Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

Az MS Access adatbázis-kezelő program

A tananyagban – az alapfogalmak és a tervezési megoldások megismerése után – a
gyakorlatban is elkészítünk (számítógépes) adatbázisokat. A számítógépes adatbá-
zisok létrehozásához, használatához szoftver szükséges, esetünkben ez a Microsoft
Access 2003 adatbázis-kezelő program lesz. Ebben a fejezetben kicsit „belekukkan-
tunk” az adatbázis-kezelés technikai részébe is.
Az Access adatbázis-kezelő rendszer a Microsoft Office Professional programcso-
mag része, a programcsomag telepítésekor választhatunk, hogy a többi programmal
együtt felkerüljön-e a gépünkre vagy ne. Telepítés után a Minden program/Microsoft
Office/Access 2003 (vagy más évszámú, amit éppen telepítettünk) programot kell
indítani.

1. ábra
Az Access indítása

A program felületét az alábbi képen láthatjuk:

címsáv
menü

eszköztár

munka-
ablak

státusz-
sor

2. ábra
Az Access program felülete indítás után

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

Az Access adatbázis-kezelő program relációs adatbázisok kezelésére szolgál.

Ennek megfelelően a program terminológiája általában megegyezik a relációs adat-
bázis fogalmaival, de nem minden esetben, így jobbnak láttam, ha egy kis összefog-
laló fogalomtárat állítok össze.
Táblák (Table)
Mint már tudjuk, a relációs típusú adatbázisok az adatokat ún. táblákban tárolják.
• Minden tábla az adatok egy bizonyos körét tárolja: olyan adatokat, amelyek vala-
milyen dolog (objektum, egyed) leírására, jellemzésére szolgálnak.
• Két vagy több tábla össze is kapcsolható.
• Az Access adatbázis-kezelőben a táblákat Táblának (Table) vagy Munkalapnak,
Táblázatnak (Data sheet) nevezzük.
• A táblákban tárolt adatokat egyedileg vagy összefüggéseikben ábrázolva, az Ac-
cess segítségével képernyőn vagy nyomtatott formában jeleníthetjük meg.
A táblák sorokat, másik elterjedt kifejezéssel rekordokat tartalmaznak. A rekord
adatmezők (oszlopok) halmazából áll. Az alábbi ábra egy videotéka-adatbázis tagjait
tartalmazó egyik táblájának részlete az Access megjelenítésében. A tábla minden
rekordja (sora) 7 adatmezőt (tagtulajdonságot) tartalmaz, melyek egy-egy tagot jel-
lemeznek.

3. ábra
Táblázatrészlet

Lekérdezések (Query)
A lekérdezések egy vagy több táblából származó adatokat tartalmaznak. A lekérde-
zésekben mi magunk határozzuk meg azt, hogy miről, milyen adatokat és milyen
összefüggésekben akarunk látni. Az Access adatbázis-kezelő egyik legfontosabb
szolgáltatása a lekérdezések összeállításának támogatása. A lekérdezések által elő-
állított adathalmazt adatlapokon, űrlapokon vagy jelentésekben jeleníthetjük meg.

Űrlapok (Form)
Az űrlapokon a lekérdezések által előállított adatokat jól áttekinthető, rendezett for-
mában jeleníthetjük meg. Az űrlapok az adatok megjelenítésén kívül új adatok adat-
bázisba való bevitelére is használhatók.

Jelentések (Report)
A jelentések a lekérdezések által előállított adatok nyomtatott jellegű, képernyős vagy
papíros alapú megjelenítését szolgálják.

Webes adatkezelő lapok

A webes adatkezelő lapok adatok megjelenítését, illetve adatok bevitelét célozzák
olyan esetekben, amikor az adatbázist az interneten keresztül használjuk.

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

Makrók (Macro)
A makrók egy vagy több utasításból állnak, ahol minden utasítás valamilyen jól meg-
határozott feladatot, műveletet végez el, például: űrlap megjelenítése, jelentés nyom-
tatása.

Modulok (Module)
A modulok egy adott programnyelven írt utasítások, eljárások. Az Accessben a
Visual Basic for Applications programozási nyelvet használhatjuk összetett adatfel-
dolgozó vagy programjellegű felületek vezérlésére szolgáló megoldások kialakításá-
hoz.
A weblapok, makrók és modulok nem részei ennek a tananyagnak.

Objektumok
Az adatbázisok eddig tárgyalt összetevőit (táblák, űrlapok, lekérdezések stb.) az Ac-
cessben összefoglaló néven objektumoknak nevezzük.

