А Р Х И В И С Т И К А

/ПРЕГОВОР/

1. Архивистиката като научна и учебна дисциплина :

а) Архивистика - комплексна научна дисциплина изучава и

разработва теоретичните, правните и методическите въпроси на
архивното дело.
б) Основни понятия :
➢ АРХИВНО ДЕЛО – отрасъл от дейността на обществото или
държавата, който обхваща издирването, съхранението и
предоставянето на архивни документи за използване
➢ ДОКУМЕНТ – материален обект с информация, закрепена по
създаден от човека начин за предаването ѝ в пространството и/
или времето
➢ АРХИВЕН ДОКУМЕНТ – документ, излязъл от текуща
употреба и постъпил за съхранение в архив
➢ АРХИВ – учреждение, или структурна част на учреждение
или организация, което (която) осъществява приемането,
обработката и съхранението на документи и организира
тяхното използване.
в) Обект и предмет на архивистиката
➢ ОБЕКТ – Архивните документи;
➢ ПРЕДМЕТ – РАЗЛИЧНИТЕ АСПЕКТИ И ПРОЯВЛЕНИЯ НА
АРХИВНОТО ДЕЛО
• процесите и методите на научна работа с документите,
които позволяват да се осигури постоянното им
съхранение и всестранно използване
• разработка на теоретичните и методически основи на
тези процеси
г) Методи :
➢ Принципът на произхода (на единството и недробимостта
на архивния фонд) – означава документите на една
институция или едно лице да се съхраняват в архива като едно
цяло, образувайки архивен фонд (съвкупността от всички
ценни документи на една институция или лице)
➢ Историческият подход (принципът на историзма) –
Принцип на познанието на обществените явления в тяхното
развитие, протичане, във връзка с конкретните исторически
условия, които ги определят. Приложен към документите този
1
 принцип означава, те да бъдат разглеждани, оценявани с оглед
на определена историческа епоха, конкретна ситуация, тъй като
са своеобразен продукт на явления в социалния живот, както и
средство за фиксирането им.
➢ Принципът на всестранност и комплексност предполага
документите да бъдат изучавани многопосочно, всестранно и
не поединично, а като съставна част на комплексите, в които те
са се образували или се съхраняват.

2. Документиране на обществения и личния живот :

а) Терминът „документ“
➢ Терминът “документ” произхожда от латинската дума
“documentum”, което означава “доказателство” или
“свидетелство”. Първоначално с него са обозначавали само
писмено потвърждение на правно отношение или събитие.
Правото и до днес използва този термин в това
първоначално, но тясно значение.
Според “Речника на българската архивна терминология”
(Университетско издателство ВСУ “Черноризец Храбър”,
2002 г.) документът е “материален обект с информация,
закрепена по създаден от човека начин за предаването й в
пространството и/или времето”.
Според документалистиката и архивистиката документът е
резултат от целенасочено документиране на явленията в
природата, на събитията и фактите в обществения или
личния живот, на мисловната дейност на човека.
Документирането е процес, който включва активно,
съзнателно възприемане на обектите на документиране,
въплъщаване на възприятията в представи и мисли
посредством езиков материал и фиксиране на съответната
информация по един или друг начин (писмо, графика и т. н.)
върху някакъв носител.
б) Еволюция на документите :
➢ Традицията да се документира общественият и личният
живот, а също и да се запазват във времето част от
документите като архивни сбирки води началото си от
възникването на писмеността, т. е. от края на ІV хил. пр. н.
е. Във връзка с постоянното усъвършенстване на начините
за документиране, организацията на работа с документите,

