1

GIỚI THIỆU PHẦN MỀM

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

1
Mục đích buổi học.
◈ Giới thiệu giao diện của phần mềm SMILE FO.
◈ Biết cách đăng nhập vào phần mềm SMILE FO.
◈ Biết cách tạo và thay đổi thông tin của Travel Agent/Company
( Công ty lữ hành)

2
 “
SMILE Solution Co., Ltd.
Office Address: 36 Luu Trong Lu Street,
Hoa Cuong Nam Ward, Hai Chau
District, Da Nang City, Viet Nam
Let us bring SMILE to your hotel!

- Hãy để chúng tôi mang nụ cười đến khách sạn của bạn!-

3
❖ Công ty TNHH SMILE SOLUTION là công ty hàng đầu chuyên cung
cấp giải pháp phần mềm quản lý tổng thể cho khách sạn/ resort được
thành lập vào năm 2002.
❖ Phương châm của Công ty TNHH SMILE SOLUTION là cung cấp cho
khách hàng giải pháp tốt nhất với giá thành thấp nhất, hỗ trợ tốt và bảo
trì dài hạn
❖ SMILE được xem như là phần mềm tốt nhất đang được sử dụng trong
nhiều khách sạn/ resort 4 đến 5 sao ở Việt Nam và một số nước trong
khu vực.
 SMILE FO - Smile Front Office:
Bộ phận
Sales( bán Bộ phận
phòng), đặt nhà buồng
phòng

Bộ phận lễ Bộ phận
tân thu ngân
5
◈ Bộ phận Sales, đặt phòng:
Theo dõi tình trạng Khách,
bán phòng, phân tích thống
kê dữ liệu, nhập và thay đổi
booking…
◈ Bộ phận lễ tân: Check in,
check out, kiểm tra phòng,
đóng ngày.
6
◈ Bộ phận thu ngân: nhập dịch
vụ khách sử dụng và nhập
thanh toán khi khách thanh
toán.
◈ Bộ phận nhà buồng: Thiết lập
tình trạng phòng sạch bẩn và
hỏng hóc.
CÁCH ĐĂNG NHẬP:
Chọn biểu tượng Smile FO
Xuất hiện Bảng Smile Log-In
➢Login Name: User đăng nhập
(SML, FOM, FC,…)
➢Password
➢Language
Tick vào nếu sử dụng dữ liệu
training.
Sau khi đăng nhập hệ thống thành công, Phần mềm sẽ hiện giao diện chính
Giao diện chính gồm ba phần như sau:

SYSTEM –
SPEED MAIN
HOTEL
BAR MENU
DATE

9
 SPEED BAR

Check-In: Tìm kiếm HSKP: Bộ phận buồng

New Res: Đặt
các booking sẽ Check phòng kiểm tra và chỉnh
phòng cho khách.
in trong hôm nay. sửa tình trạng phòng.

Check-Out: Tìm
Search: Tìm kiếm Availability: Kiểm tra số
kiếm các booking sẽ
các booking đã được lượng phòng có thể bán ở
Check out trong hôm
đặt vào hệ thống. trong tương lai.
nay.
 SPEED BAR
Room Map: Sơ đồ Scan: Dùng để scan
phòng. passport hoặc thẻ
căn cước (CMNN).
Rm Status: Kiểm
tra tình trạng phòng.
Room Plan: Kế
hoạch phòng trong Log Off: Đăng xuất.
tương lai.
Hotel Status: Trạng
thái hiện tại của
khách sạn. Occupancy Chart:
Exit: Thoát phần
Biểu đồ công suất
mềm.
phòng.
 Ngày bắt đầu
muốn xem Chọn Refresh để
thực hiện lệnh

Số lượng ngày kể
từ ngày bắt đầu
muốn xem

Số lượng phòng còn

Decription: Tên đầy lại có thể bán theo
đủ của loại phòng từng ngày.
Type: Tên viết tắt
của loại phòng.
Total: Tổng số
lượng phòng của
từng loại phòng.

