‫تصنيف الملفات‬

‫‪L-GE-CBE-TRHS-mmng-U2-L5‬‬

‫‪test-net.t4edu.com/Files/LessonsQR/httpsien.edu.saqrL-GE-CBE-‬‬
‫‪TRHS-mmng-U2-L5.png‬‬

‫اﻟﺪرس اﳋﺎﻣﺲ‪ :‬ﺗﺼﻨﻴﻒ اﳌﻠﻔﺎت‬

‫ﻣﻮﺿﻮﻋﺎت اﻟﺪرس‪:‬‬ ‫اﻟﻬﺪف ﻣﻦ ﻫﺬا اﻟﺪرس ﻫﻮ أن‪:‬‬

‫‪ -‬تعريف تصنيف امللفات‪.‬‬ ‫‪ -‬تُع ّر َف تصنيف امللفات‪.‬‬
‫‪ -‬العوامل املؤثرة في تصنيف امللفات‪.‬‬ ‫‪ -‬تعدد العوامل املؤثرة في تصنيف الوثائق واملستندات‪.‬‬
‫‪ -‬طرائق تصنيف امللفات‪.‬‬ ‫‪ -‬تُص ِن َف امللفات وفق طرائق تصنيف الوثائق‬
‫واملستندات‪.‬‬

‫حــني تقدمــت للتســجيل فــي مدرســتك الثانوية ال بــد أن إدارة املدرســة طلبــت منك إحضــار ملف يحوي‬
‫مجموعــة مــن الوثائق مثل شــهادة الصف الثالث املتوســط‪ ،‬صورة مــن وثيقة إثبات الشــخصية (الهوية الوطنية‬
‫أو سجل األسرة) السجل الصحي‪ ...‬إلخ‪.‬‬
‫عندما تسلم منك مدير املدرسة أو الوكيل امللف قام بوضعه في أحد األدراج املخصصة للملفات بني مجموعة‬
‫من امللفات‪.‬‬
‫على أي أساس ﰎ ترتيب تلك امللفات داخل الدرج؟‬
‫ﺗم ﺗرﺗﯾب ﺗﻠك اﻟﻣﻠﻔﺎت ﻋﻠﻰ أﺳﺎس ﺗرﺗﯾب اﻟﺣروف اﻷﺑﺟدﯾﺔ‬
‫ماذا ميكن أن نطلق على هذه الطريقة يف الترتيب؟‬
‫اﻟطرﯾﻘﺔ اﻷﺑﺟدﯾﺔ‬
‫هل يتم استخدام هذه الطريقة للتنظيم والترتيب يف أغراض أخرى؟ اذكرها‪.‬‬
‫أﺣﯾﺎﻧًﺎ ﻛﻣﺎ ﻓﻲ اﻟﻣﺳﺗﺷﻔﯾﺎت واﻟﻣدراس واﻟﺟﺎﻣﻌﺎت وﺑﻌض اﻟﻣﻛﺗﺑﺎت‬

‫سنتعرف في هذا الدرس على الطريقة التي ميكن أن نرتّب بها امللفات‪ ،‬والتي ﲡعلنا نصل للملف الذي نحتاجه‬
‫ً‬
‫بسهولة ويسر وفي أقل وقت ﳑكن‪.‬‬

‫*املعتاد أن امللف يرسل رسم ًّيا من املدرسة املتوسطة إلى املدرسة الثانوية‪.‬‬
‫‪98‬‬
 ‫العـرض‬

‫ﺗعﺮﻳﻒ الﺘﺼنيﻒ‬
‫يقصد بالتصنيف تقســيم الوثائق واملســتندات إلى مجموعات‬
‫أساسية تتسم كل مجموعة بخصائص متشابهة‪ ،‬و من َث ﱠم تقسيمها‬
‫الﻮﺣـــﺪة الﺜﺎﻧﻴﺔ‬