2
 под влияние на техническия прогрес в обществото,
настъпват промени и в самите документи.
➢ В развитието на документите условно се открояват
следните по-важни етапи:
• от края на ІV хил. пр. н.е., когато се появява
писмеността, до средата на ХV в. документите са
ръкописни;
• през ХV в., във връзка с откриването на
книгопечатането, се появяват съответно и печатни
документи;
• през ХІХ в. започват да се създават и т.нар.
документи на технически носители (фото-, фоно-,
кинодокументи), а през ІІ половина на ХХ в. и
електронните документи (означавани първоначално
с термина “машиночитаеми”).
➢ Писменните документи са най-ранните писмени
паметници в развитието на обществото. Те са текстови
документи, чието съдържание се предава с някакъв вид
писмо.
➢ Писмеността е едно от средствата за взаимна
комуникация между хората чрез предаването на езикови
елементи с помощта на условно използвани видими
знаци.
➢ В своето развитие писмеността преминава през няколко
етапа:
1. пиктографско (пиктограмно) писмо;
2. идеографско (идеограмно) писмо;
3. звуково (фонетично) писмо:
- консунантно – състои се от
символи само за съгласните звуци в даден език;
- алфабетно (азбучно) –
съдържа знаци за всички звуци – гласни и съгласни.
в) Функции на документите
➢ информационна – основна функция;
➢ комуникативна;
➢ социална;
➢ управленска;
➢ правова;
➢ отчетна;
➢ исторически извор.
3
 ➢ Полифункционалността е характерна черта на
документите.
➢ *Под функция на документите се разбира тяхното
целево предназначение, това заради което са
създадени.
г) Типология на документите :
➢ В зависимост от произхода:
• служебни (официални) документи (авторите им са
служебни, официални лица)
• лични документи (авторите им са частни лица).
➢ . В зависимост от техника на създаване :
• писмени (ръкописни или печатни документи);
• изобразителни – рисунки, чертежи, технически планове,
графики, кино-, фотодокументи;
• звукови – документи, чиито съдържание е предадено
чрез оптико-графически, магнитен, механичен или друг
вид запис на звук;
• електронни документи – перфокарти, перфоленти,
магнитни дискове, оптически дискове и др.
• комплексни – документи, в които се използват няколко
различни начина на документиране.
➢ В зависимост от мястото на създаване:
• входящи – документи, създадени от други учреждения
или частни лица;
• изходящи – документи, изпратени от учреждението-
автор по негова инициатива или в отговор на документи,
постъпили от други учреждения или частни лица;
• вътрешни – документи, предназначени за използване в
учреждението, в което са създадени с оглед на
осъществяване на неговите функции и дейност.
➢ В зависимост от съдържанието:
• едносюжетни (прости) документи, когато засягат само
един въпрос;
• многосюжетни (сложни) документи, когато съдържат два
и повече въпроса.
➢ В зависимост от характера на оформянето:
▪ оригинални – официални документи, които съдържат
текстове или изображения в окончателен вид и са

4
 оформени по установения начин (бланки, подписи,
печати и т. н.).
▪ чернови - документи в предварителна редакция, които
отразяват работата на автора или редактора над текста;
▪ копия - документи възпроизведени графически,
фотографски или по друг начин, при запазване на
реквизитите на копираните документи. Те биват:
- преписи;
- заверени преписи;
- преписи-извлечения;
- фотокопия и т.н.
➢ В зависимост от формата на представяне на съдържанието:
• индивидуални – документи, при които всеки един се
оформя по различен начин в зависимост от съдържащата
се в него информация;
• типови – документи, отразяващи еднообразни функции,
свойствени на много учреждения, независимо от тяхната
ведомствена подчиненост. При съставянето им се спазват
точно определен брой реквизити, които се разполагат в
строга последователност;
• стандартни – документи, предварително отпечатани на
бланки със стандартен текст и със свободно място за
запълване на индивидуалното съдържание.
➢ В зависимост от отразената в тях дейност документите са:
• административно-управленчески;
• организационно-разпоредителни;
• финансово-счетоводни и т. н.
➢ В зависимост от допустимата степен на разгласа на
съдържащата се в документите информация те са:
• явни;
• поверителни:
- за служебно ползване;
- поверителни;
- секретни;
- строги секретни (според Закона за защита на
класифицираната информация).

