AZ ESKÜVŐSZERVEZÉSRŐL ÁLTALÁBAN

Az esküvőszervezés komplexebb és sokrétűbb feladat annál, mint megrendelni a

szolgáltatásokat és felügyelni az esküvő menetét.

Mint minden szakmában, ami felfutóban van, így itt is megjelentek a kontárok, a hozzá nem
értő, önjelölt esküvőszervezők. Egyre gyakrabban találkozunk olyanokkal, akik
megszervezték akár saját esküvőjüket, akár valamelyik családtagjukét, ami olyan jól sikerült,
hogy azonnal esküvőszervezőnek érzik magukat. Ez koránt sincs így, ez is egy külön szakma,
számtalan praktikával, amit meg kell tanulni, hiszen minden esküvő más, mindig akadnak
olyan helyzetek, amiket a rutin és hozzáértés segít megoldani.

Sokan dolgozunk tehát azon, hogy azt az évek alatt kialakított képet, miszerint nem
luxus szervezővel dolgoztatni fenntartsuk, és a szakma jó hírét tovább erősítsük!

Megrendelők visszajelzései

Az internet térhódításával megszűnt az a szolgáltatói hozzáállás, miszerint az esküvőkön nem

kell annyira teljesíteni mint pl. egy céges rendezvényen, hiszen ez a megrendelő jó esetben
innentől megszűnik potenciális megrendelőnek lenni.

Tegyük hozzá a jobb üzleti érzékkel megáldott szolgáltatók már régóta tudják, nincs
jobb reklám az elégedett megrendelőnél, viszont ha valakik alulmúlta önmagát túl sok
félnivalója nem volt, maximum abból a családból nem rendeltek többet.

Mára az internetes esküvői fórumok, Facebook csoportok térhódításával ez a helyzet

megváltozott, hiszen az esküvőjük után a menyasszonyok egy része beszámolót készít,
melyben pontosan leírja azt is, ha csalódott valamiben. Ez megmarad az utókornak,
nem csak most olvassa több száz potenciális megrendelő, hanem évről‐évre az új
menyasszonyok is okulásképpen visszaolvassák ezeket a topikokat.

Így ma már egyre többen figyelnek a munkájukra még inkább, hiszen sosem tudhatják, ki az,
aki meg fogja írni tapasztalatait az esküvője után. Természetesen fordítva is működik ez, ha
valakiről jót írnak sokan, ez évek múlva is meghálálja magát, és hosszú távon ez lesz a lehető
legjobb reklám.

Erre tehát minden szolgáltatónak, így az esküvőszervezőnek is érdemes odafigyelnie.

(Később szó lesz az alvállalkozói kör kialakításáról, itt is érdemes figyelembe venni a
menyasszonyok visszajelzéseit).
Az alábbiakban az esküvőszervező munkájának legfontosabb mozzanatait válogattam össze.

Első lépésként fontos, hogy mielőtt az esküvőszervezéssel bárki elkezdene foglalkozni legyen
egy kialakult alvállalkozói köre minden szolgáltatói területre! A szakmai elismerést az fogja
megalapozni, hogy milyen alvállalkozókkal dolgozol együtt, hiszen ha egy pár nem elégedett
bizonyos szolgáltatókkal, legyen szó dekorosról, zenekarról vagy videóról, úgy az
esküvőszervező lesz az akit nem ajánl majd tovább, őt fogja okolni ‐ joggal ‐ a csalódásért.

Az alvállalkozók kiválasztását a képzésen tartott előadások nagyban megkönnyítik, minden

szakma képviselője elmondja, milyen szempontokat kell figyelembe venni ahhoz, hogy
kiszűrhetőek legyenek a kontárok, amik minden területen megtalálhatóak.

Általánosságban elmondható, hogy mindig gyanús a túl kedvező ár, és az, ha

valamelyik szolgáltató vagy akár helyszín az év elején még tele van szabad időpontokkal a
nyári szezonra.

