第 1 章：ビジネスメールを中心にメールの書き方

担当：ウィン先生

ビジネスメールの書き方・12 点の注意書きを身につけよう！！！

いまや、ビジネスに不可欠な存在となってきた e メール。打合せに、画像や
文章データの送信にと、それなしでは何も進まないほど浸透してきました。し
かし、便利ゆえに諸刃の剣ともなりかねません。この新しいメディアのメリッ
ト・デメリットを把握しているかいないかで、ビジネスに大きな差が出てきま
す。

1．e メールのマナーとは？

メールをやり取りする上でのマナー、それが「ネチケット」と言われている
もので、ネット上のエチケットというこの 2 つを合わせた造語です。
〈元祖はＳ．ハンブリッジ氏の著書「ネチケットガイドライン」であり、円滑
なコミュニケーションを図ることを目的としています。ですが、そのほとんど
が一般社会でのマナーとほとんど変わりがないものだとも言えます。
これらのマナーを「必ず守れ」というわけではありませんし、ガイドライン
ですから他人に強要されるべきでも強要すべきでもありません。
以上に記述する事柄は「ネチケットガイドライン」を参考に、最近のビジネ
スメールマナーの本の 1 部です。〉

2．件名はすぐに開いてもらえる表現に

先方の「受信メール一覧」に件名が多数並んだとき、一番最初に開いてもら
えるような件名をつけることを心がけてください。通常のビジネス文章の表題
と違い、具体性があるだけではだめです。
まず、頭に「緊急」「重要」をつける方法もよいでしょう。しかし、これは
本当に緊急性のある場合だけに限ってください。何度も同じ表現を使い、本文
がそれほど緊急でないようなメールを送ると、次回から狼青年扱いを受けかね
ません。
参考例
「A の納期について」⇨ 「至急：A の納期が 5 日に変更になりました」
次には、具体性と同時に「どんな内容だろう」と興味を持たせる要素がある
ことです。そのためには、はじめに本文を書き、その中から「キーワード」を
見つけ出すとよいでしょう。そのキーワードを元に、それなりの工夫を凝らし
た件名をつけることをお勧めします。
参考例
「打合せのご連絡」⇨ 「明日の打合せを５日に延期します」
自分であれば、どのメールを真っ先に聞くか、先方の立場にたって考えてみ
ましょう。

3．本文の書き出し

本文に要件を書く前に「ちょっと一言」を入れましょう。
「拝啓」「前略」などと書き始める人はいないと思いますが、「昨日はご苦
労様でした」「最近の仕事の調子はいかがですか」など、相手への気遣いの言
葉が一言あればよいでしょう。
また、メールが社外への相手の場合には送った相手が送信者欄だけでは正確
に表示されない場合もあります。このため、「いつもお世話になっております 。
（株）〇〇会社の〇〇です。」と名乗ることも大切です。
自分用の署名を自動的に追加する。
また、会社のアドレスの場合、必ずしも相手の常に利用しているパソコンに
届くとは限りません。社内の特定なパソコンにメールが届き、それを複数の人
で共有して利用していることも考えられます。そのような場合には、「（株）
〇〇〇 XXX 部 〇〇様」と送り先を特定させることも必要になります。
相手先を書いておけば、もし、間違った相手に送信してしまっても、「自分
宛のじゃないよ」、と相手が判断することもできます。
場合によっては、本文より書き始めることもありますが、送り先がどのよう
な人か、どのようなポジションかなども考慮しておく必要があります。新しい
間柄であれば、なれなれしい文句も許されますが、ひとつ間違えると「礼儀知
らず」「横柄だ」などと円滑なコミュニケーションを阻害される元となります。

4．本文は見やすく、シンプルに

画面いっぱいにメール文章の文字が詰まっていると、読む前に疲れてしまう
ことは経験ないでしょうか。
文章中には適当にスペースが入っていると見やすく、理解もしやすいです。
1 行 30 文字位で改行し、3－4 行毎に 1 行分のスペースを入れましょう。この
場合、ビジネス文書で段落を行うような改行箇所を目安にするとよいです。
 用件は 1 項目毎に分けて、箇条書きにしましょう。ビジネス文書での「記書
き」です。先方が理解しやすいメリットがあります。
メールを読む相手も、時間をさいて、パソコンを起動して、時にはダイヤル
アップして。。。
「結論ファースト」が鉄則：
「ダラダラと書かれていて、最後まで読まないと何を言っているの分からな
い」
こんなメールをたまに見ます。もしかしたら、あなたもこのようなメール文
書を書いてはいないでしょうか。
「ダラダラ」とはまとまりのない文書構成であり、「よく分からない」とは
結論が最後にあって、そこまで辛抱強く読まされるからです。
このような場合、文書の構成を「結論ファースト」式にすれば解決します。

