LAMPIRAN 2

[ A : KAWALAN PENGURUSAN ]

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN DALAMAN SELARAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 308

BAHAGIAN/ JABATAN PENDIDIKAN NEGERI:

TARIKH PEMERIKSAAN:

(A). KAWALAN PENGURUSAN

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Carta Organisasi
1. Carta organisasi disediakan.
2. Carta organisasi dipamerkan.
3. Carta organisasi lengkap.
4. Carta organisasi kemaskini.
Penurunan Kuasa
5. Semua pegawai yang terlibat dengan
pengurusan kewangan diberikan kuasa/
dilantik secara bertulis (hasil, perbelanjaan,
perolehan, amanah serta aset dan stor)
selaras dengan perwakilan kuasa AP11.
6. Penurunan kuasa secara khusus diberikan
kepada pegawai yang terlibat dalam kutipan
dan bayaran.
7. Rekod dan fail penurunan kuasa disimpan
dengan sempurna dan mudah dikesan/ semak.

1
 LAMPIRAN 2
[ A : KAWALAN PENGURUSAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Pembahagian/ Pengasingan Tugas
8. Pembahagian/ pengasingan tugas untuk
terimaan diwujudkan.
9. Polisi pusingan tugas dilaksanakan.
Pemeriksaan Dalaman Mengejut Mengikut AP308
10. Pemeriksaan dalaman dijalankan oleh pegawai
yang dilantik oleh Ketua Jabatan.
11. Pemeriksaan dijalankan terhadap sebahagian
atau keseluruhan kewajipan kewangan atau
perakaunan (termasuk perakaunan aset
awam).
12. Direkodkan dalam buku pemeriksaan mengejut
AP309.
Pemeriksaan Mengejut Mengikut AP309
13. Pemeriksaan mengejut dijalankan oleh Ketua
Jabatan.
14. Pemeriksaan Mengejut hendaklah meliputi peti
besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau
bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem
atau barang-barang berharga.
15. Dijalankan sekurang-kurangnya setiap enam
bulan sekali.
16. Direkodkan dalam buku pemeriksaan mengejut
dengan lengkap.

2
 LAMPIRAN 2
[ A : KAWALAN PENGURUSAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)
17. JPKA ditubuhkan.
18. Keahlian JPKA seperti ditetapkan oleh
pekeliling.
19. JPKA bermesyuarat tiga (3) bulan sekali.
20. Bincang perkara ditetapkan mengikut
pekeliling.
21. Minit mesyuarat disediakan.
22. Laporan Suku Tahun disediakan dengan
lengkap dan dikemukakan kepada
Perbendaharaan/ Kementerian dalam tempoh
ditetapkan.
23. Tindakan susulan diambil terhadap keputusan
mesyuarat yang lepas.
Pengurusan Teguran Audit
24. Rekod/ Daftar teguran audit diselenggara dan
kemaskini.
25. Pertanyaan audit dijawab dalam tempoh
ditetapkan.
26. Teguran audit telah diambil tindakan.
Latihan
27. Rancangan tahunan mengenai latihan
disediakan.

3
 LAMPIRAN 2
[ A : KAWALAN PENGURUSAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
28. Bahagian/Unit/Pegawai latihan ditubuhkan/
dilantik.
29. Latihan dilaksanakan mengikut perancangan.
30. Setiap pegawai dilatih sekurang-kurangnya
lima (5) hari dalam setahun.
31. Latihan diberikan berkaitan dengan tugas yang
dilaksanakan.
Tahap Pengurusan (sila tandakan “ √ ” pada kotak yang disediakan)

Contoh Pengiraan:

Kriteria bertanda ' Ya'

× 100
Jumlah keseluruhan kriteria ( tidak termasuk ' Tidak Berkenaa n' )

Cemerlang (90% - 100%) Baik (60% - 89%) Memuaskan (59% kebawah)

i. Hampir keseluruhan kriteria yang i. Lebih daripada separuh kriteria i. Kurang daripada separuh kriteria
dinilai berjaya dicapai. yang dinilai dicapai. yang dinilai dicapai.
ii. Pematuhan sepenuhnya ii. Memenuhi keperluan undang- ii. Memenuhi keperluan undang-undang
kepada undang-undang dan undang dan peraturan yang dan peraturan yang ditetapkan.
peraturan. ditetapkan. iii. Rekod-rekod yang berkaitan tidak
iii. Rekod-rekod yang berkaitan iii. Rekod-rekod yang berkaitan diselenggara dengan lengkap
diselenggara dengan lengkap diselenggara dengan baik dan dan kemas kini.
dan kemas kini. kemas kini. iv. Sebahagian kecil daripada kawalan
iv. Kawalan dalaman hampir iv. Kawalan dalaman adalah dalaman berkesan dan perlu
keseluruhannya berkesan dan mencukupi. penambahbaikan berterusan.
boleh dicontohi. v. Pemantauan dan penyeliaan v. Pemantauan dan penyeliaan
v. Pemantauan dan penyeliaan terhadap setiap kriteria terhadap setiap kriteria adalah
4
 LAMPIRAN 2
[ A : KAWALAN PENGURUSAN ]
terhadap setiap kriteria adalah baik. memuaskan.
adalah sangat cemerlang.

5
 LAMPIRAN 2
[ A : KAWALAN PENGURUSAN ]

Catatan/ Syor Penambahbaikan:

Tandatangan Pegawai Pemeriksa Tandatangan Pegawai Pemeriksa

……………………………………… ………………………………………
( ) ( )

Nota:
1. Semua kriteria senarai semak ini MESTI dilengkapkan.
2. Sekiranya terdapat KRITERIA yang tidak lagi relevan mohon ditandakan (√ ) di ruangan “TIDAK BERKENAAN” dan
dicatatkan penjelasan pada ruangan “CATATAN”.

6
 LAMPIRAN 2
[ B : KAWALAN BAJET ]

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN DALAMAN SELARAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 308

BAHAGIAN/ JABATAN PENDIDIKAN NEGERI:

TARIKH PEMERIKSAAN:

(B). KAWALAN BAJET

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Fail Bajet Tahunan Kementerian
1. Cadangan bajet disediakan berdasarkan input
daripada semua peringkat Kementerian/
Jabatan/ Pusat Tanggungjawab.
2. Selepas Kementerian memeriksa/
membandingkan cadangan perbelanjaan,
perjanjian program yang kemas kini
dikemukakan kepada Perbendaharaan
mengikut tempoh yang ditetapkan.
Pelaporan
3. Laporan pengecualian disediakan dan
dikemukakan ke Perbendaharaan bagi
perbelanjaan yang melebihi tahap varian bagi
tahun sebelumnya dalam tempoh dua (2)
bulan dari tarikh tamat sesuatu tahun
Kewangan.

