Các kỹ thuật trong quy trình thực hiện thử nghiệm kiểm soát trong kiểm toán

báo cáo tài chính:

KỸ THUẬT CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI
CHÍNH
Phỏng vấn:
- Khái niệm: Phỏng vấn là quá trình kiểm toán viên thu thập thông tin bằng
văn bản hay bằng lời nói qua việc thẩm vấn những người hiểu biết về vấn
đề kiểm toán viên quan tâm.
o Kỹ thuật phỏng vấn là một trong những kỹ thuật giúp thu thập
thông tin phục vụ cho kiểm toán. Phỏng vấn liên quan đến việc đưa
ra câu hỏi, ghi chép câu trả lời và diễn giải các câu trả lời thu thập
được. Đặc điểm của dữ liệu phỏng vấn được là không hoàn toàn
chính xác, không mang tính đại diện và có thể có những thiên lệch.
Điều này xuất phát từ những hạn chế liên quan đến việc phòng vẫn
như hạn chế về thời gian cuộc phỏng vấn, về kinh phi cho hoạt
động phỏng vấn, về kỹ năng của người tiến hành phỏng vấn, về
hiểu biết của người được phỏng vấn. Do đó kỹ thuật phỏng vấn
được dùng đề tìm kiếm những đầu mối kiểm toán hay để tìm hiểu
những thông tin chung hoặc thông tin phản hỏi nhằm cũng có cho
các băng chứng kiểm toán.
Ví dụ, thẩm vấn khách hàng về những qui định kiểm soát nội bộ, hoặc hỏi
nhân viên về sự hoạt động của những qui chế này.
- Phân loại phỏng vấn:
Phỏng vấn trực tiếp: KTV tiến hành trao đổi trực diện với người
được hỏi, đưa ra những câu hỏi đã được xây dụng trong chương trình
phỏng vấn về vấn đề mà KTV nghi vấn, thu thập lại các câu trả lời của
người được hỏi hoặc thu lại bằng máy ghi âm, từ đó làm căn cứ, cơ sở để
đưa ra những nhận xét đánh giá nhằm làm rõ vấn đề mà KTV quan tâm.
Phỏng vấn qua điện thoại; về cơ bản trong đồng với phỏng vấn trực
tiếp, nhưng điều khác biệt là KTV không gặp trực tiếp người được phỏng
vẫn mà liên hệ qua điện thoại. KTV đặt câu hỏi với người được phỏng
vấn qua điện thoại và ghi chép hay thu âm lại các câu trả lời của người
được phỏng vấn qua điện thoại.
Phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn qua điện thoại đều có những ưu và
nhược điểm của mình. Phỏng vấn qua điện thoại giúp KTV tiết kiệm
được thời gian và công sức hơn là phỏng vấn trực tiếp. Để thực hiện một
cuộc phỏng vấn trực tiếp rất phức tạp, KTV cần phải chuẩn bị nhiều
 phương diện, phải di chuyển, sắp xếp thời gian, địa điểm cho cuộc trao
đổi trực tiếp, còn đối với một cuộc phỏng vấn qua điện thoại thì việc sắp
xếp thời gian.
- Qui trình thu thập bằng chứng qua phỏng vấn bao gồm 3 giai đoạn:
Lập kế hoạch phỏng vấn là bước đầu tiên trong kĩ thuật thu thập băng
chứng kiểm toán. Trong giai đoạn lập kế hoạch phỏng vấn, KTV phải xác định
được mục đích, đối trọng, nội dung cầu phỏng văn (có thể cụ thể hoa thành các
trọng điều căn phỏng vấn), thời gian, địa điểm phỏng vấn...
Trên cơ sở xác định mục đích của việc phỏng vấn, KTV lên kế hoạch
phỏng vấn, bao gồm xác định đối trọng phỏng vấn đề có thể thu thập được các
thông tin cần thiết, thời gian, địa điểm tiến hành phỏng vấn.
Việc lựa chọn đối tượng phỏng vấn một cách thích hợp sẽ giúp thu được
các thông tin có chất lượng đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu . Sở dĩ là vì, chất
lượng thông tin thu thập được qua phỏng văn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố,
trong đó yếu tố quan trọng là trình độ và sự hiểu biết của người được phóng vấn
về lĩnh vực mà họ được hỏi. Nếu không xác định đúng đối trong phòng văn,
những câu trả lời thu thập được có thể sẽ không phản ảnh đang thực tế vận đề
đang tìm hiểu.
Việc bố trí sắp xếp địa điều phỏng vấn cũng là một yếu tố quan trọng
quyết định đến sự thành công của cuộc phỏng vấn. Một địa điểm phỏng vấn phù
hợp phải có độ yên tỉnh cần thiết, đảm bảo cuộc phỏng vấn không bị gián đoạn
bởi các sự có bất thường, đảm bảo được sự tập trung của cả người phóng văn và
người được phỏng vấn. Một địa điểm phỏng văn phù hợp góp phần tạo ra sự tập
trung và nghiêm túc cần thiết cho cuộc phỏng vấn, đảm bảo người được phòng
văn đưa ra những thông tin chính xác và có chất lượng cao nhất.
Phần quan trọng nhất trong khẩu lập kế hoạch phỏng vấn đó là xây dựng
nội dung của cuộc phỏng vấn. Thực hiện phỏng vấn: kiểm toán viên giới thiệu
lý do cuộc phỏng vấn, trao đổi về những trọng điểm đã xác định. Khi phỏng
vấn, kiểm toán viên có thể dùng hai loại câu hỏi cơ bản là câu hỏi “đóng” hoặc
câu hỏi “mở”.
Câu hỏi “đóng” giới hạn câu trả lời của người được phỏng vấn, được sử
dụng khi kiểm toán viên muốn xác nhận một vấn đề đã nghe hay đã biết.
Loại câu hỏi này thường có các cụm từ “có hay không”, “Tôi biết
rằng ...”
Câu hỏi “mở” giúp kiểm toán viên thu được câu trả lời chi tiết và đầy đủ,
được sử dụng khi kiểm toán viên muốn thu thập thêm thông tin. Loại câu
hỏi này thường có các cụm từ “thế nào?”, “Cái gì?”, “Tại sao?” ...
 Kết thúc phỏng vấn: kiểm toán viên cần đưa ra kết luận trên cơ sở thông tin
đã thu tập được. Tuy nhiên, kiểm toán viên cũng cần lưu ý đến tính khách quan
và sự hiểu biết của người được phỏng vấn để có kết luận xác đáng về bằng
chứng thu thập được.
- Ưu điểm và hạn chế:
Ưu điểm:
Giúp kiểm toán viên thu thập được những bằng chứng chưa có nhằm thu
thập những thông tin phản hồi để củng cố luận cứ của kiểm toán viên.
Hạn chế:
Độ tin cậy của bằng chứng không cao do đối tượng được phỏng vấn là
người của đơn vị được kiểm toán nên thiếu tính khách quan; chất lượng
của bằng chứng cũng phụ thuộc vào trình độ và sự hiểu biết của người
được hỏi. Do đó, bằng chứng thu được nên được dùng để củng cố cho các
bằng chứng khác, hay để thu thập các thông tin phản hồi
Ví dụ:
Khi thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính kết thúc ngày 31/12/N của công ty
Cổ phần ACB, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh hàng điện tử
điện lạnh và đồ gia dụng, KTV thu thập được một số thông tin, tài liệu như sau:
_Công ty có chính sách bảo hành đối với các sản phẩm điện tử, điện lạnh, đồ gia
dụng được bán ra. Theo điều khoản bảo hành quy định trong các hợp đồng bán
hàng, Công ty sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa hoặc thay mới cho các sản phẩm
nếu bị lỗi trong khoảng thời gian 24 tháng kế từ ngày khách hàng mua sản
phẩm.
_Ngày 31/01/N+I, Công ty phát hiện ra lỗi sản xuất đối với lô sản phẩm sản
xuất trong giai đoạn từ ngày 01/12/N đến 31/01/N+1.
_Vì sự việc trên được phát hiện sau ngày kết thúc niên độ kế toán là 31/01/N+1
nên kế toán Công ty không điều chỉnh vào số liệu BCTC mà chỉ thuyết minh
trên BCTC sự việc trên.
Định hướng trọng tâm mà KTV cần kiểm tra để giải tỏa nghi ngờ về rủi
ro đã đặt ra:
• Làm rõ tình trạng của lỗ hàng tại thời điểm cuối năm tài chính
• Làm rõ tình trạng xử lý của công ty đối với các nghĩa vụ dự phòng Bảo
hành sản phẩm/ dự phòng giảm giá HTK
• Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh, thủ tục, chính sách bảo hành của
công ty để hiểu được nghĩa vụ bảo hành có thể phát sinh của công ty;

