‫‪ :‬تعريف األمانة –‪1‬‬

‫أمانة المؤسسة التربوية ‪ ،‬اسمها يدل عليها ذلك أنها تعني اإللتزام بالسر المهني لجميع األعمال التي تنجز فيها أو تمر عبرها سواء أكانت‬
‫أعماال أو وثائق أو تصرفات أو اتخاذ إجراءات أو قرارات ‪ ،‬وتلتزم األمانة بكتمان السر المهني وفقا لما نصت عليه المادة ‪ 28‬من‬
‫القرار رقم ‪ 1017‬الصادر عن كتابة الدولة للتعليم الثانوي في ‪ 15/09/1983‬وكل إفشاء لألسرار المهنية يعرض صاحبه للعقوبات‬
‫‪ .‬التأديبية والجزائية أو هما معا‬
‫واألمانة في المؤسسات التربوية تعتبر هي الرئة التي تتنفس بها ‪ ،‬باعتبارها مركز استقبال و إرسال البريد من جهة ‪ ،‬وإنجاز جل األعمال‬
‫‪ .‬اإلدارية والتربوية فضال عن كونها محطة اتصال بمديرالمؤسسة من جهة أخرى‬
‫‪ :‬تنظيم األمانة – ‪2‬‬
‫عندما تتوفراألمانة في المؤسسة التربوية على أكثر من كاتب أو عون إداري ينبغي على المدير أن يوزع المهام بين أعضائها مع مراعاة‬
‫خبرة وموهبة كل عضو وإحداث التوازن في األعمال المطلوبة منهم ‪ ،‬والعمل على التناوب الدوري في إنجاز األعمال تكوينا للموظفين‬
‫وعدم تعطيل شؤون المؤسسة عند غياب أحدهم فيكلف الموظف (أ) مثال بتنظيم البريد الوارد والصادر‪ ،‬وتحرير الشهادات المدرسية الخاصة‬
‫بالتالميذ القدامى والموظف (ب) يكلف بالرقن والموظف (ج) يكلف بالنسخ والسحب واألرشيف إذا لم يكن بها موظف خاص باالشتراك‬
‫على تسيير وتنظيم ‪ ،‬أما الموظف (د) فتوكل له مهمة متابعة المنح وتصفيتها ‪ ....‬إلخ ‪.‬واألمانة المنظمة هي التي تنجز األعمال في‬
‫‪ .‬أقصر وقت وبأقل جهد ممكن‬
‫‪ .‬اختصاص األمانة – ‪3‬‬
‫‪ :‬تختص األمانة بـ‬
‫‪ .‬استقبال البريد الوارد والصادر وتسجيله وترتيبه – ‪1‬‬
‫‪ .‬إنجازمحاضر تنصيب جميع موظفي المؤسسة – ‪2‬‬
‫‪ .‬رقن األعمال المقدمة لها ‪ .‬وكذا السحب والتصوير – ‪3‬‬
‫‪ .‬إعداد الشهادات المدرسية الخاصة بالتالميذ الذين غادروا المؤسسة – ‪4‬‬
‫‪ .‬متابعة بطاقات المنح ‪ ،‬وإنجاز كافة األعمال المتعلقة بها – ‪5‬‬
‫‪ .‬إستقبال الزوار وتوجيههم – ‪6‬‬
‫االتصال بمختلف األطراف العاملة في المؤسسة ‪ :‬أساتذة ‪ ،‬وموظفين ‪ ،‬وعماال ‪ ،‬وتالمذة ‪ ،‬إذا لزم األمر ‪ ...‬إلخ – ‪7‬‬
‫‪ .‬متابعة كافة األعمال المطلوبة في الرزنامة اإلدارية ‪ .‬وتذكير رئيس المؤسسة بها – ‪8‬‬
‫‪ ...‬الرد على المكالمات الهاتفية – ‪9‬‬
‫‪ :‬استقبال البريد – ‪4‬‬
‫‪ :‬أ – البريد الوارد‬
‫تستقبل األمانة البريد الوارد ‪ ،‬وتسلم للمدير كل ما يرد منه باسم مدير المؤسسة ‪ .‬حيث يفتحه ويدرسه ثم يعيده إليها كليا أو جزئيا ‪،‬‬
‫مؤشرا عليه بالمصلحة أو بعدد النسخ المطلوبة أوبالنشر واإلعالم أو بأمر الترتيب أو التنفيذ ‪ .‬وبعد ذلك تسجله األمانة فتضع ختما على‬
‫كل وثيقة وردت ويتضمن الختم إسم المؤسسة وتاريخ الوصول ورقم ملف الترتيب ‪.‬يسجل هذا البريد في سجل البريد الوارد الذي يحتوي‬
‫على عنوان المرسل والموضوع وتاريخ ورقم اإلرسال ‪ ،‬وتاريخ الوصول ورقم التسجيل ورقم األرشيف أو الملف ‪،‬ويشارإلى البريد غير‬
‫المؤرخ أو غير المرقم بوضع عالمة استفهام بدل رقم أو تاريخ اإلرسال أو هما معا وبعد عملية التسجيل تسلم الوثائق ذات الطابع‬
‫الشخصي ألصحابها ‪،‬والمناشير أو الوثائق ذات الطابع اإلداري أو التربوي أو البيداغوجي أو التشريعي أوالمالي إلى الجهة أو الجهات‬
