Professional Documents
Culture Documents
وظيفة التوجيه في المؤسسة
وظيفة التوجيه في المؤسسة
التوجيه هو الوظيفة اإلدارية التنفيذية التي تنطوي على قيادة األفراد واإلشراف
عليهم وتوجيههم وإرشادهم عن كيفية تنفيذ األعمال وإتمامها وتحقيق التنسيق بين مجهوداتهم
وتنمية التعاون االختياري بينهم من اجل تحقيق هدف مشترك والمقصود بالقيادة في إطار
هدا التعريف القدرة على الحصول على تعاون ومساعدة األفراد على قبول توجيه نشاطهم
بطريقة اختيارية أي أن السلطة التي يتمتع بها القائد إنما تنبع في حقيقة األمر من الذين يقوم
بتوجيه نشاطهم وبذلك يعمل فريق العمل في شكل منسق ومترابطة ،وتتمثل ركائز التوجيه
في القيادة ،االتصال ،والتحفيز.
.1القيادة:
.1.1مفهوم القيادة.
من بين التعاريف المقدمة من طرف الباحثين حول القيادة االدارية ما يلي:1
هي":السيرورة التي من خاللها يقوم الفرد بالتأثير على مجموعة من األفراد بغية
الوصول إلى األهداف".
هي" :استخدام التأثير غير القسري لتوجيه وتنسيق أعضاء المجموعة نحو إنجاز
األهداف".
هي " :عملية التأثير التي يقوم بها فرد المدير في مرؤوسيه إلقناعهم وحثهم على
المساهمة الفعالة بجهودهم في أداء النشاط التعاوني".
هي ":عملية تفاعلية بين القائد ومرؤوسيه وبمقتضاها يقوم القائد بتشجيع المرؤوسين
ومساعدتهم على العمل بحماس من أجل تحقيق األهداف".
.2.1أهمية القيادة اإلدارية:
تتجلى أهمية القيادة اإلدارية في النقاط التالية: 2
القيادة اإلدارية تؤثر على دافعية األفراد لألداء واتجاهاتهم النفسية ورضاهم عن
العمل مما يسهل تحقيق أفضل أداء.
3زاهد محمد ديري ،سعادة راغب الكسواني ،القيادة اإلدارية( ،دار كنوز المعرفة العلمية للنشر والتوزيع ،األردن:
،)2009ص. 98
6محمد قاسم القريوتي ،مبادئ اإلدارة :النظريات والعمليات والوظائف ،مرجع سابق ،ص ص .266 -265
ب -النظرية السلوكية في القيادة :بعد أن تأكد للباحثين أن القيادة الفعالة ال تستمد من
مجرد مجموعة من السمات الشخصية كأساس للتمييز بين القادة وغيرهم من
األفراد ،فقد اتجهوا إلى سلوك القيادة ،وبلغة أخرى ،لقد ظهر بعد ذلك المدخل
السلوكي الذي ركز على وصف القيادة من خالل السلوك وليس من خالل الصفات
الشخصية للقائد ،ومن أمثلة ذلك كيف يفوض المديرون سلطاتهم ،وكيف يثيرون
دافعية المرؤوسين في العمل ،وكيف يباشرون مهامهم ،وكيف يعملون من خالل
اآلخرين...الخ .ويعاب على نظريات سلوك القائد أنها تجعل العمل القيادي وفق
فلسفة القائد في اتخاذ النمط القيادي للموقف الذي يحتم سلوكا معينا.7
ج -النظرية الموقفية :إن نظرية الموقف تقر بأن السلوك القيادي الفعال هو الذي
يتكيف مع المواقف ،فالقيادة هي وليدة المواقف والظروف المحيطة ،أو أن المواقف
هي التي تصنع القائد ( القيادة تصنع وال تولد).
والموقف عند هؤالء المناديين بنظريات الموقف يشمل القائد ذاته وجماعته المباشرين
وزمالء العمل ورؤسائه وأناس آخرين لهم عالقة بالعمل ،وعند هؤالء فان القيادة ليست
موهبة بل هي موقف يتفاعل به القائد وجماعته والظروف.
