Dieeclin General de Transparencia, ‘Acceso anformacn Publica y Protecein de Datos Personals “Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “AMio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” OPINION CONSULTIVA N°58 -2019-JUS/DGTAIPD ASUNTO Sobre la entrega de copias fedateadas y certificadas en el marco de la Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica REFERENCIA : Oficio N° 174-2019-MINEDU/VMGI/PRONIED-OGA-UTDAU. Oficio N° 171-2019-MDMM-SG Oficio N° 044-2019-PPM-MDMM. FECHA : 23 0CT 203 |. ANTECEDENTES Mediante Oficio N° 174-2019-MINEDU/VMGI/PRONIED-OGA-UTDAU, la sefiora Soledad Carol Arteaga Paniagua, Directora de la Unidad de Trémite Documentario y Atencién al Usuario del Programa Nacional de Infraestructura Educativa — Pronied del Ministerio de Educacién, formulé consulta al Tribunal de Transparencia y ‘Acceso ala Informacion Publica, sobre la entrega de copias fedateadas en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica 2. Mediante Oficio N° 108-2019-JUS/TTAIP, el sefior José Angel Davila Cérdova, Secretario Técnico del Tribunal de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica, deriva la consulta formulada por Pronied ‘a la Direccién General de ‘Transparencia, Acceso a la Informacién Publica y Proteccién de Datos Personales, que ejerce la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica, para que proceda de acuerdo a sus atribuciones. 3. Mediante Oficio N° 171-2019-MDMM-SG, Ia sefiora Giannina Garcia Reyes, Secretaria General de la Municipalidad Distrital de Magdalena del Mar, formulé [ES] consulta a la Direccién General de Transparencia, Acceso a la Informacién Publica y Proteccién de Datos Personales sobre si la entrega de copias certificadas debe realizarse en aplicacion de la Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la bon Informacién Publica (en adelante, Ley 27806) o de la Ley 27444, Ley del WaGueES. Procedimiento Administrative General (en adelante, Ley 27444), 4. Mediante Oficio N° 044-2019-PPM-MDMM, el sefior Victor Leén Espino, Procurador Publico de la Municipalidad Distrital de Magdalena del Mar, formuld las siguientes consultas: ¢Los pedidos de documentacién en copias certificadas 0 autenticadas se encuentran en el émbito de aplicacién de la Ley de Transparencia? De ser asi, ése deberia proporcionar copia simple o reconducir el procedimiento del TUPA? De ‘ser asi, Zcudl seria el costo que deberé cobrarse sien el TUPA no esté establecida alguna tasa por autenticacién o certificacion dentro del procedimiento de acceso a Ia informaci6n publica? 5. Mediante Oficio N° 182-2019-OCI/MDMM, Ia sefiora Alicia Giovanni Gonzalez Bardales, Jefa del Organo de Control institucional de la Municipalidad Distrital de Scipién Lona 350, Miraflores Pagina 1 de 14 tral Telefénica: je le. ee Et Pert Primero|Direcoon General de Transparencia, ‘Acceso ala Informacién Publica y Protaccién de Datos Personales “Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “"afio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad”” Magdalena de! Mar, formulé la siguiente consulta a la Direcoién General de Transparencia, Acceso a la Informacion Publica y Proteccién de Datos Personales: ZQuién asume los gastos 0 costos de autenticar 0 certificar los documentos que corresponden @ una figura diferente a la prevista en la Ley, la entidad o ef ciudadano? ll, | MARCO NORMATIVO DE ACTUACION 6. _ De conformidad con el inciso 4 del articulo 4 del Decreto Legislativo 1353 que crea la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica, esta entidad tiene la funcién de absolver las consultas que las entidades o las personas juridicas 0 naturales le formulen respecto de la aplicacién de normas de transparencia y acceso a la informacién publica. En esa medida, esta Direcoién General, en tanto érgano de linea del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos sobre el que recae la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica, emite la presente Opinién Consultiva, en mérito a la normativa citada, en el Ambito de la interpretacién en ELUNAG —_abstracto de las normas; es decir, como pauta de interpretacién general y no sobre tun caso conereto. 8. _ Enese sentido, considerando las consultas formuladas por el Pronied del Ministerio de Educacién y la Municipalidad Distrital de Magdalena, este Despacho se pronunciaré sobre si corresponde entregar copias fedateadas y/o certificadas en el marco de la Ley 27806, I ANALISIS ai = Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica — A. Contenido esencial del derecho de acceso a la informacién WAcuTES9. _ Envirtud del derecho fundamental de acceso a la informacién puiblica, toda persona, sin exoresién de causa, puede solicitar y recibir informacion de cualquier entidad del Estado, salvo aquella que afecte la intimidad personal y la que expresamente se excluya por ley 0 por razones de seguridad nacional; en el piazo legal, y asumiendo el costo que suponga su reproduccién.’ Este derecho esté consagrado en la Constitucién Politica, y su regulacién se da a través de la Ley 27806. 