BIÊN BẢN CUỘC HỌP

RÚT KINH NGHIỆM BAN TRUYỀN THÔNG VÀ BAN LỄ TÂN

PHÁP HỘI ĐẠI TỊNH LẠC
& ĐỊNH HƯỚNG CHO TƯƠNG LAI CỦA SAKYA VIETNAM

Chủ trì cuộc họp: Ông Nguyễn Lê Phú Thịnh

Thư kí: Bà Huỳnh Ngọc Như Quỳnh
Tham dự:
- Trần Nhật Tân
- Trần Thanh My
- Nguyễn Nhật Anh
- Thái Thị Yến Nhi
- Nông Hoàng Gia Bảo
- Phan Lê Trường
- Nguyễn Dư Sâm
- Phạm Anh Khoa
Thời gian bắt đầu: 16h45’
Thời gian kết thúc: 19h07’
Thành phần tham dự:
Địa điểm: Kimmy coffee, quận 7

Giai Chi tiết

đoạn

Chuẩn Vấn đề 1: Sakya Từ 21/8/2022 (kết thúc khoá học Kim Cương thừa) đến
bị Việt Nam không có 2/3/2023: Sakya Vietnam dù kết thúc khoá học với 37 Yogis,
thành viên cơ hữu Yoginis nhưng đã không còn thành viên vì lí do:
Ngày 02/03 - - Không quy củ về hoạt động (tài chính lẫn đào tạo sau
26/03/2023 khoá học) Phí thành viên của Đạo Tràng là 100k/tháng
nhưng phí này không có ai thu và cũng không ai nhớ
để thu nên giữa thành viên không có sự ràng buộc và
cũng không có các quy định rõ ràng để các thành viên
trở nên có kỷ luật và hoạt động bài bản.
- Cuối biên bản này là danh sách các đối tượng tiềm
năng có thể tham gia hoạt động và đào tạo bài bản
trong tương lai.

Vấn đề 2: Tuyển Theo kế hoạch ban đầu là sẽ tổ chức phỏng vấn TNV vào
Tình nguyện viên ngày 11/3 và ngày 18/3 nhưng vì lí do khách quan, chủ quan
nên không thể tổ chức phỏng vấn và mở cửa cho ai cũng có
thể tham gia vị trí TNV.
Hệ luỵ:
1. TNV không hiểu gì về Sakya Việt Nam; đội ngũ quản
lý, cách thức vận hành của Sakya Việt Nam
2. Các bạn TNV chưa hiểu rõ tính chất quan trọng của
Pháp Hội và thái độ khi tham gia Pháp Hội
 Rút kinh nghiệm: Những lần sự kiện sau: BẮT BUỘC PHẢI
PHỎNG VẤN TNV VÀ LÀM CÔNG TÁC TƯ TƯỞNG
CHO TNV

Vấn đề 3: buổi gặp Tại buổi gặp mặt, dù đã có kế hoạch phân ban cụ thể 79 tình
mặt TNV ngày nguyện viên (số lượng cho đến ngày 19/03) và cho 45 bạn
19/3 tham dự cuộc họp vào chủ nhật ngày 19/03, nhưng cho các
anh chị trưởng các ban thuộc đạo tràng Vương Bùi đã thay
mặt Sakya làm công tác phân ban TNV nhưng không rõ ràng
khiến danh sách TNV bị xáo trộn.
Rút kinh nghiệm: Sakya Vietnam phải chủ động trong các
công tác phật sự tại sân nhà, chủ động công bố các kế hoạch
từ đầu nhằm không để xảy ra tình trạng để người khác lầm
tưởng vị thế của các bên.

