वकास के लए कारवाई करने का सझ

ु ाव दे ता है । उनका चयन
उ चत वै ा नक या के मा यम से कया जाना चा हए और उ ह कठोर श ण दया जाना
चा हए और उसके बाद यि त क मता के अनस
ु ार काय स पा जाना चा हए।
Techniques of scientific Management
1. Functional Foremanship
i. Shop or production foreman
a) Instruction Card clerk
b) Time and Cost Clerk
ii. Functional Foreman

a) Route Clerk
b) Instruction Card Clerk
c) Disciplinarian
d) Inspector
e) Efficiency Clerk

2. Standardization and Simplification of work
Standardization means process of developing standard for every business activity in

order to maximize output.
Simplification is a process to remove unessential varieties, size of products or services.
The cost of labour, machine and tools can be saved through simplification and
Standardization. It leads to optimum utilization of resources and increase in turn over.
मानक करण का अथ है आउटपुट को अ धकतम करने के लए येक यावसा यक ग त व ध के लए मानक वक सत करने क

या।
सरल करण अनाव यक क म , उ पाद या सेवाओं के आकार को हटाने क एक या है। सरल करण और मानक करण के
मा यम से म, मशीन और उपकरण क लागत को बचाया जा सकता है। इससे संसाधन का इ टतम उपयोग होता है और टन
ओवर म व ृ ध होती है।

3. Method of study
The method to find out the one best possible way of doing a job in order
to maximize efficiency and for optimum utilization of resources and to
improve quality and satisfaction of customers.
कायकुशलता को अ धकतम करने और संसाधन के इ टतम उपयोग के लए और ाहक क
गुणव ा और संतुि ट म सध
ु ार के लए काय करने का सव म संभव तर का खोजने क व ध।

4. Motion study
It is the science of identifying and eliminating wasteful

monuments in the process of work resulting from unnecessary,
incidental and unproductive motions of the workers.
यह ,
मक क अनाव यक आकि मक और अनु पादक ग त व धय के
प रणाम व प काम क या म बेकार मारक क पहचान करने और उ ह ख म
करने का व ान है ।

5. Time study
Determine the standard time to perform a well-

defined job.
कसी सु प ट काय को करने के लए मानक समय नधा रत कर।

6. Fatigue study
Determine times and frequency of rest intervals in completing an
assigned talk.
कसी नधा रत वाता को पूरा करने म आराम के अंतराल का समय और आव ृ नधा रत कर।
7. Differential piece wage system

It differentiate efficient and inefficient workers and lines wages and
productivity.
More productive & efficient -- more salary.
यह कुशल और अकुशल मक म अंतर करता है और वेतन और उ पादकता को रे खाब ध करता है ।
अ धक उ पादक एवं कुशल -- अ धक वेतन।

Previous Class Revision

According to Fayol's principles, the concept of "Equity" suggests:
A) Fair distribution of work among employees
B) Fair and just treatment of employees by management
C) Equal pay for all employees
D) Equal opportunities for promotions
फयोल के िस ांतों के अनुसार, "इि टी" का अवधारण:

A) कमचा रयों के बीच काम का यो तान
B) बंधन ारा कमचा रयों के ित उिचत और ायसंगत वहार
C) सभी कमचा रयों के िलए समान वेतन
D) पदो ित के िलए समान संभावनाएं

Question:
In management, the "gangplank" concept refers to:
A) A hierarchical structure within an organization

B) A bridge connecting different departments or teams
C) The process of employee onboarding
D) The use of motivational tools for team building
बंधन म, "गग क" िस ांत का ा मतलब है:

A) संगठन म एक लाभकारी संरचना
B) िविभ िवभागों या टीमों को जोड़ने वाला एक पुल
C) कमचारी वेश ि या
D) समृ के िलए टीम िनमाण के िलए ेरणा क उपकरणों का उपयोग

Management Principles
and Practices Part 2

Planning

Planning is the first and foremost activity to achieve desired results. It
is a process of thinking about the activities required to achieve a
desired goal.
 It involves the creation and maintenance of a plan.
 Planning is a fundamental property of intelligent behavior.
वांिछत प रणाम ा करने के िलए योजना बनाना पहली और सबसे मह पूण गितिविध
है। यह िकसी वांिछत ल को ा करने के िलए आव क गितिविधयों के बारे म
सोचने की एक ि या है।
इसम एक योजना का िनमाण और रखरखाव शािमल है।
योजना बु मान वहार का एक मौिलक गुण है।

