15th - Ch7-Chu Trình Chi Phí

AIS- 13th Marshall B.
Romney & Paul John

Company Steinbart : chapter 13
LOGO
Chu trình chi phí
Nguyễn Bích Liên

Mục tiêu
Chu trình chi phí
Hiểu các hoạt động kinh doanh cơ bản và hoạt

động xử lý thông tin để hỗ trợ các hoạt động
kinh doanh
Có thể thảo luận các quyết định chính yếu và

xácđịnh các thông tin cần thiết cho việc ra
quyết định
Có thể xác định các mối nguy cơ trong chu

trình và đánh giá sự đầy đủ của các thủ tục
kiểm soát để kiểm soát các nguy cơ này
2 Nguyễn Bích Liên

Nội dung
Chu trình chi phí
Giới thiệu tình huống & 1 số khái niệm
Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản trong

chu trình
Các quyết định và yêu cầu thông tin cho việc

ra quyết định
Các rủi ro và các kiểm soát cần thiết

Thuật ngữ
Chu trình chi phí
STT Thuật ngữ Trang Diễn giải

1 Blanket 389 Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn đặt hàng theo lô.
purchase
order/blanket
order
2 Bidding 384 Đấu thầu hoặc lựa chọn
3 Competitive 384 Qui trình đấu thầu
bidding
4 Debit memo 393 Bản điều chỉnh nợ phải trả.

Thuật ngữ
Chu trình chi phí
5 Disbursement 396 Bảng kê chứng từ thanh toán.
voucher
6 Economic 386 Số lượng đặt hàng tối ưu để tối thiểu hóa tổng
order chi phí đặt hàng (ordering costs), chi phí bảo
quantity quản (carrying costs) và chi phí thiếu hụt tồn
(EOQ) kho (stockout costs)
7 EDI- 381 Hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử. Là hệ
electronic thống sử dụng truyền thông được điện toán hóa
data và mã hóa theo định dạng chuẩn để chuyền/gửi
interchange theo hình thức điện từ các chứng từ kinh doanh
trong 1 hình thức có thể xử lý tự động bởi hệ
thống thông tin của người nhận

Thuật ngữ
Chu trình chi phí

8 Evaluated receipt 396 Cách thức ghi nhận nợ không sử
settlement dụng hóa đơn.
9 Imprest fund 401 Quỹ chi tiêu lặt vặt. Là 1 tài khoản
tiền với 2 đặc tính: (1) Tổng quỹ mỗi
kỳ được thiết lập trước theo 1 mức
giới hạn; (2) Mọi khoản chi tiền đều
cần có chứng từ chứng minh.

Thuật ngữ
Chu trình chi phí

10 Just – in - time 387 Hệ thống quản lý hàng tồn kho kịp
(JIT) inventory thời.
systems
11 kickback 392 Hoa hồng cho người đi mua . Là 1
khoản tiền hoặc quà mà nhà cung cấp
chuyển cho người mua hàng với mục
đích tạo ảnh hưởng tới quyết định lựa
chọn nhà cung cấp của người đi mua
hàng (người quyết định mua hàng)

Thuật ngữ
Chu trình chi phí

12 Materials 387 Lập kế hoạch yêu cầu nguồn lực. Là 1
requirements cách tiếp cận quản lý hàng tồn kho nhằm
planning giảm mức độ hàng tồn kho yêu cầu bằng
(MRP) cách gia tăng sự chính xác của kỹ thuật dự
báo để lập lịch trình (schedule) mua hàng
tốt hơn nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất
13 Nonvoucher 395 Hệ thống không sử dụng bảng kê
system chứng từ thanh toán.

Thuật ngữ
Chu trình chi phí

14 Purchase 388 Yêu cầu mua hàng. Là chứng từ trong nội
Requisition bộ
15 Purchase 389 Đơn Đặt hàng
Order
16 Procurement 398 Thẻ tín dụng để mua hàng theo ủy
card quyền. Là 1 thẻ thanh toán của công ty
đưa cho nhân viên để mua 1 số loại vật
dụng văn phòng với 1 số nhà cung cấp
được chỉ định trước.

