Cấu trúc của một Email

1. Salutation & Greeting (Chào hỏi)

- Đã biết tên người nhận:

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

Ex: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen,

- Nếu mối quan hệ gần gũi -> dùng first name (tên)

Ex: Hi Kelly, Dear Kelly….

- Trang trọng hơn, hoặc khi chưa biết thông tin người nhận:

“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)

a/ Hỏi sức khỏe (thân mật)
How are you? How are you doing? How are things? How have you been?

b/ Hỏi thăm (trang trọng)

- I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
- I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

c/ Thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”..

Thank you for…..(Cảm ơn vì ….)
Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó:
- Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
- Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

3. Reasons for writing (Lý do viết thư)

I am writing to + ….

- I am writing to ask for information about....(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung
cấp thông tin về ...)
- I am writing to check if everything is ready for ….(Tôi viết email này để kiểm tra mọi
thứ đã sẵn sàng cho …)
- I am writing with reference to…. (Tôi viết thư để tham khảo….)
- I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)
- I am writing to clarify some points of … (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm
trong....)
- We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to
complain/explain/apologize.
- I recently read/heard about ..... and would like to know ....(Tôi gần đây được biết tin
về.. và muốn biết..)
- Having seen your advertisement in ..., I would like to ... (Qua quảng cáo của các anh
tại.. Tôi muốn được biết về…
 - I would be interested in (obtaining / receiving) ...(Tôi quan tâm tới việc nhận được..
về..
- I received your address from …..and would like to ... (tôi nhận được địa chỉ của các
anh từ… và muốn được biết…)
4. Main point (Nội dung chính)
Dựa vào từng yêu cầu đề bài viết sao cho hợp lí.
5. Concluding sentence (Kết thúc email)
Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

- Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm
thông tin)
- Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
- I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
- Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need
further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất
cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu
ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
- I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có
thể).
6. Signing off (Ký tên)
- Trường hợp thân mật:

Best,
Best wishes,
Regards,
Take care,
Bye,
- Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr,
Mrs,Ms…)

Best regards,
Warm regards,
Yours sincerely,
- Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear
Sir/Madam)

Yours faithfully,