Adatbázisok használata
Az adatbázisok használatához rendelkeznünk kell néhány alapvető ismerettel, mint
például:
• hogyan veszünk használatba egy adatbázist,
• hogyan jegyzünk be új rekordokat, és hogyan távolítunk el már létezőket,
• hogyan keresünk vissza adatokat az adatbázisból,
• hogyan rendezzük az adatokat (alfabetikus vagy numerikus sorrendet állítva elő),
• hogyan készítünk jelentéseket.
A továbbiakban az adatbázis-kezelő programmal való ismerkedésünket két, rendsze-
resen használt alapfunkció kipróbálásával kezdjük: új adatbázis létrehozása, illetve
már létező adatbázis megnyitása. Ezek mellett kitérünk a programfelület beállítási
lehetőségeire és a segítő információkhoz való hozzájutás lehetőségére.

Az adatbázis-állomány

A relációs adatbázis-kezelők táblákat használnak az adatok tárolására. A tárolás

hosszú távú, ezért valamilyen adathordozón – rendszerint lemezen – történik. A le-
mezes adattárolás alapegysége a fájl. A programok a fájlokat az operációs rendszer
segítségével hozzák létre, írják és olvassák. Ez alól az Access adatbázis-kezelő sem
kivétel: amikor adatbázist hozunk létre, a program a megadott útvonalon (mappa- és
fájlnév) egy .MDB kiterjesztéssel ellátott állományt hoz létre.
Az Access adatbázis-kezelő minden különálló adatbázis részére készít egy fájl-
név.MDB nevű állományt, és később minden, az adatbázishoz tartozó elemet (táblák,
lekérdezések, műveletek stb.) ebben az egyetlen állományban tárol.

Más adatbázis-kezelőknél is megszokott módszer a teljes adatbázis egyetlen fizikai állo-

mányban való tárolása, de vannak olyanok is (általában a régebbiek), amelyek minden táblát
(és a táblához kapcsolódó egyéb adatokat) külön fájlokban helyeznek el.

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

Adatbázis-állomány létrehozása

Indítsuk el az Access programot!

Az indítás után megjelenő programablakon már láttuk a Munkaablakot. Ennek alján

található a Megnyitás panel, melynek utolsó eleme új adatbázis létrehozását teszi
lehetővé.

Hogy ez miért a megnyitással kapcsolatos funkciók között található, azt később megtudjuk.

Egérrel kattintsunk az Új fájl létrehozása… menüpontra, ekkor a munkaablak tartal-

ma megváltozik. Most válasszuk az első, Üres adatbázis… pontot.

4. ábra
Új, üres adatbázis létrehozása a Munkaablak segítségével

Ekkor megjelenik egy, a Windowsban megszokott állománykereső, -létrehozó ablak,

melyben először létre kell hozni egy új mappát, majd megadni az új fájl nevét.

Hozzunk létre egy mappát (például: Új adatbázis), és a Fájlnév mezőben adjuk meg
az ebben a mappában most létrehozandó új adatbázisfájl nevét: Iskola.mdb.

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

5. ábra
Adatbázis-fájl megadása

Ezután kattintsunk a Létrehozás gombra.

A program ekkor létrehozza, és a háttértárolón rögzíti az Iskola.mdb adatbázis-

állományt. Ezzel a műveletsorral tulajdonképpen nem tettünk mást, mint készítettünk
egy üres „irattartót”, melybe később különböző dokumentumokat (táblák, kigyűjtések
stb.) tehetünk.
Iskola.mdb
„irattartó” fájl
A későbbi tartalom

6. ábra
Az „irattartó fájl” és későbbi tartalma

Vegyük észre, hogy az Access másképp működik, mint a korábban már megismert
irodai programok (Word, Excel vagy PowerPoint), ezeknél az új fájl (dokumentum,
munkafüzet, bemutató) létrehozásakor még nem történik meg a mentés, csak akkor,
ha ezt külön kezdeményezzük.

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

A munkafelület

Az adatbázisfájl létrehozása után megjelenik a munkafelület, amely az adatbázis

tényleges tartalmának, elemeinek kialakításához szükséges funkciókat tartalmazza.

Objektum-
eszközsor

Objektum-
panel

Adatbázis ele-
meinek listája Adatbázis-
ablak

7. ábra
A munkafelület

A későbbiekben az objektumpanelen éppen kiválasztott elemtípussal dolgozhatunk

(létrehozás, tartalmának kialakítása, törlés stb.). Ezzel később fogunk foglalkozni,
most egyelőre zárjuk be adatbázisunkat: Fájl menü/Bezárás menüpont.

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

Már létező adatbázis megnyitása

Ha egy már létező adatbázissal kívánunk dolgozni, azt meg kell nyitnunk. A munka-
ablak Megnyitás paneljén a program felsorolja a legutóbb használt néhány adatbá-
zist, ha köztük van az, amellyel dolgozni szeretnénk, kattintsunk rá. Ha nincs, az
Egyéb… menüponttal megnyithatjuk a fájlkereső ablakot.

8. ábra
Adatbázis megnyitása a Munkaablak segítségével

Nyissuk meg a most létrehozott Iskola.mdb adatbázisunkat!