Thuật ngữ
Chu trình chi phí

17 Reorder point 386 Điểm đặt hàng. Là số lượng tồn kho để tại
mức này hệ thống cần phải tiến hành đặt
hàng bổ sung nhằm đảm bảo mức độ dự
trữ tối thiểu an toàn cho các hoạt động của
DN.
18 Receiving 393 Phiếu nhập kho/báo cáo nhận hàng.
Report
19 RFID Radio- 420 Nhận dạng tần sóng vô tuyến
frequency Là kỹ thuật sử dụng các tín hiệu không dây
identification ( (wireless signals) để truyền tín hiệu giữa
các chíp điện tử (microchip). Những con
chíp này được gắn vào các nhãn, thẻ hoặc
thậm chí là vật thể sống để nhận diện dữ
liệu

Thuật ngữ
Chu trình chi phí

20 Vendor – 389 Chương trình quản lý hàng tồn kho theo
managed nhà cung cấp. Là 1 chương trình để nhà
inventory xản xuất và nhà cung cấp quản lý hàng tồn
program kho của khách hàng bằng cách sử dụng hệ
thống EDI. Nhà cung cấp sẽ truy cập hệ
thống POS (point of sale) của khách hàng
với mục đích giám sát hàng tồn kho và tự
động bổ sung hàng khi mức độ hàng tồn của
khách hàng rớt xuống 1 mức độ nào đó đã
đựa thỏa thuận trước (agree-upon levels)
21 Voucher 395 Bộ chứng từ thanh toán:
package

Thuật ngữ
Chu trình chi phí

22 Voucher 396 Hệ thống sử dụng bảng kê chứng từ thanh
system toán. Là phương pháp xử lý kế toán phải trả,
trong đó 1 disbursement voucher được lập
23

Chu trình chi phí- Tình huống
Chu trình chi phí
❖Giới thiệu tình huống:

• Công ty Alpha Omega Electronics sản xuất
nhiều loại thiết bị điện tử tiêu dùng giá trị vừa
phải như máy tính tay (calculators), đồng hồ
điện tử, radios, vật dụng nhà bếp
• Công ty không bán lẻ trực tiếp cho người tiêu
dùng mà bán hàng cho các nhà phân phối và
doanh nghiệp bán lẻ

Chu trình chi phí
Chu trình chi phí
Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Ví dụ tình huống tại Alpha

Omega Electronics

Khái niệm chu trình chi phí
Chu trình chi phí
Chu trình chi phí ❖Chu trình chi phí

❖Tập hợp các hoạt Có 4 hoạt động cơ
động kinh doanh và bản:
xử lý thông tin liên ▪ Đặt hàng
quan đến quá trình: ▪ Nhận hàng

▪ Chấp thuận hóa
▪ Mua hàng hóa và dịch
đơn
vụ
▪ Thanh toán
▪ Thanh toán

Mục tiêu chính của hoạt động trong
chu trình chi phí
Chu trình chi phí
❖Các quyết định cần thực hiện:

❖ Mục tiêu • Hàng: Loại hàng và số lượng cần
hoạt mua tối ưu
động: • Nhà cung cấp: Chọn lựa nào là tốt
Giảm thiểu nhất
chi phí mua
và chi phí • Tổ chức phối hợp hoạt động các
bảo quản bộ phận: để đạt mức giá tối ưu
hàng và dịch • Sử dụng CNTT thế nào: gia tăng
vụ
tính hữu hiệu và chính xác của các
BP liên quan
• Tối ưu dòng tiền: Chuẩn bị nguồn
lực và cách thức thanh toán
Mô tả hoạt động
Chu trình chi phí
Xử lý yêu cầu mua hàng
Nơi/ BP có nhu cầu BP mua hàng
• Xác định nhu cầu • Kiểm tra yêu cầu

• Gửi yêu cầu mua hàng tới • Tổng hợp nhu cầu
bộ phận mua hàng toàn DN
• YC mua hàng có thể xác định bởi kho hàng hoặc bất cứ
BP nào có nhu cầu
• Tại DN lớn, hệ thống KS hàng tồn kho tự động tạo ra yêu
cầu mua hàng khi hàng tồn dưới điểm dự trữ cần đặt
hàng
Mô tả hoạt động: Xử lý mua hàng
Chu trình chi phí
BP mua hàng Người bán

• Nhận, Kiểm tra & chấp
nhận yêu cầu
• Chọn người bán: Giá cả, • Xem xét, kiểm tra
chất lượng hàng, vấn đề đặt hàng
giao hàng • Trả lời chấp thuận
• Xét duyệt đặt hàng hay không đặt
• Gửi thông tin đặt hàng hàng mua hàng
cho người bán (purchase
order)
Thông báo các bộ phận liên