Purpose of Planning (योजना का
उ े )
1. accomplish the goal ल को पूरा करना

2. Minimise the cost लागत को कम करना
3. Precedes Control वरीयता िनयं ण
4. Future Contingency भिव की
आक कता
5. Optimum Utilization of resources
संसाधनों का अिधकतम उपयोग

SWOT analysis (situation assessment or situation analysis)
• An important part of the planning process is to be aware of the business opportunities in the
firm’s external environment as well as within the firm. Once such opportunities get recognized,
the manager can recognize the actions that need to be taken to realise them.
• For this, manager uses SWOT analysis or SWOT matrix strategy.
• SWOT- Strength, weaknesses, opportunities & threats related to business.
SWOT िव ष
े ण( ित मू ांकन या ित िव ष
े ण)
• िनयोजन ि या का एक मह पूण िह ा फम के बाहरी वातावरण के साथ-साथ फम के भीतर ावसाियक

अवसरों के बारे म जाग क होना है। एक बार जब ऐसे अवसरों को पहचान िमल जाती है, तो बंधक उन काय
को पहचान सकता है िज उ साकार करने के िलए उठाए जाने की आव कता है।
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• इसके िलए बंधक SWOT िव ष े ण या SWOT मैिट रणनीित का उपयोग करता है।
• SWOT- वसाय से संबिं धत ताकत, कमजो रयां, अवसर और खतरे । Join Whatsapp Channel students whatsapp group
Setting objectives
• Establish the objectives for the whole organization and also
individual department .
• Objectives can be long term and short term as well.
ल िनधा रत करना
• पूरे संगठन और गत िवभाग के िलए भी उ े ािपत कर।
• उ े दीघकािलक भी हो सकते ह और अ कािलक भी।

Difference between goal and objectives
• In the management planning process, objectives are specific,
measurable, and time-bound steps that can tribute to achieving a
goal.
• Goals are broader that an organization aims to accomplish.
• Objectives are the actionable components that collectively lead to
the attainment of a goal.
ल और उ े के बीच अंतर
• बंधन योजना ि या म, उ े िविश , मापने यो और समयब कदम होते ह
जो िकसी ल को ा करने म सहायक हो सकते ह।
•ल ापक होते ह िज एक संगठन पूरा करना चाहता है।
• उ े ि याशील घटक ह जो सामूिहक प से िकसी ल की ा की ओर ले
जाते ह।
Developing Premises
• Developing premises in the management planning process
involves identifying and establishing the assumptions, forecasts,
and conditions that will likely impact the organization's plans.
• It helps managers in decision-making and anticipating potential
challenges.
प रसर का िवकास करना

• बंधन योजना ि या म प रसर िवकिसत करने म उन धारणाओं, पूवानुमानों और
ितयों की पहचान करना और ािपत करना शािमल है जो संगठन की योजनाओं
को भािवत करगे।
• यह बंधकों को िनणय लेने और संभािवत चुनौितयों का अनुमान लगाने म मदद
करता है।

Identifying, examining & selecting of alternatives
The fourth step of the planning process is to identify the alternatives available to the
managers. There is no one way to achieve the objectives of the firm, there is a
multitude of choices. All of these alternative courses should be identified.
िवक ों की पहचान, परी ण एवं चयन
िनयोजन ि या का चौथा चरण बंधकों के िलए उपल िवक ों की पहचान करना है। फम के उ े ों
को ा करने का कोई एक तरीका नही ं है, िवक ों की ब तायत है। इन सभी वैक क पा मों
की पहचान की जानी चािहए।

Formulating supporting plan
• After choosing the best alternative managers will have to came up with one or more
supporting plans that will help with the implementation of main plan.
• For example :- plans to hire more people, train personnel, expand the office are the
supporting plans for the main plan of launching a new product.
सहायक योजना तैयार करना
• सबसे अ ा िवक चुनने के बाद बंधकों को एक या अिधक सहायक योजनाएं बनानी होंगी जो मु
योजना के काया यन म मदद करगी।
• उदाहरण के िलए:- अिधक लोगों को िनयु करने, किमयों को िशि त करने, कायालय का िव ार
करने की योजना एक नए उ ाद को लॉ करने की मु योजना के िलए सहायक योजनाएं ह।

• Implementation of plan
Last/final step of planning process.
• योजना का काया यन
िनयोजन ि या का अंितम/अंितम चरण।
Difference between planning and forecasting
• Forecasting can be described as predicting what the future will look like, whereas
planning predicts what the future should look like for multiple scenarios.
• Planning combines forecasting with preparation of scenarios and how to react to them.
योजना और पूवानुमान के बीच अंतर.

