‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري‬

‫والوسيط‬
‫سنة أولى ماستر‪ -‬تخصص‪ :‬إدارة األرشيف‬
‫‪2021-2020‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• لقد زاد استخدام المعايير الدولية في مجال األرشيف‪ ،‬خاصة بعد إنشاء الجمعيات المهنية‬
‫المتخصصة وظهورها في ذلك المجال‪ .‬وتنوعت المعايير حيث نجد معايير نوعية وأخرى‬
‫كمية‪ ،‬وهي تخضع للمراجعة الدورية والمستمرة بسبب حاجتها إلى التقييم الفني‬
‫المستمر‪ ،‬وظهور مواد وطرق جديدة‪ ،‬وبروز متطلبات نوعية وأمنية جديدة‪ ،‬ولكل هذه‬
‫األسباب والعوامل فإن المعيار يتقادم ويصبح بحاجة إلى المراجعة‪ .‬وكقاعدة فإن كل‬
‫المعايير الصادرة عن المنظمة الدولية للتقنين )‪ ،(ISO‬تراجع كل خمس (‪ )05‬سنوات‪.‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫وفي بعض األحيان يفضل إجراء المراجعة قبل ذلك‪ ،‬وخاصة للمعايير الصادرة في مجال •‬
‫التكنولوجيا وذلك بسبب التغيرات التي قد تطرأ في هذا المجال‪ .‬ومن جانب أخر فإن‬
‫المراجعة قد تكون بطيئة نوعا ما في مجاالت أخرى كالمعارف العامة أو العلوم‬
‫االجتماعية‪ .‬ويمكن قد تصل مدة المراجعة فيها إلى عشرة (‪ )10‬سنوات‪ .‬طالما لم يظهر‬
‫جديد يتطلب إجراء التعديل والتحيين أو المراجعة‪ .‬وتتمثل نتيجة المراجعة للمعايير في‬
‫ثالث (‪ )03‬نتائج وهي‪ :‬التأكيد على صالحية المعيار‪ ،‬مراجعته‪ ،‬سحبه أو إلغاءه‪.‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• أنواع المعايير في األرشيف‪:‬‬

‫• يمكن تقسيم المعايير الخاصة باألرشيف إلى المجموعات التالية‪:‬‬
‫• المعايير الخاصة بالوصف األرشيفي‪ :‬وهي معدة من طرف المجلس الدولي لألرشيف ‪،CIA‬‬
‫والتي تطبق على أرشيفات الطور الثالث أو األرشيف النهائي‪.‬‬
‫• المعايير الخاصة بتسيير الوثائق ‪.(Records Management).‬‬
‫• المعايير الخاصة بالرقمنة والتسيير االلكتروني للوثائق ‪.GED‬‬
‫• المعايير الخاصة بالحفظ والمباني والمعدات واألجهزة‪.‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• المنظمة الدولية للتقنين ‪ISO‬‬

‫• هي منظمة دولية تعمل على إعداد المعايير‪ ،‬وتضم هذه المنظمة ممثلين من عدة منظمات قومية‬
‫للمعايير‪ .‬تأسست في ‪ 23‬فيفري ‪ ،1947‬وهي تصرح عن معايير تجارية وصناعية عالمية‪ .‬يكمن مقر‬
‫هذه المنظمة في جونيف بسويسرا‪ .‬بالرغم من أن االيزو تعرف عن نفسها كمنظمة غير حكومية‪ ،‬لكن‬
‫قدرتها على وضع المعايير التي تتحول عادة إلى قوانين (إما عن طريق المعاهدات أو المعايير القومية)‬
‫تجعلها أكثر قوة من معظم المنظمات غير الحكومية‪ .‬إلى غاية ‪ 2018‬نشرت هذه المنظمة أزيد من‬
‫‪ 18500‬معيار في مختلف المجاالت‪ :‬الصناعة‪ ،‬التكنولوجيا‪ ،‬التغذية‪ ،‬الزراعة‪ ،‬األرشيف‪...،‬إلخ‪ .‬تضم‬
‫‪ 162‬عضوا وطنيا‪ ،‬كما لديها ثالثة فئات للعضوية‪:‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• أعضاء كاملو العضوية‪ :‬يشاركون في إعداد التقنين واستراتيجيات االيزو‪.‬‬