5
 ➢ В зависимост от своята срочност документите са с
различни срокове за изпълнение, според важността и
спешността на повдигнатите в тях въпроси:
• бързи;
• много бързи;
• спешни.
д) Жизнен цикъл на документите
➢ жизнен цикъл на документа – стадии или периоди в живота
на един документ от момента на получаването му или
официалното му съставяне до момента на прехвърлянето му в
исторически архив или до момента на унищожаването му

Публичен
Учрежденски архив
(държавен, ведомствен с
деловодство архив постоянен състав на
документите, частен)

Вторични
суровини

6
3. ШИФРОВАНЕ
➢ ф. №...,оп...,а. е...,л...
(ф. - фонд; оп. - опис; а. е. - архивна единица; л. - лист)
➢ С изключение на учрежденските и лични фондове от периода
след 1944 г., след номера на фонда задължително се изписва
съответната буквена идентификация:
o К - за учрежденските и личните фондове от периода до 1944 г.
o Б - за учрежденските и личните фондове на бившата БКП
o А - за учрежденските и личните фондове с научно-техническа
документация
o В - за фондовете на Градския архив на бившата БКП в София
За копията на документи за българската история от чуждестранните
архивохранилища се изписват както исковите данни при завеждането
им в ЦДА.
КМФ..., Инв. № ..../...
• (КМФ - колекция микрофилми; Инв. № - инвентарен №....)

7
 П О Н Я Т И Е Н Р Е Ч Н И К

➢ Архив – учреждение, или структурна част на учреждение или

организация, което (която) осъществява приемането,
обработката и съхранението на документи и организира
тяхното използване.
➢ Археография — 1. Помощна историческа дисциплина, която
разработва и изучава принципите и методите на публикаторската
дейност. 2. Издирване и описване на древни писмени паметници;
археографска експедиция

➢ Архивен справочник — Пособие за търсене на информация за

архивните документи и за тяхното съдържание, състоящо се от
описанията и исковите им данни, организирани по определен
начин (опис, каталог, пътеводител, преглед и др.).

➢ Архивен фонд — Определената за постоянно съхранение част от

документален фонд или сформирана в архива съвкупност от
документи, които исторически и/или логически са свързани
помежду си, използвана като основна класификационна и отчетна
единица на Държавния архивен фонд.

➢ Архивна единица — 1. Дело, прието в архив и описано в

инвентарен опис, което е най-малката класификационна и отчетна
единица в архивите. 2. Физически обособена група документи
(отделен документ), отчитана в архива под самостоятелен номер
(дело, проект или негова част, албум, фотодокумент, ролка,
микрофилм, микрофиш, магнитна лента, матрица, пакет дискове и
т. н.).

8
➢ Архивна колекция — Приравнена към архивния фонд
класификационна и отчетна единица на Държавния архивен фонд,
съставена от документи с различен произход, общи по тема, вид,
оформление и пр.

➢ Архивна мрежа — Система от органи за управление на

Държавния архивен фонд, определена въз основа на профила им
или административно-териториалното деление на страната.

➢ Архивохранилище — Специално построено и обзаведено

помещение, предназначено за съхранение на архивни документи.
➢ Ведомствен архив с постоянен състав от документи —
Държавен архив, съхраняващ документи от определен отрасъл,
вид или обособени по друг признак, административно подчинен
на ведомството, ръководещо отрасъла.
➢ Групов архивен фонд — Архивен фонд, образуван от
документи на два или повече фондообразуватели в границите на
един архив, обединени по някои от следните признаци:
еднородна функция, обща подчиненост, местонахождение,
приемственост и др.

➢ Дело — Група документи от документален фонд с еднакъв срок за

съхранение, свързани по тематика или друг признак и физически
обособени в отделна обвивка; един документ в отделна обвивка.

➢ Дело на архивен фонд — Съвкупност от създадени в резултат на

научно-техническата обработка и използването на фонда
документи, които отразяват неговия състав, състояние и история.

➢ Деловоден индекс — Поредният номер и индексът, с който се

посочва мястото на съставяне, изпълнение, съхранение и
изпращане на документа.

9
➢ Документ — Материален обект с информация, закрепена по
създаден от човека начин за предаването й в пространството и
(или) във времето.

➢ Държавен архив — Архив, в който документите са с постоянен

срок за съхранение, имат национално или местно значение, а
самият той е част от държавната администрация.

