Spisový Řád

úroveň přístupu
Řád
A
SŽ R2
Spisový řád státní organizace Správa železnic
účinnost 1. ledna 2023
Schváleno pod čj. 54738/2022-SŽ-GŘ-O4

dne 11.11.2022
Bc. Jiří Svoboda, MBA v.r.

Generální ředitel
SŽ R2 účinnost od 1. ledna 2023
SŽ R2
Spisový řád státní organizace Správa železnic
Gestorský útvar: Správa železnic, státní organizace

Generální ředitelství
Odbor vnitřní správy
Praha
spravazeleznic.cz
Rok vydání: 2022
Náklad: vydáno pouze v elektronické podobě
© Správa železnic, státní organizace, rok 2022

Tento dokument je duševním vlastnictvím státní organizace Správa železnic, na které se vztahuje zákon č. 121/2000 Sb.,
o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění
pozdějších předpisů. Státní organizace Správa železnic je v uvedené souvislosti rovněž vykonavatelem majetkových práv.
Tento dokument smí fyzická osoba použít pouze pro svou osobní potřebu, právnická osoba pro svou vlastní vnitřní potřebu.
Poskytování tohoto dokumentu nebo jeho části v jakékoliv formě nebo jakýmkoliv způsobem třetí osobě je bez svolení státní
organizace Správa železnic zakázáno.
2
ZÁZNAMY O OPRAVÁCH A ZMĚNÁCH
Držitel listinné podoby tohoto dokumentu je odpovědný za včasné a správné zapracování účinných oprav
a změn a za provedení příslušného záznamu.
oprava/změna opravu/změnu
číslo jednací účinnost od
a její pořadové číslo zapracoval
3
PŘEDMLUVA
Stěžejním posláním státní organizace Správa železnic (dále jen „SŽ“) jakožto veřejnoprávního
původce je zajištění řádného výkonu spisové služby a správy dokumentů vzniklých z činnosti
původce, vč. zabezpečení důvěryhodnosti dokumentů, které v prostředí organizace vznikají.
Jedním z klíčových prostředků zabezpečení důvěryhodnosti dokumentů je digitalizace procesů

při vytváření dokumentů. V obecné rovině vzniku, uchování a zabezpečení důvěryhodnosti
dokumentu se jedná o:
 tvorbu a schválení dokumentu v digitální podobě a

 evidenci a uložení schválené verze dokumentu v základní evidenční pomůcce.
Základní evidenční pomůckou v prostředí Správy železnic je elektronický systém spisové služby
(ke dni vydání řádu IS ERMS). V elektronickém systému spisové služby musí být evidovány
všechny dokumenty. Pokud jsou dokumenty (bez ohledu na svoji formu) vytvářeny nebo
evidovány v jiném informačním systému, musí dojít k integraci takového systému na elektronický
systém spisové služby nebo musí zpracovatelé dokumentů zabezpečit souběžnou evidenci v obou
systémech.
Integrace informačního systému s elektronickým systémem spisové služby ve smyslu předešlého

odstavce neznamená, že bude do systému spisové služby přecházet agendová funkčnost daného
systému. Naopak, tato integrace může být pro běžného uživatele prakticky nepostřehnutelná
a jde zejména o to, aby procesy evidence a dlouhodobé správy dokumentů byly zajišťovány
v systému spisové služby s tím, že tento systém bude poskytovat plný přístup k dokumentům
všem integrovaným agendovým systémům.
4
OBSAH
Strana
ROZSAH ZNALOSTÍ ......................................................................................................... 7

ZKRATKY A ZNAČKY ........................................................................................................ 8
ČÁST PRVNÍ ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ ................................................................................ 9
Článek 1 Úvodní ustanovení ............................................................................................. 9
Článek 2 Základní pojmy.................................................................................................. 9
ČÁST DRUHÁ OBECNÁ USTANOVENÍ ................................................................................ 12
Článek 3 Organizování spisové služby ............................................................................... 12
Článek 4 Přestupky ........................................................................................................ 13
Článek 5 Razítka ............................................................................................................ 14
Článek 6 Jmenný rejstřík ................................................................................................ 15
Článek 7 Spisový a skartační plán .................................................................................... 15
ČÁST TŘETÍ NAKLÁDÁNÍ S DOKUMENTY ........................................................................... 16
Článek 8 Příjem dokumentů ............................................................................................ 16
Článek 9 Zpracování doručených zásilek ........................................................................... 18
Článek 10 Označování dokumentů.................................................................................... 19
Článek 11 Evidence dokumentů, tvorba spisů .................................................................... 20
Článek 12 Rozdělování a předávání dokumentů a spisů ....................................................... 22
Článek 13 Vyřizování a oběh dokumentů a spisů ................................................................ 23
Článek 14 Vyhotovování dokumentů ................................................................................. 26
Článek 15 Schvalování a podepisování dokumentů ............................................................. 27
Článek 16 Odesílání dokumentů ....................................................................................... 28
Článek 17 Vyřazování dokumentů na pracovištích .............................................................. 29
ČÁST ČTVRTÁ UKLÁDÁNÍ A VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ ...................................................... 31
Článek 18 Ukládání dokumentů........................................................................................ 31
Článek 19 Vyřazování dokumentů, podrobnosti skartačního řízení ........................................ 32
ČÁST PÁTÁ SPISOVÁ ROZLUKA ........................................................................................ 34
Článek 20 Spisová rozluka .............................................................................................. 34
ČÁST ŠESTÁ TECHNICKÉ NÁLEŽITOSTI DOKUMENTŮ V DIGITÁLNÍ PODOBĚ ......................... 35
Článek 21 Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě ....................................... 35
Článek 22 Údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu dokumentu .................. 35
ČÁST SEDMÁ MIMOŘÁDNÉ SITUACE ................................................................................. 36
Článek 23 Vedení spisové služby v mimořádných situacích .................................................. 36
ČÁST OSMÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ ............................................................................. 37
Článek 24 Zmocňující ustanovení ..................................................................................... 37
Článek 25 Účinnost ........................................................................................................ 37
Článek 26 Zrušovací ustanovení ....................................................................................... 37
SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY .............................................................................................. 38
Příloha A – Spisový a skartační plán (normativní) ............................................................... 39
Příloha B – Standardní postupy při zpracování zásilek (normativní) ...................................... 40
Příloha C – Samostatné evidence dokumentů (informativní) ................................................ 47
Příloha D - Smlouvy (normativní) ..................................................................................... 48
Příloha E – vzor podacího razítka (normativní) ................................................................... 55
5
Příloha F – Informace o provozu podatelny GŘ (informativní) .............................................. 56

Příloha G – vzor provozního řádu spisovny (normativní) ..................................................... 58
Příloha H – Seznam typů dokumentů, které lze zničit mimo skartační řízení (normativní) ....... 59
6
ROZSAH ZNALOSTÍ
Níže uvedená tabulka stanovuje rozsah znalostí tohoto dokumentu pro pracovní zařazení (funkci) nebo
činnost, přičemž:
 informativní znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto
dokumentu, zná předmět jeho úpravy a při náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle
takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat;
 úplnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto
dokumentu, zná předmět jeho úpravy a bez náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle
takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat;
 doslovnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec zná text, který je
v příslušném ustanovení napsán v uvozovkách kurzivou, přesně a je schopen jej bez náhledu do
příslušného ustanovení samostatně reprodukovat.
Není-li rozsah znalostí pro pracovní zařazení (funkci) nebo činnost stanoven, stanoví rozsah znalostí, pokud
je tak třeba učinit, příslušný vedoucí zaměstnanec.
pracovní činnost nebo

znalost ustanovení
zařazení (funkce)
zaměstnanci Generálního ředitelství nebo

organizačních jednotek Správy železnic
úplná: celý řád
pověření zabezpečením výkonu spisové
služby
zaměstnanci Správy železnic pověření

úplná: články 8, 9, 10, 11, 16
evidencí příjmu a vypravení zásilek
informativní: články 1, 2, 12, 13, 14, 15, 23
a dokumentů (podatelna)

správou zásilek a dokumentů přidělených ke úplná: články 12, 13, 14, 15, 17
zpracování (spisové uzly, správci informativní: 1, 2, 3, 4, 8, 9, 10, 11, 16
dokumentu, vedoucí zaměstnanci)

úplná: články 17, 18, 19
zabezpečením provozu spisovny nebo
informativní: články 1, 2, 13
realizací skartačního řízení.
ostatní zaměstnanci Správy železnic informativní: články 1, 2, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15,
(zpracovatelé dokumentů) 16, 17
7
ZKRATKY A ZNAČKY
Níže uvedený seznam obsahuje zkratky a značky použité v tomto dokumentu. V seznamu se neuvádějí
legislativní zkratky, zkratky a značky obecně známé, zavedené právními předpisy, uvedené v obrázcích,
příkladech nebo tabulkách.
eDAP......... elektronická knihovna dokumentů a předpisů

SŽ ............ Správa železnic, státní organizace
OS ............ organizační složka (GŘ nebo OJ)
SSP .......... spisový a skartační plán
OJ ............ organizační jednotka
ERMS ........ Elektronický systém spisové služby – základní evidenční pomůcka SŽ pro evidenci dokumentů
GŘ ............ Generální ředitelství Správy železnic, státní organizace
8
Generální ředitel schválil podle čl. 14 odst. 1 a čl. 15 odst. 2 Statutu státní organizace Správa
železnic tento Řád SŽ R2 Spisový řád státní organizace Správa železnic (dále jen „Spisový řád“).
ČÁST PRVNÍ
ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
Článek 1
Úvodní ustanovení
(1) V návaznosti na související právní předpisy stanovuje tento Spisový řád v podmínkách SŽ
základní pravidla pro manipulaci s dokumenty, zejména jejich příjem, označování, evidenci,
rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, užívání razítek, odesílání,
ukládání a vyřazování ve skartačním řízení.
(2) Nedílnou součástí Spisového řádu je Spisový a skartační plán (dále též „SSP“), který je
Přílohou A a který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin
s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.
(3) Spisový řád je v rámci výkonu spisové služby závazný pro všechny zaměstnance SŽ.
Vedoucí zaměstnanci organizačních složek SŽ (dále jen „OS“) odpovídají v rámci své
působnosti za výkon spisové služby na jimi řízených útvarech a pracovištích.
(4) Veškeré dokumenty ve smyslu tohoto předpisu vzniklé z činnosti SŽ smí být zničeny
výhradně v rámci řádného skartačního řízení. Výjimkou z tohoto nařízení jsou pouze
prokazatelně duplicitní kopie dokumentů nebo postup zničení doručeného analogového
dokumentu stanovený samostatným vnitřním předpisem a v souladu s vyhláškou1.
Výčet typů dokumentů, jejichž originály mohou být zničeny mimo skartační řízení, je
uveden v Příloze H.
(5) Manipulace s dokumenty obsahujícími utajované informace se provádí podle Směrnice
SŽ SM119 o provádění ochrany utajovaných informací státní organizace Správa železnic
a pokynů Bezpečnostního ředitele SŽ.
(6) Zaměstnanci SŽ vykonávající spisovou službu jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech
skutečnostech, o kterých se v souvislosti s výkonem této služby dozvěděli. Tato povinnost
trvá i po skončení pracovněprávního poměru.
Článek 2
Základní pojmy
Pro účely Spisového řádu SŽ a výkonu spisové služby v prostředí SŽ platí dále uvedené pojmy:
(1) Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých
z činnosti SŽ, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich řádný
příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání,
ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.
(2) Důvěryhodností se rozumí schopnost dlouhodobě prokázat existenci a podobu dokumentu
v časovém kontextu po celou dobu jeho životního cyklu, tzn. KDY byl dokument schválen,
KDO dokument schválil a v JAKÉ podobě byl dokument schválen.
(3) Životním cyklem dokumentu se rozumí dlouhodobý proces počínající vznikem
dokumentu a končící zničením dokumentu v rámci skartačního řízení či předáním
dokumentu do správy archivu.
(4) Původcem, resp. veřejnoprávním původcem se rozumí státní organizace Správa
železnic.
1
§ 6 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
9
(5) Pracovištěm se rozumí zejména místa stanovená v organizačních řádech (sekretariáty,