• पूवानुमान को यह भिव वाणी करने के प म विणत िकया जा सकता है िक भिव कैसा िदखेगा, जबिक
योजना यह भिव वाणी करती है िक कई प र ों के िलए भिव कैसा िदखना चािहए।
• योजना पूवानुमान को प र ों की तैयारी और उन पर िति या करने के तरीके के साथ जोड़ती है।

Types of Plans:
1. Single Use Plan 2. Standing Plan
Single Use plan

- It is a plan developed for one-time event or project and not likely to repeat in future.
- Duration of plan depends on type of project. It may be a span of a day or a week or a
month.
- These plans include budgets, programmes and projects.
एकल योग योजना

- यह एक बार के आयोजन या प रयोजना के िलए िवकिसत की गई योजना है और भिव म इसे दोहराए जाने
की संभावना नही ं है।
- योजना की अविध प रयोजना के कार पर िनभर करती है। यह एक िदन या एक स ाह या एक महीने की
अविध हो सकती है।
- इन योजनाओं म बजट, काय म और प रयोजनाएं शािमल ह।

Standing Plan
- It is designed to ensure that the internal operations of an organisation run smoothly.

- Such a Plan greatly enhances efficiency in routine decision-making.
- It is usually developed once but is modified from time to time to meet business needs as
required.
- It includes policies, procedures, methods and rules.
ायी योजना
- इसे यह सुिनि त करने के िलए िडज़ाइन िकया गया है िक िकसी संगठन का आं त रक संचालन सुचा प
से चले।
- ऐसी योजना िनयिमत िनणय लेने म द ता को बढ़ाती है।
- इसे आमतौर पर एक बार िवकिसत िकया जाता है लेिकन आव कतानुसार ावसाियक ज रतों को पूरा
करने के िलए समय-समय पर संशोिधत िकया जाता है।
- इसम नीितयां, ि याएं , तरीके और िनयम शािमल ह।

Features of Planning:
Limitations of Planning:
1. focuses on achieving objectives
2. Primary function of management 1. Gives rigidity
3. Pervasive nature 2. reduce creativity
4. continuous 3. time consuming process
5. futuristic
6. involves decision making
7. Mental exercise

Organizing

Basically, organizing is deciding where decisions will
be made, who will do what jobs and tasks, who will
work for whom, and how resources will assemble.
मूल प से, आयोजन यह तय करना है िक िनणय कहाँ िलए

जाएं गे, कौन कौन से काय और काय करे गा, कौन िकसके िलए
काम करे गा और संसाधन कैसे एकि त होंगे।

Organizing involves determining how activities and
resources are to be assembled and coordinated.
आयोजन म यह िनधा रत करना शािमल है िक गितिविधयों और

संसाधनों को कैसे इक ा और सम त िकया जाए।

Process of Organizing

1. identifying and defining 1. उ े ों की पहचान करना और
objectives प रभािषत करना
Understanding & identifying
the organization objectives & संगठन के उ े ों और ल ों को
goals. समझना और पहचानना।
2. division of work 2. काय िवभाजन

Divide overall tasks & सम काय और िज ेदा रयों को
responsibilities into specific िविश नौक रयों और भूिमकाओं म
jobs & roles.
िवभािजत कर।