7
 LAMPIRAN 2
[ B : KAWALAN BAJET ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
4. Laporan mengenai keperluan aliran wang
tunai bulanan yang disahkan pegawai
pengawal dikemukakan ke Perbendaharaan
setiap 15hb awal suku tahun.
Pemantauan Kemajuan Prestasi Perbelanjaan Mengurus dan Pembangunan
5. Melakukan pemantauan kemajuan/ prestasi
perbelanjaan mengurus.
6. Melakukan pemantauan kemajuan/ prestasi
perbelanjaan pembangunan.
Perbelanjaan Mengurus
7. Perbelanjaan mempunyai peruntukan.
8. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.
9. Peruntukan diterima dibelanjakan.
10. Peruntukan tambahan/ khas/ luar jangka/
viremen.
11. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan
keseluruhan.
Perbelanjaan Pembangunan
12. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.
13. Perbelanjaan mempunyai peruntukan.
14. Peruntukan dibelanjakan lebih daripada 50%.
15. Peruntukan tambahan/ khas/ luar jangka/
viremen dibelanjakan.

8
 LAMPIRAN 2
[ B : KAWALAN BAJET ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
16. Peruntukan diterima dibelanjakan.
Tahap Pengurusan (sila tandakan “ √ ” pada kotak yang disediakan)

Contoh Pengiraan:

Kriteria bertanda ' Ya'

× 100
Jumlah keseluruhan kriteria ( tidak termasuk ' Tidak Berkenaa n' )

Cemerlang (90% - 100%) Baik (60% - 89%) Memuaskan (59% ke bawah)

i. Hampir keseluruhan kriteria i. Lebih daripada separuh kriteria i. Kurang daripada separuh kriteria
yang dinilai berjaya dicapai yang dinilai dicapai. yang dinilai dicapai.
ii. Pematuhan sepenuhnya ii. Memenuhi keperluan ii. Memenuhi keperluan undang-undang
kepada undang-undang dan undang- undang dan dan peraturan yang ditetapkan.
peraturan. peraturan yang ditetapkan. iii. Rekod-rekod yang berkaitan tidak
iii. Rekod-rekod yang berkaitan iii. Rekod-rekod yang berkaitan diselenggara dengan lengkap
diselenggara dengan lengkap diselenggara dengan baik dan kemas kini.
dan kemas kini. dan kemas kini. iv. Sebahagian kecil daripada kawalan
iv. Kawalan dalaman hampir iv. Kawalan dalaman dalaman berkesan dan perlu
keseluruhannya berkesan dan adalah mencukupi. penambahbaikan berterusan.
boleh dicontohi. v.Pemantauan dan v. Pemantauan dan penyeliaan
v. Pemantauan dan penyeliaan penyeliaan terhadap setiap terhadap setiap kriteria adalah
terhadap setiap kriteria kriteria adalah baik. memuaskan.
adalah sangat cemerlang.

9
 LAMPIRAN 2
[ B : KAWALAN BAJET ]

Catatan/ Syor Penambahbaikan:

Tandatangan Pegawai Pemeriksa Tandatangan Pegawai Pemeriksa

……………………………………… ………………………………………
( ) ( )

Nota:
1. Semua kriteria senarai semak ini MESTI dilengkapkan.
2. Sekiranya terdapat KRITERIA yang tidak lagi relevan mohon ditandakan (√ ) di ruangan “TIDAK BERKENAAN” dan
dicatatkan penjelasan pada ruangan “CATATAN”.

1
0
 LAMPIRAN 2
[ C : KAWALAN TERIMAAN ]

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN DALAMAN SELARAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 308

BAHAGIAN/ JABATAN PENDIDIKAN NEGERI:

TARIKH PEMERIKSAAN:

(C). KAWALAN TERIMAAN

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Buku Tunai
1. Adakah buku tunai disediakan mengikut
kumpulan wang dan tahun kewangan.
2. Adakah semua transaksi terimaan direkodkan
di dalam Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248).
3. Adakah resit rasmi batal dicatatkan di buku
tunai/ buku tunai elektronik senarai resit yang
dibatalkan dijana oleh sistem.
4. Adakah resit rasmi direkodkan di dalam buku
tunai/ buku tunai elektronik pada hari yang
sama.
5. Adakah pegawai yang merekod buku tunai
adalah pegawai yang berbeza dengan
pegawai yang menerima pungutan.
6. Adakah buku tunai diselenggara dengan tepat
mengikut tarikh turutan terimaan.

11
 LAMPIRAN 2
[ C : KAWALAN TERIMAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
7. Adakah pegawai yang menyemak buku tunai
dan laporan buku tunai berkomputer
menandatangan ringkas dan mencatat tarikh
setiap akhir bulan.
Terimaan Melalui Mel
8. Daftar Mel diwujudkan bagi maksud merekod
terimaan wang dan dokumen atau barang
yang diterima melalui pos atau penghantar dan
ditandatangani oleh pembuka mel.
9. Resit rasmi disediakan pada hari yang sama
dan dihantar selewat-lewatnya hari bekerja
berikutnya (AP60).
10. Pemungut menyelenggara daftar mel bagi
merekod butiran terimaan.
11. Adakah Daftar Mel diperiksa dan disemak
setiap hari dengan Buku Tunai/ Buku Tunai
elektronik oleh pegawai bertanggungjawab
dengan menurunkan tandatangan ringkas.
12. Dalam persekitaran elektronik, Pejabat
Pemungut hendaklah mencetak Laporan
Terimaan Mel secara harian sekiranya ada
transaksi. Laporan Terimaan Mel hendaklah
disemak dengan Laporan Buku Tunai
Cerakinan sekiranya ada transaksi.

12
 LAMPIRAN 2
[ C : KAWALAN TERIMAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Daftar Cek Tak Laku
13. Daftar Cek Tak Laku diselenggara untuk
merekod dan mengenal pasti tunggakan yang
disebabkan oleh Cek Tak Laku bagi Akaun
Hasil/ Amanah/ Vot.
14. Maklumat Cek Tak Laku hendaklah dikemas
kini di dalam Akaun Subsidiari ABT yang
berkenaan.
15. Jana dan semak Laporan Daftar Cek Tak Laku
Dengan Gantian dan Laporan Daftar Cek Tak
Laku. Pastikan maklumat Cek/ Draf Bank
gentian telah dikemas kini. Kemas kini
maklumat Kiriman Wang/ Wang Pos gantian
pada Daftar Cek Tak Laku manual.
Penyata Pemungut (Kew.305/ Kew.305E)
16. Selaras dengan AP79(a), apabila terimaan
hendak dimasukkan ke dalam bank, Penyata
Pemungut hendaklah disediakan.
17. Bagi semua jenis terimaan secara elektronik
yang diakaunkan terus ke dalam akaun bank,
Penyata Pemungut hendaklah disediakan
berdasarkan amaun dan maklumat transaksi.
Perwakilan Kuasa Bagi Terimaan
18. Perwakilan kuasa dibuat kepada pegawai yang
diberikan peranan untuk tugasan terimaan.