úseky, odbory, oddělení, odborné správy, provozní obvody, případně jiná věcně příslušná
pracoviště).
(6) Dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná
informace, ať již v podobě analogové2 či digitální3, která byla vytvořena původcem nebo
byla původci doručena či jinak předána.
Podstatnou vlastností dokumentu ve smyslu tohoto předpisu je skutečnost, že v něm
zaznamenaná informace musí být uchována s ohledem na legislativu, vnitřní předpisy SŽ
nebo související interní či externí kontrolní činnost nebo musí být prokazatelně odeslána
cizím právním subjektům.
(7) Podatelnou se rozumí místo určené k přijímání, evidování a rozdělování doručených
dokumentů. Součástí podatelny může být i výpravna.
(8) Výpravnou se rozumí místo, kde se odesílaný dokument v analogové podobě opatřuje
náležitostmi k jeho odeslání.
(9) Spisovnou se rozumí místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro
potřebu původce a k provádění skartačního řízení.
(10) Příruční registraturou se rozumí místo mimo spisovnu určené k uložení dokumentů
nezbytných pro běžnou pracovní činnost zaměstnanců.
(11) Skartačním řízením se rozumí postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly
skartační lhůty a které jsou nadále nepotřebné pro činnost původce.
(12) Spisovým znakem se rozumí označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro
účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.
(13) Skartačním znakem se rozumí označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje
ve skartačním řízení (A – návrh na trvalé uložení, V – předložení k přezkumu, S – zničení).
(14) Skartační lhůtou se rozumí doba, během níž musí být dokument uložen u původce.
(15) Spouštěcí událostí se rozumí kritéria, kterými je stanoven začátek plynutí skartační lhůty.
Spouštěcí událostí je zpravidla vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu nebo je pro
konkrétní spisové znaky specifikováno poznámkou ve spisovém a skartačním plánu.
(16) Skartačním režimem se rozumí systém vyřazování dokumentů a spisů, který vymezuje
dobu jejich uložení, určuje skartační znak a stanovuje kritéria pro začátek plynutí skartační
lhůty.
(17) Věcnou skupinou se rozumí kategorie dokumentů ve spisovém a skartačním plánu, podle
které se určuje spisový znak, skartační znak a skartační lhůta. Spisový a skartační plán SŽ
seskupuje věcné skupiny podle typu dokumentů nebo typu agendy.
(18) Příslušným archivem se pro SŽ rozumí Národní archiv a Státní oblastní archivy.
(19) Číslem evidenčním se rozumí identifikační znak zásilek a dokumentů vzniklých z činnosti
původce evidovaných v elektronickém systému spisové služby SŽ (dále též „ERMS“). Pro
příchozí zásilky se používá jiná číselná řada než pro zásilky odchozí.
(20) Číslem jednacím se rozumí identifikační znak dokumentu evidovaného v ERMS.
(21) Spisem se rozumí seskupení dokumentů vztahujících se ke stejnému předmětu (věci) nebo
podle jiné logické vazby mezi dokumenty.
(22) Spisovou značkou se rozumí identifikační znak spisu evidovaného v ERMS (zpravidla
odvozený z čísla jednacího) vzniklého z činnosti původce.
(23) Obalem spisu se rozumí formulář, který popisuje podrobnosti spisu ve smyslu specifikace
jeho obsahu a způsobu jeho vyřízení. Obal spisu může předepisovat pracoviště, kterým má
2
Analogový dokument je dokument, jehož nosičem je fyzické médium, nejčastěji papír.
3
Digitální dokument je dokument, jehož nosičem je datový soubor, nebo datová zpráva nesoucí posloupnost
obvykle binárních dat tvořících jeden informační celek, který lze reprodukovat jako jednu informaci.
10
být spis předáván v průběhu schvalování jeho obsahu. V prostředí SŽ se používá obal spisu
ve verzi pro „spis“, „sběrný arch“ a „oběh spisu“.
(24) Datovou zprávou se rozumí elektronická data, která lze přenášet prostředky pro
elektronickou komunikaci a uchovávat na technických nosičích dat, používaných při
zpracování a přenosu dat elektronickou formou, jakož i data uložená na technických
nosičích ve formě datového souboru.
(25) Elektronickým podpisem se rozumí údaje v elektronické podobě, které jsou připojené
k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které v závislosti na druhu podpisu slouží
k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě.
(26) Zaručeným elektronickým podpisem se rozumí elektronický podpis založený na
digitálním certifikátu, který po připojení k datové zprávě umožňuje mimo jiné zjistit
jakoukoli následnou změnu dat. Tento podpis však nezaručuje identitu autora podpisu,
neboť na použitý certifikát nejsou kladeny žádné zvláštní požadavky (může se jednat např.
o testovací certifikát, který si může vyrobit kdokoli a napsat do něj cokoli).
(27) Kvalifikovaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis, který
 je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy vydaném
kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru4 – tento poskytovatel
ověřuje a „potvrzuje“ údaje uvedené v certifikátu,
 je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů
(např. USB token), na kterém je vytvořen a uložen soukromý klíč používaný pro
podepisování a který může daná osoba udržet pod svou výhradní kontrolou5.
Kvalifikovaný podpis je ekvivalentem vlastnoručního podpisu.
(28) Kvalifikovanou elektronickou pečetí se rozumí bezpečnostní prvek, který poskytuje
jistotu o původu digitálního dokumentu. Na rozdíl od podpisu, pečeť nepotvrzuje vůli dané
osoby, ale slouží jako důkaz toho, že se jedná o dokument vytvořený daným původcem.
(29) Zásilkou se rozumí prostředek pro doručování dokumentů v analogové nebo digitální
podobě. Zásilkou je nejčastěji listinná obálka, datová zpráva z informačního systému
datových schránek nebo e-mail.
(30) Sběrným archem se rozumí spis, ve kterém je obsah evidován pod číslem jednacím
úvodního dokumentu a příslušným pořadovým číslem, pod kterým je dokument do spisu
vkládán. Na rozdíl od běžného spisu nemůže být sběrný arch vyslán do oběhu, dokumenty
vložené do sběrného archu nemohou být digitalizovány nebo postupovány do jiných
informačních systémů.
(31) Digitalizací dokumentu se rozumí změna formátu dokumentu z analogové podoby
do podoby digitální.
(32) Podpisovou knihou se rozumí nástroj, do kterého se vkládají dokumenty nebo spisy
za účelem jejich schválení prostřednictvím vlastnoručního nebo elektronického podpisu.
(33) Spisovým uzlem se rozumí pracoviště, které se podílí na rozdělování zásilek, dokumentů
a spisů podřízeným zaměstnancům.
(34) Vlastníkem dokumentu se rozumí útvar, který odpovídá za řádné vypořádání dokumentu
v souladu s Organizačním řádem, vč. posouzení dokumentu ve skartačním řízení.
(35) Zpracovatelem dokumentu (spisu) se rozumí zaměstnanec, kterému byl dokument (spis)
svěřen k vyřízení nebo zaměstnanec, který vytvořil dokument.
(36) Posuzovatelem skartačního řízení se rozumí zaměstnanec zastupující vlastníka
dokumentu, který rozhoduje o tom, zda je možné po uplynutí skartační lhůty dokument
nebo spis zařadit do skartačního řízení nebo je z provozních důvodů na straně SŽ potřeba
skartační lhůtu prodloužit.
4
V ČR např. První certifikační autorita, a. s., Česká pošta, s. p. a eIdentity a. s.
5
Zajištění výhradní kontroly je zajištěno mimo jiné znemožněním exportu soukromého klíče z daného prostředku a nutností
znalosti PIN k provedení podpisu.
11
(37) Informační systém spravující dokumenty je agendový systém používaný pro přípravu
a další zpracování dokumentů v rámci ucelené specifické agendy. Pokud není informační
systém spravující dokumenty samostatnou evidencí dokumentů splňující náležitosti
Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, resp. pokud není funkčně
napojený na základní evidenční pomůcku, musí uživatelé zabezpečit manuální evidenci
v základní evidenční pomůcce, tedy ERMS.
(38) Administrátor ERMS je uživatel, kterému bylo svěřeno oprávnění udržovat aktuální
nastavení systému a přidělovat specifické role příslušným uživatelům. Činnost
administrátora vykovávají určení zaměstnanci OS.
ČÁST DRUHÁ
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 3
Organizování spisové služby
(1) Organizování a metodické řízení činností souvisejících s výkonem spisové služby

zabezpečuje útvar Generálního ředitelství stanovený Organizačním řádem Generálního
ředitelství R1/1. Vedoucí zaměstnanec stanoveného útvaru odpovídá za vydání Spisového
řádu, za stanovení metodiky výkonu spisové služby, za provádění kontroly dodržování
stanovených pravidel a za realizaci školení uživatelských dovedností souvisejících
s výkonem spisové služby.
(2) Zaměstnanci SŽ jsou povinni se prokazatelně seznámit se Spisovým řádem ve stanoveném
rozsahu znalosti. V případě novelizace nebo změny Spisového řádu je povinné prokazatelné
seznámení s předpisem zopakovat.
(3) Vedoucí zaměstnanec OS nebo jím určený zaměstnanec má v případě níže definovaných
změn povinnost6:
a) Hlásit gestorskému útvaru SŽ odpovědnému za výkon spisové služby zaměstnance
OS, který odpovídá za řádný výkon spisové služby v prostředí OS a zaměstnance OS,
který poskytuje základní uživatelskou podporu uživatelům ERMS.
b) Hlásit gestorskému útvaru SŽ odpovědnému za výkon spisové služby zaměstnance,
který na příslušné OS zabezpečuje administraci základních uživatelských oprávnění
uživatelů v ERMS.
c) Hlásit gestorskému útvaru SŽ odpovědnému za výkon spisové služby provozované
samostatné evidence dokumentů včetně informací potřebných pro údržbu Přílohy C
Spisového řádu.
d) Hlásit příslušným administrátorům ERMS požadavky na aktivaci, případně deaktivaci
spisových uzlů OS odpovědných za zpracovávání zásilek, dokumentů a spisů v ERMS.
e) Hlásit příslušným administrátorům ERMS požadavky na aktivaci, případně deaktivaci
uživatelských práv zaměstnanců OS odpovědných za zpracovávání dokumentů
v ERMS.
f) Nahlásit příslušným administrátorům ERMS bez zbytečného odkladu jakoukoli změnu
týkající se obsazení podatelny nebo spisovny příslušné OS.
g) Nahlásit příslušným administrátorům ERMS bez zbytečného odkladu jakoukoli změnu
týkající se obsazení pozice lokálního administrátora ERMS.
h) Zabezpečit řádné předání agendy mezi zaměstnanci v případě změny pracovních
pozic, ukončování pracovního poměru, organizačních změn atp.
(4) GŘ pro řádný výkon spisové služby personálně zabezpečí:
6
Seznam kontaktů na osoby zabezpečující řádný výkon spisové služby v prostředí SŽ je k dispozici na:
https://portal.spravazeleznic.cz/group/erms/napoveda/kontakty
12
a) zaměstnance, jejichž hlavní pracovní náplní bude zabezpečení výkonu spisové služby,
metodická podpora uživatelů OS, kontrolní činnost v oblasti spisové služby,
zabezpečení školení zaměstnanců v oblasti spisové služby atp.,
b) zaměstnance, jejichž hlavní pracovní náplní bude zabezpečení příjmu a odesílání
pošty,
c) zaměstnance, jejichž hlavní pracovní náplní bude zabezpečení provozu spisovny,
včetně realizace skartačního řízení,
d) zaměstnance na každém útvaru určeném jako spisový uzel, v jehož pracovní náplni
bude jasně stanovena odpovědnost za správu dokumentů příslušného spisového uzlu.
(5) OJ pro řádný výkon spisové služby personálně zabezpečí:
a) zaměstnance, jehož hlavní pracovní náplní bude zabezpečení výkonu spisové služby,
metodická podpora uživatelů OJ, kontrolní činnost v oblasti spisové služby,
zabezpečení školení zaměstnanců v oblasti spisové služby atp.,
b) zaměstnance, v jehož pracovní náplni bude jasně stanovena odpovědnost za
zabezpečení příjmu a odesílání pošty,
c) zaměstnance, v jehož pracovní náplni bude jasně stanovena odpovědnost za
zabezpečení provozu spisovny, včetně realizace skartačního řízení,
d) zaměstnance na každém útvaru určeném jako spisový uzel, v jehož pracovní náplni
bude jasně stanovena odpovědnost za správu dokumentů příslušného spisového uzlu.
(6) Gestorský útvar odpovědný za organizování a metodické řízení činností souvisejících
s výkonem spisové služby dle R1/1 Organizační řád Generálního ředitelství zajistí
ve spolupráci s OJ pro zaměstnance se specifickým uživatelským oprávněním (zpracovatel,
spisový uzel, spisovna, podatelna) školení zaměřené mimo jiné na:
 znalost tohoto spisového řádu v rozsahu pokrývajícím činnost zaměstnance a
 povinnosti související s přidělenou rolí při výkonu spisové služby v rozsahu nápovědy
ERMS a souvisejících metodických materiálů.
Každý zaměstnanec s výše uvedeným specifickým uživatelským oprávněním má za
povinnost zúčastnit se školení dle tohoto odstavce alespoň 1 × ročně, je-li pořádáno
a umožní-li to kapacitní možnosti.
Článek 4
Přestupky
Přestupky7 původce jsou pokutovatelné, přičemž mezi pokutovatelné přestupky patří

zejména:
a) výkon spisové služby v rozporu s příslušnými ustanoveními zákona o archivnictví,
b) neoznačování dokumentů spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami
podle SSP,
c) neuchování dokumentu nebo neumožnění výběru archiválie,
d) neprovedení skartačního řízení nebo neumožnění dohledu na provádění skartačního
řízení a výběru archiválií ve skartačním řízení,
e) nedodržení podmínek pro ukládání dokumentů.
7
Podle § 74 a § 75 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších
předpisů.
13
Článek 5
Razítka
(1) Spisový řád upravuje pravidla pro následující typy razítek:

a) firemní razítko pro označování dokumentů,
b) podací razítko,
c) ostatní razítka.
(2) Evidenci razítek zajišťuje určený zaměstnanec OS.
(3) Evidence razítek musí minimálně obsahovat:
a) otisk razítka,
b) jména a funkce zaměstnanců, kteří razítko převzali a užívají,
c) datum převzetí,
d) datum vyřazení razítka z evidence,
e) podpis přebírajícího zaměstnance.
(4) Razítko se vyřazuje z evidence v případech ukončení jeho platnosti, jeho ztráty nebo jeho
opotřebování vždy v rámci skartačního řízení.
(5) Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují pořadovými čísly.
(6) Firemní razítko obsahuje následující údaje:
a) obchodní firmu organizace,
b) název OS,
c) sídlo OS,
d) IČO a DIČ organizace,
e) pořadové číslo razítka.
Generální ředitelství nemusí na svých firemních razítkách uvádět název OS.
(7) Podací razítko obsahuje následující údaje:
a) obchodní firmu organizace,
b) název OS,
c) datum,
d) číslo jednací,
e) počet listů dokumentu,
f) počet příloh dokumentu,
g) počet listů příloh dokumentu,
h) pořadové číslo razítka.
(8) Podací razítka pro OS zařizuje výhradně pracoviště Centrální spisovny GŘ.
Grafická podoba razítek je stanovena v manuálu korporátní identity spravovaného
příslušným odborným útvarem.
14
Článek 6
Jmenný rejstřík
(1) Jmenný rejstřík (seznam „externích subjektů“) slouží k vyhledávání, ověřování