Az Access beállításaitól (telepítés utáni alapbeállítás) függően most egy sajátos és

nehezen követhető procedúra részesei lehetünk. Korábban már említettem, hogy az
adatbázisok nem csak adatokat, hanem műveleteket is tartalmazhatnak. Mint tudjuk,
a mai világban azonban a műveletek sokszor ártó szándékkal készülnek (lásd víru-
sok és egyéb károkozó kódok), adatbázis-állományt pedig nem csak mi készíthetünk,
hanem másoktól is kaphatunk: Ki tudja, mi minden van bennük?
Az Access program igyekszik megelőzni az ártalmas műveletek működését, ezért
biztonsági funkciókat tartalmaz (ezek beállítása és működése kicsit hasonlít a web-
böngészők (pl. Internet Explorer) hasonló célú funkciójához és annak beállításaihoz).
Megnyitási kísérletünkre tehát az Access alapbeállítása szerint az alábbi üzenetet
kapjuk:

9. ábra
Biztonsági figyelmeztetés

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

Ha nem értjük pontosan, hogy mit is jelent az üzenet (márpedig most nem értjük, az
biztos!), kérjünk segítséget a Súgó gombbal!

10. ábra
Az Access helyzetérzékeny súgó ablaka

Mindezek után most válasszuk a Nem gombot (eléggé biztosak lehetünk benne,
hogy az általunk létrehozott, üres adatbázis nem tartalmaz ártalmas funkciókat). Ez-
zel persze még nem jutottunk túl a nehézségeken, mert most újabb riasztó ablak je-
lenik meg:

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

11. ábra
Biztonsági figyelmeztetés 2.

Amikor az Igennel túljutunk ezen az ablakon, jöhet egy újabb, most már teljesen ér-
telmetlen figyelmeztetés is:

12. ábra
Újabb biztonsági figyelmeztetés

A Megnyitás gomb után végre célhoz érünk, és megjelenik az adatbázis munkaterü-

let-ablak.

Ha valaki kényelmetlennek érzi ezt a megnyitási procedúrát, az ezt az egészet ki is kapcsol-

hatja: az Eszközök menü/Makró/Biztonság menüpont használata után megjelenő, Biztonság
feliratú ablakon a szintet állítsa alacsonyra (persze saját felelősségére).

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

13. ábra
Biztonsági szint beállítása alacsonyra

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

Eszköztárak

Korábbi Windows-programokkal szerzett tapasztalataink alapján tudhatjuk, hogy a

programok (főbb) funkcióit általában több módon is indíthatjuk: menü, eszköztár
gombok, úszómenük segítségével. A menü és eszköztárak rendszerint megjeleníthe-
tők, eltüntethetők, illetve testre is szabhatók, használati szokásainknak megfelelően.
Az Access eszköztárai a program adott állapotának megfelelő funkcionalitást biztosí-
tanak.

14. ábra
Testreszabás menü

A megjelenő ablakon – az Office-alkalmazásoknál már megszokott – beállítási lehe-

tőségekkel találkozunk. Mint látható, minden funkcióhoz tartozik egy eszköztár – és
ebből is látszik, hogy az Access milyen széles tárházát kínálja az adatbázissal való
műveleteknek.

15. ábra
Menü és eszköztárak testreszabása

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

A Súgó használata

Korábban már – a biztonsági figyelmeztetések kap-

csán – találkoztunk a Súgó egy bizonyos fajta hasz-
nálatával. A program Súgó menüje sok egyéb funk-
ciót tartalmaz, ezek közül az első az, amely valóban
a segítő funkciót szolgálja (az Office Segéddel nem
foglalkozunk). A Súgó hívása után a különböző lehe-
tőségek a Munkaablakban jelennek meg:
A Munkaablak Keresés mezőjébe egy fogalom be-
írása, majd a nyílra való kattintás után, élő internetes
kapcsolat esetén az online súgófunkció megjeleníti a
kapcsolódó tartalmat.

Ha nincs internetes kapcsolat,

vagy nem akarjuk használni,
beállíthatjuk az alsó menüben
a kapcsolat nélküli súgót.

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12

Adatbázis-kezelés, Acces – Első lépések MS Access

A találatok között a kívántra kattintva, megjelenik a tartalom ablak, melyben részletek

nélkül vagy azok megjelenítésével olvashatunk a keresett témáról.

16. ábra
Súgó és tartalom

Összefoglalás
Ezzel megtörtént első ismerkedésünk az Access adatbázis-kezelővel. Megtanultuk,
hogyan indítsuk el a programot, hogyan hozzunk létre adatbázis-állományt, illetve
hogyan nyissunk meg már létező adatbázist. Tudjuk, hol állítsuk be a számunkra
kedvező eszköztárszerkezetet, és ha kell, információkat tudunk szerezni a Súgó se-
gítségével.

Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 13