TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA KẾ TOÁN

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

KIỂM TOÁN NỘI BỘ

KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT
NAM VINAMILK

GVHD: TS. Dương Hoàng Ngọc Khuê

Nhóm thực hiện: Nhóm 07
Nhóm lớp: Nhóm 02 _ Ca 2 _ Thứ Bảy
 TP. HỒ CHÍ MINH – THÁNG 04/2023

MỤC LỤC

1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT.............................................................................1
1.1 Bản chất và chức năng của hoạt động Quản lý kho ảnh hưởng đến kiểm toán......1
1.1.1 Khái niệm hoạt động Quản lý kho trong doanh nghiệp...................................1
1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của công việc Quản lý kho.............................................1
1.1.3 Mô hình Quản lý kho hàng..............................................................................3
1.2 Kiểm toán hoạt động..............................................................................................5
1.2.1 Khái niệm kiểm toán hoạt động.......................................................................5
1.2.2 Các đặc trưng cơ bản của kiểm toán hoạt động...............................................6
1.2.3 Kiểm toán 3E...................................................................................................7
1.2.4 Lợi ích của kiểm toán hoạt động.....................................................................9
1.3 Kiểm toán hoạt động Quản lý kho.......................................................................10
1.3.1 Khái niệm kiểm toán hoạt động Quản lý kho................................................10
1.3.2 Tầm quan trọng của kiểm toán hoạt động Quản lý kho................................11
1.3.3 Mục tiêu kiểm toán hoạt động Quản lý kho..................................................12
1.3.4 Đặc tính chung của cuộc kiểm toán hoạt động Quản lý kho.........................12
1.4 Quy trình và nội dung kiểm toán hoạt động Quản lý kho....................................13
1.4.1 Quy trình kiểm toán hoạt động Quản lý kho.................................................13
1.4.2 Nội dung của cuộc kiểm toán hoạt động Quản lý kho..................................13
2 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ....................................................................15
2.1 Công ty cổ phần Vinamilk...................................................................................15
2.1.1 Thông tin công ty..........................................................................................15
2.1.2 Lịch sử hình thành.........................................................................................15
2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty..........................................16
2.1.4 Bộ máy nhân sự.............................................................................................17
2.2 Mô hình quản lý Kho tối ưu của Vinamilk..........................................................19
 2.2.1 Hoạt động quản lý kho Nguyên vật liệu........................................................20
2.2.2 Vinamilk và mô hình EOQ:...........................................................................22
2.2.3 Quản lý kho từ các Nhà phân phối, Đại lý của Vinamilk..............................25
2.2.4 Cách sắp xếp các loại hàng tồn kho...............................................................26
2.3 Đánh giá về hoạt động quản lý kho của Vinamilk:..............................................28
3 CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI
CÔNG TY VINAMLIK....................................................................................................30
3.1 Lập kế hoạch kiểm toán.......................................................................................30
3.1.1 Mục tiêu kiểm toán........................................................................................30
3.1.2 Thu thập thông tin về phạm vi kiểm toán......................................................30
3.1.3 Nhận dạng những lĩnh vực có khả năng yếu kém.........................................31
3.1.4 Vấn đề đặt ra..................................................................................................31
3.1.5 Đội ngũ kiểm toán viên.................................................................................32
3.1.6 Đánh giá kiểm soát........................................................................................39
3.2 Thực hiện kiểm toán.............................................................................................40
3.3 Phát hiện và xử lý.................................................................................................42
3.4 Báo cáo kiểm toán................................................................................................43
3.5 Kết luận................................................................................................................45
 DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1.3. 1: Sơ đồ quản lý kho hàng.............................................................................4

Hình 2.1.1. 1: Logo công ty Vinamilk.............................................................................15

Hình 2.1.4. 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty...................................................................18

Hình 2.2. 1: Mô hình quản lý hàng tồn kho của Vinamilk...............................................20

Hình 2.2.1. 1: Các hoạt động quản lý kho của Vinamilk..................................................21

Hình 2.2.2. 1: Mô hình EOQ.............................................................................................23

Hình 2.2.2. 2: Chuỗi tuần hoàn của Vinamilk...................................................................24

Hình 2.2.3. 1: Đối tác hợp tác của Vinamilk.....................................................................26

Hình 2.2.4. 1: Mô hình ERP..............................................................................................28

Hình 3.1.5. 1: Quy trình quản lý kho cơ bản.................................................................... 33

Hình 3.1.5. 2: Sơ đồ tổ chức bộ phận kho ........................................................................36

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1.6. 1: Đánh giá kiểm soát................................................................................... 40

Bảng 3.2. 1: Thực hiện kiểm toán.....................................................................................42

 BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

STT HỌ VÀ TÊN – MSSV CÔNG VIỆC ĐÁNH GIÁ

1 Phan Song Khoa – 220H0044 (Nhóm trưởng) Thuyết Trình
2 Nguyễn Lê Minh Phương – 220H0431 Soạn nội dung
3 Võ Phan Diệu Huyền – 220H0366 Soạn nội dung
4 Nguyễn Kiều Oanh – 220H0101 Soạn powerpoint
5 Nguyễn Thị Bảo Trân – 220H0138 Soạn câu hỏi
6 Nguyễn Phan Khánh Vy – 220H0502 Thuyết trình
 LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, nhóm xin gửi lời chào và cảm ơn sâu sắc đến toàn thể quý thầy cô của khoa Kế
Toán của trường Đại học Tôn Đức Thắng, các thầy cô đã tạo điều kiện cho nhóm em
được tiếp cận với môn học Kiểm toán nội bộ.

Đặc biệt hơn, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Dương Hoàng Ngọc Khuê. Cảm ơn
cô đã tận tình hướng dẫn và chỉ dạy nhóm em hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất.

Nhóm em xin chân thành cảm ơn!

 LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế hiện nay, việc Việt Nam đã gia nhập sâu rộng vào tổ chức thương mại quốc
tế (WTO) đã làm cho môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp trong nước diễn ra hết
sức sôi động với nhiều cơ hội và những thách thức nguy hiểm. Để tồn tại và phát triển,
các doanh nghiệp trong nước buộc phải thay đổi phương thức quản lý để nâng cao chất
lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, giảm thiểu tối đa chi phí sản xuất để bảo đảm
tính cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp mình.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất cũng như các doanh nghiệp thương mại, công tác bảo
quản và quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng và có ý nghĩa
đặc biệt vì công tác quản lý kho bãi được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được
chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho tồn
kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu, đồng
thời đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật
liệu dẫn đến việc đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phần cung ứng cho thị
trường dẫn đến giảm lợi nhuận, hay mất khách hàng, mất thị trường mất đi thị phần vốn
có,…

Hiện nay, công tác quản lý kho được đánh giá là một khâu rất quan trọng trong quản trị
doanh nghiệp nhưng đôi khi nó chưa thực sự được coi trọng, quan tâm đúng mực tại các
doanh nghiệp trong nước nói chung và những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực
sữa nói riêng. Chính bởi lẽ đó,chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Công tác quản lý
hàng tồn kho tại công ty Vinamilk” để phần nào có cái nhìn tổng quát về công tác quản lý
kho của một doanh nghiệp kinh doanh, từ đó có thể đưa ra những giải pháp nhằm nâng
cao hiểu quả công tác quản trị này.

Gồm có 3 chương:

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ

CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO
 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1 Bản chất và chức năng của hoạt động Quản lý kho ảnh hưởng đến kiểm toán
1.1.1 Khái niệm hoạt động Quản lý kho trong doanh nghiệp
Quản lý kho hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa
nhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí
quản lý hàng tồn kho. Quản lý kho hiệu quả chính là giải pháp giúp giảm chi phí và tăng
doanh thu cho doanh nghiệp. Việc duy trì hàng tồn kho một cách không hợp lý và hiệu
quả ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì
vậy, điều cần thiết là phải có cách thức quản lý kho hàng, kho vật tư phù hợp.

1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của công việc Quản lý kho

1.1.2.1 Nhiệm vụ của hoạt động quản lý kho
Công việc quản lý kho trong doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau tùy vào ngành nghề và quy
mô của công ty. Tuy nhiên, nhiệm vụ của quản lý kho sẽ gồm

Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho:

 Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho
 Lập và cập nhật sơ đồ kho

Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho:

 Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
 Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất
trước

Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng:

 Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay
lưu chuyển hàng hóa theo quy định
 Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan
 Ghi phiếu nhập, xuất kho

1
  Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định
mức tồn kho tối thiểu

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu:

 Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa
trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu
 Đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiếu cho phù hợp với biến động
của số lượng hàng xuất nhập kho

Thực hiện các thủ tục đặt hàng:

 Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…
 Tuân thủ các quy đình về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho
 Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho
 Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…

Từ quá trình quản lý hàng hóa trong kho, doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt rõ được tình
hình kinh doanh, chất lượng sản phẩm và thậm chí phần nào đó dự đoán được xu thế tiêu
dùng của khách hàng. Tuy nhiên, công việc quản lý kho hàng cũng yêu cầu người quản lý
có kỹ năng quản lý kho hàng tốt để luôn đảm bảo chất lượng của sản phẩm cũng như số
lượng hàng xuất nhập kho ổn định.

1.1.2.2 Vai trò của hoat động Quản lý kho trong doanh nghiệp
Một hệ thống quản lý đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng sẽ mang lại rất nhiều lợi ích lâu
dài cũng như giúp ích rất nhiều cho việc quản lý bán hàng, phản ánh trực tiếp thông qua
những điều sau:

 Tránh thất thoát hàng hóa

Tình trạng này xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể là chủ quan cũng có thể là
khách quan. Việc một số nhân viên lợi dụng sơ hở trong quản lý gây ra tổn thất đến cá
nhân khác cũng như doanh thu cửa hàng xảy ra thường xuyên. Vì vậy, việc quản lý minh
bạch sẽ hạn chế được tình trạng ấy
2
  Tiết kiệm chi phí

Quản lý hàng hóa tốt sẽ tiết kiệm rất nhiều đối với chi phí lưu kho của các mặt hàng, đặc
biệt là đối với các loại hàng hóa đặc biệt hoặc có kích thước lớn. Quản lý quy trình xuất
nhập kho sẽ đảm bảo việc lưu thông diễn ra thuận tiện và nhanh chóng. Hơn nữa, việc có
kỹ năng quản lý kho hàng sẽ đảm bảo được hàng trong kho không bị hư hỏng, hao mòn,
hết hạn sử dụng…, tránh được các khoản thất thoát chi phí không đáng có

 Tăng doanh thu cho cửa hàng

Kỹ năng quản lý kho hàng tốt sẽ giúp kiểm soát được số lượng sản phẩm được mua bán.
Từ đó cửa hàng sẽ nắm bắt được xu hướng mua hàng và nhu cầu của khách hàng để đề ra
những chiến lược hiệu quả

 Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động có thể được hiểu là dòng tiền dùng để duy trì hoạt động kinh doanh và tái
đầu tư trong ngắn hạn. Việc quản lý tốt hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho sẽ tạo nên
sự lưu thông tốt và ổn định, giảm được vốn lưu động cho dài hạn và rút ngắn thời gian
quay của vòng vốn

1.1.3 Mô hình Quản lý kho hàng

Quy trình nhập kho hàng hóa:

Đầu tiên hàng hóa mới ra lò sẽ được tập trung và vận chuyển về các kho chứa. Sau khi đã
nhập kho, hàng hóa sẽ được kiểm kê cẩn thận và lập các phiếu nhập kho tương ứng. Tiếp
theo đó, các hàng hóa sẽ được bố trí sắp xếp vào các vị trí đã định sẵn nhằm thuận lợi cho
việc xuất kho

Quy trình xuất kho hàng hóa:

Việc này sẽ xuất phát từ bộ phận kế toán sau khi đã ghi nhận số lượng hàng cần thiết cho
nhu cầu bán hàng. Sau khi ghi nhận số lượng cũng như loại hàng hóa yêu cầu, quản lý
kho sẽ lập các phiếu xuất kho và tiến hành cho đóng gói và đưa hàng hóa đi. Trong toàn

3
bộ quá trình xuất nhập kho, tất cả các số liệu đều được ghi lại và kiểm tra một cách cẩn
thận, tỉ mỉ; giúp đảm bảo quá trình xuất nhập kho diễn ra minh bạch và chính xác

Tầm quan trọng của công việc quản lý cũng như những đòi hỏi nhất định về kỹ năng
quản lý của nhân viên khiến đã đặt ra một nhu cầu về việc xây dựng một sơ đồ quản lý
kho hàng hiệu quả. Hiểu một cách đơn giản, quy trình quản lý đầy đủ sẽ gồm các bước:

 Thu nhận hàng (Receiving)

 Phân loại hàng hóa và số hóa dữ liệu (Classified placement of goods and work
documents configuration)
 Vận chuyển hàng đi và thu thập hàng mới (Reallocation and replenishment)
 Nhập hàng và đóng gói (Goods picking and Packaging)
 Tháo dỡ hàng (Dispatching)
 Kiểm kê hàng và lưu trữ (Counting/Stocking)

Hình 1.1.3. 1: Sơ đồ quản lý kho hàng

4
Theo sơ đồ, các công việc ấy tạo thành một chuỗi liên tục và tuần hoàn giúp tối ưu hóa cơ
cấu tổ chức và thực tế kinh doanh của cửa hàng

Ngày nay, việc quản lý kho hàng đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều nhờ vào các
phần mềm quản lý vô cùng hiện đại và hiệu quả. Với các lợi thế về công nghệ, các mô
hình quản lý kho hàng này sẽ đảm bảo được rằng:

 Quản lý thông tin, hàng hóa chi tiết: Với việc mỗi mặt hàng sẽ đều có những mã
vạch hay mã số riêng biệt sẽ khiến việc theo dõi và kiểm kê thuận tiện hơn bao giờ
hết
 Nhập, xuất kho: Số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật qua phần mềm, hạn
chế tối đa sai số cũng như thất thoát trong quá trình giao dịch, vận chuyển
 Kiểm kho định kỳ nhanh chóng và hiệu quả
 Dễ dàng quản lý việc bán hàng

1.2 Kiểm toán hoạt động

1.2.1 Khái niệm kiểm toán hoạt động
Kiểm toán hoạt động là một hoạt động kiểm toán mới xuất hiện trên trong môi trường
kinh doanh hiện nay. Theo như nghiên cứu hoạt động kiểm toán hoạt động chỉ mới xuất
hiện vào những năm 70 của thế kỷ XX. Khi mới xuất hiện hoạt động này chủ yếu được
áp dụng trong hoạt động công sau đó mới được giới tư nhân tìm hiểu và áp dụng vào môi
trường kinh doanh tư nhân

Theo Alvin A. Arens và James K. Loebbecke: “Kiểm toán hoạt động là một việc thẩm tra
các trình tự và phương pháp tác nghiệp ở bộ phận nào đó của một tổ chức nhằm mục đích
đánh giá hiệu năng và hiệu quả. Khi làm xong một việc kiểm toán hoạt động, có những
gợi ý cho quản lý để cải tiến công tác là điều mong muốn bình thường”

Theo định nghĩa của Jean Ragegean và Fernand’ Dubois: “Kiểm toán hoạt động là nhận
định thành tích và hiệu quả của doanh nghiệp. Trong đó, đánh giá thành tích là đi vào các
hệ thống thông tin và tổ chức hoặc các kết quả hoặc các lựa chọn phát triển và chiến
lược”

5
Theo IIA: “Kiểm toán hoạt động là quá trình đánh giá có hệ thống về sự hữu hiệu, tính
hiệu quả kiểm toán và tính kinh tế của các hoạt động dưới sự kiểm soát của nhà quản lý
và báo cáo cho các cá nhân thích hợp về kết quả của việc đánh giá đồng thời đưa ra các
kiến nghị để cải tiến”

Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm toán hoạt động nhưng nhìn chung dù hiểu theo
nghĩa nào thì kiểm toán hoạt động cũng đều sẽ được đánh giá trên 3 khía cạnh đó là:

 Tính kinh tế (Economy)

 Tính hiệu quả (Efficiency)
 Sự hữu hiệu (Effectiveness)

Chính vì điều này mà kiểm toán hoạt động còn được gọi với một cái tên khác là kiểm
toán 3E, bởi chính 3 yếu tố trên được coi là tiêu chuẩn chung dùng để đánh giá kết quả
của những hoạt động được thực hiện kiểm toán

1.2.2 Các đặc trưng cơ bản của kiểm toán hoạt động
Mục tiêu kiểm toán: Đánh giá và nâng cao hiệu lực của hệ thống thông tin và quản trị nội
bộ, tính hiệu quả và hiệu năng quản lý của các loại hình nghiệp vụ trong hoạt động của
một đơn vị hay tổ chức được kiểm toán

Đối tượng kiểm toán: Là các nghiệp vụ hay hoạt động thực hiện trong các tổ chức, cơ
quan

Chủ thể kiểm toán: Chủ yếu là kiểm toán nhà nước, kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc
lập

Khách thể kiểm toán: Là các đơn vị, các bộ phận, các phòng ban,... có đối tượng cần
được kiểm toán

Trình tự tiến hành: Theo trình tự của kế toán (với các nghiệp vụ tài chính)

Cơ sở tiến hành: Không có một khuôn mẫu hay chuẩn mực nào thống nhất để đánh giá
các hoạt động. Trên cơ sở đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, các tiêu chí và tiêu

6
chuẩn cần được thiết lập hoặc lựa chọn phù hợp để đánh giá các hoạt động trong một bối
cảnh cụ thể

Các đối tượng sử dụng kết quả kiểm toán: Tùy thuộc vào loại hình kiểm toán và cuộc
kiểm toán cụ thể (QH, CP, các Cơ quan quản lý)

Kết quả kiểm toán: Được thể hiện trên báo cáo hoặc biên bản kiểm toán. Nội dung trọng
tâm của báo cáo hoặc biên bản kiểm toán cần thể hiện được: thông tin về thực trang quản
lý DN, các phát hiện kiểm toán, nguyên nhân và các đề xuất, giải pháp để giải quyết các
phát hiện đó nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu năng trong quản lý

1.2.3 Kiểm toán 3E

 Tính kinh tế (Economy):

Tính kinh tế có thể định nghĩa là “tối thiểu hoá chi phí cho các nguồn lực sẽ được sử
dụng nhưng vẫn đảm bảo đạt được kết quả đầu ra có chất lượng phù hợp”. Như vậy, nội
dung của tính kinh tế nhấn mạnh đến yếu tố đầu vào, tức là việc có được tất cả các nguồn
lực cần thiết sẽ được sử dụng hoặc cần đến.

Khi kiểm toán tính kinh tế, kiểm toán viên thực hiện kiểm toán tính kinh tế phải đánh giá,
xem xét xem các nguồn lực có được đó có đúng số lượng, đúng địa điểm, đúng thời gian,
đúng chủng loại và đúng giá cả hay không. Cụ thể hơn là kiểm toán viên sẽ tiến hành
xem xét, đánh giá việc khả năng giảm bớt các nguồn lực cần thiết để sử dụng mà vẫn giữ
được kết quả như tính ban đầu hay không? Nếu không còn cách nào khác chứng tỏ rằng
đơn vị đã thật sự tiết kiệm chi phí khi mua sắm các nguồn lực đó.

Tuy nhiên, việc xác định được những điều đó không phải lúc nào cũng dễ dàng dù giả sử
rằng đã có những tiêu chuẩn có thể dùng để xem xét đến tính kinh tế của các nguồn lực.
Vì vậy, đòi hỏi kiểm toán viên phải rất thận trọng khi xây dựng các tiêu chuẩn dùng để
đánh giá nó.

 Tính hiệu quả (Efficiency):

7
Tiêu chí hiệu quả được hiểu là việc sử dụng tối thiểu các nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo
đạt được các mục tiêu của đơn vị. Có nghĩa là kết quả được tạo ra nhiều hơn so với mục
tiêu, mục đích hoặc kế hoạch nhưng vẫn sử dụng đúng nguồn lực đã được xác định, hoặc
kết quả tạo ra đúng như mục tiêu, mục đích hoặc kế hoạch nhưng nguồn lực sử dụng lại ít
hơn dự tính ban đầu; Nói cách khác tính hiệu quả nhằm hướng đến việc cải tiến hoạt
động để giảm giá thành hoặc giảm được nguồn lực sử dụng trên một đơn vị kết quả tạo
ra. Như vậy, tính hiệu quả liên quan mật thiết giữa “yếu tố đầu vào” và “kết quả đầu ra”
và nó được thể hiện qua chỉ tiêu năng suất đạt được.

Rõ ràng tính hiệu quả là một khái niệm tương đối vì nó được đo lường bằng cách so sánh
giữa năng suất với các chỉ tiêu, mục đích hoặc tiêu chuẩn được mong đợi.

Tính hiệu quả và tính kinh tế còn có ý nghĩa gần giống nhau nên đôi khi khó tách biệt
được một cách rõ ràng. Tính kinh tế chỉ là một bộ phận của tính hiệu quả, vì tiết kiệm
được chi phí cho nguồn lực cuối cùng cũng nhằm để giảm giá thành hoặc nguồn lực trên
một đơn vị kết quả tạo ra đã định. Nói cách khác, việc có được các nguồn lực có tính kinh
tế góp phần tạo nên tính hiệu quả bằng cách tối thiểu hoá chi phí cho đầu vào được sử
dụng.

