Professional Documents
Culture Documents
1267 6595 1 PB
1267 6595 1 PB
Abstract:
PT. Indo Bismar Komputer is a distributor company of computer devices which sells and services computer
spareparts. On service section especially on service administration section have some problems in receiving service
device record that wrote directly into paper manually which caused data redundancy. Other problem is service
administration did confirm to customer about customer's device status only based on service administration's
memory that cause customer's device overstacked on service section, slower service response, unsatisfied customer,
lack of customer trust, services income isn't optimal, inaccurate reports from not fixed service fee.
Based on problems that faced on administration service staff, a solution for those problems is making an application
for PT. Indo Bismar Komputer which used for computer spareparts sales, measures and monitoring how much
technician’s income from services.
Main purpose of this research application is generating an output into services income tech report which used to
measure how much tech income, overall services income report, services transaction report and spare parts selling
report with income target within periods which have decided by the owner of PT. Indo Bismar Komputer.
Dalam bidang distributor penjualan dan maupun kinerja yang ditawarkan kepada orang lain
service alat-alat IT, PT. Indo Bismar Komputer dan tidak memiliki wujud apapun serta tidak
memiliki beberapa permasalahan diantaranya menimbulkan kepemilikan (Keller dan Kotler,
pencatatan penerimaan barang service dicatat secara 2009).
langsung dalam sebuah buku tulis sehingga Suatu aktivitas atau manfaat yang tidak
menyebabkan redudansi data. Permasalahan lain memiliki wujud dan dapat diserahkan kepada orang
terjadi ketika admin service mengkonfirmasi lain yang bertindak sebagai customer dan tidak
customer berdasarkan ingatan saja apakah customer bersifat kepemilikan merupakan sifat utama dari
telah dikonfirmasi atau belum dan customer mana kegiatan service (Chaffey, 2008). Jadi dapat ditarik
saja yang belum dikonfirmasi agar dilakukan kesimpulan bahwa service merupakan Seluruh
konfirmasi ulang. Dengan kata lain tidak ada tindakan, kinerja, manfaat ataupun aktivitas yang
pencatatan status konfirmasi yang jelas sehingga dapat diserahkan melalui satu pihak ke pihak lainnya,
mengakibatkan penumpukan barang service apabila yang memiliki sifat dasar tidak berwujud dan tidak
ada beberapa barang telah di-service namun admin menimbulkan kepemilikan apapun.
service lupa mengkonfirmasi. Barang-barang yang Di dalam transaksi service, terdapat proses
belum dikonfirmasi tentunya suatu saat akan penjualan sparepart kepada customer ketika proses
ditanyakan langsung oleh customer. Hal ini menjadi service membutuhkan penggantian beberapa
perhatian paling utama jika customer mengeluh sparepart. Sedangkan penjualan sendiri adalah
pelayanan yang lama sebab admin service lupa kegiatan menjual barang dagang yang dilakukan oleh
mengkonfirmasi sehingga berkurangnya kepercayaan suatu perusahaan dagang. Biasanya jumlah transaksi
dan kepuasan customer. Karena berkurangnya penjualan yang terjadi pada perusahaan tersebut
kepuasan customer, biasanya customer mencari cukup besar jika dibanding dengan jenis transaksi
tempat service lain yang pelayanannya lebih cepat lainnya. Ada beberapa perusahaan dagang hanya
sehingga PT. Indo Bismar Komputer kehilangan melakukan penjualan secara tunai dan perusahaan
customer dan pendapatan service menjadi tidak lainnya melakukan penjualan secara kredit dan ada
maksimal. Permasalahan terakhir adalah admin juga perusahaan yang melakukan penjualan dengan
service memberi harga jasa service berdasarkan kedua jenis jual-beli tersebut: secara tunai maupun
taksiran (ingatan) dari teknisi sehingga biaya jasa kredit (Soemarso, 2004:164). Ketika perusahaan
service sering berubah sesuai permintaan teknisi dan dagang menjual barangnya, maka perusahaan akan
tidak akurat. Service yaitu suatu tindakan, jasa, memperoleh pendapatan. Jumlah harga yang
diberikan pada pembeli atas barang dagang yang agar kegiatan pembayaran bisa diselesaikan dengan
diterima disebut pendapatan perusahaan yang cepat, aman dan efisien (Templatoid, 2016).
berkaitan. Khusus perusahaan dagang, akun yang
dipakai dalam pencatatan penjualan barang disebut METODE
akun “penjualan” (Soemarso, 2004:160). Permasalahan service pada PT. Indo Bismar
Penjualan dapat dikatakan berhasil secara Komputer mengakibatkan redudansi data,
teknis jika produk (beserta resiko yang ada pada penumpukan barang service, kehilangan customer,
produk) telah diserahkan pada pembeli dan sebagai pendapatan service tidak maksimal, biaya jasa service
imbalan, penjual mendapatkan uang atau kas. Secara sering berubah dan laporan yang tidak akurat
otomatis perusahaan telah melepaskan resiko yang sehingga perlu dibuat suatu rancang bangun aplikasi
sangat berpengaruh dan melepaskan manfaat dari service agar dapat mengelola semua permasalahan
kepemilikian barang tersebut kepada pembeli yang sedang terjadi.