Vấn đề 4: Ban Lễ Sau khi khảo sát thực địa ngày 23/3 ở Củ Chi và chùa Vĩnh
tân giai đoạn anh Nghiêm, tối ngày 23/3 BTC Pháp hội tổ chức họp tại Quận 7.
Chương làm trưởng Bác Thọ bổ nhiệm anh Âu Vĩnh Chương làm trưởng Ban Lễ
ban tân.
Trước khi bổ nhiệm, anh Chương làm việc theo các hướng
dẫn về công việc của chú Thịnh. Sau khi bổ nhiệm, anh
Chương có nhận việc với Bác nhưng không thực hiện như đã
được hướng dẫn. Ngày 25/03, chú Thịnh đã soạn thảo riêng
tài liệu tổng hợp để anh Chương trình bày với Bác nhưng anh
Chương không sử dụng.
Hệ quả: Ngày 26/3, anh Chương không trình bày được các tài
liệu bác Thọ đã yêu cầu. Để chữa cháy, chú Thịnh tổ chức họp
trực tiếp tại Pháp viện để đúc kết các vấn đề và anh Chương
không đồng ý làm việc với các thành viên khác trừ nhóm của
anh Chương (ngày hôm đó không đến dự).
Rút kinh nghiệm:
1. Làm việc cần phải hoà hợp trong tập thể, hoà đồng với mọi
người trên tinh thần vì tất cả vì lợi ích của chúng sinh hữu
tình.
2. Khi nhận việc từ người chỉ đạo, người thực hiện phải hiểu
rõ công việc và tính chất cần thiết để sắp xếp thực hiện. Trong
trường hợp không hiểu phải hỏi lại.

Vấn đề 5: Biến 1. Làm việc rất trơn tru trong giai đoạn đầu: Trang,
động nhân sự của Khương, Tân xây dựng timeline truyền thông dưới sự
Ban Truyền thông hướng dẫn của chú Thịnh và thông tin chú Thịnh cung
cấp.
2. Biến động nhân sự:
- Một vài cá nhân cho rằng cho rằng timeline và nội
dung truyền thông là chất xám của riêng và muốn thu
hồi lại kế hoạch.
- Một vài cá nhân phát biểu rằng Sakya Việt Nam không
có sự thống nhất trong quản lí. Giải thích cho Vấn đề
này: Sakya Vietnam dưới sự quản lí của bác Thọ. Khi
được trực tiếp giao việc thì cá nhân ấy không hoàn
 thành.
- Vấn đề đặt cọc sách: khi chú Thịnh đi nước ngoài đã
bàn giao cho cá nhân đặt cọc sách. Chú hướng dẫn rất
rõ và liên tục yêu cầu liên hệ với bác Thọ, sau khi liên
hệ đã được Bác hướng dẫn các thủ tục để nhận tiền
cọc sách NHƯNG cá nhân đấy vì lí do chủ quan đã
làm chậm trễ công tác giao sách. Tính đến ngày 28/4
sách mới được giao đủ.
3. Vấn đề về hình ảnh sau sự kiện:
- Có sự chậm trễ trong vấn đề bàn giao ảnh sau sự kiện
để đăng tải trên fanpage chính thức.
Rút kinh nghiệm:
- Các vấn đề của ban truyền thông chỉ là vấn đề về nhân
sự, không phải là sản phẩm.
- Làm công tác tư tưởng tốt hơn cho các thành viên
thuộc ban truyền thông về phương thức làm truyền
thông trong lĩnh vực tâm linh
- Xây dựng đội ngũ truyền thông cơ hữu với sự điều
phối của anh Trần Nhật Tân trước khi có pháp hội mới
diễn ra.
- Sử dụng làn sóng truyền thông hiệu của của Pháp hội
để thúc đẩy truyền thông sau pháp hội.

Vấn đề 6: Ban Lễ - Ban Lễ tân quá đông người nhưng anh Tony Lê lại
tân giai đoạn anh không có các leader nhỏ cho các đầu việc.
Tony Lê làm - Ngày 25 và 26/4 có rất nhiều công việc nhưng ban Lễ
trưởng ban tân không có người dưới Củ Chi để hỗ trợ (chỉ có
Sâm).
- Ngày 26/4, dù đã được yêu cầu có mặt tại Củ Chi lúc
3h chiều nhưng mãi đến 10h đêm ngày 26/4 Trưởng
ban mới đến và mới nắm được số lượng thành viên
chính của Ban Lễ tân.
- Anh Tony Lê dù đã cố gắng nhưng vẫn không kiểm
soát được số lượng thành viên trong ban và không
phân công các công việc một cách rõ ràng.
Hệ luỵ: Ban Lễ tân đến 23h ngày 26/4 mới đầy đủ thành viên
để chú Thịnh dẫn mọi người đi thực địa lần cuối trước chương
trình.
Rút kinh nghiệm:
1. Trưởng ban phải nắm được cụ thể số lượng thành viên,
các đầu việc cụ thể rõ ràng, điều phối công việc cho
thành viên hợp lí
2. Phải có sự cam kết giữa các TNV về việc tham gia
chương trình từ đầu