a zpracovávání údajů o adresách odesílatelů a adresátech dokumentů evidovaných
v ERMS.
(2) Ve jmenném rejstříku jsou vedeny údaje o odesílatelích a adresátech dokumentů
v rozsahu:
a) typ subjektu,
b) název subjektu,
c) organizační složky subjektu, má-li subjekt organizační složky,
d) IČO, bylo-li přiděleno,
e) adresa subjektu, případně další korespondenční adresy subjektu,
f) ID datové schránky, byla-li zřízena.
(3) Do jmenného rejstříku ERMS mají přístup pouze osoby s uživatelským účtem ERMS. Tyto
osoby při přijímání a odesílání dokumentů ověřují správnost vedených údajů ve jmenném
rejstříku. Zjistí-li nesoulad, nahlásí požadavek na opravu záznamu administrátorům ERMS.
Osoby s uživatelským účtem ERMS jsou povinny zachovávat mlčenlivost o osobních údajích
vedených ve jmenném rejstříku, a to i po skončení pracovního poměru.
Článek 7
Spisový a skartační plán
(1) Přehled spisových znaků použitelných v prostředí SŽ je uveden v SSP. SSP je veden
a udržován prostřednictvím ERMS a je pro všechny OS závazný.
(2) SSP stanovuje dobu, po kterou je dokumenty a spisy nutno uchovat (tzn. skartační lhůtu),
rozhodný okamžik pro začátek plynutí skartační lhůty (tzn. spouštěcí událost) a dále
stanovuje způsob, jak s dokumenty a spisy po uplynutí skartační lhůty naložit (tzn.
skartační znak).
(3) Strukturu SSP tvoří hierarchicky uspořádané věcné skupiny. Věcné skupiny na nejnižší
úrovni obsahují dokumenty a spisy uspořádané podle věcných charakteristik. Věcné
skupiny SSP jsou označeny spisovým znakem. Věcné skupiny SSP uvedené na nejnižší
úrovni hierarchie obsahují skartační režim.
(4) Dokumenty nebo spisy se řadí do věcných skupin, které mají uveden skartační režim, tj. ty
na nejnižší hierarchické úrovni.
(5) Skartační lhůtu spisu stanoví ERMS v okamžiku uzavření spisu podle dokumentů
zatříděných do spisu. Platí vždy nejdelší lhůta a nejzávažnější skartační znak (v pořadí „A“,
„V“, „S“).
15
ČÁST TŘETÍ
NAKLÁDÁNÍ S DOKUMENTY
Článek 8
Příjem dokumentů
(1) Doručené zásilky, potažmo dokumenty se přijímají v podatelně. Je možné, aby pracoviště
podatelny jedné OS zabezpečovalo příjem a evidenci doručených dokumentů i dalším
organizačním složkám SŽ. Informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání
dokumentů zveřejní každá OS na internetových stránkách SŽ v rozsahu stanoveném
právním předpisem8. Podatelna musí být vybavena zařízením umožňujícím příjem datových
zpráv a zařízením umožňujícím skenování obsahu doručených listinných zásilek.
(2) Dokument předaný SŽ mimo podatelnu9 a dokument vytvořený z podání nebo podnětu
učiněného ústně (telefonicky) se předá bezodkladně podatelně nebo se zajistí jeho
bezodkladné zaevidování prostředky ERMS.
(3) Za dokumenty určené SŽ lze považovat ty zásilky, u kterých je jako adresát uvedena:
a) Správa železnic, státní organizace (bez dalšího upřesnění adresáta),
b) příslušná OS (např. Stavební správa bez dalšího upřesnění adresáta) nebo útvar OS
(např. Provozní obvody, Odborné správy, Odbory GŘ atp.),
c) SŽ s uvedením jména zaměstnance SŽ,
d) Správa železniční dopravní cesty, státní organizace (jako bývalé pojmenování SŽ),
e) České dráhy, státní organizace (jako bývalá organizace, jejíž nástupnickou organizací
je SŽ).
(4) Podatelna nepřebírá finanční hotovosti, zásilky na dobírku, soukromé balíky nebo soukromá
cenná psaní. Podatelna při pokusech o předání výše uvedených zásilek může převzít
oznámení o uložení zásilky, které neprodleně předá adresátovi.
(5) Přijetí doporučené zásilky potvrdí podatelna nebo pověřený zaměstnanec SŽ v poštovním
předávacím archu. Zásilky, které byly doručeny omylem, vrátí podatelna doručiteli. Omylem
doručené datové zprávy vrátí odesílateli pracoviště OS zpracovávající datové zprávy.
(6) Pokud je v adrese na obálce nad označením SŽ uvedeno jméno, popřípadě jména,
a příjmení fyzické osoby, předá podatelna obálku adresátovi neotevřenou při dodržení
ustanovení článku 9, odst. (2). V případě, kdy byla obálka doručena doporučeně, případně
s dodejkou, doporučuje se předat obálku adresátovi prokazatelně (např. proti podpisu).
Takto označené zásilky mají být v ERMS pro účely evidence předání adresátovi označeny
jako „osobní dopis“.
a) Zjistí-li adresát po otevření obálky, že obsahuje dokument ve smyslu tohoto předpisu,
bezodkladně převezme zásilku v ERMS, přičemž zabezpečí změnu pojmenování
zásilky.
b) Zjistí-li adresát po otevření obálky, že neobsahuje dokument ve smyslu tohoto
předpisu, bezodkladně vrátí zásilku v ERMS zpět na spisový uzel nebo podatelnu, kde
určený zaměstnanec zásilku „stornuje“.
(7) Podatelna ponechá obálku dokumentu v analogové podobě u dokumentu nebo ji určeným
postupem převede do digitální podoby, pokud:
a) je dokument doručen „k rukám“,
b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl
doručen jiným způsobem (doporučené zásilky a doporučené zásilky s dodejkou,
faktury apod.),
8
Podle § 2 odst. (3) vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
9
Například dokument předaný osobně na jednání, doručený přímo na e-mailovou adresu zaměstnance nebo faxovou zprávou.
16
c) jsou údaje uvedené na obálce rozhodné pro stanovení adresy odesílatele (z obsahu
zásilky není patrný odesílatel),
d) je opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem
obdobného určení jako podací razítko nebo jiným jednoznačným identifikátorem,
e) se podstatně liší časový údaj razítka na obálce od datace dokumentu nebo není-li na
něm datum vůbec.
(8) Dokument v digitální podobě se považuje za dodaný, je-li dostupný podatelně, tj. pokud je
předaný ve formátu, ve kterém podatelna přijímá dokumenty v digitální podobě, lze-li jej
zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a neobsahuje-li škodlivý kód.
(9) Pokud je do podatelny dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo
poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, nebo dokument
v digitální podobě, který není dostupný podatelně, a lze z nich určit odesílatele nebo jeho
kontaktní údaje, vyrozumí podatelna odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a současně
stanoví další postup pro její odstranění. Pokud není ve spolupráci s odesílatelem vada
dokumentu odstraněna, podatelna dokument nezpracovává.
(10) Pokud je do podatelny dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo
poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a současně z něj
nelze určit odesílatele nebo jeho kontaktní údaje, podatelna dokument nezpracovává.
(11) Při příjmu dokumentu musí být zaznamenáno datum doručení dokumentu. V případě příjmu
dokumentu v digitální podobě musí být zaznamenán čas doručení dokumentu s přesností
na sekundy. Stanoví-li tak jiný právní předpis10, musí být zaznamenán čas doručení
i v případě příjmu dokumentu v analogové podobě.
(12) V případě, kdy je doručený dokument v analogové podobě převáděn do digitální podoby,
musí být dodrženy veškeré náležitosti týkající se převádění dokumentů stanovené v zákoně
č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění
pozdějších předpisů11.
(13) U doručené datové zprávy podatelna zjišťuje, zda:
a) datová zpráva a dokument v ní obsažený odpovídají stanoveným požadavkům na
doručení dokumentů zveřejněným na internetových stránkách,
b) je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým
podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen
kvalifikovaným časovým razítkem.
(14) Příjem datových zpráv musí být zajišťován prostřednictvím ERMS. ERMS současně
u doručených datových zpráv ověří platnost použitých autentizačních prvků (elektronický
podpis, elektronická značka, kvalifikované časové razítko).
(15) Údaje o výsledku zjištění kontroly náležitostí doručené datové zprávy dle článku 8, odst.
(13) jsou uloženy v ERMS, přičemž záznam o výsledku ověření musí splňovat rozsah
stanovený právním předpisem12.
(16) Pokud je podatelna schopná z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesílatele,
potvrdí odesílateli doručení datové zprávy SŽ. Zprávy o potvrzení doručení musí obsahovat:
a) datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty,
b) charakteristiku doručené datové zprávy umožňující její identifikaci (věc, předmět,
přílohy atp.).
(17) Závazné postupy při přijímání a odesílání vybraných typů dokumentů jsou uvedeny
v příloze B Spisového řádu.
10
Např. zákon č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, tj. v případě uchazečem
doručené nabídky.
11
Zejména náležitosti uvedené v § 69a Zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
12
Podle § 4 odst. (7) vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
17
(18) Příjem a evidenci datových zpráv doručených do Datové schránky SŽ a jejich distribuci
příslušné zpracovatelské organizační složce zajišťuje výhradně podatelna GŘ
prostřednictvím ERMS.
(19) Evidenci a odesílání datových zpráv prostřednictvím Datové schránky SŽ si každá OS
zajišťuje samostatně, a to prostřednictvím ERMS.
Článek 9
Zpracování doručených zásilek
(1) Podatelna otevírá všechny doručené zásilky s výjimkou zásilek specifikovaných v článku 8,
odst. (7) a dále s výjimkou:
a) zásilek na dodejku, kterou musí potvrdit adresát – fyzická osoba,
b) zásilek obsahující utajovanou informaci (postupuje se podle směrnice SŽ SM119
Provádění ochrany utajovaných informací státní organizace Správa železnic),
c) zásilek označených „veřejná zakázka“, „výběrové řízení na veřejnou zakázku“,
„veřejná soutěž“ apod.,
d) zásilek adresovaných jinému právnímu subjektu, který podatelnu používá jako
doručovací místo (např. odborové organizace),
e) veškerých doručených zásilek označených na obálce „NEOTVÍRAT“, „DO VLASTNÍCH
RUKOU“, „OSOBNĚ DORUČIT“, apod.,
f) zásilek adresovaných na odbor personální GŘ, oddělení sociální a PaM Oblastního
ředitelství a oddělení personálně-mzdové Centra sdílených služeb.
(2) Podatelna označí neotevřenou obálku otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým
prostředkem obdobného určení jako je podací razítko, zaeviduje zásilku v ERMS, uvede na
obálku příslušné evidenční číslo zásilky a zajistí předání neotevřených zásilek adresátovi,
popřípadě adresátem určené osobě.
(3) Je-li podatelnou otevřena zásilka, která měla být předána neotevřena přímo adresátovi,
musí být obálka zalepena a opatřena podpisem zaměstnance podatelny s uvedením důvodu
otevření. Podatelna následně neprodleně předá takovou zásilku adresátovi.
(4) V případě, kdy byly zásilky specifikované v odst. (1) doručeny na podatelnu doporučeně
nebo obdobným prokazatelným způsobem, musí podatelna zajistit prokazatelné předání
adresátovi, popřípadě adresátem určené osobě.
(5) Zjistí-li adresát po otevření obálky s dokumentem v analogové podobě, která mu byla
předána, že obsahuje dokument ve smyslu tohoto předpisu, zabezpečí neodkladně v ERMS
doplnění informací o obsahu zásilky.
(6) Zjistí-li adresát po otevření obálky s dokumentem v analogové podobě, která mu byla
předána, že neobsahuje dokument ve smyslu tohoto předpisu, zabezpečí neodkladně
v ERMS ukončení zpracování zásilky.
(7) Podatelna zkontroluje obsah zásilky, tzn., provede kontrolu, zda souhlasí uváděné přílohy
a jejich počet se skutečným stavem. O případných rozporech učiní záznam na volný list
papíru opatřený podacím razítkem a podpisem zaměstnance. Reklamace chybějících
dokladů provádějí zaměstnanci, kterým náleží věcné vyřízení dokumentů, které zásilka
obsahovala.
18
Článek 10
Označování dokumentů
(1) ERMS opatří doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě
vytvořený zpracovatelem jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen
prostředky ERMS.
(2) Podatelna opatří doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku,
bezodkladně po doručení otiskem podacího razítka nebo technologickým prostředkem
obdobného určení jako je podací razítko.
(3) Vyplněný otisk podacího razítka nebo technologický prostředek obdobného určení jako
podací razítko obsahuje:
a) název OS (např. Správa železnic, státní organizace, Oblastní ředitelství Praha),
b) datum doručení dokumentu a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho
doručení,
c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,
d) počet listů dokumentu,
e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků
listinných příloh dokumentu,
f) počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.
(4) V případě, kdy je dokument převáděn z analogové podoby do dokumentu v digitální podobě
nebo naopak, musí být pro nově vzniklý dokument zachováno označení dokumentu
původního.
(5) Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení OS a alfanumerický kód.
Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.
Pro účely označování analogových dokumentů se za jednoznačný identifikátor považuje
otisk podacího razítka.
(6) Číslem jednacím musí být označeny veškeré dokumenty ve smyslu tohoto předpisu vzniklé
činností SŽ, pokud nejsou evidovány ve zvláštní samostatné evidenci dokumentů. Číslo
jednací má formát ve tvaru:
xxxxx/rrrr-SŽ-os-útvar (n)
kde:
xxxxx – je pořadové číslo dokumentu zaznamenané v podacím deníku
rrrr – je čtyřmístné označení kalendářního roku
SŽ – je označení organizace
os – je zkratka OS stanovená Organizačním řádem
útvar – je zkratka zpracovatelského pracoviště (úsek, odbor atp.) stanovená Organizačním
řádem
n – je pořadové číslo dokumentu vloženého do sběrného archu 13
(7) Pro označení a identifikaci spisu vzniklého sdružením dokumentů14 se používá tzv. spisová
značka. Jedná se o evidenční znak spisu odvozený z čísla jednacího:
Sxxxxx/rrrr-SŽ-os-útvar
kde:
S – je znak odlišující spisovou značku spisu od čísla jednacího dokumentu
13
Atribut (n) se používá pouze pokud jsou dokumenty evidovány ve sběrném archu.
14
V případě sběrného archu je jako spisová značka použito čj. iniciačního dokumentu vloženého do spisu. Funkci spisové
značky u typového spisu plní jeho název.
19
(8) Číslo jednací ve smyslu tohoto předpisu generuje ERMS. Je zakázáno vygenerované číslo
jednací jakkoli upravovat.
(9) Číselná řada stanovená pro čísla jednací začíná pro každou OS pořadovým číslem 1 a je
vždy složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena
od prvního kalendářního dne každého kalendářního roku.
(10) Zkratky zpracovatelských pracovišť používané v oblasti spisové služby jsou stanoveny
Organizačním řádem.
(11) Doručené analogové dokumenty se vždy označí podacím razítkem a číslem evidenčním.
Označení se provede na první stranu průvodního dopisu do pravého horního rohu nebo na
volné místo. V případě, kdy zásilka neobsahuje průvodní dopis, označí se přímo dokument,
pokud to jeho charakter umožňuje.
(12) V případě, kdy nelze dokument označit podacím razítkem, přiloží se k dokumentu zvláštní
list papíru, na který se provede označení. Za dokument, který nelze označit podacím
razítkem, se vždy považuje rozhodnutí soudu, správního úřadu či jiného orgánu veřejné
moci nebo osoby, jíž bylo právními předpisy svěřeno rozhodování o právech
a povinnostech.
(13) Doručená potvrzení o doručení odeslaných zásilek (dále jen „dodejka“) se označí podacím
razítkem a neprodleně se předají zpracovateli zásilky. Podatelna musí vést evidenci
přijatých dodejek v ERMS.
(14) Pokud je dokument evidován ve zvláštní samostatné evidenci dokumentů, přidělí se
dokumentu evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo
ze samostatné evidence dokumentů musí minimálně splňovat podmínky stanovené pro
jednoznačný identifikátor.
Výčet samostatných evidencí dokumentů a struktura evidenčních čísel ze samostatné
evidence dokumentů používaných na SŽ je stanovena v příloze C tohoto Spisového řádu.
Specifikace jednotlivých evidencí je doplněna o zkratky, pokud se při zapisování dokumentů
do příslušné evidence používají.
(15) Všechny dokumenty a spisy musí být klasifikovány, označeny a evidovány s ohledem na
důvěrnost obsažených informací v souladu s Politikou klasifikace aktiv15.
Článek 11
Evidence dokumentů, tvorba spisů
(1) Základní evidenční pomůckou spisové služby, vykonávané v prostředí SŽ v elektronické