➢ Държавен архивен фонд — Съвкупността от ценни за държавата

и обществото, създадени и създавани от учреждения, организации
и отделни лица документи, които се съхраняват или са заведени на
отчет от органите за управление на Държавния архивен фонд,
независимо от техниката, мястото и времето на възникването им.

➢ Експертно-проверочна комисия (ЕПК) — Постоянно действащ

орган в държавните и ведомствените архиви с постоянен състав от
документи, който разглежда научно-методически въпроси по
комплектуването и експертизата на ценността на документите и
контролира работата на експертните комисии в учрежденията и
организациите.

➢ Заглавие на документ — 1. Наименование на документа, дадено

от автора. 2. Сведение за документа, което включва неговия вид,
автора му, адресата, кратко съдържание и дата.

➢ Заглавна страница на дело (архивна единица) — Начална

страница, съдържаща наименованието на фондообразувателя,
заглавието на делото/архивната единица, крайните дати на
документите в него/нея, броя на листовете, исковите данни и др.

10
➢ Инвентарен опис — Архивен справочник по отчета и
съдържанието на архивните единици във фонда, който фиксира
тяхната систематизация.

➢ Картон на архивен фонд — Отчетен документ с обобщена

характеристика на документите от фонда и количествени данни за
него.

➢ Картотека — Справочник, състоящ се от картички, подредени в

определен ред.

➢ Картотека на фондообразувателите на архив — Картотека за

отчет на фондообразувателите (учреждения, организации, лица)
от профила на съответен държавен архив, чиито документи
подлежат на комплектуване.

➢ Картотечна регистрационна система — Форма на регистрация,

при която записването на справочните данни за входящите и
изходящи документи на учреждението/организацията се извършва
на регистрационно-контролни карти (РКК).

➢ Каталог на архивни документи — Архивен справочник

(обикновено картотечен), който се състои от описания на
документи и съдържащата се в тях информация, разположени по
съответно възприета логическа или формална схема.

➢ Каталог на изделията — Предметен каталог, в който описанията

са разположени в азбучна последователност на наименованията на
изделията.

➢ Каталог на обектите — Вж. Обектов каталог.

11
➢ Каталогизация на архивни документи — Съвкупността от
процесите на съставянето и актуализирането на каталозите —
издирване и подбор на документите, описание, разработване на
схема за класификация на описанията, систематизирането им по
избраната схема.

➢ Категория на архивен фонд — Показател за степента на

информативност на документите, които се съдържат във фонда.

➢ Класификационна схема на документна информация —

Списък на класификационни деления, разположени в определена
последователност, предназначен за групиране на документна
информация по тези деления.

➢ Класификационна схема на фонд — Списък на

класификационни деления, разположени в определена
последователност, предназначен за разпределяне на документите
от архивния фонд по тези деления.

➢ Класификация на документи — Система за разпределяне на

множество документи по класове (групи) въз основа на общност
на признаците, присъщи на обединените в даден клас документи,
с цел научната им организация и използване.

➢ Класификация на документна информация — Система за

групиране на документна информация по предмети или други
признаци, с цел ефективното й търсене и използване.

➢ Комплекс от архивни фондове — Съвкупност от архивни

фондове, свързани помежду си по време на създаване, област на

12
 дейност, териториална принадлежност на фондообразувателите
или по някакъв друг признак.
➢ Личен архив — Сбирка от документи, притежавани от отделно
лице

➢ Научно-справочен апарат към архивните документи —

Съвкупността от справочници и документи на архива по отчета,
състава и съдържанието на архивните документи. Вж. и Система
на научно-справочен апарат към архивните документи.

➢ Номенклатура на делата — Систематичен списък на заглавията

на делата, които предстои да се образуват в учреждението или
организацията, с посочени срокове на съхранението им.
➢ Частично постъпление на документи — Отделен документ или
група документи, постъпили в архив, заведени като самостоятелна
отчетна и класификационна единица.

Б И Б Л И О Г Р А Ф И Я :
1. Лекционен материал.;
2. Колектив, Речник на българската архивна терминология, София:
Електронна библиотека по архивистика и документалистика , 2007 г.

13