‫يحق لهم المشاركة بكامل حقوق التصويت في االجتماعات الفنية وفي سياسات االيزو‪.‬‬

‫• األعضاء المراسلون‪ :‬يراقبون عملية إعداد المعايير واستراتيجيات االيزو‪.‬‬

‫يحق لهم في الحضور بصفة مراقب في االجتماعات التقنية والسياسية‪.‬‬

‫• األعضاء المشتركون‪ :‬يتم إبالغهم بأنشطة االيزو‪ ،‬ولكن ال يمكنهم المشاركة فيها‪.‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• تتم جهود التقنين في هذه المنظمة من خالل اللجان التقنية‪ ،‬وتعتبر اللجنة التقنية ‪TC/46‬‬
‫من أبرز هذه اللجان‪ ،‬وهي التي تهتم بالتقانين الخاصة في مجال المكتبات واألرشيف‪،‬‬
‫إدارة الوثائق الجارية والمؤقتة‪ ،‬وكذلك بخدمات التكشيف‪ ،‬اعداد المستخلصات‪ ،‬مجال‬
‫النشر‪ ،‬وكل ما له عالقة بالمعلومات‪ .‬صدر عنها ما يقارب ‪ 113‬معيار بما في ذلك‬
‫المعايير المحينة‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• بادرت المنظمة الدولية للتقنين ‪ ،ISO‬في أواخر الثمانينات إلى االنفتاح على المعايير ذات‬
‫المفاهيم‪ ،‬والتي تهدف إلى األداء األفضل من خالل تطبيق نظم اإلدارة الفعالة لألنشطة الخاصة‬
‫بالهيئات والمنظمات‪ .‬من بين هذه المعايير سلسلة ‪ ISO9000‬الخاصة "بإدارة الجودة"‪ ،‬و‬
‫‪ 14001ISO‬الخاصة "بإدارة البيئة"‪.‬‬

‫• في عام ‪ ،1997‬اقترح االستراليون على المنظمة العالمية للتقنين ‪ ،ISO‬المعيار األسترالي‬

‫‪ AS4390‬الخاص بإدارة السجالت للمصادقة والموافقة عليه‪ .‬في ذلك الوقت‪ ،‬لم تكن هناك لجنة‬
‫في المنظمة لدراسته وإبداء الراي في شأن هذا االقتراح‪.‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• لذلك فقد تم توجيه هذا المشروع نحو لجنة تقييس إدارة الجودة‪ -‬التي كانت الوحيدة‬
‫المسؤولة في ذلك الوقت عن استخدام مثل هذه المفردات‪ -‬لكن هذه اللجنة لم تكن مؤهلة‬
‫لذلك‪ .‬وهكذا تأسست رسميا في سنة ‪ 1998‬اللجنة الفرعية ‪ 11‬داخل اللجنة ‪TC 46‬‬
‫التابعة لمنظمة ايزو‪ .‬وفي فرنسا في عام ‪ 1997‬تشكلت في منظمة ‪ AFNOR‬لجنة‬
‫التقييس ‪ CN 11‬التابعة للجنة العامة ‪ .46‬بسرعة كبيرة جلبت هذه اللجنة عدد كبير من‬
‫الخبراء من المؤسسات والجمعيات المهنية‪ .‬وعلى الصعيد الدولي تضمنت هذه اللجنة‬
‫ممثلين أنجلوساكسونيين وأمريكيين وفرنسيين تحت رئاسة أسترالية‪.‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• عقد أول اجتماع في أثينا في ‪ 13‬ماي ‪ 1998‬لتحليل المعيار األسترالي وإشكالية إدارة‬
‫السجالت‪ ،‬وإيجاد أرضية مشتركة للتفاهم بشأن االتفاق إلعادة مناقشة المعيار األسترالي‪ .‬وفي‬
‫نوفمبر ‪ 2000‬وفي استوكهولم‪ ،‬توصل أعضاء اللجنة إلى توافق في األراء‪ ،‬وأخيرا تم اعتماد‬
‫المعيار األسترالي في ‪ 3‬أكتوبر ‪ 2001‬في مونتلاير بمناسبة انعقاد مؤتمر"جمعية مسيري‬
‫الوثائق"‪.‬‬