•Xem xét số liệu các năm trước để xem xét các trường hợp bảo hành đã
phát sinh trong quá khứ
•Phỏng vấn Ban Giám đốc, Ban quản trị, Bộ phận bảo hành nếu có... để
xác định mức độ ảnh hưởng của nghĩa vụ bảo hành đến Bcơ sở, mức dự
phòng bảo hành cần trích lập.
• Thu thập Giải trình bằng văn bản của BGD cam kết cơ sở và mức trích
lập dự phòng là hợp lý
•Xem xét thuyết minh BCTC của công ty xem có phù hợp với yêu cầu
trình bày BCTC.
VÍ DỤ
Giá bán các mặt hàng được lập trên chương trình máy tính. Chỉ có giám
đốc mới có quyền can thiệp, sửa đổi giá cả trong một số trường.
Ý nghĩa: Đảm bảo rằng hàng hóa được bán đúng theo mức giá công ty
phê duyệt.
ảnh hưởng: Hàng hóa có thể bị bán sai giá quy định gây tổn thất cho công
ty.
Thử nghiệm kiểm soát cần thực hiện
KTV phỏng vấn nhân viên bộ phận bán hàng về Chính sách giá của công
ty. Và chọn mẫu hóa đơn bán hàng, đối chiếu đơn giá với Danh sách giá
niêm yết của công ty xem giao dịch bán hàng có tuân thủ đúng mức giá
quy định không?