计算机应用基础

第2章 文字编辑与处理
Word2016

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 第2章 Word 2016

2.1 Word2016概述

2.2 基本文档操作介绍

2.3 制作图文混排文档

2.4 文件审阅

2.5 长文档的编辑

2.6 文档合并

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2.1 WORD2016概述

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 2.1.1 Word2016新功能
1. 新阅读模式

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 2.1.1 Word2016新功能
2. 插入在线多媒体
Word 2016可以加入在线视频和在线图片，只需要点击工具栏上的“联机视
频”或者 “联机图片”，就可以加入Bing的图片、视频搜索结果，Youtube
视频或者是直接粘贴视频HTML代码

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 2.1.1 Word2016新功能
3. 图文混排更方便
Word 2016进行图文混排的时候，多了一些辅助用户的功能，比如会显示参
考线，将图表、照片和图与文本对齐，当您完成操作后参考线会立即消失。

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 2.1.1 Word2016新功能
4. 在线模板
Word 2016提供了大量的联机模板，方便创建各类文档。

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2.1.2 Word用户界面

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 2.1.2 Word用户界面

“文件”选项卡用于打开、保存、另存为、打印、导出、关闭文档以及自定义选项。
“开始”选项卡用于对文本应用格式和样式，包含“剪贴板”、“字体”“段落”和“样式”组。
“插入”选项卡用于插入页面、表格、图片、超链接、页眉和页脚或者页码、艺术字、首字下沉等
“设计”选项卡用于快速改变文档外观，改变页面背景颜色，页面边框或者添加水印。
“布局”选项卡用于设置页边距，添加分隔符，分栏，更改纸张方向和文字方向。
“引用”选项卡用于创建目录、插入脚注和尾注等。
“邮件”选项卡用于创建信封或标签，或者邮件合并。
“审阅”选项卡用于检查拼写和语法，统计字数，繁简转换以及修订、批注等。
“视图”选项卡用于在文档视图之间切换，打开导航窗格，或者显示标尺等。
特殊选项卡：根据当前编辑的对象出现“上下文工具”选项卡，如编辑表格时出现“表格工具”选
项卡，编辑图片时出现“图片工具”等； 9
 Word 2016的视图模式
页面视图：按照文档的打印效果显示文档，具有“所见即所得”的效果，在页面视图
中，可以直接看到文档的外观、图形、文字、页眉、页脚等在页面的位置，这样，在
屏幕上就可以看到文档打印在纸上的样子，常用于对文本、段落、版面或者文档的外
观进行修改。
阅读版式视图：适合用户查阅文档，用模拟书本阅读的方式让人感觉在翻阅书籍。
大纲视图：用于显示、修改或创建文档的大纲，它将所有的标题分级显示出来，层次
分明，特别适合多层次文档，使得查看文档的结构变得很容易。
Web版式视图：以网页的形式来显示文档中内容
草稿视图：草稿视图类似之前的Word 2010或2007中的普通视图，该图只显示了字体、
字号、字形、段落及行间距等最基本的格式，但是将页面的布局简化，适合于快速键
入或编辑文字并编排文字的格式。

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2.2 基本文档操作介绍

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 2.2.1 基本编辑操作
• 插入文本（确定插入光标位置）

• 选定文本（页面左侧、Shift连续选择、Ctrl离散选择、全选
Ctrl+A）

• 删除文本（Backspace退格键，Delete键）

• 移动、复制文本、粘贴文本（多种粘贴形式）

（剪切Ctrl+X、 复制Ctrl+C 、 粘贴Ctrl+V ）

• 撤消和恢复（ Ctrl+Z、 Ctrl+Y）

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 2.2.2 查找与替换文本
• 使用Word2016的查找功能，可以实现快速地查找、定位，并能把查找到的
文本替换成其它文本，极大地提高了编辑工作的效率，使用非常方便，
“查找”和“替换”操作可以在“开始”→“编辑”组中完成。

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 常用通配符表
目标内容 通配符 示例
任意单个字符 ? 如：p?t查找pet、put等
任意字符串 * 如：p*n查找pen、person等
表达式 (n) 如：(123)查找123
单词的开头 < 如：<(un)查找under、universe等
单词的结尾 > (t)>查找blunt、eat等
指定字符之一 [] 如：p[eu]t查找pet和put
中括号内指定字符范围 如：[! a-k]ear查找pear、tear等，但不能查找bear、hear
以外的任意单个字符 [I x-z] 等
n到m个前一个字符或表 如：10{1,3}查找10、100、1000
达式 {n,m}