‫‪ .‬المعنية لإلطالع عليها وإنجاز األعمال وتنفيذها ‪ ،‬ثم إعادتها أو ترتيبها‬
‫وعندما يكون عدد النسخ الواردة غير كاف تقوم األمانة باستنساخ العدد المطلوب بالوسائل المتوفرة لديها ‪ ،‬وإذا تعذر عليها األمر تسهر‬
‫‪ .‬على استرجاع الوثائق المسلمة لترتيبها وحفظها في المكان المخصص لذلك من أجل الرجوع إليها عند الحاجة‬
‫تسليم الوثائق ‪ :‬تسلم الوثائق إلى مختلف المصالح واألشخاص مقابل إمضاء رؤساء المصالح أو األشخاص المعنيين باألمرعلى دفتر ‪-‬‬
‫اإلتصال وتسليم الوثائق المعد لهذا الغرض خصيصا (‪)1‬‬
‫ترتيب المناشير والمراسالت اإلدارية الضرورية لنشاط المصالح حسب أسلوب الترتيب المعمول به في المؤسسات التربوية ‪ .‬وترتب ‪-‬‬
‫جداول اإلرسال الوارد حسب تواريخ وصولها في مصنف خاص (كرونو)‬
‫‪ :‬ب – البريد الصادر‬
‫ويراد به البريد الصادر عن المؤسسة من مراسالت ووثائق ردا على البريد الوارد ‪ ،‬أو إنجاز األعمال المطلوبة في الرزنامة اإلدارية ‪،‬‬
‫‪ :‬أوالتقارير والمراسالت االستثنائية ويتم ذلك وفق مايلي‬
‫تنجز األعمال اإلدارية المطلوبة في الرزنامة اإلدارية قبل أسبوع على األقل من التاريخ المحدد لها ‪ .‬من أجل المراقبة والمراجعة وتحسب‬
‫‪ .‬األي طارئ‬
‫ترسل كل الوثائق ضمن جداول إرسال يدون عليها عدد الوثائق المرسلة وتخصص خانة للمالحظات قصد تسجيل المعلومات الضرورية ‪-‬‬
‫مثل ‪ :‬ردا على مراسلتكم رقم ‪...‬المؤرخة في ‪ ...‬أو بناء على الرزنامة اإلدارية نرسل إليكم أو الرجاء إشعارنا باالستالم‪ ...‬إلخ‬
‫تنجز المراسالت وجداول اإلرسال في ثالث نسخة واحدة لإلرسال والثانية يحتفظبها في خزانة أو ملف الترتيب ‪ .‬أما النسخة الثالثة ‪-‬‬
‫فيستحسن أن تكون من الورق الخفيفللترتيب الزمني في حافظة البريد الصادر (كرونو)‬
‫بعد إنجاز البريد يسلم الى المدير لإلمضاء وتجنبا ألي خلط بين األعمالوالوثائق المختلفة يفضل أن يمسك موظفو األمانة قميصا للبريد ‪-‬‬
‫الوارد وقميصا لألعمااللمطلوب إنجازها وثالثا للترتيب ورابعا لإلمضاءات وينبغي أن يشمل رقم إرسال البريدالصادر ثالثة عناصر يتم الفصل‬
‫‪ :‬بينها بخطوط مائلة كما يلي‬
‫‪ .‬رقم الترتيب ‪/‬الحرفان األوالن من إسم ولقب من قام بإنجاز العمل ‪ /‬السنة الميالدية‬
‫‪ .‬مثل ‪ :‬رقم اإلرسال ‪ / 240‬ح‪.‬ع‪ 2002/‬يمكن إضافة الرمز المحدد لنوع الوثيقة وموضوعها‬
‫‪ :‬ج – البريد السري‬
‫أما البريد السري فإنه من اختصاص المدير وحده ‪ ،‬مهما كان نوعه واردا أو صادرا ‪ .‬حيث يمسك سجالعلى مستواه فينظمه على شاكلة‬
‫سجلي البريد الصادر والوارد وذلك بعد فتحه وترقيمه والتأشير عليه ليتولى عملية التسجيل عليه بنفسه ‪ ،‬كما يرتب هذا النوع من البريد‬
‫‪ .‬بنفسه‬
‫‪ :‬فتح سجلي البريد الصادر والوارد – ‪5‬‬
 ‫يفتح هذان السجالن ويشرع في ترقيم المراسالت عليهما ابتداء من فاتح جانفي من كل سنة ‪ .‬وهذا بخالف الترتيب وحافظة الكرونو و‬
‫األرشيف الذي يكون حسب السنة الدراسية ‪ .‬بمعنى ان سجلي البريد الصادر والوارد يفتحان ويستغالن أصال لسنة مدنية (ميالدية)‬
‫‪ :‬ترتيب البريد – ‪6‬‬
‫من أجل تسهيل عملية البحث عن الوثائق والناشير ‪ ،‬وتحقيقا لهذا التنظيم الجيد ‪ ،‬وسرعة اإلنجازودقته التي ينبغي أن تتم بها كافة أعمال‬
