目錄

一、溫故 2

1 啟事 2

2 請假信 3

3 宣傳文字 4

4 通告 5

5 說明書 6

6 規章 7

二、知新 9

7 邀請信 9

8 投訴信 11

9 演講辭 13

10 報告 15

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一、溫故

1 啟事

1.1 性質

● 「啟」即陳述，「事」即事情。

● 指個人或團體向公眾說明特定事項，或希望大家協助辦理事情的一種實用文。

● 可以張貼在公共場所或刊登在報刊雜誌上。

● 行文要簡明扼要。

1.2 類別

● 啟事有很多種，以下是常見的類別：

尋人啟事 招領啟事 鳴謝啟事

尋物啟事 道歉啟事 遷址啟事

徵聘啟事 婚喪啟事 開業啟事

1.3 格式

尋犬啟事 標題

本人的牧羊狗於十月五日下午六時，在半山
寶珊道走失。該牧羊狗的頭、頸及背脊近尾部分
淺棕色，頭部左右兩側皆有一道深棕色長毛，前
正文
胸、四肢及背脊近頸部分白色，走失時繫着深藍
色頸帶。如有人得悉牧羊狗的下落， 請致電
1234 5678 與本人聯絡。薄酬。
陳小文啟 發文者：署名，敬告語

二零​ ​年十月六日 日期

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 ● 在首行置中書寫
● 指示啟事的性質，並須加上「啟事」字眼。如：徵聘啟
標題 事、尋人啟事
● 標題內不可寫上「的」、「之」、「有關」等字

● 內移兩格書寫，說明刊登啟事的重要資料，如日期、時間
正文 、地點、事物特徵、聯絡方式、酬謝方式。

● 機構發出，須交代機構名稱、發文者職銜和姓名
發文者： ● 私人發出，只須交代發文者的姓名
● 發文者姓名後，須加上敬告語「啟／謹啟」二字。
署名，敬告語

日期 ● 寫上年、月、日

2 請假信

2.1 公函定義

● 公務信件，為辦公事而往還的書信。

2.2 公函種類

● 按事情性質來分，包括：申請、應徵、感謝、表揚、投訴、邀請、查詢、答覆問

題等。

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2.3 請假信格式

前稱式 後稱式

受文者 班主任李老師： 敬啟者： 啟告語

中一甲班學生陳 中一甲班學生陳
正文 小文因身體不適，未 小文因身體不適，未 正文

能於10月10日回校上 能於10月10日回校上
課，專此來函告假一 課，專此來函告假一
天。敬希批准。 天。敬希批准。
此致 收束語
班主任李老師 受文者
發文者身分 學生家長 學生家長 發文者身分
發文者姓名＋啟告語 陳大文謹啟 陳大文謹啟 發文者姓名＋啟告語
日期 二零​ ​年十月十一日 二零​ ​年十月十一日 日期

3 宣傳文字

● 宣傳文字是廣泛向大眾說明、講解，使大眾接納並跟着行動的信息，可通過不同媒

介、渠道廣泛發放。

● 廣告、傳單、海報、標語、口號等，都可以稱為宣傳文字。

● 例子：

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4 通告

4.1 性質

● 「通」指「普遍」，「告」指「陳述、告知」。

● 機構、團體如有消息（如政策、措施）要普遍告知會員、員工或公眾人士，便會

發通告。

● 通告一般由團體負責人發出。

4.2 格式

學生會通告 標題
學生會將舉辦聖誕節歌唱比賽，讓同學在普天同慶的
節日裏增添歡樂氣氛。歌唱比賽詳情如下：
決賽日期：20 ​ 年12月19日(星期五)
​
正文
時間：下午4：00–6：00
報名日期：由11月24日至11月28日
有意參加的同學請於放學後到學生會室報名。
特此通告 結束語
全體同學
受文者
語文中學學生會文康祕書
發文者所屬機構、職銜
陳偉強謹啟 發文者署名，敬告語
二零​ ​ 年十月二十日
日期