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 2.2.3 字符格式化
• 字符格式化主要包括对文本的字体、字号、字形、颜
色、字符间距等的设置，主要包括：
– 字体的设置
– 字形的设置
– 文本效果（艺术字）
– 格式刷的使用
– ……
• Word2016提供了快速复制字符或段落格式的功能，
当需要快速复制某些已经设定了格式的字符或段落时，
可以使用格式刷按钮
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 字符格式化

打开“字体属性”会话框

第一行：字体、字号、增加字号、减少字号、大小写转换、清除所有字
符格式、拼音指南、字符边框；
第二行：特殊字形（粗体、斜体、下划线、删除线）、文字上标和下标、
文本效果、突出显示、字体颜色、字符底纹、带圈字符； 16
字体属性

注意，部分格式化如着重号、双删除线、字符
间距等只能通过“字体”属性框进行设置。

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 2.2.4 段落格式化
• 段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的缩进、
换行和分页、对齐方式等。主要包括：
– 项目符号和编号
– 缩进
– 对齐方式
– 行距
– 边框和底纹（段落）
打开“段落属性”会话框

打开文字和段落的“边框底纹”会话框
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段落属性会话框：
• 对齐方式
• 大纲级别（涉及目录）
• 缩进设置（特殊格式）
• 段落间距（段前、段后）
• 段落行距

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 2.2.5 页面设置
• 一般文档都有统一的页面设置要求，比如：毕业论文
等。这时，应该对文档进行相应的页面设置，主要包
括：
– 文字方向

– 页边距（装订线）

– 纸张方向

– 分栏

– 分隔符
打开“页面设置”会话框

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页面设置会话框：
• 页边距
• 装订线（位置）
• 纸张方向
• 应用范围

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 分栏
点击“更多分栏”可以打开属性框：

分栏属性：
 栏数
 分隔线
 栏宽

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2.3 制作图文混排文档

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范例：

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 对象的添加

1. 项目符号和编号 5. SmartArt图形

2. 表格 6. 超链接

3. 图片 7. 文本框

4. 形状 8. 艺术字

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 2.3.1 项目符号与编号
• 项目符号和编号是出现在段落前的特定的符号或数字，项目符
号使用的是统一符号，而编号使用的是一组连续的数字或字母。
合理使用项目符号和编号，可以使文档的结构更加条理、清晰、
可读性更强。

– 添加和删除项目符号

– 添加和删除编号

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27
 2.3.2 创建表格
• 创建表格有很多种方法，既可以直接插入现成的表格，
也可以根据实际情况手动绘制。

– 插入现成的表格

– 手动绘制表格

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 表格的编辑
实际工作中，直接创建的表格并不一定都能满足我们的需要，
经常需要对表格进行编辑，如对表格的单元格进行拆分、合
并、添加删除行和列、格式设置、数据运算等。
 插入表格  拆分和合并单元格

 设定行数和列数  插入单元格、行列

 调整行高和列宽  删除单元格、行列和表格

 绘制表格斜分线  行高、列宽和自动调整

 输入表格内容  添加底纹和边框
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 编辑表格
• 表格的编辑首先包括表格内容的编辑，其次还有表格格式可以
通过上下文工具中的设计和布局选项卡对表格格式进行设置。

设计：表格样式（包括了底纹和边框）的预设模板；
布局：表格绘制、行和列的插入删除、合并拆分、大小（宽高度）、
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对齐方式等；
 2.3.3 图片
• 为了得到图文并茂的文档，经常需要插入本地图片或
者网上（联机）图片，以提升文档的效果。

– 插入图片文件

– 图片的基本操作

– 编辑图片

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 插入图片文件
• 将光标定位在要插入图片的位置。
• 单击“插入”→“插图”组，单击“图片”按钮，打
开“插入图片”对话框。

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 图片的基本操作
• 图片的选定

• 调整图片的大小

• 图片的移动

• 图片的复制

• 图片的删除

• 图片和文字的环绕方式

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 编辑图片
• 选中图片对象，会出现上下文工具——“图片工具|格
式”选项卡，在此选项卡中，包含了设置图片对象格
式的所有工具。

包括调整、图片样式、排列（图文环绕）、大小等

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 2.3.4 形状
Word2016提供了绘制图形的功能，可以在文档中绘制各种线条、基本图形、
箭头、流程图、星、旗帜、标注等。对绘制出来的图形还可以设置线型、线
条颜色、文字颜色、图形或文本的特殊效果。