‫أمانات المؤسسات التربوية ‪ ،‬وجب اتباع المنهجية الرسمية للتعامل مع جميع الوثائق الواردة أو الصادرة من حيث ترتيبها ‪.‬وهي المنهجية‬
‫التي تضمنها مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية الصادر عن وزارة التربية الوطنية وفي ذلك توحيد‬
‫ألساليب العمل على مستوى أمانات المؤسسات التربوية على المستوى الوطني ‪ ،‬ويجب ترتيب الوثائق فوريا كي التتراكم أو تتداخل أو‬
‫‪ .‬يحدث بينها خلط‬
‫وقد اختار المسؤولون على التربية المخطط السالف الذكر ليكون إطارا وأسلوبا لتنظيم وتسيير الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات ‪-‬‬
‫التعليمية ‪ .‬على شكل ملفات يشتمل كل ملف على الوثائق المتجانسة التي تخدم الموضوع أو الغرض نفسه ‪ .‬مثل ‪ :‬ملف الوقاية األمنية‬
‫‪ .‬للمؤسسة ‪ ،‬ملف التضامن المدرسي ‪ ،‬ملف البكالوريا ‪ ...‬إلخ‬
‫وتجدر اإلشارة إلى أن المنشور الصادر عن وزارة التربية الوطنية بتاريخ ‪ 21/11/1999‬تحت رقم‪ 181/6.3.0/1999‬قد تضمن‬
‫‪ .‬ضرورة تعميم تطبيق هذا األسلوب الجديد في كافة اإلكماليات والثانويات والمتاقن ابتداء من الموسم الدراسي ‪1999/2000‬‬
‫‪ :‬األرشيف – ‪7‬‬
‫إن تنظيم الألرشيف في المؤسسة التربوية يدل على مدى تنظيم إدارتها وبالنظر لألهمية التي يكتسيها األرشيف ‪ ،‬بات لزاما على موظفي‬
‫األمانة إعطاء ما يستحقه من العناية واالهتمام ‪ ،‬ألنه يضمن االستمرارية في التنظيم ويسهل عملية الرجوع إليه للبحث عن الوثائق أو‬
‫الملفات عند الطلب ‪ .‬لذا وجب أن يكون في مكان آمن بعيد عن الحركة ‪،‬مسيج ضمانا ألمنه وأمن ما فيه ‪ .‬تكون به رفوف معدنية أو‬
‫خشبية أو خزائن يخصص البعض منها لبريد أرشيف األمانة والبعض اآلخر لدفاتر النصوص وغيره لملفات التالميذ ‪...‬الخ ويمنع منعا‬
‫باتا أي إتالف لمحتويات األرشيف من وثائق ومراسالت أو دفاتر أوسجالت أو أوراق الغيابات واالختبارات ‪ ...‬الخ إال بعد انقضاء‬
‫‪ .‬اآلجال القانونية لذلك‬
‫‪ :‬مذكرات العمل واإلعالنات الداخلية – ‪8‬‬
‫ينجز موظفو األمانة مذكرات العمل واإلعالنات الداخلية بالعدد الكافي من النسخ حسب طبيعة الموضوع الذي تتطلبه ‪ .‬وترتب نسخة من‬
‫كل منها في حافظة خاصة وتشتمل كل مذكرة عمل –أو اعالن – على رقم حسب تسلسلها الزمني والتاريخ الذي أنجزت فيه واسم‬
‫‪ .‬المؤسسة ليمكن الرجوع إليها عند الحاجة في أسرع وقت وبأقل جهد ممكن لكي ال تبقى صالحة لكل زمان ومكان‬
‫‪ :‬الرقـــــــــــن – ‪9‬‬
‫يقوم الموظف المكلف بالرقن بتحرير األعمال اإلدارية التي تتطلب استعمال اآللة الراقنة أواإلعالم اآللي كالرسائل والمراسالت اإلدارية ‪- ،‬‬
‫‪ .‬وكتابة نسخ إضافية من الوثائق الهامة لتوزيعها على الموظفين أو المصالح ‪ ،‬إذا تعذر أمر‬
‫الكتابة على الورق الحريري (سنتسيل) وهي خاضعة – وجوبا – لموافقة المدير أو نائب المديرللدراسات مع حتمية اإلحتياط والتحفظ ‪-‬‬
‫‪ .‬بخصوص كل ما يقوم به الموظف الراقن من أعمال ‪.‬إذ ينبغي أن تكون لكل آلة أو جهاز مواصفات يعرف بها عند التحقيق‬
‫ويستحسن تمكن كل موظفي األمانة من استعمال اآللة الكاتبة وجهاز اإلعالم اآللي وآلة التصويرتحسبا واحتياطا لغياب العون الراقن من ‪-‬‬
‫جهة ولكثرة األعمال التي تتطلب الكتابة في بعض فترات السنة الدراسية حيث يساعده زمالؤه من جهة أخرى وبخاصة في بداية ونهاية‬
‫‪ .‬السنة الدراسية‬
‫‪ :‬السحب – ‪10‬‬