podobě, je informační systém „Elektronický systém spisové služby“, resp. „ERMS“. Evidence
dokumentů vedená v elektronické podobě v ERMS musí být v souladu s požadavky
stanovenými národním standardem16.
(2) Do systému ERMS mají umožněn přístup pouze osoby s uživatelským účtem ve správě SŽ.
Rozsah přístupu a oprávnění k činnosti uživatele je vázáno na organizační zařazení
a přiřazenou roli v systému. Osoby s uživatelským účtem do ERMS nesmí sdělit přístupové
údaje další osobě a umožnit jí tak přístup do ERMS. Uživatelé ERMS musí dále zajistit
dodržení dalších pravidel kybernetické bezpečnosti tak, aby byla omezena možnost
neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním či jiným údajům evidovaným v ERMS
a data nebyla užita k jinému účelu než pro plnění pracovních povinností, vyplývajících
z jejich současného pracovního poměru.
(3) O dokumentu se v ERMS vedou údaje v rozsahu stanoveném právním předpisem17.
(4) Pořadová čísla v podacích denících vedených v ERMS tvoří číselnou řadu, která začíná
číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je
vedena od prvního kalendářního dne určeného časového období.
15
viz Politika klasifikace aktiv v platném znění
16
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby vydaný Ministerstvem vnitra České republiky.
17
Podle § 10 odst. (1) a (2) vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
20
Používaná evidence dokumentů neumožní, aby po ukončení určeného období byl proveden
zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které by patřilo do ukončeného určeného
období.
(5) Veškeré dokumenty ve smyslu tohoto předpisu vzniklé činností SŽ musí být evidovány
v souladu s tímto spisovým řádem18.
Veškeré dokumenty, které jsou doručeny do datové schránky SŽ jsou automaticky
zpracovávány (označovány a evidovány) v ERMS.
Veškeré dokumenty ve smyslu tohoto předpisu, které jsou doručeny do kontaktních
e-mailových schránek (elektronických podatelen) SŽ, jsou podatelnami SŽ zpracovávány
v ERMS.
Seznam aktivních elektronických podatelen je k dispozici na:
https://portal.spravazeleznic.cz/group/erms/napoveda/spisovy-rad
Veškeré dokumenty ve smyslu tohoto předpisu v analogové podobě, které jsou doručeny
do podatelny, jsou v den doručení:
 opatřeny otiskem podacího razítka,
 zaevidovány prostřednictvím ERMS a
 označeny vygenerovaným evidenčním číslem.
Pokud to umožňuje jejich charakter, jsou dokumenty doručené v analogové podobě
označeny čárovým kódem a naskenovány.
(6) Podatelna přiděluje zásilce pouze číslo evidenční. Určený zpracovatel na pracovišti přiděluje
dokumentům v zásilce číslo jednací.
(7) Každý doručený i vyřizující dokument musí být označen vlastním číslem jednacím. Vazba
mezi dokumenty je zpracovatelem dokumentů evidována v ERMS.
(8) Spis lze vytvořit spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu.
(9) Spis lze vést v analogové, digitální i smíšené podobě.
Pokud je spis veden v analogové nebo smíšené podobě, musí jeho fyzický obsah souhlasit
s údaji zaznamenanými v ERMS.
(10) V případě, kdy je spis vytvořen spojováním dokumentů, je nový dokument v evidenci
zaevidován standardním způsobem (včetně přidělení čísla jednacího nebo evidenčního)
v ERMS. Při evidenci musí být u jednotlivých záznamů zaznamenány vzájemné odkazy.
Součástí spisu musí být soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo
evidenčními.
V případě, kdy jsou do spisu v analogové nebo smíšené podobě vkládány dokumenty
v průběhu životního cyklu spisu, musí být záznam o vložení nového dokumentu proveden
v ERMS a současně zaznamenán na „obalu“ spisu.
(11) V případě, kdy je spis vytvářen pomocí sběrného archu, jsou údaje v iniciačním
dokumentu19 zaevidovány standardním způsobem (včetně přidělení čísla jednacího nebo
evidenčního). V iniciačním dokumentu zpracovatel uvede za číslo jednací závorky a do
závorek uvede číslo 1. Následující dokumenty ve spisu jsou označovány tak, že za původní
číslo jednací doplní závorky a do závorek následující kladné číslo podle pořadí zápisu
dokumentu ve sběrném archu, ve kterém je dokument zaevidován.
(12) O spisu se v ERMS vedou údaje v rozsahu stanoveném právním předpisem20.
(13) Spisy vznikající sdružováním dokumentů jsou označovány spisovou značkou začínající
písmenem „S“. Pokud spis nevzniká sdružováním dokumentů, ale jako sběrný arch, jeho
číslo jednací se nijak neupravuje.
18
Jedná se zpravidla, nikoli však výlučně, vždy o dokumenty doručené, dokumenty určené k výpravě a dokumenty určené
k podpisu, schválení, či jinému formálnímu postupu v rámci SŽ. V pochybnostech platí povinnost dokument zaevidovat
v souladu s tímto spisovým řádem.
19
Iniciačním dokumentem se rozumí první dokument, pomocí kterého se zakládá sběrný arch.
20
21
(14) Spis musí být vždy založen zejména, nikoli však výlučně, pro:
a) obchodní případy prodejů, převodů a darů nepotřebného majetku,
b) privatizaci majetku,
c) smlouvy, dohody a jiné dokumenty upravující vztahy mezi SŽ a jinými právními
subjekty,
d) schvalování vnitřních dokumentů a předpisů,
e) obchodní případy výkupů, převodů a darů potřebného majetku,
f) personální spis,
g) spis pracovního úrazu.
(15) Jednotlivá pracoviště mohou vést vlastní doplňkovou evidenci spisů na pracovišti, včetně
vlastního číslování. Doplňková evidence pracoviště nenahrazuje povinnou evidenci v ERMS.
(16) Součástí vyřízeného spisu musí být dokument, kterým byl spis vyřízen, nebo záznam o jeho
vyřízení, přičemž dokumenty v analogové podobě jsou ve spisu řazeny chronologicky.
(17) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození
nebo ke zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li dokument v digitální podobě
zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená určený zpracovatel tuto
skutečnost do základní evidenční pomůcky včetně čísla jednacího dokumentu nebo
evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidenční pomůcky, kterým byla ztráta,
poškození nebo zničení řešena.
Článek 12
Rozdělování a předávání dokumentů a spisů
(1) Veškeré zaevidované (tj. označené číslem evidenčním a otiskem podacího razítka) zásilky
a dokumenty předá podatelna neprodleně zpracovatelským pracovištím k vyřízení.
V případě, kdy podatelna OS není schopná ze zásilky nebo dokumentu určit zpracovatelské
pracoviště, neprodleně předá zásilku nebo dokument určenému zaměstnanci OS, který
zpracovatelské pracoviště určí. Takto zpracované zásilky a dokumenty předá pověřený
zaměstnanec OS zpět na podatelnu, která zajistí jejich distribuci na zpracovatelské
pracoviště.
Zpracovatelská pracoviště mají povinnost pravidelně (alespoň 2x denně) kontrolovat, zda
nemají na podatelně nebo v ERMS přiřazené zásilky nebo dokumenty k vyřízení.
(2) Předávání zásilek, dokumentů a spisů musí být zajištěno způsobem umožňujícím sledovat
veškeré úkony se zásilkami, dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby, které úkon
provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
(3) Každé zpracovatelské pracoviště je povinno delegovat alespoň jednu odpovědnou osobu
zajišťující příjem, evidenci a distribuci zásilek, dokumentů a spisů přiřazených
zpracovatelskému pracovišti k vyřízení. Taková osoba získá v ERMS roli (tzn. oprávnění)
„sekretariát“.
(4) Za zpracovatelská pracoviště Generálního ředitelství se považují zpravidla úseky
generálního ředitele a náměstků generálního ředitele, jednotlivé odbory úseků generálního
ředitele a náměstků generálního ředitele a samostatná oddělení úseků generálního ředitele
a náměstků generálního ředitele.
(5) Za zpracovatelská pracoviště OJ se považují zpravidla úseky ředitelů, úseky náměstků
ředitele, jednotlivé odbory úseků ředitele a náměstků ředitele, odborné správy nebo
provozní obvody.
22
Článek 13
Vyřizování a oběh dokumentů a spisů
(1) Každý dokument nebo spis musí být vyřízen konkrétní fyzickou osobou – zpracovatelem,
který zodpovídá za jeho včasné a správné vyřízení.
a) Zpracovatel přidělenou zásilku nebo dokument neprodleně po obdržení prohlédne.
Pokud zjistí, že není k vyřízení způsobilý, zajistí okamžitě postoupení zásilky nebo
dokumentu. V případě, kdy je dokument vyhotoven na termocitlivém papíře, pořídí
zpracovatel jeho kopii, kterou pevně spojí s původním dokumentem.
b) Při vyřizování dokumentů jsou zpracovatelé povinni ochraňovat obchodní tajemství
a nehmotný majetek SŽ.
(2) Dokumenty seskupené do spisu či sběrného archu lze vyřídit hromadně uzavřením spisu.
(3) Tiskopisy pro práci se spisy lze generovat přímo v systému ERMS21. Šablony jsou též
k dispozici na:
Intranet Správy železnic > Šablony > Nové logo a implementace > Základní
elektronické šablony > oběh spisu, spisový arch, spis
(4) Základní principy při vyřizování smluv, dohod a jiných dokumentů upravujících vztahy mezi
SŽ a jinými právními subjekty upravuje příloha D tohoto Spisového řádu.
(5) Možnosti způsobu vyřízení dokumentu nebo spisu jsou:
a) zpracováním jiného dokumentu,
b) postoupením dokumentu jinému subjektu, pokud vyřízení dokumentu nepřísluší SŽ,
c) vzetím dokumentu na vědomí,
d) provedením záznamu na dokumentu,
e) distribucí dokumentu, zveřejněním dokumentu, odesláním zásilky apod.,
f) jiným způsobem, přičemž takový způsob musí být zpracovatelem v rámci záznamu
o vyřízení prostřednictvím ERMS podrobněji specifikován.
(6) V příslušné evidenci dokumentů musí být zaznamenán způsob vyřízení dokumentu nebo
spisu, a to včetně identifikace adresáta, byl-li dokument nebo spis vyřízen zpracováním
a odesláním jiného dokumentu.
(7) V rámci vyřízení dokumentu či uzavření spisu zpracovatel zajistí kompletaci všech
dokumentů patřících do spisu, kontrolu a doplnění případných chybějících evidenčních
údajů a vyznačení vazeb na jiné dokumenty nebo spisy apod.
(8) Každému dokumentu nebo spisu se nejpozději ve chvíli jeho vyřízení přidělí, v souladu
s aktuálním Spisovým a skartačním plánem, příslušný spisový znak a skartační režim.
(9) Je-li v dokumentech stanovena lhůta k vyřízení, odpovídá zpracovatel a jeho
nadřízený za její dodržení. Totéž platí u dokumentů, kde je lhůta vyřízení
stanovena právním předpisem (stavební zákon, správní řád, občanský soudní řád
aj.) nebo vnitropodnikovými předpisy SŽ.
(10) Obecné lhůty pro vyřízení dokumentů:
a) nevyplyne-li z obsahu dokumentu termín pro jeho vyřízení, případně neurčí-li termín
příslušný vedoucí zaměstnanec, platí pro vyřízení přiřazeného dokumentu lhůta
10 pracovních dnů ode dne, kdy byl předán zpracovateli k vyřízení,
b) pokud je dokument označen termínem „spěchá“ předpokládá se, že je nutné jej
vyřídit nejpozději do 3 pracovních dní ode dne, kdy byl předán zpracovateli k vyřízení,
c) pokud je dokument označen termínem „ihned“ předpokládá se, že je nutné dokument
vyřídit nejpozději následující pracovní den ode dne, kdy byl předán zpracovateli
k vyřízení.
21
Záložka Zpracovatel/Spisy/Přehled spisů
23
(11) Pokud lze předpokládat, že doba zpracování přesáhne z objektivních příčin lhůty podle odst.
(10) tohoto článku, oznámí příslušný zpracovatel tuto skutečnost odesílateli vyřizovaného
dokumentu.
(12) Níže uvedené postupy stanovené pro zpracování spisu v oběhu se uplatní při předkládání
všech dokumentů v rámci SŽ, u kterých je nutno zajistit schválení, souhlas, či stanovisko
jiného než autorského útvaru spisu.
(13) Základní postup při zpracovávání spisu v oběhu:
a) Zpracovatel vloží do spisu veškeré relevantní dokumenty a dle okolností předmětné
věci případně doplní také stručný průvodní text k oběhu (vótum spisu). Dokumenty
jsou zpravidla evidovány v podobě konceptu tak, aby mohly být upraveny na základě
případných připomínek.
b) V případě čistě digitálního obsahu spisu bude spuštěn digitální oběh, kdy veškeré
úkony probíhají elektronicky a evidence oběhu či předávání spisu je do značné míry
zautomatizována.
c) Pro analogové spisy, případně spisy smíšené (část dokumentů analogových a část
digitálních) bude spuštěn oběh analogový prostřednictvím předávání spisu mezi
jednotlivými pracovišti a zpracovateli a jednotlivá předání a stanoviska je nutné
zaznamenat fyzicky na přebal spisu vč. uvedení data.
d) Zpracovatel spisu určí vymezením pracovišť v ERMS v rámci oběhu spisu
připomínková místa předkládaného spisu, včetně případného pracoviště ke schválení
příslušným zaměstnancem, přičemž při oběhu analogového spisu budou na předpis
oběhu uvedena stejná připomínková místa a ve stejném pořadí, jako je uvedeno
v ERMS.
e) V případě požadavku na podpis některého z vložených dokumentů bude tento
požadavek v příslušném dokumentu vyznačen:
f) pro analogové dokumenty samolepicí záložkou, případně jiným vhodným způsobem,
g) pro digitální dokumenty definicí podpisu pro daný dokument pomocí nástrojů ERMS.
h) Po dokončení přípravy bude oběh spisu spuštěn a současně bude v ERMS
zaevidováno zahájení oběhu. V ERMS musí být evidovány také veškeré další úkony
související s oběhem spisu (např. předání mezi pracovišti, určení zpracovatele na
pracovišti atp.).
i) Delegovaná zodpovědná osoba na pracovišti, které dostalo spis k vyjádření, předá
spis v případě potřeby určenému zpracovateli (zpracovatelům) k vyjádření.
Po vypořádání zpracovatelem vyjádří vedoucí zaměstnanec pracoviště konečné
stanovisko útvaru. Útvar22 následně zabezpečí předání spisu na následující
pracoviště, případně se spisem naloží v souladu se stanoviskem (doplnění vyjádření,
vrácení spisu k přepracování atp.).
j) Zaměstnanci pracoviště vyjádří stanovisko zpravidla formou doporučení, doporučení
s připomínkou, nedoporučení, resp. formou schválení nebo neschválení spisu.
Případné záporné stanovisko či připomínky lze uplatnit vlastním dokumentem formou
vložky do spisu.
k) V případě analogového oběhu se stanovisko vyjadřuje podpisem s uvedením data na
přebalu spisu. U digitálního oběhu se stanovisko vyjadřuje elektronickým23 osobním
úkonem zaměstnance v ERMS.
l) Poslední pracoviště uvedené v předpisu oběhu spisu zajistí předání spisu
s dokončeným oběhem zpracovateli spisu. V případě oběhu typu „transfer“ zůstává
spis určenému zpracovateli na posledním pracovišti.
22
V rámci digitálního oběhu je předání, resp. vrácení spisu provedeno automaticky systémem ERMS.
23
tj. doporučením či schválením přímo v ERMS nebo použitím osobního kvalifikovaného certifikátu na schvalovací doložku
24
m) Pokud je požadován podpis některého z dokumentů, zajistí tento podpis příslušné

pracoviště před vrácením spisu zpracovateli dle vyznačeného požadavku.
n) Závěrečným úkonem při zpracování oběhu spisu je převzetí schváleného spisu zpět
zpracovatelem.
(14) Základní postup při vzniku a vypořádání připomínek v rámci oběhu spisu:
a) Případné uplatněné připomínky z oběhu zpracovatel zapracuje, resp. odůvodní jejich
zamítnutí, a poté spis předá opět do oběhu dle původního/nového předpisu oběhu
spisu.
b) Pokud je analogový spis vrácen k přepracování z formálních důvodů, které nemají
vliv na obsah schvalovaného dokumentu, je u takového spisu přípustné upravit jeho
oběh a předat spis na sekretariát pracoviště, které jej vrátilo k přepracování.
V takovém případě však nový spis obsahuje původní přebal s vyznačením již
vyjádřených předchozích stanovisek.
(15) Digitální oběh spisu lze realizovat také v případě, že výstupem má být analogový dokument.
Vyhotovení analogového dokumentu zajišťuje odpovědná osoba vytištěním schválené
digitální verze dokumentu. Při realizaci digitálního oběhu s analogovým výstupem je nutné
respektovat následující pravidla:
a) prvopis dokumentu je vyhotoven (vč. všech podpisů) elektronicky:
 dokument bude evidován jako digitální dokument,
 dokument může být odeslán v digitální nebo analogové podobě (podle
adresáta),
 pro potřeby výkonu spisové služby bude ponechán pouze digitální prvopis,
b) prvopis dokumentu je vyhotoven (vč. všech podpisů) pouze v listinné podobě:
 dokument je evidován jako analogový a pro potřeby výkonu spisové služby se
zpravidla ponechá analogový prvopis, popřípadě jeden z analogových
stejnopisů,
 schválený obsah v digitální podobě zůstává uložen v ERMS v podobě
připojených komponent daného analogového dokumentu,
 má-li být digitálním oběhem spisu schvalován již existující analogový
dokument (např. doručený návrh smlouvy v listinné podobě), vloží zpracovatel
do spisu jeho řádně digitalizovanou podobu.
(16) Dojde-li v průběhu vyřizování ke ztrátě spisu nebo jeho části, provede se obnova jeho
obsahu a učiní se o tom záznam. Titulní strana náhradního obalu spisu musí být viditelně
označena slovem „Duplikát“.
(17) Nedílnou součástí dokumentu určeného k odeslání je průvodní dopis.
(18) Tiskopisy pro průvodní dopisy lze generovat přímo v systému ERMS24. Šablony jsou též
k dispozici na:
Intranet Správy železnic > Šablony > Nové logo a implementace > Základní
elektronické šablony > administrativní dopis > Administrativní dopis CZ
(19) Grafická podoba tiskopisů je stanovena v manuálu korporátní identity spravovaného
příslušným odborným útvarem.
24
Záložka Zpracovatel/Dokumenty/Přehled dokumentů nebo Zpracovatel/Zásilka/Odchozí
25
Článek 14
Vyhotovování dokumentů
(1) Dokumenty vznikající v prostředí SŽ musí být zpracovány tak, aby byla dlouhodobě
zabezpečena jejich důvěryhodnost a jejich uchování do okamžiku, než jsou vypořádány
v rámci skartačního řízení. Důvěryhodnost se zajišťuje zejména řádnou evidencí dokumentů
v ERMS a aplikací příslušných softwarových nástrojů (časová razítka, elektronické podpisy,
elektronická pečeť, výstupní datové formáty atp.) v případě digitálních dokumentů
a vlastnoručními podpisy v případě analogových dokumentů.
(2) Dokumenty se v prostředí SŽ vyhotovují v digitální podobě, ledaže povaha dokumentu
takové vyhotovení vylučuje. Vyhotovení dokumentu v analogové podobě se připouští pouze
v případě, kdy
 z objektivních důvodů není možné vyhotovit digitální originál nebo
 v případě vyhotovení druhopisu dokumentu pro potřeby odeslání v analogové podobě,
pokud na straně adresáta není možná elektronická komunikace.
(3) Dokument vyhotovený v prostředí SŽ určený k odeslání musí obsahovat:
a) název SŽ v podobě uvedené v obchodním rejstříku,
b) název příslušné organizační složky,
c) adresu sídla příslušné organizační složky.
(4) Vyhotovený dokument určený k odeslání musí dále obsahovat:
a) číslo jednací dokumentu,
b) v případě odpovědi na doručený dokument, který obsahoval číslo jednací nebo číslo
ze samostatné evidence dokumentů odesílatele, uvedené číslo použité odesílatelem,
c) datum podpisu dokumentu,
d) počet listů (jde-li o dokument v analogové podobě),
e) počet příloh,
f) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh
v digitální nebo nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě,
g) jméno, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené podpisem dokumentu.
(5) Zpracovatel si za účelem výkonu spisové služby zpravidla ponechá prvopis vyhotoveného
dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu příslušného dokumentu.
Prvopisem je originální dokument, zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen
jejím vlastnoručním podpisem, kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo obdobným
autentizačním prvkem.
Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu (nezávisle na formě
analogové či digitální) nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky.
Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak
projev vůle obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním
podpisem nebo autentizačním prvkem jiné fyzické osoby.
(6) Adresátovi vyhotoveného dokumentu se zpravidla odesílá stejnopis, případně druhopis
dokumentu.
26
Článek 15
Schvalování a podepisování dokumentů
(1) Dokumenty se v prostředí SŽ schvalují zpravidla elektronicky. Schválení dokumentu