.5.1مصادر قوة تأثير القيادة اإلدارية:
إن القيادة قوة يستمدها المدير من مصادر متعددة تمكنه من التأثير في سلوك
المرؤوسين ومشاعرهم ،وسنعمد إلى توضيح هذه المصادر على النحو التالي:8
أ -السلطة الرسمية :ومن ابرز أنواعها مايلي:
قوة المكافأة :عندما يشعر الفرد أن طاعته ألوامر رئيسه ستعود عليه بمكافأة
مادية (راتب ،اجر مثال) ،أو بمكافأة معنوية (كتاب شكر وتقدير ،وسام
عمل...الخ) ،فانه سوف ينظر إلى رئيسه كقائد ويحترم هذه الخاصية فيه ،من
خالل المزيد من الطاعة والوالء ،في هذه الحالة فان مصدر قوة القيادة هو قوة
المكافأة التي يقدمها الرئيس لمرؤوسيه.
7ثابت عبد الرحمان إدريس ،إدارة األعمال (نظريات ونماذج تطبيقية)( ،الدار الجامعية ،مصر ،) 2005 :ص.500
8ربحي مصطفى عليان ،مرجع سابق ،ص ص .183 -182
قوة اإلكراه :والعكس صحيح ،عندما يشعر الفرد بأن إخفاقاته في عمله ستؤدي
إلى حرمانه من المكافأة ،أو إيقاع العقوبة الرادعة بحقه ،سواء كان العقاب ماديا
أو معنويا ،وهنا فان الخوف سوف ينتاب الفرد ،فنقول في الحالة هذه إن مصدر
القوة هو الخوف من الرئيس إذا ما ارتكب الفرد عمال يعاقب عليه.
السلطة القانونية :إن مصدر هذه القوة هو المركز الرسمي الذي يحتله الفرد في
التنظيم اإلداري ،وهذه القوة تنساب من أعلى إلى أسفل ،فرئيس مجلس اإلدارة
يتمتع بسلطة شرعية أو قانونية على مدراء التسويق واإلنتاج ،والمبيعات
وغيرهم ،وكذلك فان مدير التسويق يمارس هذا النوع من السلطة على مدراء
أقسام اإلعالن ،وبحوث التسويق ،والنقل وغيرها ضمن دائرة التسويق وهكذا.
ب -قوة التأثير :هذه القوة مرتبطة بالشخص نفسه وليس بالمنصب ،ومن ابرز
أشكالها اآلتي:
قوة التخصص :إن الخبرة المتراكمة في مجال التخصص أو المعرفة التي
يمتلكها الفرد ويكون متميزا فيها عن غيره أو أقرانه ،تعطيه قوة تمكنه من
القيادة ،فالمهندس الكيمياوي العريق في تخصصه ،والخبير في مجال عمله،
يتمتع بقوة التخصص في التأثير على المهندسين اآلخرين ممن ال يتمتعون
بهذه القوة الفريدة المتأتية من التخصص الدقيق والمعرفة الواسعة في مجال
الهندسة الكيمياوية ،وهكذا.
قوة اإلعجاب :ويحصل عليها الفرد عادة نتيجة إعجاب تابعيه ببعض
الصفات الشخصية التي تجعلهم يتعلقون به ،ويعبرون عن إعجابهم به
وتقديرهم له ،فالجاذبية تجعل هذا الفرد قائدا يؤثر في اآلخرين.
.6.1خصائص القيادة الفعالة:
هناك بعض الخصائص العامة التي يجب أن تتوافر في هذه القيادة وهي:9
القدوة الحسنة لآلخرين من حيث األمانة واألخالق وااللتزام وغيرها من الصفات
الحميدة الواجب توافرها في القائد.