‫يكلف مديرالمؤسسة أحد موظفي األمانة بالقيام بعملية السحب وبمسك دفتر خاص لهذا الغرض يتضمن رقم الترتيب وتاريخ السحب واسم‬
‫‪ :‬الراغب في السحب ‪ ،‬وموضوع السحب وعدد االوراق المسحوبة ثم خانة للمالحظات مثل النموذج اآلتي‬
‫الرقم‬
‫التاريخ‬
‫اسم الراغب في السحب‬
‫الموضوع‬
‫عدد األوراق المسحوبة‬
‫مالحظات‬
‫وال تسحب سوى األوراق التي يوقع المدير أو نائب المدير للدراسات على ورقها الحريري (ستنسيل) ‪ .‬أما مواضيع الفروض واالختبارات‬
‫فال يتم سحبها إال بحضور األستاذ الذي يأخذ معه أوراق الستنيسل وكل ما له صلة بالموضوع المسحوب ‪ ،‬تفاديا للشبهات التي يمكن أن‬
‫‪ .‬تحوم حول تسرب االسئلة‬
‫ويطلب من موظف األمانة المكلف بالسحب االحتفاظ بنسخة من أية وثيقة تم سحبها في ذلك الورق الحريري قصد استعماله مرة أخرى ‪-‬‬
‫‪ .‬باستثناء وثائق الفروض واالختبارات التي يستلم نسخا منها بعد إجرائها‬
‫‪ :‬مسك وترتيب ملفات الموظفين – ‪11‬‬
‫يمسك مديرالمؤسسة شخصيا الملفات الخاصة بالموظفين وترتب في مكتب وتكون جميع المعلومات المدرجة فيها سرية وال يجوز إفشاؤها ‪،‬‬
‫‪ :‬وتكون األمانة على دراية تامة بالوثائق المطلوبة لتكوين ملف الموظف الجدد ‪ ،‬وهي الوثائق المتمثلة أساسا في‬
‫‪ .‬شهادة ميالد الموظف‪1-‬‬
‫‪ .‬نسخة من المؤهل العلمي ‪2-‬‬
‫‪ .‬صورتين شمسيتين ‪3-‬‬
‫‪ .‬نسخة من التعيين ‪4-‬‬
‫كما يطلب من موظف األمانة أن تكون بحوزتهم قوائم جميع الموظفين تتضمن المعلومات الضرورية مثل ‪ :‬االسم واللقب ‪ ،‬تاريخ ‪-‬‬
‫‪ .‬ومكان الميالد ‪ ،‬الحالة العائلية ‪،‬السلم ‪ ،‬آخر درجة وتاريخ مفعولها‬
‫ويتكون ملف الموظف من غالف من الورق المقوى ‪ ،‬تخصص الصفحة األولى منه للمعلومات الشخصية وصفحته الثانية للعطل ‪-‬‬
‫والغيابات ‪ ،‬أما الصفحة الثالثة فتخصص للكشف المفصل للخدمات والتسلسل المهني ‪ .‬وتقتضي الضرورة تدوين كل هذه المعلومات على‬
‫‪ .‬غالف الملف بالعناية والدقة الالزمتين حتى يمكن استغاللها والرجوع إليها بسهولة ويسر عند الحاجة‬
‫يشتمل غالف ملف الموظف على ثالثة أقمصة (‪ )03‬لترتيب الوثائق الخاصة به وهذا رمزه ‪- 17.7 :‬‬
‫المسار الوظيفي– ‪1.17.1‬‬
‫الحالة المدنية– ‪2.17.1‬‬
‫العطل والغيابات – ‪3.17.1‬‬
‫‪ :‬مسك وترتيب ملفات التالميذ – ‪12‬‬
‫يمسك الملف المدرسي الخاص بالتلميذ في الطور الثانوي نائب المدير للدراسات ‪ .‬وفي حالة عدم فتح منصب مالي لفائدته يمسكه ‪-‬‬
‫المستشار في التربية ‪ .‬وفي المؤسسات الجديدة ذات األفواج التربوية القليلة العدد ‪ ،‬التي ال يفتح بها المنصبان الماليان لفائدة هذين‬
‫الموظفين يمسكها المدير بنفسه ‪ ،‬ويحتوي ملف التلميذ على ما يلي والرمز المميز له هو‪)1( 2.3 :‬‬
‫قميص خفيف للحالة المدنية – ‪1.2.3‬‬
‫قميص خفيف للمسيرة الدراسية – ‪2.2.3‬‬
‫قميص خفيف للحالة الصحية – ‪3.2.3‬‬
‫قميص خفيف للمواظبة والسلوك واالنضباط – ‪4.2.3‬‬
‫قميص خفيف لوثائق أخرى – ‪5.2.3‬‬
‫وفي حالة انتقال الموظف أو التلميذ إلى مؤسسة اخرى ‪ ،‬فإن ملفه يحول الى المؤسسة المستقبلة في غالف مضمون الوصول بناء على‬
‫‪ .‬طلب مدير( ة) هذه االخيرة ‪ .‬وعند انقطاع العالقة بينهما وبين المؤسسة فإن ملفيهما يحوالن إلى قاعة األرشيف‬
‫‪ :‬المنح – ‪13‬‬
‫إنجاز ومتابعة العمليات الخاصة بالمنح ‪ :‬تعتبر كافة األعمال الخاصة بالمنح ومتابعتها من المهام األساسية للمؤسسات التربوية ‪ ،‬ومن هنا‬