5
 ● 在首行置中書寫
● 指示通告的性質，並須加上「通告」字眼。如：活動通告、學生
標題 會通告
● 標題內不可寫上「的」、「之」、「有關」等字

● 內移兩格書寫

正文 ● 說明發文目的，交代相關事宜。
● 用點列、表列方式。

● 內移兩格書寫
結束語 ● 必須寫上「特此通告」結束全文

受文者 ● 另起一行，頂格寫明通告的對象

● 另起一行，置右註明發文者所屬機構、職銜
● 另起一行，置右發文者姓名，姓名後須加上敬告語「啟／謹啟」
發文者
二字。
● 姓名後不可加上稱呼語，例如「先生」、「老師」。

日期 ● 寫上年、月、日

5 說明書

5.1 性質

● 說明書是由個人或機構、團體向公眾​說明某種服務的內容、商品的功能或使用方

法等的文書​。

● 說明書往往會印成​小冊子或單張​附於商品的包裝內。

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5.2 寫說明書時，要注意以下幾點：

● 條理清晰​：說明書必須清楚交代產品或設備的使用方法和程序。為了使條理清晰

，許多說明書都會以點列方式書寫。

● 準確扼要​：說明書必須寫得精簡扼要，避免不必要的修飾語，並須準確無誤，否

則使用者可能無法掌握產品和設備的正確使用方法。

● 運用圖解​：按需要附上圖片或圖畫，以助說明。

5.3 示例：安裝智能卡及電池

6 規章

6.1 性質

● 規章是規則和章程的意思。

● 規章多由機關、團體所訂立，用來約束團體成員的行為紀律，或作為實踐工作計

劃時的依據。

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6.2 類別

● 因應不同的應用範圍和對象，規章一類的實用文有不同的名稱，例子：

○ 規則、守則​：用以約束團體成員的行為。

○ 章程​：用以規限工作或計劃的進程。

○ 須知、指引​：用以說明對事情的處理 方法、程序等。

6.3 格式

語文中學學生活動室使用守則 標題
1 學生活動室只限本校學生使用，開放時間如下：
星期一至五 午膳時間：下午十二時正至一時正。
放學後 ：下午三時三十分至六時正。
2 憑學生證可借用三項活動室物資，所借物資如有損毀，須照
價賠償。
正文
3 活動室內的報紙、雜誌應小心使用，閱覽後須放回原處。
4 活動室內嚴禁喧嘩或騷擾他人。
5 違反上述守則者將被取消使用學生活動室資格，嚴重者交由
訓導處處理。
二零​ ​年十月二十日
日期

● 在首行置中書寫

標題 ● 清楚寫明守則的適用範圍，需要時會加上制訂機構的名稱
● 標題內不可寫上「的」、「之」、「有關」等字

● 內移兩格書寫
正文 ● 行文簡明準確，可分點列寫

● 寫上年、月、日
日期 ● 可視乎情況省略

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二、知新

7 邀請信

7.1 性質

● 公函的一種。由機構、團體、公司、學校等單位或個人舉辦某些活動時，發予目

標單位成員前來參加的邀請性質信件。

7.2 格式

前稱式 後稱式

受文者 西門出版社 敬啟者： 啟告語

中文部主管劉振邦先生：
為提倡同學的寫作風氣 為提倡同學的寫作風氣
，本校將於五月期間舉行作 ，本校將於五月期間舉行作
文比賽。素仰閣下積極推動 文比賽。素仰閣下積極推動
青少年寫作活動，現誠邀閣 青少年寫作活動，現誠邀閣
正文 下擔任是次比賽評判。如閣 下擔任是次比賽評判。如閣 正文
下能夠答允，必令是次活動 下能夠答允，必令是次活動
生色不少。 生色不少。
有關活動詳情，請參閱 有關活動詳情，請參閱
附件。希望閣下答允擔任評 附件。希望閣下答允擔任評
判的工作，恭候回覆。 判的工作，恭候回覆。
敬祝 此致 收束語
祝頌語 台安 西門出版社 受文者
中文部主管劉振邦先生
發文者身分 明才中學中文學會主席 明才中學中文學會主席 發文者身分
姓名＋啟告語 鄭月明謹啟 鄭月明謹啟 姓名＋啟告語
日期 二零 年三月十日 二零 年三月十日 日期
附件 附件：活動資料 附件：活動資料 附件
聯絡方法 聯絡電話：24681357 聯絡電話：24681357 聯絡方法