potvrzuje oprávněný zaměstnanec SŽ aplikací elektronického podpisu na digitální dokument
nebo vlastnoručním podpisem analogového dokumentu.
Vlastnoruční podepsání analogového dokumentu má stejnou váhu jako podepsání
digitálního dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisem.
(2) Oprávnění k podepisování vyhotovovaných dokumentů vyplývá z R3 Podpisového řádu
Správy železnic, státní organizace v aktuálním znění.
Oprávnění zaměstnanci SŽ mohou v rámci svých kompetencí zmocnit předepsaným
způsobem k podepisování dokumentů další osoby (např. udělením pověření, plné moci,
atp.).
(3) Každý zaměstnanec, který je oprávněný podepisovat dokumenty, musí být vybaven
odpovídajícími technickými prostředky pro vytváření kvalifikovaného elektronického
podpisu.
(4) Útvar zodpovědný za přidělování kvalifikovaných certifikátů nebo kvalifikovaných
systémových certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb vede
evidenci zřízených kvalifikovaných certifikátů, na nichž jsou založeny zaměstnanci SŽ
užívané elektronické podpisy.
(5) Evidence zřízených kvalifikovaných certifikátů musí obsahovat náležitosti stanovené
právním předpisem25.
(6) Schválení návrhu dokumentu v prostředí GŘ probíhá zpravidla po linii: zpracovatel –
vedoucí oddělení – ředitel odboru – náměstek generálního ředitele – generální ředitel.
Schválení návrhu dokumentu v prostředí OJ probíhá zpravidla po linii: zpracovatel – vedoucí
zaměstnanec – náměstek ředitele – ředitel.
Jestliže je konečným schvalovatelem dokumentu generální ředitel nebo statutární orgán, je
neopominutelným účastníkem schvalovacího řízení:
a) náměstek generálního ředitele nadřízený zpracovateli schvalovaného spisu,
b) náměstek generálního ředitele pro ekonomiku, pokud se dokument dotýká
ekonomické problematiky,
c) další vedoucí zaměstnanci, které určují vnitřní předpisy SŽ.
(7) Podepisované dokumenty musí být opatřeny doložkou označující jméno a funkci
podepisujícího.
Digitální dokument se podepisuje zpravidla pouze elektronickým podpisem schvalovatele,
přičemž podpisová doložka označující funkci podepisující osoby se v případě potřeby může
doplnit o informaci „podepsáno elektronicky“. Na platnost podpisu, resp. vlastního
dokumentu nemá vliv, zda je elektronický podpis v dokumentu vizualizován nebo nikoli.
Na analogový dokument se uvádí zpravidla pouze jeden podpis, a to nad doložkou
označující jméno a funkci podepisujícího. U osobních dopisů s předtištěným jménem
a funkcí se doložka neuvádí.
(8) Nepodepisuje-li dokument přímo odpovědný zaměstnanec z titulu svojí funkce, uvede se
před jméno zastupujícího „v z.“ (v zastoupení). V případě podepisování v zastoupení je
potřeba v podpisové doložce jménem a příjmením identifikovat obě osoby, tzn. jak
podepisujícího, tak zastupovaného.
(9) Je-li pro další použití podepsaného dokumentu třeba vyhotovit jeho druhopis, uvede se
u jména schvalovatele doložka „v. r.“ (vlastní rukou). V takovém případě se pod doložkou
podepisujícího uvede text “Za správnost” a připojí se identifikace zaměstnance
odpovědného za správnost přepisu (=shodu originálu s druhopisem). Zaměstnanec
25
Dle § 17, odst. (4) vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
27
osvědčující správnost druhopisu opatří dokument vlastnoručním podpisem nebo jiným

obdobným autentizačním prvkem.
Obdobně se postupuje v případě realizace řádné změny formátu dokumentu z analogové
podoby do podoby digitální26.
(10) Odchozí digitální dokumenty musejí být v souladu s příslušnými právními předpisy27
opatřeny kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo kvalifikovanou elektronickou pečetí
a vždy také kvalifikovaným časovým razítkem, podepisuje-li se elektronický dokument,
kterým se činí úkon nebo se právně jedná.
Za odchozí dokumenty se považují také dokumenty zveřejňované na webových stránkách
SŽ nebo SŽ provozovaných portálech přístupných jiným právnickým nebo fyzickým
osobám.
Článek 16
Odesílání dokumentů
(1) OS odesílají analogové dokumenty prostřednictvím výpravny, která odesílaný dokument

opatří náležitostmi potřebnými k jeho odeslání.
OS odesílají digitální dokumenty prostřednictvím digitální výpravny ERMS.
(2) Analogové zásilky k odeslání se na výpravnu předávají v uzavřených obálkách zejména
prostřednictvím příslušného sekretariátu, a to v provozní době výpravny, zpravidla od
08:30 do 15:00 hodin.
Zásilky předané po 14:00 hod. budou vypraveny zpravidla následující pracovní den.
(3) Výpravna zajistí odeslání analogových dokumentů vhodným držitelem poštovní licence.
Využití jiných forem odesílání (např. kurýrní služba ČD Kurýr, smluvní kurýrní nebo
zásilková přeprava apod.) podléhá písemnému schválení žádosti zpracovatele
kompetentním vedoucím zaměstnancem.
(4) O způsobu odeslání zásilky rozhoduje zpravidla zpracovatel dokumentu. Zpracovatelské
pracoviště je povinné na základě zvoleného způsobu odesílání zásilku patřičně připravit
(vložit do obálky dokument, zabalit) a označit, tzn. patřičně předepsat adresáta, číslo
jednací, čárový kód, dodejku, adresu odesílatele atp.
(5) Zásilky, které mají být odeslány „doporučeně“, „doporučeně s dodejkou“ nebo obdobnými
formami prokazatelného doručení, se zpravidla označují čarovým kódem umožňujícím
strojové zpracování údajů o adresátovi nebo číslem zásilky generovaným ERMS.
Pokud chce zpracovatel vypravit zásilky uvedeného typu prostřednictvím výpravny GŘ, je
čárový kód povinnou náležitostí obálky. Použitý čárový kód musí být současně zaznamenán
u příslušné zásilky v ERMS (v údajích o adresátovi).
(6) Zásilky odesílané „obyčejně“ se zpravidla označují evidenčním číslem zásilky generovaným
ERMS.
(7) Zpracovatel zodpovídá za obsah zásilky.
(8) Výpravna OS musí být vybavena zařízením umožňujícím odesílání datových zpráv
ze zveřejněných adres elektronických podatelen a odesílání datových zpráv prostřednictvím
datové schránky SŽ.
(9) Odesílání datových zpráv prostřednictvím datové schránky musí být realizováno výhradně
prostřednictvím ERMS.
26
Dle § 69a Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a změně některých dalších zákonů.
27
Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
28
Článek 17
Vyřazování dokumentů na pracovištích
(1) Dokumenty a spisy se předávají do spisovny neprodleně poté, co přestanou být potřebné
pro běžnou pracovní činnost na pracovišti.
Vyřízené dokumenty a spisy mohou být před předáním do spisovny krátkodobě uloženy
v příručních registraturách, zejména lze-li předpokládat, že jsou potřebné pro běžnou
agendu svých zpracovatelů.
(2) Vyřízené dokumenty a spisy se do spisovny předávají minimálně jedenkrát ročně, za což
odpovídají vedoucí zaměstnanci každého zpracovatelského pracoviště.
(3) Dokumenty a spisy vyřízené před 1. 4. 2012 přebírá spisovna na základě předávacího
protokolu. Dokumenty a spisy vyřízené po 1. 4. 2012 přebírá spisovna prostřednictvím
ERMS.
Předávací protokol zpracovává zpracovatelské pracoviště. Vzor předávacího protokolu je
k dispozici na:
(4) Zpracovatel dokumentu nebo spisu před jeho předáním na spisovnu kontroluje uzavřený
spis nebo vyřízený dokument, jsou-li úplné, zda jsou v evidenci dokumentů správně
zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy všechny podmínky uzavření spisu
nebo vyřízení dokumentu.
(5) Předmětem kontroly dle předchozího odstavce je zejména:
a) označení doručeného dokumentu v analogové podobě podacím razítkem a úplnost
vyplnění podacího razítka,
b) označení dokumentu v analogové podobě jednoznačným identifikátorem zajišťujícím
identifikaci a nezaměnitelnost tohoto dokumentu v elektronickém systému spisové
služby,
c) kompletnost spisu v analogové nebo smíšené podobě v rozsahu dokumentů
uvedených v soupisu dokumentů nebo ve sběrném archu,
d) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet jeho listinných příloh a počet listů
těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu,
e) celkový počet listů spisu (popřípadě počet svazků listinných příloh podle písmene d)
tohoto odstavce) u dokumentů v analogové podobě,
f) převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu,
g) uvedení spisového znaku a skartačního režimu u všech dokumentů a spisů,
h) zápis v evidenci dokumentů a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je
dokument evidován,
i) uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost
a zachování jejich čitelnosti,
j) uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných
technických nosičích dat v ERMS nebo jejich převedení a opatření doložkou.
(6) Dokumenty a spisy určené k uložení do spisovny se předávají za pracoviště, kde byly
vytvořeny, nebo za zpracovatele, kterým byly vytvořeny, zpravidla seřazené po
jednotlivých agendách podle spisových znaků určených SSP. V rámci agend jsou
dokumenty a spisy řazené zpravidla chronologicky podle čísel jednacích.
(7) Dokumenty a spisy se do spisovny předávají zpravidla seřazené podle jednotlivých agend
uvedených v SSP, a to bez umělohmotných obalů, pořadačů, šanonů apod.
(8) Prokazatelně duplicitní a pokažené exempláře nepodléhají skartačnímu řízení a mohou být
na pracovišti zničeny. Zničení takové dokumentace musí být zajištěno takovým způsobem,
aby nemohlo dojít k úniku informací ze SŽ.
29
Za prokazatelně duplicitní dokumenty jsou považovány takové dokumenty, jejichž

exemplář (originál nebo stejnopis) na pracovišti prokazatelně existuje.
V případě, kdy je nutné zničit větší objem prokazatelně duplicitní dokumentace nebo
pokažených exemplářů, zajistí jejich likvidaci spisovna OS, a to na základě písemné žádosti
pracoviště.
(9) Noviny, časopisy a další obecné tiskoviny se odkládají do vyhrazených nádob na tříděný
odpad.
(10) Každý dokument předávaný k uložení do spisovny musí být řádně evidován a označen
spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle SSP.
(11) Pokud v době předání do spisovny zatím ještě nedošlo ke splnění kritérií pro začátek plynutí
skartační lhůty (tj. nedošlo ke spouštěcí události), budou dokumenty a spisy předány bez
uvedení tohoto data a začátek běhu skartační lhůty doplní odpovědný zaměstnanec
vlastníka dokumentu poté, co spouštěcí událost v budoucnu nastane.
30
ČÁST ČTVRTÁ
UKLÁDÁNÍ A VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ
Článek 18
Ukládání dokumentů
(1) SŽ ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty ve spisovnách. Spisovny jsou výhradním
místem pro uložení dokumentů, přičemž plní zejména funkci ochrany dokumentů
a informací v nich uložených.
Spisy a dokumenty jsou ukládány do archivních boxů, přičemž v boxech bývají zpravidla
řazené podle věcných skupin a spisových znaků stanovených spisovým a skartačním řádem
a podle předpokládaného roku skartačního řízení. Archivní boxy musí být označené úložným
štítkem. Vzor archivního štítku je k dispozici na:
(2) Prostory spisoven musí být:
a) zabezpečeny proti přístupu nepovolaných osob,
b) zabezpečeny proti poškození spisů a dokumentů,
c) chráněny před vodou, ohněm a nadměrnou vlhkostí.
(3) Každá spisovna provozovaná v prostředí SŽ musí mít zpracovaný provozní řád, ze kterého
musí být zřejmé zejména:
a) adresa spisovny,
b) označení místnosti,
c) osoba odpovědná za provoz spisovny,
d) osoba odpovědná za realizaci skartačního řízení,
e) podmínky vstupu do spisovny,
f) podmínky zápůjčky dokumentů ze spisovny,
g) údaje zaznamenávané v ERMS o místu uložení dokumentů a spisů,
h) další podstatné informace o provozu spisovny.
(4) Každá OS vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména
jejich stručný obsah (předmět, věc), označení příslušného spisového a skartačního plánu,
spisové znaky a skartační režim.
(5) Evidence uložených dokumentů a spisů vyřízených, resp. uzavřených po 1. 4. 2012 je
přípustná pouze prostřednictvím ERMS.
(6) Zapůjčování dokumentů a spisů uložených ve spisovně nebo nahlížení do dokumentů
a spisů uložených ve spisovně podléhá prokazatelnému souhlasu vedoucího zaměstnance
útvaru, který je aktuálním vlastníkem dokumentu nebo spisu.
(7) Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů, přičemž evidence
o zapůjčování dokumentů a spisů evidovaných v ERMS je vedena výhradně nástroji ERMS.
Zápůjčka dokumentů a spisů evidovaných v ERMS může být realizována pouze na základě
žádosti prostřednictvím nástrojů ERMS.
(8) OS mohou v případě provozní potřeby zřizovat specializované spisovny. Specializované
spisovny mohou být zřízeny po konzultaci se spisovnou OS pro ukládání zvláštních agend,
například tzv. dlouhodobě živých spisů, účetních dokumentů, spisů s technickou (stavební)
dokumentací, utajovaných informací apod.
(9) Zaměstnanci odpovědní za provoz spisoven metodicky řídí a koordinují ukládání
dokumentů a spisů ve specializovaných spisovnách a zajišťují ukládání dokumentů a spisů
ve spisovnách. Dále jsou povinni na příslušných OS kontrolovat dodržování ustanovení
Spisového řádu související s oblastí ukládání dokumentů a spisů.
31
(10) Zaměstnanec odpovědný za provoz spisovny odpovídá za:

a) řádnou evidenci (a to i v ERMS) a zpřístupnění převzatých dokumentů,
b) bezpečné, přehledné a systematické uložení převzatých dokumentů,
c) dodržování pravidel v provozní době spisovny pro:
 vstup do spisovny,
 nahlížení do uložených dokumentů a spisů,
 půjčování uložených dokumentů a spisů,
d) ochranu uložených dokumentů,
e) vedení evidence výpůjček,
f) řádné provádění skartačního řízení.
Článek 19
Vyřazování dokumentů, podrobnosti skartačního řízení
(1) Skartační řízení týkající se dokumentů a spisů vyřízených před 1. 4. 2012 probíhá
analogovou formou na základě příslušných protokolů. Skartační řízení dokumentů a spisů
vyřízených po 1. 4. 2012 probíhá výhradně prostřednictvím ERMS.
(2) Zaměstnanec odpovědný za přípravu skartačního řízení zařadí do skartačního řízení všechny
dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta, mimo dokumentů vedených
v jednacích protokolech pro evidenci utajovaných dokumentů.
Zaměstnanec odpovědný za přípravu skartačního řízení předloží jednotlivým útvarům
seznam všech dokumentů a spisů, kterých se příslušné skartační řízení dotýká,
k posouzení.
Příslušný útvar může v rámci své působnosti oslovit jiné útvary s žádostí o vyjádření
k potřebnosti posuzovaných dokumentů a spisů. Oslovený útvar je v takovém případě
povinen svoje stanovisko zpracovat bez zbytečného prodlení.
Vyhodnotí-li příslušný útvar v rámci posouzení, že je konkrétní dokument nebo spis pro SŽ
nadále potřebný, požádá patřičným způsobem spisovnu o vyřazení tohoto dokumentu nebo
spisu ze skartačního řízení a současně navrhne dobu, o kterou má být skartační lhůta
prodloužena.
(3) Skartační řízení dokumentů vedených v jednacích protokolech pro evidenci utajovaných
dokumentů a příslušných administrativních pomůcek lze provést pouze po dohodě
s Národním archivem. Skartační řízení probíhá podle pokynu Bezpečnostního ředitele SŽ.
Utajované dokumenty vybrané Národním archivem jako archiválie lze do Národního archivu
předat až po zrušení stupně utajení utajovaného dokumentu.
(4) Přípravu skartačního řízení zabezpečuje určený zaměstnanec OS odpovědný za provedení
skartačního řízení, popřípadě zaměstnanec OS pověřený vedením spisovny.
(5) Zaměstnanec odpovědný za přípravu skartačního řízení sestaví z evidence dokumentů
vedené v listinné podobě (dokumenty a spisy vyřízené před 1. 4. 2012) seznam dokumentů
určených k posouzení ve skartačním řízení.
a) Seznam dokumentů je uspořádán podle spisových znaků. Dokumenty se skartačním
znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“ budou uvedeny odděleně.
Dokumenty se skartačním znakem „V“ zaměstnanec odpovědný za přípravu
skartačního řízení posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo
k dokumentům se skartačním znakem „S“.
b) Seznam bude dále obsahovat: charakteristiku obsahu dokumentů, spisů, období,
z něhož pocházejí (rozsah let), skartační lhůtu a odkaz na označení jejich uložení při
skartačním řízení.
32
(6) Zaměstnanec odpovědný za přípravu skartačního řízení sestaví z evidence dokumentů

vedené v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby nebo ze samostatné
evidence dokumentů vedené v elektronické podobě (dokumenty a spisy vyřízené po 1. 4.
2012) seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení.
Tento seznam musí být elektronickým systémem tvořen podle pravidel stanovených
národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.
(7) OS předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů a spisů, včetně seznamů sestavených
podle tohoto článku, odstavců (5) a (6), příslušnému archivu.
Komunikace s příslušným archivem týkající se dokumentů a spisů evidovaných v ERMS
probíhá výhradně elektronickou formou za využití nástrojů Portálu digitálního archivu.
(8) Příslušný archiv provede na základě předloženého skartačního návrhu odbornou archivní
prohlídku dokumentů a spisů navrhovaných k vyřazení a následně vyhotoví protokol
o provedeném skartačním řízení.
(9) OS předá příslušnému archivu do péče dokumenty a spisy v analogové podobě vybrané
jako archiválie.
a) V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě,
OS předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležící metadata.
b) Tyto repliky a k nim náležející metadata OS předá příslušnému archivu zpracované
podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním
standardem a schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového
balíčku SIP stanoveného národním standardem.
(10) Příslušný archiv vyhotoví o předání úřední záznam splňující požadavky stanovené právním
předpisem28.
(11) Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik
dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá
požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto repliky
obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných nedostatků.
(12) Součástí úředního záznamu je soupis předávaných dokumentů a spisů vybraných jako
archiválie zpracovaný OS v rozsahu údajů stanovených v tomto článku, odstavec (5)
s výjimkou uvedení skartačního znaku a skartační lhůty.
a) Jestliže jsou dokumenty evidované v evidenci dokumentů vedené v elektronické
podobě v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci
dokumentů vedené v elektronické podobě, OS předá dokumenty, spisy a úřední
razítka vybrané jako archiválie na základě soupisu vytvořeného archivem ve
struktuře podle článku 19, odstavec (6) obdobně.
b) Příslušný archiv sepíše úřední záznam po předání dokumentů a spisů v analogové
podobě do příslušného archivu a po potvrzení úspěšného přenosu dokumentů a spisů
v digitální podobě vybraných jako archiválie do digitálního archivu.
(13) OS na základě souhlasu obsaženého v protokolu o provedení skartačního řízení
bezodkladně zničí dokumenty a spisy, které nebyly vybrány za archiválie.
a) Zničením dokumentu v analogové podobě se rozumí jejich znehodnocení tak, aby
byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu.
b) Zničením dokumentu v digitální podobě se rozumí jeho smazání z elektronického
systému spisové služby a dalších úložišť.
c) Dle článku 19, odstavec (13) b) se postupuje při zničení dokumentů v digitální
podobě, které byly vybrány jako archiválie a jejichž repliky byly předány do
digitálního archivu.
28
33
ČÁST PÁTÁ
SPISOVÁ ROZLUKA
Článek 20
Spisová rozluka
(1) Při zrušení OS se provede spisová rozluka. Před jejím zahájením zpracuje rušená OS plán
provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu.
(2) Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušená OS, dokončuje ji
nástupnická OS, případně GŘ, není-li nástupnická organizační složka určena.
V případě, kdy by došlo ke zrušení SŽ jako celku, GŘ připraví a provede spisovou rozluku
před zrušením SŽ, přičemž spisová rozluka bude dokončena právním nástupcem SŽ,
případně zřizovatelem SŽ, nebude-li právní nástupce SŽ určen.
(3) Rušená OS zařadí do skartačního řízení vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula
skartační lhůta.
(4) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny
nástupnické OS. Je-li takových OS více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne
o převzetí spisovna GŘ. Předávané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího seznamu.
(5) Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušená OS tomu, na koho přešla
působnost k jejich vyřízení. Rušená OS zapíše předávané dokumenty a spisy do
předávacího seznamu. Nástupnická OS je převezme a řádně zaeviduje.
(6) Předávací seznam v případě předávaných vyřízených dokumentů a uzavřených spisů musí
obsahovat:
a) pořadové číslo,
b) spisový znak,
c) druh dokumentů, popřípadě spisu,
d) dobu vzniku,
e) množství (například slova „2 svazky“),
f) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové
rozluky a její podpis.
(7) Předávací seznam předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů musí
obsahovat:
a) dobu jejich vzniku,
b) rozsah (počet listů a příloh),
c) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové
rozluky a její podpis.
(8) OS, na kterou přešla působnost k vyřízení předávaných nevyřízených dokumentů
a neuzavřených spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidence dokumentů jako
doručené.
(9) OS provedou spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky
elektronického systému spisové služby.
34
ČÁST ŠESTÁ
TECHNICKÉ NÁLEŽITOSTI DOKUMENTŮ V DIGITÁLNÍ PODOBĚ
Článek 21
Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě
(1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální podobě se rozumí:

a) datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby,
b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického
systému spisové služby,
c) datový formát pro předávání do digitálního archivu.
(2) Výstupní datové formáty dokumentů stanovuje právní předpis29.
Článek 22
Údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu dokumentu
(1) Údaje týkající se převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální

podobě jsou:
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
b) počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,
c) informace o existenci vodoznaku, reliéfního tisku nebo embossingu, suché pečetě
nebo reliéfní ražby, optického variabilního prvku, jiného zajišťovacího prvku,
plastického písma nebo otisku plastického razítka,
d) datum vyhotovení ověřovací doložky,
e) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
(2) Údaje týkající se převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové
podobě jsou:
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
b) informace o existenci zajišťovacího prvku,
c) datum vyhotovení ověřovací doložky,
d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
(3) Údaje týkající se změny datového formátu dokumentu v digitální podobě jsou:
a) název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu
provedl,
b) původní datový formát,
c) datum vyhotovení ověřovací doložky,
d) jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu
provedla.
29
Podle § 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
35
ČÁST SEDMÁ
MIMOŘÁDNÉ SITUACE
Článek 23
Vedení spisové služby v mimořádných situacích
(1) OS v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné
mimořádné situace, v jejichž důsledku je OS znemožněno po omezené časové období
vykonávat spisovou službu předepsaným způsobem, vede spisovou službu náhradním
způsobem v listinné podobě v podacím deníku.
(2) OS jsou při výkonu spisové služby v mimořádné situaci povinny dbát na:
a) řádné označování dokumentů; doručené dokumenty musejí být označeny názvem
OS, datem doručení dokumentu, číslem jednacím, počtem listů dokumentu, počtem
příloh,
b) řádnou evidenci dokumentů; v podacím deníku musí být uvedeno pořadové číslo
dokumentu, datum doručení dokumentu OS, resp. datum vytvoření dokumentu
zpracovatelem v případě odesílané pošty, základní údaje o odesílateli resp.
adresátovi (obchodní jméno, adresa), stručný obsah dokumentu (předmět, věc),
označení zpracovatelského pracoviště, kterému byl dokument přidělen k vyřízení,
c) řádný způsob jejich vyřizování; doručené dokumenty musí být vyřízeny v přiměřené
lhůtě vzhledem k mimořádné situaci,
d) řádné ukládání vyřízených dokumentů.
(3) OS uzavře náhradní evidenci bezodkladně po ukončení mimořádné situace.
(4) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci:
a) méně než 48 hodin, dotčená OS zaeviduje dokumenty evidované v náhradní evidenci
v ERMS nebo samostatné evidenci dokumentů,
b) déle než 48 hodin, dotčená OS ponechá dokumenty zaevidované v náhradní evidenci
a v ERMS nebo samostatné evidenci dokumentů zaeviduje pouze ty dokumenty,
které nelze v náhradní evidenci vyřídit.
(5) Dotčená OS uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně
společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.
36
ČÁST OSMÁ
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 24
Zmocňující ustanovení
(1) Vedoucí zaměstnanec útvaru odpovědného za organizování a metodické řízení činností

souvisejících s výkonem spisové služby dle R1/1 Organizační řád Generálního ředitelství je
oprávněn schvalovat změny příloh, které jsou rovněž nedílnou součástí tohoto Spisového
řádu:
a) Přílohy A – spisový a skartační plán SŽ,
b) Přílohy B – ustanovení, která stanovují konkrétní postupy při doručování, evidenci,
zpracovávání a odesílání dokumentů v prostředí SŽ,
c) Přílohy C – výčet samostatných evidencí dokumentů provozovaných v prostředí SŽ,
d) Přílohy F – zveřejňované informace o provozu podatelny GŘ a o podmínkách přijímání
dokumentů na podatelně GŘ,
e) Přílohy H – seznam typů dokumentů, které lze zničit mimo skartační řízení.
Článek 25
Účinnost
Tento Spisový řád nabývá účinnosti od 1. ledna 2023.
Článek 26
Zrušovací ustanovení
Dnem účinnosti tohoto Spisového řádu se zrušuje:

Spisový řád státní organizace Správa železniční dopravní cesty čj. 35023/2017-SŽDC-GŘ-
NSM účinný od 2. 10. 2017, včetně všech navazujících změn a oprav.
37
SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY
Mezinárodní a národní právní předpisy, technické normy
Nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické
transakce na vnitřním evropském trhu
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob
v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES
(obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších
předpisů;
Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění pozdějších
předpisů;
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů;
Zákon 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce ve znění pozdějších předpisů;
Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších
předpisů;
Zákon č.110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů;
Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů;
Vyhláška Ministerstva vnitra ČR č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších
předpisů;
Vyhláška Ministerstva vnitra ČR č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví
a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů;
Vyhláška Ministerstva vnitra ČR č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze
dokumentů, ve znění pozdějších předpisů;
Vyhláška Ministerstva vnitra ČR č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního
systému datových schránek ve znění pozdějších předpisů
ČSN 01 6910 – Úprava dokumentů zpracovávaných textovými procesory v platném znění
Věstník Ministerstva vnitra ČR – částka 57/2017 (část II)
Vnitřní předpisy, v aktuálním znění
SŽ R1 – Organizační řád Správy železnic, státní organizace

SŽ R3 – Podpisový řád Správy železnic, státní organizace
SŽ SM119 – Provádění ochrany utajovaných informací státní organizace Správa železnic
SŽ SM097 – Ochrana osobních údajů
Politika klasifikace aktiv v platném znění
38
PŘÍLOHA A – SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN (NORMATIVNÍ)
Spisový a skartační plán Správy železnic
Vedení spisového a skartačního plánu
A.1 V souladu s článkem 7 Spisového řádu je spisový a skartační plán SŽ veden a průběžně
aktualizován prostřednictvím systému elektronické spisové služby ERMS.
A.2 Aktuální podoba spisového a skartačního plánu v podobě výstupu ze systému ERMS je
dostupná:
39
PŘÍLOHA B – STANDARDNÍ POSTUPY PŘI ZPRACOVÁNÍ ZÁSILEK

(NORMATIVNÍ)
Standardní postupy při přijímání a odesílání vybraných typů zásilek
B.1 Doručování analogových zásilek a dokumentů do podatelny
B.1.1 Doručení zásilky do podatelny

Zásilka je fyzicky doručena do podatelny, kde ji zaměstnanec podatelny přijme
a současně označí podacím razítkem (zpravidla včetně jejího obsahu).
B.1.2 Použití čárových kódů

Čárovým kódem se označí:
B.1.2.1 Průvodní dopis
B.1.2.2 Přílohy
B.1.2.3 Obálka, pakliže má být ponechána u dokumentu (viz článek 8, odst. (7) R2)
B.1.3 Evidence v ERMS

Zaměstnanec podatelny zásilku a její obsah označený podacím razítkem zaeviduje
v ERMS za použití v zásilce obsažených metadat a použitých čárových kódů. V rámci
tohoto kroku je zásilce přiřazeno evidenční číslo ERMS, které podatelna zaznamená na
obsah zásilky.
B.1.4 Skenování
Zaměstnanec podatelny zásilku naskenuje pomocí zařízení napojeného na nástroj
„skenovací linka“ ERMS a prostřednictvím ERMS zkontroluje:
B.1.4.1 Čitelnost výstupu ze skenování
B.1.4.2 Řádné spárování výstupu s údaji evidovanými v příslušné zásilce
B.1.5 Určení OS
Zaměstnanec podatelny určí z charakteru obsahu doručené zásilky věcně příslušný
útvar SŽ, případně konkrétního zaměstnance SŽ, kterému přiřadí zásilku ke
zpracování.
B.1.6 Distribuce na zpracovatelské pracoviště

Distribuce metadat na zpracovatelské pracoviště probíhá prostřednictvím ERMS
automaticky (tzn., že se metadata objeví ve workflow určeného zpracovatelského
pracoviště). Distribuce fyzické zásilky na zpracovatelské pracoviště probíhá dle
standardních postupů přebírání doručené pošty zpracovatelskými pracovišti.
Zpracovatelské pracoviště před zpracováním zásilky v ERMS vyčká, než dojde ke
spárování fyzicky převzaté zásilky se zápisem ve workflow.
B.1.7 Evidence v ERMS / Vrácení podatelně

Zpracovatelské pracoviště (spisový uzel – sekretariát) posoudí, zda podatelna určila
věcně příslušný útvar SŽ správně.
B.1.7.1 Pokud ano, předá prostřednictvím ERMS záznam (metadata zásilky) podřízenému
spisovému uzlu nebo konečnému zpracovateli.
B.1.7.2 Pokud ne, vrátí záznam (metadata zásilky) prostřednictvím ERMS zpět podatelně,
přičemž pokud je známé, uvede v poznámce zpracovatelské pracoviště, kam má být
zásilka dále předána. Současně musí být podatelně vrácena i fyzická zásilka. Podatelna
následně zajistí předání zásilky na určené zpracovatelské pracoviště. Určené
40
zpracovatelské pracoviště vyčká, než dojde ke spárování fyzicky doručené zásilky se

zápisem ve workflow.
B.1.8 Distribuce konkrétnímu zpracovateli

Pokud konkrétního zpracovatele neurčí přímo podatelna, tak distribuci k rukám
konkrétního zpracovatele zajišťuje sekretariát (spisový uzel) nebo pověřený
zaměstnanec příslušného útvaru SŽ, přičemž záznam o přiřazení zásilky k vyřízení
musí být proveden výhradně prostřednictvím ERMS. Určený zpracovatel před přijetím
zásilky v ERMS vyčká, než dojde ke spárování fyzicky převzaté zásilky se zápisem ve
workflow.
V rámci přijetí zásilky ke zpracování určeným zpracovatelem je obsahu zásilky
přiřazeno číslo jednací, které musí být zaznamenáno na obsah zásilky, čímž vzniká
„analogový dokument“.
B.1.9 Digitalizace
V případě, kdy je nutné provést změnu formátu dokumentu z analogového na digitální,
použije zpracovatel standardní nástroje ERMS.
B.1.9.1 Digitalizace v rámci zpracování na spisovém uzlu
B.1.9.2 Digitalizace určeným zpracovatelem v rámci příjmu dokumentu
B.1.9.3 Digitalizace zpracovatelem dokumentu
B.2 Doručování digitálních zásilek do podatelny
B.2.1 Doručení digitální zásilky (datové zprávy) do podatelny (na přenosném médiu)
Zásilka je fyzicky doručena do podatelny, kde zaměstnanec podatelny převezme
přenosné médium a za pomoci příslušných technologických zařízení uloží digitální
zásilku prostřednictvím ERMS do datového úložiště.