‫أضحى واجبا على مديري المؤسسات التربوية ‪ ،‬وموظفي أماناتها أن يولوها عناية خاصة ‪،‬لما تتطلبه من يقظة وجدية ودقة في العمل ‪،‬‬
‫‪ .‬ومن أجل ضمان حقوق التالميذ المستفدين من منح النظام الداخلي أو نصف الداخلي وفيما يلي نوجز مختلف العمليات المرتبطة بالمنح‬
‫‪ :‬تكوين ملف التالميذ غير الممنوحين ‪1-‬‬
‫تخبر إدارة المؤسسة التالميذ المحتاجين الراغبين في الحصول على منحة النظام الداخلي أو نصف الداخلي في الوقت المناسب أي ابتداء من‬
‫‪ :‬أول مارس إلى نهاية شهر جوان ليتمكنوا من تحضير الوثائق المطلوبة لتكوين الملف وهي‬
‫‪ .‬ملء المطبوعة الرسمية التي تسلم للراغب بعناية ودقة ثم تمضى من قبل الولي ومدير المؤسسة – ‪1‬‬
‫‪ .‬شهادة عائلية للحالة المدنية – ‪2‬‬
‫شهادة الدخل الشهري أو السنوي للموظف ‪ ،‬أو شهادة الدخل من مصالح الضرائب بالنسبة للتجار والحرفيين أو شهادة العوز من – ‪3‬‬
‫‪ .‬البلدية‬
‫‪.‬شهادة الجنسية إذا ولد المترشح أو والده خارج الوطن – ‪4‬‬
‫‪ .‬شهادة اإلقامة في حالة طلب أحد النظامين (داخلي ‪،‬نصف داخلي) – ‪5‬‬
‫تجمع الملفات المقدمة على مستوى أمانة مدير المؤسسة ‪.‬وبعد ظهور نتائج نهاية السنة الدراسية تحول الى مديرية التربية لتقوم اللجنة ‪-‬‬
‫‪ .‬المختصة بدراستها واتخاذ القرارات المناسبة بشأنها‬
‫وبعد دراسة ملفات الراغبين في الحصول على منحة ‪ ،‬ووصول قرارات االستفادة منها الى المؤسسة تقوم األمانة بإنجاز بطاقة لكل تلميذ تم‬
‫قبول طلبه ‪ ،‬وتسلم إشعارات االستفادة ألولياء أمورهم باإلضافة إلى قيام األمانة بتسليم نسخة من قرار االستفادة الى المصلحة االقتصادية‬
‫‪ .‬لتقوم هي بدورها بإنجاز بطاقات فردية لكل مستفيد‬
‫‪ :‬تحويل المنح – ‪2‬‬
‫التالميذ المستفيدون من المنح الذين جاؤوا من مؤسسات أخرى تنجز لهم جداول تحويل في ثالث (‪ )3‬نسخ ‪ ،‬وترسل إلى مديرية التربية‬
‫للمراقبة والمصادقة عليها وبعد تسلم إدارة المؤسسة قرارات االستفادة تنجز بطاقة لفائدة كل تلميذ مستفيد ‪ .‬كما تسلم نسخة من القرار إلى‬
‫‪ .‬المقتصدية‬
‫‪ :‬التحويل والتغيير – ‪3‬‬
‫في حالة تحويل أو تغيير منح التلميذ من الداخلي إلى نصف الداخلي أو العكس تقوم أمانة المؤسسة تحت إشراف رئيسها باإلجراءات‬
‫‪ .‬المذكورة أعاله في فقرة تحويل المنح‬
‫‪ :‬إعادة المنح – ‪4‬‬
‫يحدث أن يخفق تلميذ مستفيد من منحة لتغطية مصاريف النظام الداخلي أو نصف الداخلي في االنتقال إلى القسم األعلى لعدم حصوله على‬
‫معدل االنتقال فيفقد منحته ‪ ،‬إال بصفة استثنائية وباقتراح من مدير المؤسسة ومجلس القسم في حاالت منها مرض تلميذ ودخوله من مدير‬
‫المؤسسة ومجلس القسم ‪ ،‬في حاالت منها مرض تلميذ ودخوله المستشفى ‪ ،‬في هذه الحالة تقوم األمانة بانجاز جداول في ثالث نسخ‬
‫بأسمائهم وتتضمن هذه الجداول معدالتهم السنوية ثم تحول إلى مديرية التربية ‪ ،‬وإذا نجح التلميذ الراسب من السنة الموالية فإن منحته تعاد‬
‫‪ .‬له ويستفيد منها تلقائيا بعد أن يذكراسمه في الجداول التي ترسلها المؤسسة إلى الوصاية للمصادقة وذلك بعد تقديمه طلب إعادة المنحة‬
‫‪ :‬المنح المعروضة للدراسة – ‪5‬‬
‫بعد انعقاد مجالس أقسام نهاية السنة الدراسية ‪ ،‬وتحديد قوائم التالميذ الراسبين المقترحين لإلعادة ‪ ،‬ترسل أسماؤهم في جداول من ثالث‬