10. Ei Tribunal Constitucional ha destacado la doble dimensién de este derecho: individual y colectiva. En su dimensién individual, el derecho faculta a las personas, consideradas de manera aislada, a acceder a la informacién publica, y ejercer otros derechos como [a libertad de investigacién, de opinién o de expresién. En su dimensién colectiva, el derecho de acceso a la informacién permite a las personas * Inciso 2 del ariculo § de la Constitucién Politica del Peri Scipién Llona 350, Miraflores Pagina 2 de 14 wramegobpefmis (EL Pert Primero |A Meera i 7) ovecien Gener ce Transparencia, PERU ] de Justicia a e ‘Acceso ala informacion Publica Derechos Humanos fides 5 "| Protec de Datos Personas & “Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “"Afio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” formarse una opinién pdblica, libre e informada, la cual es presupuesto de un régimen democratico.? 44. A continuacién, se muestran los elementos que a juicio de esta Autoridad Nacional conforman el contenido esencial del derecho de acceso a la informacion publica: Solictar y recibir Derecho de accesoa la informacion Costo de Plazo legal reproduccion Informacion publica Asi, la informacion que se entregue al solicitante debe ser cierta, actual, precisa y completa; debe ponerse a su disposicién en el plazo de diez (10) dias habiles (0 en la fecha establecida cuando se hace uso de la prérroga por las razones que habilita la Ley 27806); y debe cobrarse al cludadano, unicamente, los gastos directa y ‘exclusivamente Vinculados con la reproduccién de la informacién. Sino se cumple alguno de estos supuestos, se afecta el contenido del derecho de acceso.* B. Concepto de informacién publica 43. La Ley 27806 define a la informacién publica como aquella contenida en documentos esorites, fotografias, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por la entidad o que se encuentre en su posesién 0 bajo su control. Asimismo, cualquier tipo de documentacién financiada por el presupuesto puiblico que sirva de base a una decisién de naturaleza administrativa, asi como las actas de reuniones oficiales.* C. Procedimiento para la atencién de solicitudes EFF] segun lo dispuesto en el Reglamento de la Ley 27806, para la atencién de solicitudes debe seguirse el siguiente procedimiento al interior de la entidad: el pec funcionario responsable de entregar informacién (en adelante, FRAl) requiere la informacién al area de la entidad que la haya creado u obtenido, o que la tenga en WAGIAS 5 su posesién o control ® 45. Es obligacién del funcionario o servidor poseedor de la misma, brindérsela,° a efectos de que el FRAI pueda atender la solicitud de acceso a la informacion dentro 2 Sentencia recaida en el Expediente N° 1797-2002-HDITC, fundamentos juricicos 10 y 11 2 La entrega gratuita de la informacion, ciertamente, no nos sitda en un émbito ajeno al contenido de este derecho (por ejemplo, Sunat y Defensoria de! Pueblo brindan de 1 a 10 copias de manera gratuita); Cir. Titeral g del erticulo 5 de la Ley Modelo de la Organizacién de los Estados Americanos (OFA). ‘'articulo 10 del Texto Unico Ordenado de la Ley 27808, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Pablica (en adelante, TUO de la Ley 27808), aprobado por Decreto Supremo 043-2003-PCM. 5 inciso b del articulo 5 del Reglamento de la Ley 27806 (aprobado por Decreto Supremo 072-2003-FCM. 2 Inciso a del articulo 6 del Reglamento de la Ley 27806. Scipién Ulona 350, Miraflores Pagina 3 de 14 Central Telefénica: (512) 204-8020 swwrw.gob.pe/minjus 1. Pert Primero |Ministerio Perot Diecibn General de Wansparenca« de lusticia i Acceso ala ntrmaicn bla a Soret Proteccién de Datos Peronales “Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “fio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” de los plazos establecidos en la Ley’, y entregar la informacién al solicitante, previa verificacién de la cancelacién del costo de reproduccién.® 16. A continuacién, se muestra el procedimiento dispuesto en la Ley 27808 y su reglamento, para la entrega de informacién al solicitante: { | | 3. Poseedor (emsarae) [a ennugune| (MESSE | (seamen en D. Forma o modalidad de entrega de la informacion El solicitante tiene la opcién de elegir la forma o modalidad en la que prefiere que la entidad le entregue la informacién, de conformidad con lo dispuesto en la Ley.? Asi, el solicitante podra indicar si prefiere que la informacién esté contenida en un documento escrito, en un soporte magnético o en uno digital; y, ademés, podra elegir que Ia entrega sea a través de la unidad de recepcién documentaria de la entidad 0, si el formato lo permite, mediante el envio a un correo electrénico consignado por el solicitante. Por ello, las entidades no podran denegar informacién cuando se solicite que sea entregada en una determinada forma o medio."° E. Documento e informacién contenida en e! documento 18. Un documento es un objeto que sirve para testimoniar un hecho o informar de é!", y puede constituirse en cualquier tipo de soporte: por ejemplo, papel, cintas, discos Mmagnéticos, fotografias, entre otros. Es decir, un documento es el soporte en que viene contenida la informacion. El articulo 19 de la Ley 27806 sefiala lo siguiente: si un documento contiene, en forma parcial, informacion que forma parte de las excepciones, solo deberd permitirse el acceso a la informacién disponible contenida en el documento. Se observa que la norma reconoce Ia distincién entre documento e informacion contenida en el documento, ‘es MAGUILAS * Inciso a del articulo § del Reglamento de la Ley 27808, $ Inciso d de aticulo 5 del Reglamento de la Ley 27808, ® Incisof del artculo 10 