4.1 結論ファーストとは、結承転提

「結論ファースト」式とは、最初に結論を冒頭に述べ、次にその経緯や説明
を書いて、データなどで裏付けをします。そして、最後に自分の意見や提案を
書くのです。
この構成を端的に表現すると一般的に言われている「起承転結」を再構成し
「結承起提」となるのです。
「起承転結」あるいは「三段論法」は、序論から書き始めて、本論を展開し 、
最後に結論を述べる構成です。これは、学生時代の論文などをまとめるときに
は、有効な構成ですが、ビジネスメールあるいはビジネス文書を書く場合には 、
結論ファーストが忙しい相手にも説得力をもたせる構成ではないでしょうか？

4.2 5W2H パターン

また、ビジネスメールあるいはビジネス文書の中身を明確とするには、とく
巻で言われている「5W2H」による構成もあります。これは、文書のみならず口
頭での報告にも役に立つ方法です。
● What （主体）
● When （年月日および時間）
● Where （場所）
 ● Why （理由、原因）
● Who （人、物）
● How （状態、状況）
● How much （価格、金額）
この 5 Ｗ 2 Ｈの 1 つでも欠かしてはいけないということではありませんが、文
書を書く際のチェック要素として押さえおけば、明確な文書に仕立てられると
思います。

4.3 個条書きのルール

ビジネスメールでは、用件を的確に伝えることが重要です。そのため、文章
構成に悩む人は、個条書きで書くことも単純で一番分かりやすいまとめ方です。
これであれば、書く方もまとめやすいし、読み手も 1 項目ずつ確認をしてい
けます。
そのため、個条書きのルールをまとめてみます。
1．書きたい事柄を「5W2H」に分ける。
2．興味関心、重要度、時系列など伝えたい目的に応じ、順番をつける。
3．1 項目は 30 文字以内の短文にまとめる。
4．個条書き部分の文体は「である」体か名詞止めとする。（この文書のよう
に前後が「です・ます体であっても）

5．「送信」ボタンを押す前に！

本文を書いてすぐに送信をすると、ビジネスメールでは失敗することがよく
あります。書き終えたら必ず内容・誤字脱字をチェックしてから送信する習慣
をつけましょう。メールの場合には「送信」ボタンを押してしまってから取り
消すことは、まず無理です。
相手に読んでもらえる文書であるか、必ず「点検」してから送信をしましょ
う。

6．返信をする

メールには郵便と違い、必ずしも相手に届くとは限りません。自分の送信ミ
スであったり、相手の受信ミスもあります。あるいは、送信途中のサーバの故
障によるメールの紛失なども考えられます。
 いつまでも返信がこないと、相手が「送信できたか」「無事に届いたのか」
と不安になります。もし、大事な内容で長い返事になりそうなのに時間がない
というときでも、とりあえず、返事が遅れるというメールを送れば親切です。
でも、ダイレクトメールとか嫌がらせのメールとかには必要ありません。

7. 引用時の注意

返信時に元メールを全文引用するのはなるべく避けましょう。
だらだらと不必要な部分も引用したメールは、見た目にも読みやすいものと
は言えません。
逆に、何に対する返信なのか分からなくなってしまうまで引用部を消除して
しまうのも困ります。
必要な部分を引用してメールの内容が無駄に多くならないよう、意味が分か
らなくならないように努めましょう。
打合せ、あるいは質疑回答形式のメールには、送られてきたメール本文をそ
のまま下段に添付していく方法が有効です。
送られてきた質疑メールに返信ボタンを押し、質疑内容をそのまま残して上
段に自分の回答を記入して送信します。一つの質疑が完了するまで、この方法
を繰り返します。
複数回この方法を繰り返す繰り返すと、メールサイズが大きくなってしまう
デメリットがありますが、それ以上に、過去の履歴が残りますので 1 メールを
読み返すだけで、理解できるメリットのほうがビジネス上は有効だと言えます。
最近のビジネスでは１日数百通のメールをやり取りすることも一般的になっ
てきました。このような人には、昨日のメールさえも探し出すのに時間がか
かってしまうこともあります。

8．宛先、CC、BCC の違い

☆宛先：メールを送る相手のメールアドレスです。
☆CC：Carbon Copy の略。メールを送る際には（当然）受取人を指名しますが、
それとは別に、CC という形で別の受取人を同時に指名する事ができます。送ら
れるメールの内容は、本来の受取人・CC の受取人共に同じものです。
自分を本来の受取人として送られてきたメールに対しては、基本的に何らかの
リアクション（返事など）をするのがマナーです。しかし CC として送られてき
たものならば、単に読んだだけにしておいても良いとされています。「返事は
いらないけど、ちょっと読んどいてね」といった感じでしょうか。
なお、受取人は、そのメールが CC としてほかにどこへ送られたかを知ることが
できます。
（メールに明記されるのです。）
☆BCC：Blind Carbon Copy 略で、基本的に CC と同じですが、本来の受取人
（宛先や CC で受け取った人）は、そのメールが BCC として他にどこへ送られ
たかを知ることができない（その有無すらわからない）、という点が違います。
複数の人に同時に同一のメールを送信する場合、宛先や CC にアドレスを書いて
しまうと、関係ない人にまで他人のメールアドレスを公開してしまうことにな
りかねません。そのような場合にも、BCC にて送信します。
＊「CC」「BCC」も「宛先」同様、送り先のメールアドレスをセミコロン
（；）で区切って列挙すれば複数の人に同時に送れます。複数の人に同時に
メールを送る事を同報といいます。