‫نسخ إلى مديرية التربية قبل ‪ 15‬جوان ‪ ،‬وتوقف منحهم تلقائيا خالل السنة الدراسية الموالية ‪ .‬وبعد انقضائها تسجل أسماؤهم على جداول‬
‫‪ .‬إعادة المنح إذا تحسنت نتائجهم ونجحوا‬
‫‪ :‬المنح الشاغرة – ‪6‬‬
‫بعد انعقاد مجالس أقسام نهاية السنة الدراسية يتم تعيين التالميذ المفصولين عن الدراسة ‪ ،‬أو الذين أنهوا دراستهم أو انقطعوا عنها ‪ ،‬تسجل‬
‫األمانة أسماءهم في جداول من ثالث نسخ لترسل إلى المديرية قبل ‪ 15‬جوان وتسحب بطاقات هؤالء نهائيا ‪ .‬كما تسلم نسخة من‬
‫‪ .‬الجداول إلى المقتصدية لحذف أسمائهم من قوائم الممنوحين وكذا سحب بطاقاتهم‬
‫‪ :‬جداول حضور التالميذ إلى ‪ 31‬جانفي – ‪7‬‬
‫تحرر هذه الجداول حسب النموذج الرسمي بأسماء التالميذ الحاضرين إلى ‪ 31‬جانفي وترسل قبل ‪ 20‬جانفي إلى المصلحة المعنية بمديرية‬
‫‪ .‬التربية في ثالث نسخ‬
‫‪ :‬جداول تصفية حسابات المنح – ‪8‬‬
‫تقوم مصالح المقتصدية بوضع هذه الجداول في أربع نسخ بالنسبة للمؤسسات الملحقة ‪ ،‬وفي ثالث نسخ للمؤسسات المستقلة ماليا ‪ ،‬وترسل‬
‫إلى المصلحة المعنية بمديرية التربية مصحوبة بصك الخزينة للمؤسسة مشطوبة ‪ .‬وتمضى هذه الجداول من طرف المدير والمقتصد إجباريا‬
‫‪.‬‬
‫‪ :‬جداول إضافية لتصفية حسابات المنح – ‪9‬‬
‫تتضمن هذه الجداول أسماء التالميذ الذين سقطت أسماؤهم في الجداول السابقة ‪ ،‬وترسل بنفس الكيفية السالف ذكرها أعاله خالل الفترة‬
‫‪ .‬الممتدة مابين ‪ 15‬جوان و ‪ 30‬سبتمبر من كل سنة‬
‫‪ :‬المطبوعات التي ينبغي وجودها باألمانة على الدوام – ‪14‬‬
‫من المواصفات التي ينبغي أن يتصف بها موظفو أمانات المؤسسات التربوية االستقبال الحسن للزوار وعدم تأجيل عمل اليوم إلى‬
‫الغد ‪،‬والقدرة على حسن ترتيب وتنظيم األمانة ‪ ،‬واالستغالل األمثل لوسائل العمل الموضوعة تحت تصرفهم ‪ ،‬والدراية الكافية بكل‬
‫المطبوعات الهامة التي يعملون بها ويتعاملون معها يوميا ‪ .‬حيث يجب أن تكون مرتبة ومنظمة بكيفية تسمح بالرجوع إليها في أسرع وقت‬
‫‪ :‬وبأقل جهد ‪ .‬وأذكر منها على الخصوص‬
‫‪ .‬مطبوعات محاضر التنصيب التي تنجز في خمس (‪ )5‬نسخ عادية ونسخة من الورق الخفيف ‪1-‬‬
‫تسلم نسخة إلى المسير المالي ونسخة إلى المعني باألمر ونسختان إلى مديرية التربية ‪ ،‬وترتب النسخة الخامسة في الملف اإلداري الخاص‬
‫بالموظف ‪ ،‬أما النسخة الخفيفة فتصنف في الكرونو ‪ ،‬وتمضى محاضر التنصيب من طرف المعني(ة) باالمر والمدير(ة)‬
‫أما عناصر الخدمة الوطنية فتحرر محاضرهم في سبع (‪ )7‬نسخ تكتب في زاويتها العليا عبارة ( عنصر الخدمة الوطنية ) باللون‬
‫األحمر‬
‫‪ .‬مطبوعات تقرير الدخول ‪2-‬‬
‫مطبوعات تقرير الخروج ( في نهاية السنة الدراسية ) ‪3-‬‬
‫‪ .‬القمصان الخاصة بملفات الموظفين ‪4-‬‬
‫‪ .‬االستمارات الشخصية الموجهة إلى السادة المفتشين ‪5-‬‬
