Cel studium przypadku

Celem niniejszego studium przypadku jest zaproponowanie odpowiedniego przekazania

informacji o zmianach nadchodzących w firmie KUCHCIK S.A. oraz braku podwyżek oraz premii
dla pracowników, zastanowienie się czy zachodzi potrzeba poinformowania dlaczego należy
wprowadzić zmiany, jakich czynników pozafinansowych należy użyć, aby zmotywować
pracowników do efektywniejszej pracy, czy zmiany powinny nastąpić we wszystkich działach
równocześnie czy też tylko w wybranych, jak należy usprawnić komunikacie pomiędzy
poszczególnymi działami oraz jak rozwiązać istniejące w nich konflikty.
W przedsiębiorstwie KUCHCIK S.A., specjalizującym się w produkcji mebli kuchennych,
Prezes Zarządu stoi przed wyzwaniem poprawy efektywności pracy oraz zmotywowania zespołu
składającego się z 1000 pracowników. W obliczu trudnej sytuacji finansowej, wynikającej z
ubiegłorocznych strat, konieczne jest wprowadzenie zmian w systemie motywacyjnym,
szczególnie w kontekście braku możliwości finansowego wsparcia w postaci podwyżek czy
premii. Wartościowym narzędziem mogą okazać się bodźce pozafinansowe, mające na celu
poprawę atmosfery pracy, eliminację konfliktów oraz zwiększenie efektywności działów w
firmie. W niniejszym kontekście, plan działań obejmuje utworzenie zespołów ds. motywacji w
poszczególnych działach, analizę sytuacji finansowej oraz transparentną komunikację z
pracownikami, mającą na celu zrozumienie konieczności zmian.
W kontekście wspomnianych potrzeb i perspektyw rozwoju przedsiębiorstwa KUCHCIK
S.A., zaproponowane zostaną kompleksowe rozwiązania, które nie tylko odpowiadają na
bieżące wyzwania, ale również kształtują długofalową wizję sukcesu oraz rozwoju.

1. Pytanie nr 1 W jakiej formie przekazać informacje dotyczącą wprowadzanych zmian oraz

braku podwyżek i premii?
Zespół pracowników stanowi siłę i jest motorem napędowym firmy ale w trudnych
sytuacjach może być też jej hamulcem. Jego zadowolenie i motywacja są podstawą dobrego
funkcjonowania organizacji. Dlatego komunikowanie trudnych informacji pracownikom, takich
jak w tym przypadku brak podwyżek, czy premii z powodu trudnej sytuacji finansowej firmy,
wymaga taktu, transparentności i empatii.
Przed przekazaniem tego typu informacji, ważne jest, aby dokładnie zrozumieć i
przeanalizować sytuację finansową firmy a także upewnić się, że posiadamy pełne informacje
na temat przyczyn tej decyzji. Ewentualne wycofywanie, czy dementowanie wcześniej
przekazanych niepełnych lub nieprawdziwych informacji mogą negatywnie wpłynąć na zaufanie
zespołu do Zarządu.
W analizowanym studium przypadku Prezes Zarządu Kuchcik S.A. podjął już pierwsze
kroki w tym kierunku: przeanalizował aktualną sytuację i zakomunikował konieczne działania na
spotkaniu kadry zarządzającej.
Kolejnym krokiem powinno być opracowanie wraz z kadrą zarządzającą programu
modyfikacji aktualnego systemu motywacji. Dopiero wtedy wszyscy pracownicy powinni zostać
poinformowani zarówno o konieczności „cięć” ale też o planowanych zmianach w systemie
motywacyjnym, które pozwolą zrozumieć sytuację każdemu pracownikowi ale też zobaczyć w
tych zmianach długofalowe korzyści dla całej organizacji i dla każdej jednostki.
Najlepszym sposobem na to będzie zorganizowanie spotkania wszystkich pracowników z
Zarządem i kadrą zarządzającą, na którym przedstawione zostaną główne przyczyny ale też
przedstawiony zostanie plan naprawczy. To może pomóc pracownikom zrozumieć kontekst i
zobaczyć, że wszystkie planowane do wdrożenia działania mają służyć poprawie sytuacji.
Kluczowe jest, aby przekaz był jasny, zrozumiały i zawierał pełne wyjaśnienie sytuacji. Należy
pamiętać przy tym o uczciwości, otwartości oraz być gotowym na pytania pracowników a
następnie rzetelnie na nie odpowiadać. To pomoże w zminimalizowaniu ewentualnych obaw i
niepewności z ich strony. Komunikacja jest kluczowym elementem zarządzania zmianami,
zwłaszcza w trudnych sytuacjach firmy.
W ślad za tym ogólnym spotkaniem powinny pójść kolejne spotkania w mniejszych
grupach (pionach, działach, zespołach). Na każdym etapie informowania i wprowadzania zmian
każdy pracownik powinien również mieć możliwość zadawania pytań i uzyskania odpowiedzi
rozwiewających jego wszelkie wątpliwości i obawy.
Niezależnie od organizowanych spotkań, informacje o aktualnej sytuacji i planowanych
zmianach powinny trafić w formie pisemnej do każdego pracownika. Może to być informacja
emailowa, w postaci broszury informacyjnej lub ogłoszeń na tablicach informacyjnych, jeśli
takie istnieją na terenie zakładu.