Az alvállalkozói kör kialakításánál a következőkre kell törekedni: Olyan szolgáltatásoknál ahol

az adott szolgáltató egy napra csak egy megbízást tud elvállalni mindig a lehető
legtöbb alvállalkozód legyen. Fontos természetesen, hogy a mennyiség ne menjen a
minőség rovására, de mindig tudj több szolgáltatót ajánlani, legyen választási lehetősége
a megrendelőnek. Ilyenek a fotós, a videós, a zenekar, a vőfély, a helyszínek.

Amennyiben megoldható, praktikus olyan szolgáltatókat találni, akik csapatban

dolgoznak, egy dátumra akár 5‐6 esküvőt is el tudnak vállalni és ez garantáltan nem
megy a minőség rovására.

Meghívó esetében szintén érdemes több céggel is együttműködni, hiszen ahány cég
annyiféle ízlésvilág, és ahány megrendelő annyiféle igény.

Cukrászdánál, virág és léggömb‐dekorációnál én a hűséges megrendelők közé tartozom,

a kipróbált és bevált 1‐1 szolgáltatómat ajánlom mindenhova, hiszen ők képesek egy
napra több esküvőt is elvállalni.

Miután megvan azon cégek listája akikkel szeretnénk együtt dolgozni a következő lépés
a referenciamunkák begyűjtése.

Abban az esetben, ha az esküvőszervező NEM a pártól kér pénzt a szervezésért, az egyetlen

járható út, ha a szolgáltató a piaci árából ad jutalékot a szervezőnek. Ebben az
esetben amennyiben a pár visszaellenőrzi az ajánlatot, akkor ugyanazokkal az árakkal
találkozik közvetlen megkeresés esetén is.

Minden alvállalkozótól kérjünk referencia anyagot: fotós esetében albumot, referencia

filmet, zenekaroknál bemutatkozó zenéket, vőfélynél ha megoldható referencia filmet,
helyszíneknél menüajánlatot árakkal, leírást a helyről, meghívósoknál meghívó albumot,
cukinál pedig torta katalógust.

Egy induló esküvőszervező vállalkozás alvállalkozói köre minimum a következőkből álljon:

• 5 fotós
• 5 videós
• 20 zenekar (különböző létszám, stílus)
• 40‐50 helyszín ajánlata (különböző férőhely, stílus, ár)
• 3 meghívós album
• 1 fotókönyv a dekoros munkáival
• Minimum 3 vőfély és 3 ceremóniamester elérhetősége (vagy egy vőfély
közvetítő kapcsolat)

Az alvállalkozói kör az esküvők során folyamatosan bővülni fog.

Egyeztetés az Ifjú Párral

Javaslatom, hogy minden esetben (hacsak nem külföldi a megrendelő) ajánlatot

kizárólag személyes találkozó után készíts!

Az első találkozón a legfontosabb, hogy mint esküvőszervező hiteles legyél az ifjú pár
számára. Készülj fel, hogy bármilyen kérdést kaphatsz hirtelen, és mindenre tudnod kell
válaszolni, vagy pár napon belül megszerezni az információt, mert ha nem sikerül,
akkor könnyen lehet, hogy meginog a bizalmuk benned.

Az esküvőszervező és a pár kapcsolata egy speciális kapcsolat, mire eljutunk a nagy

napig általában nagyon közvetlen viszony alakul ki, ismerem a családot, a
megismerkedés történetét, stb. A készülődés során, ami akár 1‐2 év is lehet gyakran
beszélünk, bejárjuk a helyszínt, ruhapróbán, tortakóstoláson, próbavacsorán veszünk részt..
Egy jó esküvőszervező a megrendelői részére folyamatosan elérhető (munkaidőben),
bármilyen kérdéssel fordulhatnak hozzá a megrendelők még akkor is, ha az nem
kapcsolódik ahhoz a szolgáltatáshoz, amit tőle rendelnek meg.

Fentiekből talán kitűnik, hogy ez egy bizalmi szerep, és ha ez az összhang nyomaiban

sem érződik az első beszélgetésen, akkor tudni kell nemet mondani!

Soha nem szabad ránézésre ítélni a párról!

Az első találkozó rendkívül fontos! Itt ismered meg a párt, itt kell bizalmat ébresztened
bennük, feltérképezni azt nagyon pontosan, hogy mire van szükségük, milyen stílusú esküvőt
szeretnének.