1. Ai nhận thông tin liên
quan về đặt hàng quan?
Mô tả Xử lý nhận hàng, nhập kho
Chu trình chi phí
BP nhận hàng Kho hàng/ yêu cầu
• Kiểm tra chủng loại, • Tham gia kiểm tra số

số lượng, chất lượng lượng, chất lượng
hàng nhận hàng nhận
• Chấp nhận việc giao • Nhập kho hàng nhận
hàng • Xác nhận th.tin nhập
• Ghi nhận th.tin nhận hàng
hàng • Gửi thông tin nhập
• Gửi th.tin nhận hàng kho cho các BP liện
cho các BP liên quan quan

Xử lý chấp nhận hóa đơn, ghi chép
công nợ phải trả
Chu trình chi phí
Kế toán phải trả
• Nhận hóa đơn bán hàng

• Đối chiếu kiểm tra chứng từ liên quan
• Chấp nhận nội dung hóa đơn bán
hàng
• Theo dõi phải trả người bán
1. BP kế toán phải trả cần kiểm tra. đối chiếu thông tin gì khi chấp nhận hóa đơn?
Tại sao? Mục đích đối chiếu là gì?

Mô tả Xử lý thanh toán tiền
Chu trình chi phí
Kế toán phải trả Giám đốc tài chính

• Xác định khoản
nợ đến hạn Duyệt đề
thanh toán Thủ quỹ / Ngân hàng nghị thanh
• Chuẩn bị hồ sơ toán
thanh toán và
chuyển duyệt • Chi theo hồ sơ
thanh toán thanh toán được
duyệt
• Thông báo thanh
toán cho kế toán
phải trả
chu trình chi phí- Sơ đồ khái quát
Chu trình chi phí
Yêu cầu SV đọc, hiểu DFD

Chu trình chi phí- DFD cấp 0
Chu trình chi phí
1. Chu trình chi phí luân

chuyển thông tin với
những chu trình hoạt động
nào? Hệ thống nào?
2. Có bao nhiêu hoạt động
xử lý trong chu trình chi
phí ?
3. Có bao nhiêu dòng thông
tin chính ?

Xử lý đặt hàng- DFD cấp 1
Chu trình chi phí
1. Có bao nhiêu hoạt động

xử lý trong xứ lý đặt hàng
?
2. Có bao nhiêu đối tượng
bên ngoài của toàn hệ
thống chu trình chi phí
3. Có bao nhiêu tượng bên
ngoài của riêng hệ thống
xử lý đặt hàng
4. Đầu vào/ra của mỗi xử lý
là gì?
5. Các dòng thông tin trong
hệ thống xử lý đặt hàng là
gì?

Xử lý đặt hàng
Chu trình chi phí
Ghí chú
Đầu vào ❖ “yêu cầu mua hàng“ –PR, được xác Các công cụ để tính/quản lý mức
(Từ các định dựa trên tính toán dự trữ hàng tối thiểu nhất có thể:
BP có • Điểm dự trữ bắt đầu cần bổ • Hệ thống: Lập kế hoạch yêu
nhu sung (reorder point) cầu nguồn lực - MRP
cầu) • Số lượng đặt hàng: EOQ • Hệ thống quản lý hàng tồn kho
❖ Các HT kiểm soát HTK lớn có thể tự kịp thời- JIT
động tạo PR khi hàng tồn dưới mức
dự trữ
Xử lý • Xem xét yêu cầu, tổng hợp nhu cầu • Hỗ trợ IT vào hệ thống đặt
của BP cần đặt hàng hàng: Chương trình quản lý
mua • Tìm kiếm người bán, lựa chọn người hàng tồn kho theo nhà cung
hàng bán cấp. (Vendor- managed
• Lập đặt hàng inventory program) p389
Xử lý • Xét duyệt đặt hàng • Đấu giá ngược (Reverse
của auctions) P390
quản lý • Pre-award audit P.390
MH
Kết quả • Đặt hàng gửi nhà cung cấp 25 Nguyễn Bích Liên
Xử lý đặt hàng – Công cụ xác định
Chu trình chi phí
yêu cầu
Material requirements Just in time inventory
planning (MRP) system (JIT)
• Chỉ mua hay sản xuất khi
• Dựa trên dự báo bán thực sự cần chứ không
hàng, lập kế hoạch sản dựa trên dự báo nhu cầu
xuất chi tiết cho 1 kỳ thời hoặc dự báo bán hàng.
gian (VD 3 tháng) -> xác • Phù hợp với (1) SP có
định lượng NVL cần thiết vòng đời, hoặc các SP
• Thường áp dụng cho sản không thể xác định trước
xuất hàng thiết yếu nhu cầu chính xác. (2) DN
có khả năng tăng tốc SX
nhưng lại ngưng SX nhanh
để tránh hàng tồn
Xử lý đặt hàng – Công cụ xác định
Chu trình chi phí
yêu cầu
Material requirements Just in time inventory
planning (MRP) system (JIT)
• việc giao nhận hàng

