CHU TRÌNH BÁN HÀNG, THU TIỀN

Các giai ®o¹n hay tõng chøc n¨ng cña chu kú b¸n bu«n s¶n
phÈm, hµng ho¸ nh- sau:
Giai ®o¹n 1: TiÕp nhËn, xö lý ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng
vµ ký hîp ®ång mua b¸n.
B¾t ®Çu cña chu kú b¸n hµng vµ thu tiÒn lµ mét ®¬n ®Æt hµng
cña kh¸ch hµng hay ng-êi mua vÒ sè s¶n phÈm, hµng ho¸ mµ hä
yªu cÇu. Khi bé phËn chøc n¨ng cña doanh nghiÖp nhËn ®-îc ®¬n
®Æt hµng cña kh¸ch hµng th× bé phËn nµy ph¶i c¨n cø vµo t×nh
h×nh thùc tÕ vÒ sè l-îng, chÊt l-îng, gi¸ c¶ vµ nh÷ng qui ®Þnh cña
doanh nghiÖp nh- biÓu gi¸ b¸n, biÓu tû lÖ gi¶m gi¸, chiÕt khÊu…
mµ doanh nghiÖp ®· qui ®Þnh trong n¨m ®Ó cã sù th¶o luËn víi
kh¸ch hµng vÒ nh÷ng yªu cÇu cña ®¬n ®Æt hµng, nh-: sè l-îng,
chÊt l-îng, gi¸ c¶, thêi h¹n, ®Þa ®iÓm giao hµng.... Bé phËn b¸n
hµng ph¶i xem doanh nghiÖp cã chÊp nhËn vµ ®¸p øng cho kh¸ch
hµng ®-îc kh«ng ? NÕu ®¸p øng vµ chÊp nhËn ®-îc th× doanh
nghiÖp ph¶i lµm hîp ®ång vµ tr×nh Gi¸m ®èc ký duyÖt.
Giai ®o¹n 2: KiÓm so¸t tÝn dông vµ phª chuÈn viÖc b¸n chÞu
§Ó ký hîp ®ång, nÕu doanh nghiÖp b¸n chÞu cho ng-êi mua
th× bé phËn tÝn dông ph¶i c¨n cø vµo nh÷ng qui ®Þnh vÒ kiÓm so¸t
tÝn dông b¸n chÞu cña doanh nghiÖp ®Ó thùc hiÖn kiÓm so¸t tÝn
dông ®èi víi kh¸ch hµng, nh»m xem xÐt kh¸ch hµng cã kh¶ n¨ng
thanh to¸n hay kh«ng? T×nh h×nh tµi chÝnh cña ng-êi mua tèt hay
xÊu? lÞch sö thanh to¸n cña kh¸ch hµng cã uy tÝn tèt hay kh«ng?
1
NÕu kh¸ch hµng cã kh¶ n¨ng thanh to¸n tèt ph¶i tr×nh Gi¸m ®èc
phª chuÈn viÖc b¸n chÞu.
Giai ®o¹n 3: VËn chuyÓn, giao s¶n phÈm, hµng ho¸, cung cÊp
dÞch vô kÌm theo chøng tõ hãa ®¬n cho ng-êi mua.
NÕu b¸n hµng thu tiÒn ngay hoÆc thu mét phÇn hay b¸n chÞu
toµn bé, chØ sau khi cã sù phª chuÈn b¸n chÞu cña Gi¸m ®èc hay
phiÕu thu tiÒn, bé phËn chøc n¨ng cña doanh nghiÖp míi lµm giÊy
b¸o nhËn hµng vµ th«ng b¸o cho kh¸ch hµng khi cã hµng theo
®óng sè l-îng, chÊt l-îng vµ thêi h¹n qui ®Þnh trong hîp ®ång.
