PLANOWANIE W ZARZĄDZANIU

Planowanie – wszechstronny proces w którym menedżerowie formułują specyficzne cele organizacji i sporządzają
plany ich osiągnięcia
Planowanie skuteczne – systematyczne i zorientowane na przyszłość
• Cele wyznaczają zadania, które:
a) Wzmacniają zdolności przetrwania organizacji.
b) Ukierunkowują działania kierownictwa i wysiłki pracowników.
c) Cele wyznaczają szerokie zamierzenia organizacji oraz określone zadania organizacji. Zamierzenia te to -misja
organizacji. Zadania to cele – konkretne rezultaty lub standardy.
Określenie misji obejmuje:
 Opis podstawowych wyrobów lub usług organizacji.
 Funkcje, które będzie wypełniała.
 Rynki (klientów), których będzie obsługiwała.
Przykłady misji:
• Przedsiębiorstwo przemysłu spożywczego: Będziemy produkowali i rozprowadzali wysokiej jakości pakowane
przetwory spożywcze do ogólnokrajowych przedsiębiorstw handlu detalicznego.
• Szpital: Świadczenie nieodpłatnych usług zdrowotnych ludziom potrzebującym.

Cele – mogą wyznaczać szerokie zamierzenia oraz konkretne zadania organizacji

Cechy celów wyznaczonych w organizacjach:
a) wielość celów – określenie celów w postaci wymiernych zadań związanych z konkretną funkcją (kategorie udziału w
rynku, wielkość produkcji, poziom przychodów),
b) hierarchiczność celów cele dotyczące przychodów ze sprzedaży będą ważniejsze od celów w zakresie zysków, czy
produkcji.
c) zróżnicowany horyzont czasowy – długoterminowy 1-10 lat, krótkoterminowy (w zależności od rozmiarów
prowadzonej działalności) – 1 dzień, kwartał (rok)
d) cele muszą być wyznaczone precyzyjnie – co realizujemy, gdzie (gdy lokalizacja ma znaczenie), kiedy (termin
realizacji zadania)
e) cele muszą być określone:
Co?
Gdzie?
Kiedy?
Zasada SMART
Cel powinien być:
• specyficzny (specific),
• mierzalny (measurable),
• osiągalny (achievable),
• realny (relevant),
• określony w czasie (time-bound)

Plany strategiczne i operacyjne określają ścieżki którymi należy dążyć do wypełnienia misji i realizacji celów
organizacji
Plany strategiczne – długookresowe, związane z określoną polityką firmy np. strategia dystrybucji przez rozwój
hurtowni patronackich.
Plany operacyjne – krótkookresowe – plany taktyczne lub operacyjne. Większość ma charakter jednorazowy np.
kampania promocyjna
Skuteczne planowanie jest procesem systematycznym
Proces planowania
Etapy planowania
Planowanie skuteczne – proces systematyczny
Etap 1. Określenie celów – co, gdzie, kiedy.
Etap 2. Ocena sytuacji – środowisko organizacji – szanse i zagrożenia – SWOT
Etap 3. Ustalenie procedury każdego zadania
Etap 4. Ustalenie harmonogramu prac
1
 Etap 5. Przypisanie odpowiedzialności
Etap 6. Ocena wykonalności planu, analiza kosztowa
Wykorzystywanie technik prognostycznych i planistycznych, planowanie operacyjne przemienia strategie w określone
harmonogramy
Metody prognozowania
1. Metoda badania opinii – oparta na szacunkach zebranych za pomocą kwestionariuszy lub wywiadu.
Opiniodawcami mogą być klienci (odbiorcy) dostawcy, sprzedawcy, kadra kierownicza, wyższego szczebla.
Zalety – stosunkowo niskie koszty, względna wiarygodność (przy prawidłowym doborze próby reprezentatywnej –
np. dotyczącej popytu na dany produkt).
Wady – możliwość błędnych lub jednostronnie
wyrażanych opinii, ograniczone zastosowanie
2. Metoda analizy trendów (historyczna) – oparta na zbieraniu danych z systemów rejestrujących i sporządzaniu
chronologicznych zestawień.
Zakłada ona utrzymywanie się ustalonej tendencji (trendu) w przyszłości. Analiza ta dostarcza wiarygodnych danych
dotyczących przeszłości, zadaniem analityka jest ustalenie, czy trend będzie kontynuowany, czy (i w jakim kierunku)
ulegnie zmianie.
Wada Osoba przeprowadzająca taką analizę musi przewidzieć, czy tendencja się utrzyma czy nie.
3. Metoda analizy statystycznej – wykorzystującą narzędzia analizy matematycznej dla ustalenie relacji przyczynowo-
skutkowych np. prognozowanie popytu na oprogramowania na podstawie korelacji z wielkością sprzedaży.
Planowanie wydajności czasu (wydolność) – jest wyrażana w jednostkach na dany okres (kg/h, m/sek,) – jest zatem
funkcją czasu
Zarządzający określają wydolność poprzez dokonanie chronometrażu (pomiar czasu) niezbędnego do wykonania
zadania przez człowieka, maszynę, ciąg technologiczny.
Ustalenie harmonogramu prac
Harmonogramy – są niezbędne dla planowania wydajności i czasu (normy efektywnościowe przy określonych
zasobach)
Dzięki danym pochodzącym z tych badań i rejestrów chronometrażu tworzone są harmonogramy operacyjne
Rodzaje:
1. ze względu na poziom w strukturze organizacyjnej firmy:
Harmonogram wydziałowe
Harmonogram działów
Harmonogram pracy indywidualnej
2. Ze względu na zastosowanie
A. Plany etapowe (point to point) (realizujemy zadania punkt po punkcie)
organizują wykonanie zadań szeregowo, wykonanie jednego zadania powoduje rozpoczęcie następnego – aż do
wykonania planu.
B. Plany zazębiające (równoległe)
organizują zadania w ten sposób, aby można było wykonywać kilka czynności równocześnie,
czas niezbędny do wykonania danego planu (zastosowanie organizacji pracy biurowej, produkcji etc.) – wykres
Gantta
C. Plany sieciowe – stanowią połączenia koncepcji zazębiania z szeregiem czynników czasowo-sekwencyjnych w
celu uzyskania max wydajności harmonogramu przy bardzo złożonych przedsięwzięciach – PERT CPM (wykres
strzałkowy)
― zastosowanie w procesach niepowtarzalnych
― budowa mostów, osiedli, autostrad, konstrukcja samolotów, wdrażania procedur administracyjnych, planowanie
kampanii reklamowych.
Wykres 1. Porównanie trzech podstawowych harmonogramów
• Zarządzanie przez cele dostarcza mechanizmu zachęcającego menedżerów do koordynowania planów osobistych i
wydziałowych z celami organizacji.
Zarządzanie przez cele. Główne założenie – ludzie zaangażowani w wyznaczanie własnych celów są zwykle bardziej
zaangażowani w ich realizację.
ZPC jest techniką kompleksową, zorientowaną na wynik - przełożony wspólnie z podwładnym w sposób
systematyczny ustala cele dla podwładnego. Stosowanie nagrody są bezpośrednio związane i ekwiwalentne do celów
osiągniętych przez pracownika, (sprawiedliwość nagradzania).
2
 Cele organizacyjne przenikają się z celami samorozwoju.