13
 LAMPIRAN 2
[ C : KAWALAN TERIMAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
19. Perwakilan kuasa dibuat kepada pegawai yang
diberikan peranan untuk membatalkan resit.
Akaun Belum Terima
20. Peringkat Kementerian:
Penyata Akaun Belum Terima (ABT)
dikemukakan kepada Akauntan Negara
Malaysia dalam tempoh ditetapkan.
21. Peringkat Jabatan:
Penyata Akaun Belum Terima (ABT)
dikemukakan kepada Kementerian dalam
tempoh ditetapkan.
22. ABT dan hapus kira dilaporkan dengan betul
dan tepat.
23. Jumlah bersih ABT tidak meningkat melebihi
RM10 juta atau 50% berbanding tahun
sebelumnya.
24. Jumlah ABT melebihi 6 tahun tidak meningkat
melebihi RM10 juta atau 50% berbanding
tahun sebelumnya.
25. Tindakan susulan telah diambil terhadap ABT.

14
 LAMPIRAN 2
[ C : KAWALAN TERIMAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Tahap Pengurusan (sila tandakan “ √ ” pada kotak yang disediakan)

Contoh Pengiraan:

Kriteria bertanda ' Ya'

× 100
Jumlah keseluruhan kriteria ( tidak termasuk ' Tidak Berkenaa n' )

Cemerlang (90% - 100%) Baik (60% - 89%) Memuaskan (59% ke bawah)

i. Hampir keseluruhan kriteria i. Lebih daripada separuh kriteria i. Kurang daripada separuh
yang dinilai berjaya dicapai. yang dinilai dicapai. kriteria yang dinilai dicapai.
ii. Pematuhan sepenuhnya ii. Memenuhi keperluan undang- ii. Memenuhi keperluan undang-
kepada undang-undang dan undang dan peraturan yang undang dan peraturan yang
peraturan. ditetapkan. ditetapkan.
iii. Rekod-rekod yang berkaitan iii. Rekod-rekod yang berkaitan iii. Rekod-rekod yang berkaitan
diselenggara dengan lengkap diselenggara dengan baik dan tidak diselenggara dengan
dan kemas kini. kemas kini. lengkap dan kemas kini.
iv. Kawalan dalaman hampir iv. Kawalan dalaman adalah iv. Sebahagian kecil daripada kawalan
keseluruhannya berkesan dan mencukupi. dalaman berkesan dan perlu
boleh dicontohi. v. Pemantauan dan penyeliaan penambahbaikan berterusan.
v. Pemantauan dan penyeliaan terhadap setiap kriteria v. Pemantauan dan penyeliaan
terhadap setiap kriteria adalah baik. terhadap setiap kriteria adalah
adalah sangat cemerlang. memuaskan.

15
 LAMPIRAN 2
[ C : KAWALAN TERIMAAN ]

Catatan/ Syor Penambahbaikan:

Tandatangan Pegawai Pemeriksa Tandatangan Pegawai Pemeriksa

……………………………………… ………………………………………
( ) ( )

Nota:
1. Semua kriteria senarai semak ini MESTI dilengkapkan.
2. Sekiranya terdapat KRITERIA yang tidak lagi relevan mohon ditandakan (√ ) di ruangan “TIDAK BERKENAAN” dan
dicatatkan penjelasan pada ruangan “CATATAN”.

16
 LAMPIRAN 2
[ D : KAWALAN PEROLEHAN ]

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN DALAMAN SELARAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 308

BAHAGIAN/ JABATAN PENDIDIKAN NEGERI:

TARIKH PEMERIKSAAN:

(D). KAWALAN PEROLEHAN

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Kawalan Am Sebut Harga/ Tender
1. Peti tawaran sebut harga/tender mempunyai
dua (2) kunci berbeza yang dipegang oleh dua
orang pegawai kanan.
2. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/ Tender
dilantik secara bertulis oleh Pegawai
Pengawal/ Ketua Jabatan.
3. Bagi perolehan secara tender, maklumat
petender yang berjaya disiarkan dalam portal
MyPROCUREMENT, sistem ePerolehan
dan/atau laman sesawang Agensi.
4. Bagi perolehan sebut harga, keputusan
muktamad Jawatankuasa Sebut Harga
dipamerkan di Portal MyPROCUREMENT/
laman sesawang Agensi/eP dan papan
kenyataan Jabatan
Senarai Pemegang Kunci Peti Tawatan Sebut Harga/ Tender
5. Nama pegawai/ Unit.
6. Jawatan.
7. Surat Lantikan.

17
 LAMPIRAN 2
[ D : KAWALAN PEROLEHAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Borang Jadual Sebut Harga/ Tender mengikut format borang jadual yang dikehendaki atau diisi dengan lengkap.
8. Nombor Siri.
9. Disenaraikan dalam borang jadual tender/
sebut harga mengikut nama petender.
10. Amaun tender/ sebut harga.
11. Tempoh siap/ Penyerahan barang.
12. Ditandatangani ringkas oleh pegawai yang
bertanggungjawab (AP 197.2(c)).
13. Surat Akuan Pembida Berjaya bagi
tender/sebut harga hendaklah disediakan.
Pengurusan Perolehan Tender
14. Lembaga Perolehan diwujudkan di
Kementerian/ Jabatan.
15. Perolehan bernilai melebihi RM500,000
setahun atau nilai satu kontrak yang
bertempoh dilaksanakan secara tender.
16. Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan
tender adalah teratur.
17. Minit mesyuarat dan keputusan tender
disediakan dengan teratur.
18. Kajian pasaran dilaksanakan.
Rekod dan Perjanjian Kontrak
19. Semua kontrak didaftarkan.

18
 LAMPIRAN 2
[ D : KAWALAN PEROLEHAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
20. Daftar/ rekod pembayaran kontrak
diselenggarakan untuk rujukan dan
pemantauan bayaran.
21. Kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan
ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa
di bawah Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan
1949 [Akta 120]
22. Terma dan syarat dalam dokumen kontrak
disemak oleh Penasihat Undang-Undang
Jabatan/ Agensi.
23. Klausa Pencegahan Rasuah dimasukkan
dalam Kontrak.
24. Bon Pelaksanaan telah dikemukakan atau
Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) dipotong
mengikut kadar yang sepatutnya.
25. Dokumen kontrak ditandatangani dalam tempoh
4 bulan selepas Surat Setuju Terima (SST)
ditandatangan balas oleh syarikat.
26. Tiada perolehan/ bekalan melebihi nilai kontrak
yang ditetapkan dalam dokumen kontrak
terlibat.
27. Tindakan diambil terhadap kontraktor yang
tidak mematuhi syarat mengenai tempoh
pembekalan yang dinyatakan dalam
dokumen kontrak.
28. Dokumen kontrak hendaklah mempunyai
tarikh ditandatangani.