 绘制形状

 编辑形状

1. 更改形状样式

2. 设置形状轮廓颜色

3. 设置形状效果

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 添加文字
用户可以为封闭的形状添加文字，并设置文字格式

 对象排列层次
 对象组合和分解

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 2.3.5 SmartArt
• SmartArt是用来表现结构、关系或过程的图表，它以
非常直观的方式呈现给读者。利用SmartArt的强大功
能，将有助于我们创建更加专业的图表。

– 插入SmartArt图形

– 设置SmartArt图形的布局和样式

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插入SmartArt图形

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 设置SmartArt图形
• 选中SmartArt对象，会出现上下文工具——“SmartArt工具”
选项卡，包括设计和格式两部分。

设计：创建图形、版式变更、样式（配色方案）；
布局：修改形状、形状样式和艺术字样式（填充、轮廓、效果）、排列、
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大小等；
 2.3.6 超链接

“插入”选项卡——“链接”功能区

链接到：

 文件路径

 网址链接

 文档中的位置

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 2.3.7 文本框
• 文本框是一种图形对象，通过文本框可以把文字放置
在文章的任意位置，并可以随意调整文本框的大小或
者和其他图形产生重叠、环绕、组合等各种效果。
– 插入文本框

– 文本框的编辑与设置

– 文本框的链接

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文本框：横排文本框、竖排文字框（文字方向）
首字下沉：下沉和悬挂两种方式
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 2.3.8 艺术字
艺术字就是具有特殊艺术效果的文字，经常被应用于各种演
示文稿、海报、文档标题和广告宣传册中。在文档中插入艺
术字，能够美化文档，突出主题。
1. 直接给现有文本添加文字效果；

2. 插入新的艺术字对象（文本框加艺术字）；

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 艺术字对象
• 艺术字的具体操作主要有：
– 插入艺术字

– 编辑艺术字

– 艺术字样式与格式设置

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 艺术字格式
• 选中艺术字对象，会出现上下文工具——“绘图工具|
格式”选项卡，在此选项卡中，包含了设置图片对象
格式的所有工具。（跟文本框的选项卡一样）

形状样式、艺术字样式、排列顺序（环绕文字）、大小等艺术
字格式的编辑

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艺
术
字
排
列
方
式

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2.4 文件审阅

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 2.4.1 拼写和语法检查
• 在输入文本时，很难保证输入文本的拼写、语法都完全正确。
因此，输入后不得不花很大的精力核对文本，查找并改正错误。
Word 2016为用户提供了一个很好的拼写和语法检查功能，可
以在输入文本的同时检查错误，实时校对，为提高输入的正确
性提供了很好的帮助。

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2.4.2 字数统计

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 2.4.3 审阅与修订
• 文档审阅是为了避免审阅者对文档进行永久性修改的一种显示
和表达方式。

• 使用修订标记，即是对文档进行插入、删除、替换以及移动等
编辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改，以便于
其他用户或者原作者知道文档所做的修改，这样作者还可以根
据实际情况决定是否接受这些修订。

• 批注是审阅者对文档中的部分内容所加的注解和说明，在打印
和预览中不会出现。

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 修订功能
在“审阅”选项卡的“修订”组中选择“修订”。打开“修订”时，
Word 将标记对文档所做的新更改。 关闭“修订”时，Word 将停止
标记新的更改。已跟踪到的所有更改在文档中均保留标记，直到删除
它们。

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 修订功能
从文档中删除修订的唯一方法是接受或拒绝它们。在“显示以供审阅”
框中选择“无标记”可帮助查看最终文档，但只会暂时隐藏修订。这些
修订不会被删除，下次当任何用户打开该文档时，这些修订将再次显示。
若要永久删除修订，请接受或拒绝它们。

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 批注功能

批注是审阅者对文档中的部分内容所加的注解和说明，
只是评论文档，而不直接修改文档，在打印和预览中不
会出现。
操作步骤：在文档中选择要添加批注的文本，然后选择
“审阅”选项卡中的“新建批注”，键入批注文本。

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2.5 长文档的编辑

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实例：

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56
 操作步骤
• 设置页面布局

• 定义样式

• 自动生成目录

• 插入页眉页脚和页码

• 添加脚注和尾注

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 2.5.1 长文档的基本知识
• 开本是指拿整张印书纸裁开的若干等分的数目做标准来表明书
刊本子的大小。如我们经常提到的某本书是16开本、32开本等。