3. job design
Job design is the determination of an individuals work -
related responsibilities. The most common form is job
specialization. Job design aims to create positions that align
with the organizations goals utilize employee’s skill effectively.
काय िडज़ाइन
काय िडज़ाइन िकसी की काय-संबंिधत िज ेदा रयों का िनधारण है।
सबसे सामा प काय िवशेष ता है। जॉब िडज़ाइन का उ े ऐसे पदों
का िनमाण करना है जो संगठन के ल ों के अनु प हों और कमचारी के
कौशल का भावी ढं ग से उपयोग कर।
4. Departmentalization or jobs grouping:
After jobs are designed they are grouped into department based on
similar nature of jobs the most common bases for departmentalization
are function, product, customer, and location. Each has its own unique
advantages and disadvantages.
4. िवभागीकरण अथवा नौक रयों का समूहीकरण:
नौक रयों को िडज़ाइन करने के बाद उ नौक रयों की समान कृित के आधार पर
िवभाग म समूहीकृत िकया जाता है, िवभागीकरण के िलए सबसे आम आधार काय,
उ ाद, ाहक और ान ह। क
े के अपने अनूठे फायदे और नुकसान ह।

5. establishing reporting relationship
It determines the hierarchical structure by defining reporting
relationship. Establish who reports to whom, creating a
clear chain of command. this step helped in understanding
lines of authority and communication within the organization.
5. रपोिटग संबंध ािपत करना
यह रपोिटग संबंध को प रभािषत करके पदानु िमत संरचना िनधा रत
करता है। आदे श की एक ृंखला बनाते ए, ािपत कर िक कौन
िकसे रपोट करता है। इस कदम से संगठन के भीतर अिधकार और संचार
की रे खाओं को समझने म मदद िमली।

6. assigning duties & responsibilities
Clearly specify the duties and responsibilities associated
with each position. This involves assigning tasks and
decision–making authority to an individual based on their
roles and positions in the organizational structure.
कत एवं उ रदािय सौंपना

क
े पद से जुड़े कत ों और िज ेदा रयों को प से िनिद
कर। इसम संगठना क संरचना म उनकी भूिमकाओं और पदों के
आधार पर यों को काय सौंपना और िनणय लेने का अिधकार
शािमल है।
7. Delegating authority
Delegate appropriate authority to individuals or positions to
empower them to make decisions within their assigned roles.
Delegation is essential for effective functioning and ensures
that decisions can be made at various levels of the
organization.
ािधकार सौंपना
यों या पदों को उनकी िनधा रत भूिमकाओं के भीतर िनणय लेने के
िलए सश बनाने के िलए उिचत अिधकार सौंप। भावी कामकाज के िलए
ितिनिधमंडल आव क है और यह सुिनि त करता है िक संगठन के
िविभ रों पर िनणय िलए जा सक।
8. establishing coordination
This includes creating communication channels, setting up
regular meeting, and establishing procedures to ensure that
different parts of the organization work together
harmoniously. It co- ordinate activities across department
and levels.
8. सम य ािपत करना
इसम संचार चैनल बनाना, िनयिमत बैठक ािपत करना और यह
सुिनि त करने के िलए ि याएं ािपत करना शािमल है िक संगठन के
िविभ िह े एक साथ सामंज पूण प से काम कर। यह िवभाग और
रों पर गितिविधयों का सम य करता है।
9. determining span of control
Span of control refers to the number of subordinate a
manager can effectively supervise. this decision affects the
organization hierarchy and management structure.
िनयं ण की अविध का िनधारण

िनयं ण की सीमा से ता य उन अधीन ों की सं ा से है िजनका
बंधक भावी ढं ग से पयवे ण कर सकता है। यह िनणय संगठन के
पदानु म और बंधन संरचना को भािवत करता है।

10. monitor and evaluate
- continuously monitor the effectiveness of the organizational structure.
- analyze performance metrics and identify areas for improvement
- adopt and adjust the structure as needed to remain aligned with
changing goals and requirements.
10. िनगरानी और मू ांकन कर
- संगठना क संरचना की भावशीलता की लगातार िनगरानी कर।
- दशन मेिट का िव ेषण कर और सुधार के े ों की पहचान कर
- बदलते ल ों और आव कताओं के अनु प बने रहने के िलए आव कतानुसार
संरचना को अपनाएं और समायोिजत कर।

Staffing
• Staffing is related to organizing and it involves filling and keeping filled,
the positions in the organization structure.
• The management functions of promotion, demotion, discharge,
dismissal, transfer etc are also included with the broad task staffing.
• Staffing ensures the placement of the right person at the right position.
ािफंग
• ािफंग आयोजन से संबिं धत है और इसम संगठन संरचना म पदों को भरना और भरे रखना शािमल है।
• ापक काय ािफंग म पदो ित, पदावनित, सेवामु , बखा गी, ानांतरण आिद के बंधन काय भी
शािमल ह।
• ािफंग सही की सही ित पर िनयु सुिनि त करती है।