 Tính hữu hiệu (Effectiveness):

Đây là tiêu chí hướng đến cái cuối cùng, là sự đánh giá mức độ thực hiện đối với các mục
tiêu, mục đích đã được lên kế hoạch trước đó cho một hoạt động hay một chương trình
nào đó (đạt được kết quả thỏa đáng từ việc sử dụng các nguồn lực và các hoạt động của
tổ chức). Nói một cách dễ hiểu hơn thì tiêu chí hữu hiệu đó chính là việc đánh giá, xem
xét giữa kết quả nhận được ở thời điểm hiện tại với kết quả thực tế đã được đề ra và lên
kế hoạch từ trước khi hoạt động, chương trình nào đó được thực hiện.

Những rắc rối và khó khăn mà tiêu chí hữu hiệu có thể gặp phải:

 Các mục tiêu thường xác định không rõ ràng, phức tạp, thay đổi và đôi khi lại mâu
thuẫn với nhau

8
  Việc xác định mức độ hoàn thành và đơn vị dùng để đo lường mức độ hoàn thành
thường không rõ ràng
 Nhiều kỹ thuật hoặc chiến lược thực hiện tuy khác nhau nhưng đôi khi lại cho ra
kết quả giống nhau

Sự hữu hiệu cũng có mối quan hệ mật thiết với tính hiệu quả, bởi vì nó được xem như
yếu tố quan trọng trong việc xác định mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và sự hữu hiệu của
hoạt động (Cost-Effectiveness), đó là việc đạt được các mục đích với một chi phí thấp
nhất, hoặc với chi phí ít hơn, hoặc ít nhất là với một chi phí hợp lý trong mối quan hệ với
giá trị của kết quả tạo ra. Nhìn chung, tiêu chí hữu hiệu được nhìn nhận và đánh giá ra
sao phụ thuộc vào người đang nghiên cứu. Mỗi quan điểm đó đều có sự hợp lý trong bối
cảnh riêng của nó.

1.2.4 Lợi ích của kiểm toán hoạt động

 Đối với xã hội:

Giúp việc sử dụng nguồn tài nguyên của đất nước được hữu hiệu, tiết kiệm và tránh được
những lãng phí

Giúp những hoạt động của chính phủ được tiến triển đúng như kế hoạch, chặt chẽ và có
hiệu lực (phát hiện và kiến nghị hướng khắc phục hoặc lựa chọn một phương hướng khác
tốt hơn)

Giúp chính phủ xem xét việc chi tiêu công quỹ sao cho thật sự có lợi cho nhân dân

Tạo sự an tâm và tin tưởng của xã hội đối với mọi hoạt động của chính phủ thông qua
việc nâng cao trách nhiệm giải trình của các cá nhân có liên quan đến việc quản lý các
hoạt động cũng như việc tiêu dùng công quỹ

 Đối với đơn vị được kiểm toán:

Phát hiện những vấn đề cần khắc phục trong hoạt động (những yếu kém hay sự lựa chọn
không hợp lý gây lãng phí hay thiệt hại)

9
Nhận dạng các vấn đề còn chưa rõ ràng trong việc xác định mục tiêu, kế hoạch hay quy
trình triển khai, các tiêu chuẩn đánh giá

Soát xét việc tuân thủ các quy định của pháp luật và nội bộ, ngăn chặn hoặc phát hiện
sớm các hành vi sai phạm hoặc nghiêm trọng hơn, phạm pháp trong đơn vị

Đánh giá hệ thống thông tin và kiểm soát quản lý. Xem xét tính đáng tin cậy, đầy đủ, phù
hợp, kịp thời và cập nhật của các báo cáo gửi đến các cấp quản lý

Nhận dạng những vấn đề có thể phát sinh trong tương lai. (kế hoạch kinh doanh trong
chiến lược hoặc kế hoạch tương lai của đơn vị)

Cung cấp các đề xuất thích hợp và khách quan cho việc cải thiện hoạt động của đơn vị
dựa trên kết quả của những vấn đề yếu kém đã phát hiện hay nhận dạng được

Cung cấp một sự đánh giá độc lập, khách quan và có hệ thống đối với các hoạt động, các
bộ phận trong đơn vị

Tạo lập một kênh thông tin kết nối giữa nhà quản lý cao cấp với những nhà quản lý ở các
cấp dưới

1.3 Kiểm toán hoạt động Quản lý kho

1.3.1 Khái niệm kiểm toán hoạt động Quản lý kho
1.3.1.1 Quản lý kho là gì
Quản lý kho là việc chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng
hóa trong kho như sắp xếp, xuất nhập kho, vận chuyển,..góp phần giảm chi phí lưu thông
và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho. Ngoài ra phải giám sát các loại nguyên liệu
thô và thành phẩm của doanh nghiệp. Những mặt hàng này có thể được sử dụng cho
doanh nghiệp, bán lại hoặc cho đơn vị khác thuê.

1.3.1.2 Kiểm toán hoạt động Quản lý kho là gì

Kiểm toán kho là một cuộc kiểm tra thường được thực hiện bởi các nhà quản lý kho và
đội ngũ lãnh đạo để đánh giá hiệu suất và hiệu quả. Kiểm tra kho hàng là một biện pháp

10
dự phòng an toàn để bảo vệ lợi nhuận bằng cách đảm bảo các giao thức an toàn được tuân
thủ, hàng tồn kho được đếm chính xác và các hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Kiểm tra kho hàng là một phần quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả của quy trình và
hoạt động kho hàng. Tiến hành kiểm toán thường xuyên thay vì tất cả cùng một lúc
doanh nghiệp nên thực hiện kiểm toán hàng tồn kho hàng quý hoặc thậm chí hàng tháng.
Việc kiểm tra kho hàng không cần phải tác động đến chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
hoặc ngăn cản việc giao hàng cho khách hàng đúng hạn. Lấy số lượng hàng tồn kho và
đối chiếu chéo với hồ sơ hàng tồn kho như một phần của quy trình thông thường để nắm
bắt các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề quy mô lớn.

1.3.2 Tầm quan trọng của kiểm toán hoạt động Quản lý kho
 Sự thúc đẩy nhân lực:

Nhân viên của doanh nghiệp là những nguồn lực thiết yếu trong kho hàng của công ty.
Họ điều hành các hoạt động. Do đó, việc kiểm tra thường xuyên trong nhà kho sẽ giúp
nhân viên tin tưởng rằng lợi ích của họ đang được xem xét và đánh giá đang được thực
hiện vì sự an toàn và sức khỏe của họ.

 Kiểm tra thực hành an toàn:

Việc kiểm tra nhà kho thường xuyên có thể cứu doanh nghiệp khỏi những nguy cơ tiềm
ẩn và cũng giúp công ty thoát khỏi các tai nạn bằng cách thực hiện mọi hoạt động kiểm
tra để đảm bảo rằng sự an toàn tối đa được thực hiện và duy trì tại tất cả các hoạt động.

 Quy trình làm việc hiệu quả:

Để đạt được kết quả tối đa, quy trình làm việc của doanh nghiệp phải hiệu quả và không
được thiếu sót ở bất kỳ điểm nào. Đánh giá nội bộ có thể giúp công ty thiết lập quy trình
công việc này bằng cách phân tích chặt chẽ mọi hoạt động và xác định các lỗ hổng trong
quy trình công việc cũng như quy trình vận hành. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp đổi
mới những hiểu biết và áp dụng các hệ thống tiên tiến hơn nếu cần.

 Đánh giá công nghệ:

11
Đánh giá nội bộ cũng tạo cơ hội đánh giá công nghệ và thiết bị công ty đang có trong kho
của mình và thường xuyên kiểm tra hoạt động của chúng. Nếu máy móc của doanh
nghiệp không hoạt động chính xác nhà quản lý có thể sớm tiến hành các cuộc kiểm tra.
Kiểm toán cũng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các quyết định có nên mua thêm thiết bị
hoặc công nghệ mới để phát triển trong tương lai hay không.

 Cải thiện sự hài lòng của khách hàng:

Cuối cùng, kiểm toán sẽ cung cấp thông tin mà doanh nghiệp cần để cải thiện chiến lược
và tối ưu hóa hoạt động của công ty nhằm cuối cùng dẫn đến sự hài lòng của khách hàng .
Do đó, kiểm toán cũng có tác động đến sự hài lòng của nhân viên và khách hàng.

1.3.3 Mục tiêu kiểm toán hoạt động Quản lý kho

Đánh giá về tính hữu hiệu, tính kinh tế và tính hiệu quả của hoạt động quản lý kho tại
doanh nghiệp

Hàng hóa trong kho đều biểu hiện hợp lý trên thẻ kho, bảng cân đối kế toán không?

Các vật tư và hàng hoá có được kiểm soát và cất trữ bởi một bộ phận kho độc lập không
và chúng có được kiểm soát chặt chẽ trong việc xuất dùng không?

Sự khác biệt giữa số kiểm kê thực tế với số theo dõi trên sổ sách khi phát hiện có được
ghi nhận và xử lý hay không?

Hàng trong kho có được đánh dấu và sắp xếp theo danh điểm được xây dựng từ trước
không?

1.3.4 Đặc tính chung của cuộc kiểm toán hoạt động Quản lý kho
Tinh độc lập và hệ thống, có phạm vi hoạt động rộng: Có nhiều bước khác nhau khi thực
hiện KTHD, có thể kể đến như thực hiện thu thập, lập kế hoạch kiểm toán, đánh giá bằng
chứng liên quan hay phát hành báo cáo kiểm toán… Khi thực hiện kiểm toán hoạt động,
các kiểm toán viên phải đảm công tác điều tra diễn ra độc lập như vậy kết quả đưa ra mới
được công nhận và đảm bảo chính xác.

12
Có sự chú trọng và quan tâm đến những hệ thống quản lý và các hoạt động đang gặp các
vấn đề có liên quan đến nguồn lực cần thiết.

Có tính hệ thống: Tập trung thực hiện, đánh giá tiêu chí của KTHD bao gồm tính
hiệu quả, kinh tế và hữu hiệu. Tạo ra nhiều cơ hội để cải tiến những hệ thống quản
lý hay các hoạt động được triển khai, đây cũng chính là mục đích của KTHD.

