SEKOLAH KEBANGSAAN CONVENT GREEN

LANE
SEKOLAH BERPRESTASI TINGGI & KLUSTER KECEMERLANGAN
JALAN HAMILTON
11600 PULAU PINANG

MINIT MESYUARAT KALI PERTAMA UNIT HAL EHWAL MURID

BIL 1/2023
Tarikh : 15 MAC 2023

Masa : 10.30 pagi

Hari : Rabu

Tempat : Bilik Mesyuarat SKCGL

Tidak hadir bersebab : 1. Pn Siti Azra Binti Mohd Ibrahim- kursus

2. Encik Muhammad Afiq Bin Azemi- kursus
3. Pn.Nursyamimi Sabirah Binti Abdul Razak-kursus
4. Pn.Deepa -Temujanji Doktor
5. Pn Sarveswari- MC

1.0 UCAPAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua guru.
1.2 Pengerusi mengucapkan terima kasih dan tahniah kepada guru-guru kerana
melaksanakan tugas-tugas unit HEM dengan penuh komitmen.
Tindakan: Makluman

2.0 UCAPAN PENASIHAT

2.1 Penasihat minta kerjasama semua guru untuk menjayakan segala program yang
telah dirancang pada tahun 2023/2024

3.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

3.1 Minit mesyuarat Hem kali ke 2 /2022/2023 telah disahkan.

Dicadang: oleh Encik Nazmi Bin Suhaini
Disokong: oleh Encik Nur Mohd Firdaus Bin Abu Hassan
Tindakan: Makluman
4.0 PERKARA BERBANGKIT
4.1 Membetulkan segala kesalahan pada minit mesyuarat yang lalu.
Tindakan: Makluman
5.0 PERANCANGAN UNIT HEM 2023/2024
5.1 Beberapa Unit Hem telah digabungkan iaitu:
a) Unit Disiplin dan Pengawas Sekolah.
b) Unit Bantuan dan Kebajikan (sub unit - KWAMP, RMT dan susu, Zakat,
Takaful, pakaian seragam)
c) Unit Kantin
d) Unit 3K ( Keselamatan, Denggi dan Kesihatan)
e) Unit Anti Dadah (PPDa)
f) Unit SPBT
g) Unit Bimbingan dan Kaunseling.
Tindakan: Makluman
6.0 KEHADIRAN MURID (APDM/TELEGRAM)
6.1 Guru guru masa pertama perlu hantar nama murid yang tidak hadir bersama
jumlah
kehadiran murid setiap hari ke dalam group telegram APDM.
Sesi pagi sebelum 11.30 pagi
Sesi petang sebelum 4.30ptg
Tindakan : Semua Guru
6.2 Semua guru kelas mesti kemaskini kehadiran murid dalam sistem APDM setiap
hari.
6.3 Semua guru kelas juga perlu sahkan kehadiran murid dalam sistem APDM setiap
hujung bulan dan cetak Analisa kehadiran untuk diserahkan kepada PK HEM atau
SU HEM.
Tindakan : Guru Kelas
6.4 Guru kelas diminta menyerahkan analisa kehadiran pagi kepada Pn Renuga
manakala sesi petang serah kepada Pn Annie sementara PK HEM akan cuti bersalin.
6.5 Guru kelas diminta Semak dahulu kehadiran sebelum sahkan.
 Tindakan : Guru Kelas
7.0 BUKU REKOD PENDAFTARAN MURID
7.1 Diisi oleh guru kelas tahun 1 terlebih dahulu. Baru diikuti oleh pendaftaran murid
baharu.
7.2 Maklumat diisi lengkap sebelum 15 April 2023
7.3 Guru-guru diminta menggunakan buku rekod pendaftaran yang baharu dan
sambung nombor pendaftaran murid dari buku lama.
7.4 Guru-guru perlu menjaga kekemasan buku dan jangan conteng.
Tindakan : Guru Kelas