• Giao hàng khối lượng nhiều lần, mỗi lần với số
lớn tới kho /vị trí quản lý lượng nhỏ tới những vị trí
hàng ở kho trung tâm có nhu cầu (hơn là giao
tới khối lượng lớn tới
kho/ vị trí nhận hàng
trung tâm của DN)
• Cần nhiều vị trí nhận
hàng

Xử lý đặt hàng – Lựa chọn nhà cung
cấp, đặt hàng
Chu trình chi phí
❖Nhân tố cân nhắc lựa chọn:

• Giá
• Chất lượng hàng/dịch vụ
• Sự tin cậy trong giao hàng

Xử lý đặt hàng – các chứng từ đặt hàng
Chu trình chi phí
▪ Đơn Đặt hàng (Purchase order) Là chứng từ chính thức

yêu cầu nhà cung cấp để mua các mặt hàng cụ thể theo 1
mức giá được xác định trước. Khi nhà cung cấp chấp
nhận thì đặt hàng trở thành hợp đồng giữa 2 bên.
▪ Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn đặt hàng theo lô: (Blanket
Purchase order) Là 1 cam kết để mua những mặt hàng
cụ thể nào đó tại mức giá được xác định (designated
prices) từ 1 nhà cung cấp cụ thể cho 1 kỳ thời gian,
thường là 1 năm
• Mục đích : Thỏa thuận đặc biêt với 1 nhà cung cấp
quan trọng cho 1 kỳ thời gian
• Câu hỏi
– Đặc điểm Blanket PO khác thế nào với PO?
– Nội dung cơ bản của chứng từ Blanket PO?
Xử lý đặt hàng
Chu trình chi phí
❖ Sinh viên đọc và tìm hiểu thêm các kỹ thuật

• EDI dùng trong xử lý đặt hàng . P 389
• Chương trình quản lý hàng tồn kho theo nhà cung
cấp. (Vendor- managed inventory program) p389
• Đấu giá ngược (Reverse auctions) P390
• Pre-award audit P.390
• Nhận dạng tần sóng vô tuyến (RFID) p 388: Radio-
frequency identification (RFID) is a concept that was
initially patented in the 1970s, but the technology to enable
it was much too expensive to allow for commercial
developments. RFID is the use of wireless signals to
transfer data between microchips. The chips can be
inserted in tags, cards, or even
30 living beings. Nguyễn Bích Liên
Xử lý nhận hàng- DFD cấp 1
Chu trình chi phí
1. Có bao nhiêu hoạt

động xử lý trong xứ lý
nhận hàng ?
2. Có bao nhiêu đối
tượng bên ngoài của
toàn hệ thống chu trình
chi phí
3. Có bao nhiêu tượng
bên ngoài của riêng hệ
thống xử lý nhận hàng
4. Đầu vào/ra của mỗi
xử lý là gì?
5. Các dòng thông tin
trong hệ thống xử lý
nhận hàng là gì?
Xử lý nhận hàng
Chu trình chi phí
Ghí chú
Đầu ❖ PO “Đặt hàng)
vào ❖ Hàng hóa và chứng từ gửi hàng
(packing slip)
Xử lý • Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng Ứng dụng IT vào nhận
của BP nhận hàng
nhận • Chấp nhận việc giao hàng • Nhận dạng tần sóng vô
hàng • Ghi nhận th.tin nhận hàng tuyến (RFID)
• Gửi th.tin nhận hàng cho các BP liên • Hệ thống chuyển giao
quan dữ liệu điện tử và kỹ
Xử lý • Tham gia kiểm tra số lượng, chất thuật vệ tinh (EDI and
của lượng hàng nhận satellite technology)
Kho • Nhập kho hàng nhận
hàng/ • Xác nhận th.tin nhận hàng, nhập kho
nơi yêu • Gửi th.tin nhận hàng cho các BP liên
cầu quan
Kết quả • Phiếu nhập kho gửi kế toán phải trả
Xử lý nhận hàng -
Chu trình chi phí
❖Ứng dụng IT vào xử lý nhận hàng
• Nhận dạng tần sóng vô tuyến (RFID)

• Hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử và
kỹ thuật vệ tinh (EDI and satellite technology)
giúp DN nhận DL gửi hàng kịp thời. Ngoài ra, nhờ
kết nối dữ liệu của xe vận chuyển (are equipted with
data terminals) của công ty vận chuyển và vệ tinh
nên DN mua có thể theo dõi việc vận chuyển hàng