- 10صالح مهدي محسن العامري ،طاهر محسن منصور الغالبي ،مرجع سابق ،ص .459
- 12أحمد ماهر ،إدارة الموارد البشرية (،الدار الجامعية ،مصر ،)2007 :ص ص .351 -350
بعض الحاالت ،وهو يعني ما يزيد عن المعدل النمطي لألداء ،سواء كان ذلك في
الكمية ،أو الجودة ،أو وفر في وقت العمل ،أو وفر في التكاليف ،أو وفر في أي مورد
آخر ،ويعتبر األداء فوق العادي( أو التميز في األداء )أو الناتج النهائي للعمل أهم
المعايير على اإلطالق لحساب الحوافز.
المجهود :يصعب أحيانا قياس ناتج العمل ،وذلك ألنه غير ملموس وواضح ،كما في
أداء وظائف الخدمات واألعمال الحكومية ،أو ألن الناتج شيء احتمالي الحدوث ،مثل
الفوز بعرض في إحدى المناقصات أو المسابقات ،وبالتالي فإن العبرة أحيانا
بالمحاولة وليس بالنتيجة ،أو قد يمكن األخذ في الحسبان ومكافأة المجهود أو
األسلوب ،أو الوسيلة التي استخدمها الفرد لكي يصل إلى الناتج واألداء .ويجب
االعتراف بأن هذا المعيار أقل أهمية كثيرا من معيار األداء (أو الناتج النهائي)
لصعوبة قياسه وعدم موضوعيته في كثير من األحيان.
األقدمية :ويقصد بها طول الفترة التي قضاها الفرد في العمل ،وهي تشير إلى حد ما
إلى الوالء واالنتماء ،والذي يجب مكافأته بشكل ما ،وهي تأتي في شكل عالوات في
الغالب ،لمكافأة األقدمية ،وتظهر أهمية عالوة األقدمية في الحكومة بشكل أكبر من
العمل الخاص.
المهارة :بعض المنظمات تعوض وتكافئ الفرد على ما يحصل عليه من شهادات
أعلى ،أو رخص ،أو براءات ،أو إجازات ،أو دورات تدريبية.
تحقيق األهداف :وهو معيار مستخدم كثيرا في المنظمات الحديثة التي تشجع عمالها
على إنجاز األهداف المسطرة والمحددة مسبقا.
ويحقق النظام الجيد للحوافز نتائج مفيدة من أهمها :
زيادة نواتج العمل في شكل كميات إنتاج ،وجودة إنتاج ،ومبيعات ،أرباح
تخفيض الفاقد في العمل ،من األمثلة عليه تخفيض التكاليف ،وتخفيض كميات
الخامات ،وتخفيض الفاقد في الموارد البشرية ،وأي موارد أخرى.
إشباع احتياجات العاملين بشتى أنواعها ،وعلى األخص بما يسمى بالتقدير
واالحترام والشعور بالمكانة.
إشعار العاملين بروح العدالة داخل المنظمة.
تحسين صورة المشروع أمام المجتمع.
تنمية روح التعاون بين العاملين ،وتنمية روح التعاون بين العاملين ،وتنمية روح
الفريق والتضامن.
جذب العاملين إلى المنظمة ،ورفع روح الوالء واالنتماء.
.3.2أنواع الحوافز:
تصنف الحوافز إلى ما يلي:13
حوافز فردية وأخرى جماعية تهدف إلى التنافس الفردي وتشجيع روح الفريق وتعزيز
التعاون .لذا فإن على اإلدارة استخدام توليفة من الحوافز الفردية والجماعية (األجور
التشجيعية مثال).
حوافز داخلية (حوافز ترتبط بالعمل ومحتواه ،كأن يمثل العمل تحديا إلبداعات من يقوم
به ،وأيضا برامج اإلثراء الوظيفي وإعادة تصميم األعمال) وحوافز خارجية يعود
مصدرها إلى مراجع خارجية (األجور وملحقاتها من الميزات اإلضافية).
حوافز مادية وأخرى معنوية وهذه قد تكون فردية وقد تكون جماعية.