19
 LAMPIRAN 2
[ D : KAWALAN PEROLEHAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Tahap Pengurusan (sila tandakan “ √ ” pada kotak yang disediakan)

Contoh Pengiraan:

Kriteria bertanda ' Ya'

× 100
Jumlah keseluruhan kriteria ( tidak termasuk ' Tidak Berkenaa n' )

Cemerlang (90% - 100%) Baik (60% - 89%) Memuaskan (59% ke bawah)

i. Hampir keseluruhan kriteria i. Lebih daripada separuh kriteria i. Kurang daripada separuh kriteria
yang dinilai berjaya dicapai. yang dinilai dicapai. yang dinilai dicapai.
ii. Pematuhan sepenuhnya ii. Memenuhi keperluan undang- ii. Memenuhi keperluan undang-undang
kepada undang-undang dan undang dan peraturan yang dan peraturan yang ditetapkan.
peraturan. ditetapkan. iii. Rekod-rekod yang berkaitan tidak
iii. Rekod-rekod yang berkaitan iii. Rekod-rekod yang berkaitan diselenggara dengan lengkap dan
diselenggara dengan lengkap diselenggara dengan baik dan kemas kini.
dan kemas kini. kemas kini. iv. Sebahagian kecil daripada kawalan
iv. Kawalan dalaman hampir iv. Kawalan dalaman adalah dalaman berkesan dan perlu
keseluruhannya berkesan dan mencukupi. penambahbaikan berterusan.
boleh dicontohi. v. Pemantauan dan penyeliaan v. Pemantauan dan penyeliaan
v. Pemantauan dan penyeliaan terhadap setiap kriteria terhadap setiap kriteria adalah
terhadap setiap kriteria adalah baik. memuaskan.
adalah sangat cemerlang.

20
 LAMPIRAN 2
[ D : KAWALAN PEROLEHAN ]

Catatan/ Syor Penambahbaikan:

Tandatangan Pegawai Pemeriksa Tandatangan Pegawai Pemeriksa

……………………………………… ………………………………………
( ) ( )

Nota:
1. Semua kriteria senarai semak ini MESTI dilengkapkan.
2. Sekiranya terdapat KRITERIA yang tidak lagi relevan mohon ditandakan (√ ) di ruangan “TIDAK BERKENAAN” dan
dicatatkan penjelasan pada ruangan “CATATAN”.

21
 LAMPIRAN 2
[ E : KAWALAN PERBELANJAAN ]

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN DALAMAN SELARAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 308

BAHAGIAN/ JABATAN PENDIDIKAN NEGERI:

TARIKH PEMERIKSAAN:

(E). KAWALAN PERBELANJAAN

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Daftar Bil
1. Adakah Daftar Bil diwujudkan bagi
merekodkan setiap resit yang diterima dan
butiran bayaran yang dibuat?
2. Adakah bil/ invois/ tuntutan direkod dan
dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada
tarikh ianya diterima dengan lengkap dan
sempurna?
3. Adakah bil/ Invois/ tuntutan yang diterima
dicop tarikh terima?
4. Adakah Daftar Bil diperiksa sekali sebulan oleh
pegawai yang diberi kuasa? (daftar bil perlu
ditandatangan dan dicatatkan tarikh)
5. Adakah Daftar Bil diselenggara dengan baik
dan sempurna?

22
 LAMPIRAN 2
[ E : KAWALAN PERBELANJAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Baucar Bayaran
6. Adakah baucar bayaran disediakan setelah bil/
invois/ tuntuan diterima dengan lengkap?
a. {dokumen utk semakan - Nota Minta,
Pesanan, Invois dan Resit dari
Pembekal dan kertas kerja (sekiranya
ada)}
7. Adakah baucar bayaran ada ditandatangani
oleh pegawai yang diberi kuasa?
8. Adakah baucar bayaran bagi barang/
perkhidmatan yang nilainya kurang daripada
RM10,000 ditandatangani oleh 2 pegawai.
Bagi kes yang lebih daripada RM10,000
ditandatangani oleh 3 pegawai?
9. Adakah semua bil yang diterima dicopkan
dengan tarikh ia diterima?
10. Adakah baucar bayaran yang telah dibuat
pembayaran dicop “TELAH BAYAR” pada
semua dokumen sokongan?
11. Adakah Baucar Bayaran yang diluluskan
direkod dalam Buku Tunai?
Pengurusan Cek
12. Cek yang berlaku kesilapan hendaklah
dibatalkan dan dikepilkan bersama-sama
keratan cek. Cek baru perlu dikeluarkan bagi
menggantikan cek yang dibatalkan.

23
 LAMPIRAN 2
[ E : KAWALAN PERBELANJAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
13. Buku cek yang diterima/ dikeluarkan direkod
dalam Daftar Stok Buku Cek.
14. Buku cek disimpan di dalam peti besi
sekolah/kabinet besi yang berkunci di tempat
yang selamat.
15. Cek tamat tempoh/ rosak hendaklah ditulis di
dalam Daftar Cek Batal.
Panjar Wang Runcit (PWR)
16. Adakah pegawai yang diarahkan untuk
menguruskan Panjar Wang Runcit (PWR)
diberi kuasa secara bertulis?
17. Adakah baki wang tunai di tangan sama
dengan baki yang direkodkan dalam Buku
Tunai PWR?
18. Adakah setiap bayaran menggunakan Baucar
Kecil yang diluluskan oleh pegawai pelulus dan
dokumen sokongan yang disahkan turut
disertakan?
19. Baucar Kecil perlu disusun mengikut tuntutan
nombor dan tarikh bayaran panjar serta
dijumlahkan amaunnya supaya selaras dengan
rekod di Buku PWR.
20. Adakah wang runcit disimpan selamat dalam
Petty Cash yang berkunci dan Petty Cash
disimpan di tempat yang selamat seperti dalam
peti besi?

24
 LAMPIRAN 2
[ E : KAWALAN PERBELANJAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
21. Adakah kuasa secara bertulis diberikan
kepada pegawai yang bertanggungjawab
bagi anak kunci dan nombor kombinasi peti
besi?
22. Buku Tunai PWR hendaklah dicetak dan
ditandatangani oleh Penyedia dan Pengesah.
23. Adakah Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit
disediakan?
Penyesuaian Bank - (semak dengan dokomen penyata penyesuaian bank, Buku Tunai, penyata bank)
24. Adakah penyata bank dicop `Tarikh Terima’?
25. Adakah penyata bank diterima sebelum 10hb,
jika lewat adakah tindakan diambil?
26. Adakah penyata penyesuaian disediakan
dalam tempoh 7 hari daripada tarikh terima
penyata bank setiap bulan?
27. Adakah penyata penyesuaian bank dicetak
dan difailkan?
28. Adakah baki akhir tiap bulan sama di buku
tunai dengan penyata bank?
Pembayaran di bawah AP 59
29. Tiada pembayaran di bawah AP 59.
30. Baki pembayaran di bawah AP 59 tahun
semasa menurun berbanding tahun
sebelumnya.