Xử lý chấp nhận hóa đơn,
Chu trình chi phí
theo dõi công nợ phải trả
Ghi chú
Đầu • Đặt hàng (chứng từ PO; Dữ liệu lưu trữ) • IT hỗ trợ thu thập/quản lý
vào • Phiếu nhập kho (RR) DL các hoạt động nhỏ,
• Hóa đơn (Invoice) mua VPP: Procurement
Xử lý • Đối chiếu kiểm tra chứng từ liên quan card hoặc
(Đơn đặt hàng. Phiếu nhập kho, hóa đơn • IT hỗ trợ chuyển giao
của người bán). Bộ chứng từ mua hàng hóa đơn EDI
này gọi là Bộ chứng từ thanh toán • Sử dụng HT loại trừ HĐ:
(voucher package) evaluated receipt
• Theo dõi phải trả người bán settlement -ERS
• Cập nhật hệ thống kế toán tổng hợp và • Có 2 hệ thống theo dõi
báo cáo công nợ phải:
nonvoucher systems VS
Voucher systems
Đầu • Bộ chứng từ thanh toán (voucher
ra package)
1. Đối chiếu tại BP kế toán phải trả nhằm Mục đích đối chiếu là gì? Cần kiểm tra.
đối chiếu thông tin gì khi chấp nhận34hóa đơn? Tại sao? Nguyễn Bích Liên
Xử lý chấp nhận hóa đơn &
theo dõi nợ phải trả- Chứng từ
Chu trình chi phí
❖ Bộ chứng từ thanh toán (voucher package) Là bộ chứng

từ mua hàng gồm Đơn đặt hàng. Phiếu nhập kho, hóa
đơn của người bán. Nó là bộ chứng từ được sử dụng để
ủy quyền thanh toán cho nhà cung cấp.
❖ Bảng kê chứng từ thanh toán (disbursement voucher).

Là chứng từ xác định nhà cung cấp, các hóa đơn chưa
thanh toán (outstanding invoices) và số tiền thực sự phải
trả (net amount) sau khi trừ các khoản chiết khấu hoặc
giảm trừ được hưởng. Bản chất DV như một bảng kế
hoạch và theo dõi kế hoạch thanh toán các hóa đơn để
đảm bảo đạt chiết khấu thanh toán như đã xác định trên
hóa đơn

Theo dõi nợ phải trả- Các phương pháp
Chu trình chi phí
Nonvoucher systems Voucher systems
❖Phân loại các Hóa ❖Phân loại Các hóa đơn

đơn được chấp được chấp thuận theo
thuận theo từng ngày dự định thanh
người bán. toán
❖ghi vào sổ chi tiết ❖Lập Bảng kê chứng từ
phải trả người bán thanh toán
(disbursement
voucher) cho các hóa
đơn được chấp thuận
❖Ghi sổ chi tiết phải trả
So sánh Các phương pháp theo dõi công nợ
Chu trình chi phí
Nonvoucher system Voucher system

Nhấn mạnh tới theo dõi theo từng Nhấn mạnh tới kế hoạch thời
nhà cung cấp gian thanh toán (cho từng nhà
cung cấp)
❖Ưu điểm voucher systems vs nonvoucher

system
❖ Giảm bớt số ❖ Truy vết quá ❖ Kiểm soát tốt
lượng SÉC được trình thanh toán dòng tiền
lập: 1 D.V có thể dễ dàng: Do
lập 1 hoặc nhiều D.V là chứng
HĐ/nhà cung cấp từ nội bộ nên
có thể đánh số
trước.
IT hỗ trợ phát hành hóa đơn và theo dõi
công nợ
Chu trình chi phí
❖CHUYỂN GIAO VÀ XỬ LÝ HÓA ĐƠN TỰ ĐỘNG
• Nhà cung cấp lập và chuyển hóa đơn qua EDI

• HT của DN mua có thể tự động đối chiếu hóa đơn
với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho
• Những hóa đơn nào bị hệ thống xác định đối chiếu
không khớp thì được xem xét và xử lý bằng tay

IT hỗ trợ theo dõi công nợ
Chu trình chi phí
❖KHÔNG DÙNG HÓA ĐƠN: Tiếp cận ERS

(evaluated receipt settlement).
❖Nguyên lý: DN mua tự động đối chiếu 2 chiều –

Đặt hàng và nhận hàng thực tế

IT hỗ trợ theo dõi công nợ
Chu trình chi phí
KHÔNG
DÙNG
HÓA
ĐƠN:

IT hỗ trợ phát hành hóa đơn và theo
dõi công nợ
Chu trình chi phí
❖ KIỂM SOÁT MUA VẬT DỤNG VĂN PHÒNG
• Thiết lập ngân sách mua vật dụng văn phòng

• Xác định những nhà cung cấp chỉ định và các
loại vật dụng văn phòng mua tại các nhà cung
cấp chỉ định
• Sử dụng “Thẻ tín dụng để mua hàng theo ủy
quyền” (Procurement card).
• Kết nối thanh toán từ “Thẻ tín dụng để mua
hàng theo ủy quyền” với tài khoản “vật dụng
văn phòng” (office supplies account)

Xử lý thanh toán tiền
Chu trình chi phí
Ghi chú
Đầu vào DL đến hạn thanh toán:
Disbusement voucher, Voucher
package , DL lưu trữ
Xử lý Duyệt Thanh toán IT hỗ trợ thanh toán
Thanh toán: Tiền, SÉC, TT điện tử
Kết quả

Chi tiền - các phương thức thanh toán
Chu trình chi ph1i
Thanh toán điện tử - Hình thức EFT (electronic

funds transfer)

Chi tiền - các phương thức thanh toán
Chu trình chi phí
Thanh toán điện tử - Hình thức FEDI (financial

electronic data interchange)

Kiểm soát chu trình chi phí
Chu trình chi phí
Mục tiêu
❖ Kiểm soát đạt mục tiêu thông tin tin cậy
• Nguồn dữ liệu và Ghi chép xử lý nghiệp vụ kinh tế
• Kiểm soát việc sử dụng và công bố thông tin
❖ Kiểm soát đạt mục tiêu hoạt động
• An toàn tài sản, thông tin
• Đảm bảo các ngh.vụ được ủy quyền đúng
• Cung cấp th.tin hữu ích để giúp hoạt động KD được
thực hiện hiệu năng và hiệu quả
❖ Kiểm soát đạt mục tiêu tuân thủ

Kiểm soát các vấn đề chung của chu
trình chi phí (bảng 13-2, P 384)
Chu trình chi phí
p410 Rủi ro Kiểm soát

1 Tập tin chính không • Kiểm soát toàn vẹn xử lý dữ liệu
chính xác hoặc • Giới hạn truy cập tới tập tin chính
không hợp lệ • Đánh giá tất cả các thay đổi trên
tập tin chính
2 Công bố không được • Kiểm soát truy cập
phép các thông tin • Mã hóa dữ liệu
nhạy cảm
3 Bị mất hoặc bị phá • Lưu trữ dự phòng và các thủ tục
hủy dữ liệu kế hoạch dự phòng (disaster
recovery procedures)
4 Kết quả hoạt động • Sử dụng hệ thống báo cáo quản
không tốt trị

Kiểm soát xử lý đặt hàng
Chu trình chi phí
p410 Đe dọa Kiểm soát

5 Đăt hàng Thiếu hoặc • Sử dụng hệ thống kê khai thường
thừa hàng so nhu xuyên
cầu • Sử dụng Bar coding hoặc RFID
• Kiểm kê kho định kỳ
6 Mua các mặt hàng • Sử dụng hệ thống kê khai thường
không cần thiết xuyên
• Đánh giá và xét duyệt yêu cầu
mua hàng
• Sử dụng việc mua hàng tập trung
7 Mua hàng với giá cao • Sử dụng bảng giá qui định
• Thực hiện đấu thầu hoặc lựa chọn
nhà cung cấp
• Đánh giá đặt hàng mua
• Xây dựng ngân sách chi tiêu
Chu trình chi phí

8 Mua hàng với chất • Chỉ mua hàng từ những nhà cung
lượng thấp cấp được chấp thuận
• Đánh giá và chấp thuận việc mua
hàng từ nhà cung cấp mới
• Theo dõi và giám sát chất lượng
sản phẩm
• Người quản lý mua hàng chịu
trách nhiệm với chi phí làm lại
hoặc chi phí đổ vỡ, hư hỏng hàng
mua
9 Nhà cung cấp không • Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp
tin cậy qui trình quản lý chất lượng SP
• Thu thập và giám sát dữ liệu thực
hiện giao hàng của nhà cung cấp

