SAFER, SMARTER, GREENER
BUSINESS ASSURANCE
TIEN TIPS VOOR INTERNE AUDITS
Niet alleen auditoren moeten doordrongen zijn van het nut van een interne audit, maar ook alle
medewerkers. De volgende tips maken het eenvoudiger om de organisatie te overtuigen van de voordelen
van een audit.
Interne audits zijn een essentieel onderdeel van elk
managementsysteem. Ze geven inzicht of geplande werkwijzen en
middelen in de praktijk effectief zijn. Goede audits brengen mogelijke
problemen en risico’s tijdig in beeld, voordat ze leiden tot afwijkingen,
klachten, incidenten en andere ongewenste situaties. Toch leveren
interne audits in de praktijk niet altijd dat, wat we ervan verwachten.
De volgende tips maken het eenvoudiger om de organisatie te
overtuigen van het nut van interne audits.
1. Wees goed voorbereid
Bedenk wat u beslist wilt vragen. Zorg dat u op de hoogte bent
van de processen van de geauditeerde personen. Gun uzelf
voldoende tijd voor voorbereiding, uitvoering en opvolging.
2. Wees nieuwsgierig, onbevooroordeeld en open
Verzamel bewijs voor de effectiviteit van het systeem en maak
een zo volledig mogelijk overzicht van de positieve resultaten,
afwijkingen, fouten, zwakke punten en verbetermogelijkheden.
3. Vorm teams van auditoren
Een auditteam waarin verschillende benaderingen en ideeën over
waarden zijn gecombineerd, is begripvoller en ontvankelijker
voor zelfkritiek – en dat heeft weer een positief effect op de
geauditeerde personen. In het algemeen leidt dit tot meer begrip
 en acceptatie van het auditproces in de organisatie.
4. Maak een afweging tussen checklists en procesoriëntatie
Onderzoek bij de volgende audit welke voordelen een checklist
u biedt. Het kan zijn dat dit hulpmiddel een creatieve aanpak in
de weg staat. Checklists kunnen een geheugensteuntje zijn, een
gevoel van zekerheid geven en de communicatie en resultaten
structureren. Tegelijkertijd kunnen checklists procesgericht
auditeren, flexibiliteit en de verwerking van onverwachte
informatie belemmeren.
5. Wees communicatief
Communicatie is de uitwisseling van boodschappen tussen twee
of meer groepen. De verzonden boodschap is gecodeerd. Dit
betekent dat de boodschap niet altijd wordt begrepen zoals die
is bedoeld. Houd hier altijd rekening mee tijdens uw gesprekken.
Om een gesprek te laten slagen, is het niet van belang wat de
zender zegt maar wat de ontvanger begrijpt. Let dus op de
begrijpelijkheid van uw boodschappen en doe navraag als u
niet zeker weet of u een boodschap goed hebt begrepen of als u
eraan twijfelt dat uw boodschap goed is begrepen.
6. Wees ontspannen
Creëer een aangename gesprekssfeer door storende factoren
te elimineren, bijvoorbeeld de geluiden van mobiele telefoons.
Laat zien dat auditoren ook mensen zijn en betoon u consequent
geïnteresseerd in de mens, niet alleen in de geauditeerde
persoon. Let op uw lichaamstaal. Blijf kalm, zelfs in moeilijke
situaties, en neem niets persoonlijk.
7. Wees zelfkritisch
Vraag uzelf af of uw audits efficiënt zijn. Dragen ze bij aan een
verbeterproces? Uw audit is efficiënt wanneer u zwakke punten
vaststelt, corrigerende maatregelen in werking stelt, deze
opvolgt en controleert en zo continue verbetering ondersteunt.
Dit moet u afwegen tegen uw eigen tijdsinvestering, de
tijdsinvestering van de geauditeerde personen, de kosten van de
auditdocumentatie en van de kwalificatie van de auditoren. Uw
interne audit is alleen dan efficiënt wanneer de voordelen van
de audit in verhouding staan met de kosten die ermee gemoeid
zijn of wanneer de audit uw bedrijf op zijn minst behoedt voor
afwijkingen tijdens certificeringsaudits.
8. Blijf vasthoudend
Hebt u uw werk goed gedaan als u geen afwijkingen vindt – of
als u bijzonder veel verbeterpunten vindt? Als alle processen
daadwerkelijk efficiënt zijn, dan is het natuurlijk positief
als u slechts weinig verbeterpunten vindt. Onderzoek alle
processen net zolang tot u ze voldoende begrijpt om hun
efficiëntie te kunnen beoordelen. Als u dan geen afwijkingen of
verbetermogelijkheden meer vindt, kunt u er zeker van zijn dat
dit aan het proces ligt en niet aan uw audittechniek. Als u veel
verbeterpunten vindt, communiceer dat dan altijd zodanig dat
de betrokkenen uw opmerkingen behulpzaam vinden.
DNV GL, Noorderlaan 147, 2030 Antwerpen. www.dnvgl.be/certificering
9. Gebruik begrijpelijke taal
Vermijd tijdens de audit afkortingen en uitdrukkingen in vreemde
talen. Pas uw interviewtechniek aan uw gesprekspartners aan.
Formuleer bevindingen samen met de deelnemers en herhaal
ze. Vereenvoudig en veralgemeniseer uw uitspraken echter
niet te veel. Stel tijdig een gedetailleerd auditrapport op,
waarin u alle relevante resultaten op een begrijpelijke manier
vastlegt. Documenteer uw bevindingen met referenties naar te
auditeren voorbeelden en motiveer afwijkingen duidelijk met de
betreffende eisen van uw managementsysteemnorm.
10. Wees consequent
Creëer een vriendelijke, ongedwongen sfeer, maar met
doelgericht gedrag. Houd u aan afspraken en auditplannen en
werk deze flexibel af. Weeg voordat u een corrigerende maatregel
eist eerst de kosten tegen de voordelen af. Een maatregel is
alleen dan zinvol als het voordeel groter is dan de tijd en kosten
die met de uitvoering ervan gemoeid zijn.
VOERT U EEN GOEDE INTERNE AUDIT UIT?
DNV GL biedt verschillende intensieve trainingen voor de interne
auditor. Tijdens deze praktische trainingen leert u tijdens verschillende
rollenspellen hoe u een goede interne audit uitvoert. U leert niet
alleen hoe u audit-interviews moet uitvoeren, maar ook hoe het
dossieronderzoek uitgevoerd moet worden.
Kijk op www.dnvgl.be/trainingen voor meer informatie over de
trainingen!
MEER WETEN OVER DNV GL? CONTACTEER ONS!
■■ Heeft u vragen over onze dienstverlening of wilt u meer weten
over certificering? Neem dan contact met ons op.
■■ DNV GL Business Assurance
■■ Noorderlaan 147
■■ 2030 Antwerpen
DNV.certificationbelgium@dnvgl.com
Neem ook een kijkje op
www.dnvgl.be/certificering
Of vraag vrijblijvend een offerte op via
www.dnvgl.be/offerte