del Reglamento de la Ley 27806 7 Articulo 13 del TUO de la Ley 27806. ®'Real Academia Espafiola. (2019). Diccionario de la lengua espafola (23.a ed). Consuttado en hitpsuldle.ra0.e8/7d=E4EdQX1 Scipién Liona 350, Miraflores Pagina 4 de 14 Central Telefénica: (521) 204-8020 wow. gob.pe/minjus t Pert Primero |gos eer TES psc Direetién General de Trensparencia, PERU | de lust een ee Serena itfomacon Ply ) Siemaieer Maeite i Proteccion de Datos Personeles “Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “amo de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” Ley del Procedimiento Administrativo General F. El fedateo regulado en la Ley 27444 20, El fedateo es el acto por el cual el fedatario, de manera personalisima, comprueba y autentica, previo cotejo entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de esta ultima para su empleo en los procedimientos de la entidad, cuando en la actuaci6n administrativa sea exigida la agregacion de los documentos o el administrado dese agregarios como prueba."* 21. Acontinuacién, se presenta el procedimiento de fedateo dispuesto en la Ley 27444 | 3, Administrado omplea la copia fedateada en 1. Administrado saa analy, fidelidad de la copia | arms | ae | | copia do documento al B : ios procedimientos, ‘oder minstadb i inte dele onidad = — ——— s Segiin lo dispuesto en la Ley 27444, cada entidad designa fedatarios institucionales adscritos a sus unidades de recepcién documental. El numero de fedatarios por entidad dependera de las necesidades de atencién. Los fedatarios, sin exclusion de ‘sus labores ordinarias, brindan gratuitamente sus servicios a los administrados.'* 23. En tal sentido, no tode funcionario 0 servidor pubblico de la entidad tiene la facultad de realizar el fedateo, sino solo aquellos designados por la entidad. Es ella quien regula, a través de un reglamento intemo, los requisites, atribuciones y demas normas relacionadas con el desempefio de las funciones del fedatario."* 24, Es importante tener presente que el fedateo no siempre se produce de manera automatica. Dependiendo del volumen o la naturaleza de los documentos, la oficina de tramite documentario consulta al administrado si es posible retener los originales, por el témino maximo de dos dias hébiles, para fedatear las correspondientes reproducciones. ° Waeuas G, Documentacién prohibida de solicitar 25. Teniendo en cuenta que la finalidad de las copias fedateadas es que se utilicen para procedimientos internos de la entidad, conforme se sefialé en el parrafo 16, es importante precisar que no en todos los casos los administrados estan obligados a presentar estos documentos. Segtin lo dispuesto en el articulo 48.1 del TUO de la Ley 27444, existe documentacién que las entidades publicas estan prohibidas de solicitar a los administrados, toda vez que ya obra en sus archivos; a saber: 7 Inciso 2 del articulo 138 del TUO de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (en adelante, TUO de la Ley 27444). "3 Ineiso 1 del articulo 138 del TUO de la Ley 27444. “4 Cuarta Disposicion Complementaria Transitoria del TUO de la Ley 27444. * Inciso 3 del articulo 138 del TUO de la Ley 27444. Scipién Llona 350, Miraflores Pagina § de 14 Central Telefénica: (511) 204-8020 www. gob.pe/minjus Perv Primero |Deeecion General de Transparencia,» ‘Acceso aa informacion iba Proteccign de Datos Persanales “Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” ““Afio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” 48.1.1 Aquella que la entidad solicitante genere 0 posea como producto del ejercicio de sus funciones publicas conferidas por la Ley 0 que deba poseer en virtud de algin trémite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus dependencias, o por haber sido fiscalizado por ellas, durante cinco (5) afios anteriores inmediatos, siempre que los datos no hubieren sufrido variacion. Para acreditario, basta que el administrado exhiba la copia de! cargo donde conste dicha presentaci6n, debidamente sellado y fechado por la entidad ante la cual hubiese sido suministrada. 48.1.2 Aquella que haya sido expedide por la misma entidad 0 por otras entidades publicas del sector, en cuyo caso corresponde a la propia — entidad recabarla directamente. inom Ll oo 48.1.10 Toda aquella informaci6n o documentaci6n que las entidades de Ja Administracion Pdblica administren, recaben, sistematicen, creen 0 posean respecto de los usuarios o administrados que estan obligadas a suministrar 0 poner @ disposicién de las demas entidades que las requieran para la tramitacion de sus procedimientos administrativos y para sus actos de administracién interna, de conformidad con io dispuesto por ley, decreto legislativo o por Decreto Supremo refrendado por e! Presidente de! Consejo de Ministros. 