Đề bài: Thảo luận về kỹ năng giao tiếp của người

quản lý trong hội nghị, điện thoại và qua email.

Khái niệm về giao tiếp

Giao tiếp: là hành động truyền tải ý đồ, ý tứ của một chủ thể (có thể là một cá
thể hay một nhóm) tới một chủ thể khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu,
biểu tượng và các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu.
Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người với người trải qua ngôn từ, cử chỉ,
điệu bộ. Giao tiếp là sự xác lập và quản lý vận hành những mối quan hệ giữa
người với người, hoặc giữa người và những yếu tố xã hội nhằm mục đích thỏa
mãn những nhu yếu nhất định.
Một góc nhìn quan trọng khác của giao tiếp đó là ảnh hưởng tác động qua lại
giữa hai bên. Trong trường hợp này, ngôn từ thống nhất và cùng hiểu biết về
trường hợp, thực trạng giao tiếp là điều kiện kèm theo thiết yếu để bảo vệ sự ảnh
hưởng tác động qua lại đạt hiệu suất cao. Có nhiều kiểu tác động ảnh hưởng qua
lại lẫn nhau, trước hết đó là sự hợp tác và sự cạnh tranh đối đầu, tương ứng với
chúng là sự ưng ý hay sự xung đột.

Kỹ năng giao tiếp: là khả năng con người sử dụng ngôn ngữ lời nói, chữ viết
hoặc hình thể để diễn đạt những thông tin, quan điểm, ý kiến của bản thân một
cách rõ ràng và thuyết phục nhất có thể để nhằm thúc đẩy được hiệu quả giao tiếp
hai chiều.

Các hình thức giao tiếp

 A. Trong hội nghị.

1. Kỹ năng lắng nghe.

Người quản lý cần lắng nghe một cách chân thành và tập trung vào người đang
nói. Điều này giúp họ hiểu rõ thông điệp và ý kiến của người khác, từ đó đưa ra
phản hồi thích hợp.
2. Kỹ năng nói.
Người quản lý cần biết cách diễn đạt ý kiến và thông tin một cách rõ ràng, logic
và tổ chức. Họ nên sử dụng ngôn từ phù hợp và truyền đạt thông điệp một cách
dễ hiểu cho tất cả mọi người.
3. Kỹ năng thuyết trình.
Người quản lý cần có khả năng thuyết trình hấp dẫn người nghe. Họ nên biết
cách sử dụng các phương tiện trực quan như slide, biểu đồ, hình ảnh để truyền
đạt thông tin một cách hiệu quả.
4. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ.
Người quản lý cần nhận biết và sử dụng các phương pháp giao tiếp phi ngôn ngữ
như cử chỉ biểu cảm khuân mặt và ngôn ngữ cơ thể để truyền đạt thông điệp một
cách hiệu quả.
5. Kỹ năng quản lý thời gian.
Người quản lý cần biết cách quản lý thời gian trong hội nghị để đảm bảo mọi
cuộc thảo luận và thuyết trình diễn ra đúng lịch trình.
6. Kỹ năng xử lý xung đột.
Người quản lý cần biết cách xử lý các tình huống xung đột và tranh luận trong
hội nghị một cách khéo léo và xây dựng. Họ nên tạo điều kiện cho mọi người
tham gia vào cuộc thảo luận một cách công bằng và tôn trọng ý kiến của nhau.
7. Kỹ năng tương tác xã hội.
Người quản lý cần có khả năng tương tác xã hội tốt để xây dựng mối quan hệ tốt
với mọi người trong hội nghị. Họ nên biết cách tạo sự thoải mái và tin tưởng để
mọi người cảm thấy thoải mái và tin tưởng.
8. Kỹ năng tư duy và trình bày ý tưởng.
Kỹ năng tư duy sắc bắn giúp người quản lý diễn đạt ý tưởng một cách rõ rang và
thuyết phục.
9. Kỹ năng quản lý thời gian.
Sự chủ động trong việc quản lý thời gian giúp người quản lý duy trì sự linh hoạt
và đảm bảo mọi người tham gia có cơ hội thảo luận.

B. Trong điện thoại.

- Lắng nghe và hiểu yêu cầu của người gọi: Cần lắng nghe và hiểu yêu cầu của
người gọi trước khi trả lời hoặc đưa ra giải pháp.
- Nói chậm và rõ ràng: Cần nói chậm và rõ ràng để người nghe có thể hiểu rõ
thông điệp.

- Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và tôn trọng
để tạo sự chuyên nghiệp và chuyên môn.

- Tạo sự niềm nở và vui vẻ: Cần tạo sự niềm nở và vui vẻ để tạo sự thoải mái và
tin tưởng cho người nghe.

- Đưa ra thông tin đầy đủ và chính xác: Cần đưa ra thông tin đầy đủ và chính xác
để tránh những hiểu lầm và tranh cãi sau này.

1. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi

*Xác định thời gian gọi đến

Cân nhắc thời gian gọi đến cũng là một trong những điều quan trọng trong văn
hoá giao tiếp qua điện thoại. Bạn hãy tránh các thời gian gọi đến như giờ làm
việc sáng sớm, giờ nghỉ buổi trưa hay buổi tối. Những thời gian đó họ thường rất
bận không sẵn sàng trao đổi, nói chuyện với bạn, thậm chí có thể họ sẽ cảm thấy
khó chịu và nổi cáu vì bị làm phiền. Vì vậy việc lựa chọn thời gian thích hợp để
gọi điện sẽ mang lại cho bạn kết quả như mong muốn, đó cũng chính là kỹ năng
gọi điện thoại mà bạn cần biết.

*Giới thiệu, chào hỏi xưng xanh tính và mục đích gọi đến
Trong bất kỳ trường hợp cuộc gọi nào bạn cũng nên chào hỏi, giới thiệu bản thân
và mục đích của cuộc gọi này để người nghe sễ dàng hiểu được và phản hồi cuộc
trò chuyện với bạn. Đây là việc bạn cần phải làm trước khi bắt đầu cho cuộc trò
chuyện được trôi chảy.

*Chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi

Việc chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi sẽ tiết kiêm thời gian của bạn và khách
hàng. Bạn không thể gọi điện cho khách hàng nói chuyện cách ngập ngừng, ậm ờ
gây khó hiểu cũng như người nghe không cảm thấy thoải mái. Vậy cách tốt nhất
để chuẩn bị cho một cuộc giao tiếp qua điện thoại là gì? Tốt nhất bạn nên chuẩn
bị tất cả những điều muốn nói trong đầu hoặc vạch ra giấy để lúc gọi điện trao
đổi nhanh chóng hơn.

*Giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm

Cách giao tiếp qua điện thoại vốn không thể được rõ ràng như trao đổi trực tiếp,
bạn cần chuẩn bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bằng giọng nói nhẹ
nhàng truyền cảm rõ ràng để người nghe có thể nghe và hiểu được nội dung bạn
vừa nói. Ngoài ra giọng nói nhẹ nhàng truyền cảm khi giao tiếp cũng gây được
nhiều ấn tượng cho người nghe.

*Kết thúc cuộc gọi

- Khi hết thông tin nên kết thúc cuộc gọi.
- Cảm ơn và chào tạm biệt người nghe.
- Gác máy nhẹ nhàng nếu sử dụng máy bàn.

2. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi là người nghe

*Không để người gọi chờ quá lâu

- Bắt máy nhanh nhất có thể, đối với việc chờ điện thoại chuông quá 3 tiếng gây
cảm giác khó chịu cho người gọi. Trong trường hợp cuộc gọi đến lúc bạn không
tiện bắt máy hoặc bận bạn có thể gọi lại cho họ và nêu ra lý do không nghe máy
được ngay cũng như hẹn thời gian cụ thể có thể gọi lại.

C. Kỹ năng giao tiếp qua email

1. Sử dụng Gmail trong những trường hợp cụ thể
Để thực hiện những cách quản lý Gmail hiệu quả, trước hết hãy đặt ra những giới
hạn cho việc sử dụng Gmail. Bạn cần phải biết rằng Gmail không nhất thiết là
phương pháp liên lạc trong mọi trường hợp. Bạn có thể đặt ra những trường hợp
nhất định cần phải sử dụng Gmail như sau:

 Nội dung trao đổi, thông tin liên lạc cần phải được lưu giữ.
 Đối tượng liên lạc không tiện gặp mặt trực tiếp hoặc thông tin cần trao đổi
không thể thông qua điện thoại.
 Nội dung cần trao đổi cần phải phân phối đến nhiều người ở nhiều địa
điểm khác nhau trong cùng một thời gian.
 Nội dung cần phân phối chỉ ở dạng thông báo một chiều, không nhất thiết
phải tranh luận hoặc trao đổi, hồi đáp liên tục.

2. Cài đặt giao diện Gmail chuyên nghiệp

 Sử dụng background trắng, không sử dụng background màu mè.