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前稱式：

西門出版社 受文者

中文部主管劉振邦先生： ● 頂格註明所屬機構、職銜及姓名

為提倡同學的寫作風氣，本校將於五月期 正文

間舉行作文比賽。素仰閣下積極推動青少年寫 ● 說明活動：目的、日期時間、地點及

作活動，現誠邀閣下擔任是次比賽評判。如閣 名稱

下能夠答允，必令是次活動生色不少。 ● 受文者獲邀原因及擔任工作

有關活動詳情，請參閱附件。希望閣下答 ● 結束

允擔任評判的工作，恭候回覆。

敬祝 祝頌語(​視對象而定)
台安 ● 教師 : 教安
● 商界 : 商祺
● 文化 : 文祺
● 一般可用：台安、時祺

明才中學中文學會主席 發文者(​置於右下方​)
● 所屬機構 + 職銜
鄭月明謹啟
● 姓名 + 啟告語(如：謹啟)

二零 年三月十日 日期：​年、月、日

附件：活動資料 附件

聯絡電話：24681357 聯絡方法

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8 投訴信

8.1 性質

● 公函的一種。對某機構的工作或其員工有所不滿，向有關機構、主管或監督人員

作出投訴，並要求有關方面作出處理的信件。

8.2 格式

前稱式 後稱式

受文者 明才報編輯先生： 敬啟者： 啟告語

屯門區一品粥麵店，非法 屯門區一品粥麵店，非法
佔用行人道營業，本人對此深 佔用行人道營業，本人對此深
感不滿，特此來函投訴。 感不滿，特此來函投訴。
一品粥麵店位於明才道與 一品粥麵店位於明才道與
西門道交界，常於深夜在行人 西門道交界，常於深夜在行人
正文 道上擺設十數張檯椅營業，店 道上擺設十數張檯椅營業，店 正文
內顧客高談闊論，談話常夾雜 內顧客高談闊論，談話常夾雜
穢語污言，深夜傳來，擾人清 穢語污言，深夜傳來，擾人清
夢，不勝其煩。長此下去，附 夢，不勝其煩。長此下去，附
近一帶居民的精神及健康將會 近一帶居民的精神及健康將會
大受影響。 大受影響。
本人希望貴報能協助我們 本人希望貴報能協助我們
，敦促政府有關部門，嚴加執 ，敦促政府有關部門，嚴加執
法，檢控上述只顧私利、不顧 法，檢控上述只顧私利、不顧
公眾安寧的人士。 公眾安寧的人士。
祝頌語 敬祝 此致 收束語
編安 明才報編輯先生 受文者
發文者身分 投訴人 投訴人 發文者身分
姓名＋啟告語 陳允行 謹啟 陳允行 謹啟 姓名＋啟告語
日期 二零 年八月二十六日 二零 年八月二十六日 日期
聯絡方法 聯絡方法：2345 6543 聯絡方法：2345 6543 聯絡方法

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前稱式：

受文者
● 頂格註明所屬機構、職銜及姓名
● 不知道對方的姓名，報館可用「編輯先
生」、商業機構可用「執事先生」
明才報編輯先生：

正文(​可分三部份)
屯門區一品粥麵店，非法佔用行人道營業 ● 引言：說明來信目的─投訴
，本人對此深感不滿，特此來函投訴。
一品粥麵店位於明才道與西門道交界，常
於深夜在行人道上擺設十數張檯椅營業，店內 ● 投訴：從時、地、人、經過和影響寫
顧客高談闊論，談話常夾雜穢語污言，深夜傳 出投訴事件。
來，擾人清夢，不勝其煩。長此下去，附近一
帶居民的精神及健康將會大受影響。
本人希望貴報能協助我們，敦促政府有關
部門，嚴加執法，檢控上述只顧私利、不顧公
眾安寧的人士。 ● 結語：提出具體要求或可行建議。

祝頌語(​視對象而定)
敬祝 ● 報館：編安
編安 ● 一般可用： 台安 / 時祺

發文者(​置於右下方​)
投訴人 ● 身份：投訴人
陳允行 謹啟 ● 姓名 + 啟告語(謹啟)