Vấn đề 7: Thầy Là người lãnh đạo trong Đạo Tràng, Thầy Lộc chưa phát huy
Lộc bị cuốn vào hết khả năng của mình. Dù Thầy có quá nhiều công việc cần
những việc manh xử lí nhưng lại tập trung quá nhiều vào những việc nhỏ mà
mún trong công tác không bàn giao, hướng dẫn cụ thể cho các bạn làm.
chuẩn bị => Đề xuất thầy Lộc tập trung vào các công việc lớn hơn và
 tập trung đưa ra các quyết định chiến lược nhiều hơn.

Trong Vấn đề 8: Ban Nội - Trong nhóm những bạn tham gia ban Nội điện, Phan
Pháp điện (nhận xét Lê Trường, Đặng Trường Phúc, Nguyễn Thị Ái Thiên
hội khách quan của chú đều bị các trưởng, phó nhóm than phiền, riêng bạn
Thịnh và của Nhật Nguyễn Nhật Anh vẫn biết mình là thành viên đại diện
Anh - Thành viên của Sakya Vietnam nên đã nỗ lực và được tuyên
ban) dương
- Chưa đảm bảo tốt an ninh ở một vài giai đoạn: Đại
chúng rất lộn xộn (Cuối ngày 28, và cuối ngày 29/04
tại chùa Vĩnh Nghiêm)
- Mặc dù đã có kế hoạch công việc rõ ràng nhưng vẫn bị
động rất nhiều trong suốt quá trình diễn ra.
- Chưa có sự thống nhất và thông báo cụ thể kế hoạch
thay đổi đến các thành viên trong ban.
- Các TNV của Sakya trong ban Nội điện rất mất tập
trung, không dồn lực 100% (Thiên, Trường, Phúc)
Rút kinh nghiệm:
- Từ những lần sau, Ban Nội điện và Ban An ninh sẽ
phải được Sakya Việt Nam định hình bài bản.

Vấn đề 9: Việc Có 1 vài bạn Tình nguyện viên tham gia phụng sự với mục
tham gia phụng sự đích riêng: thân cận với đạo sư và tâm tham, chỉ biết nghĩ cho
của TNV lợi ích của bản thân tạo nên một sự yếu kém và nhốn nháo
trong dội ngũ TNV.
Rút kinh nghiệm:
1. BẮT BUỘC PHẢI PHỎNG VẤN TNV và LÀM
CÔNG TÁC TƯ TƯỞNG NGAY TỪ ĐẦU
2. Cần lập ra nội quy hoạt động của Đạo Tràng một cách
rõ ràng và có quy củ

Sau Vấn đề 10: Vấn đề - Dù nhận được yêu cầu trực tiếp từ Bác Thọ là lập ra
Pháp nhận bảo bình của danh sách 150 TNV để nhận trực tiếp Bảo Bình từ Sư
Hội TNV Bà, chị Uyên và Thầy Lộc đã thông tin lại rằng là có
cả Đại Thí Chủ được nhận và con số 150 TNV của
Chú Thịnh nhận được là không chính xác.
- Chú Thịnh đã tổng hợp ở nhóm Vương Bùi là 78 TNV
và chỉ dự định số TNV Sakya xứng đáng được nhận là
22, tuy nhiên do sự hỗn loạn trong chánh điện ngày
hôm đó, với việc toàn bộ TNV Sakya đều có mặt, chú
Thịnh đã phải đề xuất Bác không trao cho các bạn
thuộc Sakya Việt Nam.
- Rất nhiều bạn TNV cảm thấy bất ngờ vào thời điểm
đó.
- Đến nay, các bạn TNV đang thắc mắc là tại sao phía
Vương Bùi lại được nhận đủ bảo bình.
Rút kinh nghiệm:
- Thượng tầng của Sakya Việt Nam nên tự làm việc lại
với nhau để thống nhất cách thức truyền đạt thông tin
đến cho các thành viên ở dưới để tránh những hệ luỵ
 đáng tiếc, làm mất uy tín các cá nhân nói riêng và đạo
tràng nói chung.
- Đề nghị Bác cho lập lại danh sách 22 TNV xứng đáng
được nhận bảo bình để giữ uy tín đạo tràng và đảm
bảo tinh thần cho các thành viên vững tin vào hoạt
động của Sakya Việt Nam.