Khi doanh nghiÖp giao hµng, ®ång thêi ph¶i viÕt phiÕu xuÊt kho,
ho¸ ®¬n b¸n hµng theo qui ®Þnh, trong ®ã ph¶i giao cho kh¸ch
hµng mét liªn cïng víi sè l-îng s¶n phÈm, hµng ho¸ ®óng qui
®Þnh vµ ®óng víi chøng tõ, ho¸ ®¬n b¸n hµng.
Trong Giai ®o¹n nµy, nÕu doanh nghiÖp ph¶i vËn chuyÓn s¶n
phÈm, hµng ho¸ cho ng-êi mua th× ph¶i viÕt chøng tõ vËn chuyÓn
kÌm theo dùa trªn hîp ®ång vËn chuyÓn ®· ®-îc ký duyÖt.
Giai ®o¹n 4: Ghi sæ giao dịch
Sau khi ®· göi s¶n phÈm, hµng ho¸, dÞch vô vµ ho¸ ®¬n b¸n
hµng cho ng-êi mua, doanh nghiÖp ph¶i ghi sæ giao dịch. Sæ
th-¬ng vô kh«ng chØ lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp, chi tiÕt vÒ doanh thu,
c¸c kho¶n ph¶i thu mµ lµ tÊt c¶ c¸c sæ ë tÊt c¶ c¸c bé phËn liªn
quan ®Òu ph¶i ghi, nh-: Sæ nhËt ký b¸n hµng, b¸o c¸o b¸n hµng ë
bé phËn b¸n hµng, thñ kho ghi thÎ kho, b¸o c¸o thèng kª, nhËt ký
b¶o vÖ, nhËt ký thu tiÒn…. KÕt qu¶ ghi chÐp ph¶i ®¶m b¶o tÝnh
®Çy ®ñ, kÞp thêi vµ khíp ®óng gi÷a c¸c lo¹i sæ nµy.
2
Giai ®o¹n 5: Xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n tiÒn thu ®-îc tõ b¸n
hµng.
NÕu b¸n hµng thu tiÒn ngay b»ng tiÒn mÆt th× sè tiÒn thu
®-îc ph¶i ghi vµo sæ quÜ kiªm b¸o c¸o quÜ, nhËt ký thu tiÒn, vµo
sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp tiÒn mÆt. NÕu thu b»ng tiÒn göi
ng©n hµng, sè tiÒn nµy ph¶i ®-îc ghi vµo sæ tæng hîp, chi tiÕt
®óng víi b¸o cã vµ b¶n sao kª cña ng©n hµng, ®óng sè tiÒn theo
ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ ®óng víi kh¸ch hµng, ®óng ng-êi mua.
Giai ®o¹n 6: TÝnh to¸n, xö lý c¸c kho¶n chiÕt khÊu, gi¶m gi¸
vµ hµng ®· b¸n bÞ kh¸ch hµng tr¶ l¹i.
C¨n cø vµo qui ®Þnh cña doanh nghiÖp vÒ tû lÖ chiÕt khÊu,
gi¶m gi¸ vµ nh÷ng tµi liÖu cã liªn quan ®Õn hµng bÞ tr¶ l¹i ®Ó kÕ
to¸n tÝnh to¸n sè chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ vµ ghi nhËn sè hµng bÞ tr¶
l¹i ®Çy ®ñ, kÞp thêi vµ ®óng kú. ViÖc tÝnh to¸n chiÕt khÊu, gi¶m
gi¸ chØ ®-îc thùc hiÖn sau khi doanh nghiÖp ®· viÕt chøng tõ, ho¸
®¬n b¸n hµng vµ ®-îc tÝnh ®óng cho chuyÕn hµng ®· b¸n. §èi víi
hµng bÞ tr¶ l¹i, ph¶i cã ®ñ chøng tõ gèc chøng minh vÒ nguån gèc
vµ xuÊt xø cña chuyÕn hµng, ®ång thêi c¸c chøng tõ nµy ph¶i
®¶m b¶o sù kiÓm so¸t chÆt chÏ, tin cËy cña doanh nghiÖp ®èi víi
chuyÕn hµng ®· b¸n.