(Suwardjono, 2006:381) Pada rancang bangun aplikasi service PT.
Kegiatan yang paling penting dalam Indo Bismar Komputer terdapat empat tahap proses
penjualan adalah kegiatan menghitung laba. yang membutuhkan enam input dan menghasilkan
Penjualan memiliki dua jenis laba yaitu laba bersih sembilan output.
dan laba kotor. Laba kotor adalah hasil perhitungan 1. Proses Transaksi Service Barang:
dari harga jual yang dikurangi dengan harga pokok Proses transaksi service barang ini
penjualan atau modal pokok. Sedangkan laba bersih digunakan pada saat customer melakukan service
adalah jumlah keseluruhan dari laba kotor yang barang. Di dalam transaksi service barang ini ada
dikurangi dengan jumlah keseluruhan biaya proses dimana admin service mencatat apa yang
operasional suatu usaha (Ayodya, 2010). dikeluhkan customer mengenai barang service
Pembayaran merupakan kegiatan miliknya agar teknisi dapat melakukan pengecekan
memindahkan dana untuk memenuhi kewajiban yang jenis kerusakan barang dan mencatat data pemilik
ditimbulkan oleh suatu kegiatan ekonomi. atau customer, tanggal service serta nama teknisi
yang menangani service barang tersebut. Dalam
Pembayaran pasti akan selalu terjadi setiap hari dan
transaksi ini tidak ada perhitungan atau rumus
melibutkan banyak transaksi ekonomi yang jenisnya tertentu yang digunakan, hanya mmenyimpan data
beraneka ragam contohnya seperti jual beli jasa dan saja.
barang, pelunasan kredit dan pembelian yang
melibatkan banyak mata uang melalui berbagai 2. Konfirmasi Customer
macam alat pembayaran seperti pembayaran dengan Proses konfirmai customer ini digunakan
uang kartal, pembayaran dengan uang tunai, bilyet pada saat proses service barang telah selesai
diperbaiki atau juga dapat digunakan untuk
giro, cheque, wesel dan lain-lain.
mengkonfirmasi customer ketika diperlukan
Kegiatan pembayaran memang bisa penggantian sparepart penting dengan harga yang
dikatakan sangat mudah dan sederhana namun bisa cukup mahal. Jika kerusakan barang berada di
juga menjadi sulit dan kompleks tergantung dari bagian sparepart dan kerusakannya sangat parah
tingkat kesulitan suatu transaksi ekonomi yang sehingga perlu mengganti sparepart maka proses ini
terjadi. Secara umum pembayaran dapat diartikan berlaku. Proses konfirmasi customer ini untuk
sebagai perpindahan kepemilikan hak atas uang dari mencatat customer yang belum atau telah
pembeli kepada penjual atau dari pembayar kepada dikonfirmasi serta mengkalkulasi total penjualannya.
penerimanya. Atau dengan arti lain dapat dijelaskan
bahwa pembayaran merupakan perpindahan hak 3. Pembayaran Service
milik atas nilai uang antara pembeli dan penjual yang Proses pembayaran service digunakan ketika
terjadi secara bersamaan dengan perpindahan hak customer melunasi pembayaran terhadap barang yang
atas jasa atau barang oleh penjual kepada pembeli. telah selesai service. Pembayaran service mencakup
Proses suatu pembayaran tidak dapat berdiri total biaya dari jasa service yang dijumlahkan dengan
sendiri dan terjadi secara spontan serta tanpa ada total biaya dari sparepart yang dibeli:
hubungannya dengan transaksi yang lain, sebab ∑ Invoice = ∑ Harga Jual Sparepart +∑ Biaya Jasa
setiap kegiatan pembayaran merupakan bukti nyata Service
atau realisasi dari transaksi ekonomi. Suatu kegiatan
pembayaran dapat dilakukan secara tradisional atau 4. Pelaporan
sederhana tanpa memerlukan jasa bank atau bisa Proses pelaporan yang berlangsung di PT.
dilakukan melalui proses yang cukup rumit yang Indo Bismar Komputer berasal dari output
membutuhkan jasa-jasa perantara seperti perbankan
pembayaran service yang diakhiri dengan pembuatan Entitas kasir hanya melakukan proses input
laporan untuk pimpinan.laporan-laporan yang data kasir sebagai data pegawai dan membuat akun
menjadi output yaitu melihat laporan pendapatan untuk mengakses transaksi invoice.
service teknisi, laporan pendapatan service Entitas pimpinan tidak perlu melakukan
perusahaan, laporan transaksi service dan laporan proses input karena pimpinan hanya melakukan
penjualan sparepart. maintenance laporan saja maka pimpinan membuat
akun yang bisa melihat laporan pendapatan service
Berdasarkan proses yang telah dijabarkan di teknisi, laporan pendapatan service perusahaan,
atas maka disusunlah suatu rancangan dalam bentuk laporan transaksi service dan laporan penjualan
context diagram. Context Diagram rancang bangun sparepart.
aplikasi service pada PT. Indo Bismar Komputer Context diagram dapat di-decompose
secara umum menggambarkan tentang proses-proses menjadi data flow diagram. DFD merupakan aliran
apa saja yang sedang berjalan pada perusahaan data yang memiliki tingkatan atau tahapan desain
tersebut. Pada context diagram di bawah ini yang memiliki beberapa tahapan level desain
melibatkan entity-entity yang saling berkaitan. tergantung kebutuhan suatu sistem.