Chu trình chi phí

10 Mua hàng từ nhà • Duy trì danh sách nhà cung cấp
cung cấp không đượcchấp thuận và hệ thống chỉ chấp
được ủy quyền thuận nếu đặt hàng lựa chọn người
bán trong danh sách.
• Đánh giá và chấp thuận việc mua
hàng từ nhà cung cấp mới
• Kiểm soát các xử lý liên quan EDI
11 Hoa hồng cho • Nghiêm cấm nhận quà từ nhà cung
người đi mua cấp
(kickback) • Luân chuyển nhân viên thực hiện
công việc
• Yêu cầu Bp mua hàng công bố báo
cáo mâu thuẫn lợi ích cá nhân và công
ty (các gắn kết lợi ích cá nhân hoặc tài
chính liên quan nhà cung cấp)
• Kiểm toán
49
nhà cung cấp Nguyễn Bích Liên
Kiểm soát xử lý nhận hàng
Chu trình chi phí

12 Chấp nhận hàng hóa • Đối chiếu hàng giao với “đơn đặt
không được đặt hàng hàng” trước khi chấp nhận việc
giao hàng
13 Sai sót trong đếm • Không thông báo số lượng đặt
kiểm hàng hàng với bộ phận nhận hàng)
• Nhân viên nhận hàng cần ký phiếu
nhập kho
• Thưởng trách nhiệm cho nhân
viên nhận hàng
• Sử dụng Bar coding hoặc RFID
• Xây dựng thủ tục hệ thống kiểm
tra tự động và phát hiện chênh
lệch giữa đặt hàng và nhận hàng

Kiểm soát xử lý nhận hàng
Chu trình chi phí

14 Kiểm tra nhận dịch • Xây dựng và dùng ngân sách để
vụ kiểm soát
• Kiểm toán
15 Ăn cắp hàng tồn kho • Giới hạn tiếp cận hàng tồn kho về
mặt vật lý
• Lập và ghi nhận bằng chứng từ
tất cả các hoạt động giao nhận,
nhập, xuất hàng tồn kho
• Kiểm kê kho và đối chiếu ghi chép
kế toán
• Phân chia trách nhiệm: Thủ kho
không phải là người nhận hàng

Kiểm soát chấp thuận hóa đơn
Chu trình chi phí

16 Sai sót trong hóa đơn • Kiểm tra tính chính xác của hóa
nhà cung cấp đơn
• Yêu cầu biên lai thu tiền chi tiết
cho việc mua hàng bằng thẻ tín
dụng của công ty (procurement
card)
• Dùng hệ thống ERS (p423)
• Hạn chế tiếp cận tới tập tin chính
nhà cung cấp
• Kiểm tra hóa đơn vận chuyển và
sử dụng kênh giao hàng được
chấp thuận

Kiểm soát chấp thuận hóa đơn
Chu trình chi phí

17 Sai sót chuyển vào • Kiểm soát nhập liệu
tài khoản chi tiết phải • Đối chiếu các ghi chép (mẫu tin)
trả kế toán phải trả chi tiết với tài
khoản tổng hợp

Kiểm soát thanh toán
Chu trình chi phí

18 Không được hưởng • Lưu hóa đơn theo ngày đến hạn
các ưu đãi do thanh thanh toán để được hưởng chiết
toán không phù hợp khấu
• Lập dự toán cho dòng tiền
19 Thanh toán cho hàng • Đối chiếu hóa đơn và các chứng
không nhận từ liên quan
• Lập ngân sách (mua dịch vụ)
• Yêu cầu biên lai nộp tiền cho các
chi phí du lịch
• Sử dụng thẻ tín dụng của công ty
(procurement card) cho chi phí đi
lại

Chu trình chi phí

20 Thanh toán trùng • Yêu cầu có “bộ chứng từ thanh
toán” đầy đủ cho các lần thanh
toán
• Chỉ được dùng bản gốc cho thanh
toán
• Đóng dấu đã thanh toán lên tất cả
các chứng từ (kể cả chứng từ gắn
kèm) cho các khoản thanh toán

Chu trình chi phí
21 Ăn cắp • Hạn chế tiếp cận và đảm bảo an toàn cho SÉC trắng và
tiền thiết bị tạo/ký SÉC
• SÉC cần đánh số trước và đếm, kiểm thường xuyên bởi
thủ quỹ
• Kiểm soát truy cập trạm nhập liệu thanh toán EFT
• Sử dụng hệ thống hạ tầng công nghệ của công ty (máy
tính và ứng dụng truy cập web) để thực hiện giao dịch
ngân hàng trực tuyến (online banking)
• Phân chia trách nhiệm giữa chức năng viết SÉC và kế
toán phải trả
• Đối chiếu thường xuyên tài khoản NH và số tiền ghi sổ,
và do người khác người làm thủ tục chi tiền
• Giới hạn truy cập tới tập tin chính nhà cung cấp
• Giới hạn số lượng NV bán hàng được xử lý tạo nhà
cung cấp 1 lần hoặc xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp 1
lần
• Sử dụng “Quỹ chi tiêu
56 lặt vặt” petty cash Nguyễn Bích Liên
Chu trình chi phí