Vấn đề 11: Định - Đề xuất xoá nhóm công quả cũ, và xoá các chức
hướng cho tương danh cũ của Phúc, Trường để tránh trường hợp các bạn
lai của Sakya ngộ nhận và mở ra cơ hội cho những bạn khác có thể
Vietnam cạnh tranh vào những vị trí đó.
- Đề xuất mô hình mỗi Pháp lễ sẽ cho một bạn trẻ đứng
ra lập kế hoạch và điều phối tổ chức dưới sự hướng
dẫn của Chú Thịnh, Thầy Lộc. Mỗi khoá lễ dù là ở Mỹ
Khánh hay Pháp Viện đều bắt buộc phải có kế hoạch
và kịch bản. Kế hoạch và kịch bản phải được Bác
duyệt ký và tất cả thành viên tham gia tổ chức đều
phải tuân thủ theo mà không có ngoại lệ. Những vấn
đề phát sinh, sửa đổi cần phải được thông qua bởi Bác.
- Đề xuất tổ chức các lớp làm torma, nghi lễ kéo dài 2-3
buổi để có thể đào tạo rộng rãi đến các thành viên
trong đạo tràng, tránh trường hợp đạo tràng bị phụ
thuộc vào những kỹ năng đặc biệt của một vài cá nhân
và bị động khi những cá nhân đó vắng mặt, hoặc vô
hình trung tạo áp lực cho cá nhân đó; chú Thịnh tổ
chức lớp tin học văn phòng để nâng cao khả năng
quản lý đạo tràng hiệu quả.
- Tuân theo dự thảo ngày 02/08/2022 của Ngagpa
Ngawang Sonam về “Quy chế Chương trình Giảng
huấn hành giả Du già Ngagpa - Sakya Việt Nam” về
việc phân loại thành viên đạo tràng thành: Phật tử
thông thường; Thành viên cơ bản; Thành viên cơ hữu
để tái tổ chức sinh hoạt đạo tràng quy củ hơn.
- Xây dựng gấp nội quy sinh hoạt dành cho 3 đối tượng
nêu trên.
- Xây dựng một ban Ban Nội Điện riêng của Sakya
Vietnam.
- Ban Truyền thông mong muốn chú Thịnh, thầy Lộc
đăng bài đúng tiến độ theo timeline, chậm trễ trong
mức độ vừa phải, trễ lâu quá sẽ dễ bị tụt mood làm
việc
 DANH SÁCH THÀNH VIÊN TIỀM NĂNG PHÁT TRIỂN ĐẠO TRÀNG

STT Họ và tên Ban Lý do

1 Trần Nhật Tân

2 Tôn Nữ Thanh Khương

3 Trần Thanh My

4 Trương Gia Vinh

5 Lê Minh Tiến (Tony Lê)

7 Nguyễn Dư Sâm

8 Phạm Anh Khoa

9 Nguyễn Sơn Bắc

10 Huỳnh Ngọc Như Quỳnh

11 Nguyễn Nhật Anh

12 Phan Thanh Tùng

13 Trần Kim Vy

14 Vương Xuân Hồng Đào

15 Nguyễn Phan Thanh Sang

16 Đặng Trường Phúc

17 Huỳnh Tuấn Kiệt

18 Tân Nguyễn Hồng Loan

19 Lê Vu Minh Hoàng

20 Nguyễn Đình Phong

21 Huỳnh Tuấn Hoà

22 Bùi Quốc Mỹ

23 Nguyễn Thị Hoàng Oanh

24 Phan Lê Trường

25 Huỳnh Tuấn Hoà

26 Nguyễn Trang Nhung

27 Nông Hoàng Gia Bảo

28 Trần Phi Hùng

29 Bùi Nguyễn Minh Tuấn

30 Lê Vu Đức Dũng

31 Phạm Quốc Trung

32 Xa Đức Phương Nam

33 Lê Hùng Phi (Phi Anh)

34 Lâm Nhật Huy