8.0 BUKU PEMANTAUAN KELAS DAN REKOD MURID HADIR LEWAT

8.1 Buku pemantauan dapatkan di pejabat. Plastik pembalut tidak disediakan.
8.2 Satu senarai nama murid terkini dilekatkan di bahagian dalam di kulit buku
pemantauan.
8.3 Satu senarai nama murid terkini dilekatkan di bahagian dalam di kulit buku
pemantauan.
8.4 Jangan minta murid untuk tulis dalam buku pemantauan.
8.5 Waktu pagi ketua kelas ambil dari pejabat dan simpan semula di pejabat selepas
habis waktu sekolah.
Tindakan : Guru Kelas
8.6 Rekod murid hadir lewat akan disediakan oleh Unit Disiplin dan diselitkan ke
dalam
buku pemantauan. Guru subjek perlu menulis waktu murid yang hadir lewat
disebelah nama murid tersebut.
Tindakan :Semua guru
8.7 Guru kelas sila ambil perhatian sekiranya murid hadir lewat melebihi 3 kali pada
minggu yang sama sila maklumkan kepada penyelaras HEM (kelas Bayu) dan
AJK
Unit Disiplin untuk tindakan selanjutnya.
 Tindakan:Gurukelas/guru penyelaras/AJK
Disiplin

9.0 APDM
9.1 Guru Kelas diminta semak nama murid kelas masing-masing dan pastikan murid
yang betul berada didalam sistem APDM.
9.2 Maklumat murid perlu dikemaskini sebelum 30 Mac 2023. Terutamanya gaji ibu
dan bapa dan bilangan tanggunggan.
9.3 Borang maklumat murid yang terdapat di dalam fail peribadi murid perlu
diedarkan
semula kepada semua murid pada hari pertama dan minta waris betulkan
maklumat
dengan pen berdakwat merah.
9.4 Guru kelas perlu kemaskini dengan segera maklumat murid dalam APDM online
setelah terima semula borang maklumat murid.
Tindakan :Guru kelas
10.0 PENGURUSAN FAIL UNIT-UNIT HEM
10.1 Semua ketua unit dan setiausaha diminta kemaskini fail unit masing-masing.
10.2 Segala surat yang diterima oleh ketua unit hem sila masukkan ke dalam fail
dengan
segera.
10.3 Sebarang surat/data yang perlu dihantar ke PPD/JPN perlu dimaklumkan kepada
GB atau PK berkenaan.
10.4 Minit mesyuarat Unit HEM perlu ada sekurang-kuranya 3 minit mesyuarat utk
tempoh setahun. Mesyuarat perlu dilaksanakan mengikut tarikh yang telah
ditetapkan di dalam buku pengurusan sekolah.
Tindakan : Semua ketua Unit
HEM
11.0 MURID BUKAN WARGANEGARA
 11.1 Terdapat 1 orang murid bukan warga Tahun 3 (warga Palestin) yang telah
berdaftar
bagi sesi persekolahan 2023. Murid masuk pada 20/3/2023.
11.2 Perlu ada pas pelajar dari Imegresen dan kelulusan daripada JPNPP.
11.3 Perlu bayar yuran sebanyak RM120 di JPN (bagi tempoh 1 tahun belajar)
11.4 Murid ini perlu membeli buku teks sendiri.

Tindakan: Makluman
12.0 UNIT UNIT HEM
12.1 Jawatankuasa Lembaga Pengawas
12.1.1Melantik Pengawas SESI 2023/2024
12.1.2 Melantik ketua dan penolong ketua Pengawas sebagai pemimpin murid.
12.1.3 Mengadakan majlis watikah pelantikan pemimpin kecil pada minggu
kedua persekolahan (semua unit berkaitan dan ketua/penolong kelas).
12.1.4 Menjalankan kursus pemimpin kecil dan lain-lain aktiviti yang
bersesuaian.