• 扉页是指在书刊封面之内印着书名、著者等项的一页，或者是
封面后或封底前与书皮相连的空白页。

• 版心是指书刊幅面除去周围白边，剩余的正文和图版部份，也
就是排版范围。

• 版面是指书刊每一页上文字图画的编排方式。

• 书籍内容，必须为自己的文档收集丰富的材料，以使文章生动
有趣 58
59
 2.5.2 设置页面布局
文档的页面布局是排版的第一步，利用它可以规范文档在使用哪种幅
面的纸张，文档的书写范围，装订线等信息，Word2016中使用“布局”
选项卡设置文档的页面布局。

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“插入”选项卡—“页面”组：

 封面

 空白页

 分页符

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 页面背景

“设计”选项卡—“页面背景”组 ：
 水印
 页面颜色
 页面边框（边框和底纹）

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63
 2.5.3 定义样式
• 样式是系统或用户定义并保存的一组可以重复使用的设置格式，
通过定义常用样式，可以使相同类型的文字呈现风格高度统一，
Word中许多自动化功能（如目录）都需要使用样式功能。

• 使用样式的好处在于能够正确、迅速地统一文档格式，可以对
文字快速套用样式，简化排版操作，节省排版时间，提高排版
速度。

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 使用样式
将样式应用于所选文本，如标题1、 标题2或段落，在 Word 中的是非
常简单的，只需选择要使用样式的文本，然后单击样式库中的对应样
式按钮即可。

选择样式对话框右下角选项标记，可
以打开样式任务窗格

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 修改和创建样式
• Word2016中已经定义了大量样式，一般在使用中只需要对预定义样式进行
适当修改即可满足需求。
• 修改样式：选择需要修改的样式名，点击鼠标右键选择“修改”，即可进
入修改样式对话框。
• 创建样式：点击样式对话框的下拉按钮，选择“创建样式”，自定义样式
的各种属性。

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 样式自定义

样式的自定义：
可以从字体、段落、边
框、文本效果等方面进
行格式的设置

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 2.5.4 目录
在很多应用场合，目录都是必不可少的一项，如果手动编制，常
常因为字体或者格式的重新调整，导致目录与正文不一致的情况
发生，熟练使用Word2016自动生成目录的功能将给我们带来极
大的方便。

在建立目录之前，必须定义各标题的大纲级别。
建议第一种
定义大纲级别可以有三种方式： 和第二种方法
 在“段落属性” 中修改大纲级别（不改变格式）

 在“引用”中的“目录” 项进行“添加文字级别”（应用标题样式）

 在“视图”中的大纲视图模式下定义各标题的大纲级别
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定义大纲级别

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 自动生成目录
将插入点定位于放置目录的位置，选择“引用” >“目录” >“自定义
目录” ，打开“目录”对话框。可以指定目录中制表符、格式、显示级
别等格式。

70
71
 2.5.5 页眉和页脚
• 在文档中使用页眉和页脚可以向每一页添加标题、页码或日期
等文档信息。页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两
侧页边距中的区域。
• 选择“插入”→“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，在其下
拉列表中选择需要的页眉格式，进入页眉编辑状态，在该状态
下，正文呈暗显状态。

页眉和页脚的区分设置：
1. 可以通过“首页不同”、“奇偶页不同”等来设置；
2. 也可以用“分节符”划分不同节后，取消“链接到前一条页眉”。72
插入日期和时间、文档信息：

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 设置页码

添加页码位置
设置页码格式
删除页码

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 2.5.6 分隔符

• 分隔符分为两大类：
– 分页符
– 分节符

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 分页符
如果文档页数较多，为了便于阅读和查找，就需要给文
档分页并设置页码。方法如下：
• 分页
• 设置页码

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 分节符
• 节是文档格式化的基本单位，如果需要对文档的不同部分做不
同的页面设置，比如：毕业论文封面没有页眉页脚、目录只有
页脚、正文又拥有与目录不同的页眉和页脚等。这都需要使用
“节”来实现，方法是：将这些内容划分为不同的节，再进行
各自的格式设置。分节的方法如下：
– 将光标插入点定位到需要分节的位置。

– 选择“布局”→“页面设置”组，单击“分隔符”按钮，
在其下拉列表框中，选择一种分节符的类型，从而选择不
同的分节方式。

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 分节方式说明
 下一页：在插入分节符处进行分页，下一节从下一页开始。

