CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÀI GIẢNG DẠNG VĂN BẢN (SCRIPT)

Môn học: Giao tiếp trong kinh doanh

Chương 5: Viết thư trong kinh doanh

Chủ đề 2: Kỹ thuật thực hiện quy trình

Các bạn thân mến, trong video trước, chúng ta đã biết được những lợi thế khi sở hữu kỹ
năng viết tốt, quy trình 5 bước để viết một bức thư trong kinh doanh và tầm quan trọng của
các bước đó. Trong video này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn vào những kỹ thuật và những
công việc cần làm nhằm giúp các bạn biết cách viết thư đúng nguyên tắc và đúng kỹ thuật.

• Bước 1: Xác định mục tiêu và cách đạt được mục tiêu.

Có rất nhiều mục tiêu khác nhau khi áp dụng hình thức viết trong môi trường kinh doanh,
chẳng hạn như viết thư với mục tiêu khiếu nại một vấn đề gì đó, thư mời tham dự một sự
kiện của công ty, thư xin việc vào một vị trí nào đó đang đăng tuyển, thư báo giá cho những
mặt hàng mà phía đối tác yêu cầu, hay thư chúc mừng đối tác vừa đạt được một giải thưởng
kinh tế nào đó. Như vậy, cũng giống như bất kỳ một công việc nào của một nhà quản trị
cần làm, khi viết thư, chúng ta phải xác định rõ mục tiêu: viết bức thư này để làm gì. Khi
đã xác định rõ mục tiêu, chúng ta rất dễ dàng chọn lựa được thể loại thư, giọng văn, mạch
văn và phương tiện thể hiện phù hợp.

Ví dụ như với mục tiêu thuyết phục khách hàng hay đối tác một điều gì đó, bạn không thể
viết quá ngắn được, vì có thể sự ngắn gọn quá mức cần thiết đó không đủ để truyền tải nội
dung thông điệp bạn muốn thuyết phục. Khi đó, bạn nên viết dài hơn, chi tiết hơn, dùng
những lý lẽ, lập luận dẫn dắt khách hàng hay đối tác dần dần đến thông điệp bạn muốn
thuyết phục.

Một ví dụ khác, khi bạn viết thư với mục tiêu là truyền thông điệp đi một cách nhanh nhất
có thể vì tính cấp bách của nó, thay vì viết thư truyền thống, bạn nên sử dụng thư điện tử
(email) hoặc fax. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian vì đối tác sẽ nhận được
thư bạn gần như ngay lập tức.

1
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

• Bước 2: Xác định người đọc thư và bối cảnh có liên quan.

Nếu như trong kỹ năng thuyết trình, muốn chuẩn bị nội dung thật tốt, bạn phải xác định
được đối tượng người nghe 1 cách cụ thể và chính xác để có cách tiếp cận đúng với đối
tượng khán giả của mình, thì ở đây trong kỹ năng viết cũng vậy: bạn phải xác định được
người đọc bức thư của bạn bằng cách trả lời các câu hỏi sau đây:

o Những ai sẽ đọc bức thư? (nếu xác định được tiểu sử của họ thì càng tốt) o Trình
độ văn hoá, ngoại ngữ, chính trị - xã hội, pháp luật của họ ra sao? Đặc biệt là
trình độ chuyên môn có liên quan đến lĩnh vực bạn viết thư hay thông báo như
thế nào?
o Những mối quan tâm, hoặc cao hơn nữa là kỳ vọng của họ đối với lĩnh vực bạn
viết thư hay thông báo là gì? o Người đọc mong muốn gì từ bạn, sau khi họ đã
đọc xong bức thư hay thông báo của bạn?

Sau khi trả lời được 1 cách chính xác, rõ ràng và đầy đủ các câu hỏi trên, bạn có thể tự tin
viết được thông điệp thật tốt và phù hợp với đối tượng người đọc của bạn, và khả năng
thành công của bạn đã được nâng lên rất nhiều.

Khi xác định người đọc, bạn đừng quên xem xét bối cảnh diễn ra sự kiện, chẳng hạn như
thời điểm, tình hình kinh tế, chính trị - xã hội vào thời điểm ấy) và chọn cách xưng hô cho
phù hợp. Hãy luôn luôn ghi nhớ trong đầu rằng: khả năng thành công trong giao tiếp tỷ lệ
thuận với mức độ hiểu biết về đối tác của bạn. Vì vậy, càng đầu tư để tìm hiểu 1 cách sâu
sắc về người đọc càng tốt.

• Bước 3: Viết bản thảo.