‫‪ .‬استمارات استئناف العمل ‪6-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات طلبات العطل المرضية ‪7-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات طلبات الترخيص بالغياب ‪8-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات طلب ملف إداري ‪9-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات طلب ملف تلميذ ‪10-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات شهادات العمل ‪11-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات الشهات المدرسية للتالميذ القدامى ‪12-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات التسجيل على قوائم التأهيل ‪13-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات التصريح بالرغبة في التنقل ‪14-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات جداول اإلرسال ‪15-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات جداول المداومة ‪16-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات إثبات صحة شهادة مدرسية ‪17-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات منحة المردودية ‪18-‬‬
‫مطبوعات عمليات المنح ‪ :‬طلب المنحة ‪ ،‬جداول التصفية ‪ ...‬إلخ ‪19-‬‬
‫مطبوعات مختلف االستدعاءات ‪( :‬من أساتذة وموظفين وأولياء ‪ ...‬إلخ) ‪20-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات االستقصاء الوصفي الشامل ‪21-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات تقارير الصحة المدرسية ‪22-‬‬
‫مطبوعات كشوف الغيابات الخاصة (باألساتذة والموظفين والمساعدين التربويين) ‪23-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات االستفسارات ‪24-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات اإلشعار بالخصم من الراتب ‪25-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات كشوف العطل ‪26-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات اإللزام بالعودة ‪27-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات إهمال منصب ‪28-‬‬
‫‪ .‬مطبوعات تذكير وتنبيه ‪29-‬‬
‫‪ :‬الوسائل المادية الموجودة باألمانة – ‪15‬‬
‫يستحسن تصدر جزء مناسب من المخطط الحديدي صدر األمانة من أجل متابعة إنجاز األعمال المطلوبة من الرزنامة اإلدارية أو تلك ‪-‬‬
‫‪ .‬التي تحدد مواعيد إنجازها وإرسالها المناشير الواردة على المؤسسة من الجهات الوصية‬
‫وفي حالة عدم وجود رزنامة إدارية تحدد مواعيد تحرير وارسال األعمال المطلوبة في سنة دراسية معينة يمكن قياسها على تواريخ ‪-‬‬
‫أعمال العام الدراسي الفارط ‪ ،‬ألن احترام المواعيد في إنجاز األعمال وإرسالها أو تسليمها إلى المصالح المعنية في مفتشية أكاديمية الجزائر‬
‫أو مديريات التربية يجعل مسؤولي هذه األخيرة ينظرون إلى المشرفين على المؤسسات التربوية نظرة احترام وتقدير ‪ ،‬و كذا مفتشي التربية‬
‫والتكوين ‪ ،‬ويقومون هم بدورهم بالمهام المنوطة بهم في الوقت المناسب‪ .‬األمر الذي تنعكس آثاره اإليجابية على السير الحسن للمؤسسة ‪.‬‬
‫وبالفائدة على التالميذ ‪ .‬وتختلف محتويات أمانات المؤسسات التربوية تبعا لحجم كل واحدة منها وإمكانياتها وجدية وتفاني مسؤوليها إذ توجد‬
‫بها عادة مكاتب آلة واحدة أو أكثرللرقن ‪ ،‬جهاز لإلعالم اآللي أو أكثر ‪ ،‬كراسي ‪ ،‬خزانة أو خزائن لترتيب السجالت وعلب المحفوظات‬
‫المحتوية على مختلف المطبوعات ‪ ،‬حافظات الكرونو ‪ ،‬أو خزائن ذات أدراج‪ ...‬إلخ‬
‫وتسهيالت للرجوع إلى الموجودات بداخلها ‪ ،‬يتعين على موظفي األمانة ترتيب المطبوعات وترقيمها ووضع قوائم مفهرسة لها على ‪-‬‬
‫‪ .‬العلب أوالخزائن أو الرفوف لتسهيل عمليات استغاللها‬