Zaměstnanec podatelny zaeviduje uloženou digitální zásilku v ERMS za použití v zásilce
a jejím obsahu obsažených metadat. V rámci tohoto kroku je zásilce přiřazeno
evidenční číslo ERMS a provedena kontrola v zásilce a jejím obsahu použitých
bezpečnostních prvků (časová razítka, certifikáty atp.). Systém ERMS zaznamená
výsledek kontroly bezpečnostních prvků.
B.2.3 Určení OS
Zaměstnanec podatelny určí z charakteru doručené zásilky věcně příslušný útvar SŽ,
případně konkrétního zaměstnance SŽ, kterému přiřadí zásilku ke zpracování.

Distribuce na zpracovatelské pracoviště probíhá prostřednictvím ERMS automaticky
(tzn., že se zpráva objeví ve workflow určeného zpracovatelského pracoviště).

Zpracovatelské pracoviště posoudí, zda podatelna určila věcně příslušný útvar SŽ
správně.
B.2.5.1 Pokud ano, předá prostřednictvím ERMS digitální zásilku podřízenému spisovému uzlu
nebo konečnému zpracovateli.
B.2.5.2 Pokud ne, vrátí zásilku prostřednictvím ERMS zpět podatelně, přičemž v poznámce
musí uvést zpracovatelské pracoviště, kam má být zásilka předána. Podatelna
následně zajistí distribuci zásilky určenému zpracovatelskému pracovišti.
41
Pokud konkrétního zpracovatele neurčí přímo podatelna, tak distribuci zásilky k rukám
zaměstnanec příslušného útvaru SŽ, a to výhradně prostřednictvím ERMS.
V rámci přijetí zásilky ke zpracování určeným zpracovatelem je obsahu zásilky
systémem ERMS přiřazeno číslo jednací, čímž vzniká „digitální dokument“.
B.3 Doručování digitálních zásilek do datové schránky SŽ
B.3.1 Doručení digitální zásilky (datové zprávy) prostřednictvím datové schránky

Zpráva doručená do datové schránky SŽ je do prostředí ERMS stažena manuálně
(zaměstnancem hlavní podatelny).

ERMS zaeviduje doručenou datovou zprávu automaticky za použití ve zprávě
obsažených metadat. V rámci tohoto kroku je zásilce přiřazeno evidenční číslo ERMS
a provedena kontrola v zásilce a jejím obsahu použitých bezpečnostních prvků (časová
razítka, certifikáty atp.). Systém ERMS zaznamená výsledek kontroly bezpečnostních
prvků.
B.3.3 Určení OS
Zaměstnanec hlavní podatelny určí z charakteru doručené zásilky věcně příslušný
útvar SŽ, případně konkrétního zaměstnance SŽ, kterému přiřadí zásilku ke
zpracování.

B.3.5 Evidence v ERMS / Vrácení podatelně / Duplikace zásilky

Zpracovatelské pracoviště posoudí, zda hlavní podatelna určila věcně příslušný útvar
SŽ správně.
B.3.5.1 Pokud ano, předá prostřednictvím ERMS zásilku podřízenému spisovému uzlu nebo
konečnému zpracovateli.
B.3.5.2 Pokud ne, vrátí zásilku prostřednictvím ERMS zpět hlavní podatelně, přičemž pokud je
známé, uvede v poznámce zpracovatelské pracoviště, kam má být zásilka předána.
Hlavní podatelna následně zajistí distribuci zásilky určenému zpracovatelskému
pracovišti.
B.3.5.3 Pokud z charakteru zásilky, resp. jejího obsahu vyplyne nutnost zapojení jiných útvarů
SŽ, požádá zpracovatelské pracoviště podatelnu o zajištění duplikace zásilky,
zpracovatel zároveň může použít nástroj ERMS „Distribuce“ (prokazatelné předání
obsahu uvnitř SŽ).
42

konkrétního zpracovatele zajišťuje sekretariát nebo pověřený zaměstnanec příslušného
útvaru SŽ, a to výhradně prostřednictvím ERMS.
V rámci přijetí zásilky ke zpracování určeným zpracovatelem a po potvrzení
o seznámení se s výsledkem kontroly bezpečnostních prvků je obsahu zásilky
B.4 Doručování digitálních zásilek do e-mailové schránky
B.4.1 Doručení digitální zásilky do e-mailové schránky SŽ

E-mailová zpráva doručená do schránky SŽ (epodatelna@spravazeleznic.cz;
info@spravazeleznic.cz; atp.) je do prostředí ERMS stažena automaticky.

Zaměstnanec podatelny podle obsahu doručené zásilky rozhodne, zda obsah zásilky
obsahuje dokument ve smyslu Spisového řádu.
B.4.2.1 Pokud ano, zaeviduje zásilku v ERMS. V rámci tohoto kroku je zpráva uložena
v datovém úložišti ERMS, je jí přiřazeno evidenční číslo ERMS a provedena kontrola
v zásilce a jejím obsahu použitých bezpečnostních prvků (časová razítka, certifikáty
atp.). Systém ERMS zaznamená výsledek kontroly bezpečnostních prvků.
B.4.2.2 Pokud nikoli, zaměstnanec podatelny zásilku smaže.
V okamžiku, kdy je zásilka zaevidována, odesílá ERMS odesílateli e-mailu informaci
o této skutečnosti včetně přiděleného evidenčního čísla.
B.4.3 Určení OS
Zaměstnanec podatelny určí z charakteru zásilky věcně příslušný útvar SŽ, případně
konkrétního zaměstnance SŽ, kterému přiřadí zásilku ke zpracování.


Zpracovatelské pracoviště posoudí, zda podatelna určila věcně příslušný útvar SŽ
správně.
B.4.5.1 Pokud ano, předá prostřednictvím ERMS zásilku podřízenému spisovému uzlu nebo
konečnému zpracovateli.
B.4.5.2 Pokud ne, vrátí zásilku prostřednictvím ERMS zpět podatelně, přičemž pokud je známé,
uvede v poznámce zpracovatelské pracoviště, kam má být zpráva předána. Podatelna
následně zajistí distribuci zprávy určenému zpracovatelskému pracovišti.

B.4.7 V rámci přijetí zásilky ke zpracování určeným zpracovatelem a po potvrzení

B.5 Doručování digitálních zásilek do e-mailových schránek zaměstnanců Správy

železnic (mimo elektronické podatelny)
43
B.5.1 Doručení digitální zásilky do e-mailové schránky zaměstnance SŽ

Pokud má být e-mailová zpráva doručená do schránky zaměstnance SŽ nebo zástupné
schránky útvaru SŽ označena číslem jednacím, musí být z e-mailového klienta do
prostředí ERMS manuálně přeposlána na adresu interní elektronické podatelny
příslušné organizační složky (ermsgr@spravazeleznic.cz, ermsorunl@spravazeleznic.cz
atp.). Pro hladký průběh dalšího zpracování se doporučuje do textu e-mailu uvést
e-mailovou adresu, ze které byl e-mail do schránky zaměstnance nebo útvaru odeslán.

Zaměstnanec podatelny veškeré zásilky doručené na interní elektronickou podatelnu
zaeviduje. Při evidenci musí do ERMS zadat e-mailovou adresu původního odesílatele.
V rámci tohoto kroku je zpráva uložena v datovém úložišti ERMS, je jí přiřazeno
evidenční číslo ERMS a provedena kontrola v zásilce a jejím obsahu použitých
bezpečnostních prvků (časová razítka, certifikáty atp.). Systém ERMS zaznamená
výsledek kontroly bezpečnostních prvků.
V okamžiku, kdy je zásilka zaevidována, odesílá ERMS informaci o této skutečnosti
včetně přiděleného evidenčního čísla:
B.5.2.1 zaměstnanci, který e-mail na interní elektronickou podatelnu odeslal
B.5.2.2 na zadanou e-mailovou adresu (původní odesílatel).
B.5.3 Určení zpracovatelského pracoviště

Zaměstnanec podatelny určí z obsahu zásilky věcně příslušný útvar SŽ, případně
konkrétního zaměstnance, kterému přiřadí zásilku ke zpracování.


V rámci přijetí zásilky ke zpracování určeným zpracovatelem a po potvrzení
B.6 Odesílání analogových zásilek výpravnou
B.6.1 Evidence dokumentu v ERMS

Zpracovatel zaeviduje dokument v ERMS, čímž dokument získá číslo jednací.
B.6.2 Zpracování dokumentu k odeslání

Zpracovatel zajistí schválení dokumentu a podpis odpovědné osoby.
B.6.3 Evidence zásilky v ERMS

Zpracovatel založí zásilku k vypravení, zvolí požadovaný způsob vypravení, vyplní
povinné náležitosti zásilky, vybere jejího adresáta/adresáty. V případě, kdy odesílá
v zásilce analogový dokument, tak v rámci tohoto kroku spáruje údaje o číslu jednacím
s připravovanou zásilkou.
44
B.6.4 Předání zásilky k vypravení

Zpracovatel předá zásilku připravenou k odeslání na výpravnu, a to buď osobně, nebo
cestou příslušného sekretariátu.
Předává-li zpracovatel zásilku osobně na výpravnu, musí ji elektronicky vypravit
v systému ERMS (předat na výpravnu).
Předává-li zpracovatel dokument prostřednictvím příslušného sekretariátu, učiní
vypravení v systému ERMS příslušný sekretariát.
B.6.5 Odeslání zásilky

Výpravna zajistí odeslání dokumentu
B.7 Příprava digitálních dokumentů pro odesílání prostřednictvím ERMS

Zpracovatel zaeviduje dokument v ERMS, čímž dokument získá číslo jednací.
B.7.2 Zpracování dokumentu k odeslání

Byl-li evidován analogový dokument, zajistí zpracovatel schválení dokumentu a podpis
odpovědnou osobou. Poté, co fyzicky disponuje podepsaným originálem, provede
digitalizaci dokumentu (převod do pdf/A).
Byl-li evidován digitální dokument neobsahující bezpečnostní prvky požadované
adresátem nebo patřičnou právní úpravou, musí zpracovatel tyto prvky doplnit před
tím, než je dokument zařazen do zásilky.
B.8 Odesílání digitálních zásilek datovou schránkou SŽ prostřednictvím ERMS
B.8.1 Evidence zásilky v ERMS

Zpracovatel založí zásilku k vypravení, zvolí požadovaný způsob vypravení, vyplní
povinné náležitosti zásilky, vybere jejího adresáta/adresáty. V případě, kdy odesílá
v zásilce digitální dokument, tak v rámci tohoto kroku spáruje údaje o číslu jednacím
s připravovanou zásilkou (bez spárování s konkrétním digitálním dokumentem není
možné zásilku vypravit).
B.8.2 Předání zásilky k vypravení

Zpracovatel uloženou zásilku vypraví, čímž umožní sekretariátu nebo pověřené osobě,
aby zásilku reálně odeslala.
Datové zprávy lze zasílat do datových schránek všech „orgánů veřejné moci“ a do
datových schránek fyzických a právnických osob, které mají povolen příjem poštovních
datových zpráv. Systém ERMS kontroluje, zda datová schránka fyzické nebo právnické
osoby umožňuje příjem poštovních datových zpráv. V případě, kdy je datová schránka
adresáta nepřístupná, neumožní odeslání zásilky na tuto schránku.
B.8.3 Doručenka
Jakmile je digitální zásilka odeslaná prostřednictvím informačního systému datových
schránek přijata adresátem, je generován záznam o doručení/dodání, který je
automaticky odeslán do datové schránky SŽ a následně v prostředí ERMS automaticky
přiřazen k příslušné zásilce.
B.9 Povinné náležitosti Evidence záznamů metadat zásilek v ERMS
B.9.1 Pokud uživatel nevyužije adresář externích subjektů, tak název fyzických
a právnických osob se vypisuje zásadně v nezkrácené podobě do políčka „název
společnosti“ (nejlépe dle názvu subjektu ve veřejném registru).
45
B.9.2 Obsahuje-li evidovaná zásilka číslo jednací odesílatele, vypisuje se toto číslo
zásadně v nezkrácené podobě do políčka „č. j. odesilatele“.
B.9.3 Je-li zásilka doručena prokazatelnou formou (doporučeně, doporučeně s dodejkou

atp.) vypisuje se podací číslo zásilky (RR) zásadně v nezkrácené podobě
(tzn. včetně obsažených alfabetických znaků) do políčka „Podací číslo“.
B.9.4 U analogové zásilky se musí uvést počet listů obsahu, eventuálně počet příloh
a počet listů příloh, přičemž nevyplní-li se číslo v políčku „Přílohy“ má se za to, že
zásilka byla doručena bez příloh.
46
PŘÍLOHA C – SAMOSTATNÉ EVIDENCE DOKUMENTŮ (INFORMATIVNÍ)
Samostatné evidence dokumentů
Tabulka C.1 Výčet samostatných evidencí dokumentů provozovaných v prostředí Správy železnic
Název samostatné evidence

dokumentů
Struktura evidenčního čísla
Odpovědný útvar
Forma evidence
47
PŘÍLOHA D - SMLOUVY (NORMATIVNÍ)
Smlouvy
D.1 Centrální evidence smluv, evidence v ERMSD.1.1 Organizační složky SŽ musí

zabezpečit řádné zachování originálu uzavřených smluv a dohod, a to až do okamžiku zařazení
dokumentů do skartačního řízení.
D.1.2 Každá smlouva i každý případný dodatek smlouvy musí být jako samostatný dokument
označen vlastním číslem jednacím.
D.1.3 V případě vzniku více dokumentů k jedné smlouvě budou tyto dokumenty sdruženy
do jednoho celku pomocí spisu, příp. propojením spisů (např. dodatky ke smlouvě,
dokumenty související s uveřejněním smlouvy atp.). Spis může být založen jak na
konkrétní smluvní případ, tak na časové období nebo jinou logickou vazbu mezi
smluvními případy.
D.1.4 Po vyřízení a uzavření spisu předává zpracovatel spisy se smlouvami do spisovny.
D.1.5 V momentě, kdy spisovna v rámci skartačního řízení zjistí, že jeho součástí je
posouzení smlouvy, oznámí tuto skutečnost pracovišti centrálního fyzického úložiště
smluv k zajištění řádného procesu skartace.
D.1.6 Smlouvy a dohody uzavírané v prostředí SŽ podléhají evidenci v Centrální evidenci

smluv (dále jen CES). Rozsah evidence stanoví v rámci svého pokynu útvar, který má
evidenci smluv ve své gesci.
D.1.7 Pro potřeby evidence CES se předává vždy smlouva v podobě a způsobem stanoveným
zvláštním předpisem upravujícím správu CES.
D.1.8 Smlouvy uložené ve smyslu článku D.1.6 do CES mohou být v evidenci smluv
uchovávány po dobu plnění z uzavřené smlouvy a dále po dobu skartační lhůty dané
smlouvy nejpozději však do okamžiku řádné skartace smlouvy.
D.1.9 Další metodické postupy a odpovědnost za vedení evidence CES stanovuje Odbor
nákupu a veřejných zakázek (O8 GŘ).
D.2 Vyhotovení smlouvy
D.2.1 Veškeré smlouvy a jejich dodatky se uzavírají písemnou formou. Digitální forma
(při použití kvalifikovaného osobního certifikátu) je zcela adekvátní formě analogové
(při použití vlastnoručního podpisu), pokud příslušná legislativa nestanovuje jinak.
V případě, kdy je nutné smlouvu nebo její dodatek podepsat ověřenou formou podpisu,
je nutné použít výhradně analogovou formu.
D.2.2 V prostředí SŽ se nepřipouští kombinovat analogovou a digitální formu podpisu na

jednom dokumentu.
D.2.3 Podpisové pravomoci k uzavření smlouvy vyplývají z Podpisového řádu Správy

