KỊCH BẢN ĐÀM PHÁN

Bên A: Công ty T&T Việt Nam - Bên Xuất khẩu gạo (VN).
Bên B: Công ty 4P Group Hoa Kỳ - Bên Nhập khẩu gạo (HK).
Nội dung đàm phán: Thoả thuận về địa điểm nhập hàng.
Thành viên đoàn đàm phán:
Nhân viên Nhân viên Nhân viên Phiên dịch
Trưởng đoàn
thương mại pháp lý kỹ thuật viên
Bà Nguyễn
Bà Trần Thị Vũ Tùng
Bà Nguyễn
Thu Thảo Bà Đinh Lâm
Thị Thu
Chuyên Thảo Hoa Chuyên viên Bà Vũ Thị
Bên A: T&T Trang
viên cao cấp Trưởng ban cao cấp Hiền Thu
Giám đốc
phòng pháp lý phòng Kỹ
công ty
Thương mại thuật - Đầu
tư
Mrs Hoa
Mrs
Phạm
Mrs Katherin Mrs Jenny
Chuyên viên
Jennifer Thuý Phương
Bên B: 4P cao cấp Mrs Quỳnh
Hiên Chuyên viên Trưởng
Group phòng Kỹ Tạ
Giám đốc cao cấp phòng Pháp
thuật - Kiểm
công ty phòng lý
định chất
Thương mại
lượng
Địa điểm đàm phán: Phòng Hội thảo - Công ty T&T tại Việt Nam.

Bối cảnh: Hai bên đã thoả thuận thông qua hình thức thư và điện thoại, và đã nhất trí về
loại hàng hoá, số lượng bên B nhập của bên A, giá cả, hình thức vận chuyển (đường biển)
… Điểm còn chưa thống nhất cuối cùng là địa điểm nhập hàng. Bên A muốn xuất hàng
hoá từ cảng Chùa Vẽ () do chi phí vận chuyển từ cảng Chùa Vẽ sang cảng Los Angeles là
chấp nhận được Hải Phòng) sang cảng Los Angeles (bang Califorrnia. Bên B muốn hàng
hoá được nhập vào cảng Seattle (bang Washington) do tiện về địa điểm công ty gần đó, sẽ
giảm chi phí vận chuyển từ cảng Los Angeles sang cảng Seattle. Cuộc đàm phán (gặp mặt
trực tiếp lần này) có nội dung thống nhất địa điểm bên A đưa hàng sang bên B nhận.
Trong lần sang Việt Nam này, đoàn đàm phán của bên B sang với hi vọng thoả thuận xong
về địa điểm nhận hàng và ký kết hợp đồng.