Organisation Structure
The organisation structure can be defined as the framework within
which managerial and operating tasks are performed. It specified the
relationship between people, work and resources. It allows correlation
and coordination among human, physical and financial resources and
this enables a business enterprise to accomplish desired goals.
संगठन संरचना को उस ढांचे के प म प रभािषत िकया जा सकता है िजसके भीतर

बंधकीय और प रचालन काय िकए जाते ह। इसने लोगों, काय और संसाधनों के बीच
संबंध को िनिद िकया। यह मानव, भौितक और िव ीय संसाधनों के बीच सहसंबंध और
सम य की अनुमित दे ता है और यह एक ावसाियक उ म को वांिछत ल ों को पूरा
करने म स म बनाता है।

Directing

In the context of management of an organisation,
directing refers to the process of instructing, guiding,
counselling, motivating and leading people in the
organisation to achieve its objectives.
िकसी संगठन के बंधन के संदभ म, िनदशन का ता य संगठन

म अपने उ े ों को ा करने के िलए लोगों को िनदश दे न,े
मागदशन करने, परामश दे न,े े रत करने और नेतृ करने की
ि या से है।
Directing is a managerial process which takes place
throughout the life of an organisation.
िनदशन एक बंधकीय ि या है जो िकसी संगठन के पूरे जीवन काल

म चलती रहती है।

Controlling

controlling means ensuring that activities in an organisation are
performed as per the plans. Controlling also ensures that an
organisation’s resources are being used effectively and efficiently for
the achievement of predetermined goals. Controlling is, thus, a goal-
oriented function.
िनयं ण का अथ यह सुिनि त करना है िक िकसी संगठन म गितिविधयाँ योजनाओं के

अनुसार िन ािदत की जाती ह। िनयं ण यह भी सुिनि त करता है िक िकसी संगठन के
संसाधनों का उपयोग पूव िनधा रत ल ों की ा के िलए भावी ढं ग से और कुशलता
से िकया जा रहा है। इस कार, िनयं ण एक ल -उ ख ु काय है।

Controlling should not be misunderstood as the last function of
management. It is a function that brings back the management cycle
back to the planning function.
िनयं ण को बंधन का अंितम काय समझने की भूल नही ं की जानी चािहए। यह एक

ऐसा काय है जो बंधन च को िनयोजन काय म वापस लाता है।

Process of Controlling

Setting Performance Standards
The first step in the controlling process is setting up of performance
standards. Standards are the criteria against which actual
performance would be measured. Thus, standards serve as
benchmarks towards which an organisation strives to work.
Standards can be set in both quantitative as well as qualitative terms.
िनयं ण ि या म पहला कदम दशन मानकों की ापना करना है। मानक वे

मानदं ड ह िजनके िव वा िवक दशन को मापा जाएगा। इस कार, मानक उन
बचमाक के प म काय करते ह िजनके िलए कोई संगठन काम करने का यास
करता है।
मानक मा ा क और गुणा क दोनों ही ि यों से िनधा रत िकये जा सकते ह।

Measurement of actual performance
Once performance standards are set, the next step is measurement of actual
performance. Performance should be measured in an objective and reliable
manner. There are several techniques for measurement of performance.
These include personal observation, sample checking, performance reports,
etc.
एक बार दशन मानक िनधा रत हो जाने के बाद, अगला चरण वा िवक दशन का माप है।
दशन को व ुिन और िव सनीय तरीके से मापा जाना चािहए। दशन को मापने के िलए
कई तकनीक ह। इनम गत अवलोकन, नमूना जाँच, दशन रपोट आिद शािमल ह।

Comparison of actual performance with standards
This step involves comparison of actual performance with the standard. Such
comparison will reveal the deviation between actual and desired results.
इस चरण म मानक के साथ वा िवक दशन की तुलना शािमल है। इस तरह की तुलना से
वा िवक और वांिछत प रणामों के बीच िवचलन का पता चलेगा।

Analysis Deviation
Some deviation in performance can be expected in all activities. It is,

therefore, important to determine the acceptable range of deviations.
Also, deviations in key areas of business need to be attended more
urgently as compared to deviations in certain insignificant areas.
सभी गितिविधयों म दशन म कुछ िवचलन की उ ीद की जा सकती है। इसिलए,

