Управление на данни и информация

Стефан Тодоров, фак. № 32343403

1.Информационните ресурси са данните и информацията под формата на

документи и съдържание.
Корпоративните бази от данни са един от най-важните ресурси на всяка
организация. Управлението на данните става все по-сложно, тъй като от една
страна те са най-често разпределени и от друга страна възникват проблеми,
свързани със сигурността. Освен това данните не са само глобален ресурс, но
може да се съхраняват в различни модели, например йерархични или
релационни или обектно ориентирани. Обемът на данните в рамките на
дневните транзакции нараства експоненциално и съхранението се извършва в
хранилища за данни.
Информацията под формата на документи (електронни или хартиени) и уеб
съдържанието увеличават размера на БД, които организациите управляват. С
дигиталния звук, изображения, снимки, видео и 3D модели размерът на
файловете нараства значително. За разлика от структурираните данни, тези
неструктурирани форми на информацията не е лесно да бъдат индексирани, за
да се използват за различни по-нататъшни цели.
Управлението на знанието става важно във връзка с интелектуалните активи
на организацията. Знанията, които организациите управляват са
индивидуалните знания на служителите и трансформираната в структурирани
знания информация в предметната област.
Управлението на информационните ресурси възниква като дейност от
началния период, в който данните се съхраняват във файлове или архиви.
След това се създават корпоративните бази от данни, които са добре
дефинирани структури и се администрират от ИТ департаментите на
организациите. По-нататък терминът разшири съдържанието си като включи
информацията, т.е. данните, които съобразно със своето съдържание
притежават определен смисъл, за този, който ги използва. В тази категория се
включват корпоративни доклади, архиви по теми, знания в определена област.
С използването на интернет възникна и терминът управление на
съдържанието – текст, звук, графика, видео и анимация.
2.Дефиниции

1.1 Данните включват факти, необвързани с определен смисъл или

значение, като смисълът и значението се определят от конкретното
използване.
1.2 Информацията представлява данни в определен контекст (връзка),
което означава, че данните имат ясно определено значение в
специфичен контекст. Използва се и терминът съдържание в
контекста на информацията, най-често във връзка с интернет.
Съдържанието включва информация, представена в различни
носители – графика, текст, звук, глас, анимация, снимки, диаграми,
видео.
1.3 Знанието е информация с определена насока или значение, което се
определя от конкретни стратегии или цели.
Например – данните са цифрите 1 и 1,46933 (фиг. 1) – това са само
цифри, които не означават много. Но, ако се поставят в определен
контекст – например съотношение между две валути, положението се
променя. Съответно, може да се трансформира в графика вариацията
на съотношението между валутите за определен период от време,
което означава много за анализаторите и бизнесмените.
Фиг.1