1.4 Quy trình và nội dung kiểm toán hoạt động Quản lý kho
1.4.1 Quy trình kiểm toán hoạt động Quản lý kho
 Lập kế hoạch kiểm toán:
 Xác định mục tiêu kiểm toán
 Xác định phạm vi kiểm toán
 Xác định thời gian vầ phương pháp kiểm toán
 Xây dựng chương trình kiểm toán
 Thực hiện kiểm toán:
 Thực hiện chương trình kiểm toán đã xây dựng
 Thu thập bằng chứng kiểm toán
 Phát hiện và xử lý sai phạm
 Kết thúc kiểm toán:
 Chuẩn bị báo cáo kiểm toán
 Trình bày kết quả kiểm toán
 Theo dõi sau kiểm toán

1.4.2 Nội dung của cuộc kiểm toán hoạt động Quản lý kho
 Kiểm tra hàng tồn kho:
 Hàng tồn kho trên kệ có khớp với các con số trong phần mềm quản lý hàng tồn
kho không?
 Sản phẩm có được cất giữ an toàn và bảo đảm không?
 Khu vực bảo quản có sạch sẽ và không có côn trùng gây hại không?
 Kiểm tra thiết bị kho bãi:

13
  Các giá đỡ lưu trữ có ở tình trạng tốt, không bị rỉ sét và được lắp ráp với tất cả các
đai ốc, bu lông, v.v. thích hợp không?
 Các cửa khoang xếp hàng có đầy đủ chức năng và được bảo trì tốt không?
 Tất cả các dây điện có được bọc và bảo đảm an toàn đúng cách không?
 Không gian nhà kho:
 Lối đi có sạch sẽ, được đánh dấu rõ ràng và đủ rộng cho nhân viên, máy móc di
chuyển không?
 Các thiết bị chiếu sáng có hoạt động đầy đủ không?
 Hàng hóa có được sắp xếp một cách an toàn không?
 Việc tuân thủ an toàn:
 Tất cả nhân viên có được mặc đồ bảo hộ phù hợp không?
 Các bình chữa cháy có được đặt và bảo trì, kiểm tra thích hợp không?
 Hóa chất có được đánh dấu và cất giữ ở nơi an toàn không?
 Các lối thoát hiểm khẩn cấp và các tính năng an toàn khác có được đánh dấu rõ
ràng không?
 Hiệu suất của nhân viên:
 Họ có làm việc tốt với đồng đội của họ không?
 Họ có chủ động giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh không?
 Họ có đi làm và ra về đúng giờ không?
 Hoạt động kho bãi:
 Các hoạt động có diễn ra suôn sẻ và đúng thời hạn không?
 Các sản phẩm có được kiểm tra chất lượng trước khi giao hàng?
 Hàng hóa có được chuyển đến các phương tiện giao hàng một cách nhanh chóng
và hiệu quả không?

Kiểm toán hoạt động thường chiếm nhiều thời gian nhất vì doanh nghiệp cần quan sát
tổng thể từng hoạt động, xem xét các phân tích và tài liệu cũng như quan sát các hoạt
động đang diễn ra tại doanh nghiệp. Nói chuyện với những công nhân thực hiện từng

14
nhiệm vụ. Hỏi họ xem họ có nhận thấy bất kỳ sự kém hiệu quả, sự trì trệ hoặc lĩnh vực
nào đó doanh nghiệp cần được cải thiện hay không.

15
 2 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ
2.1 Công ty cổ phần Vinamilk
2.1.1 Thông tin công ty

Hình 2.1.1. 1: Logo công ty Vinamilk

 Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần sữa Việt Nam

 Tên viết tắt: Vinamilk
 Trụ sở: 36-38 Ngô Đức Kế, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
 Văn phòng giao dịch: 184-186-188 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, TP Hồ Chí Minh
 Số điện thoại: (08)9300 358 Fax: (08) 9305 206
 Website: www.vinamilk.com.vn
 Email: Vinamilk@vinamilk.com.vn

2.1.2 Lịch sử hình thành

Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products
Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng
như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam. Vinamilk được thành lập vào ngày
20/08/1976, trải qua 3 thời kỳ:

 Thời kỳ bao cấp (1976-1986)

 Thời kỳ Đổi Mới (1986-2003)
 Thời kỳ Cổ Phần Hóa (2003 – Nay)

Dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại:

 Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân là nhà máy Foremost)
16
  Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina)
 Nhà máy sữa Bột Dielac với tên gọi ban đầu là Công ty Sữa – Cà Phê miền Nam

Công ty là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm lĩnh
75% thị phần sữa tại Việt Nam. Sau hơn 40 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay
Vinamilk đã xây dựng được 8 nhà máy, 1 xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máy
mới, với sự đa dạng về sản phẩm, Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa tiệt trùng,
thanh trùng và các sản phẩm được làm từ sữa.

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty
 Tầm nhìn:

Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe
phục vụ cuộc sống con người

 Sứ mệnh:

Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và chất lượng cao cấp
hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống
con người và xã hội

 Giá trị cốt lõi:

Chính trực: Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch

Tôn trọng: Tôn trọng bản thân, Tôn trọng đồng nghiệp, Tôn trọng Công ty, Tôn trọng
đối tác, Hợp tác trong sự tôn trọng

Công bằng: Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan
khác

Đạo đức: Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức

Tuân thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy
định của Công ty

17
  Triết lý kinh doanh:

Vinamilk mong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích ở mọi khu vực, lãnh thổ. Vì thế
chúng tôi tâm niệm rằng chất lượng và sáng tạo là người bạn đồng hành của Vinamilk.
Vinamilk xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

 Chính sách chất lượng:

Luôn thỏa mãn và có trách nhiệm với khách hàng bằng cách không ngừng cải tiến, đa
dạng hóa sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm với giá cả
cạnh tranh, tôn trọng đạo đức kinh doanh và tuân theo luật định.

Hình 2.1.3. 1: Chính sách chất lượng của Vinamilk

2.1.4 Bộ máy nhân sự

Sơ đồ tổ chức của Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp và phân bổ phòng ban
một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành viên và phòng
ban trong công ty. Sơ đồ tổ chức giúp cho chúng tôi hoạt động một cách hiệu quả nhất,
giúp các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để cùng tạo nên một Vinamilk vững mạnh.

18
 Hình 2.1.4. 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

Việc nâng cao quản trị tại Vinamilk được kéo dài từ năm 2010 tới nay. Từ 2010 đến nay
Vinamilk đã từng bước triển khai và phát triển quản trị công ty (QTCT) như: Công ty đã
thuê tư vấn để thành lập phòng Kiểm toán nội bộ theo thông lệ quốc tế; Phòng kiểm soát

19
nội bộ (KSNB) vẫn được duy trì và được đổi tên, nâng cấp hoạt động thành "Phòng
KSNB và quản lý rủi ro (QLRR)"

Tiếp đó là cột mốc Đại Hội Cổ Đông 2017 đã thông qua Nghị quyết về thành lập Tiểu
ban kiểm toán (nay là Uỷ ban Kiểm toán) thay cho Ban Kiểm soát. Đây là bước đi căn
bản trong quản trị công ty của Vinamilk. Ngoài ra, nhiều cải tiến, bổ sung khác nhằm
nâng cao chất lượng quản trị cũng được triển khai như thực hành các nguyên tắc nâng cao
trách nhiệm của HĐQT, công bố thông tin tài chính và phi tài chính, quan tâm tới các
khía cạnh phát triển bền vững (như năng lượng, môi trường, xã hội…)

Mô hình “3 tuyến phòng vệ” cho hoạt động quản trị:

Phòng Kiểm toán nội bộ trở thành mắt xích quan trọng trong hệ thống quản trị của
Vinamilk. Uỷ ban kiểm toán hoạt động thực hiện giám sát độc lập các lĩnh vực trọng yếu
của QTCT như hệ thống kế toán, báo cáo tài chính, kiểm toán nội bộ, QLRR, kiểm soát
nội bộ, tuân thủ và phòng chống gian lận… Nhờ đó, mô hình 3 tuyến phòng vệ theo
thông lệ QLRR và KSNB của Vinamilk được thiết lập nhằm đảm bảo tính chuyên
nghiệp, khách quan và độc lập trong việc đánh giá các quy trình quản lý quản trị. Mô
hình này cũng cho phép việc giám sát của UBKT được thực hiện trước, trong và sau khi
Ban điều hành và HĐQT ra quyết định quản lý trọng yếu.

Hệ thống QLRR vẫn đang tiếp tục được tư vấn độc lập đánh giá để nâng cấp, hỗ trợ hiệu
quả hơn cho quản trị và ra các quyết định quản lý trên toàn công ty. Bên cạnh đó, kiểm
toán nội bộ cũng như UBKT hàng năm đều được đánh giá để đảm bảo hoạt động hiệu
quả, đáp ứng yêu cầu chuyên môn ngày càng cao.

2.2 Mô hình quản lý Kho tối ưu của Vinamilk

Nhà máy sữa Vinamilk hoạt động trên một dây chuyền tự động, khép kín, từ khâu nguyên
liệu đầu vào đến đầu ra sản phẩm. Vinamilk đã xây dựng nhà kho thông minh hàng đầu
tại Việt Nam, diện tích 6000m2 với 20 ngõ xuất nhập, có chiều dài 105 mét, cao 35 mét,
gồm 17 tầng giá đỡ với sức chứa 27168 lô chứa hàng. Nhập và xuất hàng tự động với 15

20
Xe tự hành RGV (Rail guided vehicle) vận chuyển pallet thành phẩm vào kho và 08
Robot cần cẩu (Stacker Crane) sắp xếp pallet vào hệ khung kệ.

Hình 2.2. 1: Mô hình quản lý hàng tồn kho của Vinamilk

2.2.1 Hoạt động quản lý kho Nguyên vật liệu

Để tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh, cần phải nhập khẩu nhiều loại nguyên vật liệu và bao
bì khác nhau từ các nhà cung cấp, thời gian giao hàng và quy trình đặt hàng khác nhau.
Do đó, hoạt động quản lý kho của Vinamilk có hai thủ tục là nhập nguyên vật liệu, di
chuyển nguyên vật liệu nội bộ và xuất hàng hoàn thành. Mỗi thủ tục sẽ bao gồm sự hợp
tác của một số bộ phận.

21
 Hình 2.2.1. 1: Các hoạt động quản lý kho của Vinamilk

 Lập kế hoạch sản xuất:

Phòng kế hoạch sản xuất và ban giám đốc sẽ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở
mục tiêu và mục tiêu của từng năm. Phòng kế hoạch sản xuất sẽ phân phối chi tiêu cho
các xí nghiệp trên cơ sở kế hoạch sản xuất hàng năm. Lập kế hoạch sản xuất phù hợp với
các biến số sản xuất sẵn có, duy trì nó một cách thường xuyên và kịp thời, và thích ứng
ngay với các biến động của thị trường như cung, cầu, điều kiện kinh tế, giá cả, v.v.

 Mua Nguyên vật liệu sản xuất:

Bộ phận mua hàng sẽ phụ trách việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Bộ phận mua
hàng sẽ sử dụng các đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng nhận được và gửi

22
đến thống kê kho hàng ngày để xác định nguyên liệu thô nào dưới mức tồn kho an toàn
cuối cùng. Theo khả năng tiếp nhận hàng tồn kho của kho và mức độ ưu tiên của các mặt
hàng trong kho: sản phẩm nào cần nhập để phục vụ cho việc xúc tiến bán hàng trong thời
gian tới để xây dựng chiến lược tồn kho nguyên vật liệu?

 Nhận hàng từ Nhà cung cấp:

Kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu sau đó sẽ được gửi đến bộ phận điều phối (cụ thể là
điều phối nguyên vật liệu) để bộ phận này điều phối xe tải của Vinamilk đến lấy hàng
hoặc sắp xếp thời gian để xe giao hàng của nhà cung cấp có thể đến nơi mà không gây ùn
tắc.