二零 年八月二十六日 日期：​年、月、日
聯絡方法：2345 6543 聯絡方法

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9 演講辭

9.1 性質

● 演講辭是為了出席某些場合，如社交活動、典禮、宴會等，要作出公開演講而預

先寫好的講稿。

9.2 類別

● 開幕辭、閉幕辭、歡迎辭、歡送辭、答謝辭及發言稿等。

9.3 格式

稱謂 校長、各位老師、各位同學：

引言 早上好，今天我希望能借早會的機會和大家分享一件小事。

昨天上學，我差點兒遲到了。在我急忙趕回學校的途中，我見到

一個老婆婆，她不小心把拿着的水果全掉在地上。這時一個女生走

正文 上前幫忙，把地上每一個水果都一一撿起來。正因為用了這數分鐘

幫助別人，結果這個女生卻遲到了。從這件小事，我看到人性的可

愛，原來世界上還有這種願意犧牲自己來幫助別人的偉大情操。

我希望各位也像我一樣，學習那位女生的精神。多謝。
結尾

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稱謂 陳議員、梁校監、李校長、各位老師、各位同學：
● 對聽眾的順序稱呼
● 稱謂的寫法：
○ 先尊後卑
○ 先客後主
○ 先專稱後泛稱
● 可因應需要，在嘉賓名字
前加上職銜：例如：
培生中學校長陳一心

引言 你們好。我很榮幸能夠在今天這麼特別的日子代表本
● 旨在點出演講目的或引起
年度的畢業生致辭。
聽眾的興趣。
● 內容沒有成規，可以說一
些客套話。

正文 轉眼間已經是六年了，這段青葱歲月實在充滿了甜酸
● 演講的主要部份，可按內
苦辣。我在這裏代表大家多謝各位老師多年來的諄諄教誨
容分段。內容充實、條理
，您們不但教導我們知識，還讓我們感受到老師對我們的
清晰、語氣恰當。
● 確立主題：主題與講題不 關懷。我們必定會好好利用所學，貢獻社會，做一個對社
同，講題由會方提供，例 會有貢獻的人。
如「學校陸運會頒獎致
辭」，但主題由演講者自
訂，可以是「​勝不驕，敗
不餒」的人生道理​，或
運動的重要​。

結尾 臨別依依，縱使萬分的不捨，我們還是要分別，在此
● 總結正文，或重申觀點。
我祝願大家能夠闖開更美好的將來！多謝。
● 加上致謝的話。

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10 報告

10.1 性質

● 一種帶有敘述、說明性質的文書，可分為：

○ 下級向上級敘述或匯報某些事情或工作進展的文件。

○ 某些機關團體對其成員、會眾，或受委托者對委托者就特定事情的報告。

10.2 類別

● 報告種類繁多，以下是常見的類別：

工作報告 考察報告 調查報告

業務報告 實驗報告 學術研究報告

10.3 格式

同學對圖書館藏書意見調查報告 標題
甲、前言
學校正準備在來年添置一批新圖書，因此在學期初向校內共​960 甲、前言
名同學作問卷調查，希望能搜集各同學的意見。
乙、調查結果
根據調查結果顯示，約四成同學認為學校圖書館的英文藏書不
足，另外三成同學認為學校應添置內容益智的漫畫，其餘的同學則 乙、結果
最希望學校能選購多些愛情小說、武俠小說和本地作家的散文以供
借閱。另外，有約佔百分之五的同學希望圖書館能新增雜誌借閱的
服務。
丙、建議
總結來說，同學希望學校能新增英文圖書、益智漫畫、雜誌等 丙、建議
，希望校方能善用資源，選購更多益智而受歡迎的圖書，以提高同
學的興趣。
明才中學學生會會長 發文者
王偉明謹啟
20 ​年​9​月​12​日 日期

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 ● 在首行置中書寫
● 通常包含主旨和內容，也可包括調查對象和地區，並須加

標題 上「報告」字眼
● 如：中學生兼職情況調查報告
● 標題內不可寫上「的」、「之」、「有關」等字

甲、前言 ● 交代報告目的、日期、時間、地點、對象、方法等。

乙、結果 ● 闡述、分析報告的資料、數據和結果。

丙、建議 ● 對結果作出判斷和建議。

發文者： ● 機構發出，須交代機構名稱、發文者職銜和姓名
● 發文者姓名後，須加上敬告語「啟／謹啟」二字。
署名，敬告語
● 姓名後不用加上稱呼語。

日期 ● 寫上年、月、日

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