BẢNG 1.5.

TRƯỜNG THÔNG TIN TÀI LIỆU THEO THÔNG TƯ 02/2019/TT-BNV

S Ph
Tên
T ân Kiểu dữ liệu
trường
T loại
Trường mô tả
thông tin Bìa
hồ sơ

Mã cơ
quan lưu
Hồ Theo hướng dẫn của TT02 và 2918/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội ngày
1 trữ lịch sử
sơ 17/8/2022
(Mã định
Chi cục Văn thư - Lưu trữ
danh CQ)
000.03.17.H26
(nếu trên hồ sơ không có), nên chỉ nhập theo trường hợp phông mở.
VD: 000.00.17.H26

Mã
phông/côn Hồ
2
g trình/sưu sơ
tập lưu trữ Trong bìa HS
- Trường hợp không có : điền 000
3 Mục lục số Hồ
hoặc năm sơ
hình thành
Trong bìa HS
hồ sơ
S Ph
Tên
T ân Kiểu dữ liệu
trường
T loại
- Trường hợp không có : 00
Số : 01 Ký hiệu hồ sơ : CV

Số và Ký Hồ
4
hiệu hồ sơ sơ

Trong bìa HS
- Trường hợp không có : 000

Tiêu đề hồ Hồ
5
sơ sơ

Trong bìa HS
S Ph
Tên
T ân Kiểu dữ liệu
trường
T loại

Thời hạn Hồ
6
bảo quản sơ

Trong bìa HS
Chế độ sử Hồ
7
dụng sơ

Thời gian Hồ
8
bắt đầu sơ
Trong bìa HS

Thời gian Hồ
9
kết thúc sơ
Trong bìa HS
Tổng số
1 Hồ
văn bản
0 sơ
trong hồ sơ Trong bìa HS
1 Chú giải Hồ
1 sơ
S Ph
Tên
T ân Kiểu dữ liệu
trường
T loại

- Nếu Tiêu đề HỒ SƠ ghi chung chung hoặc quá khái quát thì cần Chú giải để rõ ý về nội
dung; tác giả; tên cá nhân quan trọng; thời gian; địa điểm; văn bản không phải là giấy
(phim, ảnh)
(chú ý: đọc ở mục lục để xác định thông tin, vì cách phân lọa hồ sơ – văn bản như này sẽ
ko biết bên trong hồ sơ gồm những tài liệu gì)

1 Số lượng Hồ
2 tờ sơ

Trong bìa HS
1 Hồ
Từ khóa
3 sơ
Từ “Trọng tâm” khác của HỒ SƠ (ngoài các trường thông tin đã nhập, nếu có)
1 Tình trạng Hồ Tài liệu bình thưởng thì để trống. Tài liệu hư hỏng thì ghi tình trạng hư hỏng: nhạt màu,
4 vật lý sơ đổi màu, gấp nếp, rách, thủng lỗ và mất mát, giòn, mốc …
Trường mô tả
thông tin văn
S Ph
Tên
T ân Kiểu dữ liệu
trường
T loại
bản
Mã định Vă
1 Không nhập mặc định
danh văn n
5
bản bản
Số thứ tự Vă
1
văn bản n Phần mềm mặc định
6
trong hồ sơ bản
Vă - Báo cáo, Công văn, Quyết định, Thông tư, Thông Tri,……vv (Nhập theo văn bản)
1 Tên loại
n - Trường hợp không có đặt Văn bản khác
7 văn bản
bản Lưu ý: Nếu có văn bản chuyên ngành thì hỏi lại để được thống nhất

Vă
1 Số của văn
n
8 bản Ví dụ: 05
bản
TH không có để trống

Ký hiệu Vă
1
của văn n
9
bản bản
Ví dụ: /QĐ-VKS-P1
TH không có để trống
2 Ngày, Vă
0 tháng, năm n
của văn bản
S Ph
Tên
T ân Kiểu dữ liệu
trường
T loại

- Nếu văn bản có đầy đủ ngày tháng năm thì hãy nhập ngày/tháng/năm (11/01/2017)
bản - Nếu văn bản chỉ có tháng, năm thì mọi người nhập 00/tháng/năm (00/03/2013)
- Nếu văn bản chỉ có năm thì mọi người nhập 00/00/năm (00/00/2013)
- Mặc định là chỉ nhập ngày tháng năm bằng dấu "/ "
- Ngày tháng năm là bộ 8 số và 2 dấu "/ " = “dd/mm/yyyy”

Tên cơ
quan, tổ
chức, cá
Vă
2 nhân ban
n Góc trên bên trái
1 hành văn
bản TH1: Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành
bản (Tác
giả văn - Chọn trong bảng danh sách tên cơ quan ban hành
bản) - Hoặc nhìn dưới dấu cơ quan ban hành văn bản ở cuối văn bản
- Trường hợp không có bỏ trống

2 Trích yếu Vă - Nhập theo nội dung văn bản, ngắn gọn, đầy đủ : về việc …….
2 nội dung n - Trường hợp văn bản có tên loại như Quyết định, Báo cáo … thì lấy trích yếu ngay
bản dưới tên loại tài liệu (Trừ trường hợp theo 1 mẫu sẵn thì thêm chủ thể)
Ví dụ: Quyết định v/v nâng bậc lương hàng năm cho đồng chí Nguyễn Văn A
Vế 1 Vế 2
Vế 1: Lấy ở dưới tên loại tài liệu
S Ph
Tên
T ân Kiểu dữ liệu
trường
T loại
Vế 2: Lấy thông tin ở điều 1
- Trường hợp văn bản không có tên loại: Công văn … thì lấy trích yếu ngay dưới số ký
hiệu văn bản (Trường hợp không có thì lấy thông tin trong văn bản thì có v/v xin gì
…; v/v đề nghị gì …; v/v yêu cầu gì ….)
Vă
2
Ghi chú n
3
bản
Vă
2 Ký hiệu
n
4 thông tin
bản
Vă
2
Từ khóa n Từ “Trọng tâm” khác của văn bản (ngoài các trường thông tin đã nhập, nếu có)
5
bản
Vă
2 Chế độ sử
n
6 dụng
bản
S Ph
Tên
T ân Kiểu dữ liệu
trường
T loại

Vă
2
Bút tích n
7
bản

(Ghi tên người ghi bút tích)

Vă
2 Tình trạng Tài liệu bình thưởng thì để trống. Tài liệu hư hỏng thì ghi tình trạng hư hỏng: nhạt màu,
n
8 vật lý đổi màu, gấp nếp, rách, thủng lỗ và mất mát, giòn, mốc …
bản
Có 2 loại mức độ tin cậy
Vă
2 Mức độ tin - Bản chính
n
9 cậy - Bản photo
bản
(nhập vào “ghi chú” nếu ko có trường thông tin này)