Tindakan :Unit Disiplin/Lembaga pengawas/BNK

12.2 Jawatankuasa Disiplin Murid
12.2.1 Bertanggungjawab menyelia, mengemaskini atau meminda peraturan serta
mengaturkan dasar-dasar serta program-program untuk meningkatkan
disiplin.
12.2.2 Memberi nasihat atau taklimat tentang disiplin dan amaran kepada yang
melanggar peraturan dan disiplin sekolah serta beri hukuman yang
bersesuaian.
12.2.3 Guru guru digalakkan mengisi amalan terbaik murid setiap hari dalam
ssdm
bagi mencapai 60% ke atas seperti kehendak PPDTL.
12.2.4 Bekerjasama dengan pegawai perhubungan polis sekolah dengan
mengadakan ceramah, lawatan berkala dan program pemantapan disiplin
di sekolah.
12.2.5 Guru penyelaras kelas Bayu adalah penyelaras unit hem bagi setiap aliran.
12.2.6 Carta alir pengurusan disiplin
Guru kelas/Guru subjek(kenal pasti masalah) guru penyelaras kelas
Bayu Guru AJK Disiplin Guru Kaunseling PK HEM
Guru Besar.
Tindakan: Guru Disiplin
12.3 JAWATANKUASA SPBT
12.3.1 AJK SPBT perlu memastikan enrolmen murid yang mengambil subjek
 B.Arab, B.Cina, B. Tamil, P.Islam dan P.Moral.
12.3.2 Lengkapkan fail SPBT
12.3.3 Masih terdapat beberapa murid yang belum selesai pemulangan buku teks.
12.3.4 Mendapatkan buku yang tidak cukup daripada sekolah lain.

Tindakan : Guru SPBT/ G.B.Komunikasi/ guru

P.Islam/P.Moral

12.4 JAWATANKUASA BANTUAN & KEBAJIKAN (RMT)

12.4.1 AJK perlu kemaskini papan RMT dengan senarai nama murid yang terkini
dan perlu mengisi boring laporan harian RMT.
12.4.2 AJK bantuan mendapatkan data murid yang pendapatan isi rumah
daripada
guru kelas mengikut PGKN 2019 iaitu RM 1169/ perkapita RM 310
sebelum 30 Mac 2023.
12.4.3 Seramai 16 orang murid rmt (4 orang murid sesi petang, 12 orang murid
sesi pagi).
12.4.4 Perlu siapkan tagging nombor kepada murid RMT semasa mengambil
makanan sebagai rujukan kehadiran murid rmt pada hari tersebut.
12.4.5 Mengisi laporan harian RMT dan pastikan semua borang ditandatangan.
12.4.6 Memeriksa menu yang disediakan agar mengikut menu seperti di dalam
perjanian.
12.4.7 Menyiapkan fail yang lengkap.
Tindakan: AJK RMT
12.5 JAWATANKUASA BANTUAN & KEBAJIKAN (KWAPM) (ZAKAT)
12.5.1 Guru kwapm perlu dapatkan senarai nama murid
daripada guru kelas yang telah kemaskini gaji terkini. senarai nama
difailkan.
12.5.2 Minta guru kelas kemaskini data murid terutamanya bahagian gaji ibu
bapa
dan tanggunggan dalam apdm online sebelum 30 mac 2023.
12.5.3 Guru kwapm boleh buat semakan dalam portal apdm bahagian
pengurusan
bantuan bagi mendapatkan senarai nama murid layak kwapm.
12.5.4 Wajib mengadakan mesyuarat pemilihan murid layak. jika tolak murid
perlu ada bukti atau alasan yang kukuh. wajib ada minit mesyuarat
12.5.5 SKCGL tiada murid yang layak menerima zakat.

Tindakan: AJK Bantuan /Guru

kelas
12.6 JAWATANKUASA BANTUAN & KEBAJIKAN (TAKAFUL, INSURANS,
NGO, DERMA, PAKAIAN SERAGAM)
 12.6.1 Mendapatkan senarai nama murid yang layak daripada guru kelas bagi
mendapatkan bantuan NGO dan pakaian seragam.
12.6.2 Menggerakkan kutipan derma kilat sekiranya ada kematian murid atau
bencana.
12.6.3 Ucapan terima kasih kepada warga SKCGL yang telah menyumbang
kepada Turki.
Tindakan: AJK Bantuan /Guru
kelas