 Kiểm tra Số lượng và Chất lượng:

Khi các sản phẩm được chuyển đến nhà máy từ các nhà cung cấp, bộ phận an ninh sẽ xác
minh số lượng ban đầu. Sau đó, nguyên liệu đầu vào sẽ được bộ phận kiểm tra chất lượng
kiểm tra để đảm bảo nguyên liệu đầu vào đáp ứng các tiêu chí đã thiết lập trước.

 Nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý kho:

Khi các tiêu chí được thỏa mãn, các mặt hàng sẽ được nhập vào kho, tại đây thủ kho và
nhân viên kho sẽ kiểm tra số lượng và sắp xếp từng loại nguyên vật liệu vào vị trí cần
thiết. Đồng thời, nó sẽ nhập dữ liệu tồn kho nguyên vật liệu vào hệ thống máy tính để
kích hoạt xác minh thông tin.

2.2.2 Vinamilk và mô hình EOQ:

Nhằm giảm thiểu chi phí tồn kho, số lượng hàng tồn kho và tối ưu hóa năng lực kinh
doanh cho công ty, Vinamilk đã sử dụng mô hình EOQ trong quản lý hàng tồn kho của
mình.

EOQ là một công thức tính toán mà một doanh nghiệp nên yêu cầu để hạn chế chi phí và
nâng cao lòng tin khi đặt lại hàng. Các giả định của mô hình EOQ như sau:

 Nhu cầu hàng tồn kho ổn định (không thay đổi)

23
  Thời gian chờ hàng từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng được xác định và không
thay đổi
 Công ty nhận cùng một lúc tất cả các đơn đặt hàng từ các nhà cung cấp
 Chỉ có 2 loại chi phí: chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho
 Không xảy ra tình trạng thiếu hàng nếu đơn hàng được hoàn thành đúng thời hạn,
tức là nếu đơn hàng được đặt sau khi xác định được lượng tồn kho tối ưu và đơn
hàng được hoàn thành đúng thời hạn, sẽ không có tình trạng nào xảy ra. Tình trạng
thiếu hàng tồn kho dẫn đến gián đoạn sản xuất và tiêu thụ

Hình 2.2.2. 1: Mô hình EOQ

Về thông tin mô hình quản lý hàng tồn kho của Vinamilk, EOQ, đây là một trong những
mô hình được các công ty thường xuyên sử dụng trong quản lý hàng tồn kho. Công ty
tính toán lượng hàng tối đa trong kho của mình, chỉ sản xuất và lưu kho theo tiêu chuẩn
đó nhằm giảm thiểu chi phí nhân lực, bảo quản và tồn kho; đồng thời có khả năng đảm
bảo hoạt động cung ứng ổn định và phát triển.

Để xây dựng mô hình quản lý hàng tồn kho của Vinamilk, công ty đã áp dụng công thức
quản lý hàng tồn kho EOQ dựa trên các thông số sau: Nhu cầu nguyên vật liệu trong

24
năm, số lượng đơn hàng một lần, chi phí đơn hàng một lần, chi phí lưu kho nguyên vật
liệu.

Tuy nhiên, do đặc tính của từng loại nguyên liệu là khác nhau cũng như cách thức đóng
gói của nhà sản xuất, nhà cung cấp, chu kỳ đặt hàng, thời gian chờ đợi từ khi đặt hàng
đến khi giao hàng,… nên số lượng đặt hàng tối ưu này chưa thể hoàn toàn phù hợp với
mô hình EOQ mà còn từ kinh nghiệm của các nhân viên trong phòng kế hoạch sản xuất.

Trong một số trường hợp, lượng đặt hàng còn phụ thuộc vào yêu cầu của quản lý xuất
hàng khi có tình huống thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất cũng như các chương
trình khuyến mại của công ty.

Trong nhiều năm, nhu cầu về sữa tươi nguyên liệu của Vinamilk đã tăng lên nhanh
chóng. Để đáp ứng nhu cầu này, công ty một mặt đã mạnh tay đầu tư vào các trang trại
quy mô công nghiệp, mặt khác tăng cường thu mua và phát triển sữa tươi nguyên liệu từ
các hộ gia đình.

Hình 2.2.2. 2: Chuỗi tuần hoàn của Vinamilk

25
2.2.3 Quản lý kho từ các Nhà phân phối, Đại lý của Vinamilk
Hệ thống nhà phân phối sẽ cài đặt hệ thống Solomon để kiểm kê sản phẩm đã hoàn thành,
hệ thống này sẽ tự động tính toán số lượng hàng hóa trong kho. Nếu nó giảm xuống dưới
mức an toàn, một lệnh mua hàng (Purchasing Order) sẽ được cấp cho dịch vụ và khách
hàng.

● Đặt mã, phân loại, tổ chức và sắp xếp hàng tồn kho trong kho cũng như quản lý
hàng tồn kho trên hệ thống ERP. Vinamilk có thể xử lý thông tin hàng tồn kho một
cách đơn giản với hệ thống ERP bao gồm mã hàng tồn kho, sắp xếp hàng tồn kho,
nhập và xuất thông tin hàng tồn kho và báo cáo sản phẩm.
● Đặt mã và phân loại hàng tồn kho Nguyên vật liệu và thành phẩm của Vinamilk
khá đa dạng về tiêu chuẩn, quy cách, kích thước ... Nền tảng thuận tiện cho việc
chuyển đổi dự trữ, ghi chép, theo dõi, tốc độ phân giải nhanh.
Khi xuất kho, hãng sẽ tiến hành nhận tên của chúng dưới dạng ký hiệu bao gồm chữ và
số. Vinamilk sẽ không sử dụng hóa chất cho nguyên liệu, thay vào đó là ghi tên chất để
tránh khó nhớ và sai sót trong quá trình sản xuất do mã gây ra. Thông thường, nhãn sẽ
dành cho hàng tồn kho thành phẩm và nhãn sản phẩm gồm 6 ký tự: hai ký tự đầu là nhóm
sản phẩm, hai ký tự tiếp theo thể hiện mã mặt hàng của từng nhóm hàng và hai ký tự cuối
thể hiện mặt hàng. mã của từng nhóm hàng hóa.

26
 Hình 2.2.3. 1: Đối tác hợp tác của Vinamilk

2.2.4 Cách sắp xếp các loại hàng tồn kho

 Đối với nguyên liệu:

Sữa tươi nguyên liệu, sữa bột nhập khẩu và gia vị là nguyên liệu chính được sử dụng tại
Vinamilk. Phần lớn các nguyên liệu thô còn lại sẽ được bảo quản trong môi trường mát
mẻ, nhiệt độ bình thường và công ty sẽ tuân thủ khái niệm FIFO (Nhập trước, xuất trước)
để đảm bảo chất lượng nguồn của họ.

Với nhiều loại nguyên vật liệu, nguyên vật liệu nào được nhập kho trước sẽ được tận
dụng trong quá trình sản xuất trước. Tùy thuộc vào hình thức của kho vật liệu, vật liệu
được để trên các kệ khổng lồ cao từ 4-6 tầng. Những vật có trọng lượng lớn sẽ được đặt ở
dưới cùng, trong khi vật liệu có trọng lượng thấp hơn sẽ được đặt ở trên.

Số kệ, số ô, tên và mã nguyên vật liệu, các đơn hàng này được lưu trong hệ thống sơ đồ
quản lý kho trên từng ô kệ. Do đó, trong khi tìm kiếm nguyên liệu tồn hoặc hết hàng,
chúng ta nhập tên sản phẩm hoặc mã hàng vào hệ thống, hệ thống sẽ hiển thị vị trí của

27
nguyên liệu đó, giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thiết lập và loại bỏ các bộ
phận thừa.

 Đối với thành phẩm

Công ty đã xây dựng một hệ thống kiểm soát thông minh, có thể kiểm soát tốt lượng hàng
hóa trong kho. Ngoài việc phân loại theo hàng, kệ, theo thứ tự rà soát như kho nguyên vật
liệu, kho thành phẩm này được chia thành 4 vùng chính để bảo quản: sữa tiệt trùng, sữa
chua..., nếu lượng hàng tồn kho vượt quá khả năng lưu trữ của kho và phải thuê kho bên
ngoài, Vinamilk sẽ ưu tiên kho riêng để hàng thành phẩm và kho thuê để nguyên vật liệu.

Do số lượng hàng hóa trong kho rất lớn và có nhiều chủng loại khác nhau nên Vinamilk
cũng áp dụng công nghệ vào công tác quản lý kho. Sản phẩm được mã hóa hoàn toàn.
Khi kiểm tra hàng hóa, tất cả những gì bạn phải làm là quét mã để biết số lượng trong
kho. Con số này cũng được so sánh với thực tế tồn kho để giảm lãng phí.

 Cách quản lý hàng tồn kho theo mô hình ERP

Hệ thống ERP của Vinamilk hỗ trợ người quản lý đánh giá chính xác hiệu quả công việc
mà mỗi nhân viên mang lại. Một nhân sự cập nhật trạng thái công việc mới thì người
quản cũng đồng thời nhận được thông báo.

Điều này đảm bảo quá trình nắm bắt thông tin liên tục, cụ thể. Mặt khác, ERP còn phân
tích dữ liệu thu thập được để đề xuất kế hoạch, phương hướng giải quyết khó khăn cho
doanh nghiệp. Ví dụ trong kho có bao nhiêu sản phẩm, bao nhiêu kệ, thứ tự các kệ cho
từng mã hàng và vị trí thực tế trong nhà kho.

28
 Hình 2.2.4. 1: Mô hình ERP

2.3 Đánh giá về hoạt động quản lý kho của Vinamilk:

Ưu điểm:
● Các bộ phận quản lý hàng tồn kho như lập kế hoạch sản xuất, bán hàng, dịch vụ
khách hàng, mua hàng, nhập kho, điều phối đều được phối hợp chặt chẽ và hài hòa
với nhau trong hoạt động xuất nhập tồn kho cũng như năng lực ứng biến sáng tạo
trong các giải pháp đưa ra.
● Hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk thường phù hợp với sự thay đổi của
các biến số bên ngoài như từng thị trường kinh tế, nhu cầu của khách hàng và các
yếu tố nội bộ như quy trình hoạt động của công ty, nguồn vốn, tình hình tồn kho
của công ty, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, hệ thống chu trình giao hàng và
đặc điểm thương mại của hàng hóa.
● Quản lý hàng tồn kho sử dụng sự kết hợp linh hoạt giữa mô hình đặt hàng tối ưu
EOQ và kinh nghiệm của nhân viên. Để tối ưu hóa chi phí và thời gian, mô hình
EOQ được sử dụng cho tồn kho nguyên vật liệu, được sửa đổi cho các biến ảnh
hưởng khác như môi trường kinh doanh, chi phí đặt hàng, v.v.
● Hàng tồn kho nguyên vật liệu và các hạng mục đã hoàn thành được mã hóa, lưu
trữ và vận chuyển một cách hiệu quả. Các hoạt động lưu kho, số hóa và vận
chuyển giúp Vinamilk dễ dàng hơn trong việc chuẩn bị hàng hóa để giao cho

29
 người tiêu dùng đồng thời giảm thiểu sai sót trong khâu kiểm tra hàng hóa để đảm
bảo chất lượng của sản phẩm khi giao đến cho khách hàng.
● Việc quản lý hàng tồn kho của Vinamilk rất chính xác và nhanh chóng nhờ phần
mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Hơn nữa, sử dụng hệ thống ERP
sẽ cải thiện giao tiếp giữa các nhà máy, trung tâm phân phối và đối tác, mang lại
lợi thế trong các trường hợp khẩn cấp.
Nhược điểm:
● Việc phân loại sản phẩm của Vinamilk vẫn chưa được cải thiện để đạt được hiệu
quả. Đặc biệt, công ty chỉ phân loại các mặt hàng theo chuỗi cung ứng như nguyên
vật liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm có tỷ trọng cao nhất, tỷ trọng trung
bình hoặc thấp nhất. Do đó sẽ dẫn đến việc bố trí nguồn lực đầu tư vào hàng tồn
kho như những sản phẩm có giá trị cao, chẳng hạn như những thứ có số lượng
khổng lồ nhưng khả năng sinh lời thấp sẽ kém hiệu quả.
● Công tác dự báo chưa đem lại hiệu quả tối ưu. Dự báo là một trong những trách
nhiệm thiết yếu nhất của quản lý hàng tồn kho; nếu dự báo không chính xác, nó sẽ
dẫn đến một kịch bản tồi tệ. Quá ít hàng tồn kho để bán hàng và sản xuất, hoặc quá
nhiều hàng tồn kho, sẽ dẫn đến chi phí đáng kể cho công ty.