تتوافق الحوافز المادية بأشكالها المختلفة مع نظرية التوقع في التحفيز ألنها تستجيب
لتوقعات العاملين في المنظمة ،أما الحوافز المعنوية فإنها تكون أكثر انسجاما مع نظريات
الحاجة إلى اإلنجاز ،والتعزيز ونظرية الدرفير.
-15محمد إسماعيل ،السلوك التنظيمي بين النظرية والتطبيق( ،دار الجامعة الجديدة ،مصر ،) 2005 :ص.359
16غريب عبد السميع غريب ،االتصال والعالقات العامة في المجتمع المعاصر (،مؤسسة شباب الجامعة ،مصر،)2004 :
ص .14
.2.3أهداف عملية االتصال:
تهدف عملية االتصال في أية منظمة إدارية مهما كان نوعها إلى ما يلي:17
تسهيل عملية اتخاذ القرارات على المستويين التخطيطي والتنفيذي من خالل توفير
المعلومات لألفراد والجماعات.
تمكين المرؤوسين من التعرف على األهداف والغايات المطلوب من التنظيم تحقيقها
من خالل البرامج والخطط والسياسات التي تم وضعها من أجل ذلك ،إضافة إلى
المسؤوليات الموكلة للموظفين والصالحيات الممنوحة لهم في سبيل تحقيقها.
تعريف المرؤوسين بالتعليمات المتعلقة بأصول تنفيذ األعمال ودواعي تأجيلها أو
تعديل خطط تنفيذها.
التعرف على مدى تنفيذ األعمال ،والمعوقات التي تواجهها ومواقف المرؤوسين من
المشكالت وسبل عالجها.
وتخدم عملية االتصال التنظيم اإلداري بطرق عدة وعلى النحو التالي:
تساعد في عملية ضبط السلوك التنظيمي للعاملين ،إذ تعتبر خطوط الهياكل التنظيمية
والسياسات مؤشرات يلتزم العاملون بإتباعها في عملية اتصاالتهم برؤسائهم ،وفي
تقديمهم لمقترحاتهم ،وتؤدي التنظيمات غير الرسمية نفس الوظيفة إذ نضبط سلوك
أعضائها.
تعزز عملية االتصاالت الدافعية لدى العاملين ألنها تقوم بتحديد ما يجب عليهم القيام
به ،وكيف يمكنهم تحسين أدائهم إذ أن تحديد األهداف وتوفير التغذية العكسية عن
سير التقدم في تحقيق األهداف وتعزيز السلوك المطلوب يستثير الدافعية.
تعتبر عملية االتصاالت وسيلة يعبر األفراد من خاللها عن مشاعرهم وحاجاتهم
االجتماعية ونجاحاتهم وإحباطاتهم ،ومن شأن ذلك أن يخدم حالة التوازن المطلوبة في
سلوك الفرد ،ذلك أن الكبت مضر للفرد وبالتالي للتنظيم الذي هو مجموعة من األفراد
يعملون لتحقيق هدف محدد.
17محمد قاسم القريوتي ،مبادئ اإلدارة :النظريات والعمليات والوظائف ،مرجع سابق ،ص ص .287-286
.3.3خصائص االتصال:
إن الرسالة الجيدة تتصف بالصفات التالية:18
وضوح الهدف حتى يتجنب المرسل التباسات الفهم على المستلم.
االختصار :إن الرسالة يجب أن تكون طويلة إلى درجة اإلسهاب أو مختصرة إلى
درجة اإلجحاف ،حيث أن كالهما قد يؤدي إلى فقدان المعنى.
اللغة السليمة :يجب أن تصاغ الرسالة بلغة صحيحة تتناسب ومقدرة المستلم اللغوية.
التأثير :يجب أن تكون الرسالة قادرة على التأثير حتى تحز المستلم على االستجابة
إليها.
.4.3طرق االتصال.