12.7 JAWATANKUASA UNIT 3K (KESELAMATAN, KESIHATAN, DENGGI)

12.7.1 Menyediakan laluan sop keseluruhan kawasan sekolah

12.7.2 Merancang program peningkatan untuk kebersihan, kesihatan dan
keselamatan sekolah.
12.7.3 Pemeriksaan alat pemadam api secara berkala
12.7.4 Menjalankan latihan kebakaran 2 kali setahun (dalaman dan jemput ahli
bomba)
Tindakan: AJK 3K keselamatan
12.7.5 Bilik kesihatan akan berkongsi dengan bilik media. barang yang perlu
disediakan dalam bilik tersebut ialah buku rekod penggunaan,
termometer, peti pertolongan cemas, katil, tong sampah bertutup, hand
sanitizer, mask dan tisu basah.
12.7.6 Berhubung dengan guru kelas dan memastikan dokumen kesihatan
tahun 6 dan tahun 1 lengkap semasa lawatan pasukan kesihatan sekolah
pada 11/9/2023-15/9/2023.
12.7.7 Guru kelas T1-T6 perlu sediakan senarai berat dan tinggi murid dan beri
kepada ketua kesihatan.
Tindakan: AJK Kesihatan/Guru Kelas
12.7.8 Guru AJK Denggi menghantar laporan bulanan yang telah disahkan oleh
GB ke google drive PPD dan email pkd setiap 3hb setiap bulan.
12.7.9 Laporan harian dan mingguan pemeriksaan denggi diisi oleh guru
bertugas mingguan.
12.7.10 Mengadakan program yang berkaitan seperti gotong-royong.

Tindakan: AJK Unit

Denggi
12.8 JAWATANKUASA KANTIN

12.8.1 Memastikan pengusaha kantin mematuhi Peraturan dan menjaga

kebersihan diri serta persekitaran kantin setiap masa.
12.8.2 Urusan kantin telah diambil alih oleh SMK Convent Green Lane.
 12.8.3 Melantik pengawas kantin bagi bertugas dan memastikan murid-murid
sentiasa tertib sewaktu berada di kantin.
12.8.4 Papan dan fail perlu dilengkapkan.
Tindakan : AJK Kantin
12.9 JAWATANKUASA PPDA
12.9.1 Kemaskini maklumat guru anti dadah di link ppd apabila diberikan oleh
diberi oleh PPD atau JPN.
12.9.2 Mengadakan program 5 minit info anti dadah/merokok dan ceramah.
12.9.3 Membuat program bulan anti dadah - kuiz dan gimik menyertai
pertandingan jika ada.
12.9.4 Kemaskini papan kenyataan dan laluan ppda di bahagian laluan tangga ke
bilik agama.
Tindakan : AJK PPda

12.10 JAWATANKUASA BIMBINGAN DAN KAUNSELING

12.10.1 Merancang dan menyelaras program bimbingan dan kaunseling
sepanjang
tahun 2023/2024.
12.10.2 Menyelaras dan menyelia rekod bimbingan dan kaunseling murid dan
menyediakan laporan yang diperlukan.
12.10.3 Menganjurkan ceramah-ceramah kerjaya dan program motivasi.
12.10.4 Merancang dan menyelaras program PRS dan Mentor Mentee.
12.10.5 Memberi khidmat kaunseling yang sewajarnya kepada murid-murid
bermasalah disiplin yang dirujuk kepadanya.
12.10.6 Mengadakan kaunseling individu dan kelompok kepada murid-murid
yang
memerlukan.
12.10.7 Menyusun atur dan melaksanakan program terancang sepanjang tahun
dalam membantu sekolah membangunkan akademik, kokurikulum dan
disiplin murid.
12.10.8 Membuat temujanji bersama waris bagi murid yang bermasalah
dengan mendapatkan kebenaran dan daripada guru besar.
12.10.9 Setiap perjumpaan perlu dicatat pada borang perjumpaan waris dan
perlu diserahkan kepada pkhem untuk difailkan.
12.10.10 Meyiapkan kertas kerja dan berbincang terlebih dahulu dengan pkhem
dan guru besar sebelum membuat sebarang program.
12.10.11 Menyiapkan laporan lengkap setelah selesai program
Tindakan : Guru Kaunseling
13.0 HAL-HAL LAIN
13.1 Meningkatkan peratus kehadiran bagi tahun 2023/2024.
13.2 Memberi merit kepada murid melalui pengisian online SSDM Amalan
terbaik.
13.3 Setiap Unit dapat menyertai pertandingan yang dianjurkan Oleh PPD/JPN/KPM.
Mesyuarat ditangguhkan pada 1.30 petang.

Disediakan Oleh, Disahkan Oleh,

--------------------------------------- ---------------------------------------------
RENUGA A/P SUBRAMANIAM NORUL HUDA BINTI MOHAMAD YUNUS
Setiausaha HEM Guru Besar
SK Convent Green Lane SK Convent Green Lane