िवचलन की ीकाय सीमा िनधा रत करना मह पूण है। इसके अलावा, कुछ मह हीन
े ों म िवचलन की तुलना म वसाय के मुख े ों म िवचलन पर अिधक त ाल ान
दे ने की आव कता है।

Critical point control and management by exception should be used by a manager in this regard.
[इस संबंध म एक बंधक ारा अपवाद ारा मह पूण िबंदु िनयं ण और बंधन का उपयोग िकया जाना चािहए।]
1. Critical Point Control:

It is not worthy and also not easy to keep a check on each and every activity in an organisation.
Control should, therefore, focus on key result areas (KRAs) which are critical to the success of an
organisation. These KRAs are set as the critical points. If anything goes wrong at the critical points,
the entire organisation suffers.
ि िटकल ाइं ट कंटोल:

िकसी संगठन की क
े गितिविध पर नज़र रखना उिचत नही ं है और आसान भी नही ं है। इसिलए, िनयं ण को मुख
प रणाम े ों (केआरए) पर ान कि त करना चािहए जो िकसी संगठन की सफलता के िलए मह पूण ह। इन KRAs
को मह पूण िबंदुओ ं के प म सेट िकया गया है। यिद मह पूण िबंदुओ ं पर कुछ भी गलत होता है, तो पूरे संगठन को
नुकसान होता है।

management by exception
An attempt to control everything results in controlling nothing. Thus, only significant deviations
which go beyond the permissible limit should be brought to the notice of management.
हर चीज़ को िनयंि त करने के यास का प रणाम कुछ भी िनयंि त नही ं होता। इस कार, केवल मह पूण िवचलन जो
अनुमेय सीमा से परे जाते ह, उ बंधन के ान म लाया जाना चािहए।

Taking corrective action
The final step in the controlling process is taking corrective action. No

corrective action is required when the deviations are within acceptable
limits.
िनयं ण ि या का अंितम चरण सुधारा क कारवाई करना है। जब िवचलन ीकाय

सीमा के भीतर हो तो िकसी सुधारा क कारवाई की आव कता नही ं होती है।

Corrective action might involve training of employees if the production target could not be met.
Similarly, if an important project is running behind schedule, corrective action might involve
assigning of additional workers and equipment to the project and permission for overtime work. In
case the deviation cannot be corrected through managerial action, the standards may have to be
revised.
यिद उ ादन ल पूरा नही ं िकया जा सका तो सुधारा क कारवाई म कमचा रयों का िश ण शािमल हो सकता है।
इसी तरह, यिद कोई मह पूण प रयोजना िनधा रत समय से पीछे चल रही है, तो सुधारा क कारवाई म प रयोजना के
िलए अित र िमकों और उपकरणों को िनयु करना और ओवरटाइम काम की अनुमित शािमल हो सकती है।
यिद बंधकीय कारवाई के मा म से िवचलन को ठीक नही ं िकया जा सकता है, तो मानकों को संशोिधत करना पड़
सकता है।

Job analysis is a process of determining which characteristics are necessary
for satisfactory job performance and analyzing the environmental conditions
in which the job is performed.
There are two components of Job analysis - 1. Job Description and 2. Job
Specification
काय िव ष े ण यह िनधा रत करने की एक ि या है िक संतोषजनक काय दशन के िलए कौन

सी िवशेषताएँ आव क ह और उन पयावरणीय प र ितयों का िव ष े ण करना है िजनम काय
िकया जाता है।
नौकरी िव ष े ण के दो घटक ह - 1. नौकरी िववरण और 2. नौकरी िविश ता

Job Description: It is an important document. It is descriptive in nature. It is
useful to identify a job for consideration by a job analyst.
नौकरी का िववरण: यह एक मह पूण द ावेज है। यह कृित म वणना क है। नौकरी