Korzyści – zarządzanie przez cele (ZPC)

 wymuszanie planowania i konkretyzacji celów
 aktywizacja podwładnych
 dostosowanie celów do możliwości danych osób
Słabe punkty ZPC
 proces długotrwały, ryzyko utraty zainteresowania,
 działania wymagające elastyczności w negocjacji celów,
 koncentracja na celach konkretnych i wymiernych, z pominięciem niematerialnych (pomysłowości)
Prawidłowe plany determinowane są przez 9 czynników:
1) Wykorzystywane zasoby - ludzkie, kapitałowe, materiałowe, pozamaterialne (informacje, licencje)
2) Metody, procesy i procedury które zastosujemy
3) Zadania do wykonania (zgodne z normą lub miarą realizacji)
4) Porządek działań (etapy)
5) Wykonawcy zadania oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie planu (osiągniecie celów)
6) Miejsce planowanych działań
7) Obowiązujące terminy, rozkłady, harmonogramy
8) Punkty w których sprawdzony zostanie dokonywany postęp
9) Konkretne miary wykorzystywane do oceny postępów i weryfikacji osiągnięcia celów.
Metoda SWOT jest najpopularniejszą z metod wspomagającą wybór najlepszej STRATEGII.
Przeprowadzając analizę trzeba dokonać diagnozy → określić silne i słabe strony oraz prognozy → opisać szanse i
zagrożenia
 Mocne strony – strengths (czynniki wewnętrzne pozytywne) atuty i walory organizacji, które w sposób pozytywny
wyróżniają ją w otoczeniu i spośród konkurencji
 Słabe strony – weaknesses (wewnętrzne negatywne)
są konsekwencją ograniczeń zasobów i niedostatecznych kwalifikacji. Każda organizacja posiada aspekty
funkcjonowania, które ograniczają jej sprawność, ale szybkie i obiektywne rozpoznanie oraz zdefiniowanie może
łatwo ograniczyć ich negatywny wpływ.

3
 Szanse – opportunities (zewnętrzne pozytywne) to zjawiska i tendencje w otoczeniu, które odpowiednio wykorzystane
staną się impulsem do rozwoju oraz osłabią zagrożenia.
 Zagrożenia – treats (zewnętrzne negatywne), to wszystkie czynniki zewnętrzne, które postrzegamy jako bariery dla
rozwoju firmy, utrudnienia, dodatkowe koszty działania.