2. Czy należy tłumaczyć potrzebę wprowadzania zmian?

W sytuacji kiedy forma ma trudności w utrzymaniu się na rynku i konieczna są zmiany
zarządzaniu, należy tłumaczyć pracownikom potrzebę tychże zmian.
Efektywne komunikowanie się z zespołem pozwala na zrozumienie celów, motywacji i
korzyści wynikających z wprowadzanych zmian, co może zwiększyć zaangażowanie
pracowników i ułatwić proces adaptacji. Należy opowiedzieć pracownikom, dlaczego konieczne
są zmiany i jakie cele firma chce osiągnąć. Koniecznie też należy podkreślić korzyści, zarówno
dla firmy jak i dla pracowników indywidualnie. Potrzebna jest otwarta komunikacja, czyli
zachęcanie pracowników do zadawania pytań i dzielenia się obawami. Niezbędne jest
upewnienie się, że pracownicy czują się swobodnie, wytarzają swoje opinie. Istotna jest też
współpraca z zespołem, czyli zaangażowanie pracowników w proces planowania i wdrażania
zmian tam, gdzie to potrzebne i możliwe. Łatwiej będzie pracownikom zaakceptować zmiany,
jeśli pomoże się im zobaczyć dobre strony tych zmian. Wartość ich wkładu i doświadczenia
może przyczynić się również do lepszej akceptacji zmian. Konieczna jest jasna i powtarzalna
komunikacja, która może polegać na regularnym wysyłaniu komunikatów, aby pracownicy mieli
aktualne informacje. Najlepiej przekazywać kluczowe punkty w zwięzły sposób tak, aby uniknąć
informacyjnego przeciążenia.
Ogromną wartością będzie wspieranie pracowników poprzez udostępnienie zasobów i
szkolenia. Pomogą one pracownikom dostosować się do nowej sytuacji. Poza tym istotne
będzie stwarzanie pracownikom możliwości rozwijania nowych umiejętności.
Rozwijanie kultury otwartości polegające na zachęcaniu do dzielenia się opiniami i pomysłami
będzie ważnym elementem budowania kultury, w której wszyscy czują, że są częścią procesu
podejmowania decyzji.
Poza tym należy regularnie monitorować postępy i dostosować odpowiednio
komunikację. Należy być elastycznym i gotowym na dostosowanie podejścia w zależności od
reakcji pracowników.
Trzeba pamiętać, że kluczowym elementem jest empatyczne podejście i zrozumienie
obaw pracowników. W ten sposób można zbudować zaufanie i zwiększyć akceptację zmian

3. Pytanie nr 3 Jakie bodźce pozafinansowe należy wybrać, aby zmotywować pracowników

do efektywniejszej pracy?

Firma KUCHCIK S.A. stoi przed dużym wyzwaniem zmotywowania pracowników poprzez
bodźce niefinansowe, którymi
Dając pracownikom szansę na udział w tworzeniu nowych, innowacyjnych projektów mebli
kuchennych.
Zapewniając pracownikom dostęp do najnowszych narzędzi i technologii w produkcji mebli.
Zapewniając różnorodność zadań, aby pracownicy mieli możliwość rozwijania różnych
umiejętności.
Umożliwiając doświadczonym pracownikom dzielenie się wiedzą z młodszymi członkami
zespołu.
Organizując konkursy na innowacyjne rozwiązania lub efektywność w pracy.
Stawiając na ergonomiczne warunki pracy w zakładzie.
Okazje awansu wewnętrznego dla zaangażowanych pracowników.
Dzielenie się odpowiedzialnością za ważne projekty w firmie.
Regularne wyrażanie uznania za wysiłek i osiągnięcia pracowników.
Premie niematerialne: Nagrody w postaci zaszczytnych wyróżnień czy symbolicznych
upominków.
Organizowanie wydarzeń integracyjnych dla lepszego współdziałania w zespole.
Zachęcanie do utrzymania równowagi między pracą a życiem osobistym.