Adapun context diagram ini digambarkan pada Berikut adalah DFD Level 0 dapat dilihat
gambar 1. pada gambar 2.
2 Pegawai 1 Tanda Terima Service
7 Konfirmasi
6 Detil Konfirmasi
1.2
[Data Konfirmasi] Konfirmasi
Admin Service
Customer
Kasir
service dan laporan penjualan sparepart. menjadi 5 yaitu proses transaksi service barang,
Entitas teknisi hanya menyerahkan data diri proses konfirmasi customer, proses penjualan
teknisi ke dalam sistem sebagai informasi pegawai sparepart, proses pembayaran service dan proses
dan membuat akun untuk melihat laporan pendapatan pelaporan. Data yang masuk (input data) akan
service teknisi dan perusahaan. diproses untuk kemudian disimpan ke dalam suatu
Dalam suatu proses transaki service tabel pada database agar menghasilkan suatu output
dibutuhkan data customer berupa nama, nomor sistem yang berupa data yang hanya bisa dibaca
telepon dan alamat maka dibutuhkan ntitas customer berdasarkan data yang dimasukkan dalam pencarian.
yang nantinya akan menerima tanda terima service
dan invoice. Entitas customer tidak mendapatkan HASIL DAN PEMBAHASAN
akun untuk masuk dalam aplikasi service ini. Sistem informasi yang dibangun untuk
memberikan solusi permasalahan tersebut yaitu
sistem informasi yang dapat mengimplementasikan Untuk memperoleh pilihan nama teknisi dalam
proses transaksi service, penjualan sparepart dan transaksi service di atas, maka bagian admin service
proses pembayaran service. membuat data pegawai terlebih dahulu dengan
Pembuatan implementasi sistem transaksi jabatan masing-masing. Jika jabatannya teknisi maka
terdiri dari 3 proses sistem, yaitu: pilihan nama teknisi akan tampil dalam transaksi
tanda terima sevice. Berikut ini merupakan master
1. Transaski Service Barang data pegawai yang dijelaskan pada gambar 5.
Tanda terima service merupakan nota yang
berguna sebagai bukti atau tanda terima kepada
customer bahwa teknisi telah menerima barang yang
perlu di-service dari customer. Nota tanda terima
service ini berasal dari data teknisi, data customer,
keterangan barang service milik customer dan
keluhan yang terjadi pada barang service. Nota ini
harus dicetak untuk diberikan kepada customer
sebagai jaminan atau tanda bukti bahwa customer
adalah pemilik barang service tersebut.
Uji coba yang dijalankan ke dalam aplikasi
yaitu mencatat transaksi service dari customer
Gambar 5. Form Master Data Pegawai
bernama Orlando Jonathan Blanchard Bloom yang
men-service 1 buah printer Epson WorkForce WF
Setelah mengisi data pada transaksi tanda
3520 dan 1 buah laptop IBM Roadrunner pada
terima service, langkah selanjutnya adalah
tanggal 21 Juli 2016, dengan keluhan printer sering
mengkonfirmasi customer dengan membutuhkan data
macet dan saat lid laptop digerakkan tiba-tiba layar
jasa service. Berikut ini merupakan master data jasa
laptop mati. Di bawah ini merupakan implementasi
service dijelaskan pada gambar 6.
proses transaksi service barang yang dijelaskan pada
gambar 3.
4. Proses Pelaporan
Dilakukan oleh admin service dengan
memasukkan tanggal atau periode laporan dan
mencetaknya dalam sebuah laporan untuk diserahkan
kepada pimpinan. Berikut ini merupakan laporan- Gambar 16. Hasil Cetak Laporan Pendapatan Service
laporan yang dihasilkan oleh aplikasi service: Teknisi
a. Laporan Pendapatan Service Teknisi b. Laporan Pendapatan Service Perusahaan
Laporan pendapatan service teknisi Laporan pendapatan service perusahaan
menampilkan pendapatan service setiap teknisi yang menampilkan pendapatan service keseluruhan pada
telah dipilih. PT. Indo Bismar Komputer dalam periode waktu
tertentu.
RUJUKAN
Ayodya, Wulan. 2010. Cara Awal Buka Usaha Roti
dan Kue. Jakarta: PT. Elex Media
Komputindo.