Необходимостта от трансформиране на лишените от определено значение

данни в полезно знание е съществена за бизнеса, а също така и за сектора на
сигурността и отбраната. По тази причина се инвестира в дейностите,
свързани със събирането, съхраняването и анализа на данните,
прогнозирането и т.н. Нарастването на информационните ресурси и тяхната
ценност за организациите създава и работни места и нови дейности, свързани
с управлението им.
Управлението на данните стимулира създаването на архитектури, политики,
процедури, с цел събиране, съхраняване, обработване и разпространяване на
данните до тези, които се нуждаят от тях. Данните и съдържанието вече не са
полезни само за отделния потребител, който ги използва за изпълнение на
задачите си, от тях зависят и други процеси в организациите. Загубата на
данни нарушава нормалния работен процес, дори може да доведе до сериозни
проблеми и вреди. Департаментът по ИТ поема функциите по всички
процедури, свързани с данните и възстановяването им, създаването на уеб
сайтове и т.н.
3.Управление на данните
Съществени етапи в процеса на управление на данните са – дефиниране
представянето на данните, съхраняването и подготовката за използване. Добре
дефинираните структури от данни редуцират проблемите, свързани със
съхраняването им, като дублиране на записи и многократно обновяване и
подпомагат операциите с данните.
В идеалния случай всяка порция от данни трябва да се въвежда само веднъж в
базата. Например – имената на служителите в компанията се съхраняват
еднократно и могат да бъдат достъпни при необходимост – например при
създаване на разплащателни ведомости, или отчитане на извършена работа и
социални дейности. Ежедневните данни се съхраняват, за да се използват за
седмични, месечни и годишни отчети, анализи и изчисления.
По отношение на данните се въвеждат правила и процедури, за да се осигури
целостта и коректността им. Например, правило – ако се изтегли от сметка
сума по-голяма от 500, балансът по сметката трябва да бъде най-малко – 700.
След 1960 г. системата за управление на базите от данни (СУБД) е главният
инструмент за управление на данните. Данните са ценен ресурс и с
развитието на компютърната технология - компаниите развиха различни
типове и версии на СУБД за поддържане на бизнес процесите. Разработени са
приложения за производството, услугите и други.
СУБД са основани на два основни подхода – създаване на концептуален модел
на 3 нива и разработване на алтернативни модели за организация на данните.
Концептуален модел на 3 нива (James Bradley, James Martin)
Ниво 1 се нарича външно, концептуално или локално. Това ниво съдържа
гледните точки на различни потребители (разработчици) по отношение на
корпоративните данни. Съдържа различни приложения и всеки разработчик
може да има различно виждане. На това ниво не се интересуваме как данните
се съхраняват физически или какви данни се използват от другите
приложения.
Ниво 2 е логическо ниво или ниво на организацията. Включва всички типове
данни на организацията, които са под контрола на администраторите на
данни. Представят се данните и връзките между тях.
Ниво 3 е физическо ниво, или ниво на съхранение. Специфицира начините за
физическо съхранение на данните – записи, полета и допълнителни типове,
свързани с обработката на данните - броячи, флагове. Тези допълнителни
типове не интересуват крайния потребител, а са свързани с операциите върху
данните.
Предимството на този подход е, че при промяна на начина на съхранение на
данните на ниво 3, не е необходимо да се извършва промяна в приложенията
на ниво 1, а ниво 2 поема промените. Данните само трябва да са съхранени на
ниво 2 и различните програми ще ги използват и ще създават необходимите
връзки.
Йерархичен
Всеки елемент е подчинен на друг такъв в една строго подредена йерархична
структура. Използва се терминологията – „родител” – „дете”, за да представят
връзките между елементите. Всяки елемент от данни има само един родител.
Например – компания (родител) има различни департаменти (деца).
Департамент (родител) има отдели (деца). Всеки отдел (родител) има
служители (деца). По този начин, данните свързани с компанията,
департаментите, отделите и служителите са структурирани като дърво. За да
се осъществи достъп до определени данни, трябва да се премине по целия път
в йерархията, т.е. няма пряк път. Този модел е интуитивен, тъй като
йерархията е типична организационна структура. Недостатък е, че времето за
достъп се увеличава при голяма дълбочина на йерархията.
Мрежови
Разработен е като множество от стандарти и спецификации от Conference on
Data Systems Languages (Data Base Task Group). Този подход е сравнително по-
гъвкав, съдържа записи под формата на дърво, но моделът позволява всеки
запис да има много родители и съответно – деца, които образуват структура,
подобна на решетка, или мрежа.
Достъпът до данните се осъществява чрез индекс (pointer), съхранен към
данните. В сравнение с йерархичния модел, този модел позволява по-бърз
достъп до данните.
През 1970 г. Charles Bachman комбинира двата модела, като по този начин се
съчетават предимствата им – по-лесно използване и по-бърз достъп.
Използват се правила за навигация при търсенето като се въвеждат термините
следващ/предишен, първи/последен, нагоре/надолу.

Релационен
При този модел данните се съхраняват в таблици под формата на същности.
Същността е обект от реалния свят. Всеки ред от таблицата представя отделна
същност, а всяка колона – атрибут на същността. Например същността
служител има атрибути – име, отдел, тел.номер или същността бойна машина
има атрибути – наименование, тип, производител.
На всеки запис се присвоява ключ, който е уникален. Например за служител –
ЕГН, за БМ – инвентарен номер. Чрез този ключ се осъществява връзка на
същността с други същности.
Вместо да се съставят големи таблици, които биха създали проблеми при
съхранението, релационният модел позволява таблиците да се декомпозират в
нормализирани таблици, които се свързват, когато е необходимо чрез
съответни алгоритми или изчисления.
Върху данните могат да се изпълняват различни операции – селектиране на
колони, свързване на редове от различни таблици чрез стойности от колоните
и т.н.
Този модел е по-гъвкав от предишните, защото позволява да се създават
динамични връзки. Крайният потребител може да прави заявки за достъп до
определени данни. Използва се приоритетно за съхранение на големи масиви
от данни и при голям обем транзакции в системата.