26. Como se observa, resultaria innecesario que el administrado requiera una copia fedateada de un documento que obra en la entidad, para presentarla ante ella misma para el inicio, prosecucién 0 conclusién de un procedimiento, maxime cuando existe la prohibicién de que esta documentacién sea solicitada al administrado. TH. La certficacién regulade en la Ley 27444 27. Elatticulo 139 del TUO de la Ley 27444 sefiala lo siguiente: La facultad para realizar autenticaciones atribuidas a los fedatarios no afecta la potestad administrativa de Jas autoridades para dar fe de la autenticidad de los documentos que ellos mismos hayan emitido. '® En ese sentido, las entidades no pueden certificar todos ios documentos que obran en su poder, sino solo aquellos que hayan sido emitidos por elas. ‘© MORON URBINA, Juan Carlos, Comentarios a le Ley del Procedimiento Administrativo General. (Lima Gaceta Juridica, Décimo Segunda Edicién, 2017), p. 662: ‘[..) Se trata de reconocer que cualquier autoridad administrativa tiene la potestad inherente a su calidad de funcionario pulblico para mediante su firma certicar la autenticidad de aquellos documentos expedidos por sus propias éreas u oficinas. Al igual que subsiste este funcién de cada autoridad, existe la competencia de la secretaria general para certifcar los documentos institucionales, con valor oficial, aun cuando ello debe regularse en la normativa interna de ada entidad, por lo que no se ha considerado necesario regulario en la norma general del procedimiento ‘administrativo,” Scipién Llona 350, Miraflores Pagina 6 de 14 aes EL Pero Primero |fara " Direeciin General de Transparencia, emer B) sctesoala Informacion Polka y Protein de Datos Personas “Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “afio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” 1. La emisién de copias certificadas en la Ley 27444 28. La Ley 27444 sefiala que son procedimientos de aprobacién automatica, entre otros, fa obtencién de licencias, autorizaciones, constancias y copias certificadas 0 similares que habiliten para el ejercicio continuado de actividades profesionales, sociales, econdmicas 0 laborales en el émbito privado, siempre que no afecten derechos de terceros y sin perjuicio de Ia fiscalizacion posterior que realice la administraci6n.” (Subrayado agregado) 29. En el procedimiento de aprobacién automatica, la solicitud es considerada aprobada desde el mismo momento en que es presentada ante la entidad, siempre que se cumpla con los requisitos y se entregue la documentacion completa, exigidos en su Texto Unico de Procedimientos Administrativos (en adelante, TUPA)."® Cuando en los procedimientos de aprobacién automatica se requiera necesariamente de la expedicién de un documento sin el cual el usuario no pueda hacer efectivo su derecho, el plazo maximo para su expedici6n es de cinco (5) dias habiles, sin perjuicio de aquellos plazos mayores fijados por leyes especiales anteriores a la vigencia de la Ley 27444." Es el caso de la expedicion de copias certificadas, cuya finalidad es utiizarlas en procedimientos ante otras entidades, 0 para otros propésitos particulares. 31. Si la finalidad es utilizar las copias certificadas en procedimientos ante otras entidades, cabe precisar que la Ley 27444 ha dispuesto que los administrados puedan, para el cumplimiento de los requisites correspondientes a todos los procedimientos administrativos, comunes 0 especiales, presentar copias simples, las cuales serdn aceptadas, estén 0 no certificadas por notarios, funcionarios servidores puiblicos en el ejercicio de sus funciones y tendrén el mismo valor que Jos documentos originales para el cumplimiento de los requisitos correspondientes a la tramitacion de procedimientos administrativos seguidos ante cualquier entidad.” La Ley 27444 no desarrolla un procedimiento estandar que deban seguir todas las entidades de la Administracion Publica para la expedicion de copias certificadas. De ahi que cada entidad regule su propio procedimiento a través del TUPA, estableciendo los requisitos y documentos a ser presentados. WAGUILAS 33. En ese sentido, y a modo de ejemplo, se presenta la regulaciOn de la emisién de copias certificadas en las siguientes entidades: * Inciso 83.4 del articulo 33 del TUO de la Ley 27444, "8 Inciso 33.1 del articulo 33 del TUO de la Ley 27444. * Inciso 33.2 del articulo 33 del TUO de la Ley 27444. 20 jnelso 49.1.1. del numeral 48.1 del articulo 49 del TUO de la Ley 27444. Scipién Llona 350, Miraflores Pagina? de14 —€ (E Pend Primero |Ministerio Pe eee Decidn Gana de ansparenca, ele isuery eee Ste ‘Acceso a ls Informacion Publica y Mecsas | Proteccién de Datos Personaies. “Decenio de la \gualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” ““Afio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” ENTIDAD PROCEDIMIENTO BASE | AUTORIDAD | PLAZO LEGAL | COMPETENTE Poder | “Expadicion de coplas carlifcadas | Ley Secretario Tres (@) Judicial?’ | de documentos administrativos’ | 27444 General dias nabiles Ministerio de | “Expedicion de copia certiicada | Ley Sectetario | Dos (2) dias Justiciay | de documentos que hayan sido | 27444 General habiles Derechos. ‘emitidos por la alta direccién Humanos® | (Despacho Ministerial, Despacho Vieeministerial y Secretaria General) ‘Osinergmin™ | “Cerificacion de copias de Tey | Organoa cargo | Cinco @) documentos" 27484 dela dias habiles documentacién solicitada Municipalidad | “Solicitud de copia certificada de |~ Ley | Sub Gerentede | Cinco (6) Distital de ‘documentos~ Formato Aa” | 27444 | Atencién al | dias habiles Lince®* Ciudedano y Gestion Documentaria 34. En sintesis, el fedateo y la certificacin son instituciones diferentes. E| primero esta referido a la autenticacion de la fidelidad de una copia de un documento original presentado por el administrado, y su finalidad es el empleo en procedimientos de la propia entidad. En tanto, el segundo esté referido a la autenticacién de los documentos que hayan sido