 连续：光标当前位置以后的内容为新的一节，并按新的格式设置安
排，但其内容不转到下一页，而是从当前空白处开始。

 偶数页：新的一节从下一个偶数页开始，也就是说，光标当前位置
以后的内容将会转换到下一个偶数页上，如果分节符在偶数页上，
则会空出下一个奇数页。

 奇数页：新的一节从下一个奇数页开始，也就是说，光标当前位置
以后的内容将会转换到下一个奇数页上，如果分节符在奇数页上，
则会空出下一个偶数页。
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 2.5.7 脚注和尾注
• 脚注和尾注都是文档的一部分，用于文档正文的补充
说明，帮助读者理解全文的内容。但是，脚注和尾注
有一定区别：
– 脚注一般位于页面的底部，用于对文档中较难理解的内容
进行说明。

– 尾注通常位于文档的末尾，列出文献引文的来源出处等。

– 不论是脚注还是尾注，都由两部分组成，一部分是注释引
用标记，另一部分是注释文本。

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 添加脚注和尾注
• 光标定位于需插入脚注的位置，选择“引用”→“脚
注”→“插入脚注”按钮。

• Word2016会自动在页面下方添加脚注区，脚注区与正文区以
短横线隔开，在脚注区插入引用标记，并自动把光标定位到脚
注区，用户在这里即可输入脚注。

• 脚注输入完毕，把光标插入点置于下一个需要插入脚注的位置，
重复上述过程，可以继续插入下一个脚注。

• 添加尾注的方法与添加脚注类似，只是在添加尾注的时候，需
要选择“引用”→“脚注”→“插入尾注”按钮。 80
打开“脚注和尾注”会话框

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2.6 文档合并

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 2.6.1 复制和粘贴合并文档
要将两个不同的文档合并到一个文件中，请复制一个文档中的内
容并将其粘贴到另一个文档中，传统步骤如下：
a. 打开两个文档。

b. 在要添加的文档中，选择“开始”>“选择”>“全选”选择整
个文档，或者按 Ctrl+A。

c. 选择“开始”>“复制”，或者按 Ctrl+C。

d. 在第二个文档中，单击要添加复制内容的位置，然后选择
“开始”>“粘贴”>“合并格式”，使新内容与现有格式匹配

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 2.6.2 添加不同的文档
打开第一个文档，单击“插入”>“对象”>“文件中的文本”，然后通过浏
览找到要添加的文档单击它们，然后单击插入。返回Word，就能看到选中的
Word文档已经插入到指定的位置了，如果上一步中同时选中了多个文档，那
么 “插入文件”对话框里最上面的文档会被最先合并。

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 2.6.3 邮件合并
• 日常工作中，发送信函、电子邮件或请柬时，特别是处理一信
多发的工作时，重复性工作会占用相当长的处理时间。使用
Word2016中的“邮件合并”功能，可以简化许多复杂的重复
性的操作，帮助用户快速完成工作，从而提高办公效率。
1. 制作源文件

2. 建立主文档与数据源文档之间的联系

3. 查看合并效果（插入合并域）

4. 实现邮件合并

5. 将生成合并后的新文档保存，并打印输出
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 制作源文件（1）
• 制作“主文档”：比如“新年祝福.docx”，如下图所
示。在制作文档时，要根据需要进行页面设置，如文
本格式、段落的设置，页面边框的设置等。

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 制作源文件（2）
• 制作文档“数据源文档”：比如“客户名单.xlsx”，如下图所
示，它是邮件合并时“新年祝福”文档中可变部分数据的集合。
亦可以将数据源文件制作成Word中的表格进行引用。

87
主文档与数据源文档合并（1）

88
主文档与数据源文档合并（2）

89
主文档与数据源文档合并（3）

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 查看合并效果
• 选择“邮件”→“预览结果”组，单击“预览结果”按钮，将看到合并数
据后文档的效果，即在插入域处的内容发生了变化，由《姓名》变为“孙
利萍”，单击“下一记录”按钮，可看到下一个记录的真实姓名和职务。

91
 实现邮件合并
选择“邮件”→“完成”组，单击“完成并合并”按钮的下拉箭
头，选择 项，打开“合并到新文档”对话框，在对话
框中，合并记录选择“全部”，单击“确定”按钮后就生成了新
的文档。

92