िव षे क ारा िवचार हेतु नौकरी की पहचान करना उपयोगी है।

The following information is common in most of the job descriptions.
● Job Title: Title of the job and other identifying information such as wages,
salaries, other benefits
● Summary: Summary is written in one or two lines that describes what is the
nature of the job expected from the job applicant.
● Equipment: A clear statement on skills, and other information required to
perform a retail job effectively.
● Environment: A clear description of the working conditions of the job, the
location, and other characteristics of the retail work environment such as
hazards, noise, temperature, cleanliness, transparency etc.
● Activities: A description about the job duties, responsibilities, and expected
behavior on the job. A description of social interactions associated with the
job such as the size of work group, interpersonal interaction on the job is
made.
अिधकांश नौकरी िववरणों म िन िल खत जानकारी सामा है।

● नौकरी का शीषक: नौकरी का शीषक और अ पहचान संबध ं ी जानकारी जैसे वेतन, वेतन,
अ लाभ
● सारांश: सारांश एक या दो पं यों म िलखा जाता है जो बताता है िक नौकरी आवेदक से
अपेि त नौकरी की कृित ा है।
● उपकरण: खुदरा काय को भावी ढं ग से करने के िलए आव क कौशल और अ जानकारी
पर एक िववरण।
● पयावरण: नौकरी की कामकाजी प र ितयों, ान और खुदरा काय वातावरण की अ
िवशेषताओं जैसे खतरे , शोर, तापमान, सफाई, पारदिशता आिद का िववरण।
● गितिविधयां: नौकरी के कत ों, िज ेदा रयों और नौकरी पर अपेि त वहार के बारे म
िववरण। काय से जुड़े सामािजक संपक जैसे काय समूह का आकार, काय पर पार रक संपक
Join Telegram
का िववरण Channel
िदया जाता है। Join Whatsapp Channel students whatsapp group
Job analyst writes job descriptions in consultations with the workers and supervisors. After drafting
the job description, comments and criticism are invited to improve its content. Final draft is then
prepared. Job description is written either by making personal observations or using questionnaires
to collect relevant information from supervisors and workers. Job descriptions should be reviewed
from time to time.
नौकरी िव ष े क कमचा रयों और पयवे कों के परामश से नौकरी िववरण िलखता है। नौकरी िववरण का मसौदा तैयार
करने के बाद, इसकी साम ी म सुधार के िलए िट िणयाँ और आलोचनाएँ आमंि त की जाती ह। िफर फाइनल डा तैयार
िकया जाता है. नौकरी का िववरण या तो गत अवलोकन करके या पयवे कों और िमकों से ासंिगक जानकारी
एक करने के िलए ावली का उपयोग करके िलखा जाता है। नौकरी िववरण की समय-समय पर समी ा की जानी
चािहए।

Job Specifications: It is also known as man or employee specifications is prepared based on job
specification. It specifies the qualities required in a job applicant for the effective performance of the
retail job.
Basic contents of a job specification in retail are as follows:

1. Personal characteristics such as education, job experience, age, gender, and extra co-curricular
activities.
2. Mental characteristics such as general intelligence, memory, judgment, foresight, ability to
concentrate, etc.
3. Social and psychological characteristics such as emotional ability, flexibility, manners, drive,
conversational ability, interpersonal ability, attitude, values, creativity etc.
काय िविश ताएँ : इसे या कमचारी िविश ताओं के प म भी जाना जाता है जो काय िविश ता के आधार पर तैयार की
जाती ह। यह खुदरा नौकरी के भावी दशन के िलए नौकरी आवेदक म आव क गुणों को िनिद करता है।
खुदरा े म नौकरी िविनदश की मूल साम ी इस कार है:

1. गत िवशेषताएँ जैसे िश ा, नौकरी का अनुभव, आयु, िलंग और पा त
े र गितिविधयाँ।
2. मानिसक िवशेषताएं जैसे सामा बु , िृ त, िनणय, दू रदिशता, ान कि त करने की मता आिद।
3. सामािजक और मनोवै ािनक िवशेषताएं जैसे भावना क मता, लचीलापन, िश ाचार, डाइव, बातचीत की मता,
पारTelegram
Join रक मता, ि कोण, मू , रचना कता आिद।
Channel Join Whatsapp Channel students whatsapp group
Various contents of a job specification can be prescribed in three
terms:
1. Essential qualities which a retail employee must possess;
2. Desirable qualities which a retail employee may possess; and
3. Contra-indicators which are likely to become a handicap to
successful job performance
िकसी काय िविनदश की िविभ सामि यों को तीन शत म िनधा रत िकया जा सकता
है:
1. आव क गुण जो एक खुदरा कमचारी के पास होने चािहए;
2. वांछनीय गुण जो एक खुदरा कमचारी के पास हो सकते ह; और
3. िवपरीत-संकेतक जो सफल काय िन ादन म बाधा बनने की संभावना रखते ह