22 Sửa • Sử dụng máy bảo vệ SÉC
SÉC • Sử dụng mực in và giấy đặc biệt cho in SÉC
• Hợp đồng với ngân hàng để sử dụng dịch vụ đặc
biệt giúp doanh nghiệp chống gian lận SÉC
(Positive Pay service”
23 Vấn đề • Sử dụng dự toán cho dòng tiền
dòng
tiền

Company
LOGO
www.themegallery.com
www.themegallery.com
Phụ lục Xử lý thanh toán
KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI LINH TINH BẰNG TIỀN (CASH)
❖ TM thường chi các khoản linh tinh, có giá trị nhỏ, vặt vãnh.
❖ Thiết lập “petty cash fund” và sử dụng tài khoản “imprest
fund” để theo dõi quỹ
• Người giữ “pretty cash fund”: nhân viên phòng hay
phải chi linh tinh, vd hành chính v.v..
• Thiết lập 1 hạn mức quỹ
• Mọi khoản chi tiêu đều phải có chứng từ và
disbursement voucher chứng minh và định kỳ chuyển
về cho kế toán phải trả kiểm tra.
• Dựa trên sự ủy quyền của kế toán phải trả, thủ quỹ
chuyển tiền cho đủ hạn mức quỹ ban đầu.
59
Ứng dụng IT vào xử lý đặt hàng
EDI
Electronic
Data
Change
Ứng dụng IT vào xử lý đặt hàng
EDI
Electronic
Data
Change

15th - Ch7-Chu Trình Chi Phí

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

15th - Ch7-Chu Trình Chi Phí

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

AIS- 13th Marshall B.

Romney & Paul John

Chu trình chi phí

Nguyễn Bích Liên

Hiểu các hoạt động kinh doanh cơ bản và hoạt

Có thể thảo luận các quyết định chính yếu và

Có thể xác định các mối nguy cơ trong chu

2 Nguyễn Bích Liên

Giới thiệu tình huống & 1 số khái niệm

Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản trong

Các quyết định và yêu cầu thông tin cho việc

Các rủi ro và các kiểm soát cần thiết

3 Nguyễn Bích Liên

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải

4 Nguyễn Bích Liên

5 Nguyễn Bích Liên

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải

6 Nguyễn Bích Liên

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải

7 Nguyễn Bích Liên

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải

8 Nguyễn Bích Liên

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải

9 Nguyễn Bích Liên

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải

10 Nguyễn Bích Liên

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải

11 Nguyễn Bích Liên

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải

12 Nguyễn Bích Liên

❖Giới thiệu tình huống:

13 Nguyễn Bích Liên

Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Ví dụ tình huống tại Alpha

14 Nguyễn Bích Liên

Chu trình chi phí ❖Chu trình chi phí

động kinh doanh và bản:

xử lý thông tin liên ▪ Đặt hàng

quan đến quá trình: ▪ Nhận hàng

15 Nguyễn Bích Liên

❖Các quyết định cần thực hiện:

Nơi/ BP có nhu cầu BP mua hàng

• Xác định nhu cầu • Kiểm tra yêu cầu

BP mua hàng Người bán

Thông báo các bộ phận liên

BP nhận hàng Kho hàng/ yêu cầu

• Kiểm tra chủng loại, • Tham gia kiểm tra số

19 Nguyễn Bích Liên

Kế toán phải trả

• Nhận hóa đơn bán hàng

20 Nguyễn Bích Liên

Kế toán phải trả Giám đốc tài chính

Yêu cầu SV đọc, hiểu DFD

1. Chu trình chi phí luân

23 Nguyễn Bích Liên

1. Có bao nhiêu hoạt động

24 Nguyễn Bích Liên

• việc giao nhận hàng

27 Nguyễn Bích Liên

❖Nhân tố cân nhắc lựa chọn:

28 Nguyễn Bích Liên

▪ Đơn Đặt hàng (Purchase order) Là chứng từ chính thức

❖ Sinh viên đọc và tìm hiểu thêm các kỹ thuật

1. Có bao nhiêu hoạt