‫إلــى مجموعــات فرعية‪ ،‬علــى أن تقع كل مجموعة رئيســة وفرعية‬

‫حتت مسمى معني‪.‬‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﻣﻜﻨﻨﺔ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‬

‫العﻮامﻞ املﺆﺛﺮة ﰲ الﺘﺼنيﻒ‬

‫تتأثر طريقة التصنيف املتبعة في املنظمة بعدة عوامل‪ ،‬هذه العوامل يجب مراعاتها عند اختيار الطريقة املناسبة‬
‫للتصنيف‪.‬‬
‫ومن هذه العوامل‪:‬‬
‫‪ .1‬فترة احلفظ الالزمة للوثائق واملستندات‪.‬‬
‫‪ .2‬نوع احلماية الالزمة حلفظ الوثائق واملستندات‪.‬‬
‫‪ .3‬السرعة املطلوبة في الوصول للوثائق واملستندات وإخراجها‪.‬‬
‫‪ .4‬اإلدارة واألشخاص الذين يحتاجون الرجوع إلى الوثائق واملستندات‪.‬‬
‫‪ .5‬حجم الوثائق و املستندات التي تتعامل بها املنظمة‪.‬‬
‫‪ .6‬طريقة تسمية املستند أو الوثيقة أو وصفه عند الطلب‪.‬‬

‫ﻃﺮائﻖ الﺘﺼنيﻒ‬
‫هناك العديد من الطرق لتصنيف الوثائق واملستندات وأهمها ما يأتي‪:‬‬
‫ً‬
‫أوال‪ :‬الطريقة األبجدية‪:‬‬
‫بناء على ترتيب احلروف األبجدية‪ ،‬وتســتخدم هذه الطريقة في‬
‫يتــم فــي هــذه الطريقة ترتيب الوثائق واملســتندات ً‬
‫املنظمات التي تتعامل مع عدد كبير من األشخاص؛ حيث يتم تصنيف الوثائق حسب األسماء‪.‬‬
‫‪99‬‬
 ‫ميكن استخدام هذه الطريقة في املدارس واملستشفيات والشركات الضخمة‪.‬‬

‫ثانيا‪ :‬الطريقة العددية‪:‬‬

‫ً‬
‫وفي هذه الطريقة يخصص لكل شخص أو موضوع رقم معين ًا يشار إليه به‪ .‬ويتم ترتيب الوثائق حسب هذه األرقام‪،‬‬
‫ولذلك يلزم إعداد فهرس ميكن عن طريقه معرفة رقم الوثيقة املطلوبة‪.‬‬
‫تتميز هذه الطريقة بسهولة إعادة امللفات إلى أماكنها‪ ،‬واملرونة في إضافة امللفات‪.‬‬
‫ً‬
‫ثالثا‪ :‬الطريقة األبجدية العددية‪:‬‬
‫وهي مزيج بني الطريقتني السابقتني‪ ،‬وميكن من خاللها تقسيم الوثائق واملستندات على أساس احلروف األبجدية‪،‬‬
‫ثم ترتيبها رقم ًّيا خلف كل حرف من احلروف األبجدية‪.‬‬
‫رابعا‪ :‬الطريقة املوضوعية‪:‬‬
‫ً‬
‫وفي هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق واملستندات حسب املوضوع الذي حتتويه‪ ،‬ويراعى عند اختيار املوضوع أن‬
‫ومعبرا بدقة‪.‬‬
‫ً‬ ‫قصيرا‬
‫ً‬ ‫يكون‬
‫يتم في هذه الطريقة دراسة املوضوعات التي حتتاجها املنظمة بدقة وعمل فهرس بها‪.‬‬

‫خامسا‪ :‬الطريقة اﳉغرافية‪:‬‬

‫ً‬
‫وفي هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق واملستندات حسب املناطق اجلغرافية‪ ،‬ثم تقسم كل منطقة إلى عدد من املدن‪.‬‬
‫ويكثر استعمال هذه الطريقة في املنظمات التي لها انتشار جغرافي واسع‪ ،‬وتنتشر فروعها في أكثر من مدينة أو دولة‪.‬‬