‫والمالحظ أن جميع تجهيزات األمانة هي ذات صلة وثيقة بالعمل ‪ ،‬وما وجدت إال من أجل تيسيره ‪ ،‬وعليه فمن واجب موظفي األمانة ‪-‬‬
‫‪:‬‬
‫االمتناع عن استعمال آالت الرقن والطبع والنسخ والتصوير والورق والهاتف والسجالت ‪ ...‬إلخ لغير األغراض التي وجدت من ‪1-‬‬
‫‪ .‬أجلها واستشارة المدير عند طلب تقديم مساعدات في هذا المجال إلى الموظفين أو األساتذة أومؤسسات تربوية أخرى‬
‫منع واالمتناع عن إحضار األشياء التي ال صلة لها كاألكل وأدوات الخياطة والنسيج وأدواته ‪ ،‬ضمانا لالستغالل األمثل لجهد الموظفين ‪2-‬‬
‫‪ .‬والموظفات في خدمة المؤسسة والتلميذ ‪ .‬وعدم إهدار الوقت في غير محله وفي غير ترقية وتطويرالعمل في المؤسسة‬
‫‪ :‬عالقات األمانة باألستاذ والموظفين والتالميذ والزوار – ‪16‬‬
‫إذا كانت األمانة في المؤسسات التربوية تحتل المكانة المرموقة المشار إليها أعاله وتكتسي مثل هذه األهمية الكبيرة ‪ .‬فإنها تلعب دوراهاما‬
‫في مجال االتصاالت مع الموظفين واألساتذة والعمال والتالميذ وأولياء أمورهم والزوار ‪ .‬لذا وجب على موظفي األمانة االستقبال الحسن‬
‫للمترددين عليها و إدخال الراغبين منهم في زيارة المدير والتعامل معهم تبعا للتعليمات والتوجيهات التي يقدمها في هذا الشأن والمتمثلة‬
‫‪ :‬بالخصوص في‬
‫‪ .‬التزام كتمان السر المهني في عالقاتها وتعاملها مع الجميع ودون استثناء مهما كان وضع أو مركز الزائر – ‪1‬‬
‫ضرورة إتمام كل معامالتها مع الجميع بأدب ولباقة وحسن االستقبال والمعاملة التي تجعل هؤالء الموظفين محط احترام وتقدير – ‪2‬‬
‫‪ .‬المترددين على األمانة‬
‫‪ .‬التصرف مع الجميع بالمرونة والحكمة والذكاء وفق مختلف المواقف واألحوال – ‪3‬‬
‫العمل على إعفاء المدير من استقبال الزوار من أجل األمور البسيطة التي يمكن حلها على مستواها أو على مستوى المصالح – ‪4‬‬
‫‪ .‬األخرى ‪ .‬خاصة إذا كان المدير منهمكا في أعمال مستعجلة ‪ ،‬أو تتطلب تركيزا ذهنيا أو حضورا نفسي اكافيا‬
‫‪ .‬عدم إدخال الزوار على المدير دون سابق إشعار والحصول على موافقته – ‪5‬‬
‫الحضور الدائم في المكتب وعدم مغادرته إال بإذن من المدير احتياطا ألي طارئ محتمل كتوجيه زائر أو الرد على هاتف أو – ‪6‬‬
‫‪ .‬التكليف بمهام مستعجلة‬
‫ومع نهاية العمل اليومي وقبل مغادرة المكتب تقوم االمانة الجادة الشاعرة بمسؤولياتها بتنظيم كل الوثائق والسجالت في الخزائن – ‪7‬‬
‫المخصصة لها ‪ ،‬وعدم ترك أية وثيقة على المكتب ‪ ،‬ووضع األغطية على آالت الرقن والتصوير والحساب إن وجدت لحفظها من‬
‫الغبار ‪ ،‬وتنحية الموصالت الكهربائية لألجهزة واآلالت لكي ال تتسبب في عطب كهربائي أو حريق وإغالق الخزائن وإطفاء‬
‫اإلنارة ‪...‬إلخ‬
‫على أعضاء األمانة أن يكونوا نموذجا للباقة واألدب وحسن االستقبال والمعاملة وقدوة في السلوك واألمانة واالنضباط والتفهم ولن – ‪8‬‬
‫‪ .‬يتأتى لهم ذلك إال إذا قام المديرون بواجب تكوينهم في هذا المجال وبفضل الممارسة ومايكتسبونه من خبرات في هذا الميدان‬
‫من كل ما تقدم يتضح جليا أن أمانة المؤسسة التربوية تعد بمثابة الشريان الذي يتدفق منه الدم لتغذية كافة أعضاء الجسم وخالياه والرئة‬
‫التي يتنفس بها لكونها مصدر إمداد جميع المصالح والموظفين العاملين فيها بالتعليمات والتوجيهات والمستجدات الخاصة بهم وبالعمل المساعد‬
‫‪....‬على ترقية الفعل التربوي تنفيذا ألوامر وتعليمات المدير(ة)‬