‫• في نفس الوقت تمت المصادقة على المعيار ‪ ISO 15489‬سنة ‪ 2001‬باللغة اإلنجليزية‪ ،‬وتمت‬
‫ترجمته إلى اللغة الفرنسية ونشره من قبل المنظمة ‪ AFNOR‬في أفريل ‪.2002‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• وهو عبارة عن معيار لتسيير األرشيف الجاري والمؤقت‪ ،‬حيث يحدد القواعد‪ ،‬السياسات‬
‫والمسؤوليات الخاصة بتسيير الوثائق‪ .‬وهو موجه للمسؤولين والمديرين وإلى كل من له‬
‫مسؤولية انتاج واستعمال الوثائق في المؤسسة سواء كانت عامة أو خاصة‪.‬‬

‫• وهو يحدد قواعد إدارة الوثائق‪ :‬من يفعل ماذا إلدارة المعلومات والوثائق؟‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• ولقد تم إدخال اللفظ األنجلوساكسوني » ‪ « Records‬الذي يعني "الوثائق المنشئة‬

‫والمنتجة والمحتفظ بها لغرض اإلثبات واإلعالم‪ ،‬من قبل شخص طبيعي أو معنوي أثناء‬
‫ممارسة التزاماته القانونية أو تسيير نشاطه‪".‬‬

‫• كما أن هذا المعيار موجه لجميع العاملين بالمؤسسة‪ ،‬ولمسؤولي إدارة الجودة‪ ،‬مسؤولي‬
‫إدارة المخاطر وكذا المسؤولين عن جميع األنشطة‪ ،‬ألنه يسمح بتنفيذ مراقبة فعالة‬
‫ومنتظمة على الوثائق‪.‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• بالتالي يمكن اعتبار أن هذا المعيار بمثابة دليل على ما تم إنجازه‪ ،‬وتسيير المخاطر‪،‬‬
‫وضمان أمن الوثائق وتمكين استمرارية العمل في حالة وقوع كوارث أو نزاعات‪ ،‬كما أنه‬
‫يسهل من إدارة وحفظ الوثائق في محيط أمن‪.‬‬

‫ومنذ ‪ ،2001‬بدأ مهنيو المعلومات باعتماد هذا المعيار‪ ،‬وشاركوا في صياغته‪ ،‬وشرعوا •‬
‫في عمليات التوعية والتحسيس في مؤسساتهم بضرورة اعتماد وتطبيق هذا المعيار‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• ومع ذلك فقد بقي هذا المعيار غير معروف لدى البعض لمدة ال تقل عن خمسة أو ستة‬
‫سنوات تقريبا‪ .‬لكن تدريجيا‪ ،‬وعقب ندوات ومؤتمرات‪ ،‬بدأ االهتمام بهذا المعيار من طرف‬
‫مديريات المنظمات‪ .‬السيما أولئك الذين كان لديهم وحدة مخصصة إلدارة المعلومات‪،‬‬
‫وسبق وأن عينوا موظفين في منصب‪" :‬مسيرين المعلومات" أو "مسؤولين عن‬
‫األرشيف"‪...،‬إلخ‪ .‬وبصورة أعم‪ ،‬فقد كان للسياق التنافسي واالقتصادي والقانوني‬
‫واالجتماعي دور كبير في اهتمام مسيري المنظمات لضرورة حماية أنفسهم والحصول‬
‫على أنظمة إدارة حسب القوانين السارية المفعول‪.‬‬
 ‫إدارة ومعالجة األرشيف الجاري والوسيط‬

‫• ينص المعيار ‪ ISO 15489‬على توحيد الممارسات في مجال "إدارة المعلومات"‪ ،‬في‬
‫الوقت الذي تتضاعف فيه الوثائق‪ .‬حيث يؤدي دورا قياديا في إنشاء وأرشفة الوثائق‬
‫والحفاظ عليها‪ .‬كما أوصت منظمة اليونسكو‪ UNESCO‬من المنظمات الدولية على‬
‫ضرورة تطبيق المعيار‪ ISO 15489‬في سياستها وفي عملية تسيير أرشيفها‬