emitidos por la entidad, y su finalidad no se circunscribe al empleo en procedimientos de la entidad; por tanto, una copia certificada podria utilizarse para procedimientos ante otras entidades, o para otros propésitos particulares. La jurisprudencia del Tribunal Constitucional ae J. Elfedateo en la jurisprudencia del Tribunal Constitucional MAGUILAS, El Tribunal Constitucional, a través de su jurisprudencia, ha sefialado que, en el marco de la atencién de una solicitud de acceso a la informacién publica, las entidades deben entregar copias fedateadas cuando asi sean requeridas por el solicitante, siempre que aquelias cuenten con los documentos originales; y, que el carécter fedateado de un documento es la manera en que el ciudadano puede hacer valer la copia solicitada como documento con valor oficial.?* 2 Procedimiento N’ 2 del Texto Unico de Procedimientos Administrativos (en adelante, TUPA) del Poder Judicial, aprobado por Resolucién Administrativa N° 2013-2017-CE-PJ. 22 Servicio N° 22 del TUPA ~ Servicios brindados en exclusividad del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, aprobado por Resolucién Ministerial N° 008-2018-JUS, 23 Pracedimiento N° 6.1 del TUPA del Osinergmin, aprobado por Decreto Supremo N° 045-2012-PCM, y ‘modificada por Resoluciones de Consejo Directivo N° 096-2017-OSICD y 164-2018-OS/CD, del 8 de junio de 2017 y 1 de diciembre de 2018, respectivamente. 24 Procedimiento N° 04.2 del TUPA de la Municipalidad Distrtal de Lince, aprobado por Ordenanza N° 403- 2018-MDL. 2 Sentencia recaida en el Expediente N° 07675-2013-PHDITC, Fundamentos Juridicos 6 y 7, de fecha 01 cde marzo de 2018; y sentencie recaida en el Expediente N° 05040-2016-PHD/TC, Fundamento Juridico 7, de fecha 21 de noviembre de 2017. 2 Sentencia recaida en el Expediente N° 05040-2016-PHD/TC, Fundamento Juridico 9, de fecha 21 de noviembre de 2017. Scipién Lona 350, Miraflores Pagina 8 de 14 wommgoopefanes [EL Pero Primero |Ministerio i Direscén General de Transparencia, GeMtsic} ‘Acceso ala informacion Publica y Moreen aa Protection d2Detos Personas “Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres" “"afio de la Lucha contra la Corrupcién y la impunidad” 36. Por ejemplo, en la sentencia recaida en el Expediente N° 07675-2013-PHDITC, a propésito de una solicitud de acceso a la informacién publica de copias fedateadas de documentos emitidos por la Contraloria General de la Republica, presentada ante la misma entidad, el Tribunal Constitucional ha sefialado que, de existir los, documentos originales en los archivos de la entidad, ésta debe entregar copias fedateadas, y no copias simples.” 37. En el mismo sentido, respecto a una solicitud de acceso a la informacion publica presentada ante la Municipalidad Provincial (copias fedateadas de documentos generados por ella misma), el Tribunal Constitucional ha sostenido a través de la sentencia recaida en el Expediente N° 05040-2015-PHDITC, que debe entregarse copias fedateadas, en vez de simples; y que, de no encontrarse los documentos originales, se debe demostrar, documentalmente, que se ha realizado una busqueda exhaustiva de la informacién, y elaborar un informe que sustente su inexistencia, no bastando alegar, simplemente, que no se posee la informacién.* EI Tribunal Constitucional también ha precisado que el solicitante debe asumir los costos de reproduccién de la informacién, y que estos costos no pueden incluir tasas por concepto de busqueda, pago por remuneracion del personal o infraestructura; y, que el fedateo, segin Io regulado en la Ley del Procedimiento Administrative General, debe ser gratuito”? K. La certificacién en la jurisprudencia del Tribunal Constitucional 39. Respecto a la entrega de copias certificadas, en la sentencia recaida en el Expediente N° 03035-2012-PHDITC, referida a una solicitud de acceso a la informacién publica presentada ante el Ministerio de Educacién (copias certificadas de la hoja de vida del Director de la UGEL 05), el Tribunal Constitucional sefialé lo siguiente: conviene precisar que si lo solicitado son copias certificadas, no puede _._ entenderse satisfecho tal pedido con la mera entrega de copias simples, méxime si Bf [08 documentos entregados no son idénticos. = RE@ED. | De otro lado, respecto a una solicitud de informacién relacionada a los procedimientos de cobranza coactiva de la Municipalidad Distrital de Santiago de WkeuEAE’ Surco (presentada ante la misma entidad), el Tribunal Constitucional, a través de la sentencia recaida en el Expediente N° 04886-2009-PHDITC, precis6 que los cosios de reproduccién solamente deben incluir aquellos gastos directa y exclusivamente vinculados con la reproduccién de la informacién solicitada, Por lo tanto, estos no pueden ser excesivos ya que pueden convertirse en obstaculos tangibles para el ‘acceso a [a informacién requerida. De alli se deriva que tales gastos deben de ser 2" Sentencia recaida en el Expediente N* 07676-2013-PHDITC, Fundamento Juridico 7, de fecha 01 de marzo de 2018. 2 Sentencia recaida en el Expediente N* 05040-2016-PHDITC, Fundamento Juridico 8, de fecha 21 de noviembre de 2017. 