 Sử dụng màu chữ đen hoặc xanh đậm.
 Sử dụng font chữ Unicode phổ biến như Times New Roman, Arial,
Cambria, …
 Không viết chữ in (ABC) hay sử dụng chức năng tô đậm (bold) cho toàn
bộ email.
  Cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ những thông tin cần thiết như
đầy đủ tên, đơn chức vị, số điện thoại, đơn vị công tác, liên kết đến các tài
khoản khác của bạn…
3. Phân công công việc cho nhân viên qua email của người quản lý
-Hoạt động phân công công việc đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong đội
nhóm. Nếu phân chia nhiệm vụ hợp lý, công việc sẽ đạt kết quả tốt và ngược lại,
phân chia không hiệu quả sẽ ảnh hưởng xấu đến tiến độ làm việc
-Người có trách nhiệm giao nhiệm vụ trong nhóm phải đảm bảo sự minh bạch và
phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc. Hay gắn kết các thành viên trong
nhóm.
Ngoài việc phân chia, người leader phải có trách nhiệm hỗ trợ đủ nguồn lực,
phương tiện và tạo điều kiện tốt nhất cho thành viên thực hiện công việc.
Bên cạnh đó, người quản lý cần nói rõ những yêu cầu về kết quả làm việc, và
người nhận việc sẽ nắm rõ được những công việc mà bản thân đang thực hiện.
Người có trách nhiệm giao nhiệm vụ trong nhóm phải đảm bảo sự minh bạch và
phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc. Hay gắn kết các thành viên trong
nhóm.
Ngoài việc phân chia, người leader phải có trách nhiệm hỗ trợ đủ nguồn lực,
phương tiện và tạo điều kiện tốt nhất cho thành viên thực hiện công việc.
Bên cạnh đó, người quản lý cần nói rõ những yêu cầu về kết quả làm việc, và
người nhận việc sẽ nắm rõ được những công việc mà bản thân đang thực hiện.
Phân chia công việc qua mail cần phải rõ ràng , chính xác, phù hợp , tránh gây
hiểu lầm , người này làm lẫn công việc của người kia, từng người sẽ phải đảm
nhận chính xác công việc mình được gia
D.Bài học
1.Trong hội nghị
Lắng nghe chân thành,truyền đạt ý kiến rõ ràng và giữ tinh thần tích cực để tạo
sự hiệu quả trong giao tiếp nhóm.
Tham gia tích cực, hỏi câu hỏi khi cần và chia sẻ ý kiến của cá nhân để tạo ra
một không khí hội nghị tích cực.
Tuân thủ lịch trình, tránh làm giãn thời gian quá mức và đảm bảo tham gia đầy
đủ theo yêu cầu.
Sẵn sàng thích ứng với thay đổi nhanh chóng,đặt câu hỏi khi cần tham gia vào
các cuộc thảo luận
 Nắm vững thông tin, đặt câu hỏi thông minh để làm rõ ý kiến vào đảm bảo sự
hiểu biết chính xác.
2. Qua điện thoại
Nói chậm rõ, thể hiện sự tự tin, và thực hiện việc chuẩn bị trước để tránh sự lạc
qan và tăng tính chuyên nghiệp.
Duy trì giọng điệu tích cực, thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tác nói chuyện
của bạn, cũng như tránh đánh sự mất chuyên nghiệp.
Nghe một cách chân thành, trả lời. một cách chính xác và giữ tinh thần tích cực
để tạo ấn tuọng tích cực trong cuộc trò chuyện.
Tập trung vào cuộc gọi, tránh xao lãng từ những yếu tố xung quanh và cố gắng
chọn môi trường yên tĩnh để tránh tiếng ồn.
Kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự, tỏ ra sẵn lòng hỗ trợ thêm thông tin và xác
nhận kế hoạch tương lai nếu cần.
3.Qua mail.
Sử dụng ngôn từ chính xác, tránh hiểu lầm bằng cách rõ ràng và ngắn gọn,luôn
kiểm tra trước khi gửi để tránh lỗi.
Đọc và hiểu nội dung trước khi trả lời, sử dụng tiêu đề rõ ràng và tránh sử dụng
ngôn ngữ gây hiểu lầm.
Sử dụng cấu trúc logic, đảm bảo rõ ràng về mục tiêu. Kiểm soát lượng thông tin,
tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp và đảm bảo định rõ hành động hoặc phản hồi
cần thiết.
Sử dụng ngôn từ tích cực, truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng và biểu đạt ý kiến
cá nhân một cách chín chắn.

Họ và Tên Lớp MSV Nhiệm Vụ Điểm

PHẠM BÁ ĐẠT QT04 B23DCQT036 Leader+ làm ppt 8,5
NGUYỄN THỊ THANH TRÚC QT04 B23DCQT268 Chỉnh sửa nội dung 8
NGUYỄN VIẾT HOÀNG QT04 B23DCQT088 Làm ppt 8
NGUYỄN TRUNG ĐỨC QT04 B23DCQT040 Làm nội dung 8
NGUYỄN DUY SƠN QT03 B23DCQT211 thuyết trình 9
BÙI THỊ HƯƠNG GIANG QT04 B23DCQT060 Đánh word + chỉnh sửa 8
NGUYỄN VĂN HOÀNG QT03 B23DCQT087 Tìm hình ảnh + chỉnh sửa 9
NGUYỄN THUỲ TRANG QT04 B23DCQT260 Làm nội dung 9
LÊ THU HÀ QT04 B23DCQT068 Đánh word+ tìm ví dụ 8
LÊ THỊ THU VÂN QT03 B23DCQT279 Chốt nội dung cuối cùng 8
NGUYỄN NHẬT TÂN QT04 B23DCQT216 Làm nội dung 8,5