30
3 CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG QUẢN
LÝ KHO TẠI CÔNG TY VINAMLIK
3.1 Lập kế hoạch kiểm toán
3.1.1 Mục tiêu kiểm toán
Đánh giá 3 khía cạnh về sự hữu hiệu, tính hiệu quả và tính kinh tế trong kiểm toán hoạt
động quản lý kho của công ty Cổ phần Vinamilk với sự kiểm toán của kiểm toán viên nội
bộ của doanh nghiệp để đưa ra báo cáo cho các nhà quản trị của việc đánh giá về sự thực
hiện các hoạt động quản lý kho. Đồng thời thu thập và tổng hợp thông tin đưa ra các kiến
nghị để kiểm soát các nguyên nhân gây ảnh hưởng đến kho hàng (hàng tồn kho, nhân
viên, việc bảo trì trang thiết bị, ...)

3.1.2 Thu thập thông tin về phạm vi kiểm toán

3.1.2.1 Thông tin về hoạt dộng quản lý kho của Vinamilk
 Quản lý việc bảo quản thành phẩm, hàng tồn kho
 Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định
mức tồn kho tối thiểu
 Quản lý chất lượng và an toàn lao động
 Quản lý hệ thống phần mềm quản lý kho
 Công tác kiểm soát an ninh tại kho bãi
 Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho
 Ghi phiếu nhập, xuất kho
 Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng
 Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…

3.1.2.2 Văn bản pháp lý và các quy định hiện hành về hoạt động Quản lý kho của
vinamilk
 Theo Luật thương mại
 Luật an toàn lao động

31
  Các chính sách và quy trình thực hiện hoạt động quản lý kho bãi
 Điều kiện về phòng cháy chữa cháy tại kho hàng

3.1.2.3 Thông tin về các lĩnh vực mang rủi ro tiềm tàng cao
 Hàng hóa có thể bị hư hỏng do ẩm mốc hay nhiệt độ bảo quản không phù hợp
 Hàng tồn kho có khả năng bị ghi nhận khống
 Khả năng tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp
 Do sự phát triển của công nghệ dẫn đến việc lỗi thời của mô hình quản lý kho

3.1.3 Nhận dạng những lĩnh vực có khả năng yếu kém
Vận chuyển: Quá trình vận chuyển, xếp dỡ nguyên vật liệu, thành phẩm bị tác động mạnh
từ lực cơ học như va đập, xếp chồng lên nhau. Dẫn đến việc vi khuẩn có hại xâm nhập,
làm hỏng chất lượng của sản phẩm

Bảo quản: Điều kiện về ánh sáng, nhiệt độ khi vận chuyển để sản phẩm tiếp xúc trực tiếp
với ánh nắng mặt trời hoặc nhiệt độ không đúng quy định khiến nguyên liệu bị biến chất,
mất giá trị, gây ảnh hưởng cho nhà sản xuất và đơn vị cung cấp

Kỹ năng quản lý kho của người quản lý: Thủ kho không nắm rõ cấu trúc kho, vị trí sắp
xếp hàng hóa, tình trạng kho hàng,… Không lập kế hoạch mua hàng chính xác, không
đảm bảo chất lượng hàng trong kho, làm tăng số lượng hàng tồn và diện tích kho

3.1.4 Vấn đề đặt ra

 Tính tuân thủ

Các chính sách và quy định về quy trình quản lý kho hàng được doanh nghiệp đưa ra có
tuân thủ theo các văn bản quy định hiện hành của Nhà nước và có đáp ứng quy chuẩn
quốc gia vè việc quản lý kho hay không?

 Tính kinh tế:

Đánh giá về việc lựa chọn phương tiện, máy móc thiết bị cho kho hàng có tối ưu hóa chi
phí hay không?

32
Việc nhập thừa hay thiếu hàng hóa có ảnh hưởng đến chi phí lưu kho hay không?

Đánh giá, xem xét liệu còn có cách những khoản mục nào khác không cần thiết có thể
loại bỏ để tối thiểu chi phí so với hiện tại không?

 Tính hữu hiệu:

Hàng hóa có đảm bảo cho hoạt động bán hàng diễn ra liên tục và đáp ứng việc cung cấp
cho khách hàng hay không?

Số lượng sản phẩm đã sản xuất có được bảo quản theo đúng quy định mà công ty đã đề ra
hay không?

Hàng hóa cung cấp cho khách hàng có xảy ra tình trạng “cạn kiệt” hay không?

 Tính hiệu quả:

Việc tối thiểu các khoản chi phí có đem lại doanh thu cao hơn kỳ vọng hay không?

Đánh giá việc phối hợp giữa bộ phận kho và các bộ phận khác có nhịp nhàng, hiệu quả
hay không?

Việc sử dụng các nguồn lực sau khi đã cắt giảm các chi phí không liên quan có bảo quản
hàng hóa tốt hơn hay không?

3.1.5 Đội ngũ kiểm toán viên

Đội ngũ kiểm toán viên chuyên nghiệp gồm 6 thành viên trong đó có 1 trưởng nhóm tiến
hành thực hiện các công việc về xem xét các quy định, cơ cấu, quy trình quản lý kho
(nhân công, máy móc), quy trình bảo quản nguyên vật liệu, quy trình bảo quản sản phẩm,
phỏng vấn nhân viên quản lý kho hàng, xem xét việc thực quy trình xuất nhập kho, báo
cáo kiểm tra hàng tồn kho,....

Quy trình quản lý kho cơ bản trong doanh nghiệp:

Để quản lý từng công việc người ta đặt ra một ra những trình tự quản lý nhất định. Quy
trình quản lý kho gồm 7 bước như sau:

33
 Thống kê,
báo cáo
Kiểm hàng
Hoàn hàng
Đóng gói và
xuất kho
Nhận hàng
để thực hiện
Lưu kho đơn hàng
Nhập kho

Hình 3.1.5. 1: Quy trình quản lý kho cơ bản

Nhập kho: Người quản lý cần kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, số lượng, thời gian. Đây
là một bước yêu cầu phải thực hiện một cách nghiêm túc để không bị nhập kho sai và ảnh
hưởng đến những bước sau:

 Dán nhãn và các thông tin ở vị trí tiện theo dõi nhất
 Số lượng sản phẩm trong 1 thùng
 Kích thước, khối lượng tối đa đóng trong 1 thùng…
 Thông thường những thông tin này được thể hiện ở văn bản do bên nhà cung cấp
đưa ra. Những thông tin trên và thời gian giao hàng sẽ được gửi cho doanh nghiệp
nhận hàng. Vì thế việc sắp xếp thời gian cũng như nhân lực để nhận hàng sẽ chủ
động hơn
 Khi nhận hàng, người bàn giao cần phải cung cấp phiếu xuất hàng. Trong phiếu
này sẽ thể hiện những thông tin như các loại sản phẩm và số lượng từng lại, thời
gian xuất hàng. Phiếu này sẽ có giá trị nếu có xác nhận của thủ kho bên nhà cung
cấp

34
  Người nhận hàng sẽ kiểm tra dấu niêm phong thùng hàng, kiểm tra số lượng và
tiến hành xếp dỡ hàng xuống

Lưu kho: Để việc xuất nhập hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp được
thuận lợi thì nhân viên khi cần sắp xếp hàng hóa sau cho hợp lý và khoa học nhất. Để làm
được điều này, khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho thì hãy phân loại theo sản
phẩm. Bạn có thể sắp xếp mỗi sản phẩm lên một ngăn kệ hoặc một kệ riêng biệt để việc
tìm kiểm trơn dễ hơn.

Nhận hàng để thực hiện đơn hàng: Tối ưu được bước này bạn sẽ giảm được nhiều chi phí
và tăng hiệu quả quản lý kho. Nếu bạn thực hiện việc lưu kho như đã nói ở trên thì việc
tìm kiếm, nhặt hàng trở nên dễ dàng hơn. Theo những người có kinh nghiệm thì bạn có
thể nhặt hàng theo 2 cách:

 Thu thập theo đơn hàng: Đây là cách nhặt hàng phù hợp với những đơn vị kinh
doanh nhỏ, ít đơn. Theo đó người quản lý kho sẽ in đơn hàng ra và đưa cho nhân
viên tìm đúng chất lượng và đủ số lượng như quy định.
 Nhặt hàng theo cụm: Nhân viên quản lý kho sẽ nhóm nhiều đơn hàng lại. Sau đó
sẽ phân loại từng mặt hàng và số lượng cụ thể để nhân viên kho nhặt theo. Sau khi
nhặt hàng đầy đủ thì mới chia đơn. Đây là giải pháp phù hợp với những đơn vị
kinh doanh có nhiều đơn hàng cùng lúc.

Đóng gói và xuất kho: Sau khi nhặt hàng đầy đủ bạn cần phải đóng gói để tiện vận
chuyển. Bước này rất quan trọng vì thế phải thực hiện cẩn thận, chính xác để không bị
hoàn hảo. Hãy ghi nhớ việc đóng gói nhằm hướng đến 2 mục đích là:

 Hàng hóa được an toàn, hạn chế tối đa sự hư hại trong quá trình vận chuyển
 Tối ưu khối lượng để giảm thiểu chi phí giao hàng

Khi hoàn thành việc đóng gói thì khi tiến hành bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đây là
thời điểm hàng ghi nhận là xuất kho và nhân viên tiến hành trừ tồn.