2 Sentencia recaida en el Expediente N° 1847-2013-PHDITC, Fundamentos Juridicos 5, 6y 8, de fecha 23 de julio de 2014, © Sentencia recaida en el Expediente N’ 03035-2012-PHDITC, Fundamento Juridico 9, de fecha 21 de agosto de 2013. Scipién tlona 350, Miraflores saat Central Telefénica: (511) 204-8020 wwew.g0b.pe/minjus E Peru Primer |[oil Cine > ae mec een Decco General de Tarsparenci, PERU | deusticia Seu a Aceesoala irfrmacin pica y EET 2) 2) 5 Protec de Dos Personcles “Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” ““afio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” proporcionales y racionales. * Siendo asi, la pretendida exigencia de un pago por copia certificada -no habiéndola solicitado bajo esta modalidad el demandante- resultaba vulneratoria del derecho de acceso a la informacién publica 41. A mayor abundamiento, en cuanto a los costos que debe asumir el solicitante si Tequiere copias certificadas, el Tribunal Constitucional ha sostenido que debe ser un servicio gratuito, y que no debe cobrarse mas alld de los costos de reproduccién,® entendiéndose a este como el costo real, es decir, el gasto en que incurre de manera directa la entidad para reproducir la informacién solicitada.** La Ley 27806, la Ley 27444 y la jurisprudencia del Tribunal Constitucional L. La ausencia de regulacién del fedateo y la certificacién en la Ley 27806 42. Nila Ley 27806, ni su reglamento, han regulado de manera expresa la obligacion de la entidad de entregar copias fedateadas o certificadas. Ante la falta de Tegulacién, una faccién de entidades publicas ha interpretado que estas caracteristicas estén comprendidas dentro del procedimiento de acceso a la informacién publica. Otras, en cambio, las han excluido, y las comprenden en los procedimientos dispuestos en la Ley 27444, desarrollados en los parrafos precedentes, 43. De ahi que no sean pocos los solicitantes que, a través de un proceso constitucional de habeas data, como los antes descritos, han cuestionado las decisiones de las. entidades publicas de entregar copias simples cuando el pedido es de copias fedateadas o certificadas. in| y la cettificacién estén comprendidos dentro del procedimiento de atencién de una Solicitud de acceso a la informacién publica. Sus resoluciones se sostienen en la necesidad de que el solicitante pueda contar con informacién que sea de calidad y confiable, y que cualquier costo por encima de la reproduccién es una afectacién al derecho de acceso a la informacién publica os El Tribunal Constitucional ha sostenido, a través de su jurisprudencia, que el fedateo i AGUILAS, 45. Si, en efecto, y siguiendo la linea jurisprudencial del Tribunal Constitucional, deben entregarse copias fedateadas y certificadas en el marco de la Ley 27806, debe tenerse presente lo siguiente: i, Segin lo dispuesto en la Ley 27444, las entidades publicas no pueden tealizar el fedateo de toda la informacién publica que obra en ella, sino Unicamente de aquella cuyos documentos originales posea. % Sentencia recaida en el Expediante N° 04886-2009-PHDITC, Fundamento Juridico 9, de fecha 11 de marzo de 2010, & Sentencia recaida en el Expediente N° 1847-2013-PHDITC, Fundamento Juridico 8, de fecha 23 de julio de 2014, 8 Sentencia recaida en el Expediente N° 1847-2013-PHDITC, Fundamento Juridica 6, de fecha 23 de julio do 2014, ‘Scipién Lona 350, Miraflores Pagina 10 de 14 wales (EL Pers Primero |“ec ii eegrey 5 i Direccién General de Trensparencia, PERU | dedusticia ec fei aa vomacinPableny eee Protein de Dats Pesos “Decenio de la gualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “afio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” ii, La certificacion, en los términos de la Ley 27444, esta referida a la autenticacién de los documentos emitidos por la propia entidad. La emision de copias certificadas en el marco de la Ley 27806 tinicamente seria posible respecto de documentos que hayan sido emitidos por ella, y no de toda la informacién publica que obre en sus archivos. 46. Ademés, debe considerarse que exigir que las copias a entregarse, en aplicacién de la Ley 27806, sean fedateadas 0 certificadas, invariablemente introduce un factor potencialmente distorsionante del procedimiento planteado en dicha norma, ya que ‘se incorpora un paso no previsto en ella (y si en una norma distinta, la Ley 27444); a saber: i, Tratandose de copias fedateadas, el poseedor de la informaci6n, antes de entregarla al FRAI, tendria que acudir al fedatario institucional, recabando los documentos originales, para que autentique la fidelidad de las copias. Este procadimiento, que no siempre es inmediato, podria afectar el cumplimiento del plazo legal para la entrega de la informacién al solicitante. Ni aun haciendo uso de la prérroga —que en estricto no cabria¥— seria posible estimar una fecha cierta de entrega de la informacion, ya que la carga laboral del fedatario institucional es una variable ajena al esquema administrativo previsto para la tramitacién regular de una solicitud de acceso a la informacién publica, ji, Tratandose de copias certificadas, el poseedor de la informacion, antes de entregarla al FRAl, tendria que requerit al funcionario 0 servidor autorizado para autenticar los documentos que haya emitido la entidad, que certifique las copias que ha reproducido. La incorporacién de este paso dentro del procedimiento también podria hacer insuficiente el plazo legal de atencién de las solicitudes. 