‫سادسا‪ :‬الطريقة العشرية‪:‬‬

‫ً‬
‫تقوم هذه الطريقة على أساس استخدام النظام العشري؛ حيث يتم إضافة أرقام إلى ميني العالمة العشرية تدل كل‬
‫منها على تقسيم فرعي للموضوع الرئيس‪ ،‬كما أنه يحدد رقم صحيح لكل موضوع رئيس على أن تدخل املوضوعات‬
‫الفرعية داخل نطاق املوضوع الواحد أرقا ًما عشرية‪.‬‬
‫تستخدم الطريقة العشرية في تصنيف الكتب في معظم املكتبات في العالم‪.‬‬

‫سابعا‪ :‬الطريقة التاريخية‪:‬‬

‫ً‬
‫في هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق واملستندات حسب تواريخ ورودها‪ ،‬بحيث تصنف الوثائق حسب أقدميتها‪.‬‬

‫‪100‬‬
 ‫التقومي‬
‫الﻮﺣـــﺪة الﺜﺎﻧﻴﺔ‬

‫أجب عن األسﺌلة اآلتية‪:‬‬

‫‪ 1‬ــ ضع عالمة ( ) أمام العبارة الصحيحة وعالمة (×) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي‪:‬‬

‫)‬ ‫‪X‬‬ ‫(‬ ‫في طريقة التصنيف األبجدية يتم تقسيم الوثائق حسب املوضوع الذي حتتويه‪.‬‬ ‫‪1‬‬
‫)‬ ‫‪X‬‬ ‫املنظمات التي لديها فروع متعددة‪ ،‬يفضل أن تستخدم الطريقة العشرية في التصنيف‪( .‬‬ ‫‪2‬‬
‫اﻟﺴﻜﺮﺗﺎرﻳﺔ وﻣﻜﻨﻨﺔ اﻟﻌﻤﻞ اﻟﻤﻜﺘﺒﻲ‬

‫)‬ ‫(‬ ‫تتميز الطريقة العددية في التصنيف بسهولة إعادة امللفات إلى أماكنها‪.‬‬ ‫‪3‬‬
‫)‬ ‫‪X‬‬ ‫في الطريقة اجلغرافية للتصنيف يسهل الوصول للملفات دون احلاجة إلى معرفة عنوان العميل‪( .‬‬ ‫‪4‬‬
‫)‬ ‫(‬ ‫تستخدم الطريقة األبجدية عادة في املنظمات التي تضم أعدا ًدا كبيرة من العاملني‪.‬‬ ‫‪5‬‬

‫ً‬
‫مثاال مناسب ًا لكل طريقة من طرق التصنيف التي درستها‪.‬‬ ‫‪ 2‬ــ أورد‬

‫‪ 3‬ــ اربط كل عبارة يف القائمة األولى ﲟا يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم املناسب أمام القائمة الثانية )‪:‬‬

‫تستخدم في تصنيف الكتب‬ ‫‪5‬‬

‫الطريقة األبجدية‬ ‫‪1‬‬
‫يتم تصنيف الوثائق حسب األسماء‬ ‫‪1‬‬
‫الطريقة العددية‬ ‫‪2‬‬

‫يصعب الوصول للملف بدون معرفة عنوان‬ ‫الطريقة املوضوعية‬ ‫‪3‬‬

‫‪4‬‬
‫العميل‬
‫سهولة إعادة امللفات إلى أماكنها‬ ‫‪2‬‬
‫الطريقة اجلغرافية‬ ‫‪4‬‬

‫حتتاج لدراسة دقيقة عند وضعها‬ ‫‪3‬‬ ‫الطريقة العشرية‬ ‫‪5‬‬

‫‪101‬‬