Khi viết bản thảo cần lưu ý: bên cạnh việc chọn lựa, sắp xếp nội dung bài viết để đạt hiệu
quả cao còn phải lựa chọn từ ngữ, cách hành văn và cách xưng hô sao cho thích hợp, và
nhắc lại là một bức thư trong kinh doanh cũng gồm có 3 phần: mở, thân và kết.

o Phần mở đầu (hay còn gọi là phần đặt vấn đề): bạn cần nêu rõ mục đích, lý
do viết thư, nêu các câu hỏi mà bạn đang muốn cùng người đọc tìm lời giải đáp.
o Phần thân bài (đây là phần dài nhất và quan trọng nhất của bức thư): bạn
cần dùng những lý lẽ, lập luận, những số liệu, tài liệu, sự kiện hay hiện tượng để
chứng minh cho những luận cứ của mình và thuyết phục người đọc làm theo ý

2
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

của mình. Để bức thư có chất lượng tốt và đạt hiệu quả cao, bạn có thể áp dụng
chiến thuật GIRO.
o Phần kết bài: chúng ta tóm tắt những luận điểm đã được trình bày ở phần thân
và trả lời cho những câu hỏi đã đặt ra ở phần mở bài.

Chiến thuật GIRO

GIRO là kết quả của việc ghép những chữ cái đầu tiên trong tên của 4 chiến thuật thường
được sử dụng để viết một bức thư thương mại một cách hiệu quả đó là:

o Gaining attention (tạo sự chú ý) o

Increasing desire (Khơi nguồn khát vọng) o
Reducing resistance (giảm bớt khó khăn) o
Orchestrating action (lên kế hoạch).

Chúng ta có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để tạo sự chú ý của người đọc ngay từ phần
mở đầu của bài viết bằng cách đưa ra một số sự kiện đặc biệt, một lời bình luận hấp dẫn,
một lời thắc mắc, một câu danh ngôn, một câu hỏi mở, một lời khen tặng. Sau khi đã gây
được sự chú ý của người đọc, cần đưa ra những lập luận, chứng cứ để thuyết phục người
đọc: là nếu làm theo ý của chúng ta thì họ sẽ thu được những lợi ích, sẽ có cơ hội thực hiện
được những ước mơ và những khát vọng của họ. Một thủ thuật quan trọng tiếp theo để giúp
viết thư thành công là chúng ta phải biết đặt mình vào vị trí của đối tác để hiểu được những
khó khăn của họ. Từ đó chúng ta mới có thể lập được một kế hoạch cụ thể cho đối tác để
làm tăng thêm phần tin tưởng và hăng hái của họ trước khi chúng ta kết thúc bức thư. Hãy
luôn nhớ việc lên kế hoạch hành động này là cần thiết nhưng không nên lập kế hoạch cho
một khoảng thời gian quá dài vì nếu không thực hiện được sẽ bị mất uy tín. Tốt hơn hết
hãy chia ra thành nhiều kế hoạch ngắn hạn.

Chiến thuật BIF & BILL

Ngoài chiến thuật GIRO, còn 2 chiến thuật phổ biến nữa bạn có thể áp dụng để làm tăng
hiệu quả của bức thư. Thứ nhất đó là chiến thuật BIF (Big Ideas First), có nghĩa là những
ý chính sẽ nói trước. Chiến thuật này thường được ứng dụng cho những bức thư có nội
dung thông báo những tin vui, những tin có nội dung mang lại sự hứng khởi cho người đọc.
Ngược lại, chúng ta sẽ sử dụng chiến thuật BILL (Big Ideas a Little Later), có nghĩa là
những ý chính từ từ viết sau. Chiến thuật này thường được áp dụng khi chúng ta viết những

3
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

bức thư mang nội dung không vui, chẳng hạn như thư khiếu nại, thư thông báo cho nghỉ
việc, hay thư trả hàng.

• Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những thiếu hụt, sai sót và sửa chữa lại.

Sau khi viết xong bản thảo, bạn cần phải thực hiện 1 công việc rất quan trọng không thể
thiếu, đó là đọc lại, kiểm tra kỹ lưỡng từng chữ từng ý một để phát hiện ra những thiếu sót
và sửa chữa lại. Có 10 lỗi phổ biến chúng ta dễ mắc phải khi viết thư, đó là: lỗi chính tả,
lỗi ngữ pháp và dấu chức năng, dùng từ sai, có những câu/ đoạn thừa, viết quá rào đón/
khách sáo, viết những câu quá dài, lựa chọn cách xưng hô không phù hợp, giọng văn không
phù hợp, hoặc cách bố cục/ trình bày bức thư quá kém. Trong 10 lỗi trên thì lỗi chính tả
được xem là nhẹ nhất nhưng lại rất phổ biến và nó có thể làm cho người đọc đánh giá thấp
bạn, họ có thể cho rằng bạn là người có trình độ văn hoá thấp hoặc quá cẩu thả, không cẩn
trọng khi viết thư.