9．添付ファイルに関して

添付ファイルの機能はすごく便利なため、ついつい多用してしまいがちで
すが、あまり大きなファイルを添付すると、ネットワーク、サーバ、受信相手
に対して多大な迷惑をかけることになります。添付ファイルは圧縮して送りま
しょう。その形式は LHA，ZIP が一般的です。
また、メール 1 通のサイズは、500Kbyte 以上を目安として、それを超えるよ
うな場合は分割して送信を行うようにするのが基本です。
しかし、SOHO でプロバイダなどのサービスで利用している環境の場合、分
割を行ってもだめな場合があります。例えば、プロバイダからメール保存用
ディスクスペースの割り当てが 2Mbyte の人に 2Mbyte を超えるメールを送信す
れば、相手の方はメールを受信できなくなったりサーバを動作停止させてしま
うことも有り得ます。
最近は、一定サイズ以上のメールは許容しない設定を行っているサーバもあ
りますが、やはりやってはいけない行為といえます。
 また、添付ファイルの形式には、base64／uuencode／BinHex 等があり、メー
ラによってが受信可能な形式はまちまちです。（規約上は base64 を使用するこ
とが基本なのですが、なかなかそうも行かないのが実状です）
添付するファイルそのものについても、気を付けなければなりません。ワー
プロ文書を添付ファイルで送信しても、相手がそのソフトを持っていなければ
見ることは出来ません。
もし、テキストで済む内容のものであれば、テキスト形式でメール本文に書
くなり、テキスト文書を添付ファイルとするなりするべきでしょう。
Word や EXCEL などはウイルス感染の危険性が高いため、そういう形式で送ら
れることを嫌う人もいます。Word，Excel で文書を送るなら、ウイルスチェック
ソフトは必須といえるかもしれません。
いずれにしても、大きなメールや添付ファイル付きのメールを送信する際に
は事前に、送信しようとしているメールを相手が受信可能な環境にあるかどう
か、送信しても構わないかを確認する必要があります。

10．圧縮・解凍

メールの送受信にファイルを添付する場合、その添付ファイルを圧縮して送
信することが一般的ですが、使用するには解凍しなくてはなりません。
圧縮とは、ネットワーク上でファイルをやり取りする際に通信にかかる時間
や費用を節約するためやプロッピーディスクで保存、運搬しやすくするために
ファイル圧縮ツールを使用してファイルのサイズを小さくすることです。
また、圧縮されたファイルはそのままでは使用できないので解凍ツールを使
用して元に戻すのですがこれを解凍といいます。
圧縮されたファイルでもダブルクリックするだけで解凍ツールを使わずに簡
単に実行できるプログラムもあり、この形式を自己解凍形式と呼びます。
圧縮されたファイルは、その拡張子をみると、どの圧縮ツールが使われたか
がわかりますから、それにあった解凍ツールを使って、ファイルを解凍し使用
しなくてはなりません。
LHA（エルエイチェー）
代表的なファイル圧縮ツールです。
これは、吉崎 栄泰氏の作成したプログラムで日本国内では事実上標準となっ
ています。
フリーソフトですので入手は簡単です。
LHA で圧縮されたファイルの拡張子は．LZH となっています。
ZIP（ジップ）
海外で標準的なファイル圧縮ツールです。
圧縮の ZIP と解凍用の UNZIP（アンジップ）があります。
同じ ZIP でも圧縮ツールには複数の種類がありますので解凍するには同じ系列
の解凍ツールを使用しなくてはなりません。
代表的なものには、GZIP と PKZIP があります。
自己解凍形式な場合．Lzh．exe、．zip.exe のようにそれぞれの拡張子に．exe
が付いています。これらのファイルは解凍ツールを使用しなくてもダブルク
リックするだけで使用可能になります。
圧縮・解凍はそれぞれ、アーカイブ、展開と呼ぶこともあります。

11．受信したメールの発信者のメールアドレスを知りたい

Q：受信文の発信者のメールアドレスが見つかりません。header には from 氏名
のみでドメイン名がありません。見つける方法を教えて下さい。
Ａ：メールの差出人の名前の部分をダブルクリックしてください。

12．使えない文字

本文や件名には日本語の中には使えない文字があります。半角カナ文字は文
字化けすることがあるので使いません。ついうっかり使ってしまいそうですが 、
句読点やカギカッコの半角もダメです。
記号も機種やフォントによって文字化けします。
すべてに記号がいけないわけではありませんが注意が必要です。使って良い記
号もありますが、特定の機種やフォントでしか表示されない記号のことを機種
依存文字といいます。例えば、省略文字・単位・丸付き数字・ローマ数字・や
たら難しい漢字などは、文字化けしてしまいます。
大抵の場合で使っても良い記号を一覧にしましたので参考にしてください。