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Management Principles and Practices
Part 3

Supervision

2. Motivation
The process of inspiring and engaging individuals or
teams to take action, achieve goals, and enhance
their overall performance.
यों या टीमों को कारवाई करने, ल हािसल करने और

उनके सम दशन को बढ़ाने के िलए े रत करने और संल
करने की ि या।

Motivation Process

Assumptions for Maslow Theory:
1. People's behaviour is based on their needs. satisfaction of such needs influences their behaviour.
2. People's needs are in hierarchical order, starting from basic needs to other higher level needs.
3. A satisfied need can no longer motivatte a person; only next higher level need can motivate him.
4. A person moves to the next higher level of the hierarchy only when the lower need is satisfied.

Incentives
Incentives means all measures which are used to
motivate people to improve performance.
ो ाहन का अथ उन सभी उपायों से है िजनका उपयोग लोगों को
उनके दशन म सुधार करने के िलए े रत करने के िलए िकया
जाता है।

There are 2 types of incentives
1. financial incentives , 2. Non – financial incentives
ो ाहन 2 कार के होते ह

1. िव ीय ो ाहन, 2. गैर-िव ीय ो ाहन

Leadership

Communication

Communication is a complex process that involves
the exchange of information , ideas ,thoughts and
feelings between individuals or groups.
संचार एक जिटल ि या है िजसम यों या समूहों के बीच

सूचनाओं, िवचारों, िवचारों और भावनाओं का आदान- दान शािमल
होता है।

Types of communication
1. Formal communication
2. Informal communication

Communication network
the pattern through which communication flows within
the organization is generally indicates through
communication network.
संचार नेटवक
संगठन के भीतर िजस पैटन के मा म से संचार वािहत होता है
वह आम तौर पर संचार नेटवक के मा म से इं िगत होता है।

Communication Network operates in formal communication:

Communication Network operates in informal organisation:

Barriers to communication
Communication breakdown is generally called communication
barriers. These barriers may prevent a communication or filter
part of it or carry incorrect meaning due to which
misunderstanding may be created.
संचार अवरोध
संचार िव े दन को आम तौर पर संचार बाधाएँ कहा जाता है। ये बाधाएं संचार
को रोक सकती ह या उसके कुछ िह ों को िफ़ र कर सकती ह या गलत
अथ ले सकती ह िजसके कारण गलतफहमी पैदा हो सकती है।

Types of Barriers
1. Semantic barriers
2. Psychological barriers
3. Organizational barriers
4. Personal barriers

Delegation

Delegation refers to the downward transfer of authority from a superior to a
subordinate. It is a prerequisite to the efficient functioning of an organisation
because it enables a manager to use his time on high-priority activities. It also
satisfies the subordinate’s need for recognition and provides them with
opportunities to develop and exercise initiative.
ायोजन से ता य एक व र से अधीन को अिधकार के नीचे की ओर ानांतरण से है। यह

िकसी संगठन के कुशल कामकाज के िलए एक पूव-आव कता है ोंिक यह बंधक को अपने
समय का उपयोग उ - ाथिमकता वाली गितिविधयों पर करने म स म बनाता है। यह अधीन ों
की मा ता की आव कता को भी पूरा करता है और उ िवकास और पहल करने के अवसर
दान करता है।

According to Louis Allen, delegation is the entrustment of responsibility and
authority to another and the creation of accountability for performance.
लुई एलन के अनुसार, ायोजन का ता य दू सरे को िज ेदारी और अिधकार सौंपना और

दशन के िलए जवाबदे ही बनाना है।

Recruitment

Negotiation

Part 4 - Financial Management

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Financial Management

Business/Organisation
Financial Decision
Careful Understanding Riskness and

Financial Capital Profitability
Planning Structure


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Management principles and practices

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Principles of Scientific Management

1. Science, not rule of thumb

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फयोल के िस ांतों के अनुसार, "इि टी" का अवधारण:

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A) A hierarchical structure within an organization

बंधन म, "गग क" िस ांत का ा मतलब है:

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