Phần một. MỞ ĐẦU ĐÀM PHÁN

 Đoàn đàm phán HK gồm năm người bước vào văn phòng hội thảo. Công ty T&T bố
trí hai nhân viên tiếp đón và đưa đoàn từ ngoài cổng vào phòng hội thảo. Bên trong phòng
hội thảo, công ty T&T đã bố trí bàn làm việc, nước và tài liệu cho buổi đàm phán.
Đoàn T&T gồm có Trưởng đoàn, Phiên dịch viên và Nhân viên pháp lý thay mặt cho
đoàn bên A đứng sẵn chờ, với tư cách là chủ nhà. Hai đoàn bắt tay chào hỏi. Công ty T&T
bố trí sẵn nhân viên chụp ảnh cảnh gặp mặt.
Các thành viên trong đoàn đàm phán luôn phải thường trực vẻ thân mật, tươi cười
nhưng không kém phần nghiêm trang.
Trang - Chuyến bay của các vị thế nào? Các vị có gặp phải trục trặc gì trên
quãng đường đi không?
Hiên - Chuyến bay của chúng tôi không gặp phải vấn đề gì trục trặc. Sự phục
vụ hàng không của Vietnam Airline trên máy bay thật chu đáo và chất
lượng.
Trang - Vậy là tốt rồi. Chào mừng các vị đến với Việt Nam. Xin mời các vị vào
phòng Hội thảo.Bọn tớ nghĩ lúc đầu bọn tớ đến thì ngồi vào chỗ luôn rồi
bên T&T mới hỏi han. Sau khi nói xong sẽ bảo bắt đầu làm việc (bàn bạc
ý). Thế nên mình sẽ đổi phần giới thiệu tên lên trước vì k thể đứng để nói
được->làm giống như đợt trước làm ý
Hai đoàn đàm phán và được nhân viên do T&T đưa vào chỗ ngồi đã được bố trí.
Sau khi hai đoàn ổn định chỗ ngồi. Phần mở đầu đàm phán bắt đầu. Nhân viên lễ tân
được bố trí rót nước uống cho các thành viên trong đoàn đám phán. Một nhân viên rót
nước cho đoàn bên A, một nhân viên rót nước cho đoàn bên B. Cần có sự thống nhất về
cốc, chai nước. Sau khi rót nước, nên là để một chai nước cho mỗi người.
- Xin tự giới thiệu, tôi là Nguyễn Thị Thu Trang, giám đốc công ty T&T
Trang Việt Nam, đồng thời là Trưởng đoàn đàm phán. Tôi xin được gửi các vị
danh thiếp của mình.
Hiền Thu phiên dịch. Sau khi Thu phiên dịch xong, Trang đưa danh thiếp cho năm
người trong đoàn đàm phán của đối tác. Khi Trang giới thiệu đến ai, người đó đứng dậy và
chào xã giao.
Trang - Xin giới thiệu thành viên trong đoàn đàm phán của tôi. Ngồi gần tôi
đây là bà Đinh Thảo Hoa - Trưởng ban Pháp lý, một người am hiểu luật
và sẽ giúp chúng ta trong việc soạn thảo hợp đồng. Bà Trần Thị Thu
Thảo - Chuyên viên cao cấp phòng Thương mại, một người có tài hoạch
định. Bà Nguyễn Vũ Tùng Lâm - Chuyên viên cao cấp phòng Kỹ thuật và
Đầu tư, người rất giỏi chuyên môn trong lĩnh vực nghiên cứu và kiểm