Hình thức bức thư

Ngoài ra, để tránh mắc lỗi trình bày, các bạn lưu ý những điều sau đây: Một bức thư trong
kinh doanh thông thường gồm có 10 phần: địa chỉ người gửi, địa chỉ người nhận, địa điểm
và thời gian viết thư, lời chào mở đầu, đặt vấn đề, nội dung bức thư, lời chào kết thúc, ký
tên, phần viết rõ họ tên chức vụ và đóng dấu (nếu cần), và phần ghi các ghi chú (nếu cần).

Trình bày bố cục

Như các bạn nhìn trên slide thì đây là bố cục thông thường của một bức thư trong kinh
doanh. Trong 10 phần vừa được kể trên thì chỉ có phần 10 là phần tùy nghi, còn 9 phần còn
lại là những phần bắt buộc cần phải có.

Phần tùy nghi

Ngoài ra trong một bức thư kinh doanh có thể có thêm các phần tùy nghi như: dòng ghi
chú, ký hiệu thư, tên người gửi (hay người đánh máy), ghi chú các tài liệu đính kèm, địa
chỉ gửi bản sao, và phần tái bút.

Full Block Style

Hiện nay những bức thư trong kinh doanh thường được trình bày theo kiểu toàn khối vuông
(Full Block Style). Khi trình bày theo kiểu toàn khối vuông này, các bạn lưu ý là tất cả các
đề mục đều được bắt đầu bên trái và không cần thụt đầu dòng. Lưu ý khoảng cách chừa lề

4
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

như sau: các lề trên, dưới, trái, phải cách đều nhau 1 inch. Tuy nhiên lề trên có thể chừa từ
1,5 đến 2 inches nếu cần thiết.

• Bước 5: Phát hành bức thư.

Trước khi đóng dấu, dán phong bì (đối với thư truyền thống) hoặc nhấn nút “Send” (đối
với thư điện tử) hãy nhìn lại một lần nữa xem bức thư đã được ký hay chưa? Đã điền ngày
tháng năm đầy đủ chưa? Tài liệu đính kèm đã sẵn sàng chưa? Nếu mọi việc đã sẵn sàng và
đầy đủ thì hãy phát hành (hay gửi) bức thư. Hãy luôn ghi nhớ một điều rằng một bức thư
quên ký tên hay quên gửi tài liệu kính kèm sẽ bị người đọc cho rằng chủ nhân của nó là
người thiếu chuyên nghiệp, cẩu thả, không đáng được tôn trọng, và tất nhiên bức thư đó sẽ
không mang lại kết quả như mong muốn.

Bộ nguyên tắc STARS

Phần cuối cùng, tôi sẽ giới thiệu với các bạn bộ nguyên tắc STARS giúp cho bạn có thể lựa
chọn được từ ngữ và cách hành văn thích hợp với từng loại thư, với từng hoàn cảnh khác
nhau. Bộ nguyên tắc STARS viết tắt của các chữ:

o Specific (có nghĩa là viết phải chính xác và cụ thể). o Thoughtfull (có nghĩa là
phải cẩn thận khi sử dụng từ ngữ đặc biệt là đại từ nhân xưng). o Affirmative
(dùng thể khẳng định sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với việc dùng thể phủ
định). o Respectful (có nghĩa là khi chúng ta dùng giọng văn và cách viết tôn
trọng người đọc, khi đó chúng ta đã thể hiện lòng tự trọng của mình và yêu cầu
đối tác cũng phải tôn trọng mình. Với cách diễn đạt lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng
đối tác, chúng ta sẽ góp phần tạo dựng và giữ gìn, phát triển mối quan hệ tốt đẹp
với họ).
o Simple (có nghĩa là sử dụng cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu, không phô trương,
long trọng, hay cầu kỳ thái quá, dùng những câu ngắn, bố cục chặt chẽ, logic và
dễ theo dõi và hạn chế dùng những từ ngữ cổ điển, lỗi thời, tối nghĩa).

Như vậy trong chương này, chúng ta đã cùng tìm hiểu cụ thể những kỹ thuật trong quy trình
5 bước để viết một bức thư trong kinh doanh. Chúc các bạn có thể vận dụng để có được kỹ
năng viết tốt những bức thư trong kinh doanh.