12

FIT (Frequent Independent Travelers) Arrival:
Số lượng phòng khách lẻ đến trong ngày.
GIT (Group Inclusive Tour) Arrival: Số lượng
phòng khách đoàn đến trong ngày.
Waiting List: Danh sách phòng chờ.
OOI (Out of Inventory): Phòng đã chuyển đổi chức năng
PHU (Permanent House Use): Phòng khách ở miễn phí
dài hạn.
Available Rms (Số lượng phòng còn trống) = Total –
(OOI + PHU)
OOO (Out of Order): Phòng hỏng hóc nặng.
Saleable Rms (Số lượng phòng trống có thể bán được) =
Available Rms – OOO
Definite: Số lượng phòng chắc chắn sẽ đến.
Tentative: Số lượng phòng chưa chắc chắn.
Seri: Số lượng phòng đặt theo chuỗi.
Total Occ: Tổng số lượng phòng bán được (= Definite +
Tentative + Seri)
House use: Số lượng phòng ở miễn phí.
Allotment: Số lượng phòng được giữ cho các đơn vị lữ
hành.
13
 Ngày hiện tại Last Dpt (Last
đang xem. Departure)
Ngày đi của Next Arr (Next Arrvial) Ngày gần
khách nhất có khách đến ở phòng này.

Discry (Discrepancy) Sự chênh

Type: Status: Trạng thái phòng. lệch trạng thái phòng gồm:
Tên viết Ký tự đầu gồm: Skip: Lễ tân báo có khách (O),
tắt loại O (Occupied): Phòng có khách đang ở buồng phòng báo trống(V).
Room: Sleep: Buồng phòng báo có
số phòng
phòng V (Vacant ): Phòng trống.
Ký tự sau gồm: khách, lễ tân báo trống.
D (Dirty ) : Phòng bẩn
C (Clean) : Phòng sạch nhưng chưa
được kiểm tra
I (Inspected) : Phòng sạch đã được
kiểm tra.

14
Phần Filter (lọc):
Room: nhập số phòng cần tìm.
Type: Chọn loại phòng.
Wing: chọn hướng phòng.
Building: Chọn tòa nhà.
Floor between and : nhập số tầng để xem.
Status: nhập trạng thái phòng để tìm.
Discrepancy Only: Tick để chỉ hiện những
phòng chênh lệch về trạng thái.
Available Tonight: Những phòng còn trống
hôm nay.
Loại bỏ những phòng
có trạng thái bị tick.
Trạng thái của
Booking trong phòng.
All: Tất cả trạng thái.
Stay Over: Những phòng có khách đang ở .
DayUse: Khách lưu trú trong ngày.
Arrived: Khách vừa mới check in vào.
Arrivals: Phòng sẽ có khách check in trong hôm
nay.
Due Out: Phòng có khách sẽ check out trong
hôm nay.
Departed: Phòng có khách đã check out hôm
nay.
 Ngày hiện tại
đang xem. Tóm lược phòng.

Tổng số lượng phòng

trong khách sạn.

Phòng đã chuyển đổi chức năng/ Phòng khách ở

miễn phí dài hạn.

(Số lượng phòng còn trống)

Phòng hỏng hóc nặng. = Total – (OOI + PHU)

(Số lượng phòng có thể bán)

= Total – (OOI + PHU+OOO)
 Phần Movement: Biến động.
Departure Expected: Sẽ check out vào hôm nay.
Departure Actual: Đã check out vào hôm nay
Arrivals Expected: Sẽ check in vào hôm nay.
Pre-assigned Rooms: Đã được gán số phòng.
Arrivals Actual: Đã check in vào hôm nay.
Current Occupied: Đang ở thực tế trong khách
sạn.
Extended Stays: Có gia hạn thêm đêm.
Early Departure: check out sớm hơn ngày đã đặt
Day Room: Lưu trú trong ngày.
Same Day Reservations: Booking đặt và check in
trong cùng một ngày.
Walk ins: Khách vãng lai.
Phần Housekeeping (Current
status): Trạng thái hiện tại.
Occ: Phòng có khách đang ở.
Vac: Phòng trống.
Inspected Room: Phòng sạch đã được kiểm tra.
Clean Room: Phòng sạch nhưng chưa được
kiểm tra.
Dirty Room : Phòng bẩn.
Out of Service (OOS): Phòng hỏng hóc nhẹ.

Phần Discrepancy: chênh lệch trạng thái.