Giai ®o¹n 7: TrÝch lËp dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi.
Theo qui chÕ tµi chÝnh vµ nguyªn t¾c thËn träng trong kÕ
to¸n, ®Õn cuèi n¨m doanh nghiÖp ®-îc phÐp trÝch lËp dù phßng
nî ph¶i thu khã ®ßi trªn c¬ së c¸c kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi. Tµi
liÖu tÝnh to¸n trÝch lËp dù phßng nî ph¶i thu khã ®ßi ph¶i ®-îc
3
dùa trªn c¸c qui ®Þnh ®ang cã hiÖu lùc vµ ph¶i ®-îc ban Gi¸m
®èc hoÆc héi ®ång qu¶n trÞ phª duyÖt. §©y sÏ lµ c¨n cø hîp ph¸p
®Ó kÕ to¸n ghi sæ vµ lµ c¨n cø kiÓm to¸n cña kiÓm to¸n viªn.
Giai ®o¹n 8: Xo¸ Sæ c¸c kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi.
ChØ nh÷ng kho¶n nî ph¶i thu khã ®ßi ®· qu¸ h¹n theo ®óng
qui ®Þnh vµ nh÷ng kho¶n nî ph¶i thu thùc sù kh«ng ®ßi ®-îc khi
®· cã b»ng chøng ch¾c ch¾n theo qui ®Þnh nh-: kh¸ch hµng bÞ
ph¸ s¶n, gi¶i thÓ, ®ét tö, bá trèn bÞ truy n·,…kÕ to¸n ph¶i lËp
b¶ng kª tr×nh l·nh ®¹o phª duyÖt theo ®óng qui ®Þnh.

Qóa tr×nh kiÓm so¸t néi bé b¸n hµng vµ thu tiÒn.

- Mäi chuyÕn hµng b¸n ra ph¶i cã hîp ®ång, ®¬n ®Æt hµng
cña ng-êi mua, cã c¸c chøng tõ vËn chuyÓn, hîp ®ång vËn
chuyÓn vµ biªn b¶n thanh lý hîp ®ång sau khi ®· th-c hiÖn xong
th-¬ng vô.
- Doanh nghiÖp ph¶i x©y dùng s½n vÒ biÓu gi¸ b¸n, biÓu tû lÖ
chiÕt khÊu, gi¶m gi¸, vµ chÝnh s¸ch b¸n hµng cña doanh nghiệp
trong tõng thêi kú nh- chÝnh s¸ch khuyÕn m¹i, khuyÕn m·i, …
- Doanh nghiệp ph¶i cã qui chÕ phª chuÈn c¸c chuyÕn hµng
b¸n ra vµ cã chÝnh s¸ch uû quyÒn phª chuÈn ®óng ng-êi, ®óng
chuyÕn hµng.
- Mçi chuyÕn hµng b¸n ra ph¶i cã ®Çy ®ñ nhËt ký b¸n hµng,
b¸o c¸o b¸n hµng, nhËt ký b¶o vÖ, thÎ kho, sæ kÕ to¸n tæng hîp,
chi tiÕt ghi ®Çy ®ñ, kÞp thêi.

4
 - Cã sù t¸ch biÖt mét c¸ch ®éc lËp gi÷a c¸c chøc n¨ng nh-
chøc n¨ng b¸n hµng, chøc n¨ng kÕ to¸n, chøc n¨ng thñ kho, chøc
n¨ng b¶o vÖ; Chøc n¨ng ph¸t hµnh ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ chøc
n¨ng viÕt phiÕu xuÊt kho; Chøc n¨ng phª chuÈn vµ chøc n¨ng
thùc hiÖn.
- §Þnh kú ph¶i cã sù ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a doanh nghiÖp víi
kh¸ch hµng vµ ph¶i ®iÒu chØnh kÞp thêi chªnh lÖch nÕu cã.