25
 LAMPIRAN 2
[ E : KAWALAN PERBELANJAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
31. Laporan siasatan dikemukakan kepada
Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh
60 hari.
32. Tindakan pelarasan dibuat dalam tempoh
60 hari selepas mendapat kelulusan Ketua
Setiausaha Perbendaharaan (KSP).
Tahap Pengurusan (sila tandakan “ √ ” pada kotak yang disediakan)

Contoh Pengiraan:

Kriteria bertanda ' Ya'

× 100
Jumlah keseluruhan kriteria ( tidak termasuk ' Tidak Berkenaa n' )

26
 LAMPIRAN 2
[ E : KAWALAN PERBELANJAAN ]

Cemerlang (90% - 100%) Baik (60% - 89%) Memuaskan (59% ke bawah)

i. Hampir keseluruhan kriteria i. Lebih daripada separuh kriteria i. Kurang daripada separuh kriteria
yang dinilai berjaya dicapai. yang dinilai dicapai. yang dinilai dicapai.
ii. Pematuhan sepenuhnya ii. Memenuhi keperluan ii. Memenuhi keperluan undang-undang
kepada undang-undang dan undang- undang dan dan peraturan yang ditetapkan.
peraturan. peraturan yang ditetapkan. iii. Rekod-rekod yang berkaitan tidak
iii. Rekod-rekod yang berkaitan iii. Rekod-rekod yang berkaitan diselenggara dengan lengkap dan
diselenggara dengan lengkap diselenggara dengan baik kemas kini.
dan kemas kini. dan kemas kini. iv. Sebahagian kecil daripada kawalan
iv. Kawalan dalaman hampir iv. Kawalan dalaman dalaman berkesan dan perlu
keseluruhannya berkesan dan adalah mencukupi. penambahbaikan berterusan.
boleh dicontohi. v. Pemantauan dan v. Pemantauan dan penyeliaan
v. Pemantauan dan penyeliaan penyeliaan terhadap setiap terhadap setiap kriteria adalah
terhadap setiap kriteria adalah kriteria adalah baik. memuaskan.
sangat cemerlang.

27
 LAMPIRAN 2
[ E : KAWALAN PERBELANJAAN ]

Catatan/ Syor Penambahbaikan:

Tandatangan Pegawai Pemeriksa Tandatangan Pegawai Pemeriksa

……………………………………… ………………………………………
( ) ( )

Nota:
1. Semua kriteria senarai semak ini MESTI dilengkapkan.
2. Sekiranya terdapat KRITERIA yang tidak lagi relevan mohon ditandakan (√ ) di ruangan “TIDAK BERKENAAN” dan
dicatatkan penjelasan pada ruangan “CATATAN”.

28
 LAMPIRAN 2
[ F : KAWALAN PENGURUSAN AKAUN AMANAH/ KUMPULAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT ]

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN DALAMAN SELARAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 308

BAHAGIAN/ JABATAN PENDIDIKAN NEGERI:

TARIKH PEMERIKSAAN:

(F). KAWALAN PENGURUSAN AKAUN AMANAH/ KUMPULAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Pengurusan Akaun Amanah/ Kumpulan Wang Amanah
1. Penyata Terima dan Bayaran dikemukakan
kepada Audit mengikut Surat Arahan Akaun
Amanah/ Surat Ikatan Amanah atau pada
31 Mac tahun kewangan berikutnya.
2. Sijil Audit Tanpa Teguran dikeluarkan.
3. Tindakan diambil terhadap Pemerhatian Audit.
4. Akaun tidak aktif/ tidak diperlukan/ mencapai
objektif/ mencapai tempoh ditetapkan
hendaklah ditutup.
5. Tindakan penutupan akaun dilaksanakan
dengan teratur.
Pengurusan Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan
6. Salinan Resit Pembelian, Kad Pendaftaran
Kenderaan (Geran) dan Sijil Insurans
Komprehensif disimpan dalam Fail Peribadi
Pegawai.

29
 LAMPIRAN 2
[ F : KAWALAN PENGURUSAN AKAUN AMANAH/ KUMPULAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT ]

TIDAK CATATAN
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK
BERKENAAN
7. Kad Pendaftaran Kenderaan dicop ‘Hak Milik
Dituntut oleh Kerajaan’.
8. Daftar pinjaman kenderaan disediakan.
9. Daftar pinjaman kenderaan diselenggara
dengan lengkap.
10. Kelulusan pinjaman direkodkan dalam Buku
Perkhidmatan peminjam.
11. Bayaran balik adalah teratur.
Dokumen Yang Difailkan Dalam Fail Peribadi Pinjaman Kenderaan
12. Salinan resit sokongan.
13. Salinan geran sokongan.
14. Salinan sijil insurans sokongan.
Pembiayaan Komputer
15. Salinan invois dan resit pembelian komputer
disimpan dalam Fail Peribadi Peminjam.
16. Daftar pembiayaan komputer disediakan.
17. Daftar pembiayaan komputer diselenggarakan
dengan lengkap.
18. Kelulusan pembiayaan direkodkan dalam Buku
Perkhidmatan peminjam.
19. Bayaran balik melalui arahan potongan gaji
adalah teratur.

30
 LAMPIRAN 2
[ F : KAWALAN PENGURUSAN AKAUN AMANAH/ KUMPULAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Pendahuluan Diri
20. Daftar pendahuluan diri diselenggarakan
dengan lengkap.
21. Kementerian/ Jabatan mengambil tindakan
yang sewajarnya untuk memastikan bayaran
balik dibuat mengikut tempoh ditetapkan.
22. Pegawai yang belum menjelaskan
pendahuluan diri yang terdahulu tidak layak
diberi pendahuluan diri seterusnya.
23. Penyata Penyesuaian disediakan setiap bulan.
24. Ketua Jabatan menghantar satu penyata yang
menunjukkan Ringkasan Pendahuluan Diri
yang diluluskan dan hasil pengutipannya ke
Perbendaharaan setiap 6 bulan.