4. Pytanie nr 4 Czy zmiany należy przeprowadzić we wszystkich działach jednocześnie, czy

tylko w wybranych działach?
Zmiany w Przedsiębiorstwie Kuchcik S.A. należy dokonać jednocześnie aby uniknąć
dalszych nieporozumień i nie pogarszać już i tak nie najlepszej sytuacji w firmie między
pracownikami. Zmiany powinny obejmować wszystkie działy i wszystkich pracowników. Ze
względu na trudną sytuację finansową koszty poniosą wszyscy pracownicy. Informację taką
należy przekazywać w poszczególnych działach po przedstawieniu sytuacji na rynku i sytuacji
firmy wraz z prognozami

5. Pytanie nr 5 W jaki sposób należy usprawnić komunikację pomiędzy działami?

Dobra współpraca pomiędzy działami powinna opierać się na jasnym określeniu celów
biznesowych ,zaangażowaniu pracowników oraz umiejętności dobrej komunikacji i
partnerskiej współpracy pomiędzy działami. Niestety w firmie KUCHCIK S.A na chwilę
obecną narastają konflikty pomiędzy wydziałami. Jedną z przyczyn jest nieodpowiednia
komunikacja pomiędzy sektorami. Aby ją usprawnić należy pogłębić wiedzę pracowników o
pracy ich kolegów- jakie cele realizują , jakimi zasobami dysponują i z jakimi ograniczeniami
muszą się liczyć. Dzięki temu mogą oni lepiej zrozumieć swoje role oraz oczekiwania wobec
siebie nawzajem. Taki system pozwala uniknąć niepotrzebnych konfliktów i nieporozumień.
Komunikację miedzy działami może usprawnić również organizacja regularnych spotkań
interdyscyplinarnych i informacyjnych na których będą omawiane bieżące projekty,
problemy ,cele oraz raporty.Dobrym sposobem, który może ułatwić współpracę między
działami jest wdrożenie platform do zarządzania projektami oraz wykorzystanie technologii
komunikacyjnych online. Narzędzia komunikacyjne odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu
płynnego przepływu informacji oraz koordynacji działań szczególnie w dużym
przedsiębiorstwie takim jak KUCHCIK S.A. Ważnym czynnikiem jest również budowanie oraz
promowanie kultury otwartej komunikacji i zaufania. Pracownicy powinni swobodnie dzielić
się swoimi pomysłami, opiniami i obawami.

Aby poprawić komunikację pomiędzy działami należy zaangażować w działania firmy

cały zespół oraz przekonać jego członków, że można zdziałać więcej razem niż osobno.
Ponadto, zaangażowanie pracowników w działania firmy sprawia, że są oni bardziej
zmotywowani do pracy, a świadomość możliwości decydowania o sprawach
przedsiębiorstwa, zapewnia każdej jednostce indywidualny rozwój.

6. Pytanie nr 6 W jaki sposób należy rozwiązać konflikty i podziały pomiędzy działami?

W firmie produkcyjno-handlowej, takiej jak ta, gdzie konflikty między działami mogą wynikać
z różnych procesów i priorytetów, istnieje kilka strategii do rozwiązania tych problemów. Jednym
z nich jest integracja procesów. Należy upewnić się, że procesy produkcyjne i handlowe są
zintegrowane na tyle, aby współpraca pomiędzy działami była płynna i przejrzysta. Proces ten
mogą wspomóc szkolenia i warsztaty wewnętrzne, które mogłyby pomóc pracownikom
zrozumieć różnice i współpracować efektywniej. Ze względu na brak funduszy na szkolenia
zewnętrzne w najbliższej perspektywie, skuteczne mogłoby być wykorzystanie własnych
wykwalifikowanych pracowników jako ekspertów.

Ważną kwestią jest otwarta komunikacja. W tym celu należy zapewnić regularne spotkania
pomiędzy działami, w celu omawiania bieżących wyzwań oraz wymiany informacji. Otwarta
komunikacja pomaga zrozumieć perspektywy obu stron.