Az első találkozón nem kell minden apró részletet megtudnod az esküvőről, de az fontos,
hogy nagy vonalakban lásd, hogy mennyi dolgod lenne a szervezéssel, hiszen ha nem
csomagajánlatokkal dolgozol akkor ez alapján fogod majd a párnak megadni az árajánlatot. Az
első találkozó egy kellemes csevegés a szervező és a pár között, ők örömmel mesélnek a
terveikről, te pedig figyelmesen hallgasd őket, mert ezek az információk már megalapozzák a
későbbi munkádat.

Az első találkozót követően e-mailben köszönd meg a beszélgetést, és küldd el a saját

munkádra vonatkozó árajánlatot. Ha csomagárakkal dolgozol, akkor készíts azokról egy szép
pdf-et és csatold azt minden e-mailhez, ha esküvőre szabott ajánlatot adsz, akkor azt minden
alkalommal egyedileg kell elkészítened. Érdemes határidőt is szabni az érdeklődőknek, hiszen
az esküvő dátumát a naptáradban nem tudod korlátlan ideig fenntartani számukra.

Az ajánlatot követően jön a szerződéskötés. A szerződéshez kapcsolódó ajánlat az általad e-

mailben megküldött ajánlat lesz, és később minden megrendelésnél újabb melléklete készül a
már megkötött szerződésnek.

Ezt követi egy újabb találkozó ahol már az ajánlatod elkészítéséhez szükséges információkat
fogod beszerezni: praktikus ilyenkor önmagadnak előre elkészíteni egy kérdőívet, ahová
felsorolod az összes szolgáltatást ami rendelhető tőled, és egyenként végigkérdezni, mit
szerepeltess az ajánlatban, és kb. miben gondolkodnak.

Itt kell megtudni milyen zenekart, helyszínt, cateringet szeretnének. Miközben a

kérdéseket felteszed, magyarázni is kell, hiszen ők nem csak ajánlatért hanem tanácsokért
jönnek hozzád.

A különböző szolgáltatási ágakkal kapcsolatos igényeket átbeszélve összeáll a kép, mit

is szeretne a megrendelő. Rendkívül fontos, hogy jól tudjuk feltérképezni, mert a
benyomásaink alapján fogjuk elkészíteni az ajánlatot, és ha mellélősz, akkor készíthetsz
új ajánlatot, ami plusz idő és munka. Mindent meg kell tenni tehát annak érdekében, hogy
feltérképezzük az igényeket, további az anyagi lehetőségeket.

Az ajánlat elkészítését én rendszerint maximum 3 napon belülre ígérem, ez az az

időintervallum, amin belül biztos, hogy meg lehet csinálni, és így a pár sem zökken ki
a lendületből amit ezzel a beszélgetéstől kap.

Amennyiben helyszínt is keresünk úgy szoktam megállapodni, hogy e‐mailben átküldöm az

ajánlatot, nézzék át az ajánlott helyszíneket, menjünk ki személyesen és nézzük meg a nekik
tetszőket, és ennél a találkozásnál adom át az egyéb referencia anyagokat.

Ha helyszínt nem keresünk, akkor megkérem őket, hogy személyesen jöjjenek be az

ajánlatért, amikor megkapják hozzá a kiegészítő anyagokat is.
Az ajánlat elkészítésénél mindig próbálj figyelni arra, hogy legyen választási lehetősége
a párnak: én mindig törekszem arra, hogy tudjak 5 helyszínt ajánlani, 2 fotóst és 2
videóst. Vőfélyt vagy ceremóniamestert első körben mindig egyet ajánlok, azt, aki
véleményem szerint a legjobban illik az adott esküvőre, de meghagyom a lehetőségét
annak, hogy amennyiben nem szimpatikus természetesen bemutatok mást is.

Amikor összeállt az ajánlat azt elküldöm az ifjú párnak.