31
 LAMPIRAN 2
[ F : KAWALAN PENGURUSAN AKAUN AMANAH/ KUMPULAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Tahap Pengurusan (sila tandakan “ √ ” pada kotak yang disediakan)

Contoh Pengiraan:

Kriteria bertanda ' Ya'

× 100
Jumlah keseluruhan kriteria ( tidak termasuk ' Tidak Berkenaa n' )

Cemerlang (90% - 100%) Baik (60% - 89%) Memuaskan (59% ke bawah)

i. Hampir keseluruhan kriteria i. Lebih daripada separuh kriteria i. Kurang daripada separuh kriteria
yang dinilai berjaya dicapai. yang dinilai dicapai. yang dinilai dicapai.
ii. Pematuhan sepenuhnya kepada ii. Memenuhi keperluan undang- ii. Memenuhi keperluan undang-undang
undang-undang dan peraturan. undang dan peraturan yang dan peraturan yang ditetapkan.
iii. Rekod-rekod yang berkaitan ditetapkan. iii. Rekod-rekod yang berkaitan tidak
diselenggara dengan lengkap iii. Rekod-rekod yang berkaitan diselenggara dengan lengkap dan
dan kemas kini. diselenggara dengan baik kemas kini.
iv. Kawalan dalaman hampir dan kemas kini. iv. Sebahagian kecil daripada kawalan
keseluruhannya berkesan dan iv. Kawalan dalaman adalah dalaman berkesan dan perlu
boleh dicontohi. mencukupi. penambahbaikan berterusan.
v. Pemantauan dan penyeliaan v. Pemantauan dan v. Pemantauan dan penyeliaan
terhadap setiap kriteria adalah penyeliaan terhadap setiap terhadap setiap kriteria adalah
sangat cemerlang. kriteria adalah baik. memuaskan.

32
 LAMPIRAN 2
[ F : KAWALAN PENGURUSAN AKAUN AMANAH/ KUMPULAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT ]

Catatan/ Syor Penambahbaikan:

Tandatangan Pegawai Pemeriksa Tandatangan Pegawai Pemeriksa

……………………………………… ………………………………………
( ) ( )

Nota:
1. Semua kriteria senarai semak ini MESTI dilengkapkan.
2. Sekiranya terdapat KRITERIA yang tidak lagi relevan mohon ditandakan (√ ) di ruangan “TIDAK BERKENAAN” dan
dicatatkan penjelasan pada ruangan “CATATAN”.

33
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN DALAMAN SELARAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 308

BAHAGIAN/ JABATAN PENDIDIKAN NEGERI:

TARIKH PEMERIKSAAN:

(G). KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Peraturan Penerimaan
1. Setiap PTJ mempunyai Pegawai Penerima
yang diberi tanggungjawab untuk menerima
dan mengesahkan aset yang diterima.
2. Pengesahan penerimaan Aset Alih hanya
boleh dilakukan oleh Pegawai Penerima
selepas pemeriksaan berjaya dilaksanakan
dengan menggunakan Borang Penerimaan
Aset Alih KEW.PA-1.
3. Borang Penolakan Aset Alih KEW.PA-2
hendaklah disediakan oleh Pegawai Penerima
jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau
lebih dan tidak mematuhi spesifikasi.
4. Borang KEW.PA-2 yang telah ditandatangani
oleh Pegawai Penerima hendaklah dihantar
dengan serta merta kepada agen
penghantaran, syarikat pembekal atau pihak
berkaitan.

34
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Urusan Pendaftaran
5. Setiap aset hendaklah didaftarkan dengan
lengkap dalam tempoh dua (2) minggu dari
tarikh pengesahan penerimaan.
6. Daftar Harta Modal KEW.PA-3 dan Daftar
Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-4
diselenggara dengan kemas kini apabila
berlaku perubahan.
7. Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-5 dan
Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah
KEW.PA-6 hendaklah disediakan mengikut
tahun semasa oleh Bahagian/ Cawangan/ PTJ
masing-masing.
8. KEW.PA-5 dan KEW.PA-6 hendaklah
dikemas kini apabila terdapat Aset Alih baharu,
Aset Alih dilupus atau Aset Alih dihapus kira.
Penggunaan dan Aduan Kerosakan Aset Alih (Tidak Termasuk Penggunaan Kenderaan)
9. Aset Alih yang dibeli digunakan.
10. Aduan mengenai kerosakan Aset Alih
hendaklah dilaporkan menggunakan Borang
Aduan Kerosakan Aset Alih KEW.PA-10.
KEW.PA-10 hendaklah mendapat kelulusan
Ketua Jabatan sebelum penyelenggaraan
dilaksanakan.
11. Tindakan susulan diambil terhadap aset yang
rosak.

35
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Pemeriksaan Aset Alih
12. Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah/
Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK) peringkat Kementerian/ Ibu
Pejabat Jabatan hendaklah melantik sekurang-
kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa
daripada Gred 19 ke atas dan tidak terlibat
secara langsung dalam pengendalian Aset Alih
berkenaan.
13. Tempoh lantikan tidak melebihi dua (2) tahun
dan dilantik di atas nama jawatan.
14. Pemeriksaan ke atas semua Aset Alih
hendaklah dilaksanakan seratus peratus
(100%) dan pemeriksaan boleh dilaksanakan
sepanjang tahun pada tahun semasa secara
berperingkat.
15. Pegawai Pemeriksa hendaklah menggunakan
Borang Pemeriksaan Aset Alih KEW.PA-11
dengan melengkapkan semua maklumat di
KEW.PA-11 dan mencatatkan tarikh
pemeriksaan.
16. Laporan Pemeriksaan Aset Alih KEW.PA-12
hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset dan
dikemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu
Pejabat untuk dilaporkan dalam Mesyuarat
JKPAK.

36
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
17. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Sijil
Pemeriksaan Aset Alih KEW.PA-13 setelah
pemeriksaan selesai dilaksanakan pada tahun
semasa.
Pelupusan Aset Alih
18. Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)
hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal/
Ketua Pengarah/ Pengerusi Jawatankuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat
Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan
menggunakan Surat Lantikan Lembaga
Pemeriksa Pelupusan KEW.PA-20 untuk
membuat pemeriksaan ke atas Aset Alih yang
hendak dilupuskan.
19. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai
yang tidak terlibat secara langsung dalam
pengendalian Aset Alih.
20. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dilantik atas
nama jawatan dan tempoh pelantikan tidak
melebihi dua (2) tahun.
21. Semua Aset Alih yang dicadangkan untuk
pelupusan hendaklah disenaraikan di Borang
Pelupusan Aset Alih KEW.PA-21.
22. Pemeriksaan Aset Alih dijalankan dalam
tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan
oleh Jabatan.

37
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
23. Lembaga Pemeriksa Pelupusan
Mengemukakan KEW.PA-19 kepada Urus
Setia Pelupusan selepas membuat
pemeriksaan, melengkapkan dan
menandatangani KEW.PA-19.
24. Urus setia mendapat kelulusan pelupusan
daripada Pihak Berkuasa Melulus.
25. Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang
diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam
tempoh enam (6) bulan dari tarikh kelulusan.
26. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan
hendaklah dikemukakan kepada Kuasa
Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh
kelulusan pelupusan yang pertama. Pelanjutan
hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh
tidak melebihi satu (1) bulan.
Peraturan Penerimaan
27. Setiap PTJ mempunyai Pegawai Penerima
yang bertanggungjawab untuk menerima dan
memeriksa barang-barang yang diterima. Bagi
barang-barang teknikal, Pegawai Penerima
yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran
dalam bidang berkaitan.