35
Hoàn hàng: Đây là bước không doanh nghiệp nào mong muốn nhưng vẫn phải có trong
quy trình quản lý kho. Khi thực hiện việc hoàn hàng nhân viên kho cần chú ý một số điều
như:

 Hàng trả phải thực hiện đúng chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân hàng bị
hoàn lại.
 Hàng hóa bị trả lại nhập vào kho cần phân loại theo mục đích sử dụng sau đó như:
sửa chữa, tái chế, tiêu hủy, trả lại cho nơi sản xuất…

Kiểm hàng: Đây là công việc mà nhân viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên để
tránh sai sót, thiếu hụt hàng hóa do những sai lầm của các bước trên. Nếu kho luôn sắp
xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm hàng hóa trở nên
đơn giản hơn. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng hóa giúp đỡ cho công
việc này. Với công nghệ hiện đại bạn chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch và kiểm đếm
số lượng.

Thống kê, báo cáo: Những thống kê, báo cáo cũng rất cần thiết để quản lý cấp cao có cái
nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Một số báo cáo kho phổ biến nhất là: sổ kho,
báo cáo ko, báo cáo vượt/dưới định mức...

Cơ cấu tổ chức và quản lý kho trong doanh nghiệp:

Tùy theo loại hình hoặc quy mô của công ty thì bộ phận Kho có thể thuộc phòng logistics
hoặc thuộc phòng Sản Xuất, trường hợp là công ty thương mại có tồn kho hàng hóa thì
BP Kho có thể xếp vào phòng Kinh Doanh hoặc tách riêng không thuộc phòng nào cả.

36
 Hình 3.1.5. 2: Sơ đồ tổ chức bộ phận kho

 Trưởng kho:
 Tổ chức quản lý, điều hành chung toàn bộ hoạt động của phòng, bao gồm việc xây
dựng, triển khai, kiểm soát và cải tiến các hoạt động, quá trình và nguồn lực,…
của bộ phận kho
 Tổ chức thực hiện công tác giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch giao
hàng
 Kết hợp với phòng nhân sự tuyển dụng, đào tạo cán bộ công nhân viên thuộc bộ
phận mình phụ trách
 Quản lý, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong bộ phận, hướng dẫn và
đáp ứng môi trường làm việc hiểu quả cho cả hệ thống kho
 Lên kế hoạch và triển khai các nhiệm vụ như sửa chữa, cơi nới, làm mới, lắp đặt
các trang thiết bị cho kho và hệ thống kho đạt chuẩn của công ty đã đề ra
 Tổ chức và chịu trách nhiệm lập kế hoạch đặt hàng sản xuất, hàng thương mại.
Tham mưu về việc dự trữ tồn kho thành phẩm-hàng hóa tối thiểu trong từng giai
đoạn

37
 Tổ chức quản lý kho hàng hóa là việc quản lý số lượng (nhập, xuất, tồn) kho, thực
hiện các thủ tục nhập, xuất kho, sắp xếp, lưu kho, bảo quản hàng hóa. Thực hiện
công tác đóng gói hàng hóa giao theo yêu cầu
 Tổ chức giao nhận, vận chuyển, giao hàng giữa các kho và khách hàng theo yêu
cầu. Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng
 Quản lý đội xe giao hàng của công ty
 Chủ động giải quyết các công việc phát sinh liên quan. Trực tiếp hỗ trợ nhân viên
của phòng kho vận giải quyết các trường hợp khó khăn hoặc vướng mắc trong
công việc vượt quá khả năng xử lý của bản thân họ (nếu có)
 Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp trên và ban giám đốc
 Phó kho:
 Hỗ trợ các công việc của Trưởng kho
 Thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng kho giao
 Kế toán kho:
 Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi làm thủ tục Xuất/ Nhập hàng
hóa vào kho Kiểm tra các hóa đơn
 Đối chiếu và nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống
 Hạch toán việc xuất nhập hàng hóa, nguyên vật liệu
 Làm báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn
 Kiểm soát các khoản thu chi dưới kho
 Thu tiền và gửi về cho trưởng bộ phận kế toán hoặc người được chỉ định
 Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho
 Thủ kho:
 Đảm bảo an toàn hàng hóa tại kho.
 Sắp xếp hàng hóa một cách tối ưu nhất
 Đóng và xuất đơn hàng
 Kiểm hàng trong kho
 Vệ sinh, dọn dẹp kho
38
  Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho
 Nhân viên kho:
 Đóng và xuất hàng
 Hỗ trợ kiểm hàng định kỳ nếu cần
 Vệ sinh và dọn dẹp kho
 Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho
 Nhân viên giao hàng:
 Lấy hàng từ địa chỉ được giao và giao hàng trong khu vực được phân công
 Xếp, dỡ hàng hóa, chở hàng đúng quy cách
 Bảo quản tốt hàng hóa khi giao.
 Bảo quản tốt tài sản, công cụ, dụng cụ trong công tác giao hàng
 Giao hàng cho khách hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa, kịp thời về thời gian
đúng địa điểm
 Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho
 Nhân viên kỹ thuật ( bảo hành):
 Chịu trách nhiệm xử lý các bảo hành cho khách hàng
 Hỗ trợ đóng gói và xuất đơn hàng
 Hỗ trợ kiểm hàng theo định kỳ
 Vệ sinh, dọn dẹp kho
 Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho

Tùy theo mô hình cũng như quy mô công ty sẽ có đầy đủ các vị trí trên hoặc là sẽ cắt
giảm 1 số vị trí. Trong đó có một số vị trí có thể do cùng một người đảm nhiệm được
như: Trưởng kho kiêm thủ kho, nhân viên kho kiêm nhân viên bảo hành, kế toán kho có
thể kiêm thêm vị phí phó kho…Tuy nhiên có 2 vị trí không nên để cùng một người đảm
nhiệm đó là Trưởng kho và Kế toán kho.

Quy trình kiểm kê kho theo định kỳ gồm 4 bước:

39
Bước 1: Người quản lý cần lên kế hoạch chi tiết và phân chia công việc đến những người
chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực và kiểm soát quy trình. Các danh mục cần
kiểm kê bao gồm: khu vực lưu trữ, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được
báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực chịu trách nhiệm tùy theo sự phân công
của người quản lý, so sánh lượng hàng thực tế và được ghi trong sổ sách, cập nhật những
hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn

Bước 3: Tiến hành so sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong
sổ sách, nếu có sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và tìm ra nguyên nhân

Bước 4: Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ thông tin kiểm
kho trên phần mềm (nếu có) hoặc sổ sách

Việc thực hiện báo cáo quản lý kho:

Việc thống kê, báo cáo kho đóng vai trò quan trọng, khi nó là cơ sở phục vụ việc xem xét
và đưa ra quyết định kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp.

 Sổ kho: Đây là nơi lưu trữ các thông tin xuất, nhập, tồn kho thực tế
 Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của khu vực kho vận và các chi nhánh phân
phối (nếu có)
 Báo cáo vượt/dưới định mức: Đây là báo cáo cho phép doanh nghiệp kiểm soát
liệu hàng tồn kho có đang vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế
hoạch xả/nhập hàng phù hợp
 Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức. Gợi ý nhập hàng
được thiết lập dựa trên lịch sử mua hàng và dự báo nhu cầu thị trường
 Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc cùng với đó
là các nguyên nhân gây ra vấn đề thất thoát

3.1.6 Đánh giá kiểm soát

Thử nghiệm kiểm soát Kiểm tra mức độ tuân thủ

40

Thủ tục phân tích
Thử nghiệm cơ bản
Thủ nghiệm chi tiết
Bảng 3.1.6. 1: Đánh giá kiểm soát
41
các quy định, chính sách đã
được đưa ra
Phỏng vấn Chuyên viên
giám sát kho về hoạt động
bảo quản và xuất nhập
hàng hóa tại kho
Quan sát thực tế quy trình
quản lý kho (nhân công,
máy móc) được vận hành
như thế nào
So sánh số liệu, chỉ tiêu
thành phẩm xuất nhập
trong kho với thới điểm
năm trước
Tính toán lại chi phí lưu
kho trong kỳ so với kỳ
trước
Đánh giá mô hình quản lý
kho mà công ty áp dụng
trong kỳ so với năm trước
Thu thập và kiểm tra tính
đầy đủ và phù hợp của
những bằng chứng liên
quan để đưa ra đánh giá về
quy trình quản kho
3.2 Thực hiện kiểm toán
ST CÔNG VIỆC THỰC PHƯƠNG ĐÁNH
BẰNG CHỨNG
T HIỆN PHÁP GIÁ
Kiểm tra tính tuân thủ Thử Quy định về phòng cháy Tuân thủ
những quy định về hoạt nghiệm chữa cháy
động quản lý kho của kiểm soát Các chính sách và quy
1
doanh nghiệp và nhà nước trình thực hiện hoạt
động quản lý kho bãi
Luật an toàn lao động
Quan sát bộ phận quản lý Thử Cơ cấu tổ chức quy trình Hữu hiệu
kho bãi có hoạt động hữu nghiệm quản lý kho
2 hiệu không? kiểm soát Biên bản phân chia
nhiệm vụ cho từng khâu
xuất nhập kho
Quan sát quy trình bảo Thử Quy trình bảo quản hàng Hữu hiệu
quản sản phẩm và nguyên nghiệm tồn kho
3
vật liệu kiểm soát Biên bản kiểm kê hàng
hóa
Kiểm tra máy móc, thiết Thử Phiếu chứng kiến kiểm Hữu hiệu
bị có tại phân xưởng nghiệm cơ kê
4
bản Bảng khấu hao máy
móc, thiết bị
Kiểm tra các phần mềm Thử Bảng câu hỏi, phỏng vấn Hữu hiệu
5 quản lý kho mà công ty nghiệm cơ Phỏng vấn trực tiếp
đang áp dụng bản
Xem xét các chi phí lưu Thử Bảng chi phí dự toán ban Không
kho có phù hợp với dự nghiệm cơ đầu kinh tế
6
toán ban đầu đã đặt ra bản Kiểm tra chi phí thực tại
không? phát sinh

42
 Phỏng vấn Ban điều hành Thử Bảng câu hỏi Hiệu quả
cấp cao cùng với các nhân nghiệm Phiếu trả lời
7
viên việc thực hiện Kiểm kiểm soát Phỏng vấn trực tiếp
soát nội bộ quy trình
Kiểm tra hàng hóa có đảm Thử Phiếu xuất nhập kho Không hữu
bảo cho hoạt động bán nghiệm hàng hóa hiệu
8
hàng diễn ra liên tục kiểm soát Số lượng hàng còn tồn
trong kho
Bảng 3.2. 1: Thực hiện kiểm toán