47. Con lo cual, en el estado actual de las cosas, la entrega de Ia informacion de caracter publica, por parte de una entidad requerida con copias fedateadas 0 certificadas, en el tramite de una solicitud de acceso a la informacién piiblica, s6lo seria viable en los supuestos anotados en el parrafo 45 y con las complicaciones prdcticas anotadas en el parrafo 46. 7 Una solucién practica establecida en la normativa de transparencia y acceso AGUILAS. a Ia informacion piblica M. La autenticaci6n de a informacion reproducida por el poseedor 48, El Reglamento de la Ley 27806 sefiala que el funcionario o servidor poseedor de la informacién es responsable de la autenticidad de la informacién que entrega. Para ello, debe verificar que el documento que entrega es copia fiel del que obra en sus archivos.** 31 uso de la prorroga solo es posible ante fa falta de capacidad logistica, operativa y de personal, de ‘acuerdo con lo dispuesto en el inciso g del articulo 11 de la Ley 27806. 5 Inciso d del articulo 6 del Reglamento de la Ley 27806. Scipién Llona 350, Miraflores Pagina 11 de 14 Genel etn 204020 (E. Pero Primero |Dreccion General e rersparenci, + ‘Acceso aa informacion Pui Protecicn de Datos Persorales “Decenio de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres” “"Afio de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” 49. No obstante, esta responsabilidad no se materializa en el documento entregado al solicitante, quien solo obtiene copias simples, y requiere, por ello, copias fedateadas o certificadas. 50. De ahi que pueda entenderse la necesidad de que, mas alla de las instituciones del fedateo y la certificacion previstas en la Ley 27444 (con actores, procedimientos y finalidades distintas), en clara aplicacién de lo dispuesto en el marco legal de transparencia y acceso a la informacién publica antes anotado, los documentos entregados en copia al solicitante adviertan por si mismos que la informacion reproducida es copia fiel del original o de aquella tenida a la vista.,® De este modo, el solicitante podria tener certeza, y probar ante terceros, que la informacién que le ha sido brindada por la Administracién Pubica es de calidad y confiable. ELONAG. 51. Esta autenticacién sobre la informacion reproducida de un original, podria encontrar forma en un sello del funcionario poseedor de la informacion o en el afiadido a la copia de un parrafo que exprese linguisticamente esta idea. 52. En el siguiente cuadro, se observa las principales diferencias entre las figuras del fedateo y la certificacién, en el marco de una solicitud de acceso a la informacion publica, y la figura de la autenticacién de la informacién reproducida que se desprende de la normativa de transparencia y acceso a la informacién publica: FIGURAS EXISTENTES EN FIGURA POSIBLE A PARTIR m= LALEY 27444 DE LA NORMATIVA TAIP ] FEDATEO | CERTIFICACION ‘AUTENTICACION DE INFORMACION REPRODUCIDA ha RESPONSABLE | __Fadataro Fancionaro Poseedor de la informacion designado porla | asignado porta WaguICaS enlidad ented DOCUMENTOS | Dacimentos ives | Documentos que | Tnformacin que a enidad hava QUE REQUIERE | originales poses la | hayan sido emvtdos | creado, obtenido, 0 se encusntre EN COPIA EL| ented porlaentidad | en su posesiéno bajo su contol SOLICITANTE | DE ACCESO A INFORMACION | PUBLICA | 53. Como se aprecia, la figura que se desprende de la normativa de transparencia y acceso a la informacién piiblica, no incorpora un nuevo actor en el procedimiento de atencién de la solicitud, ya que es el mismo poseedor quien, al reproducir la informacién, autentica las copias. Bajo esta légica, no se pone en riesgo el ‘cumplimiento del plazo legal para la entrega de informacion al solicitante. 54, Ademés, esta nueva figura no circunscribe la autenticacién de la copia a los documentos cuyos originales posee la entidad o que hayan sido emitidas por ella, % En Chile, por ejemplo, el Consejo para la Transparencia, a través de la Instruccién General N° 10, sobre l procedimiento administrativo de acceso a la informacion, de fecha 28 de octubre de 2011, acordé lo siguiente: 4.2...) Los érganas de Ia Administracién del Estado deberén estempar en la informacién que se entregue, cuando asf les sea requerido y en los casos que corresponda, una leyende que identifique que se trata de una copia fie! a su orginal o copia del documento tenico a la vista, independiente del formato en (que aquélla so solicit. Sciptén Lona 350, Miraflores Pagina 12 de 14 on EL Pero Primero |Diecciin Genera de Transparencia, ‘Acceso a Informacion Pablcay Proteccién de Datos Persorales “Decenio de la igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres" “Rilo de la Lucha contra la Corrupcién y la Impunidad” sino a toda la informacién que ha creado, obtenido, poses o tiene bajo su control; es decir, comprende a toda la informacién publica que obra en la entidad. 55. Por lo sefialado, para esta Autoridad Nacional, el que las entidades implementen un mecanismo como el referido para autenticar la informacién reproducida, seria muestra de una buena practica en linea con el cumplimiento de la responsabilidad que le toca asumir al poseedor de la informacién requerida, en fiel seguimiento al precepto contenido en la norma reglamentaria de la ley de trasparencia antes anotada. 