A helyszín bejárásánál ugyanúgy mint az első beszélgetés során a megrendelőnek azt

kell éreznie, hogy az ő pénztárcájukat kíméled, nekik, helyettük igyekszel
kedvezményeket elérni. A helyszínen rá kell kérdezni a gyerekkedvezményre, a
személyzet vacsoráztatására, arra, hogy az itallal kapcsolatban milyen kedvezményeket
lehet elérni. Emellett Te vagy az, akinek ki kell emelnie a helyszín előnyeit, hiszen itt már
te vagy aki hiteles a megrendelő számára, mintegy "cinkosokká" váltok a helyszínnel
szemben, és egy profi helyszín ebben erősít.

Amikor az ifjú pár dönt egy-egy szolgáltatóról mindig bővül egy újabb melléklettel a szerződés
és megrendeled az adott szolgáltatót az esküvőre.

Ezekben az esetekben az ifjú pár mindig veled szerződik, és Te szerződsz tovább az

alvállalkozókkal. Ennek egyik oka az, hogy a Te megrendeléseid úgy lesznek megfogalmazva,
amivel kivédhetsz minden váratlan helyzetet, amire a pár esetleg nem is gondolna, másrészt
így Te leszel a megrendelő a rendezvényen, tehát a Te instrukcióidat kell majd követnie.

A szerződés elengedhetetlen részének kell lennie annak, mi történik visszamondás

esetén. Amennyiben a pár az esküvő előtt visszamondja a megrendelést, úgy Neked
bánatpénz jár, és fordítva, ha Te mondod vissza bármelyik megrendelt szolgáltatást, úgy
bánatpénz megfizetésére vagy kötelezhető.

Megrendeléskor minden esetben foglalót kell kérni a pártól, mely általában 30%. A
fennmaradó pénzt a megrendelő az esküvő előtti héten fizeti meg az esküvőszervezőnek.

Ezt követően készülnek el a megrendelések a szolgáltatók felé. Mind fizetési

feltételekben mint bánatpénz tekintetében ugyanazokkal a feltételekkel, mint amik az
alap szerződésben is szerepelnek.
Az esküvőszervezők díjszabása

Jelenleg az esküvőszervezők díjszabásával kapcsolatosan három elterjedt gyakorlat van:

1. Jutalékos díjszabás

Bár eredetileg ez volt a legelterjedtebb díjszabás, mára kikopóban van az esküvői piacról, úgy
vélem mindenki nagy örömére. A jutalékos esküvőszervező munkája az ifjú pár részére
ingyenes, a szervező a szolgáltatók vállalási árából kap jutalékot. Ez a jutalék általában 10%
körül mozog. Fontos érteni, hogy ez nem felárazás, az ifjú pár ebben az esetben ugyanazon
az áron kapja meg a szolgáltatást, mintha közvetlenül rendelte volna meg, a szolgáltatók
viszont a vállalási áruk 90%‐áért dolgoznak ezeken az esküvőkön, a 10% pedig a szervező
keresete.
Előnye, hogy mivel a pároknak díjtalan, több megrendelő keresi fel a szervezőt, viszont
számtalan hátránya (úgy készítesz ajánlatot, hogy még azt sem tudod téged választ‐e a pár,
tehát sok munkaórát teszel majd bele anélkül, hogy végül téged választanának, a
szolgáltatók köre is korlátozott hiszen csak azokkal tudsz együtt dolgozni, akik biztosítják
számodra a jutalékot) miatt mára egyre kevesebb esküvőszervező választja ezt a díjszabást.

2. Csomagajánlatok

A legelterjedtebb díjszabás az esküvőszervezőknél. Az Ifjú Pár különböző csomagokból

választhat, a komplett szervezésen és lebonyolításon kívül kérhet például csak
ajánlatkészítést, tanácsadást, forgatókönyvezést, lebonyolítást, stb. Minden szolgáltatásnak
saját csomagára van, mely tételesen tartalmazza a szervező részéről az adott csomag
tartalmát, a találkozók, helyszínbejárások alkalmának, a munkaóráknak a számát is akár.

3. Teljes körű esküvőszervezés

Ebben az esetben az esküvőszervező a szerződés aláírásától korlátlanul elérhető a

megrendelő számára, részt vesz a szervezés teljes folyamatában, jelen van az összes
egyeztetésen, ruhapróbán, tortakóstoláson, stb., 24/24‐ben elérhető az ifjú pár részére
minden, az esküvővel kapcsolatos kérdésben.