تتم عملية االتصال بطرق عديدة يمكن تصنيفها بإحدى طريقتين االتصال المباشر وغير
المباشر ،واالتصال الشفهي والكتابي:19
أ -االتصال المباشر وغير المباشر:
االتصال الشخصي :وهي عملية اتصال مباشرة وجها لوجه بين مرسل الرسالة
ومستلمها.
استخدام الهاتف :هو اتصال مباشر ،ولكنه ليس وجها لوجه بين المرسل والمستلم
للرسالة ،غير أن االختراعات الحديثة في أواخر الستينات قد ربطت الهاتف
والتلفزيون بحيث أصبحت المكالمة التلفونية ترفق بصورة على جهاز تلفزيوني
خاص أمام كل منهما ،وقد أصبحت هذه التقنية متوفرة اآلن في الهاتف المحمول.
االستخدام الالسلكي :وهو استخدام رموز برقية في نقل الرسالة من المرسل إلى
المستلم.
استخدام وسائل اإلعالم :عن طريق الوسائل اإلعالمية كالجرائد والمجالت
والمنشورات ولوحات اإلعالن...وغيرها.
االتصال الصوري :وهو استخدام الصور والنماذج بمختلف أنواعها لنقل األفكار
18كامل محمد المغربي ،اإلدارة أصالة المبادئ واألسس ووظائف المنشأة ،مرجع سابق ،ص ص .271 -270
20علي فالح الزغبي ،عادل عبد هللا العنزي ،مرجع سابق ،ص ص .445 -444
الرسالة مرئية أو مسموعة أو مكتوبة أو مطبوعة على الورق أو منطوقة باللسان أو
بأي وسيلة أخرى ،ويجب أن تكون قنوات االتصال دقيقة وفعالة نقية ونظيفة.
الهدف :وهو الغرض من االتصال ،فاالتصال من غير هدف ال يمثل إال جهدا ضائعا
ال ثمرة منه.
الوقت :وهو الزمن الذي يكون فيه المستقبل مستعد لتلقي الرسالة ،إذ ينبغي أن توجه
الرسالة في الوقت المالئم لموضوعها حتى إذا نفذت آتت ثمارها.
األسلوب :وهو يمثل الطريقة التي ترسل بها الرسالة فينبغي أن تكون لغتها واضحة
ومناسبة يسهل فهمها للمستقبل.
المكان :أي الجهة التي يتم فيها االتصال ،فبالنسبة للمرسل ال بد وان يكون المكان
هو مقر نشاطه ،أما المستقبل فيختلف المكان المالئم لتبليغه الرسالة وفقا
لموضوعها ،فالموضوع الخطير والعاجل ينبغي أن يبلغ له في أي مكان موجود هو
فيه ،أما المواضيع التي يلزم أن يهضمها المستقبل تماما ويستوعبها ويحلق في
خيالها ،فمن األفضل أن تبلغ له وهو بيته حيث يكون في حالة نفسية طبيعية تساعده
على االستيعاب للرسالة.
التغذية العكسية :وهي رد الفعل الذي يحدث لدى المستقبل نتيجة عملية االتصال
فعملية االتصال ال تنتمي باستالم الرسالة بل يجب التأكد من فهمها بالشكل الصحيح.
.6.3أشكال االتصال:
يأخذ االتصال شكالن:21
.1.6.3االتصال الرسمي :اتصال مباشر بين مرسل الرسالة والمستقبل لها ،ويتم هذا النوع
في إطار القواعد التي تحكم المنظمة ،وتتبع المسارات التي يحددها البناء التنظيمي
الرسمي .وتنقسم االتصاالت الرسمية إلى األنواع التالية:
أ -االتصاالت العمودية :وتنقسم بدورها إلى اتصاالت نازلة وصاعدة على الوجه التالي:
االتصاالت النازلة :وتتضمن االتصاالت بين الرئيس ومرؤوسيه ,حيث يحقق هذا
21عبد الغفار حنفي ،السلوك التنظيمي وإدارة الفاعلين (،الدار الجامعية ،مصر ،)1990 :ص .559
النوع من االتصاالت تعريف العاملين بطبيعة العمل وكيفية أدائه ,وتبرز أهميته في
أنه الوسيلة األساسية التي يتم من خاللها نقل المعلومات ،واألوامر ،والتوجيهات،
وتوصيل القرارات إلى المرؤوسين.