định chất lượng hàng nông sản. Cuối cùng và không kém phần quan
trọng, là Phiên dịch đầy kinh nghiệm của chúng tôi, bà Vũ Thị Hiền Thu.
Hiên - Xin cảm ơn các vị. Tôi xin được tự giới thiệu. Tôi là Jennifer Hiên, hiện
là giám đốc công ty 4P Group tại Hoa Kỳ. Tôi là Trưởng đoàn đàm phán
và là người có thẩm quyền đưa ra quyết định. Đây là danh thiếp của tôi.
 Hiên đưa danh thiếp cho các thành viên trong đoàn T&T. Quỳnh dịch lời của Hiên.
Khi Hiên giới thiệu đến ai, người đó cũng phải cúi đầu chào, mỉm cười.
Hiên - Đây là các thành viên trong đoàn của chúng tôi. Đây là bà Jenny
Phương - Trưởng phòng Pháp lý, rất am hiểu luật pháp và tập quán kinh
doanh của người Mỹ và người Việt. Bà Katherin Thuý - Chuyên viên cao
cấp phòng Thương mại, người có kinh nghiệm lâu năm trong việc hợp
tác kinh doanh với các công ty của Việt Nam. Bà Hoa Phạm - Chuyên
viên cao cấp phòng Kỹ thuật và Kiểm định chất lượng, một Việt kiều đã
có nhiều năm nghiên cứu trong lĩnh vực hoá sinh và công nghệ lương
thực, thực phẩm. Và người quan trọng trong đoàn, phiên dịch viên
Quỳnh Nguyễn.
Trang - Cảm ơn sự quan tâm của các vị. Chúng tôi hi vọng là cuộc đàm phán
ngày hôm nay của chúng ta sẽ thành công như mong đợi. Chỉ cần thống
nhất vấn đề ngày hôm nay, chúng ta có thể đi đến sự thoả thuận cuối
cùng và ký kết hợp đồng.
Hiên - Chúng tôi cũng vậy. Bản thân tôi cũng nghĩ rằng buổi đàm phán hôm
nay sẽ thành công và mang lại kết quả tốt đẹp cho cả 2 bên chúng ta.
Trang - Sau đây, xin mời bà Trần Thị Thu Thảo, giới thiệu chương trình nghị sự
của cuộc đàm phán ngày hôm nay. Xin mời bà Thảo.
Hai bên bắt đầu mở tài liệu.
Thảo - Sau đây tôi xin được giới thiệu chương trình nghị sự. Như tài liệu
chúng tôi đã gửi, ở các lần đàm phán trước đây qua thư điện tử và điện
thoại, chúng ta đã đi đến các thống nhất về loại gạo mà chúng tôi sẽ xuất
sang bên các vị, gồm có chất lượng gạo, các thông số kỹ thuật, bao bì,
hình thức bảo quản, số lượng và giá cả. Về mặt cơ bản, các nội dung
chính đã được thống nhất. Tuy nhiên, trong lần đàm phán qua điện thoại
tuần trước, chúng ta đã không nhất trí được địa điểm mà bên các vị sẽ
nhận hàng mà chúng tôi xuất sang. Hôm nay, chúng ta sẽ tiếp tục đàm
phán về vấn đề này, và hi vọng sẽ đi đến sự nhất trí.
Tớ nghĩ với Việt Nam và Mỹ chắc k đàm phán qua điện thoại đâu nhỉ?Vì
bất đồng ngôn ngữ, có khi thông qua giấy tờ hoặc đã từng gặp mặt trực
tiếp rồi vì đây là cuộc làm ăn lớn.
Thu dịch.