Skip: Lễ tân báo có khách, buồng phòng
báo trống.
Sleep: Buồng phòng báo có khách, lễ tân
báo trống.
Phần End of Day Projection: Trù
hoạch cuối ngày.
Individuals (W/o Comp, HU): Khách lẻ không bao
gồm khách miễn phí.
Groups (W/o Comp, HU): Khách đoàn không bao
gồm khách miễn phí.
Occ w/o Comp, HU: Công suất phòng không bao
gồm khách miễn phí.
Comp (Complimentary): Phòng miễn phí cho
khách.
Occ w/o HU: Công suất phòng không bao gồm
khách HU.
House Use (HU): Phòng sử dụng nội bộ.
Total Occ: Tổng công suất phòng.
Available Tonight: Phòng còn trống tối nay.
Forecast Room Revenue: Doanh thu phòng dự báo.
Average Room Rate: Giá phòng trung bình.
Room Rev PAR (Per Available Room): Doanh thu
trên19mỗi phòng có sẵn.
• Trạng thái sạch bẩn • OOS/TchUp:
• Tình trạng khách (Out of Service/ Touch
• Số lượng khách trong Up) Phòng cần kiểm tra.
phòng
• Số phòng và loại • Arriving: Khách sẽ
phòng tương ứng đến.
• Due Out: Khách sẽ
đi.
• In House: Khách
đang lưu trú.

• Tin nhắn cho

khách.
• Dịch vụ
đặc biệt
Ngày hiện tại
đang xem. Chọn Fillter để
thực hiện lệnh
◈ Selected: đang chọn.
◈ New Booking: Đặt phòng mới.
◈ Reserved Definite: Booking chắc chắn đến.
◈ Reserved Tetative: Booking chưa chắc chắn. Filter Room Type for UnAssigned: hiện
những loại phòng chưa được gán .
◈ Inhouse: Đang lưu trú.
◈ INH-Monthly Rate: Đang lưu trú với giá Show UnAssigned Folios: hiện những
theo tháng. Folio (hồ sơ tài khoản) chưa được gán số
phòng.
◈ Room Blocked: Phòng đặt đã cố định số
phòng. Vacant Only: Chỉ hiện những phòng còn
◈ Out of Order: Phòng hỏng hóc nặng. trống.
◈ Out of Inventory: Phòng đã chuyển đổi chức
Hiện chú thích biểu tượng
năng.
 Đầu tiên cần chọn ngày bắt đầu
xem và khoản thời gian muốn xem Chọn show để hiện ra
giao diện
OOO/I, PHU: Phòng
hỏng hóc, chuyển đổi chức
năng, ở miễn phí dài hạn.
Waiting: Phòng chờ.
Seri Booking: Booking
đặt theo chuỗi.
Allotment: Phòng được
giữ cho đơn vị lữ hành.
Tentative: Phòng chưa
chắc chắn.
Definite: Phòng chắc chắn
đến.
 SYSTEM – HOTEL
MAIN MENU DATE

Thể hiện Ngày ghi Tỉ giá quy đổi

User của nhận ngoại tệ (USD)
người đang doanh thu hôm nay
đăng nhập Ngày hiện tại
Tạo đơn vị lữ hành và công ty (TRAVEL AGENT & COMPANY)
Client Folio : Số hồ sơ khách hàng (hệ thống tự động
tạo).
Client Name: Tên đơn vị công ty, lữ hành.
Invoice Name: Tên đơn vị công ty, lữ hành trên hóa
đơn Giá trị gia tăng (VAT).
Contact: Người đại diện.
Address Line 1/2: Địa chỉ công ty, lữ hành.
Bank Name: Tên Ngân hàng.
Bank Number: Số ngân hàng.
Swift Code: Mã định danh của ngân hàng.
Postal Code: Mã bưu chính.
Class Code: Mã phân lớp TA.
Don’t Print Rate: Không hiện giá trên các form in ra.
 External: Mã định danh OTA (Online Travel Agent)
Attention: Thông tin cần chú ý.
VAT Code: Mã số thuế.
Country: Quốc gia.
Tel 1, 2/Fax/E-Mail/Web: Thông tin liên lạc của TA.
Notes: Ghi chú liên quan đến TA.
Statistic: Các tiêu chí thống kê. Gồm:
✓ Sources Booking (Nguồn đặt Booking)
✓ Market Segment (Phân khúc thị trường)
❖ Sau khi nhập xong thông tin của TA thì chọn OK để
hoàn thành việc tạo TA.

❖ Nếu TA đó đã được nhập vào phần mềm rồi hoặc có tên tương tự với TA đã có thì hệ thống sẽ hiện thông báo
28
 Tìm kiếm TA:

Tiến hàng nhập thông tin

và tìm kiếm

New: Tạo mới TA

Change: Thay đổi thông tin TA
Delete: Xóa TA
Merge: Gộp TA
View: Xem lại thông tin TA

29