86. Es oportuno sefialar que la inclusién de un lema como “La informacién reproducida es copia fiel de! documento original” o “La informacién reproducida es copia fiel del documento tenido a la vista", en la copia de un documento original, no es motivo que habilte a la administracién a cobrar por ello. No puede hacerlo porque no existe norma alguna que la habilite para ello; y porque, en buena cuenta, lo que hace el poseedor es materializar en un documento una presuncién legal que se deriva de! despacho de los documentos bajo su posesién o dominio; cual es, que los documentos que entrega en copia son copia fiel de aquellos que tiene a vista, los haya generado 0 no su despacho 87. Si bien en su momento, mediante la Opinién Consultiva N° 02-2018- JUS/DGTAIPD", se sostuvo que ‘[...] ef procedimiento de solicitud de reproducci6n al amparo de la normativa de transparencia y acceso a la informacién pdblica, es distinto a! procedimiento de autenticacién o certificacién de copias, siendo que el Texto Unico de Procedimientos Administrativos de las entidades regula cada uno de los procedimientos’, tomando como base lo dispuesto en el articulo 2 del Reglamento de la Ley 27808, y en alusién a la no aplicacién de la Ley en “aquellos procedimientos para la obtencién de copias de documentos que la Ley haya previsto como parte de las funciones de las Entidades y que se encuentran contenidos en ‘su Texto Unico de Procedimientos Administrativos”, lo cierto es que esta Direccién General estima necesario modificar lo sostenido en dicha oportunidad sobre la no obligatoriedad de entregar copias fedateadas y certificadas bajo el amparo de la Ley 27806, atendiendo a la linea jurisprudencial marcada por Tribunal Constitucional y aludida en la presente Opinion. MAGUILAS, Iv. CONCLUSIONES El derecho de acceso a la informacién se satisface cuando la entidad entrega informacién cierta, actual, precisa y completa al solicitante, en la forma o medio en que la haya solicitado (documento escrito, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato), en el plazo legal, y con el costo que suponga la reproduccién. % Emitida en enero de 2018, en virtud de la consulta formulada por la Superintendencia Nacional de ‘Aduanas y de Administracion Tritutaria ~ SUNAT, a través del Oficio N’ 38-2017-SUNAT/600000. Puede ser descargada en el siguiente enlace: https /hvww.mit .content/uploads/2018/10/0-C- 02_ OCTUBRE pdf 53 Aprobado por eto Supremo 072-2003-PCM. Scipién Lona 350, Miraflores Paginalaa aoe aoe [EL Pero Primero|isterio : Direccidn General de Transparencia, Ceaser) ih “Acceso aa Informacion Pablicay eos Proteccién de Datos Pesorles "Decento de la Igualdad de Oportunidades para mujeres y hombres" “Afi de la Lucha contra la Corrupcién y la impunidad” 2. Aunque el fedateo y la certificacién son instituciones reguladas en la Ley 27444, la jurisprudencia constitucional las ha comprendido dentro del procedi atencién de una solicitud de acceso a la informaci6n publica, ya que, acreditando que aquello que se ha reproducido es copia fiel de la informacién que obra en la entidad, se le brinda al solicitante informacion cierta, de calidad y confiable. 3. Siguiendo la linea jurisprudencial, las entidades deben entregar copias fedateadas y certificadas, en la medida que se trate de documentos cuyos originales poseen o que hayan sido emitidas por ellas. En ningin caso, deberan asumir un costo mayor que la reproduccién de la informacién. 4, No es el fedateo ni la certificacién las modalidades perfectas para autenticar toda demés, la incorporacién de o Wkeueas acceso ala informacién publica la informacién piiblica que posea una entidad estatal; estas figuras sdlo son en tanto se apliquen a documentos originales 0 emitidos por la entidad; por lo s actores en el procedimiento (fedatario y funcionario autorizado para certificar), pone en riesgo de modo manifiesto el cumplimiento del plazo que prevé la Ley 27806 para la atencién de solicitudes de 5. Para garantizar al solicitante que la informacion que requiere en copia sea cierta, de calidad y confiable, la informacién que se le entrega deberia reflejar el cumplimiento del deber -del poseedor- de dar fe de la autenticidad de la informacién que reproduce y entrega su despacho a efectos de satisfacer una solicitud ciudadana de acceso a la informacién puiblica. ‘ Bees, ronan ile Drecnos Humanos Scipién Liona 350, Miraflores Pagina 14 de 14 aes (EL Pero Primero |saga TG cme So rey debtor teense grit 21 MAR. 2018 Lima, OFICIO No. \*'\ _.2019-MINEDU/VMGUPRONIED-OGA-UTDAU Secretario Técnico oreneromar mace ome JOSE ANGEL DAVILA CORDOVA RECIBIDO Tribunal de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica Scipion Llona 350 Miraflores - Lima Presente.~ Asunto Opinién Técnica sobre entrega de copias fedateadas De mi consideracion: Tengo el agrado de dirigirme @ usted, en atenci6n al asunto de la referencia, mediante el cual como funcionario responsable de entregar la informacion en virtud a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica, el PRONIED solicita opinién técnica sobre la entrega de copias fedateadas. ‘Al respecto, siendo el Tribunal de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica la tiltima instancia administrativa en materia de transparencia y derecho al acceso a Ia informacién, se solicita opinién técnica respecto a la entrega de documentos fedateados solicitado por Transparencia y Acceso a la Informacién Publica por los Administrados. Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideracién. Atentamente, GES 2( BE 7 Sled Ox At ee Sma ay PaoNeD aida pronndech [Credo te Lima Steno 522) 6155950