38
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
28. Pengesahan penerimaan hanya boleh
dilakukan oleh Pegawai Penerima selepas
pemeriksaan berjaya dilaksanakan dengan
menggunakan Borang Terimaan Barang-
Barang (BTB) KEW.PS-1.
29. Borang Penolakan Barang-Barang (BPB)
KEW.PS-2 disediakan oleh Pegawai Penerima
jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau
lebih dan tidak mematuhi spesifikasi dan
dihantar dengan serta merta kepada agen
penghantaran syarikat pembekal atau pihak
berkaitan.
Urusan Merekod Stok
30. Setiap stok hendaklah direkodkan dalam
tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan
penerimaan.
31. Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah
direkodkan oleh Pegawai Stor dengan
menggunakan Kad Daftar Stok KEW.PS-3,
diisi dengan lengkap dan tepat.
32. Senarai Kad Daftar Stok KEW.PS-4
hendaklah disediakan dan dikemas kini setiap
kali transaksi penerimaan dan pengeluaran.

39
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Laporan Kedudukan Stok
33. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan
Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-14 setiap
suku tahun bagi semua kategori stor dan
dikemukakan kepada Unit Pengurusan Aset di
Kementerian/ Jabatan untuk dilaporkan
kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK).
Pengeluaran
34. Ketua Jabatan melantik Pegawai Pelulus
secara bertulis untuk memastikan
pengeluaran stok adalah terkawal.
35. Permohonan Stok oleh individu kepada Stor
Utama atau Stor Unit hendaklah
menggunakan Borang Permohonan Stok
(Individu Kepada Stor) KEW.PS-8.
Pemeriksaan/ Verifikasi Stor
36. Pegawai Pengawal atau Ketua Pengarah atau
Pengerusi JKPAK Peringkat Kementerian/ Ibu
Pejabat adalah bertanggungjawab melantik
sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai-
pegawai yang sesuai untuk menjalankan
Verifikasi Stor.
37. Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan nama
dan jawatan atau jawatan sahaja untuk
tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2)
tahun.

40
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
38. Verifikasi dilaksanakan mengikut program/
jadual yang ditetapkan oleh Unit Pengurusan
Aset di Stor Pusat dan Stor Utama setahun
sekali dalam tahun semasa bermula 1
Oktober dan berakhir pada 31 Disember.
39. Menyediakan dan melengkapkan Borang
Verifikasi Stor KEW.PS-10.
40. Prestasi pengurusan stor secara keseluruhan
dilaporkan dengan menyediakan dan
melengkapkan Borang Penilaian Prestasi
Pengurusan Stor KEW.PS-11.
41. Menyediakan Sijil Verifikasi Stor KEW.PS-
12 dan Laporan Verifikasi Stor KEW.PS-13
untuk pengesahan Ketua Jabatan.
Pelarasan Stok
42. Stok hendaklah disenaraikan di dalam
Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-15 dan
dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan
sekiranya terdapat kesilapan merekod
samada kuantiti atau nilai pada Kad Daftar
Stok.

41
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Pelupusan Stok
43. Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP)
hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal/
Ketua Pengarah/ Pengerusi Jawatankuasa
Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat
Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan
menggunakan Surat Lantikan Lembaga
Pemeriksa Pelupusan Stok KEW.PS-19
untuk membuat pemeriksaan ke atas stok
yang hendak dilupuskan.
44. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dilantik di
atas nama jawatan dan tempoh pelantikan
tidak melebihi dua (2) tahun.
45. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai
yang tidak terlibat secara langsung dalam
pengurusan stor berkenaan.
46. Semua stok yang dicadangkan untuk
pelupusan hendaklah disenaraikan di Borang
Pelupusan Stok KEW.PS-20.
47. Lembaga Pemeriksa Pelupusan
mengemukakan KEW.PS-20 kepada Urus
Setia Pelupusan selepas membuat
pemeriksaan, melengkapkan dan
menandatangani KEW.PS-20.
48. Sijil Pelupusan Stok KEW.PS-22 dikemukakan
kepada Kuasa Melulus berserta dokumen
sokongan.

42
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
49. Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang
diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam
tempoh enam (6) bulan dari tarikh kelulusan.
50. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan
hendaklah dikemukakan kepada Kuasa
Melulus dua (2) minggu sebelum tamat
tempoh kelulusan pelupusan yang pertama.
Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja
bagi tempoh tidak melebihi satu (1) bulan.
Tahap Pengurusan (sila tandakan “ √ ” pada kotak yang disediakan)
Contoh Pengiraan:
Kriteria bertanda ' Ya'
× 100
Jumlah keseluruhan kriteria ( tidak termasuk ' Tidak Berkenaa n' )

Cemerlang (90% - 100%) Baik (60% - 89%) Memuaskan (59% ke bawah)

i. Hampir keseluruhan kriteria i. Lebih daripada separuh kriteria i. Kurang daripada separuh kriteria
yang dinilai berjaya dicapai. yang dinilai dicapai. yang dinilai dicapai.
ii. Pematuhan sepenuhnya ii. Memenuhi keperluan undang- ii. Memenuhi keperluan undang-
kepada undang-undang dan undang dan peraturan yang undang dan peraturan yang
peraturan. ditetapkan. ditetapkan.
iii. Rekod-rekod yang berkaitan
iii. Rekod-rekod yang berkaitan iii. Rekod-rekod yang berkaitan
tidak diselenggara dengan
diselenggara dengan lengkap diselenggara dengan baik dan lengkap dan kemas kini.
dan kemas kini. kemas kini. iv. Sebahagian kecil daripada kawalan
iv. Kawalan dalaman hampir iv. Kawalan dalaman adalah dalaman berkesan dan perlu
keseluruhannya berkesan dan mencukupi. penambahbaikan berterusan.
boleh dicontohi. v. Pemantauan dan penyeliaan v. Pemantauan dan penyeliaan
v. Pemantauan dan penyeliaan terhadap setiap kriteria terhadap setiap kriteria adalah

43
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

terhadap setiap kriteria adalah adalah baik. memuaskan.

sangat cemerlang.

44
 LAMPIRAN 2
[ G : KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR ]

Catatan/ Syor Penambahbaikan:

Tandatangan Pegawai Pemeriksa Tandatangan Pegawai Pemeriksa

……………………………………… ………………………………………
( ) ( )

Nota:
1. Semua kriteria senarai semak ini MESTI dilengkapkan.
2. Sekiranya terdapat KRITERIA yang tidak lagi relevan mohon ditandakan (√ ) di ruangan “TIDAK BERKENAAN” dan
dicatatkan penjelasan pada ruangan “CATATAN”.

