2

ฝ่ายการเงิน แล้วส่งให้ผู้มีหน้าที่ตรวจสอบ หลังจากนั้นก็ให้ ผู้มีอานาจอนุมัติลงลายมือชื่อเพื่ออนุมัติการจ่ายเงินทุก

ครั้งในทะเบียนใบสาคัญจ่าย
3. การบันทึกทะเบียนใบสาคัญในการจ่ายเงินทุกครั้งไม่ว่าจะจ่ายทันทีหรือจ่ายในอนาคตจะต้องจัดทาใบสาคัญและ
บันทึกในสมุดบันทึกขั้นต้นคือ ทะเบียนใบสาคัญ และลงรายการเหล่านั้นเป็นหนี้สินโดยเดบิตรายการต่าง ๆ และ
เครดิต ใบสาคัญค้างจ่าย ทะเบียนใบสาคัญป็นทั้ งสมุดบันทึก ขั้นต้นซึ่งทาหน้าที่จาแนกบัญชีต่างๆ ที่จะเดบิตและ
เป็นทั้งบัญชีประเภทย่อยเจ้าหนี้
4. การเก็บใบสาคัญที่ยังไม่ได้รับเงิน ใบสาคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน ควรจัดทาแฟ้มใบสาคัญ ที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน ใบสาคัญจ่าย
ที่ได้บันทึกในทะเบียนใบสาคัญแล้วจะนามาเก็บพร้อมเอกสารประกอบการจ่ายเงินโดยเรียงตามลาดับกาหนดเวลา
การจ่ายเงิน แฟ้มนี้เรียกว่าใบสาคัญค้างจ่ายเพื่อรอการจ่ายเงินตามใบสาคัญ
5. การจ่ายเงินตามใบสาคัญที่ถึงกาหนดชาระเงินจะถูกนาออกจากแฟ้มใบสาคัญ ค้างจ่ายแล้ วนาไปส่งให้ฝ่ายการเงิน
เมื่อฝ่ายการเงินตรวจสอบแล้ว จึงจะเขียนเช็คสั่งจ่ายเงินตามใบสาคัญและนาไปบันทึกในทะเบียนจ่ายเช็ค
6. การเก็บใบสาคัญที่จ่ายเงินแล้ว ไว้ในแฟ้มเอกสารใบสาคัญที่จ่ายเงินแล้ว เมื่อเขียนเช็ค สั่งจ่ายเงินเรียบร้อยแล้วก็จะ
เรียกให้ผู้รับเงินมารับเช็คและนามาลงในด้านหน้าของทะเบียนใบสาคัญโดยประทับตราจ่ายเงินแล้ว และนาไปเก็บ
ในแฟ้มใบสาคัญที่จ่ายเงินแล้ว
การบันทึกรายการในใบสาคัญจ่าย
เมื่อกิจการได้รับใบกากับสินค้าของผู้ขาย จะต้องตรวจสอบกับใบสัง่ ซื้อ ใบรับสินค้า ว่าถูกต้องตามขนาด ปริมาณ
คุณภาพ ราคา และยอดรวมจานวนเงิน ถ้าเป็นค่าใช้จ่าย จะต้องตรวจหลักฐานแสดงรายจ่าย เช่น บิลค่าไฟฟ้า เมื่อตรวจสอบ
ถูกต้องแล้วจึงรวบรวมหลักฐาน ดังกล่าวมาจัดทาใบสาคัญจ่าย
ตัวอย่าง
รูปแบบใบสาคัญจ่าย (ด้านหน้า) รูปแบบใบสาคัญจ่าย (ด้านหลัง)

เลขที่ 11-1 ชื่อบัญชี การบันทึกบัญชี

ใบสาคัญจ่าย
ห้างหุ้นส่วนจากัดยางสามัคคีออโต้ไทร์ เดบิต จานวนเงิน
ชื่อผูร้ ับเงิน บริษัทยางไทย จากัด ซื้อสินค้า 25,000 ทะเบียนใบสาคัญหน้า 35
ทีอ่ ยู่ ปากเพรียว อ.เมือง จ.สระบุรี ค่าขนส่ง ทะเบียนจ่ายเช็คหน้า 20
วันครบกาหนด 11 ตุลาคม 2546 เครดิต จานวนเงิน สรุปการจ่ายเงิน
วันที่ใน เลขที่ รายการ เงื่อนไข จานวนเงิน
ใบกากับ ใบกากับ ใบสาคัญจ่าย 25,000 วันที่สั่งจ่าย 11 ต.ค. 46
สินค้า สินค้า จานวนเงินตามใบกากับสินค้า 25,000 บาท
ส่วนลด 500 บาท
1 ต.ค. 46 100/1256 ยางLeo 15/175 10 2/10, n/30 25,000 - จ่ายเช็คจานวน 24,500 บาท
เส้น

ผู้ตรวจสอบ ผู้ออกเช็ค
ผู้ตรวจสอบ ผูอ้ นุมัติ ผูร้ ับเงิน