Phần hai. ĐÀM PHÁN

Thảo - Như thông tin qua điện thoại, bên chúng tôi sẽ xuất hàng hoá từ cảng
Chùa Vẽ thuộc tỉnh Hải Phòng sang cảng Los Angeles thuộc bang
California, do quá trình, phương tiện và chi phí vận chuyển mà chúng tôi
chi trả hoàn toàn. Tuy nhiên, bên quý vị có thông tin bày tỏ mong muốn
được nhận hàng hoá tại địa điểm cuối cùng là cảng Seattle thuộc bang
 Washington, do một vài lý do. Bên chúng tôi có tính toán là nếu hàng
hoá được nhập vào cảng Seattle thì chi phí tổ chức và vận chuyển mà
bên A chúng tôi chịu sẽ quá lớn, vượt quá khả năng chi trả của mình.Vì
vậy, chúng ta cần có sự nhất trí về địa điểm giao nhận hàng hoá này.
Thuý - Vâng. Chúng tôi đã nhận được tài liệu bên các vị gửi. Bên chúng tôi
cũng đã có trao đổi nội bộ và đưa ra quyết định là chi phí phát sinh do
thay đổi địa điểm giao nhận hàng của bên các vị sẽ được công ty chúng
tôi hỗ trợ một phần. Đề nghị của chúng tôi là 30-70, bên chúng tôi chịu
30% chi phí, bên các vị chịu 70%.
Lúc đầu là bên công ty cậu nhập ở cảng Los Angeles là các cậu chịu
100% chi phí, bây giờ công ty tớ muốn các cầu nhập ở cảng Seattle thì
công ty tớ chỉ hỗ trợ 40% chi phí và các cậu chịu 60% chi phí chứ. Sao
bọn tớ lại chịu 60% được đáng lẽ là bọn tớ k phải chịu tí chi phí nào ý.
Như thế ở phía dưới sẽ k hợp lý lắm nên tớ nhé (chỗ màu đỏ ý)
Trang có chút thảo luận với Thảo và Hoa.
Thảo - Thông tin của bên các vị gửi cho thấy rằng, chi phí chênh lệch giữa
việc vận chuyển từ Việt Nam sang hai cảng biển của Hoa Kỳ vào khoảng
950 $/tấn hàng. Tuy nhiên, theo thông tin chúng tôi được cung cấp từ
phía phòng Thương mại, chi phí vận chuyển do thay đổi địa điểm nhận
hàng đã được chúng tôi tính toán mức chênh lệch vào khoảng 1.250
$/tấn, bao gồm chi phí vận chuyển và các thủ tục liên quan. Nếu để vận
chuyển sang cảng Seattle, chúng tôi chỉ có thể chịu được 60% chi phí
phát sinh do vận chuyển. Do đó, chúng tôi đề nghị tỷ lệ là 40-60. Các vị
chịu 40% tổng chi phí chênh lệch khi vận chuyển hàng đến cảng Seattle
thay vì cảng Los Angeles.
Hiên có thảo luận với Thuý và Phương.
Phươn - Chúng tôi có tìm hiểu thông tin liên quan. Việc nhập hàng hoá vào cảng
g Seattle sẽ được chiết khấu giá trị khoảng 5%/tấn hàng cùng với các ưu
đãi cho doanh nghiệp xuất khẩu do chính sách phát triển kinh tế của
bang Washington. Nghĩa là bao gồm cả chi phí cho các thủ tục hải quan,
tổng chi phí chênh lệch do thay đổi địa điểm giao nhận hàng là 1.000
$/tấn hàng. Chúng tôi nghĩ mức tỷ lệ 30-70 là hợp lý.
Hoa - Với mức giá thực khi nhập hàng vào cảng Seattle là 1.000 $/tấn hàng,
chúng tôi chỉ có thể chịu được mức tỷ lệ không quá 65% chi phí. Nhưng
nếu bên các vị lo được thủ tục hải quan, thì chi phí vận chuyển sẽ giảm
xuống còn khoảng 975 $/tấn hàng. Với phương án này, chúng tôi có thể
chịu được tỷ lệ chi phí 35-65. Chúng tôi nghĩ đây là mức hợp lý.
Hai bên đều có thảo luận của mình. Sau một hồi hai bên đều đưa ra quyết định của
mình.
Phươn - Bên chúng tôi có nhất trí là sẽ lo thủ tục hải quan, và mức tỷ lệ chịu chi
g phí 35-65 là chấp nhận được. Bên chúng tôi đồng ý với phương án này.
 Hoa - Vâng. Với phương án này, các công việc pháp lý lúc xuất hàng từ cảng
Chùa Vẽ, Việt Nam chúng tôi sẽ chịu trách nhiệm. Công việc từ khi hàng
nhập vào cảng Seattle sẽ do các vị quản lý. Trong quá trình vận chuyển
và bảo quản hàng hoá trên đường đi, chi phí sẽ được bên quý vị chịu
35%, bên chúng tôi sẽ chịu 65%.
Phươn
- Chúng tôi đồng ý với phương án đó.
g
Trang và Hiên đưa ra sự nhất trí cuối cùng.
Trang - Vậy là các công việc thoả thuận đã xong. Các điều khoản đã được thoả
thuận được bên chúng tôi soạn thảo, đưa vào hoàn tất hợp đồng.
Hiên - Như đã thoả thuận, bên quý vị sẽ soạn thảo hợp đồng. Và theo kế
hoạch, chúng ta sẽ ký kết vào thời gian như đã thoả thuận.
Trang - Chúng tôi đồng ý.

Phần ba. KẾT THÚC ĐÀM PHÁN

Đàm phán thành công.

Trong quá trình Phương và Hoa ngoài soạn thảo hợp đồng ngay và luôn, bên trong
phòng hội thảo tổ chức nghỉ ngơi, giải trí trong lúc chờ: Bố trí Nguyễn Ngọc lên hát một
bài về Việt Nam, coi như là giới thiệu đến bạn bè quốc tế. Hoặc bất kỳ một hình thức nào
đó.
Sau khi nghỉ ngơi, giải trí, hai bên quay trở lại làm việc.
Hai bên ký kết hợp đồng. Hoa đưa ra bản hợp đồng. Hai bên xem xét cẩn thận.
Do không còn vấn đề gì cần trao đổi thêm nên Trưởng đoàn đàm phán của hai đoàn
ký kết. Nhân viên lễ tân được bố trí sẵn sẽ đưa hợp đồng cho cả hai bên ký (có hai hợp
đồng và hai bên đều phải ký vào ---> giống như trên tivi). Hai bên sau khi ký kết trao đổi
hợp đồng cho nhau, bắt tay, chụp ảnh lưu niệm.
Trang - Hi vọng mối quan hệ của chúng ta được duy trì và phát triển.
Hiên - Tôi cũng vậy.
- HẾT -