Skuteczną formą wsparcia w sytuacjach konfliktowych są również mediacje. W obecnej

sytuacji i ogólnych nastrojach w firmie w roli mediatorów najlepiej sprawdzą się liderzy.
Dyrektorzy, kierownicy itp. powinni aktywnie pracować nad eliminacją podziałów, ciągle
rozwijając swoje umiejętności zarządzania konfliktami.

Wspólnemu zrozumieniu i współpracy służy również tworzenie zespołów projektowych,

które łączą pracowników z różnych działów w celu rozwiązania konkretnych problemów. Należy
ustanowić również wspólne dla wszystkich cele, które łączą zarówno obszar produkcyjny jak i
handlowy. To pomaga w kierowaniu wysiłków obu działów w jednym kierunku.

Firma mogłaby wprowadzić system regularnego feedbacku, w tym informacji zwrotnej od

pracowników na różnych poziomach hierarchii. Może to spowodować wczesne wykrywanie i
identyfikowanie problemów oraz umożliwi szybkie wprowadzanie skutecznych rozwiązań.

Zapewnienie przejrzystości w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu zasobami pozwoli

uniknąć poczucia nierówności między działami.

Poprzez te działania przedsiębiorstwo może promować współpracę pomiędzy działami, a

także eliminować konflikty. Warto również stale monitorować efektywność wprowadzanych
rozwiązań i na bieżąco dostosowywać strategię do aktualnych potrzeb.

W sytuacji ograniczonych środków finansowych, bodźce pozafinansowe mogą znacząco

wpłynąć na motywację i zaangażowanie pracowników. Do najbardziej efektywnych należą:

Możliwości rozwoju: organizacja wewnętrznych szkoleń, warsztatów oraz programów

mentoringowych, które pozwolą pracownikom zdobywać nowe umiejętności i rozwijać te już
posiadane.

Wyróżnienia i nagrody niefinansowe: ustanowienie systemu nagród, takich jak wyróżnienia

pracownika miesiąca, dodatkowe dni wolne, elastyczne godziny pracy czy możliwość pracy
zdalnej.

Poprawa środowiska pracy: inwestycja w komfortowe i funkcjonalne miejsce pracy, organizacja

spotkań integracyjnych, które budują poczucie przynależności i wspierają budowanie zespołu.

Udział w decyzjach: zachęcanie pracowników do dzielenia się pomysłami i uczestnictwa w

procesie decyzyjnym, co może zwiększyć ich poczucie wpływu na kształtowanie przyszłości
firmy.
Podsumowanie
Reasumując wszystkie aspekty poruszone w powyższym studium przypadku
dochodzimy do fundamentalnych wniosków. Przedsiębiorstwo KUCHCIK S.A. zmaga się
z problemami finansowymi, zatem konieczne okazuje się wprowadzenie zamian. Brak
podwyżek oraz premii dla pracowników wymaga biznesowego taktu oraz elokwentności,
jak również uczciwej, otwartej komunikacji oraz wyrozumiałości ze strony zarządu.
Koniecznością jest transparentność podejmowanych decyzji przez zarząd.
Zadaniem zarządu jest zrozumienie, że bodźce finansowe to główny motor napędowy dla
pracowników, ale bodźce pozafinansowe takie jak możliwość rozwoju zawodowego,
uczestnictwo w kluczowych projektach czy nagrody niematerialne mogą zaowocować
poprawą jakości pracy, a także atmosferą w jakiej pracownicy pracują.
Proces wprowadzania zmian powinien obejmować wszystkie działy jednocześnie, a
skuteczne działania wymagają utrzymania otwartej komunikacji między nimi.
Zrozumienie perspektyw różnych działów oraz budowanie kultury współpracy są
kluczowe dla eliminacji konfliktów.
Warto zainwestować w rozwój kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu, uczciwości i
partycypacji pracowników. Otwartość na ich opinie, regularna ocena efektów działań
oraz wsparcie emocjonalne w obliczu zmian są istotnymi elementami procesu.
Podsumowywując, skuteczne zarzadzanie w obliczu ciężkiego problemu braku
podwyżek w przedsiębiorstwie KUCHCIK S.A. wymaga holistycznego podejścia.
Budowanie zaangażowanego zespołu, opartego na transparentności i efektywnej
komunikacji, jest kluczowe, aby firma osiągnęła sukces.

Skład grupy:
Robert Bogunia
Antonii Kucharczyk
Dorota Augustyn
Katarzyna Fąka
Kalina Iwosa
Anna Szubel
Karolina