االتصاالت الصاعدة :وتتضمن نشاطات االتصال الصادرة من المرؤوسين إلى
الرئيس ،وتضم نتائج تنفيذ الخطط ،وشرح المعوقات والصعوبات في التنفيذ،
والمالحظات واآلراء الصاعدة إلى الرئيس ،وهي ال تحقق الهدف المطلوب منها إال
إذا شعر العاملون بوجود درجة معينة من الثقة بين الرئيس والمرؤوسين ،واستعداده
الدائم الستيعاب المقترحات واآلراء الهادفة إلى التطوير.
ب -االتصاالت األفقية أو الجانبية :وتمثل االتصاالت القائمة بين األفراد أو الجماعات في
المستويات المتقابلة ،ويعزز هذا النوع من االتصاالت العالقات التعاونية بين المستويات
اإلدارية المختلفة ،وتؤدي الثقة المتبادلة إلى نجاح المنظمة في تحقيق األهداف المطلوبة وإلى
تعزيز هذه االتصاالت.
ج -االتصاالت المتقابلة أو المحورية :وتشمل االتصاالت بين المدراء وجماعات العمل في
إدارات غير تابعة لهم تنظيميا ،ويحقق هذا النوع من االتصاالت التفاعالت الجارية بين
مختلف التقسيمات في المنظمة.
د-االتصاالت الخارجية :وتضم االتصاالت الجارية بين المدراء واألطراف خارج المنظمة
مثل :المستهلكين ،العمالء ،الموردين...الخ وتسهم االتصاالت الخارجية في زيادة فاعلية
وكفاءة األداء ،وتحقيق الفرص المتاحة ،واالستثمار األفضل للموارد.
.2.6.3االتصال غير الرسمي :االتصال التنظيمي غير الرسمي هو اتصال غير مباشر
يتواجد مع االتصال الرسمي داخل المنظمة ويتم خاصة بين الفاعلين واألصدقاء حيث
تتصف العالقات بينهم باالستقاللية عن الوظيفة والسلطة الرسمية.
.7.3معوقات االتصال:
تواجه عملية االتصال داخل التنظيم مجموعة من المعوقات الشخصية ،التنظيمية،
النفسية ،و اجتماعية كما يلي:22
ا.معوقات شخصية :وتشمل:
اللغة مثال ( أي عدم القدرة على التعبير).
تباين الخصائص بين المرسل والمستقبل بحيث يكون المرسل قائدا مستبدا بينما
يكون التابع غير متصف بصفات التبعية بل تغلب عليه غريزة السيطرة.
ب.معوقات تنظيمية :وتشمل:
سوء التنظيم فالتنظيم الذي يقوم على أساس غير سليم تكون خطوط االتصال فيه
بطبيعة الحال معقدة وغير واضحة.
كبر حجم نطاق اإلشراف :فبعد المسافة بين المرسل والمستقبل يؤدي إلى احتمال
التغيير أو التحريف في المعلومات.
درجة الحرارة واإلضاءة وسوء التهوية ووجود ضوضاء والحيز المكاني الضيق
كلها عوامل تعرقل االتصال الفعال وتؤدي إلى التوتر.
ج-معوقات نفسية :وهي تتمثل في نقص االستعداد النفسي عند المستقبل لتلقي
الرسالة.
د-معوقات اجتماعية :كون أن طرفي االتصال من مجتمعات مختلفة ،مما يؤدي إلى
تحسين قنوات االتصال بها ويعزز فرص تحقيق األهداف.
22علي فالح الزغبي ،عادل عبد هللا العنزي ،مرجع سابق ،ص ص .448 -447