3.3 Phát hiện và xử lý

Phát hiện 1: Chi phí lưu kho tại doanh nghiệp thực hiện không kinh tế

Hàng tồn trong kho lớn

Thực trạng
Người quản lý chưa thực hiện tốt việc kiểm soát kho hàng
Kiểm soát được lượng hàng hóa trong kho và năng lực của
Tiêu chuẩn
người quản lý kho
Phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như
điện, nước, nhân công
Hậu quả
Gây ra tốn diện tích và kinh phí bảo quản, gây thiệt hại về kinh
phí sản xuất
Do doanh nghiệp sản xuất quá nhiều sản phẩm, khiến cho thành
phẩm cuối cùng vượt quá đơn hàng của khách hàng hoặc sản
xuất khi chưa ước lượng được dung lượng thị trường
Nguyên nhân
Thiếu cân bằng sản xuất trên các dây chuyền khiến cho quá
trình sản xuất có nhiều nút thắt, không thể liên tục, tắc nghẽn
dẫn đến tích tụ hàng tồn trước hoặc sau các công đoạn
Cân đối các khâu trong doanh nghiệp: Mua hàng – Dự trữ – Sản
Kiến nghị xuất – Tiêu thụ
Cần nâng cao kỹ năng quản lý kho của người quản lý

43
Phát hiện 2: Hàng hóa cung cấp cho hoạt động bán hàng diễn ra không hữu hiệu

Thực trạng Do doanh nghiệp có xu hướng tích trữ hàng hóa

Kiểm soát được số lượng hàng hóa bán ra thị trường tránh việc
Tiêu chuẩn
tích trữ hàng hóa trong kho
Làm mất lòng khách hàng trung thành và khiến họ tìm mua sản
Hậu quả phẩm của công ty khác
Tăng chi phí lưu kho tại doanh nghiệp
Do doanh nghiệp chờ đợi các dịp đặc biệt để đưa hàng hóa ra
Nguyên nhân
ngoài thị trường nhằm mục đích tăng Doanh thu
Cần tính toán để đảm bảo số lượng hàng tồn kho đáp ứng đủ
Kiến nghị
nhu cầu thị trường, tránh sự gián đoạn trong việc cung ứng

3.4 Báo cáo kiểm toán

BÁO CÁO KIỂM TOÁN

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 4 năm 2023

Kính gửi Ông: Lê Hoành Minh

Giám đốc điều hành sản xuất

Bộ phận kiểm toán nội bộ xin được gửi đến bộ phận Quản lý kho về những phát hiện và
kiến nghị dựa trên kết quả thực hiện kiểm toán hoạt động bộ phận Quản lý kho (bao gồm
việc xem xét và phân tích hoạt động Quản lý kho) từ ngày 01/01/2021 đến ngày
31/12/2021

Thông tin cơ bản

Chức năng của bộ phận Quản lý kho là bảo quản và vận chuyển các sản phẩm cuối cùng
đến tay người tiêu dùng. Đồng thời còn có trách nhiệm nâng cao hiệu quả của dây chuyền

44
bảo quản sản phẩm nhằm đạt được mục tiêu sản lượng đề ra và đảm bảo giá trị cũng như
chất lượng của thành phẩm làm ra luôn tốt nhất.

Nhằm đảm bảo thúc đẩy một cách tích cực các hoạt động quản trị nhằm đảm bảo tính
kinh tế, tính hiệu quả và tính hiệu lực, đồng thời góp phần tăng cường trách nhiệm giải
trình và tính minh bạch. Ban Giám đốc công ty mong muốn bộ phận Kiểm toán nội bộ
tiến hành thực hiện kiểm toán hoạt động đối với bộ phận Quản lý kho nhằm để cải tiến,
nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp.

Mục tiêu phạm vi

Mục tiêu cụ thể của cuộc kiểm toán:

- Đánh giá 3 khía cạnh về sự hữu hiệu, tính hiệu quả và tính kinh tế của hoạt động
Sản xuất.
- Đề xuất các kiến nghị để cải tiến, nâng cao chất lượng quản lý kho

Phạm vi của cuộc kiểm toán

- Phạm vi của cuộc kiểm toán được giới hạn trong niên độ kế toán 2021.
- Thời kỳ đánh giá và phân tích là từ 1/1/2021 đến 31/12/2021

Nội dung và phương pháp kiểm toán

Chúng tôi đã tiến hành các công việc sau:

- Phỏng vấn Ban Giám đốc các cấp và các nhân viên, đặc biệt là Trưởng kho và
nhân viên thuộc bộ phận Kho về việc thực hiện quy trình Kiểm soát nội bộ trong
doanh nghiệp.
- Xem xét hoạt động Quản lý kho tại phân xưởng
- Đánh giá hoạt động Quản lý kho trên các phương diện về tính kinh tế, tính hiệu
quả và sự hữu hiệu.
- Phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp cải thiện quy định và hoạt động
Quản lý kho.

45
Tóm tắt các phát hiện kiểm toán và kiến nghị

Trên cơ sở phân tích thực trạng, hậu quả và xác định nguyên nhân. Tóm tắt những phát
hiện và kiển nghị của chúng tôi được đưa ra dưới đây.

Phát hiện 1: Chi phí lưu kho tại doanh nghiệp thực hiện không kinh tế

Người quản lý chưa thực hiện tốt việc kiểm soát hàng tồn kho nên dẫn đến hàng hóa bị
tồn động trong kho lớn làm tăng chi phí lưu kho. Nguyên nhân do doanh nghiệp sản xuất
quá nhiều sản phẩm, khiến cho thành phẩm cuối cùng vượt quá đơn hàng của khách hàng
hoặc sản xuất khi chưa ước lượng được dung lượng thị trường. Thiếu cân bằng sản xuất
trên các dây chuyền khiến cho quá trình sản xuất có nhiều nút thắt, không thể liên tục, tắc
nghẽn dẫn đến tích tụ hàng tồn trước hoặc sau các công đoạn. Chúng tôi đề ra kiến nghị
là cần cân đối các khâu trong doanh nghiệp như: Mua hàng – Dự trữ – Sản xuất – Tiêu
thụ. Ngoài ra cần nâng cao kỹ năng quản lý kho cho người quản lý để họ nắm rõ cấu trúc
kho, vị trí sắp xếp hàng hóa, tình trạng kho hàng,… để lập kế hoạch mua hàng chính xác,
đảm bảo chất lượng hàng trong kho, giảm thiểu số lượng hàng tồn và tiết kiệm diện tích
kho.

Phát hiện 2: Hàng hóa cung cấp cho hoạt động bán hàng diễn ra không hữu hiệu

Doanh nghiệp có xu hướng tích trữ hàng hóa không chịu bán ra thị trường. Nguyên nhân
do doanh nghiệp chờ đợi các dịp đặc biệt để đưa hàng hóa ra ngoài thị trường nhằm mục
đích tăng Doanh thu cho doanh nghiệp. Chúng tôi đề ra kiến nghị là cần tính toán để đảm
bảo số lượng hàng tồn kho đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, tránh sự gián đoạn trong việc
cung ứng. Ngoài ra không nên tích trữ hàng hóa vì có thể gây ảnh hưởng xấu đến hình
ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Trân trọng!

Giám đốc bộ phận kiểm toán nội bộ

46
3.5 Kết luận
Kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục, giảm
các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao
hơn. Sau khi kiểm toán hoạt động được thực hiện tại các lĩnh vực đã giúp cho doanh
nghiệp cải thiện được rất nhiều vấn đề đang xảy ra tại đây. Khắc phục các lỗ hỏng trong
quá trình thực hiện chiến lược, các biện pháp kinh tế cũng như về chiến lược Quản lý
kho. Một doanh nghiệp dù có hoàn hảo đến đâu cũng sẽ xảy ra những sai sót. Qua đó,
khẳng định được tầm quan trọng và thiết yếu của kiểm toán hoạt động với doanh nghiệp

47
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
https://www.studocu.com/vn/document/truong-dai-hoc-thuong-mai/quan-tri-chuoi-cung-
ung/cong-tac-quan-ly-hang-ton-kho-tai-cong-ty-vinamilk/26122859

http://www.sam.edu.vn/quan-ly-kho-la-gi-cong-viec-cua-nhan-vien-quan-ly-kho

https://simerp.io/blog/ky-nang-quan-ly-kho-hang/

https://luatduonggia.vn/kiem-toan-hoat-dong-la-gi-y-nghia-va-cac-phuong-phap-kiem-
toan-hoat-dong/#:~:text=C%C4%83n%20c%E1%BB%A9%20ph%C3%A1p%20l
%C3%BD%3A%20%C4%90i%E1%BB%81u,%C4%91%C6%A1n%20v%E1%BB%8B
%20%C4%91%C6%B0%E1%BB%A3c%20ki%E1%BB%83m%20to%C3%A1n.

https://luatduonggia.vn/kiem-toan-hoat-dong-la-gi-y-nghia-va-cac-phuong-phap-kiem-
toan-hoat-dong/

https://hocketoan.com.vn/kiem-toan-hoat-dong/

https://asp.misa.vn/tt/kien-thuc/kiem-toan-hoat-dong/

http://eldata2.neu.topica.vn/TXKTKI03/PDF%20slide/
TXKTKI03_Bai2_v1.0015105212.pdf

https://optimoroute.com/warehouse-audit-guide/#:~:text=A%20warehouse%20audit
%20is%20an,counted%2C%20and%20operations%20run%20smoothly.

https://www.shiprocket.in/blog/warehouse-audit/

http://eldata11.topica.edu.vn/HocLieu/v1.0/ACC509/Giao%20trinh/08_ACC509_Bai
%206_v1.0011105225.pdf

https://salework.net/he-lo-hoat-dong-quan-ly-hang-ton-kho-cua-vinamilk/

https://www.sbiz.vn/en/blog/customer-stories-5/case-study-mo-hinh-quan-ly-kho-thong-
minh-au-tien-va-lon-nhat-tai-viet-nam-cua-vinamilk-94

48
http://suathanhlong.com/vinamilk-lich-su-hinh-thanh-va-phat-trien.html#:~:text=N
%C4%83m%201976%2C%20l%C3%BAc%20m%E1%BB%9Bi%20th%C3%A0nh,v
%C3%A0%20Dielac%20(thu%E1%BB%99c%20Nestle)

https://tieudung.kinhtedothi.vn/doanh-nghiep/quan-tri-doanh-nghiep-tai-vinamilk---hanh-
trinh-1-thap-ky-tiem-can-tieu-chuan-quoc-te-55878.html

https://www.sbiz.vn/en/blog/customer-stories-5/case-study-mo-hinh-quan-ly-kho-thong-
minh-au-tien-va-lon-nhat-tai-viet-nam-cua-vinamilk-94

https://salework.net/he-lo-hoat-dong-quan-ly-hang-ton-kho-cua-vinamilk/

https://nhanh.vn/lam-the-nao-de-quan-ly-kho-hieu-qua-cong-viec-cua-nguoi-quan-ly-
kho-la-gi-n65248.html

https://www.topcv.vn/quy-trinh-quan-ly-kho-can-biet

https://hoaianz.com/bo-phan-kho.html

https://itgtechnology.vn/quy-trinh-quan-ly-kho/

https://itgtechnology.vn/nguyen-nhan-lang-phi-ton-kho-va-phuong-phap-giai-quyet/

49