železnic.
D.2.4 Při vyhotovení smlouvy bude postupováno v souladu s čl. 14, odst. (2) Spisového řádu.
D.2.5 Při podepisování smluv v digitální podobě musí být na straně SŽ použitý kvalifikovaný
elektronický podpis a kvalifikované časové razítko30.
30
Dle § 5 a § 11 Zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
48
D.2.6 Smlouvy v digitální podobě se vyhotovují v jednom originálním vyhotovení a jako

úložiště těchto elektronických originálů je určen výhradně systém ERMS. Při uložení
smlouvy do výstupního pdf souboru před podpisem či vložením do ERMS musí být
použit formát PDF/A, ISO 19005, min. verze PDF/A-2.
D.2.7 Proces uzavírání smlouvy v digitální podobě lze prohlásit za řádně ukončený až poté,
co je v ERMS zaevidována oboustranně podepsaná komponenta digitálního dokumentu
opatřená časovým razítkem.
D.2.8 V případě listinných smluv musí být smlouvy vždy vyhotoveny v odpovídajícím počtu
originálů v závislosti na povaze agendy, ke které se vztahují. U smluv, které podléhají
zápisu do katastru nemovitostí, jsou financovány z evropských zdrojů, SFDI apod. se
počet originálů zvyšuje o počet ks pro potřeby dalších subjektů mimo SŽ.
D.3 Formální náležitosti smlouvy
D.3.1 Smlouva předložená k podpisu musí splňovat mimo jiné následující formální
náležitosti:
 všechny strany smlouvy musí být číslované ve formátu číslo strany / celkový počet
stran a
 smlouva musí být zabezpečena proti neoprávněné manipulaci.
D.3.2 Smlouvy v analogové podobě budou proti neoprávněné manipulaci zabezpečeny

sešitím v levém horním rohu a přelepením a orazítkováním, příp. jiným obdobným
vhodným způsobem. Originál smlouvy dále musí mít všechny stránky v dolním rohu
opatřeny parafou zpracovatele, případně jeho vedoucího zaměstnance.
D.3.3 Za způsob zabraňující manipulaci se spisem se v případě analogové formy smluv

považuje prošití zadní strany obalu spisu společně s návrhem smlouvy, svázání zadní
strany obalu spisu a vlastního dokumentu za pomoci motouzu a přelepení konců
motouzu parafovanou samolepící etiketou na zadní straně obalu spisu. Příklad
zpracování obalu spisu je uveden v článku D.4.5. této přílohy.
D.3.4 V případě digitálních smluv je zabezpečení proti neoprávněné manipulaci zajištěno

připojením elektronické pečeti na originál smlouvy (provádí systém ERMS
automaticky), resp. podepsáním dokumentu elektronickým certifikátem.
D.4 Oběh smlouvy před podpisem
D.4.1 V případě schvalování smlouvy v analogové podobě formou oběhu spisu musí být
smlouva vložena do obalu spisu a obal spisu s návrhem smlouvy musí splňovat
následující formální náležitosti:
- k obalu spisu musí být pevně připojeno vyhotovení návrhu smlouvy předkládané
k podpisu,
- ostatní vyhotovení smlouvy určená k podpisu jsou do obalu spisu vložena volně,
zpracovaná v souladu s bodem D.3.1. a D.3.2. této přílohy,
- důvody pro nedodržení ustanovení dle bodů D.4. musí být uvedeny ve vótu spisu.
49
D.4.2 V případě schvalování smlouvy v digitální podobě formou oběhu spisu musí být do
spisu vložen koncept dokumentu s návrhem smlouvy v podobě připojené komponenty
příslušného dokumentu a spis musí dále obsahovat prokazatelná stanoviska vedoucích
zaměstnanců jednotlivých útvarů.
D.4.3 Stanovisko útvaru zahrnutého do elektronického schvalovacího procesu lze

prokazatelně uplatnit osobním úkonem vedoucího zaměstnance nad spisem v ERMS
nebo použitím osobního kvalifikovaného certifikátu na schvalovací doložku.
D.4.4 Ustanovení bodů D.4. lze s přihlédnutím k charakteru dokumentu analogicky použít
pro veškeré dokumenty předkládané k podpisu (dopisy, stanoviska, rozhodnutí apod.).
D.4.5 Příklad zpracování analogového obalu spisu.
50
Obr. D.1: Přední strana spisu
51
Obr. D.2: Levá vnitřní strana spisu – vótum
52
Obr. D.3: Pravá vnitřní strana spisu – připevnění dokumentu
53
Obr. D.4: Zadní strana spisu – zabezpečení proti manipulaci (přelepení, parafy)
D.5 Posouzení skartačního řízení
V případech smluv uzavřených v zadávacích řízeních, jejichž administraci zajišťuje

odbor GŘ či OJ na žádost pro jiný odbor GŘ či jinou OJ (dále jen "žadatelský útvar"),
je útvarem odpovědným za posouzení žadatelský útvar nebo jeho nástupce.
54
PŘÍLOHA E – VZOR PODACÍHO RAZÍTKA (NORMATIVNÍ)
Vzor podacího razítka
Obr. E.1 – otisk
55
PŘÍLOHA F – INFORMACE O PROVOZU PODATELNY GŘ (INFORMATIVNÍ)
Informace
Informace o provozu podatelny GŘ a o podmínkách přijímání dokumentů na

podatelně GŘ
F.1 Provoz podatelny GŘ
Úřední hodiny podatelny jsou stanoveny:
PO 7:30–16:00
ÚT 7:30–16:00
ST 7:30–16:00
ČT 7:30–16:00
PÁ 7:30–14:30
Vedoucí zaměstnanec útvaru odpovědného za organizování a metodické řízení činností

souvisejících s výkonem spisové služby může ve výjimečných případech otevírací dobu
podatelny upravit.
F.2 Podmínky přijímání dokumentů na podatelně GŘ
F.2.1 Adresa pro doručování dokumentů v analogové podobě, která je současně adresou pro
doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických
nosičích dat:
Podatelna generálního ředitelství SŽ
Dlážděná 1003/7, 110 00 Praha 1
F.2.2 Elektronická adresa podatelny, kterou je adresa elektronické pošty:

epodatelna@spravazeleznic.cz
F.2.3 Identifikátor datové schránky:

uccchjm
F.2.4 Další možnosti elektronické komunikace:

kontaktní formulář na https://www.spravazeleznic.cz/kontakty/kontaktujte-nas
F.2.5 Přehled dalších datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě, ve kterých
veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich
technických, popřípadě jiných parametrů:
F.2.6 Statické textové dokumenty a statické kombinované textové a obrazové dokumenty:

PDF, verze 1.7 a vyšší,
PDF/A, ISO 19005
TXT,
RTF,
DOC, dokument ve formátu textového editoru Microsoft Word verze 6.0 a vyšší,
DOCX, dokument ve formátu textového editoru Microsoft Word verze 6.0 a vyšší
XLS/XLSX,
ZFO (datový formát ZFO je určen zejména pro účely zpracování technologickými
datovými schránkami),
ISDOC, verze 5.2 a vyšší nebo jiný datový formát, který je v souladu s evropskou
normou pro sémantický datový model základních prvků elektronické faktury a syntaxí
podle směrnice Evropského parlamentu a Rady č. 2014/55/EU.
56
Statické obrazové dokumenty:

PNG, ISO/IEC 15948,
TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný,
JPG/JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918.
Dynamické obrazové dokumenty:

MPEG-4, ISO/IEC 14496-3,
MPEG-2, ISO/IEC 13818,
MPEG-1, ISO/IEC 11172,
GIF.
F.2.9 Zvukové dokumenty

MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2),
MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3),
WAV, PCM.
F.2.10 Databáze:
XML, kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho
struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD).
F.2.11 Přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých veřejnoprávní původce přijímá
dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů:
Přípustným přenosným technickým nosičem dat (dále jen „nosič“) je CD, DVD nebo
USB flash disk.
Předaný nosič se vrací pouze na výslovnou žádost uplatněnou při jeho podání
podatelně.
F.2.12 Způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného
datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na
informačním systému nebo na informacích zpracovávaných veřejnoprávním původcem
(dále jen škodlivý kód):
Pokud datovou zprávu nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem (např. je
nečitelná) nebo obsahuje chybný datový formát nebo počítačový program, jenž je
způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných
SŽ, není podatelnou přijata a odesílatel, pokud je znám, je o této skutečnosti
vyrozuměn.
F.2.13 Důsledky vad dokumentů

Pokud podatelna zjistí, že doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy,
v níž je obsažen, je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem,
obsahuje škodlivý kód, není v datovém formátu, ve kterém SŽ přijímá dokumenty
v digitální podobě, nebo není uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém
SŽ přijímá dokumenty v digitální podobě a je-li podatelna schopna určit odesílatele
tohoto dokumentu a kontaktní údaje odesílatele, vyrozumí odesílatele o zjištěné vadě
dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se podatelně vadu
doručeného dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit, podatelna
dokument dále nezpracovává. Není-li podatelna schopna určit odesílatele doručeného
dokumentu, který je neúplný nebo nečitelný a kontaktní údaje odesílatele, dokument
dále nezpracovává.
57
PŘÍLOHA G – VZOR PROVOZNÍHO ŘÁDU SPISOVNY (NORMATIVNÍ)
Obr. G.1 – vzor provozního řádu spisovny
58
PŘÍLOHA H – SEZNAM TYPŮ DOKUMENTŮ, KTERÉ LZE ZNIČIT MIMO

SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ (NORMATIVNÍ)
Výčet věcných skupin nepodléhajícím skartačnímu řízení
H.1 V souladu s níže uvedenými pravidly umožňuje SŽ zničení doručených analogových

originálů mimo skartační řízení pro následující typy dokumentů:
Typ dokumentu
Věcná skupina
Doba uchování
Doplňující informace
H.2 Před zničením analogového dokumentu musí být provedena jeho digitalizace a řádná
evidence jeho digitální podoby v ERMS.
H.3 Digitalizace dokumentu se provádí zpravidla standardními nástroji ERMS nebo

autorizovanou konverzí31.
31
Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění pozdějších předpisů
59
Ověřovací doložka konverze dokumentu
Ověřuji pod pořadovým číslem 3170501, že tento dokument, který vznikl převedením vstupu v listinné
podobě do podoby elektronické, skládající se z 59 listů, se doslovně shoduje s obsahem vstupu.
Ověřující osoba: Jan KLOZAR
Vystavil: Správa železnic, státní organizace
Datum: 24.11.2022 10:40:26

Spisový Řád

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Spisový Řád

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

úroveň přístupu

Spisový řád státní organizace Správa železnic

účinnost 1. ledna 2023

Schváleno pod čj. 54738/2022-SŽ-GŘ-O4

Bc. Jiří Svoboda, MBA v.r.

Gestorský útvar: Správa železnic, státní organizace

© Správa železnic, státní organizace, rok 2022

ZÁZNAMY O OPRAVÁCH A ZMĚNÁCH

Jedním z klíčových prostředků zabezpečení důvěryhodnosti dokumentů je digitalizace procesů

 tvorbu a schválení dokumentu v digitální podobě a

Integrace informačního systému s elektronickým systémem spisové služby ve smyslu předešlého

ROZSAH ZNALOSTÍ ......................................................................................................... 7

Příloha F – Informace o provozu podatelny GŘ (informativní) .............................................. 56

pracovní činnost nebo

zaměstnanci Generálního ředitelství nebo

zaměstnanci Správy železnic pověření

zaměstnanci Správy železnic pověření

zaměstnanci Správy železnic pověření

eDAP......... elektronická knihovna dokumentů a předpisů

(5) Pracovištěm se rozumí zejména místa stanovená v organizačních řádech (sekretariáty,

(1) Organizování a metodické řízení činností souvisejících s výkonem spisové služby

Přestupky7 původce jsou pokutovatelné, přičemž mezi pokutovatelné přestupky patří

(1) Spisový řád upravuje pravidla pro následující typy razítek:

(1) Jmenný rejstřík (seznam „externích subjektů“) slouží k vyhledávání, ověřování

(1) Základní evidenční pomůckou spisové služby, vykonávané v prostředí SŽ v elektronické

m) Pokud je požadován podpis některého z dokumentů, zajistí tento podpis příslušné

(1) Dokumenty se v prostředí SŽ schvalují zpravidla elektronicky. Schválení dokumentu

osvědčující správnost druhopisu opatří dokument vlastnoručním podpisem nebo jiným

(1) OS odesílají analogové dokumenty prostřednictvím výpravny, která odesílaný dokument

Za prokazatelně duplicitní dokumenty jsou považovány takové dokumenty, jejichž

(10) Zaměstnanec odpovědný za provoz spisovny odpovídá za:

(6) Zaměstnanec odpovědný za přípravu skartačního řízení sestaví z evidence dokumentů

(1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální podobě se rozumí:

(1) Údaje týkající se převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální

(1) Vedoucí zaměstnanec útvaru odpovědného za organizování a metodické řízení činností

Tento Spisový řád nabývá účinnosti od 1. ledna 2023.

Dnem účinnosti tohoto Spisového řádu se zrušuje:

Mezinárodní a národní právní předpisy, technické normy

ČSN 01 6910 – Úprava dokumentů zpracovávaných textovými procesory v platném znění

Věstník Ministerstva vnitra ČR – částka 57/2017 (část II)

Vnitřní předpisy, v aktuálním znění

SŽ R1 – Organizační řád Správy železnic, státní organizace

PŘÍLOHA A – SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN (NORMATIVNÍ)

Spisový a skartační plán Správy železnic

Vedení spisového a skartačního plánu

PŘÍLOHA B – STANDARDNÍ POSTUPY PŘI ZPRACOVÁNÍ ZÁSILEK

Standardní postupy při přijímání a odesílání vybraných typů zásilek

B.1 Doručování analogových zásilek a dokumentů do podatelny

B.1.1 Doručení zásilky do podatelny

B.1.2 Použití čárových kódů

B.1.3 Evidence v ERMS

B.1.6 Distribuce na zpracovatelské pracoviště

B.1.7 Evidence v ERMS / Vrácení podatelně

zpracovatelské pracoviště vyčká, než dojde ke spárování fyzicky doručené zásilky se

B.1.8 Distribuce konkrétnímu zpracovateli

B.2 Doručování digitálních zásilek do podatelny

B.2.2 Evidence v ERMS

B.2.4 Distribuce na zpracovatelské pracoviště

B.2.5 Evidence v ERMS / Vrácení podatelně

B.2.6 Distribuce konkrétnímu zpracovateli

B.3 Doručování digitálních zásilek do datové schránky SŽ

B.3.1 Doručení digitální zásilky (datové zprávy) prostřednictvím datové schránky

B.3.2 Evidence v ERMS