45
 LAMPIRAN 2
[ H : KAWALAN PENGURUSAN KENDERAAN ]

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN DALAMAN SELARAS ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 308

BAHAGIAN/ JABATAN PENDIDIKAN NEGERI:

TARIKH PEMERIKSAAN:

(H). KAWALAN PENGURUSAN KENDERAAN

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Kawalan Penggunaan Kenderaan
1. Kenderaan digunakan dengan kelulusan
pegawai kenderaan yang dilantik oleh Ketua
Jabatan.
2. Setiap Kenderaan Kerajaan hendaklah
dibekalkan dengan Buku Log bagi tujuan
mengawal dan memantau penggunaan
kenderaan serta dikemas kini oleh pemandu
bagi setiap perjalanan dan penyenggaraan
kenderaan.
3. Bagi Kereta Rasmi Jawatan yang dibekalkan
dengan pemandu, pemandu tersebut
hendaklah mengisi Buku Log.
4. Bagi Kenderaan Kerajaan, semua butiran di
dalam Buku Log hendaklah diisi dengan
lengkap.

46
 LAMPIRAN 2
[ H : KAWALAN PENGURUSAN KENDERAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
5. Pada hari akhir setiap bulan, Buku Log
diserahkan untuk pengesahan Pegawai
Kenderaan dan helaian asal Butiran
Penggunaan Kenderaan yang telah disahkan
diserahkan kepada Pegawai Kenderaan.
6. Penggunaan minyak adalah munasabah.
Kereta Rasmi Jawatan
7. Pegawai perlu mendapatkan kelulusan bertulis
daripada Ketua Jabatan berhubung jumlah
kelayakan penggunaan bahan api bulanan
berasaskan formula pengiraan bekalan bahan
api.
8. Kelulusan had bekalan bahan api adalah betul.
9. Pembelian bekalan bahan api tidak melebihi
had yang ditetapkan/ diluluskan dalam
sebulan.
10. Penggunaan bahan api melebihi had yang
dibenarkan, Ketua Jabatan hendaklah
membuat kutipan bayaran balik daripada
pegawai.
Kawalan Kad Inden
11. Kad Kenderaan [Kad Vehicle (Petronas) atau
Kad Kenderaan (Shell)] disimpan oleh
Pegawai Kenderaan dan mesti digunakan
bersama-sama Kad Pemandu [Kad Driver
(Petronas) atau Kad Pemandu (Shell)].

47
 LAMPIRAN 2
[ H : KAWALAN PENGURUSAN KENDERAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
12. Buku rekod pergerakan Kad Inden kenderaan
hendaklah dikemas kini, dijaga dengan baik
dan diperiksa oleh Ketua Jabatan dari semasa
ke semasa.
13. Penyata Pembelian (Penyata Kad) - Maklumat
berhubung jumlah pengambilan bahan api
mengikut kad. Semua pemandu/ pemegang
kad hendaklah mengesahkannya dengan
menandatangani penyata ini setelah
menyemak resit pembelian.
Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit
14. Satu senarai perolehan dan pengagihan Kad
Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit perlu
disediakan.
15. Bagi SmartTAG, ia perlu didaftarkan sebagai
inventori Kerajaan mengikut KP 2 - Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan
pindaannya.
16. Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit dan
SmartTAG bagi Kenderaan Jabatan hendaklah
disimpan oleh Pegawai Kenderaan dan diberi
kepada pemandu apabila diarah menjalankan
tugas yang memerlukan bayaran tol serta
diserahkan semula kepada Pegawai
Kenderaan setelah tugas selesai.

48
 LAMPIRAN 2
[ H : KAWALAN PENGURUSAN KENDERAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
17. Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan Kad
Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit bagi
Kenderaan Jabatan hendaklah dikemas kini
dan disimpan selamat oleh Pegawai
Kenderaan.
18. Setiap pemandu Kenderaan Jabatan mestilah
merekodkan butiran penggunaan kad
berkenaan di dalam Buku Rekod Pergerakan
dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol
Tanpa Resit sebaik sahaja selesai
menjalankan tugas.
19. Pegawai Kenderaan hendaklah mendapatkan
salinan penyata yang menunjukkan semua
transaksi penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol
Tanpa Resit daripada syarikat pembekal kad
tersebut untuk tujuan penyemakan dan
memastikan tidak berlakunya penyalahgunaan.
20. Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit dan
SmartTAG dibekalkan kepada pegawai yang
diperuntukkan Kereta Rasmi Jawatan dan
disimpan oleh pegawai.
21. Nilai maksimum Kad Sistem Bayaran Tol
Tanpa Resit bagi Kereta Rasmi Jawatan pada
setiap bulan adalah RM500. Penggunaan yang
melebihi had maksimum adalah ditanggung
sendiri oleh pegawai.

49
 LAMPIRAN 2
[ H : KAWALAN PENGURUSAN KENDERAAN ]

TIDAK
KRITERIA YANG DIPERLUKAN YA TIDAK CATATAN
BERKENAAN
Tahap Pengurusan (sila tandakan “ √ ” pada kotak yang disediakan)

Contoh Pengiraan:

Kriteria bertanda ' Ya'

× 100
Jumlah keseluruhan kriteria ( tidak termasuk ' Tidak Berkenaa n' )

Cemerlang (90% - 100%) Baik (60% - 89%) Memuaskan (59% ke bawah)

i. Hampir keseluruhan kriteria i. Lebih daripada separuh kriteria i. Kurang daripada separuh kriteria
yang dinilai berjaya dicapai. yang dinilai dicapai. yang dinilai dicapai.
ii. Pematuhan sepenuhnya ii. Memenuhi keperluan undang- ii. Memenuhi keperluan undang-
kepada undang-undang dan undang dan peraturan yang undang dan peraturan yang
peraturan. ditetapkan. ditetapkan.
iii. Rekod-rekod yang berkaitan iii. Rekod-rekod yang berkaitan iii. Rekod-rekod yang berkaitan
diselenggara dengan lengkap diselenggara dengan baik tidak diselenggara dengan
dan kemas kini. dan kemas kini. lengkap dan kemas kini.
iv.Kawalan dalaman hampir iv. Kawalan dalaman adalah iv. Sebahagian kecil daripada
keseluruhannya berkesan dan mencukupi. kawalan dalaman berkesan dan
boleh dicontohi. v. Pemantauan dan perlu penambahbaikan berterusan.
v. Pemantauan dan penyeliaan penyeliaan terhadap setiap v. Pemantauan dan penyeliaan
terhadap setiap kriteria adalah kriteria adalah baik. terhadap setiap kriteria adalah
sangat cemerlang. memuaskan.

50
 LAMPIRAN 2
[ H : KAWALAN PENGURUSAN KENDERAAN ]

Catatan/ Syor Penambahbaikan:

Tandatangan Pegawai Pemeriksa Tandatangan Pegawai Pemeriksa

……………………………………… ………………………………………
( ) ( )

Nota:
1. Semua kriteria senarai semak ini MESTI dilengkapkan.
2. Sekiranya terdapat KRITERIA yang tidak lagi relevan mohon ditandakan (√ ) di ruangan “TIDAK BERKENAAN” dan
dicatatkan penjelasan pada ruangan “CATATAN”.

51